Quyết định 515/QĐ-UBCK năm 2012 Quy trình công bố thông tin

• Số hiệu: 515/QĐ-UBCK
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước
• Người ký: Vũ Bằng
• Ngày ban hành: 25/06/2012

BỘ TÀI CHÍNH ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 515/QĐ-UBCK	Hà Nội, ngày 25 tháng 06 năm 2012

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG BỐ THÔNG TIN TRÊN CỐNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC VÀ BÁO CÁO ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC CHO CÁC ĐỐI TƯỢNG THAM GIA THỊ TRƯỜNG CHỨNG KHOÁN

CHỦ TỊCH ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Chứng khoán số 70/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung Luật Chứng khoán số 62/2010/QH12 ngày 24/11/2010;

Căn cứ Quyết định số 112/2009/QĐ-TTg ngày 11/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Thông tư số 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc công bố thông tin trên thị trường chứng khoán;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Phát triển thị trường,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình thực hiện công bố thông tin trên cổng thông tin điện tử của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước và báo cáo Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cho các đối tượng tham gia thị trường chứng khoán.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ủy ban Chứng khoán Nhà nước; Sở giao dịch chứng khoán, Trung tâm lưu ký chứng khoán và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu: VT, PTTT.

CHỦ TỊCH Vũ Bằng

QUY TRÌNH

THỰC HIỆN CÔNG BỐ THÔNG TIN TRÊN CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC VÀ BÁO CÁO ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC CHO CÁC ĐỐI TƯỢNG THAM GIA THỊ TRƯỜNG CHỨNG KHOÁN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 515/QĐ-UBCK ngày 25 tháng 6 năm 2012 của Chủ tịch Ủy ban Chứng khoán Nhà nước)

Thực hiện Thông tư số 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc công bố thông tin trên thị trường chứng khoán (Thông tư 52/2012/TT-BTC), Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN) hướng dẫn các đối tượng chịu sự điều chỉnh của Thông tư thực hiện công bố thông tin trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN và báo cáo UBCKNN như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Đối tượng công bố thông tin trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN và báo cáo UBCKNN

Công ty đại chúng, tổ chức phát hành (ngoại trừ trường hợp phát hành trái phiếu được Chính phủ bảo lãnh), công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ, Sở giao dịch chứng khoán (SGDCK), Trung tâm lưu ký chứng khoán (TTLKCK) và người có liên quan.

2. Hình thức chuyển tải thông tin

a) Định dạng thông tin

Thông tin do các đối tượng tham gia thị trường chứng khoán gửi công bố trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN và báo cáo UBCKNN được chuyển tải dưới dạng:

- Văn bản (bản chính có đầy đủ dấu và chữ ký hợp lệ theo quy định của pháp luật);

- File dữ liệu điện tử (yêu cầu định dạng: File tài liệu được định dạng dưới dạng file.doc và file.xls phải có đầy đủ tên và chức vụ của người ký văn bản, số hiệu, ngày tháng văn bản; file.pdf phải có chữ ký và dấu đỏ của công ty).

b) Cách thức gửi thông tin:

- Đối tượng công bố thông tin có trách nhiệm gửi thông tin bằng văn bản qua đường bưu điện đến UBCKNN hoặc gửi trực tiếp tại trụ sở UBCKNN, đồng thời gửi thông tin dưới dạng file dữ liệu điện tử qua địa chỉ email cho UBCKNN.

- Trong trường hợp khẩn cấp, đối tượng công bố thông tin có thể gửi thông tin qua Fax và đồng thời gửi bản chính cho UBCKNN.

3. Nội dung thông tin cần công bố

Những thông tin được quy định tại Thông tư 52/2012/TT-BTC , bao gồm:

- Thông tin định kỳ

- Thông tin bất thường

- Thông tin theo yêu cầu

4. Người thực hiện công bố thông tin

Việc công bố thông tin của công ty chỉ do một người duy nhất thực hiện là:

- Người đại diện theo pháp luật của công ty, hoặc

- Người được uỷ quyền công bố thông tin.

Trong trường hợp Người công bố thông tin của công ty là Người được ủy quyền công bố thông tin thì người đại diện theo pháp luật của công ty vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung thông tin do người được uỷ quyền công bố thông tin công bố.

5. Địa chỉ nhận thông tin công bố trên cổng thông tin điện tử UBCKNN và báo cáo

a) Đối với tài liệu công bố thông tin hoặc báo cáo và công bố thông tin

- Địa chỉ nhận thông tin bằng văn bản: Ủy ban Chứng khoán Nhà nước - 164 Trần Quang Khải, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. (Chú ý: Ngoài phong bì ghi rõ: Công bố thông tin và Báo cáo), Số điện thoại liên lạc: 04. 39340 773; số fax: [phone].

- Địa chỉ nhận thông tin điện tử:

+ Đối với tài liệu không áp dụng chứng thư số: Gửi đến địa chỉ hòm thư [e-mail].

+ Đối với tài liệu có áp dụng chứng thư số: Gửi đến địa chỉ [e-mail] và theo hướng dẫn của UBCKNN về áp dụng chứng thư số

b) Đối với tài liệu báo cáo

- Đối với tài liệu không áp dụng chứng thư số:

Đối tượng thực hiện báo cáo gửi tài liệu bằng văn bản và tài liệu điện tử đến các vụ chức năng quản lý trực tiếp (ngoài phong bì có ghi rõ là tài liệu Báo cáo), cụ thể như sau:

+ Công ty đại chúng: Vụ Quản lý phát hành - UBCKNN số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Số điện thoại: [phone] máy lẻ 344, địa chỉ email: [e-mail].

+ Công ty chứng khoán (kể cả công ty chứng khoán đại chúng): Vụ Quản lý kinh doanh - UBCKNN số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Số điện thoại: [phone] máy lẻ 410, địa chỉ email: [e-mail].

+ Công ty quản lý quỹ (kể cả công ty quản lý quỹ đại chúng): Vụ Quản lý Quỹ - UBCKNN số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội. số điện thoại: [phone] máy lẻ 323, địa chỉ email: [e-mail].

+ SGDCK:

Ø Báo cáo liên quan đến hoạt động giám sát: Vụ Giám sát thị trường - UBCKNN số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Số điện thoại: [phone] máy lẻ 317, địa chỉ email: [e-mail].

Ø Báo cáo liên quan đến phát hành, niêm yết: Vụ Quản lý phát hành - UBCKNN số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Số điện thoại: [phone] máy lẻ 344, địa chỉ email: [e-mail].

Ø Báo cáo liên quan đến thành viên: Vụ Quản lý kinh doanh - UBCKNN số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Số điện thoại: [phone] máy lẻ 403, địa chỉ email: [e-mail].

Ø Báo cáo chung về hoạt động của SGDCK: Vụ Phát triển thị trường UBCKNN số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Số điện thoại: [phone] máy lẻ 432, địa chỉ email: [e-mail]. Trong trường hợp báo cáo chung có các nội dung quan trọng liên quan đến công tác giám sát của các Vụ chức năng thì Vụ Phát triển thị trường chuyển cho các Vụ để tham khảo.

+ TTLKCK: Vụ Phát triển thị trường - UBCKNN số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Số điện thoại: [phone] máy lẻ 432, địa chỉ email: [e-mail].

- Đối với tài liệu điện tử có áp dụng chứng thư số: Gửi đến địa chỉ [e-mail] và theo các hướng dẫn của UBCKNN về áp dụng chứng thư số.

c) Đối với gửi thông tin qua hệ thống tiếp nhận báo cáo và công bố thông tin thông qua cổng trực tuyến: Thực hiện theo các quy định và hướng dẫn của UBCKNN.

6. Thời hạn xử lý và công bố thông tin lên cổng thông tin điện tử của UBCKNN

a) Thời gian xử lý và công bố thông tin

Sau khi nhận được thông tin cần công bố của đối tượng công bố thông tin gửi đến, UBCKNN xem xét tính hợp lệ của thông tin cần công bố và tiến hành đăng lên cổng thông tin điện tử của UBCKNN nếu thông tin đó phù hợp với quy định pháp luật, cụ thể:

- Công bố thông tin định kỳ sẽ được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin cần công bố của đối tượng công bố thông tin gửi tới.

- Công bố thông tin bất thường sẽ được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN trong thời hạn 12 giờ kể từ thời điểm nhận được thông tin cần công bố của đối tượng công bố thông tin gửi tới.

- Công bố thông tin theo yêu cầu sẽ được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm nhận được thông tin cần công bố của đối tượng công bố thông tin gửi tới.

- Đối với những thông tin mà UBCKNN nhận được từ công ty gửi tới sau 15 giờ hàng ngày sẽ được tính sang ngày hôm sau.

b) Thời gian nhận thông tin công bố

- Đối với việc nhận thông tin công bố bằng văn bản: Xác định thời gian theo dấu bưu điện hoặc dấu công văn đến;

- Đối với việc nhận thông tin công bố qua fax: Là thời gian UBCKNN nhận được thông tin.

- Đối với việc nhận thông tin công bố qua Email: Thời điểm nhận văn bản điện tử được tính căn cứ trên thời gian nhận được Email hiển thị trên phần mềm nhận thư.

- Đối với việc nhận thông tin công bố qua hệ thống tiếp nhận báo cáo và công bố thông tin: Xác định thời gian trên cơ sở thời gian của máy chủ hệ thống.

7. Trách nhiệm và nghĩa vụ công bố thông tin của đối tượng công bố thông tin và báo cáo trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN

- Các đối tuợng CBTT có nghĩa vụ công bố thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời theo quy định, chịu trách nhiệm trước pháp luật về thông tin được công bố.

- Trường hợp thông tin do các đối tượng CBTT công bố gửi để công bố hoặc báo cáo không chính xác với tình hình hoạt động thực tế công ty, nếu UBCKNN phát hiện những sai phạm về tính trung thực của nội dung thông tin do công ty gửi công bố hoặc những vi phạm về công bố thông tin nói chung, công ty sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật hiện hành, đồng thời công ty phải cải chính nội dung thông tin đã công bố theo quy định của pháp luật về công bố thông tin trên thị trường chứng khoán.

II. QUY TRÌNH CÔNG BỐ THÔNG TIN

1. Đăng ký công bố thông tin trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN

- Đối với Người đại diện theo pháp luật: Công ty gửi công văn cho UBCKNN đăng ký họ và tên người đại diện theo pháp luật, địa chỉ liên hệ, số điện thoại cơ quan, điện thoại di động, địa chỉ email, số chứng minh thư/Hộ chiếu theo Phụ lục I kèm theo Quy trình này.

- Đối với người được ủy quyền công bố thông tin: Công ty gửi công văn cho UBCKNN đăng ký 01 người được ủy quyền công bố thông tin theo Phụ lục số 1 Thông tư số 52/2012/TT-BTC .

- Công ty chỉ đăng ký duy nhất 01 địa chỉ hộp thư điện tử (email) dùng để gửi thông tin công bố trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN và cung cấp Thông tin tổng quát về công ty cho UBCKNN để xây dựng mục hồ sơ doanh nghiệp trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN trước khi công ty thực hiện công bố thông tin theo Phụ lục I kèm theo Quy trình này.

Trường hợp thay đổi người được uỷ quyền công bố thông tin hoặc địa chỉ email công ty phải thông báo bằng văn bản cho UBCKNN ít nhất năm (05) ngày làm việc trước khi có sự thay đổi.

- Địa chỉ nhận đăng ký: Địa chỉ nhận đăng ký công bố thông tin: Phòng Thông tin và Quan hệ Công chúng, Văn phòng, UBCKNN 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiêm, Hà Nội (Công ty gửi trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện) đồng thời gửi file đăng ký qua email: [e-mail].

Các đối tượng thực hiện công bố thông tin và báo cáo trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN phải đăng ký chậm nhất là 20 ngày, kể từ ngày Quyết định này được ký ban hành.

2. Công bố thông tin và báo cáo trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN

a) Công bố thông tin của công ty đại chúng chưa niêm yết, tổ chức phát hành

Bước 1: Gửi thông tin đến UBCKNN

Các đối tượng thực hiện công bố thông tin gửi thông tin cần công bố theo mẫu quy định tại Phụ lục II kèm theo Quy trình này và gửi theo địa chỉ quy định tại điểm a khoản 5 Mục I Quy trình này.

Bước 2: Kiểm tra thông tin

UBCKNN (Văn phòng) có trách nhiệm tiếp nhận thông tin công bố của đối tượng công bố thông tin, đồng thời:

+ Kiểm tra về tính hợp lệ của nội dung thông tin (theo mẫu và theo nội dung thông tin quy định trong Thông tư 52/2012/TT-BTC);

+ Kiểm tra về tính chính xác của người công bố thông tin và địa chỉ gửi thông tin công bố (địa chỉ e-mail đăng ký gửi thông tin của đối tượng công bố thông tin) theo nội dung công ty đăng ký với UBCKNN;

+ Trong trường hợp cần thiết, UBCKNN liên lạc và yêu cầu người có trách nhiệm công bố thông tin của đối tượng công bố thông tin phải xác nhận lại về thông tin công ty công bố;

Bước 3: Công bố thông tin

Sau khi xem xét những thông tin mà đối tượng công bố thông tin gửi đến, nếu đúng quy định tại Thông tư 52/2012/TT-BTC , Văn phòng tiến hành công bố lên cổng thông tin điện tử của UBCKNN theo thời hạn quy định tại khoản 6 Mục I Quy trình này, đồng thời chuyển tài liệu cho các đơn vị chức năng theo địa chỉ quy định tại điểm b khoản 5 Mục 1 Quy trình này.

Bước 4: Cải chính thông tin

+ Công ty có trách nhiệm kiểm tra lại thông tin đã được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử UBCKNN, nếu phát hiện sai lệch công ty phải phản hồi ngay lại với UBCKNN theo số điện thoại: [phone] và kèm theo văn bản đính chính gửi trực tiếp tới hòm thư điện tử [e-mail] trong thời hạn 24 giờ, kể từ khi phát hiện ra thông tin bị sai lệch.

+ Trong trường hợp phát hiện thông tin mà đối tượng công bố gửi tới có sai lệch hoặc không đúng mẫu theo quy định, UBCKNN liên lạc với công ty để yêu cầu cải chính hoặc sửa thông tin, công ty phải kịp thời cải chính, gửi lại thông tin chính xác cho UBCKNN theo địa chỉ nhận thông tin quy định ở điểm a khoản 5 Mục I Quy trình này trong thời hạn 24 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu của UBCKNN.

b) Công bố thông tin của công ty đại chúng niêm yết (bao gồm tổ chức niêm yết, đăng ký giao dịch) và các đối tượng có liên quan đến các đối tượng này

Bước 1: Các đối tượng thực hiện công bố thông tin theo quy định của SGDCK.

Bước 2: Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của tài liệu công bố thông tin, SGDCK thực hiện công bố thông tin theo quy trình của SGDCK đồng thời chuyển tài liệu công bố thông tin của các đối tượng công bố thông tin cho UBCKNN theo địa chỉ quy định tại điểm a khoản 5 Quy trình này (dữ liệu điện tử nếu tài liệu có sử dụng chữ ký số; dữ liệu điện tử và văn bản nếu chưa áp dụng chữ ký số).

Bước 3: Sau khi nhận được tài liệu của SGDCK chuyển lại, UBCKNN (Văn phòng) thực hiện CBTT lên website của UBCKNN và chuyển tài liệu cho các Vụ chức năng theo quy định tại điểm b khoản 5 Mục I Quy trình này.

c) Những thông tin cần công bố đồng thời với nghĩa vụ báo cáo, các đối tượng thực hiện chuyển tài liệu đến địa chỉ [e-mail]. Văn phòng có nghĩa vụ tiếp nhận và công bố lên cổng thông tin điện tử của UBCKNN, đồng thời chuyển lại cho các Vụ chức năng quản lý trực tiếp theo địa chỉ quy định tại điểm b khoản 5 Mục I Quy trình này.

III. Quy trình Báo cáo

1. Công ty đại chúng, công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ, tổ chức phát hành, cổ đông lớn, cổ đông sáng lập, cổ đông nội bộ và người có liên quan; SGDCK, TTLKCK có trách nhiệm báo cáo UBCKNN theo quy định tại Thông tư 52/2012/TT-BTC .

Các đối tượng nói trên có nghĩa vụ gửi tài liệu báo cáo về các Vụ chức năng thuộc UBCKNN theo địa chỉ quy định tại điểm b khoản 5 Mục I Quy trình này.

2. Các Vụ chức năng có trách nhiệm xem xét về tính hợp lệ của tài liệu báo cáo. Nếu tài liệu báo cáo không đúng và không đảm bảo về yêu cầu, các Vụ chức năng sẽ trực tiếp liên lạc lại với tổ chức/cá nhân chịu trách nhiệm về nội dung tài liệu báo cáo để yêu cầu giải thích và cải chính, chỉnh sửa.

3. Trường hợp cần thiết, thủ trưởng các Vụ chức năng có trách nhiệm chuyển tài liệu báo cáo qua Văn phòng để công bố thông tin trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN để nhà đầu tư có thể tham khảo.

IV. Tổ chức thực hiện

1. Cục công nghệ thông tin chịu trách nhiệm hướng dẫn các đối tượng công bố thông tin đăng ký áp dụng chữ ký số; hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị thuộc UBCKNN thực hiện việc tiếp nhận và công bố thông tin; xây dựng hệ thống nhận và công bố thông tin tự động, đảm bảo hệ thống hoạt động có hiệu quả.

2. Các Vụ chức năng thực hiện nghiêm túc Quy trình nội bộ công bố thông tin trong việc nhận và lưu trữ thông tin của các đối tượng công bố thông tin liên quan đến đơn vị mình quản lý.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung xin gửi văn bản về Vụ Phát triển thị trường. Trên cơ sở ý kiến của các đơn vị, Vụ Phát triển thị trường xem xét, nghiên cứu và trình Lãnh đạo Ủy ban để xử lý.

4. Việc sửa đổi, bổ sung Quy trình này do Chủ tịch UBCKNN quyết định.

PHỤ LỤC I

MẪU ĐĂNG KÝ THỰC HIỆN CÔNG BỐ THÔNG TIN TRÊN CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA UBCKNN VÀ BÁO CÁO UBCKNN
(Ban hành kèm theo Quy trình thực hiện công bố thông tin trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN và báo cáo UBCKNN)

Tên công ty

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------------

ĐĂNG KÝ THỰC HIỆN CÔNG BỐ THÔNG TIN VÀ BÁO CÁO TRÊN CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC

Kính gửi: Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

Công ty:

Trụ sở chính:

Điện thoại:

Fax:

Công ty ... xác nhận việc đăng ký công bố thông tin và báo cáo trên cổng thông tin điện tử của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.

1. Người thực hiện công bố thông tin (Chỉ đăng ký duy nhất một người):

- Người đại diện theo pháp luật: Điện thoại di động, cố định (cơ quan), địa chỉ e- mail, số chứng minh thư; hoặc

- Người được ủy quyền công bố thông tin: Điện thoại di động, cố định (cơ quan); e- mail, số chứng minh thư (Nếu người thực hiện công bố công thông tin của công ty là người được ủy quyền, công ty phải gửi kèm theo Giấy ủy quyền thực hiện công bố thông tin theo Phụ lục số I ban hành kèm theo Thông tư số 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn về việc CBTT trên TTCK).

2. Người có liên quan tới việc công bố thông tin:

- Chủ tịch HĐQT: Điện thoại di động, cố định (cơ quan, nhà riêng), e-mail.

- Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc): Điện thoại di động, cố định (cơ quan), e-mail.

- Người đại diện theo pháp luật: Điện thoại di động, cố định (cơ quan), e-mail (Chỉ khai khi người thực hiện công bố thông tin là người được uỷ quyền).

3. Hộp thư điện tử (e-mail) đăng ký dùng gửi thông tin công bố trên cổng thông tin điện tử UBCKNN (chỉ đăng ký duy nhất 01 địa chỉ):

Email: ...

Chúng tôi xin cam kết các thông tin trên đây là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã đăng ký.

* Tài liệu đính kèm:

- Thông tin tổng quát về công ty (theo mẫu đính kèm)

- Sơ yếu lý lịch của người được ủy quyền công bố thông tin (theo mẫu đính kèm)

Ngày ... tháng ... năm ... Người đại diện theo pháp luật (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Mẫu thông tin tổng quát về công ty
(Kèm theo Phụ lục I)

STT	Nội dung	Thông tin về công ty
1	Tên tiếng Việt
2	Tên tiếng Anh
3	Tên viết tắt
4	Địa chỉ (trụ sở)
5	Điện thoại
6	Fax
7	Email
8	Cổng thông tin điện tử
9	Vốn điều lệ
10	Người đại diện theo pháp luật
11	Hội đồng quản trị
12	Ban giám đốc
13	Ban kiểm soát
14	Chi nhánh/công ty con/văn phòng đại diện (nếu có)
15	Danh sách quỹ
16	Thời gian hoạt động của quỹ
17	Mã chứng khoán
18	Sàn giao dịch
19	Ngân hàng giám sát
20	Số lượng cổ phiếu niêm yết
21	Ngành nghề kinh doanh
22	Nghiệp vụ kinh doanh
23	Giấy chứng nhận doanh nghiệp
24	Giấy phép điều chỉnh, sửa đổi bổ sung

Mẫu sơ yếu lý lịch của người được ủy quyền công bố thông tin
(Kèm theo Phụ lục I)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------

SƠ YẾU LÝ LỊCH

Họ và tên: ………………………… Nam/Nữ ………………………………………………

Ngày sinh: ……………. tháng ……….. năm …………… tại: ……………………………

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………

Địa chỉ liên hệ: ………………………………………………………………………………

Số chứng minh nhân dân: …………………….. cấp tại: …………………………………

ngày... .tháng... .năm ………….

Điện thoại: ………………………… Email: …………………………………………………

Trình độ văn hóa: ……………………………………………………………………………

Nghề nghiệp/trình độ chuyên môn: ………………………………………………………

Cấp bậc/chức vụ: ……………………………………………………………………………

THÀNH PHẦN GIA ĐÌNH

Họ và tên Bố/Mẹ/Anh/Chị/Em/Con ruột/Vợ/Chồng/ ………………………………………

Ngày sinh …………. tháng …….. năm .............. tại: ………………………………………

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: ……………………………………………………………

Địa chỉ liên hệ: …………………………………………………………………………………

Số chứng minh nhân dân: ……………………………………………………………………

Điện thoại: ………………………………………………………………………………………

Nghề nghiệp/trình độ chuyên môn: …………………….. chức vụ: ………………………

Xác nhận của chính quyền địa phương hoặc tổ chức niêm yết/đăng ký giao dịch (Ký, ghi rõ họ tên, có dấu)

Ngày … tháng … năm … Người khai (Ký, ghi rõ họ tên)

PHỤ LỤC II

MẪU CÔNG BỐ THÔNG TIN
(Ban hành kèm theo quy trình thực hiện công bố thông tin trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN và báo cáo UBCKNN)

Tên công ty

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------------

CÔNG BỐ THÔNG TIN TRÊN CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC

Kính gửi: Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

Công ty:

Trụ sở chính:

Điện thoại:

Fax:

Người thực hiện công bố thông tin:

Địa chỉ:

Điện thoại (di động, cơ quan, nhà riêng):

Fax:

Loại thông tin công bố: £ 24h £ 72h £ Yêu cầu £ Bất thường £ Định kỳ

(công ty đánh dấu X vào mục cần công bố)

Nội dung thông tin công bố: ………………………………………………………………

Chúng tôi xin cam kết các thông tin công bố trên đây là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung các thông tin đã công bố.

Ngày ... tháng ... năm ... Người thực hiện công bố thông tin (Ký, ghi rõ họ tên)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE STATE SECURITIES COMMISSION -------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness --------
No. 515/QD-UBCK	Hanoi, June 25, 2012

DECISION

ON THE PROCEDURES FOR THE SECURITIES MARKET PARTICIPANTS TO DISCLOSE INFORMATION ON THE ELECTRONIC INFORMATION PORTAL OF THE STATE SECURITIES COMMISSION AND SEND REPORTS TO THE STATE SECURITIES COMMISSION

THE PRESIDENT OF THE STATE SECURITIES COMMISSION

Pursuant to the Law on Securities No. 70/2006/QH11 on June 29, 2006;

Pursuant to the Law on amending and supplementing the Law on Securities No. 62/2010/QH12 on November 24, 2010;;

Pursuant to the Prime Minister’ Decree No. 112/2009/QD-TTg on September 11, 2009 on defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the State Securities Commission affiliated to the Ministry of Finance;

Pursuant to Circular No. 52/2012/TT-BTC on April 05, 2012 from the Ministry of Finance on the information disclosure on the securities market;

At the proposal of the Director of the Market Development Department,

...

...

...

Article 1. Promulgating together with this Decision the Procedures for the securities market participants to disclose information on the electronic information portal of the State Securities Commission and send reports to the State Securities Commission.

Article 2. This Decision takes effect as from its signing.

Article 3. The Chief officers, Heads of units affiliated to the State Securities Commission; the Stock Exchange, the Stock Depository Center, and relevant organizations, individuals are responsible to implement this Decision.

THE PRESIDENT




Vu Bang

PROCEDURES

FOR THE SECURITIES MARKET PARTICIPANTS TO DISCLOSE INFORMATION ON THE ELECTRONIC INFORMATION PORTAL OF THE STATE SECURITIES COMMISSION AND SEND REPORTS TO THE STATE SECURITIES COMMISSION

...

...

...

Implementing the Ministry of Finance’s Circular No. 52/2012/TT-BTC on April 05, 2012 guiding the information disclosure on the securities market (the Circular No. 52/2012/TT-BTC), the State Securities Commission guides the subjects within the scope of regulation of this Circular on disclosing information on the electronic information portal of the State Securities Commission and sending reports to the State Securities Commission as follows:

I. GENERAL PROVISIONS

1. Subjects disclosing information on the electronic information portal of the State Securities Commission and send reports to the State Securities Commission

Public companies, issuance organizations (except for issuing bonds guaranteed by the Government), securities companies, fund management companies, the Stock Exchange, the Stock Depository Center and relevant persons.

2. Form of information transmission

a) Information formats

The information disclosed on the electronic information portal of the State Securities Commission and reported to the State Securities Commission by the securities market participants shall be transmitted in:

- Writing (the originals with valid signs and seals as prescribed by law);

- Electronic data (format requirements: The .doc and .xls files must fully contain the name and position of the person that signs the document, the number and date; .pdf files must contain the signature and seal of the company).

...

...

...

- The subjects of information disclosure are responsible to send written information by post to the State Securities Commission or directly at the State Securities Commission office, and concurrently send electronic information by email to the State Securities Commission.

- In emergencies, the subjects of information disclosure may send information by fax and send the originals to the State Securities Commission.

3. The contents being disclosed

The information prescribed in the Circular No. 52/2012/TT-BTC including:

- Periodic information

- Irregular information

- Information on demand

4. Persons in charge of information disclosure

The information of the company shall be disclosed by only one person being:

...

...

...

- The person authorized to disclose information.

In case the person in charge of information disclosure is the person authorized to disclose information, the legal representative of the company must be responsible for the information disclosed by the authorized person.

5. Address to receive information being reported or disclosed on the electronic information portal of the State Securities Commission

a) For documents of information disclosure or report

- The address to receive written information: The State Securities Commission – 164 Tran Quang Khai, Hoan Kiem District, Hanoi. (Notes: The envelope reads:  Information disclosure and report), Telephone: [phone]; Fax: [phone].

- Address to receive electronic information:

+ For documents not applying digital certificate: [e-mail]

+ For documents applying digital certificate: send to [e-mail] and follow the guidance from the State Securities Commission on digital certificate application..

b) For reports

...

...

...

The written reports and electronic reports shall be sent to the direct functional department (the envelope reads “Report”). In particular:

+ Public companies: The Issuance Management Department – The State Securities Commission – 164 Tran Quang Khai, Hoan Kiem District, Hanoi. Telephone: [phone] - 344, email: [e-mail].

+ Securities companies (including public securities companies): The Business Management Department – the State Securities Commission - 164 Tran Quang Khai, Hoan Kiem District, Hanoi. Telephone: [phone] - 410, Email: [e-mail].

+ Fund management companies  (including public fund management companies): The Fund Management Department - The State Securities Commission - 164 Tran Quang Khai, Hoan Kiem District, Hanoi. Telephone: [phone] - 323, Email: [e-mail].

+ The Stock Exchange:

Ø Reports on supervision: The Market Supervision Department - The State Securities Commission - 164 Tran Quang Khai, Hoan Kiem District, Hanoi. Telephone: [phone] - 317, Email: [e-mail].

Ø Report on issuance and posting: The Issuance Management Department - The State Securities Commission - 164 Tran Quang Khai, Hoan Kiem District, Hanoi. Telephone: [phone] - 344, Email: [e-mail].

Ø Report on members: The Business Management Department - The State Securities Commission - 164 Tran Quang Khai, Hoan Kiem District, Hanoi. Telephone: [phone] - 403, Email: [e-mail].

Ø General reports on the operation of the Stock Exchange: The Market Development Department - The State Securities Commission - 164 Tran Quang Khai, Hoan Kiem District, Hanoi. Telephone: [phone] - 432, Email: [e-mail].

...

...

...

+ The Stock Depository Center: The Market Development Department - The State Securities Commission - 164 Tran Quang Khai, Hoan Kiem District, Hanoi. Telephone: [phone] - 432, Email: [e-mail].

- For electronic reports applying digital certificate: send to [e-mail] and follow the guidance from the State Securities Commission on digital certificate application.

c) For information sent via the information disclosure and report reception system via the online portal: follow the provisions and guidance from the State Securities Commission.

6. Time limits for processing and disclosing information on the electronic information portal of the State Securities Commission

a) Time limits for processing and disclosing information

Right after receiving the information that needs to be disclosed from the subjects of information disclosure, the State Securities Commission shall consider its validity and post it on the electronic information portal of the State Securities Commission if such information is conformable to the law provisions. In particular:

- The periodic information disclosure shall be posted on the electronic information portal of the State Securities Commission within 2 working days as from receiving the information being disclosed from the subjects of information disclosure.

- The irregular information disclosure shall be posted on the electronic information portal of the State Securities Commission within 12 hours as from receiving the information being disclosed from the subjects of information disclosure.

- The information disclosure on demand shall be posted on the electronic information portal of the State Securities Commission within 24 hours as from receiving the information being disclosed from the subjects of information disclosure.

...

...

...

b) The time of receiving information being disclosed

- For written information: according to the postal date stamp or the document date stamp;

- For information sent by fax: according to the time such information is received by the State Securities Commission.

- For information sent by email: according to the mail arrival time displayed on the email software.

- For information received via the information disclosure and report reception system: according to the time displayed on the system server.

7. Responsibilities and obligation to disclose information and report on the electronic information portals of the State Securities Commission

- The subjects of information disclosure are obligated to sufficiently, accurately and promptly disclose the information and bear responsibilities before the law for the disclosed information.

- If the State Securities Commission find that the information disclosed or reported by the subjects of information disclosure is not consistent with the actual condition of the company, or detect the inauthenticity of the sent information or the violations of information disclosure, the company shall be liable to penalties as prescribed by current law provisions and compelled to rectify the disclosed information as prescribed by law provisions on information disclosure on the securities market.

II. PROCEDURES FOR INFORMATION DISCLOSURE

...

...

...

- For the legal representative: the company shall send written registration to the State Securities Commission specifying the legal representative’s full name, contact address, working telephone, mobile number, email, ID/passport number under the Annex I promulgated together with this Procedures.

- For the person authorized to disclose information: the company shall send written registration to the State Securities Commission for 01 person authorized to disclose information under Annex 1 of the Circular No. 52/2012/TT-BTC.

- The company shall submit only 01 email address for sending information being disclosed on the electronic information portal of the State Securities Commission and provide general information about the company for the State Securities Commission to post the enterprise profile on their electronic information portal before the company disclose information under Annex I promulgated together with this Procedures.

In case the person authorized to disclose information or the company’s email address is changed, the State Securities Commission must be notified in writing at least five (05) working days before such change.

- The address to receive information disclosure registration: The Information and Public Relation Department - The State Securities Commission - 164 Tran Quang Khai, Hoan Kiem District, Hanoi (directly or by post) and send the registration file to the email: [e-mail]

The subjects of information disclosure and report on the electronic information portal of the State Securities Commission must register within 20 days as from the date of signing of this Decision.

2. Information disclosure and reports on the electronic information portals of the State Securities Commission

a) Disclosing information of unlisted public companies, issuance organizations

Step 1: Send information to the State Securities Commission

...

...

...

Step 2: Verify information

The State Securities Commission (the office) is responsible to receive the disclosed information from the subjects of information disclosure and:

+ Verify the validity of the information (in accordance with the forms and contents prescribed in the Circular No. 52/2012/TT-BTC);

+ Verify the authenticity of the person in charge of information disclosure and the departure address of the information being disclosed (the email registered to send information of subjects of information disclosure) in accordance with the contents registered with the State Securities Commission;

+ If necessary, the State Securities Commission shall contact and request the person in charge of information disclosure to verify the information being disclosed by the company;

Step 3: Disclose information

After examining the information sent by subjects of information disclosure, if such information complies with the Circular No. 52/2012/TT-BTC, the office shall disclose it on the electronic information portal of the State Securities Commission within the time limits prescribed in Clause 2 Section I of this Procedures and transfer the documents to the functional units according to the address specified in Point b Clause 5 Section 1 of this Procedures.

Step 4: Rectify information

+ The companies are responsible to verify the information being posted on the electronic information portal of the State Securities Commission. If any inaccuracy is detected, the company must promptly report to the State Securities Commission by telephone: [phone] together with the written rectification to the email [e-mail] within 24 hours as from detecting such inaccurate information.

...

...

...

b) Disclosing information of listed public companies (including listed organizations) and relevant subjects

Step 1: The subjects shall disclose information as prescribed by the Stock Exchange.

Step 2: After verifying the validity of the information disclosure documents, the Stock Exchange shall disclose the information in accordance with the procedures of the Stock Exchange and transfer the information disclosure documents (electronic data if the documents use digital signatures; electronic data and written document if the documents do not use digital signatures) of the subjects of information disclosure to the State Securities Commission according to the address specified in Point a Clause 5 of this Procedures.

Step 3: Right after receiving the documents transferred by the Stock Exchange, the State Securities Commission (the office) shall disclose the information on the website of the State Securities Commission and transfer the documents to the functional departments as prescribed in Point b Clause 5 Section I of this Procedures.

c) The documents of the information being disclosed concurrently with the reports shall be sent to the email: [e-mail]. The office is responsible to receive and disclose the information on the electronic information portal of the State Securities Commission and delegate the management to the functional department according to the address prescribed in Point b Clause 5 Section I of this Procedures.

III. PROCEDURES FOR REPORT

1. Public companies, securities companies, fund management companies, issuance organizations, major shareholders, founding shareholders, internal shareholders and relevant persons;  The Stock Exchange, the Stock Depository Center are responsible to send reports to the State Securities Commission as prescribed in the Circular No. 52/2012/TT-BTC.

These subjects are responsible to send reports to the functional departments affiliated to the State Securities Commission according to the address prescribed in Point b Clause 5 Section I of this Procedures.

2. The functional departments are responsible to verify the validity of the reports. If the reports are incorrect and unsatisfactory, the functional departments shall contact the organizations/individuals in charge of the report contents for explanation and rectification.

...

...

...

IV. ORGANIZING THE IMPLEMENTATION

1. The Information Technology Department is responsible to guide the subjects of information disclosure to register the digital signatures, provide technical supports for the units affiliated to the State Securities Commission in receiving and disclosing information; establish the automatic system of receiving and disclosing information and ensure the smooth operation of this system.

2. The functional departments must strictly follow the internal information disclosure procedures for receiving and storing information from subjects of information disclosure related to their management.

3. during the course of implementation, any request for amendment and supplement should be send to the Market Development Department. On the basis of obtaining opinions from the units, the Market Development Department shall consider and submit to the Commission leaders for settlement.

4. The amendment and supplement of this Procedures shall be decided by the President of the State Securities Commission.