|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH KHÁNH HÒA
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
20/2014/QĐ-UBND
|
Khánh Hòa, ngày
15 tháng 09 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH TRAO ĐỔI, LƯU TRỮ, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH KHÁNH HÒA
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày
29/11/2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29/6/2006;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày
11/11/2011;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của
cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg
ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư
điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày
22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc
tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông
tin và Truyền thông tại Tờ trình số 575/TTr-STTTT ngày 26/5/2014 và Công văn số 984/STTTT-KHTC ngày 4/9/2014,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này, Quy định trao
đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa (đính kèm Quy định).
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ
ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các
sở, Thủ trưởng các ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban
nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 2;
- Bộ TTTT (để b/c);
- Bộ Tư pháp;
- TT. Tỉnh ủy;
- TT.UBND tỉnh;
- Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy;
- Chánh VPUBND tỉnh;
- Trung tâm Công báo tỉnh;
- Đài PTTH KH, Báo KH:
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Phòng TCHC - VPUBND tỉnh;
- Lưu: VT, NN, QP.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lê Xuân Thân
|
QUY ĐỊNH
TRAO ĐỔI, LƯU TRỮ, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN
NHÀ NƯỚC TỈNH KHÁNH HÒA
(Kèm theo Quyết định số 20/2014/QĐ-UBND ngày 15/9/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)
Chương I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm
vi điều chỉnh
1. Quy định này quy định việc trao
đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ cơ quan nhà nước và
giữa các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.
2. Các văn bản mật, thông tin mật không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy
định này.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
Cán bộ, công chức, viên chức, nhân
viên đang làm việc trong các cơ quan nhà nước của tỉnh Khánh Hòa.
Khuyến khích cán bộ, công chức,
viên chức, nhân viên trong các tổ chức chính trị - xã hội, đoàn thể, cơ quan
quân đội, công an,... trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa tham gia và áp dụng Quy định
này trong việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử.
Điều 3. Các
hệ thống thông tin được sử dụng thực hiện trao đổi văn bản điện tử qua môi trường
mạng
1. Trao đổi văn bản điện tử trong
nội bộ cơ quan:
a) Các cơ quan có thể sử dụng hệ
thống Quản lý văn bản và điều hành, hệ thống
Thư điện tử công vụ, Cổng/trang thông tin điện tử của cơ quan mình để trao đổi
văn bản điện tử.
b) Tùy theo nhu cầu và điều kiện
thực tế, mỗi cơ quan phải có quy định, quy trình chi tiết để đảm bảo việc trao
đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan
được quán triệt và thực thi một cách toàn diện, đúng với mục đích sử dụng của từng
hệ thống thông tin.
2. Trao đổi văn bản điện tử giữa
các cơ quan nhà nước:
a) Các hệ thống thông tin phục vụ
trao đổi văn bản giữa các cơ quan nhà nước bao gồm: Hệ thống Quản lý văn bản và
điều hành, hệ thống Thư điện tử công vụ.
b) Việc trao đổi văn bản điện tử
giữa các cơ quan phải thực hiện đúng quy trình và phù hợp với chức năng sử dụng
của mỗi hệ thống thông tin, nhằm đảm bảo sự liên thông giữa các hệ thống, giảm
tối đa các thao tác xử lý trên phần mềm;
giảm chi phí liên quan đến giấy tờ, in ấn và tạo thuận lợi cho việc lưu trữ, quản
lý, sử dụng thông tin, dữ liệu trên các hệ thống.
3. Trao đổi văn bản điện tử giữa cơ quan nhà nước với các tổ
chức, doanh nghiệp và người dân:
a) Các hệ thống thông tin phục vụ
trao đổi văn bản giữa cơ quan với các tổ chức,
doanh nghiệp và người dân bao gồm: hệ thống Thư điện tử công vụ, Cổng thông tin
điện tử của tỉnh, các Cổng/Trang thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước.
b) Mỗi cơ quan phải có quy định,
quy trình chi tiết về việc trao đổi văn bản điện tử với tổ chức, doanh nghiệp
và người dân để đảm bảo thông tin trao đổi được quản lý chặt chẽ theo quy định
của Nhà nước và phù hợp với chức năng sử dụng của từng hệ thống thông tin. Các
quy định, quy trình phải được phổ biến rộng rãi, dễ hiểu, giúp tổ chức, doanh
nghiệp và người dân có thể tiếp cận và khai thác sử dụng có hiệu quả trên các hệ
thống thông tin.
Điều 4. Quy định
về tính hợp pháp của văn bản điện tử trao đổi qua môi trường mạng.
1. Giá trị pháp lý của văn bản điện
tử:
a) Văn bản điện tử phù hợp với
pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan
nhà nước.
b) Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng
chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông
tin về người gửi bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản.
2. Hình thức văn bản điện tử:
a) Thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản: Thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
b) Sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện
các nội dung văn bản điện tử.
c) Sử dụng các định dạng tập tin văn bản điện tử: .doc hoặc .docx đối với văn bản điện tử có thể soạn thảo, chỉnh sửa bằng
phần mềm Microsoft Office; .odt hoặc .fodt đối với văn bản điện tử có thể soạn thảo, chỉnh sửa bằng phần mềm
OpenOffice Word; .pdf đối với văn bản được quét trên máy.
3. Thực hiện triển khai ứng dụng
chữ ký số nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi tài liệu, văn bản hành chính dạng
bản giấy (có chữ ký và đóng dấu) bằng hình thức gửi văn bản điện tử được xác thực
bằng chữ ký số qua mạng.
4. Văn bản điện tử được xác thực bằng
chữ ký số phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện
tử. Các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi
qua môi trường mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy (ngoại trừ các tài liệu,
văn bản theo quy định phải lưu trữ bản giấy tại cơ quan nhận văn bản).
Điều 5. Danh mục
văn bản trao đổi hoàn toàn qua môi trường mạng:
1. Lịch làm việc, lịch công tác
(tuần, tháng, quý,...) của lãnh đạo Ủy ban
nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện,
Ủy ban nhân dân cấp xã, các sở, ban,
ngành,...
2. Giấy mời hoặc công văn mời dự họp; dự hội nghị và các tài liệu kèm
theo.
3. Các tài liệu phục vụ cho các cuộc
họp, hội nghị để nghiên cứu trước hoặc để góp ý.
4. Các tài liệu trao đổi phục vụ
công việc, các văn bản sao y.
5. Báo cáo chuyên đề; báo cáo tuần,
tháng, quý, năm.
6. Các văn bản dự thảo để xin ý kiến,
văn bản để biết hoặc để báo cáo.
7. Các văn bản, tài liệu khác mà
cơ quan nhận văn bản không yêu cầu gửi bản chính thức.
Điều 6. Danh mục
các văn bản trao đổi qua môi trường mạng, đồng thời gửi kèm văn bản giấy
Ngoài danh mục các văn bản nêu tại
Điều 6, các văn bản còn lại phải gửi đồng
thời văn bản điện tử qua môi trường mạng và bản chính bằng văn bản giấy quy đường
công văn thông thường (ngoại trừ các văn bản: tài liệu mang nội dung liên
quan đến bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật
nhà nước và các văn bản khác có liên
quan; các văn bản, tài liệu liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ, khiếu nại,
tố cáo, phòng chống tham nhũng).
Điều 7. Nguyên
tắc quản lý các hệ thống thông tin được sử dụng
thực hiện trao đổi văn bản điện tử.
1. Các cơ quan nhà nước trên địa
bàn tỉnh sử dụng các hệ thống thông tin được quy định tại Điều
4 nêu trên để thực hiện trao đổi văn bản điện tử.
2. Sở Thông tin và Truyền thông là
cơ quan đầu mối tổ chức triển khai và quản lý thống nhất các hệ thống thông tin
được sử dụng thực hiện trao đổi văn bản
điện tử.
Chương II
TRAO ĐỔI, XỬ
LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 8. Trao đổi
văn bản điện tử qua hệ thống Quản lý văn bản và điều hành
1. Tiếp nhận văn bản đến:
a) Trường hợp tiếp nhận văn bản đến dạng bản giấy: Văn thư tiến hành
quét văn bản đến (trên máy quét), cập nhật thông tin tiếp nhận trên phần mềm và
chuyển lãnh đạo xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.
b) Đối với văn bản điện tử được đến
gửi từ cơ quan khác có sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tương tự:
Văn thư trong giờ làm việc phải truy cập vào phần mềm Quản lý văn bản và điều
hành để luôn sẵn sàng tiếp nhận văn bản đến. Khi nhận được văn bản đến, văn thư
tiến hành kiểm tra chữ ký số, cập nhật thông tin tiếp nhận vào phần mềm và chuyển
lãnh đạo xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.
c) Cập nhật thông tin đầu vào của
văn bản đến bao gồm các mục cơ bản như sau: số thứ tự (số đến); ngày đến; nơi gửi;
số và ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản;
tên loại văn bản; lĩnh vực; trích yếu nội dung văn
bản; họ tên người ký và chức vụ; tính chất (mức độ khẩn); nơi lưu; ghi chú;...
2. Phát hành văn bản đi:
a) Sau khi văn bản phát hành được phê duyệt (bằng chữ ký số), lãnh đạo cơ
quan chuyển văn thư thực hiện in ấn, trình ký văn bản giấy để ban hành.
b) Khi có văn bản được ban hành, văn thư thực hiện cập nhật thông tin phát
hành trên phần mềm và gửi văn bản qua môi trường mạng, đồng thời gửi kèm văn bản
giấy (đã ký và đóng dấu) đối với những văn
bản được quy định tại Điều 7 của Quy định này. Việc lưu trữ
hồ sơ văn bản giấy tại cơ quan đối với văn bản phát hành (văn bản đi) thực hiện
theo quy định thông thường.
Việc gửi văn bản qua môi trường mạng có thể thực hiện qua hệ thống Quản lý
văn bản và điều hành hoặc qua các hệ thống
thông tin khác tùy thuộc vào hệ thống thông tin mà các cơ quan, tổ chức, cá
nhân sử dụng để tiếp nhận văn bản điện tử phát hành (trong phần mềm Quản lý văn bản và điều hành có tích hợp sẵn các công cụ
để văn thư lựa chọn sử dụng gửi văn bản).
c) Cập nhật thông tin đầu vào của
văn bản đi bao gồm các mục cơ bản như sau: tên loại văn bản, số và ký hiệu văn
bản, ngày tháng văn bản; ngày gửi văn bản; lĩnh vực, tính chất văn bản (theo mức
độ khẩn); chức vụ và họ tên người ký văn bản; trích yếu nội dung văn bản; nơi
nhận; số lượng bản phát hành; số trang: tập tin đính kèm; thông tin ghi chú
(tùy theo đặc thù của từng cơ quan, tổ chức);...
Điều 9. Trao đổi
văn bản điện tử qua hệ thống Thư điện tử công vụ
1. Trao đổi văn bản điện tử qua hệ
thống Thư điện tử công vụ giữa cơ quan với cơ quan khác: giữa cơ quan với các tổ
chức, cá nhân:
a) Tiếp nhận văn bản đến:
Văn thư trong giờ làm việc phải
truy cập vào hộp thư điện tử công vụ của cơ quan để luôn sẵn sàng tiếp nhận văn
bản điện tử được gửi đến từ các cơ quan khác, các tổ chức, doanh nghiệp và cá
nhân.
Khi nhận văn bản điện tử đến, văn thư tiến hành kiểm tra chữ ký số hoặc chữ
ký và con dấu (đối với văn bản điện tử được quét từ bản chính của văn bản giấy), cập nhật văn bản vào phần mềm Quản
lý văn bản và điều hành và chuyển lãnh đạo xử lý trên phần mềm hoặc chuyển trực
tiếp đến hộp thư điện tử cá nhân của lãnh đạo theo quy trình xử lý nội bộ của
cơ quan.
b) Phát hành văn bản đi:
Sau khi văn bản được lãnh đạo cơ quan phê duyệt (bằng chữ ký số), văn thư mở hộp thư điện tử công vụ của cơ quan
để thực hiện thao tác gửi văn bản.
Trường hợp cần thiết phải gửi văn bản dạng bản giấy qua hệ thống Thư điện tử
công vụ, văn thư có trách nhiệm quét
(scan) văn bản lưu theo dạng tập tin và
thực hiện gửi từ hộp thư điện tử công vụ của cơ quan.
2. Trao đổi văn bản điện tử của
cán bộ, công chức, viên chức qua hộp Thư điện tử công vụ cá nhân:
a) Cán bộ, công chức, viên chức bắt
buộc phải sử dụng hộp thư điện tử công vụ được cấp để thực hiện trao đổi văn bản
điện tử trong quá trình thực thi công vụ. Hộp thư cá nhân phải thường xuyên mở
kiểm tra trong giờ làm việc, ít nhất 3 lần trong ngày (lúc đầu giờ sáng, cuối
buổi sáng và cuối buổi chiều các ngày làm việc), để tiếp nhận, nắm bắt nội
dung, xử lý công việc và hỏi đáp kịp thời thư điện tử của các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp và cá nhân khác.
b) Khi tham gia trong hệ thống Thư
điện tử công vụ, cá nhân được cấp hộp thư phải tuân thủ các Quy định về quản
lý, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ, được ban hành kèm theo Quyết định số
1480/QĐ-UBND ngày 18/6/2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa.
Điều 10. Trao
đổi văn bản điện tử qua Cổng/Trang thông
tin điện tử
1. Cổng thông tin điện tử của tỉnh,
Cổng/Trang thông tin điện tử của các cơ quan đảm bảo cung cấp các thông tin, dịch
vụ công trực tuyến theo Quy định tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011
của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến
trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước
và các văn bản hướng dẫn liên quan có thẩm quyền.
2. Đối với các văn bản dự thảo cần lấy ý kiến trước khi ban hành, các cơ
quan thực hiện cung cấp nội dung văn bản dự thảo lên trên Cổng/Trang thông tin
điện tử của cơ quan để tạo thuận lợi cho việc tiếp cận và tham gia góp ý từ
phía các đối tượng liên quan, đồng thời cung cấp các công cụ, phương tiện để việc
tiếp nhận các ý kiến được thuận lợi, chính xác.
Điều 11. Thời
điểm gửi/nhận văn bản điện tử
1. Thời điểm gửi một văn bản điện
tử tới cơ quan nhà nước là thời điểm mà văn bản điện tử đó được gửi thành công
trên hệ thống thông tin (tại cơ quan phát hành).
2. Thời điểm nhận một văn bản điện
tử tại cơ quan nhà nước được xác định là thời điểm văn bản điện tử đó được nhập
(tự động) vào hệ thống thông tin của cơ quan tiếp nhận; nếu thời điểm văn bản
nhập vào hệ thống ngoài giờ hành chính thì thời điểm tiếp nhận văn bản điện tử đến, được tính là thời điểm bắt
đầu giờ hành chính kế tiếp.
Điều 12.
Thông báo nhận được văn bản điện tử
Cơ quan nhà nước có trách nhiệm
thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản
điện tử sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó.
Điều 13. Xử
lý văn bản điện tử
Cơ quan có quyền sử dụng các biện
pháp kỹ thuật đối với văn bản điện tử nếu thấy cần thiết để làm cho văn bản điện tử đó dễ đọc, dễ lưu trữ và dễ
phân loại nhưng phải đảm bảo không thay đổi nội dung văn bản điện tử đó.
Chương III
QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐIỆN TỬ
Điều 14. Quy
định về lưu trữ văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử khi lưu trữ phải đáp ứng các yêu cầu sau:
a) Phải đảm bảo độ tin cậy, tính
toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong văn bản điện tử kể từ khi văn bản
điện tử được tạo lập lần đầu từ văn bản giấy.
b) Thông tin chứa trong văn bản điện tử có thể truy cập, sử dụng được
dưới dạng hoàn chỉnh.
2. Việc sử dụng (đọc, sao, chứng
thực, lưu trữ,...) văn bản điện tử được thực hiện như đối với các tài liệu lưu
trữ trên các vật mang thông tin khác. Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng
văn bản lưu trữ điện tử trực tuyến.
3. Thường xuyên kiểm tra, sao lưu
để đảm bảo an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập, khai thác của văn bản lưu điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ
thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải đảm bảo không thay đổi
nội dung.
4. Nghiêm cấm truy cập, thay đổi,
giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép văn bản lưu trữ điện tử và tài
liệu điện tử liên quan trong quá trình trao đổi, xử lý, lưu trữ.
5. Khi lưu trữ văn bản điện tử thuộc
danh mục tài liệu hạn chế sử dụng thì không được kết nối và sử dụng trên môi
trường mạng (LAN, WAN, Internet).
6. Trường hợp văn bản điện tử và văn bản giấy có nội dung
trùng nhau thì lưu trữ cả hai loại.
7. Bảo quản văn bản điện tử được
thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ điện tử.
Điều 15. Thu
thập, lưu trữ văn bản điện tử
1. Mỗi cơ quan, đơn vị phải thực
hiện xây dựng danh mục hồ sơ điện tử của cơ quan.
2. Căn cứ vào danh mục hồ sơ điện
tử của cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập
và cập nhật tất cả văn bản, tài liệu điện
tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng,
kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
3. Các cơ quan thực hiện thu thập
và cập nhật kịp thời những nội dung thông tin trong các bài phát biểu, kết luận
của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo.... liên quan đến
hoạt động của cơ quan để đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ trong việc tạo lập hồ sơ
điện tử của cơ quan.
4. Việc lưu trữ và quản lý văn bản
điện tử được thực hiện theo cơ chế lưu trữ của các hệ thống thông tin đang áp dụng
kết hợp với các ràng buộc về phân cấp, phân quyền người sử dụng và mức độ an
toàn, bảo mật của thông tin, dữ liệu.
5. Các thông tin, dữ liệu phát
sinh trong quá trình trao đổi; xử lý văn bản điện tử phải được cập nhật thống
nhất và phù hợp với quy định sử dụng của
mỗi hệ thống thông tin nhằm đảm bảo việc lưu trữ được thuận lợi.
Điều 16. Nộp
lưu trữ và hủy văn bản điện tử
Việc nộp lưu trữ, thực hiện lưu trữ
và hủy văn bản điện tử được thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Chương IV
TRÁCH NHIỆM CỦA
CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
Điều 17. Các
sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện,
thị xã, thành phố và các đơn vị liên quan
1. Triển khai sử dụng các hệ thống
thông tin vào xử lý công việc tại cơ quan. Tăng cường sử dụng văn bản điện tử
thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin.
2. Đảm bảo về nội dung, độ chính
xác và bảo mật các thông tin trao đổi trên các hệ thống thông tin đang triển
khai sử dụng tại cơ quan.
3. Đảm bảo các điều kiện hạ tầng kỹ
thuật phục vụ cho việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan;
triển khai các biện pháp tổ chức, quản lý và xử lý kỹ thuật để đảm bảo an ninh,
an toàn và bảo mật thông tin trong cơ quan.
4. Căn cứ vào quy định này, thực
hiện xây dựng và ban hành các quy định về trao đổi, xử lý, lưu trữ văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan (chi tiết
theo từng hệ thống thông tin đang sử dụng).
5. Thường xuyên bố trí, tập huấn về
cách thức trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên các hệ thống thông tin
cho các cán bộ, công chức, viên chức mới tuyển dụng vào cơ quan để có thể tiếp
cận đầy đủ và sử dụng thành thạo các phần
mềm đang triển khai.
6. Từng bước triển khai số hóa các
văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc trao đổi, tra cứu, tìm kiếm và xử lý
thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng.
7. Thực hiện giám sát, đôn đốc triển
khai Quy định này và báo cáo tình hình thực hiện định kỳ 06 tháng hoặc báo cáo
đột xuất theo yêu cầu, gửi Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều 18. Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh
1. Kiểm tra, giám sát và đôn đốc
việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan.
2. Phối hợp với Sở Thông tin và
Truyền thông tham mưu việc triển khai sử dụng các phần mềm và Thư điện tử công
vụ phục vụ cho việc gửi/nhận văn bản điện tử trong các cơ quan.
Điều 19. Sở
Thông tin và Truyền thông
1. Chủ trì, phối hợp với các cơ
quan liên quan tổ chức, hướng dẫn triển khai thực hiện Quy định này.
2. Chủ trì, phối hợp Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc thực hiện Chỉ thị số
34/2008/CT-TTg ; Chỉ thị số 15/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ và Quy định này
trên phạm vi toàn tỉnh.
3. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật và hệ
thống mạng diện rộng của tỉnh; duy trì, vận hành các hệ thống thông tin hoạt động
ổn định, thông suốt, an toàn bảo mật. Định kỳ sao lưu cơ sở dữ liệu văn bản điện tử của tỉnh để kịp thời phục hồi
khi có sự cố xảy ra.
4. Đề xuất giải pháp, xây dựng và
tham mưu ban hành các chính sách, quy định, nhằm đảm bảo an toàn, an ninh thông
tin trong việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử; tổ chức tập huấn công tác đảm bảo an toàn, an
ninh thông tin.
5. Chủ trì, phối hợp với các sở,
ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp
xã triển khai sử dụng chữ ký số để phục vụ
gửi/nhận văn bản điện tử giữa cơ quan nhà nước các cấp trên địa bàn tỉnh.
6. Theo dõi, tổng hợp, báo cáo định
kỳ 06 tháng, 1 năm, báo cáo đột xuất Ủy ban
nhân dân tỉnh về kết quả thực hiện Quy định này.
7. Tổ chức tuyên truyền nâng cao
nhận thức về trao đổi, sử dụng văn bản điện
tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
8. Hàng năm, phối hợp với Sở Kế hoạch
và Đầu tư, Sở Tài chính đề xuất, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh
phí cho công tác quản lý, sử dụng văn bản
điện tử trên địa bàn tỉnh.
9. Hàng năm, phối hợp với Sở Nội vụ
đề xuất việc xét thi đua khen thưởng đối với các cơ quan nhà nước triển khai có
hiệu quả Quy định này.
Điều 20. Sở Nội
vụ
1. Phối hợp với Sở Thông tin và
Truyền thông triển khai đào tạo, tập huấn cho cán bộ văn thư, cán bộ công chức,
viên chức các cơ quan nhà nước về trao đổi, sử dụng văn bản điện tử.
2. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông
tin và Truyền thông nghiên cứu và tham mưu ban hành tiêu chí đánh giá trong việc
xét thi đua, khen thưởng hàng năm cho các cơ quan nhà nước triển khai thực hiện
tốt Quy định này.
3. Tham mưu ban hành quy định và
hướng dẫn về việc lưu trữ, giao nộp và bảo quản văn bản điện tử, hồ sơ điện tử.
Điều 21. Sở Kế
hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính
1. Phối hợp với Sở Thông tin và
Truyền thông tham mưu phê duyệt kinh phí cho công tác triển khai, quản lý, sử dụng
văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh.
2. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông
tin và Truyền thông và các cơ quan liên quan tham mưu bố trí đủ, kịp thời ngân
sách nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác cho các cơ quan nhà nước để
triển khai và duy trì hoạt động ổn định các hệ thống thông tin.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
Điều 22. Điều
khoản thi hành
1. Các Giám đốc sở, Thủ trưởng các
cơ quan ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân
dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy
ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên
quan chịu trách nhiệm thực hiện theo đúng Quy định này.
2. Trong quá trình thực hiện nếu
có vấn đề vướng mắc phát sinh; các cơ quan, đơn vị có văn bản gửi về Sở Thông
tin và Truyền thông để tổng hợp, trình Ủy ban
nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.