|
ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN 10
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 6596/HD-UBND
|
Quận 10, ngày 10
tháng 11 năm 2020
|
HƯỚNG DẪN
VỀ
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP,
ỦY BAN NHÂN DÂN 15 PHƯỜNG TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN 10
Thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Ủy
ban nhân dân Quận 10 hướng dẫn về công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ
tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp, Ủy ban nhân dân 15 phường trên địa bàn Quận
10 như sau:
I. CÔNG TÁC CHỈ ĐẠO, QUẢN LÝ
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị sự nghiệp, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân 15 phường (gọi tắt là cơ quan, đơn vị) có trách nhiệm chỉ đạo, quản
lý thực hiện các nội dung công tác văn thư, lưu trữ:
1. Bố trí, sửa chữa, nâng cấp, đầu tư xây dựng
phòng, kho lưu trữ có diện tích phù hợp để quản lý tài liệu lưu trữ hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị (Riêng đối với Ủy ban nhân dân 15
phường bố trí phòng, kho có diện tích tối thiểu là 20m2).
2. Bố trí nhân sự có trình độ chuyên môn nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ.
3. Rà soát, xây dựng, ban hành các văn bản quản lý,
chỉ đạo:
+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan (trên
cơ sở quy định tại Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
và các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ).
+ Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ cơ quan (trên cơ sở
quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ
quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011
của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của
Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; các văn bản quy định
về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành của các Bộ, ngành).
+ Danh mục hồ sơ cơ quan hằng năm theo quy định tại
Điều 28 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
4. Tổ chức tuyên truyền, triển khai, quán triệt, tập
huấn nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ cho toàn thể cán bộ,
công chức, viên chức tại đơn vị: về quản lý, xử lý văn bản; soạn thảo, ban hành
văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và các nội dung công tác lưu trữ...
5. Chỉ đạo thực hiện lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào
Lưu trữ cơ quan nhằm tránh tài liệu tồn đọng, tái tồn đọng.
6. Thực hiện chế độ phụ cấp độc hại cho người làm
công tác lưu trữ theo quy định và hướng dẫn của Sở Nội vụ.
7. Thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định
tại Điều 14 Luật Lưu trữ năm 2011.
8. Chủ tịch Ủy ban nhân dân 15 phường khẩn trương
triển khai thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xác định giá trị, tổ chức bảo
quản tài liệu lưu trữ theo quy định. Mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác
văn thư, lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn thư, lưu trữ.
II. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ,
LƯU TRỮ
1. Về công tác văn thư
a) Soạn thảo, ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
b) Quản lý văn bản (văn bản đi, văn bản đến).
c) Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan.
d) Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí
mật trong công tác văn thư.
2. Về công tác lưu trữ
a) Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan.
b) Chỉnh lý tài liệu.
c) Xác định giá trị tài liệu.
d) Bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan.
đ) Thống kê tài liệu.
e) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan.
Chú ý: tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường
là tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
phường qua các thời kỳ lịch sử; bao gồm cả hồ sơ công việc của các bộ phận
chuyên môn, nghiệp vụ; phải được giao nộp và quản lý tập trung tại Kho Lưu trữ Ủy
ban nhân dân phường.
III. NHIỆM VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP VÀ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN 15 PHƯỜNG
1. Nhiệm vụ của Văn thư cơ quan
Người làm công tác văn thư thực hiện các nhiệm vụ:
đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi; tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; sắp
xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; quản lý sổ đăng
ký văn bản; quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ
chức, các loại con dấu khác theo quy định, cụ thể:
a) Quản lý văn bản đến (thực hiện theo quy định tại
Điều 20 đến Điều 27 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP)
- Tiếp nhận văn bản đến.
- Đăng ký văn bản đến.
Chú ý:
+ Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự
và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy
và văn bản điện tử.
+ Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng hệ thống.
Đăng ký văn bản đến bằng số: Văn thư cơ quan đăng
ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu số đăng ký văn bản đến theo quy định
tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Đăng ký văn bản đến bằng hệ thống: Văn thư cơ quan
tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống. Trường hợp cần thiết, Văn thư cơ quan
thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số
30/2020/NĐ-CP. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu
vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số
30/2020/NĐ-CP. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ
các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản
lý.
- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá
nhân.
- Giúp bộ phận hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
- Thực hiện sao văn bản.
b) Quản lý văn bản đi (thực hiện theo quy định tại
Điều 14 đến Điều 19 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).
- Tiếp nhận dự thảo văn bản, kiểm tra thể thức,
hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt,
ký ban hành.
- Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
Chú ý:
+ Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ
tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu
liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng
năm), số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống
nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
+ Thủ trưởng cơ quan quyết định số lượng Sổ quản lý
văn bản đi cụ thể trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
- Đăng ký văn bản đi.
Chú ý: văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng hệ thống.
+ Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thư cơ quan đăng ký
văn bản vào số đăng ký văn bản đi. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại
Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
+ Đăng ký văn bản bằng hệ thống: văn bản được đăng
ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ
đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức; dấu chỉ độ mật,
mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản
điện tử).
- Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi.
- Lưu văn bản đi.
Chú ý:
+ Lưu văn bản giấy: bản gốc văn bản được lưu tại
Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ
tự đăng ký; bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.
+ Lưu văn bản điện tử: bản gốc văn bản điện tử phải
được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Đối với cơ quan
có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và
các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện
tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy. Đối với cơ quan, tổ chức có Hệ thống
chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy
định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy
theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP để lưu tại Văn thư
cơ quan và hồ sơ công việc.
c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng
bản lưu văn bản (thực hiện theo Công văn số 3608/SNV-CCVTLT ngày 27 tháng 8 năm
2020 của Sở Nội vụ về việc sử dụng bản lưu và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ
chức).
d) Quản lý sổ và cơ sở dữ liệu đăng ký văn bản.
đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định (thực hiện theo quy định
tại Điều 32 đến Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).
2. Nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan
Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài
liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; tổ chức hủy tài
liệu hết giá trị theo quy định, đề xuất kinh phí phục vụ việc bảo quản hồ sơ,
tài liệu cụ thể:
a) Hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan (thực hiện theo Điều 28 đến Điều 31 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP và theo Công văn số 3608/SNV-CCVTLT).
Chú ý: đối với hồ sơ giấy, người lập hồ sơ thực hiện
đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục
văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối
với tất cả hồ sơ.
Tuy nhiên, để đảm bảo đầy đủ các thành phần hồ sơ
trước khi giao nộp về lưu trữ cơ quan, cũng như để xác định trách nhiệm của người
lập hồ sơ, Ủy ban nhân dân Quận đề nghị các cơ quan, đơn vị tổ chức viết Mục lục
văn bản đối với hồ sơ liên quan đến công tác cán bộ, cấp phép xây dựng, lĩnh vực
lao động, lĩnh vực Tài nguyên, Tài chính và Giáo dục.
b) Thu thập tài liệu (thực hiện theo quy định tại
Điều 9 đến Điều 14 Luật Lưu trữ).
Chú ý:
- Thu thập hồ sơ, tài liệu hiện có tại các bộ phận
chuyên môn, nghiệp vụ vào Kho Lưu trữ tập trung của cơ quan để bảo quản an toàn
hồ sơ, tài liệu.
- Định kỳ hằng năm: đôn đốc người lập hồ sơ nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với tất cả những hồ sơ có thời hạn bảo
quản từ 05 năm trở lên.
c) Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu (thực hiện
theo quy định tại Điều 15 đến Điều 18 Luật Lưu trữ).
Chú ý:
- Phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập
công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Đánh giá giá trị tài liệu để xác định những tài
liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
d) Thống kê, bảo quản tài liệu, hủy tài liệu hết
giá trị (thực hiện theo quy định tại Điều 25 đến Điều 28 Luật Lưu trữ).
Chú ý:
- Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo
Hướng dẫn số 4272/HD-SNV ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Sở Nội vụ về thủ tục thẩm
định, có ý kiến đối với Danh mục tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, tổ chức
trên địa bàn Thành phố.
đ) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Việc sử dụng bản lưu và tài liệu lưu trữ tại cơ
quan, tổ chức thực hiện theo Công văn số 3608/SNV-CCVTLT ngày 27 tháng 8 năm
2020 của Sở Nội vụ.
e) Đề xuất kinh phí phục vụ việc bảo quản hồ sơ,
tài liệu.
Kinh phí cho công tác lưu trữ thực hiện theo quy định
tại Điều 39 Luật Lưu trữ và được sử dụng vào các công việc: xây dựng, cải tạo,
nâng cấp Kho Lưu trữ; mua sắm bìa, hộp, giá (kệ) bảo quản hồ sơ, tài liệu....
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị sự nghiệp, Chủ tịch
Ủy ban nhân dân 15 phường nghiêm túc thực hiện các nội dung công tác văn thư,
lưu trữ theo Hướng dẫn này.
2. Giao Phòng Nội vụ hàng năm tổ chức kiểm tra định
kỳ, đột xuất việc thực hiện các nội dung trên tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp,
Ủy ban nhân dân 15 phường.
Trên đây là hướng dẫn của Ủy ban nhân dân Quận 10 về
công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp, Ủy ban nhân dân 15
phường trên địa bàn Quận 10./.
|
Nơi nhận:
- Chi cục VTLT TP;
- UBND Q10 (CT, PCT);
- Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp;
- Ủy ban nhân dân 15 Phường;
- Lưu: VT, PNV. Phúc
|
CHỦ TỊCH
Vũ Anh Khoa
|