Từ khoá: Số Hiệu, Tiêu đề hoặc Nội dung ngắn gọn của Văn Bản...

Đăng nhập

Quên mật khẩu?   Đăng ký mới
Đăng nhập bằng Google

Công văn 1572/BHXH-VP năm 2019 về quản lý lưu trữ, sử dụng văn bản điện tử theo Thông tư 01/2019/TT-BNV do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành

Số hiệu: 1572/BHXH-VP Loại văn bản: Công văn
Nơi ban hành: Bảo hiểm xã hội Việt Nam Người ký: Nguyễn Đình Khương
Ngày ban hành: 14/05/2019 Ngày hiệu lực: Đã biết
Tình trạng: Đã biết

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1572/BHXH-VP
V/v qun lý lưu tr, sử dụng văn bn điện t theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV

Hà Nội, ngày 14 tháng 5 năm 2019

 

Kính gửi:

- Các đơn vị trc thuộc BHXH Việt Nam;
- Bo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trc thuộc Trung ương.

Thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ v việc gửi, nhn văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội Vụ về Quy định quy trình trao đi, lưu trữ, x lý tài liệu điện t trong công tác văn thư, các chc năng cơ bn của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, t chức. Trong thời gian ch sửa đi bổ sung Quyết định số 599/QĐ-BHXH ngày 15/05/2018 của Bo him xã hội (BHXH) Việt Nam ban hành quy chế Quy định tạm thời việc quản lý, sử dụng văn bản, hồ sơ điện tử trên hệ thng Qun lý văn bản và điều hành BHXH Việt Nam hưng dn b sung quy trình trao đổi, lưu trữ, x tài liệu điện tử trong công tác văn thư trên hệ thng Quản lý văn bn và điều hành (E-Office) và gi, nhận văn bn trên trục liên thông văn bn Quc gia (trừ một s văn bn mật theo quy định của pháp luật) và quy định tại Quyết đnh s 599/QĐ-BHXH cụ thể như sau:

1. Quản lý văn bn đến

1.1. Nguyên tắc và yêu cầu qun lý

- Tất cả văn bn đến cơ quan BHXH, bao gồm: BHXH Việt Nam, BHXH các tnh, thành ph trc thuộc Trung ương (viết tắt là BHXH tỉnh) và BHXH các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (viết tắt BHXH huyn) phải đăng ký vào hệ thống quản lý văn bn và điều hành. Sđến của văn bn là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bn của BHXH các cp.

- Khi nhận được văn bn đến phải kim tra tính hợp lệ, hợp pháp của văn bn (kiểm tra chữ ký s theo quy định tại thông tư s 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của B Trưng Bộ thông tin và Truyền thông); cp nhật vào Phn mềm, gii quyết kp thời theo đúng thời hạn quy định và thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho cơ quan, đơn vị, t chc gửi về việc đã nhận văn bản.

1.2. Đăng ký s hóa văn bản đến

a) Đối với văn bản điện tử đến

- Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện kiểm tra cập nhật vào hệ thống các trường thông tin (điểm 1, Phụ lục 01).

- Cấu trúc và định dạng các trường thông tin theo quy chuẩn kỹ thuật Quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các Hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 của Bộ Trưng Bộ Thông tin và Truyền thông và Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

- Số đến, thời gian đến cơ quan BHXH được lưu trong Hệ thống E-Office.

b) Đối với văn bản đến là văn bản giấy

- Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo định dạng Portable Document Format (*.pdf), phiên bản 1.4 trở lên; ảnh màu; độ phân giải tối thiểu 200dpi; tỷ lệ số hóa 100%; xác định số và ký hiệu hồ sơ văn bản đến theo danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH các cấp.

- Ký số của cơ quan BHXH các cấp ở vị trí góc trên, bên phải trang đầu văn bản (điểm 1, Phụ lc 02); hình ảnh dấu của cơ quan BHXH Việt Nam, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh, BHXH huyện; thông tin tên cơ quan, thời gian ký (ngày tháng năm giờ phút, giây theo tiêu chuẩn ISO 8601); chuyn Lãnh đạo, đơn vị xử lý.

2. Quản lý văn bản đi

2.1. Nguyên tc và yêu cầu quản lý

- Tất cả văn bản đi của cơ quan BHXH các cấp phải được đăng ký vào hệ thống E-Office (trừ văn bản mật). Số của văn bản đi là duy nhất trong Hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan BHXH các cấp.

- Thể thức và kỹ thuật trình bày thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội Vụ.

2.2. Soạn thảo và phát hành văn bản điện tử

- Quy trình soạn thảo văn bản và quản lý thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan BHXH thực hiện theo quy định tại Quyết định số 599/QĐ-BHXH ngày 15/05/2018 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam.

- Văn bản phát hành sử dụng chữ ký s của cá nhân và đơn vị do Ban Cơ Yếu Chính phủ cấp.

- Vị trí người có thẩm quyền ký, tại vị trí như trên văn bản giấy, hình ảnh mầu xanh, định dạng (*.png).

- Vị trí ký của cơ quan BHXH là hình nh dấu của cơ quan BHXH các cấp trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái (điểm 2, Phụ lục 02), bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (*.png).

- Thông tin ch ký s bao gồm: tên cơ quan tổ chức, thời gian ký (ngày tháng năm, giờ, phút, giây), theo tiêu chuẩn ISO 8601.

3. Tạo lập và lưu trữ hồ sơ điện tử

3.1. Yêu cầu

Việc tạo lập hồ sơ điện tử bảo đảm yêu cầu chung của việc lập và quản lý hồ sơ; bảo đảm tính xác thực của văn bản tài liệu trong hồ sơ và đảm bảo an toàn trong hệ thống.

3.2. Tạo lập hồ sơ điện tử

- Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào phần mềm E-Office các trường thông tin (điểm 2, Phụ lục 01). Mã định danh của cơ quan BHXH các cấp thực hiện theo quy định tại Quyết định số 1097/QĐ-BHXH ngày 13/9/2018 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam.

- Khi kết thúc công việc cá nhân được giao nhiệm vụ cập nhật vào Hệ thống E-Office các trường thông tin (điểm 2, Phụ lục 01).

- Việc cập nhật mã định danh của cơ quan BHXH, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ (điểm 2, Phụ lục 01)

- Việc nộp lưu quản lý hồ sơ điện tử tại lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

4. Tổ chức thực hiện

4.1. Các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh, BHXH huyện phổ biến, triển khai các nội dung hướng dẫn tại Công văn này tới toàn thể công chức, viên chức, người lao động thuộc đơn vị quản lý.

4.2. Trung tâm Công nghệ thông tin có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng BHXH Việt Nam và đơn vị cung cấp phần mềm hiệu chnh phần mềm E-Office theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

4.3. Văn phòng BHXH Việt Nam có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các đơn vị trc thuộc và BHXH các Tnh thực hiện đúng theo hướng dẫn tạing văn này.

Yêu cầu các đơn vị nghiêm túc triển khai thực hiện, trong quá trình thực hiện có vưng mc kịp thời phản ánh về BHXH Việt Nam (Văn phòng) đđược hướng dẫn, xử lý./.

 


Nơi nhận:
- Như trên;
- Văn phòng Chính phủ; (để b/c)
- Bộ Nội Vụ; (để b/c)
- Tổng Giám đốc; (để b/c)
- Các Phó Tổng Giám đốc;
- C
ông ty Tecapro;
- Lưu VT, VP (CNTT).

KT. TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ
TỔNG GIÁM ĐỐC




Nguyễn Đình Khương

 

PHỤ LỤC 01

1. Đăng ký số hóa văn bản đến

STT

Trường thông tin

Tên (viết tắt tiếng Anh)

Kiểu dữ liệu

Đ dài

1

Tên loại văn bản

TypeName

String

100

2

Số của văn bản

CodeNumber

String

11

3

Ký hiệu của văn bản

CodeNotation

String

30

4

Ngày, tháng, năm văn bản

IssuedDate

Date

10

5

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

OrganName

String

200

6

Trích yếu nội dung

Subject

String

500

7

Ngôn ngữ

Language

String

30

8

Ghi chú

Description

String

500

9

Ngày, tháng, năm đến

ArrivalDate

Date

10

10

S đến

ArrivalNumber

Number

10

11

Chức vụ, họ tên người ký

SignerInfo

 

 

12

Mức độ khẩn

Priority

Number

1

2. Tạo lập và lưu trữ hồ sơ điện tử

2.1 Tạo lập hồ sơ

STT

Trường thông tin

Tên (viết tắt tiếng Anh)

Kiểu dữ liệu

Độ dài

1

Số và ký hiệu hồ sơ

FileNotation

String

20

2

Tiêu đ hồ sơ

Title

String

500

3

Thời hạn bảo quản

Maintenance

String

30

4

Chế độ sử dụng

Rights

String

30

5

Người lập hồ sơ

Creator

String

30

6

Ngôn ng

Language

String

50

7

Thời gian bắt đầu

StartDate

Date

10

2.2 Cập nhật thông tin vào hồ sơ khi kết thúc công việc

STT

Trường thông tin

Tên (viết tắt tiếng Anh)

Kiu d liệu

Độ dài

1

Thời gian kết thúc

EndDate

Date

10

2

Ghi chú

Description

String

500

2.3 Cập nhật mã định danh của cơ quan BHXH

STT

Trường thông tin

Tên (viết tắt tiếng Anh)

Kiểu dữ liu

Độ dài

1

Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ

Organld

String

13

2

Năm hình thành hồ sơ

FileCatalog

Number

4

3

Tổng số văn bản trong hồ sơ

DocTotal

Number

4

4

Tng số trang của hồ sơ

PageTotal

Number

4

 

PHỤ LỤC SỐ 02

Văn bản này chưa cập nhật nội dung Tiếng Anh

Bạn Chưa Đăng Nhập Thành Viên!


Vì chưa Đăng Nhập nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính của văn bản.
Bạn chưa xem được Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc, Văn bản tiếng Anh,...


Nếu chưa là Thành Viên, mời Bạn Đăng ký Thành viên tại đây


Bạn Chưa Đăng Nhập Thành Viên!


Vì chưa Đăng Nhập nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính của văn bản.
Bạn chưa xem được Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc, Văn bản tiếng Anh,...


Nếu chưa là Thành Viên, mời Bạn Đăng ký Thành viên tại đây


Bạn Chưa Đăng Nhập Thành Viên!


Vì chưa Đăng Nhập nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính của văn bản.
Bạn chưa xem được Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc, Văn bản tiếng Anh,...


Nếu chưa là Thành Viên, mời Bạn Đăng ký Thành viên tại đây


Bạn Chưa Đăng Nhập Thành Viên!


Vì chưa Đăng Nhập nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính của văn bản.
Bạn chưa xem được Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc, Văn bản tiếng Anh,...


Nếu chưa là Thành Viên, mời Bạn Đăng ký Thành viên tại đây


Công văn 1572/BHXH-VP năm 2019 về quản lý lưu trữ, sử dụng văn bản điện tử theo Thông tư 01/2019/TT-BNV do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành

Bạn Chưa Đăng Nhập Thành Viên!


Vì chưa Đăng Nhập nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính của văn bản.
Bạn chưa xem được Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc, Văn bản tiếng Anh,...


Nếu chưa là Thành Viên, mời Bạn Đăng ký Thành viên tại đây


2.393
DMCA.com Protection Status

IP: 34.207.78.157