Nguyên tắc quản lý, vận hành và sử dụng phần mềm Quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử

Nguyên tắc quản lý, vận hành và sử dụng phần mềm Quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử (Hình từ Internet)

Ngày 07/8/2024, Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quyết định 1448/QĐ-KTNN về Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử của Kiểm toán Nhà nước.

1. Nguyên tắc quản lý, vận hành và sử dụng phần mềm Quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử

Theo quy định tại Điều 4 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1448/QĐ-KTNN năm 2024 thì các nguyên tắc quản lý, vận hành và sử dụng phần mềm Quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử bao gồm:

- Hoạt động cài đặt, quản lý, vận hành và sử dụng phần mềm phải đảm bảo tuân thủ các quy định của Luật Công nghệ thông tin 2006, Luật An toàn thông tin mạng 2015, quy định của Kiểm toán nhà nước và quy định pháp luật liên quan.

- Phần mềm được quản lý tập trung, thống nhất tại Trung tâm dữ liệu Kiểm toán nhà nước, vận hành thông qua hệ thống mạng Internet, đảm bảo hoạt động liên tục, ổn định, an toàn và bảo mật thông tin.

- Phần mềm được quản lý, vận hành đảm bảo nguyên tắc đề cao trách nhiệm công chức của Kiểm toán nhà nước và các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của phần mềm.

- Bảo đảm hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin, các thiết bị có liên quan và môi trường cho việc cài đặt, vận hành phần mềm.

- Phần mềm phải lưu lại lịch sử truy cập phần mềm (log) để phục vụ công tác kiểm tra, giám sát hoạt động của phần mềm.

2. Quy trình số hóa của phần mềm Quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử của Kiểm toán Nhà nước

Quy trình số hóa của phần mềm Quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử của Kiểm toán Nhà nước được quy định cụ thể tại Điều 10 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1448/QĐ-KTNN năm 2024 như sau:

- Tài liệu số hóa và cập nhật vào phần mềm phải đảm bảo khả năng khai thác, tìm kiếm theo các thông tin quản lý tài liệu (các trường thông tin như: tên tài liệu, loại tài liệu, cơ quan ban hành...), theo nội dung tài liệu.

- Quy trình số hóa hồ sơ kiểm toán

+ Phân công nhiệm vụ và phân quyền thực hiện số hóa: Thủ trưởng đơn vị tổ chức phân công số hóa tới từng hồ sơ kiểm toán. Việc phân quyền thực hiện theo quy định tại Điều 7 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1448/QĐ-KTNN năm 2024.

+ Thu thập, đánh giá, phân loại: trước khi số hóa, hồ sơ kiểm toán phải được thu thập, đánh giá, phân loại và lập thành hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Quyết định 11/2023/QĐ-KTNN. Đối với các tài liệu điện tử, thực hiện đánh giá, phân loại, chọn tài liệu điện tử từ các nguồn vào hồ sơ tương ứng được thiết lập trên phần mềm.

+ Tạo và đánh mã tài liệu: các tài liệu phải được đánh mã theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1448/QĐ-KTNN năm 2024. Đối với các tài liệu điện tử, thực hiện đánh mã tài liệu vào tập tin từ phần mềm để đảm bảo quản lý thống nhất.

+ Quét tài liệu: tài liệu được quét bằng thiết bị scan đảm bảo đáp ứng yêu cầu về tiêu chuẩn của tài liệu điện tử quy định tại khoản 1 Điều 9 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1448/QĐ-KTNN năm 2024. Đối với tài liệu điện tử không cần thực hiện bước này.

+ Nhập các trường thông tin: nhập, kiểm tra các trường thông tin cần quản lý được thiết lập trên phần mềm cho hồ sơ và tài liệu.

+ Chuyển đổi dữ liệu: chuyển đổi, nhận dạng dữ liệu từ dạng file văn bản định dạng ảnh sang dạng file văn bản (qua công cụ nhận dạng) phục vụ việc tìm kiếm thông tin trong tài liệu.

+ Kiểm tra dữ liệu: kiểm tra tài liệu được số hóa trên phần mềm đảm bảo đầy đủ, chính xác theo danh mục hồ sơ kiểm toán.

+ Kết thúc số hóa: chuyển hồ sơ sang trạng thái hoàn thành số hóa để đưa vào khai thác, sử dụng.

- Quy trình số hóa Báo cáo kiểm toán

Việc số hóa Báo cáo kiểm toán được thực hiện theo các bước quy định tại điểm a, c, d, đ, e, g khoản 2 Điều 10 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1448/QĐ-KTNN năm 2024.

Xem thêm Quyết định 1448/QĐ-KTNN có hiệu lực từ ngày 07/08/2024.