|
KIỂM
TOÁN NHÀ NƯỚC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
09/2026/TT-KTNN
|
Hà Nội, ngày 15 tháng 9 năm 2026
|
THÔNG TƯ
QUY ĐỊNH DANH MỤC HỒ SƠ KIỂM TOÁN; CHẾ
ĐỘ NỘP LƯU, BẢO QUẢN, KHAI THÁC VÀ HUỶ HỒ SƠ KIỂM TOÁN CỦA KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
Căn cứ Luật Kiểm toán
nhà nước số 81/2015/QH13 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 55/2019/QH14;
Căn cứ Luật Ban hành
văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số
87/2025/QH15;
Căn cứ Luật Lưu trữ số
33/2024/QH15;
Theo đề nghị của Vụ trưởng
Vụ Chính sách kiểm toán nhà nước;
Tổng Kiểm toán nhà nước
ban hành Thông tư quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản,
khai thác và huỷ hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước.
Chương
I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này quy định danh
mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và huỷ hồ sơ kiểm toán
của Kiểm toán nhà nước.
Điều
2. Đối tượng áp dụng
Thông tư này áp dụng đối với
các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác
có liên quan đến hoạt động kiểm toán nhà nước.
Chương
II
DANH MỤC HỒ SƠ KIỂM TOÁN
Điều
3. Danh mục hồ sơ kiểm toán
Danh mục hồ sơ kiểm toán gồm:
Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán; hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm
toán; hồ sơ theo dõi, kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán; hồ sơ
giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện trong hoạt động kiểm toán; hồ sơ
kiểm soát chất lượng kiểm toán (bao gồm kiểm
soát chất lượng của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán; các hồ sơ, tài liệu liên
quan đến thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán của các cấp).
Điều
4. Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán
1. Các tài liệu thu thập
được trong quá trình khảo sát, lập Kế hoạch kiểm toán tổng quát, gồm:
a) Đề cương khảo sát, thu
thập thông tin và các tài liệu liên quan đến Đoàn khảo sát hoặc người được giao
nhiệm vụ khảo sát;
b) Báo cáo tài chính, báo
cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán vốn đầu tư, các số liệu, thông tin
tài chính của đơn vị được kiểm toán, báo cáo tình hình thực hiện dự án đầu tư,
báo cáo theo yêu cầu của Kiểm toán nhà nước, báo cáo khác liên quan (phù hợp với lĩnh vực hoặc cuộc kiểm toán cụ thể);
c) Các báo cáo, văn bản chỉ
đạo, điều hành, hướng dẫn về triển khai, thực hiện nhiệm vụ của đơn vị được kiểm
toán có liên quan đến việc lập Kế hoạch kiểm toán tổng quát;
d) Các tài liệu khác có
liên quan đến quá trình khảo sát, thu thập thông tin lập Kế hoạch kiểm toán tổng
quát (nếu có).
2. Các dự thảo Kế hoạch kiểm
toán và các văn bản thẩm định, xét duyệt dự thảo Kế hoạch kiểm toán
a) Xét duyệt của Thủ trưởng
đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán
- Dự thảo Kế hoạch kiểm
toán tổng quát;
- Báo cáo kiểm soát, thẩm
định dự thảo Kế hoạch kiểm toán tổng quát;
- Biên bản họp thẩm định,
xét duyệt dự thảo Kế hoạch kiểm toán tổng quát;
- Văn bản tiếp thu, giải
trình các ý kiến thẩm định, kiểm soát (nếu
có);
- Các tài liệu khác có
liên quan đến xét duyệt Kế hoạch kiểm toán tổng quát (nếu có).
b) Xét duyệt của Tổng Kiểm
toán nhà nước
- Tờ trình của Thủ trưởng
đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán kèm dự thảo Kế hoạch kiểm toán tổng quát trình
xét duyệt;
- Báo cáo thẩm định của
đơn vị chủ trì thẩm định; các văn bản tham gia ý kiến, thẩm định của các đơn vị
liên quan;
- Văn bản tiếp thu, giải
trình của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán;
- Thông báo kết luận của Tổng
Kiểm toán nhà nước tại cuộc họp xét duyệt dự thảo Kế hoạch kiểm toán tổng quát
hoặc Thông báo ý kiến chỉ đạo của Tổng Kiểm toán nhà nước về dự thảo Kế hoạch
kiểm toán tổng quát;
- Các tài liệu khác có
liên quan đến xét duyệt Kế hoạch kiểm toán tổng quát trước khi ban hành Quyết định
kiểm toán (nếu có).
3. Tờ trình kèm Kế hoạch
kiểm toán tổng quát đã hoàn thiện đề nghị ban hành Quyết định kiểm toán; Tờ
trình kèm tài liệu liên quan đến điều chỉnh, bổ sung Kế hoạch kiểm toán tổng
quát và Kế hoạch kiểm toán tổng quát điều chỉnh, bổ sung (nếu có).
4. Quyết định kiểm toán; Tờ
trình kèm tài liệu liên quan đến điều chỉnh, bổ sung Quyết định kiểm toán và
Quyết định kiểm toán điều chỉnh, bổ sung (nếu
có).
5. Các báo cáo được kiểm
toán, gồm: Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán
vốn đầu tư, báo cáo khác liên quan số liệu và thông tin tại báo cáo kiểm toán (nếu có thay đổi so với điểm b khoản 1 Điều này).
6. Tờ trình xin ý kiến chỉ
đạo về hoạt động kiểm toán của Đoàn kiểm toán, Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc
kiểm toán; các văn bản, thông báo ý kiến chỉ đạo của cấp có thẩm quyền liên
quan đến cuộc kiểm toán, Đoàn kiểm toán, Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm
toán (nếu có).
7. Các văn bản, tài liệu
liên quan đến việc kiểm tra, chấn chỉnh, chỉ đạo, điều hành trong quá trình kiểm
toán (nếu có).
8. Báo cáo định kỳ, báo
cáo đột xuất (nếu có) của Đoàn kiểm toán gửi Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm
toán, Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước (nếu có); văn bản, thông báo ý kiến chỉ đạo của cấp có thẩm quyền về
các vấn đề nêu tại báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, xử lý các kiến nghị đề xuất
của Đoàn kiểm toán.
9. Nhật ký công tác của
Trưởng Đoàn kiểm toán, Phó Trưởng Đoàn kiểm toán.
10. Các biên bản họp Đoàn
kiểm toán.
11. Các dự thảo Báo cáo kiểm
toán và các văn bản thẩm định, xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán
a) Xét duyệt của Thủ trưởng
đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán
- Dự thảo Báo cáo kiểm
toán trình xét duyệt;
- Báo cáo kiểm soát, thẩm
định dự thảo Báo cáo kiểm toán;
- Biên bản họp xét duyệt dự
thảo Báo cáo kiểm toán;
- Văn bản tiếp thu, giải
trình của Đoàn kiểm toán;
- Các văn bản giải trình của
đơn vị được kiểm toán, của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan và bằng chứng
kèm theo (nếu có);
- Các tài liệu khác có
liên quan đến xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán (nếu có).
b) Xét duyệt của Tổng Kiểm
toán nhà nước
- Tờ trình xét duyệt kèm dự
thảo Báo cáo kiểm toán đã hoàn thiện theo kết quả xét duyệt của Thủ trưởng đơn
vị chủ trì cuộc kiểm toán;
- Báo cáo thẩm định của
đơn vị chủ trì thẩm định; các văn bản tham gia ý kiến, thẩm định của các đơn vị
liên quan;
- Văn bản tiếp thu, giải
trình của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán;
- Thông báo kết luận của Tổng
Kiểm toán nhà nước tại cuộc họp xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán hoặc Thông
báo ý kiến chỉ đạo của Tổng Kiểm toán nhà nước về dự thảo Báo cáo kiểm toán;
- Các tài liệu khác có
liên quan đến xét duyệt dự thảo Báo cáo kiểm toán.
12. Công văn kèm theo dự
thảo Báo cáo kiểm toán gửi lấy ý kiến của đơn vị được kiểm toán.
13. Văn bản tham gia ý kiến
của đơn vị được kiểm toán về dự thảo Báo cáo kiểm toán, các văn bản giải trình
của đơn vị được kiểm toán, của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan và bằng
chứng kèm theo (nếu có).
14. Văn bản tiếp thu, giải
trình của Đoàn kiểm toán đối với ý kiến tham gia của đơn vị được kiểm toán đối
với dự thảo Báo cáo kiểm toán.
15. Biên bản họp thông qua
dự thảo Báo cáo kiểm toán với đơn vị được kiểm toán (trường hợp tổ chức hội nghị thông qua dự thảo với đơn vị được
kiểm toán).
16. Tờ trình kèm Báo cáo
kiểm toán đã hoàn thiện của Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán trình Tổng
Kiểm toán nhà nước về việc phát hành Báo cáo kiểm toán và các tài liệu khác có
liên quan.
17. Công văn về việc gửi
Báo cáo kiểm toán kèm theo Báo cáo kiểm toán.
18. Công văn về việc thông
báo kết quả, kiến nghị kiểm toán (nếu có).
19. Báo cáo bảo lưu ý kiến
của thành viên Đoàn kiểm toán; các báo cáo, phản ánh, đề xuất, kiến nghị của
thành viên Đoàn kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán, lãnh đạo Đoàn kiểm toán với
Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán, cấp lãnh đạo có thẩm quyền; các văn bản,
ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán, cấp lãnh đạo có thẩm
quyền (nếu có).
20. Văn bản trao đổi giữa
Kiểm toán nhà nước và các cơ quan chức năng về chính sách, chế độ và các vấn đề
có liên quan đến cuộc kiểm toán (nếu có).
21. Công văn gửi Kho bạc
nhà nước (về kiến nghị tăng thu, giảm chi
NSNN...).
22. Quyết định xử phạt vi
phạm hành chính; Biên bản vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm hành chính
của đơn vị được kiểm toán; Quyết định cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt vi
phạm hành chính và các tài liệu liên quan kèm theo (nếu có).
23. Các hồ sơ, tài liệu có
liên quan đối với vụ việc có dấu hiệu tham nhũng, lãng phí, tiêu cực, các vụ việc
chuyển hồ sơ sang cơ quan chức năng có thẩm quyền xác minh, làm rõ, xử lý vi phạm
được phát hiện trong quá trình kiểm toán (nếu
có).
24. Hồ sơ, tài liệu liên
quan đến kết quả chấm điểm và xếp loại thành viên Đoàn kiểm toán và Đoàn kiểm
toán.
25. Các tài liệu khác có
liên quan đến hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán (nếu có).
Điều
5. Hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán
1. Các báo cáo được kiểm
toán, kiểm tra, đối chiếu như: Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách,
báo cáo quyết toán vốn đầu tư và các báo cáo khác có liên quan đến số liệu và
thông tin tại Biên bản kiểm toán, Biên bản kiểm tra, đối chiếu (phù hợp với lĩnh vực hoặc cuộc kiểm toán cụ thể).
2. Kế hoạch kiểm toán chi
tiết; Tờ trình kèm các tài liệu liên quan đến điều chỉnh, bổ sung Kế hoạch kiểm
toán chi tiết và Kế hoạch kiểm toán chi tiết điều chỉnh, bổ sung (nếu có).
3. Tờ trình Kế hoạch kiểm
tra, đối chiếu; Công văn gửi Kế hoạch kiểm tra, đối chiếu; Kế hoạch kiểm tra hiện
trường (nếu có).
4. Văn bản yêu cầu đơn vị
được kiểm toán, kiểm tra, đối chiếu; cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan
cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết phục vụ công tác kiểm toán và kiểm tra,
đối chiếu (nếu có).
5. Nhật ký kiểm toán.
6. Tờ trình xin ý kiến về
hoạt động kiểm toán của Tổ kiểm toán và văn bản cho ý kiến của Trưởng Đoàn kiểm
toán hoặc người có thẩm quyền (nếu có).
7. Các văn bản, tài liệu
chỉ đạo, điều hành đối với Tổ kiểm toán trong quá trình kiểm toán (nếu có).
8. Báo cáo định kỳ và báo
cáo đột xuất (nếu có) của Tổ kiểm toán gửi Trưởng Đoàn kiểm toán, Thủ trưởng đơn
vị chủ trì cuộc kiểm toán.
9. Bằng chứng kiểm toán
liên quan đến các số liệu, thông tin trình bày tại Biên bản kiểm toán và các
phát hiện kiểm toán làm cơ sở cho kết luận, kiến nghị kiểm toán.
10. Biên bản xác nhận số
liệu và tình hình kiểm toán.
11. Biên bản kiểm toán của
các đơn vị trực thuộc; Biên bản kiểm tra, đối chiếu; Biên bản làm việc; Biên bản
kiểm tra hiện trường (nếu có).
12. Biên bản họp Tổ kiểm
toán.
13. Dự thảo Biên bản kiểm
toán của Tổ kiểm toán trình Trưởng Đoàn kiểm toán phê duyệt; dự thảo Biên bản
kiểm toán trình Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán cho ý kiến chỉ đạo trước
khi tổ chức thông qua đơn vị (nếu có).
14. Dự thảo Biên bản kiểm
toán của Tổ kiểm toán tại cuộc họp thông qua (hoặc
gửi lấy ý kiến) với đơn vị được kiểm toán.
15. Văn bản tham gia ý kiến
của đơn vị được kiểm toán về dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán; các
văn bản giải trình của đơn vị được kiểm toán, của cơ quan, tổ chức, cá nhân có
liên quan và bằng chứng kèm theo (nếu có).
16. Biên bản họp thông qua
dự thảo Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán với đơn vị được kiểm toán (trường hợp tổ chức họp thông qua dự thảo Biên bản kiểm toán
với đơn vị được kiểm toán).
17. Văn bản tiếp thu, giải
trình của Tổ kiểm toán đối với ý kiến tham gia của đơn vị được kiểm toán vào dự
thảo Biên bản kiểm toán (nếu có).
18. Biên bản kiểm toán của
Tổ kiểm toán.
19. Tờ trình của Tổ trưởng
Tổ kiểm toán về việc phát hành Thông báo kết quả kiểm toán; Thông báo kết quả
kiểm toán; Thông báo kết luận, kiến nghị kiểm toán (nếu có).
20. Các hồ sơ, tài liệu có
liên quan đối với vụ việc có dấu hiệu tham nhũng, lãng phí, tiêu cực, các vụ việc
chuyển hồ sơ sang cơ quan chức năng có thẩm quyền xác minh, làm rõ, xử lý vi phạm
được phát hiện trong quá trình kiểm toán (nếu
có).
21. Tài liệu khác có liên
quan đến hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán (nếu có).
Điều
6. Hồ sơ theo dõi, kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán
1. Hồ sơ theo dõi việc thực
hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán
a) Báo cáo của đơn vị được
kiểm toán về việc thực hiện các kết luận, kiến nghị kiểm toán.
b) Tài liệu, bằng chứng có
liên quan đến việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán.
c) Các Báo cáo tổng hợp kết
quả thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán hàng quý, năm và đột xuất theo yêu
cầu của Tổng Kiểm toán nhà nước.
d) Các tài liệu, hồ sơ
khác liên quan đến việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán (nếu có).
2. Hồ sơ cuộc kiểm tra việc
thực hiện các kết luận, kiến nghị kiểm toán
a) Dự thảo Quyết định kèm
Kế hoạch kiểm tra; Văn bản kiểm soát, thẩm định dự thảo Quyết định kèm Kế hoạch
kiểm tra; Văn bản tiếp thu, giải trình ý kiến thẩm định dự thảo Quyết định kèm
Kế hoạch kiểm tra; Biên bản họp thẩm định dự thảo Quyết định kèm Kế hoạch kiểm
tra (nếu có).
b) Kế hoạch kiểm tra; Kế
hoạch kiểm tra điều chỉnh, bổ sung được cấp có thẩm quyền phê duyệt (nếu có).
c) Quyết định kiểm tra;
Quyết định kiểm tra điều chỉnh, bổ sung được cấp có thẩm quyền phê duyệt (nếu có).
d) Biên bản kiểm tra.
đ) Biên bản họp của Đoàn
kiểm tra, Tổ kiểm tra (nếu có).
e) Dự thảo Báo cáo kiểm
tra.
g) Báo cáo kiểm soát, thẩm
định dự thảo Báo cáo kiểm tra; Báo cáo tiếp thu, giải trình của Đoàn kiểm tra;
Biên bản họp thẩm định dự thảo Báo cáo kiểm tra (nếu có).
h) Công văn gửi dự thảo
Báo cáo kiểm tra; Văn bản giải trình của đơn vị được kiểm tra (nếu có).
i) Văn bản chỉ đạo của cấp
có thẩm quyền đối với hoạt động của Đoàn kiểm tra (nếu có).
k) Công văn kèm Báo cáo kiểm
tra gửi đơn vị được kiểm tra.
l) Các văn bản của Kiểm
toán nhà nước gửi đơn vị được kiểm toán và các tổ chức, cá nhân liên quan về những
vấn đề có liên quan đến việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán (nếu có).
m) Quyết định xử phạt vi
phạm hành chính; Biên bản vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm hành chính
của đơn vị được kiểm toán liên quan đến thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán
của Kiểm toán nhà nước; Quyết định cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt vi phạm
hành chính và các tài liệu liên quan kèm theo (nếu
có).
n) Tài liệu, bằng chứng có
liên quan đến việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán.
Điều
7. Hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện trong hoạt động kiểm toán
1. Hồ sơ giải quyết khiếu
nại
a) Đơn khiếu nại;
b) Tài liệu, chứng cứ do
các bên cung cấp;
c) Biên bản kiểm tra, xác
minh, kết luận, kết quả giám định, báo cáo kết quả xác minh (nếu có);
d) Biên bản tổ chức đối
thoại (nếu có);
đ) Ý kiến tư vấn của Hội đồng
(nếu có);
e) Quyết định giải quyết
khiếu nại;
g) Các tài liệu khác có
liên quan.
2. Hồ sơ trả lời kiến nghị
kiểm toán
a) Văn bản kiến nghị;
b) Tài liệu, chứng cứ do
các bên cung cấp;
c) Biên bản kiểm tra, xác
minh, kết luận, kết quả giám định (nếu có);
d) Ý kiến tư vấn của Hội đồng
(nếu có);
đ) Công văn trả lời kiến
nghị;
e) Các tài liệu khác có
liên quan.
3. Hồ sơ, tài liệu liên
quan đến khởi kiện trong hoạt động kiểm toán nhà nước được lập theo quy định của
pháp luật về tố tụng và quy định của Kiểm toán nhà nước (nếu có).
Điều
8. Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán
1. Kiểm soát chất lượng kiểm
toán của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán
a) Các văn bản tổ chức thực
hiện kiểm soát chất lượng kiểm toán, như: Kế hoạch kiểm soát, các văn bản chỉ đạo
liên quan đến tổ chức thực hiện kiểm soát chất lượng kiểm toán...
b) Báo cáo kiểm soát chất
lượng kiểm toán, Biên bản làm việc và các tài liệu, giấy tờ làm việc liên quan
đến công tác kiểm soát chất lượng kiểm toán (ngoài
tài liệu quy định tại dấu (-) thứ 2 điểm a khoản 2, 11 Điều 4 và
điểm a khoản 2 Điều 6 của Thông tư này).
2. Các Biên bản làm việc,
Báo cáo kiểm tra, thanh tra, kết quả kiểm soát và các hồ sơ, tài liệu khác của
các Đoàn kiểm tra, thanh tra, kiểm soát (nếu
có).
Chương
III
CHẾ ĐỘ NỘP LƯU, BẢO QUẢN,
KHAI THÁC VÀ HUỶ HỒ SƠ KIỂM TOÁN
Điều
9. Nộp lưu hồ sơ kiểm toán
1. Lập danh mục hồ sơ
a) Mỗi Đoàn kiểm toán (theo Quyết định kiểm toán) lập một bộ hồ sơ kiểm toán và lưu theo năm kiểm toán (theo năm của Quyết định kế hoạch kiểm toán năm và Quyết định
điều chỉnh).
b) Hồ sơ theo dõi, kiểm
tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán được lập và lưu theo từng năm thực
hiện và chi tiết theo từng Đoàn kiểm toán.
c) Hồ sơ giải quyết khiếu
nại, kiến nghị kiểm toán được tập hợp và lưu trữ theo từng lần giải quyết vụ việc.
d) Hồ sơ phải được sắp xếp
theo một trình tự hợp lý (theo trình tự thời
gian và diễn biến công việc), bao gồm: Tên
tài liệu, trích yếu nội dung, thời gian của văn bản, tài liệu, thứ tự, số trang
của văn bản, tài liệu được sắp xếp trong hồ sơ (chi tiết tại Phụ lục I, II, III kèm theo Thông tư này).
đ) Trường hợp Đoàn kiểm
toán, Tổ kiểm toán có điều chỉnh (như: Dừng
hoặc tạm dừng thực hiện kiểm toán...), danh
mục hồ sơ được lập theo quy định đến thời điểm cấp có thẩm quyền cho phép điều
chỉnh.
2. Thời hạn lập danh mục
và nộp lưu hồ sơ
a) Hồ sơ Đoàn kiểm toán:
Chậm nhất 45 ngày kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán.
b) Hồ sơ theo dõi, kiểm
tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày
kết thúc năm thực hiện.
c) Hồ sơ giải quyết khiếu
nại, kiến nghị kiểm toán: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày ra quyết định giải
quyết khiếu nại hoặc ngày ký công văn về việc trả lời kiến nghị kiểm toán.
3. Trước khi nộp kho lưu
trữ theo quy định, hồ sơ kiểm toán được lưu trữ tại phòng/bộ phận trực thuộc
đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quyết định và phải bảo đảm các điều kiện về an
toàn, bảo mật theo quy định.
4. Chậm nhất 1 năm kể từ
ngày Báo cáo kiểm toán được phát hành (đối với
hồ sơ Đoàn kiểm toán), từ ngày ra quyết định
giải quyết khiếu nại hoặc ngày ký công văn về việc trả lời kiến nghị kiểm toán (đối với hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị kiểm toán), hoặc 31/12 năm tiếp theo (đối
với hồ sơ theo dõi thực hiện kiến nghị kiểm toán) đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm nộp hồ sơ vào kho
lưu trữ theo quy định tại Điều 10 Thông tư này. Trường hợp cần
thiết giữ lại để phục vụ công việc thì thực hiện theo quy định tại Quy chế công
tác văn thư lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.
5. Thủ trưởng đơn vị chủ
trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc nộp lưu hồ sơ kiểm
toán theo đúng quy định của Kiểm toán nhà nước. Trưởng Đoàn kiểm toán, Trưởng
Đoàn kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán, phòng/bộ phận được giao
theo dõi việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán, phòng/bộ phận được giao
giải quyết khiếu nại, kiến nghị trong hoạt động kiểm toán có trách nhiệm tổ chức
rà soát, phân loại, lập danh mục và nộp hồ sơ theo quy định; việc nộp lưu, bảo
quản, khai thác và huỷ hồ sơ kiểm toán thuộc danh mục bí mật nhà nước thực hiện
theo quy định tại Điều 13 của Thông tư này.
Hồ sơ kiểm soát chất lượng
kiểm toán được tập hợp, lưu trữ cùng hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán, Đoàn
kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán; hồ sơ giải quyết khiếu nại,
kiến nghị và khởi kiện trong hoạt động Kiểm toán nhà nước được tập hợp, lưu trữ
cùng hồ sơ theo dõi việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán.
6. Đối với các hồ sơ, tài
liệu có liên quan phát sinh sau khi hồ sơ kiểm toán được lưu trữ theo quy định,
chậm nhất 45 ngày kể từ ngày hoàn thành xử lý công việc, đơn vị chủ trì cuộc kiểm
toán có trách nhiệm nộp và lưu bổ sung vào hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước.
7. Việc số hóa, tạo lập,
quản lý và lưu trữ hồ sơ kiểm toán điện tử được thực hiện theo quy định của pháp
luật và của Kiểm toán nhà nước. Các hồ sơ, tài liệu kiểm toán được tạo lập dưới
dạng dữ liệu điện tử nếu đảm bảo yêu cầu pháp lý về tài liệu điện tử theo quy định
của pháp luật và Kiểm toán nhà nước thì được công nhận tính hợp pháp đại diện
cho tài liệu gốc và tích hợp lưu trữ vào hồ sơ kiểm toán điện tử của Kiểm toán
nhà nước.
8. Việc nộp lưu hồ sơ kiểm
toán vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia được thực hiện theo quy định của pháp
luật và của Kiểm toán nhà nước.
Điều
10. Bảo quản hồ sơ kiểm toán
1. Hồ sơ kiểm toán phải được
bảo quản đầy đủ, an toàn, bảo mật, sắp xếp khoa học để dễ quản lý, khai thác, sử
dụng. Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ số phải được bảo quản an toàn, xác thực,
bảo mật trên các phương tiện lưu trữ, bảo đảm giá trị pháp lý, tính đầy đủ,
toàn vẹn, bảo đảm an toàn và bảo mật trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng
theo quy định của pháp luật và của Kiểm toán nhà nước về bảo quản tài liệu lưu
trữ số.
2. Hồ sơ kiểm toán được bảo
quản tại kho lưu trữ cơ quan Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước
trực tiếp quản lý (đối với hồ sơ kiểm toán của
Kiểm toán nhà nước chuyên ngành và các đơn vị tham mưu), kho lưu trữ các Kiểm toán nhà nước khu vực (đối với hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước khu vực).
3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ
kiểm toán thực hiện theo quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ tài liệu lĩnh vực
kiểm toán nhà nước. Đối với hồ sơ có chứa bí mật nhà nước thời hạn lưu trữ được
thực hiện theo quy định của pháp luật và của Kiểm toán nhà nước về bảo vệ bí mật
Nhà nước.
Điều
11. Khai thác hồ sơ kiểm toán
1. Đối tượng được khai
thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán được thực hiện theo quy định của pháp luật và Quy
chế công tác văn thư lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.
2. Thẩm quyền cho phép và
thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán
a) Hồ sơ kiểm toán đã bàn
giao về kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và các Kiểm toán nhà nước khu vực:
Thẩm quyền cho phép và thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán thực hiện
theo quy định tại Quy chế công tác văn thư lưu trữ Kiểm toán nhà nước.
b) Hồ sơ kiểm toán chưa được
bàn giao về kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và các Kiểm toán nhà nước khu vực:
(i) Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài Kiểm toán nhà nước phải được sự đồng
ý của Tổng Kiểm toán nhà nước; (ii) Đối với công chức, viên chức và người lao động
thuộc Kiểm toán nhà nước do Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán quyết định.
Điều
12. Huỷ hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán đã hết thời
hạn lưu trữ, nếu không có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được
huỷ theo quy định của pháp luật và Quy chế công tác văn thư lưu trữ Kiểm toán
nhà nước. Quy trình tiêu huỷ hồ sơ kiểm toán được thực hiện theo quy định của
Kiểm toán nhà nước.
Điều
13. Nộp lưu, bảo quản, khai thác và huỷ hồ sơ kiểm toán thuộc danh mục bí mật
nhà nước
Chế độ nộp lưu, bảo quản,
cung cấp, sao, chụp, chuyển giao, thống kê, khai thác và huỷ hồ sơ kiểm toán
thuộc danh mục bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của Kiểm toán nhà
nước và các quy định văn bản pháp luật có liên quan. Trường hợp trong hồ sơ kiểm
toán có một hoặc một số tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước thì chỉ những
tài liệu này được thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các tài liệu
kiểm toán còn lại thực hiện theo quy định hiện hành.
Chương
IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều
14. Hiệu lực thi hành
1. Thông tư này có hiệu lực
thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2026.
2. Quyết định số 09/2024/QĐ-KTNN ngày
27/12/2024 của Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành Quy định danh mục hồ sơ kiểm
toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và huỷ hồ sơ kiểm toán hết hiệu lực kể
từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành.
Điều
15. Trách nhiệm thi hành
Thủ trưởng các đơn vị trực
thuộc Kiểm toán nhà nước, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách
nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này. Trong quá trình thực hiện có vướng mắc đề
nghị các tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Kiểm toán nhà nước (qua Vụ
Chính sách kiểm toán nhà nước) để tổng hợp báo cáo Tổng Kiểm toán nhà nước
xem xét, quyết định.
|
Nơi nhận:
- Ban Bí thư
Trung ương Đảng;
- Chủ tịch Quốc hội, các Phó Chủ tịch Quốc hội;
- Ủy ban Thường vụ Quốc hội;
- Văn phòng Trung ương Đảng;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Văn phòng Chính phủ;
- Văn phòng Quốc hội;
- Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội;
- Các bộ, cơ quan ngang bộ;
- HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Cục Kiểm tra văn bản và Tổ chức thi hành pháp luật - Bộ Tư pháp;
- Công báo; Cổng thông tin điện tử Chính phủ;
- Cổng thông tin điện tử KTNN;
- Lãnh đạo KTNN, các đơn vị trực thuộc KTNN;
- Lưu: VT, Vụ Chính sách KTNN (02).
|
TỔNG KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
Nguyễn Hữu Nghĩa
|
PHỤ LỤC I
DANH MỤC HỒ SƠ KIỂM TOÁN CỦA ĐOÀN
KIỂM TOÁN... (Ghi tên theo quyết định kiểm toán)
(Kèm theo Thông tư số 09/2026/TT-KTNN ngày 15/9/2026 của Tổng Kiểm toán nhà
nước)
|
STT
|
Mã tài liệu(1)
|
Số kí hiệu văn bản(2)
|
Ngày văn bản
|
Đơn vị phát hành văn bản
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Hình thức(3)
|
Trạng thái tài liệu(4)
|
Số trang
|
Ghi chú
|
|
Từ số
|
đến số
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
I
|
DANH MỤC HỒ SƠ KIỂM
TOÁN CHUNG CỦA ĐOÀN KIỂM TOÁN
|
|
1
|
|
|
|
|
Các tài liệu thu thập
được trong quá trình khảo sát, lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
|
|
|
|
|
|
|
1.1
|
|
|
|
|
Đề cương khảo sát thu
thập thông tin
|
|
|
|
|
|
|
1.1.1
|
|
|
|
|
Tài liệu…
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
1.2
|
|
|
|
|
Các báo cáo về số liệu,
tình hình của đơn vị được kiểm toán giai đoạn khảo sát
|
|
|
|
|
|
|
1.2.1
|
|
|
|
|
Tài liệu…
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
Các dự thảo Kế hoạch
kiểm toán và các văn bản kiểm soát, thẩm định, xét duyệt dự thảo Kế hoạch kiểm
toán
|
|
|
|
|
|
|
2.1
|
|
|
|
|
Xét duyệt của Thủ trưởng
đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán
|
|
|
|
|
|
|
2.1.1
|
|
|
|
|
Tài liệu…
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
2.2
|
|
|
|
|
Xét duyệt của Tổng Kiểm
toán nhà nước
|
|
|
|
|
|
|
2.2.1
|
|
|
|
|
Tài liệu…
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
Tờ trình kèm Kế hoạch
kiểm toán tổng quát đã hoàn thiện đề nghị ban hành quyết định kiểm toán; Tờ trình
kèm Kế hoạch kiểm toán tổng quát điều chỉnh, bổ sung và các tài liệu có liên
quan
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II
|
DANH MỤC HỒ SƠ KIỂM
TOÁN CHI TIẾT CỦA TỔ KIỂM TOÁN
|
|
II.1
|
Tổ kiểm toán … (ghi tên Tổ kiểm toán theo tên tại Kế hoạch kiểm toán tổng
quát được phê duyệt)
|
|
|
|
|
|
|
A
|
Tổ kiểm toán … tại
đơn vị…
|
|
|
|
|
|
|
|
1
|
|
|
|
|
Các báo cáo được kiểm
toán, kiểm tra, đối chiếu
|
|
|
|
|
|
|
1.1
|
|
|
|
|
Tài liệu…
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
Kế hoạch kiểm toán
chi tiết và Tờ trình kèm Kế hoạch kiểm toán chi tiết điều chỉnh, bổ sung
|
|
|
|
|
|
|
2.1
|
|
|
|
|
Tài liệu …
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
Tờ trình Kế hoạch kiểm
tra, đối chiếu; Công văn gửi Kế hoạch kiểm tra, đối chiếu; Kế hoạch kiểm tra
hiện trường
|
|
|
|
|
|
|
3.1
|
|
|
|
|
Tài liệu …
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
4
|
|
|
|
|
Văn bản yêu cầu đơn vị
được kiểm toán, kiểm tra, đối chiếu; cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan
cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết phục vụ công tác kiểm toán và kiểm
tra, đối chiếu
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
B
|
Tổ kiểm toán … tại
đơn vị...
|
…
|
|
|
|
|
|
|
…
|
...
|
…
|
|
|
|
|
|
|
II.2
|
Tổ kiểm toán … (Ghi tên Tổ kiểm toán theo tên tại Kế hoạch kiểm toán tổng
quát được phê duyệt)
|
|
|
|
|
|
|
…
|
...
|
…
|
|
|
|
|
|
|
III
|
DANH MỤC HỒ SƠ KIỂM
SOÁT CHẤT LƯỢNG KIỂM TOÁN
|
|
1
|
|
|
|
|
Các văn bản liên quan
đến tổ chức thực hiện kiểm soát chất lượng kiểm toán
|
|
|
|
|
|
|
1.1
|
|
|
|
|
Tài liệu …
|
|
|
|
|
|
|
1.2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
Báo cáo kiểm soát chất
lượng kiểm toán và các loại tài liệu, giấy tờ làm việc liên quan đến hồ sơ kiểm
soát chất lượng kiểm toán
|
|
|
|
|
|
|
2.1
|
|
|
|
|
Tài liệu …
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
* Lưu ý:
(1) Đoàn kiểm toán lập danh
mục và lưu hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán trên cơ sở hồ sơ tài liệu
hiện có theo danh mục hồ sơ kiểm toán quy định tại Điều 4 của Thông
tư này.
(2) Tổ kiểm toán lập danh mục
và lưu hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán theo danh mục hồ sơ kiểm toán
được quy định tại Điều 5 của Thông tư này; trường hợp không
thành lập Tổ kiểm toán, hồ sơ kiểm toán chi tiết được lập danh mục và lưu như hồ
sơ chi tiết của Tổ kiểm toán.
(3) Hồ sơ kiểm toán chi tiết
của Tổ kiểm toán lập và lưu theo thứ tự từng Tổ kiểm toán; trong từng Tổ kiểm
toán lưu theo từng đơn vị được kiểm toán tại Quyết định kiểm toán và theo trình
tự thời gian thực hiện.
PHỤ LỤC II
DANH MỤC HỒ SƠ THEO DÕI, KIỂM TRA
THỰC HIỆN KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ KIỂM TOÁN; HỒ SƠ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, KIẾN NGHỊ
VÀ KHỞI KIỆN
NĂM ...... (ghi theo năm thực hiện)
(Kèm theo Thông tư số 09/2026/TT-KTNN ngày 15/9/2026 của Tổng Kiểm toán nhà
nước)
|
STT
|
Mã tài liệu(1)
|
Số kí hiệu văn bản(2)
|
Ngày văn bản
|
Đơn vị phát hành văn bản
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Hình thức(3)
|
Trạng thái tài liệu(4)
|
Số trang
|
Ghi chú
|
|
Từ số
|
đến số
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
I
|
DANH MỤC HỒ SƠ THEO
DÕI, KIỂM TRA THỰC HIỆN KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ KIỂM TOÁN
|
|
I.1
|
|
|
|
|
Hồ sơ theo dõi việc
thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán
|
|
|
|
|
|
|
1
|
|
|
|
|
Báo cáo của đơn vị được
kiểm toán về việc thực hiện các kết luận, kiến nghị kiểm toán
|
|
|
|
|
|
|
1.1
|
|
|
|
|
Tài liệu …
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
Tài liệu, bằng chứng
có liên quan đến việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán
|
|
|
|
|
|
|
2.1
|
|
|
|
|
Tài liệu …
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
II.2
|
|
|
|
|
Hồ sơ cuộc kiểm tra
việc thực hiện các kết luận, kiến nghị kiểm toán
|
|
|
|
|
|
|
1
|
|
|
|
|
Dự thảo Kế hoạch kiểm
tra; văn bản kiểm soát, thẩm định Kế hoạch kiểm tra; văn bản tiếp thu, giải
trình ý kiến thẩm định Kế hoạch kiểm tra; Biên bản họp thẩm định dự thảo Kế
hoạch kiểm tra
|
|
|
|
|
|
|
1.1
|
|
|
|
|
Tài liệu …
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
Kế hoạch kiểm tra; kế hoạch
kiểm tra điều chỉnh, bổ sung
|
|
|
|
|
|
|
2.1
|
|
|
|
|
Tài liệu …
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
Quyết định kiểm tra; Quyết
định kiểm tra điều chỉnh, bổ sung
|
|
|
|
|
|
|
3.1
|
|
|
|
|
Tài liệu …
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
II
|
DANH MỤC HỒ SƠ GIẢI
QUYẾT KHIẾU NẠI, KIẾN NGHỊ VÀ KHỞI KIỆN
|
|
II.1
|
|
|
|
|
Hồ sơ giải quyết khiếu
nại
|
|
|
|
|
|
|
1
|
|
|
|
|
Đơn khiếu nại
|
|
|
|
|
|
|
1.1
|
|
|
|
|
Tài liệu …
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
Tài liệu, chứng cứ do
các bên cung cấp
|
|
|
|
|
|
|
2.1
|
|
|
|
|
Tài liệu …
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
Biên bản kiểm tra,
xác minh, kết luận, kết quả giám định, báo cáo kết quả xác minh
|
|
|
|
|
|
|
3.1
|
|
|
|
|
Tài liệu …
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
II.2
|
|
|
|
|
Hồ sơ trả lời kiến
nghị kiểm toán
|
|
|
|
|
|
|
1
|
|
|
|
|
Văn bản kiến nghị
|
|
|
|
|
|
|
1.1
|
|
|
|
|
Tài liệu …
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
Tài liệu, chứng cứ do
các bên cung cấp
|
|
|
|
|
|
|
2.1
|
|
|
|
|
Tài liệu …
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
Biên bản kiểm tra,
xác minh, kết luận, kết quả giám định
|
|
|
|
|
|
|
3.1
|
|
|
|
|
Tài liệu …
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
II.3
|
|
|
|
|
Hồ sơ, tài liệu liên
quan đến khởi kiện trong hoạt động Kiểm toán nhà nước
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
* Lưu ý:
(1) Đoàn kiểm tra thực hiện
kết luận, kiến nghị kiểm toán, phòng/bộ phận được giao theo dõi việc thực hiện
kết luận, kiến nghị kiểm toán lập danh mục và lưu hồ sơ theo dõi, kiểm tra thực
hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán trên cơ sở hồ sơ tài liệu hiện có theo danh mục
hồ sơ quy định tại Điều 6 của Thông tư này.
(2) Phòng/bộ phận được
giao giải quyết khiếu nại, kiến nghị trong hoạt động kiểm toán lập danh mục và
lưu hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện trong hoạt động kiểm
toán trên cơ sở hồ sơ tài liệu hiện có theo danh mục hồ sơ quy định tại Điều 7 của Thông tư này.
PHỤ LỤC III
HƯỚNG DẪN LẬP DANH MỤC HỒ SƠ VÀ
ĐÁNH MÃ TÀI LIỆU TẠI PHỤ LỤC I VÀ II
(Kèm theo Thông tư số 09/2026/TT-KTNN ngày
15/9/2026 của Tổng KTNN)
1. Phương pháp lập
Hồ sơ kiểm toán được lập
theo mẫu biểu tại Phụ lục I; Hồ sơ theo dõi, kiểm tra thực hiện kết luận kiến
nghị kiểm toán và hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện trong hoạt
động kiểm toán được lập theo mẫu biểu tại Phụ lục II theo quy tắc sau: Danh mục
hồ sơ được lập, đánh số thứ tự và sắp xếp theo trật tự căn cứ theo Điều 4, 5, 6, 7 và 8 tại Thông tư này.
(1) Mã tài liệu được tự động xuất ra từ phần mềm. Người lập hồ
sơ giấy có trách nhiệm in/dán mã tài liệu được xuất ra từ phần mềm lên tài liệu
thuộc danh mục hồ sơ;
(2) Ghi số ký hiệu có trên văn bản;
(3) Lựa chọn một trong các hình thức: Bản gốc, bản chính, bản
sao, bản sao y,...
(4) Lựa chọn một trong các trạng thái: Tài liệu giấy, tài liệu
điện tử, tài liệu mật.
2. Cách đánh mã tài liệu
của danh mục hồ sơ
Tất cả các hồ sơ, tài liệu
trong danh mục hồ sơ quy định tại Điều 4, 5, 6,
7 và 8 của Thông tư này trước khi nộp lưu được quy định như sau:
- Người lập hồ sơ (bản giấy) có trách nhiệm
in/dán mã vào tất cả các hồ sơ, tài liệu trước khi lập danh mục và nộp lưu. Mã
tài liệu được xuất ra từ hệ thống quét mã vạch hồ sơ kiểm toán trong phần mềm số
hóa và quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử.
- Vị trí in/dán mã tài liệu:
Theo quy định của Kiểm toán nhà nước về Hệ thống mẫu biểu hồ sơ kiểm toán.
- Quy tắc tạo mã được thiết
lập trên hệ thống quét mã vạch hồ sơ kiểm toán trong phần mềm số hóa và quản lý
hồ sơ kiểm toán điện tử.
- Thành phần tạo mã tài liệu
bao gồm các thông tin sau:
Quy tắc tạo mã tài liệu gồm
các thành phần sau: (1)-(2)-(3)-(4)-(5).
Trong đó:
(1) Mã đơn vị chủ trì kiểm
toán: Là mã định danh theo quy định của Kiểm toán nhà nước.
(2) Mã cuộc kiểm toán: Phần
mềm tự sinh đảm bảo mỗi cuộc kiểm toán được định danh duy nhất.
(3) Mã loại hồ sơ kiểm
toán: Quy định cho mỗi loại hồ sơ trong danh mục hồ sơ kiểm toán của một cuộc
kiểm toán (1: hồ sơ chung của Đoàn kiểm
toán, 2: hồ sơ chi tiết của Tổ kiểm toán, 3: hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận,
kiến nghị kiểm toán, 4: hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện
trong hoạt động kiểm toán, 5: hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán). Trường hợp bổ sung thêm loại hồ sơ thì mã hồ sơ được cấp
theo nguyên tắc tăng dần.
(4) Mã đơn vị được kiểm
toán (đối với hồ sơ kiểm toán chi tiết): Phần mềm tự sinh đảm bảo mỗi đơn vị được kiểm toán được định
danh duy nhất.
(5) Mã loại tài liệu: Gồm
2 phần được quy định như sau: (i) Mã nhóm/loại tài liệu là số thứ tự của phần
chữ in đậm trong bảng danh mục hồ sơ kiểm toán; (ii) STT tài liệu là số thứ tự
tự động tăng theo số lượng các tài liệu chi tiết của một loại tài liệu.