|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 599/QĐ-BHXH
|
Hà Nội,
ngày 15 tháng 05 năm 2018
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ QUY ĐỊNH TẠM THỜI VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VĂN BẢN, HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH CỦA BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29
tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 01/2016/NĐ-CP ngày
05/01/2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của BHXH Việt Nam;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày
10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày
22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử
trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT
ngày 19/12/2017 của Bộ thông tin truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho
văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 54/QĐ-BHXH ngày
05/01/2018 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quy chế quản lý và sử dụng chữ
ký số, chứng thư số chuyên dùng trong ngành Bảo hiểm xã hội;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quy định tạm thời
việc quản lý, sử dụng văn bản, hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01/6/2018.
Điều 3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc BHXH Việt
Nam, Giám đốc BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Tổng Giám đốc (để b/c);
-
Các Phó TGĐ;
- Văn phòng HĐQL, VPĐU, VP công đoàn;
- Lưu: VT, VP
(CNTT).
|
KT. TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
Nguyễn Đình Khương
|
QUY CHẾ
QUY
ĐỊNH TẠM THỜI VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VĂN BẢN, HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRÊN HỆ THỐNG QUẢN
LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH CỦA BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
(Ban
hành kèm theo Quyết định số: 599/QĐ-BHXH ngày 15 tháng 5 năm 2018 của
Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
Chương I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về quản lý, sử
dụng văn bản và các hoạt động quản lý, điều hành trên Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành của Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam, bao gồm: tiếp nhận, chuyển
giao, giải quyết văn bản đến; soạn thảo, trình duyệt và phát hành văn bản đi;
quản lý, theo dõi, điều hành công việc.
2. Quy chế này được áp dụng đối với
các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam (gọi chung là đơn vị); BHXH các tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh), BHXH quận, huyện, thị xã,
thành phố trực thuộc tỉnh (gọi chung là BHXH huyện) và toàn thể công chức, viên
chức, lao động hợp đồng (gọi chung là CCVC) làm việc tại các đơn vị, BHXH tỉnh,
BHXH huyện thuộc hệ thống BHXH Việt Nam.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành (gọi tắt là Phần mềm quản lý văn bản) của BHXH Việt Nam: là phần mềm ứng
dụng được Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam phê duyệt, có chức năng quản lý, tạo lập,
xử lý văn bản điện tử; theo dõi tình hình gửi, nhận, trao đổi, giải quyết công
việc, văn bản trên môi trường mạng.
2. Văn bản điện tử: là văn bản
được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu (theo định nghĩa tại khoản
8 Điều 3 Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về Ứng dụng công
nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước).
3. Chữ ký số: là một dạng
chữ ký điện tử được tạo ra bởi người ký đóng vai trò như chữ ký của cá nhân hay
con dấu của đơn vị tương ứng với chứng thư số được Cục Chứng thực số và bảo mật
thông tin thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ cấp và được thừa nhận về mặt pháp lý.
4. Chứng thư số: dùng để xác nhận
danh tính cá nhân, tổ chức trên môi trường điện tử do tổ chức cấp dịch vụ chứng
thực chữ ký số nhằm đảm bảo an toàn trong quá trình giao dịch điện tử.
5. Thiết bị lưu khóa bí mật hay còn gọi
là USB Token: là thiết bị lưu trữ chứng thư số dùng để ký số do Ban Cơ yếu
Chính phủ cấp cho thuê bao.
6. Ký số: là việc đưa
khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào
văn bản.
7. Hồ sơ điện tử: là tập hợp
các tài liệu điện tử liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng
cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc.
Điều 3. Nguyên
tắc thực hiện, giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Việc trao đổi văn bản điện tử phải
tuân thủ theo nguyên tắc sau:
a) Đảm bảo độ tin cậy, tính chính xác,
kịp thời và an toàn, an ninh thông tin.
b) Tuân thủ các quy định của Luật Giao
dịch điện tử và các quy định khác về bảo vệ bí mật nhà nước, công nghệ thông
tin (CNTT), văn thư, lưu trữ.
2. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
a) Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
trên Phần mềm quản lý văn bản tuân thủ
các quy định của Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 và Điều
35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng
CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước (Văn bản điện tử phù hợp với Pháp luật
về Giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với Văn bản giấy trong giao
dịch giữa các cơ quan nhà nước).
b) Văn bản điện tử được số hóa từ văn
bản chính (bản giấy có chữ ký và đóng dấu của cơ quan, đơn vị) và được ký số, sử
dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf) có giá trị pháp lý
tương đương sử dụng văn bản giấy.
Chương II
QUY
ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT
Điều 4. Quản lý thiết
bị lưu khóa bí mật
1. Thiết bị lưu khóa bí mật cấp cho
đơn vị, cá nhân được quản lý theo quy định tại Quyết định số 54/QĐ-BHXH ngày
05/01/2018 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam về Quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số,
chứng thư số chuyên dùng trong ngành BHXH.
2. Thiết bị lưu khóa bí mật để lưu trữ
chữ ký số của cơ quan, đơn vị phải được quản lý như quản lý con dấu. Người được
giao quản lý thiết bị chịu trách nhiệm trong việc quản lý và sử dụng. Khi thay
đổi người quản lý thiết bị phải thực hiện việc bàn giao theo đúng quy định.
3. Nghiêm cấm dùng các công cụ, phần mềm
làm thay đổi dữ liệu, cố ý làm hư hỏng thiết bị lưu khóa bí mật.
Điều 5. Phương thức
ký số
1. Ký số trên văn bản điện tử như sau:
a) Chữ ký số của người ký trên văn bản
điện tử được thực hiện bằng thiết bị lưu khóa bí mật tương ứng với chứng thư số
cấp cho người ký với tư cách cá nhân.
b) Con dấu của đơn vị trên văn bản điện
tử được thực hiện bằng thiết bị lưu khóa bí mật cấp cho đơn vị.
2. Các trường hợp khác về sử dụng con
dấu trên môi trường điện tử
a) Dấu giáp lai: Trong môi trường điện
tử, chữ ký số đảm
bảo toàn vẹn của văn bản điện tử, không cần cơ chế đảm bảo tính toàn vẹn bổ
sung tương ứng với dấu giáp lai.
b) Dấu treo: Trong môi trường điện tử,
nếu tài liệu đi kèm với văn bản chính nằm trong cùng một tệp điện tử và văn bản
chính có chữ ký số thì không cần cơ chế bổ sung để đảm bảo tài liệu đi kèm là
phần không thể tách rời nội dung của văn bản chính. Nếu tài liệu đi kèm với văn
bản chính không thuộc cùng một tệp điện tử thì tài liệu đi kèm cần được ký số bởi
chữ ký số của đơn vị tại góc trái, bên trên trang đầu tài liệu.
Điều 6. Kiểm tra tính
hợp lệ của văn bản điện tử
Khi nhận được văn bản điện tử, người
nhận có trách nhiệm xác thực chữ ký số trên Phần mềm quản lý văn bản, bao gồm:
- Thông tin chữ ký số.
- Chi tiết xác thực.
- Thông tin dấu thời gian trên chữ ký.
Trường hợp một trong các nội dung nêu
trên được phát hiện là không hợp lệ thì văn bản điện tử được coi là không có
giá trị.
Chương III
QUẢN
LÝ, PHÁT HÀNH VĂN BẢN VÀ THEO DÕI ĐÔN ĐỐC CÔNG VIỆC
Điều 7. Hình thức văn
bản điện tử
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2. Văn bản điện tử sử dụng phông chữ
tiếng Việt Unicode của bộ mã ký tự và mã hóa tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN
6909:2001.
3. Thời gian gửi/nhận văn bản điện tử
được căn cứ trên nhãn thời gian gửi/nhận của Phần mềm quản lý văn bản.
4. Sử dụng chữ ký số
a) Đối với văn bản đến
Chữ ký số của cơ quan, đơn vị vào góc
trái, bên trên trang đầu của văn bản để xác thực tính pháp lý của văn bản đến
điện tử hoặc văn bản đến được số hóa từ văn bản giấy.
b) Đối với văn bản đi
Chữ ký số cá nhân của người có thẩm
quyền (màu xanh) và con dấu của cơ quan, đơn vị (màu đỏ) được thể hiện ở vị trí
ký, đóng dấu như đối với văn bản giấy.
(Phụ lục số 01 kèm theo)
c) Đối với Phiếu trình, Tờ trình, văn
bản trao đổi, xin ý kiến...: Ký số của cá nhân, đơn vị vào các vị trí theo quy
định của BHXH Việt Nam (Phụ lục số 02 kèm theo).
5. Danh mục văn bản, hình thức sử dụng
và gửi, nhận văn bản trong Ngành BHXH (Phụ lục số 03 kèm theo).
Điều 8. Tiếp nhận và
xử lý văn bản đến
1. Nguyên tắc
a) Văn bản điện tử: được kiểm tra tính
xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản (nếu phát hiện văn bản
không đảm bảo quy định thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết hoặc
trả lại nơi gửi văn bản); đăng ký, xác thực bằng chữ ký số của cơ quan, đơn vị;
trình, chuyển giao giải quyết trên Phần mềm quản lý văn bản.
b) Văn bản giấy đến
- Tiếp nhận, phân loại, đăng ký, chuyển
giao, giải quyết theo quy định của BHXH Việt Nam.
- Văn bản, tài liệu có nội dung mang
bí mật Nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về
bảo vệ bí mật nhà nước và quy định của BHXH Việt Nam.
- Được số hóa (scan), đăng ký, xác thực
bằng chữ ký số của cơ quan, đơn vị; trình, chuyển giao giải quyết như văn bản
điện tử (trừ văn bản quy định tại Mục II, Phần A, Phụ lục
số 03).
- Sau khi nhận được ý kiến phân phối
văn bản trên Phần mềm quản lý văn bản, văn thư chuyển bản giấy đến đơn vị, cá
nhân chủ trì giải quyết; đơn vị, cá nhân phối hợp nhận bản điện tử.
- Văn bản có dung lượng file trên 30MB
(khoảng 20 trang A4 trở lên) sử dụng bản giấy, không số hóa. Trường hợp văn bản
có phụ lục hoặc hồ sơ kèm theo thì chỉ số hóa phần văn bản chính; phụ lục và hồ
sơ không số hóa.
c) Văn bản đến phải được đăng ký,
trình, chuyển giao trong ngày hoặc ngày làm việc tiếp theo đối với văn bản nhận
cuối ngày hôm trước. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn “Hỏa tốc” (kể
cả hỏa tốc hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn”, văn bản có thời hạn ấn định (sau
đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau
khi nhận được.
2. Quy trình tiếp nhận, đăng ký, phân
phối, chuyển giao, giải quyết văn bản đến (Phụ lục số
04 kèm theo).
Điều 9. Soạn thảo và
phát hành văn bản đi.
1. Nguyên tắc
a) Văn bản điện tử:
- Tất cả văn bản đi gửi trong ngành
BHXH được ký số cá nhân, cơ quan, đơn vị, đăng ký và phát hành trên Phần mềm quản
lý văn bản (trừ văn bản quy định tại Mục I, Phần B, Phụ
lục số 03).
- Trường hợp văn bản gửi đi ngoài
ngành hoặc văn bản giấy gửi song song văn bản điện tử thì văn bản giấy được in
từ bản điện tử (trước khi ký số cơ quan, đơn vị), đóng dấu và gửi đúng “nơi nhận”
theo quy định.
- Văn phòng không thực hiện ký tắt khi
phát hành văn bản.
b) Văn bản giấy (văn bản quy định tại Mục
I, Phần B, Phụ lục số 03) được quản lý theo quy định
của BHXH Việt Nam.
c) Văn bản đi phải được kiểm tra, đăng
ký, phát hành trong ngày, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo đối với văn bản
nhận cuối ngày hôm trước. Văn bản khẩn phải được phát hành ngay sau khi hoàn tất
thủ tục phát hành.
d) Lưu văn bản đi.
- Văn thư lưu song song văn bản giấy
và văn bản điện tử.
+ Văn bản giấy (bản gốc hoặc bản in từ
văn bản điện tử) được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
+ Văn bản điện tử được lưu trên Phần mềm
quản lý văn bản.
- Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản: nhận
bản giấy và lưu hồ sơ công việc (đối với văn bản phát hành song song giấy và điện
tử)
2. Quy trình soạn thảo, trình duyệt và
phát hành văn bản (Phụ lục số 05 kèm theo).
Điều 10. Quản lý theo
dõi công việc
1. Nhóm các công việc được giao trên
phần mềm quản lý văn bản bao gồm: công việc tại Chương trình công tác trọng tâm
và các công việc khác được lãnh đạo Ngành giao cho các đơn vị
2. Đầu mối thực hiện
- Tại BHXH Việt Nam: Văn phòng là đầu
mối cập nhật, phân loại công việc để chuyển các đơn vị; đồng thời tổng hợp theo
dõi, đôn đốc việc triển khai thực hiện của các đơn vị để báo cáo Lãnh đạo
Ngành.
- Tại các đơn vị
trực thuộc BHXH Việt Nam: Bộ phận tổng hợp của đơn vị và Thủ trưởng đơn vị theo
dõi, quản lý; định kỳ hàng tháng cập nhật tiến độ thực hiện lên Phần mềm quản
lý văn bản cùng với báo cáo thực hiện công tác tháng của đơn vị.
- Tại BHXH tỉnh: Văn phòng BHXH tỉnh
và Giám đốc BHXH tỉnh theo dõi, quản lý; định kỳ hàng tháng cập nhật tiến độ thực
hiện lên Phần mềm quản lý văn bản cùng với báo cáo thực hiện công tác tháng của
BHXH tỉnh.
- Tại BHXH huyện: Bộ phận Văn thư và
Giám đốc BHXH huyện theo dõi, quản lý; định kỳ hàng tháng cập nhật tiến độ thực
hiện lên Phần mềm quản lý văn bản cùng với báo cáo thực hiện công tác tháng của
BHXH huyện.
Điều 11. Lịch công
tác
1. Lịch làm việc hàng tuần của Lãnh đạo
Ngành
Các đơn vị sau khi trình trên Phần mềm,
xin ý kiến và được phê duyệt lịch làm việc với Lãnh đạo Ngành gửi về Văn phòng
trước 16h00 các ngày thứ Sáu hằng tuần để tổng hợp, ban hành lịch công tác tuần
của lãnh đạo Ngành tuần tiếp theo. Đối với các lịch làm việc phát sinh, Văn
phòng sẽ cập nhật và điều chỉnh hằng ngày.
2. Lịch làm việc hàng tuần của lãnh đạo
đơn vị, lãnh đạo BHXH tỉnh do các đơn vị, BHXH tỉnh chủ động xây dựng và cập nhật
lên Phần mềm quản lý văn bản.
Chương IV
LƯU
TRỮ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐÃ KÝ SỐ
Điều 12. Lưu trữ văn
bản điện tử đã ký số
1. Văn bản điện tử đã ký số được lưu
trữ trên máy chủ Phần mềm Quản lý văn bản ở dạng nguyên bản, không bị thay đổi,
sai lệch theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử đảm bảo việc tìm kiếm,
tra cứu dễ dàng và thuận tiện.
2. Căn cứ vào danh mục hồ sơ của đơn vị,
công chức, viên chức được giao nhiệm vụ chủ trì soạn thảo văn bản tại đơn vị có
trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập và cập nhật các văn bản, tài liệu điện tử hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng.
Điều 13. Khai thác, sử
dụng văn bản điện tử lưu trữ
1. Văn bản điện tử của cơ quan BHXH,
chuyển sang cơ quan khác (ngoài Ngành) có liên thông dữ liệu với Phần mềm quản
lý văn bản của BHXH Việt Nam thì
văn bản điện tử đó có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy khi giao dịch
trên môi trường mạng.
2. Việc khai thác, sử dụng văn bản điện
tử phải tuân thủ các quy định về quản lý, lưu trữ văn bản điện tử.
3. Tạo lập hồ sơ điện tử
a) Mã hồ sơ gồm:
- Mã định danh của cơ quan, đơn vị
- Năm hình thành hồ sơ.
- Số và ký hiệu hồ sơ.
b) Mã văn bản, tài liệu gồm: mã hồ sơ;
số thứ tự của văn bản, tài liệu trong hồ sơ (được Phần mềm tạo lập tự động theo
thời gian).
c) Hồ sơ được lưu trong hệ thống và được
phân quyền khai thác, sử dụng theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân.
Chương V
KHEN
THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM
Điều 14. Khen thưởng.
1. Việc thực hiện quy trình xử lý công
việc hàng ngày là một trong các tiêu chí đánh giá xếp loại chất lượng công chức,
viên chức và bình xét thi đua khen thưởng hàng năm.
2. Các tập thể, cá nhân có thành tích
xuất sắc trong việc thực hiện quy trình sẽ được xem xét khen thưởng theo quy định.
Điều 15. Xử lý vi phạm
1. Đơn vị, cá nhân
không thực hiện hoặc thực hiện sai quy trình thì tùy theo mức độ vi phạm để xem
xét đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hoặc xử lý kỷ luật theo quy định.
2. BHXH Việt Nam phối
hợp với các cơ quan chức năng để xác định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân có
hành vi vi phạm các quy định trong việc quản lý, sử dụng hệ thống để xử lý theo
quy định của pháp luật.
Chương VI
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 16. Trách nhiệm
của đơn vị, BHXH tỉnh, BHXH huyện.
1. Thủ trưởng các đơn vị, Giám đốc
BHXH tỉnh, Giám đốc BHXH huyện có trách nhiệm phổ biến, quán triệt tới toàn thể
CCVC thuộc đơn vị thực hiện trao đổi và sử dụng văn bản, hồ sơ điện tử; sử dụng
văn bản điện tử thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi
thông tin; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc việc triển khai Phần mềm quản
lý văn bản tại đơn vị.
2. Thực hiện đầy đủ các quy định, quy
trình quản lý, lưu trữ văn bản điện tử; kịp thời thông báo với Trung tâm Công
nghệ thông tin để thu hồi, cấp mới, điều chỉnh, thay đổi thông tin chứng thư số
của đơn vị, cá nhân theo quy định tại Quyết định số
54/QĐ-BHXH ngày 05/01/2018 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam.
Điều 17. Trách nhiệm
của cán bộ sử dụng, quản trị mạng, quản trị phần mềm
1. Trách nhiệm của người sử dụng
a) Thường xuyên sử dụng, kiểm tra phần
mềm quản lý văn bản theo tài khoản đã được cấp để tiếp nhận, kịp thời xử lý văn
bản, công việc được phân công giải quyết theo quy trình quy định; chịu trách
nhiệm về tiến độ xử lý văn bản và các thông tin trao đổi trên phần mềm qua tài khoản
sử dụng của cá nhân.
b) Bảo mật tài khoản, thiết bị lưu
khóa bí mật (nếu được cấp) và tài khoản cá nhân, thay đổi mật khẩu, không để lộ
hoặc cung cấp tài khoản cho người khác; không truy nhập vào tài khoản của người
khác.
c) Khi nghỉ hưu hoặc chuyển công tác
ra ngoài cơ quan phải bàn giao lại tài khoản và thiết bị lưu khóa bí mật (nếu
được cấp), mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu liên quan đến việc sử dụng phần
mềm.
d) Chấp hành các quy định của Ngành và
của Nhà nước về công tác bảo vệ bí mật nhà nước; quản lý và lưu trữ các văn bản,
tài liệu hồ sơ cá nhân.
đ) Khi gặp sự cố về chữ ký số và phần
mềm phải kịp thời thông báo cho quản trị mạng, quản trị phần mềm để kịp thời xử
lý.
2. Trách nhiệm của cán bộ quản trị mạng,
quản trị phần mềm tại các đơn vị
a) Đề xuất với Thủ trưởng đơn vị cấp
phát, thu hồi, sửa đổi, bổ sung tài khoản, chữ ký số và phân quyền sử dụng Phần
mềm quản lý văn bản.
b) Tạo lập, quản lý tài khoản người sử
dụng; quản trị hệ thống danh mục trên Phần mềm quản lý văn bản, cập nhật sửa đổi,
bổ sung kịp thời khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức trong nội bộ đơn vị.
c) Hỗ trợ, hướng dẫn CCVC trong cơ
quan, đơn vị sử dụng, vận hành phần mềm quản lý văn bản; khắc phục sự cố (nếu
có).
Điều 18. Trách nhiệm
của Trung tâm Công nghệ thông tin
1. Thực hiện trách nhiệm Quản lý thuê
bao chứng thư số theo quy định. Quản lý chứng thư số của tất cả CCVC trong hệ
thống BHXH Việt Nam.
2. Chịu trách nhiệm triển khai cài đặt,
đào tạo, ứng dụng chữ ký số tại BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh và BHXH huyện. Thường xuyên
kiểm tra, đôn đốc việc ứng dụng chữ ký số tại các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH
tỉnh, BHXH huyện. Đảm bảo thống nhất, bảo mật, an toàn và an ninh thông tin
trên môi trường mạng.
Điều 19. Trách nhiệm
của Văn phòng BHXH Việt Nam
Văn phòng BHXH Việt Nam có trách nhiệm:
1. Tham mưu, trình Lãnh
đạo Ngành chỉ đạo, tổ chức thực hiện theo yêu cầu của Chính phủ, Bộ Thông tin
và Truyền thông về quản lý, sử dụng Phần mềm để tăng cường sử dụng văn bản điện
tử trong toàn Ngành; hỗ trợ các đơn vị khai thác, sử dụng phần mềm đúng quy
trình, mục đích và có hiệu quả.
2. Phối hợp với Văn
phòng Chính phủ đảm bảo kết nối thông suốt (đường truyền) giữa phần mềm quản lý
văn bản kết nối qua trục liên thông Chính phủ và kết nối các cơ quan Đảng, Nhà
nước trên mạng truyền số liệu chuyên dùng được thông suốt.
3. Phối hợp với Trung tâm Công nghệ
thông tin đảm bảo hạ tầng (kết nối) kỹ thuật cho phần mềm; kịp thời phát hiện,
xử lý, khắc phục sự cố, duy trì hệ thống kết nối, vận hành thông suốt, liên tục;
đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin theo chế độ quy định.
4. Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các đơn
vị sử dụng và quản lý hoạt động của Phần mềm quản lý văn bản theo các quy định
tại Quy chế này.
Điều 20. Điều chỉnh,
sửa đổi và bổ sung.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn
đề phát sinh, vướng mắc, Thủ trưởng đơn vị kịp thời báo cáo Lãnh đạo Ngành (qua
Văn phòng) xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
PHỤ
LỤC SỐ 01
|
BẢO HIỂM XÃ
HỘI VIỆT NAM
-------
|
|
MINH HỌA HÌNH ẢNH HIỂN THỊ CHỮ KÝ SỐ
1. Chữ ký số cơ quan, đơn vị
- Văn bản đến
|
|
Bảo hiểm xã hội Việt
Nam
Số đến: 9797
Ngày đến: 16/05/2018
|
|
Văn phòng BHXH Việt Nam
Số đến: 2292
Ngày đến: 15/05/2018
|
- Văn bản đi
2. Chữ ký số cá nhân
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
ĐƠN
VỊ:
………………
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
……….., ngày …. tháng …. năm ……
|
PHIẾU XIN Ý KIẾN GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
Kính gửi: ………………………….
1. Nội dung cần báo cáo, xin ý kiến:
2. Ý kiến đề xuất:
|
|
LÃNH ĐẠO
ĐƠN VỊ
Nguyễn Văn A
|
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
ĐƠN
VỊ:
………………
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
……….., ngày …. tháng …. năm ……
|
PHIẾU ĐỀ NGHỊ
Đơn vị đề nghị:
Nội dung đề nghị:
|
|
LÃNH ĐẠO
ĐƠN VỊ
Nguyễn Văn A
|
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
ĐƠN
VỊ:
………………
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
……….., ngày …. tháng …. năm ……
|
PHIẾU THAM GIA Ý KIẾN
Lãnh đạo Ngành/ Đơn vị tham
gia:
Nội dung tham gia:
|
|
LÃNH ĐẠO NGÀNH/LÃNH ĐẠO
ĐƠN VỊ
Nguyễn Văn A
|
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
ĐƠN
VỊ:
………………
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /
|
……….., ngày …. tháng …. năm ……
|
Kính gửi: ……………..
Nội dung văn bản
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- Lưu: ……..
|
LÃNH ĐẠO
ĐƠN VỊ
Nguyễn Văn A
|
|
BẢO HIỂM XÃ
HỘI VIỆT NAM
ĐƠN
VỊ:
……………..
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /
|
…………, ngày …. tháng … năm ……
|
PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
Trình lần thứ
1
Kính gửi: ……………………………
Vấn đề trình: …………………………………………
Hồ sơ trình: ……………………………………………
1. Tóm tắt nội dung:
2. Ý kiến đề xuất của chuyên viên/
Lãnh đạo phòng:
3. Ý kiến đề xuất của Lãnh đạo đơn vị:
4. Ý kiến của Phó Tổng Giám đốc phụ
trách:
5. Ý kiến của Tổng Giám đốc (Tùy phiếu
trình có thể có hoặc không)
|
BẢO HIỂM XÃ
HỘI VIỆT NAM
ĐƠN
VỊ:
……………..
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
…………, ngày …. tháng … năm ……
|
Về
việc …………………………
Kính gửi:
…………………………………………………….
Các căn cứ pháp lý
Diễn giải nội dung (Tùy từng công việc
cụ thể, soạn mẫu Tờ trình theo quy định các Thông tư/ Văn bản
hướng dẫn....)
Ý Kiến đề xuất
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- Lưu: ……..
|
LÃNH ĐẠO
ĐƠN VỊ
Nguyễn Văn A
|
|
BẢO HIỂM XÃ
HỘI VIỆT NAM
ĐƠN
VỊ:
……………..
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
…………, ngày …. tháng … năm ……
|
BẢNG TỔNG HỢP Ý KIẾN THAM GIA CỦA CÁC ĐƠN VỊ
|
STT
|
Tên đơn vị tham
gia
|
Nội dung
tham gia
|
Ý kiến của
đơn vị chủ trì
|
|
1
|
Đơn vị A
|
Nội dung 1
|
Tiếp thu/
không tiếp thu/Tiếp thu một phần; và các diễn giải
|
|
2
|
Đơn vị B
|
Nội dung 2
|
Tiếp thu/
không tiếp thu/Tiếp thu một phần; và các diễn giải
|
|
3
|
Đơn vị C
|
Nội dung 3
|
Tiếp thu/
không tiếp thu/Tiếp thu một phần; và các diễn giải
|
|
...
|
...
|
...
|
...
|
PHỤ LỤC SỐ 03
|
BẢO HIỂM XÃ
HỘI VIỆT NAM
-------
|
|
DANH MỤC VĂN BẢN, HÌNH THỨC SỬ DỤNG VÀ GỬI, NHẬN VĂN BẢN
TRONG NGÀNH BHXH
A. VĂN BẢN ĐẾN
|
STT
|
Loại văn bản
|
Trình Lãnh đạo
ngành
|
Hình thức
chuyển giao
|
|
Điện tử
|
Bản giấy và
điện tử
|
Bản giấy
|
|
I
|
Văn bản ngoài ngành
đến không số hóa
|
|
|
|
|
|
1
|
Văn bản, tài liệu mật (mật, tối mật,
tuyệt mật) của cơ quan, tổ chức gửi đến
|
Bản giấy
|
|
|
x
|
|
2
|
Đơn thư khiếu nại tố cáo, phản ánh,
kiến nghị về công tác tổ chức, cán bộ, thực thi công vụ
|
Bản giấy
|
|
|
x
|
|
3
|
Văn bản đặc thù: Kết luận điều tra về
nhân sự, tài chính; giao dự toán, giao vốn; phản ánh của báo, đài, cá nhân, tổ
chức về những vấn đề chưa
được xác minh, làm rõ liên quan đến ngành ...
|
Bản giấy
|
|
|
x
|
|
4
|
Chứng từ: Đối chiếu số dư, đối chiếu
số liệu thanh toán, xác nhận số liệu kiểm toán, chứng từ ngân hàng; hợp đồng
kinh tế ...
|
|
|
|
x
|
|
II
|
Văn bản ngoài ngành
đến được số hóa
|
|
|
|
|
|
1
|
Văn bản có thời hạn: Giấy mời họp, cử
cán bộ, văn bản đề nghị tham gia ý kiến, yêu cầu báo cáo, bố trí lịch làm việc
(trừ văn bản gửi đích danh cá nhân, đơn vị)...
|
Bản giấy và
điện tử
|
|
x
|
|
|
2
|
Văn bản quy phạm pháp luật liên quan
trực tiếp đến ngành: chính sách, nghiệp vụ BHXH, BHYT, tài chính, đầu tư, chức
năng, nhiệm vụ đến Ngành và về nghiệp vụ ngành
|
Bản giấy và
điện tử
|
|
x
|
|
|
3
|
Văn bản quy phạm pháp luật gửi chung
các bộ, ngành, cơ quan; văn bản có nội dung thuộc các lĩnh vực, ngành khác
|
Điện tử
|
|
x
|
|
|
|
Văn bản của Chính phủ, Bộ, Ngành trả
lời, tham gia ý kiến về các vấn đề quan trọng của ngành: Công
văn cho ý kiến về tổ chức hội nghị, công tác nước ngoài; tham gia ý kiến đề
án, báo cáo quyết toán tài chính hàng năm, cơ chế tài chính, ...
|
Bản giấy và
điện tử
|
|
x
|
|
|
5
|
Văn bản của Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân
tỉnh
|
Bản giấy và
điện tử
|
|
x
|
|
|
6
|
Văn bản thuộc lĩnh vực đầu tư quỹ
|
Bản giấy và
điện tử
|
|
x
|
|
|
7
|
Văn bản hành chính thông thường:
Công văn trả lời, trao đổi, đề nghị giải đáp chế độ chính sách
|
|
|
x
|
|
|
8
|
Văn bản bằng tiếng nước ngoài, văn bản
của các đối tác quốc tế trong và ngoài nước gửi BHXH Việt Nam
|
Bản giấy và
điện tử
|
|
x
|
|
|
9
|
- Đơn thư khiếu nại, tố cáo về chế độ
chính sách BHXH, BHYT, BHTN
|
Bản giấy và
điện tử
|
|
x
|
|
|
|
- Đơn đề nghị giải quyết chế độ,
chính sách BHXH, BHYT, BHTN và các nghiệp vụ khác của ngành; đóng góp ý kiến
...
|
|
|
x
|
|
|
|
- Văn bản điện tử ngoài ngành đến
|
|
x
|
|
|
|
II
|
Văn bản trong ngành
đến
|
|
|
|
|
|
1
|
Văn bản hoàn toàn điện tử (Mục II,
Phần B)
|
|
x
|
|
|
|
2
|
Văn bản giấy song song điện tử (Mục
III, Phần B)
|
|
|
x
|
|
|
|
Văn bản thuộc lĩnh vực tổ chức cán bộ:
đề nghị điều động, bổ nhiệm cán bộ quản lý,....
|
Bản điện tử
|
|
|
|
|
3
|
Một số loại văn bản, tài liệu đặc
thù khác
|
Bản giấy
|
|
|
x
|
B. VĂN BẢN ĐI
|
STT
|
Loại văn bản
|
Hồ sơ trình
ký
|
Hình thức
phát hành
|
|
Điện tử
|
Bản giấy và
điện tử
|
Bản giấy
|
|
I
|
Sử dụng văn bản giấy (không gửi
trên Phần mềm quản lý
văn bản)
|
|
|
|
|
|
1
|
Văn bản mật
|
|
|
|
|
|
|
- Thuộc danh mục bí mật nhà nước
ngành BHXH theo Quyết định số 109/2005/ QĐ-BCA(A11) ngày
01/02/2005 của Bộ Công an
|
Bản giấy
|
|
|
x
|
|
|
- Theo độ mật của các cơ quan, tổ chức:
Văn bản BHXH Việt Nam báo cáo hoặc trả lời, giải trình ... theo yêu cầu tại
văn bản có độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật) của cơ quan, tổ chức gửi đến
|
Bản giấy
|
|
|
x
|
|
2
|
Một số loại văn bản, tài liệu đặc
thù: Tài liệu họp, lấy ý kiến, thông tin có nội dung liên quan bí mật nhà nước
đang trong quá trình dự thảo; quyết định phê duyệt liên
quan đến đầu tư, xây dựng cơ bản, dự án, đấu thầu phân bổ kinh phí, mua sắm;
quyết toán niên độ hàng năm, phân bổ vốn, kinh phí; quyết định giao biên
chế, báo cáo số liệu về biên chế; số liệu về đầu tư quỹ ...
|
Bản giấy
|
|
|
x
|
|
II
|
Văn bản sử dụng
hoàn toàn điện tử
|
|
|
|
|
|
1
|
Văn bản chỉ đạo, điều hành
|
|
|
|
|
|
|
- Quy định, Quy chế
+ Do hồ sơ trình gồm nhiều tài liệu
kèm theo nên quá trình nghiên cứu, xây dựng sử dụng bản giấy.
+ Ký 01 bản giấy (để lưu) và 01 bản điện tử
(ký số cá nhân, cơ quan, đơn vị). Bản điện tử gửi theo thành phần “nơi nhận”
văn bản
|
Bản giấy và
điện tử
|
x
|
|
|
|
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
|
Điện tử
|
x
|
|
|
|
|
- Chương trình, kế hoạch, thông báo
|
Điện tử
|
x
|
|
|
|
2
|
Quy chế phối hợp, biên bản ... có chữ
ký của nhiều bên tham gia
(*) Nếu chỉ phát hành
và lưu 01 bản giấy thì văn thư scan, xác thực và gửi theo “nơi nhận” trên phần
mềm, không sao y và nhân bản giấy
(**) Nếu phát hành
đủ số lượng bản giấy theo nơi nhận thì văn thư vừa gửi bản giấy, vừa scan gửi
bản điện tử trên phần mềm
|
Bản giấy
|
x
|
|
|
|
3
|
Văn bản trả lời, tham gia ý kiến, kiến
nghị,
văn
bản phối hợp công tác, trao đổi nghiệp vụ
|
Điện tử
|
x
|
|
|
|
4
|
Giấy mời, triệu tập, tài liệu họp
|
Điện tử
|
x
|
|
|
|
5
|
Thông tin, báo cáo định kỳ (tháng,
quý, năm), báo cáo
đột xuất, văn bản gửi để báo cáo, để biết
|
Điện tử
|
x
|
|
|
|
III
|
Văn bản sử dụng
song song giấy và điện tử
|
|
|
|
|
|
1
|
Đề án, Dự án.
- Do hồ sơ trình gồm nhiều tài liệu
kèm theo nên quá trình nghiên cứu, xây dựng sử dụng bản giấy.
- Quyết định công nhận: ký 01 bản giấy
và 01 bản điện tử (ký số cá nhân, cơ quan, đơn vị). Bản điện tử gửi theo
thành phần nơi nhận trên văn bản
|
Bản giấy và
điện tử
|
|
x
|
|
|
2
|
Công tác tổ chức, cán bộ: Văn bản về
bổ nhiệm, điều
động, tiếp nhận, kỷ luật, nghỉ hưởng chế độ BHXH, quy hoạch, nâng lương; nhận
xét, đánh giá cán bộ hàng năm; tuyển dụng viên chức; thi nâng ngạch công chức,
thăng hạng viên chức, thi hoặc xét chuyển chức danh nghề nghiệp của viên chức;
cử cán bộ đi công tác nước ngoài, nghỉ phép đi nước ngoài; thông báo nghỉ hưu
...
|
Bản giấy và
điện tử
|
|
x
|
|
|
3
|
Công tác thi đua, khen thưởng: Tờ
trình đề nghị xét tặng danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng định kỳ, đột
xuất
|
Bản giấy và
điện tử
|
|
x
|
|
|
4
|
Công tác tài chính, tài sản: Đề nghị
cấp, tạm ứng kinh
phí; mua sắm, thanh lý, điều chuyển tài sản, trang thiết bị; sửa chữa máy
móc, thiết bị; sửa chữa trụ sở từ nguồn kinh phí chi bộ máy ...
|
Bản giấy và
điện tử
|
|
x
|
|
|
5
|
Công tác đầu tư xây dựng: Tờ trình,
văn bản đề nghị BHXH Việt Nam phê duyệt đầu tư, quyết toán, điều chỉnh, bổ
sung hạng mục, xây dựng sửa chữa trụ sở từ nguồn vốn đầu tư xây dựng ...
|
Bản giấy và
điện tử
|
|
x
|
|
|
6
|
Công tác thanh tra, kiểm tra; chế độ
chính sách BHXH, BHYT, BHTN: thanh tra, kiểm tra thực hiện pháp luật về BHXH,
BHYT;
|
Bản giấy và
điện tử
|
|
x
|
|
|
|
Văn bản chuyển đơn thư khiếu nại, tố
cáo, kiến nghị; hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo về chế độ chính sách, cấp
mã cơ sở khám chữa bệnh...
|
|
|
|
|
|
7
|
Văn bản về hợp tác quốc tế: Văn bản
bằng tiếng nước ngoài, văn bản gửi các đối tác quốc tế trong và ngoài nước
|
Bản giấy và
điện tử
|
|
x
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú: Ngoài văn bản quy định
theo danh mục trên, tùy theo tính chất, nội dung quan trọng của mỗi văn bản Thủ
trưởng cơ quan, đơn vị quyết định hình thức gửi, nhận cho phù hợp./.
PHỤ LỤC SỐ 04
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
-------
|
|
QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
1. Sơ đồ
2. Mô tả chi tiết
|
Người thực
hiện
|
Nội dung
công việc
|
|
Văn thư cơ
quan, đơn vị
|
Thường xuyên cập nhật Phần mềm quản lý
văn bản, tiếp nhận, đăng ký văn bản.
|
|
- Văn thư cơ quan BHXH Việt Nam
+ Kịp thời phân phối và chuyển đơn vị
giải quyết đối với các loại báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất
+ Đề xuất việc trình và giao đơn vị,
cá nhân chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết (nếu có).
+ Trình Chánh Văn phòng phân phối
văn bản ngoài ngành và văn bản trong ngành còn lại.
+ Chuyển giao văn bản giấy cho văn
thư đơn vị
|
|
- Văn thư đơn vị trực thuộc: kịp thời
trình Thủ trưởng đơn vị cho ý kiến phân phối văn bản, chỉ đạo giải quyết.
|
|
- Văn thư BHXH tỉnh: kịp thời trình
Giám đốc BHXH tỉnh cho ý kiến phân phối văn bản, chỉ đạo giải quyết.
|
|
- Văn thư BHXH huyện: kịp thời trình
Giám đốc BHXH huyện cho ý kiến phân phối văn bản, chỉ đạo giải quyết.
|
|
Chánh Văn
phòng BHXH Việt Nam
|
Tùy theo nội dung và tính chất văn bản,
Chánh Văn phòng chuyển đơn vị chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ để giải quyết
theo thẩm quyền hoặc đề xuất đơn vị chủ trì, phối hợp, trình Tổng Giám đốc,
Phó Tổng Giám đốc, đồng thời chuyển đơn vị để kịp thời tham mưu giải quyết.
|
|
Lãnh đạo
Ngành
|
Cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, phê
duyệt hoặc điều chỉnh đề xuất phân phối văn bản của Chánh Văn phòng, giao thời
hạn giải quyết (nếu có), chuyển đơn vị, cá nhân xử lý.
|
|
Thủ trưởng
đơn vị trực thuộc
|
- Thường xuyên cập nhật Phần mềm quản
lý văn bản để kịp thời nhận văn bản.
- Phân phối văn bản, cho ý kiến chỉ
đạo giải quyết.
- Trong quá trình xử lý tùy theo
tính chất, nội dung văn bản, kịp thời tham mưu, báo cáo lãnh đạo ngành hướng
giải quyết.
- Căn cứ quy trình giải quyết công
việc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đã được ban hành để giao thời hạn giải quyết
văn bản cho cấp phòng và cá nhân.
- Theo dõi, đôn đốc CCVC xử lý văn bản.
|
|
Giám đốc
BHXH tỉnh, Giám đốc BHXH huyện
|
- Thường xuyên cập nhật Phần mềm quản
lý văn bản để kịp thời nhận văn bản.
- Phân phối văn bản, cho ý kiến chỉ
đạo giải quyết.
- Căn cứ quy trình giải quyết công
việc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đã được ban hành để giao thời hạn giải quyết
văn bản cho cấp phòng (tổ, bộ phận đối với cấp huyện) và cá nhân.
- Theo dõi, đôn đốc CCVC xử lý văn bản.
|
|
Trưởng
phòng, Tổ trưởng
|
- Thường xuyên cập nhật Phần mềm quản
lý văn bản để kịp thời nhận văn bản.
- Phân phối văn bản, giao cá nhân chủ
trì, phối hợp.
- Giao thời hạn giải quyết văn bản.
- Theo dõi, đôn đốc cá nhân xử lý
văn bản.
- Cập nhật trạng thái xử lý văn bản
(nếu có).
|
|
Công chức,
viên chức
|
- Thường xuyên cập nhật Phần mềm quản
lý văn bản để kịp thời nhận văn bản.
- Căn cứ nội dung văn bản, ý kiến chỉ
đạo của lãnh đạo, nghiên cứu nội dung văn bản để giải quyết.
- Trường hợp văn bản yêu cầu phải trả
lời thì soạn thảo văn bản, tổng hợp ý kiến tham gia và trình giải quyết theo
quy định. Đối với cá nhân được giao phối hợp giải quyết gửi ý kiến tham gia,
kết quả xử lý cho cá nhân chủ trì.
- Cập nhật trạng thái xử lý văn bản.
- Tập hợp văn bản liên quan đến công
việc được giao, lập hồ sơ công việc điện tử.
|
PHỤ LỤC SỐ 05
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
-------
|
|
QUY TRÌNH SOẠN THẢO, TRÌNH DUYỆT, PHÁT HÀNH VĂN BẢN ĐI
1. Sơ đồ
2. Mô tả chi tiết
|
Người thực
hiện
|
Nội dung
công việc
|
|
Công chức,
viên chức
|
- Căn cứ nội dung, xác định mức độ mật,
mức độ khẩn (nếu có), nơi nhận văn bản
- Thu thập, xử lý các thông tin có
liên quan đến nội dung văn bản
- Soạn thảo văn bản, đề xuất lấy ý
kiến của đơn vị, cá nhân liên quan (nếu có), nghiên cứu tiếp thu ý kiến, hoàn
thiện dự thảo
|
|
Lãnh đạo
phòng
|
- Nhận dự thảo văn bản và hồ sơ
trình
- Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản
- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi
thì cho ý kiến và chuyển cá nhân chủ trì soạn thảo hoặc sửa trực tiếp vào dự
thảo văn bản
- In bản giấy (nếu có) và ký tắt (nếu
văn bản ký thừa lệnh)
- Trình Lãnh đạo đơn vị duyệt dự thảo
văn bản điện tử và giấy (nếu có)
- Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo
đơn vị, Lãnh đạo Ngành và chuyển cá nhân hoàn thiện hoặc trực tiếp sửa vào dự
thảo văn bản
|
|
Lãnh đạo
đơn vị
|
- Nhận dự thảo văn bản và hồ sơ
trình
- Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản
- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi
thì cho ý kiến và chuyển cá nhân chủ trì soạn thảo hoặc sửa trực tiếp vào dự
thảo văn bản
- In bản giấy (nếu có) và ký tắt (nếu
văn bản trình Lãnh đạo Ngành ký)
- Ký số cá nhân và ký văn bản giấy
(nếu có) đối với văn bản ký thừa lệnh, chuyển Văn phòng kiểm tra
- Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo
Ngành, ý kiến tham gia của đơn vị kiểm soát văn bản và chuyển cá nhân hoàn
thiện hoặc trực tiếp sửa vào dự thảo văn bản
- Trường hợp văn bản ký thừa lệnh
nhưng phải xin ý kiến Lãnh đạo Ngành trước khi ký, nếu Lãnh đạo Ngành đồng ý
thì ký văn bản, chuyển Văn phòng kiểm tra, phát hành
- Trường hợp văn bản trình Lãnh đạo
Ngành ký, chuyển Vụ Pháp chế thẩm định (nếu có).
|
|
Vụ Pháp chế
|
- Nhận dự thảo văn bản và hồ sơ
trình
- Thẩm định dự thảo văn bản theo quy
định
- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi
thì cho ý kiến và chuyển đơn vị chủ trì soạn thảo
- Trường hợp thống nhất với dự thảo,
trình Lãnh đạo Ngành phê duyệt
|
|
Lãnh đạo
Văn phòng
|
- Thực hiện ký tắt đối với văn bản
giấy trước khi trình Lãnh đạo Ngành
- Đối với văn bản điện tử không thực
hiện ký tắt khi phát hành văn bản.
|
|
Lãnh đạo
Ngành
|
- Nhận dự thảo văn bản và hồ sơ
trình
- Phê duyệt dự thảo văn bản
- Trường hợp có ý kiến sửa đổi, bổ
sung, chuyển đơn vị chủ trì soạn thảo tiếp thu, hoàn thiện dự thảo
- Trường hợp thống nhất với dự thảo
văn bản:
+ Ký số cá nhân và ký văn bản giấy
(nếu có), chuyển Văn thư phát hành
+ Chuyển đơn vị chủ trì ký văn bản
(đối với văn bản Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh xin ý kiến Lãnh đạo Ngành trước
khi ký)
|
|
Văn thư
|
a) Đối với văn bản giấy: tiếp nhận,
kiểm tra, đăng ký, ghi số, ngày tháng năm, phát hành và lưu theo quy định
b) Đối với văn bản điện tử
- Tiếp nhận văn bản điện tử đã ký số
của người có thẩm quyền ký văn bản.
- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình
bày và thông tin xác thực chữ ký số cá nhân; nếu phát hiện sai sót thì báo
cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết hoặc trả lại văn bản cho đơn vị
chủ trì soạn thảo để hoàn thiện
- Đăng ký thông tin văn bản, ký số,
ngày tháng năm ban hành văn bản.
- In văn bản giấy từ văn bản điện tử,
đóng dấu, phát hành theo quy định đối với văn bản giấy.
- Ký số cơ quan, đơn vị trên văn bản
điện tử và phát hành theo “nơi nhận” trên phần mềm.
- Văn bản lưu tại Văn thư được sắp xếp
thứ tự, lưu theo quy định
|