|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH NINH BÌNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
162/2025/QĐ-UBND
|
Ninh Bình, ngày
23 tháng 11 năm 2025
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN
TỬ CÔNG VỤ TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH NINH BÌNH
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương số 72/2025/QH15;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin số 67/2006/QH11;
Căn cứ Luật An toàn thông
tin mạng số 86/2015/QH13;
Căn cứ Luật An ninh mạng số
24/2018/QH14;
Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật
nhà nước số 29/2018/QH14;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử
số 20/2023/QH15;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số
87/2025/QH15;
Căn cứ Nghị quyết số 202/2025/QH15
về việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh;
Căn cứ Chỉ thị số
34/2008/CT-TTg về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động
của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số
91/2020/NĐ-CP chống tin nhắn rác, thư điện tử rác, cuộc gọi rác;
Căn cứ Nghị định số
78/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn
thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị
định số 187/2025/NĐ-CP;
Căn cứ Nghị định số
71/2007/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công
nghệ thông tin về công nghiệp công nghệ thông tin;
Căn cứ Nghị định số
53/2022/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật An ninh mạng;
Căn cứ Nghị định số
26/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Nghị định số
137/2024/NĐ-CP quy định về giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước và hệ thống
thông tin phục vụ giao dịch điện tử;
Căn cứ Nghị định số
194/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Giao dịch điện tử về cơ sở
dữ liệu quốc gia, kết nối và chia sẻ dữ liệu, dữ liệu mở phục vụ giao dịch điện
tử của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số
39/2017/TT-BTTTT ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ
thông tin trong cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Khoa học và Công nghệ;
Ủy ban nhân dân ban hành Quyết
định ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ
trong các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Ninh Bình.
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống thư
điện tử công vụ trong các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Ninh Bình.
Điều 2. Hiệu
lực thi hành
1. Quyết định này có hiệu lực
thi hành từ ngày 10 tháng 12 năm 2025.
2. Các Quyết định sau đây hết
hiệu lực kể từ ngày Quyết định này có hiệu lực thi hành:
a) Quyết định số
28/2020/QĐ-UBND ngày 16 tháng 10 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình
ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ
trong các cơ quan nhà nước tỉnh Ninh Bình;
b) Quyết định số
27/2023/QĐ-UBND ngày 08 tháng 6 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nam ban
hành Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Hà Nam.
Điều 3. Tổ
chức thực hiện
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường và
các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Tư pháp (Cục Kiểm tra văn bản và Quản lý xử lý vi phạm hành chính);
- Bộ Khoa học và Công nghệ (Vụ Pháp chế);
- Thường trực Tỉnh uỷ;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh;
- Ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh;
- Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Các sở, ban, ngành tỉnh;
- Sở Tư pháp (CSDL Quốc gia về pháp luật);
- UBND các xã, phường;
- TT Thông tin - Công báo tỉnh;
- Lưu: VT, VP10, 11.
HP_VP11_QĐ
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Hà Lan Anh
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ
TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH NINH BÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 162/2025/QĐ-UBND ngày 23/11/2025 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Ninh Bình)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định việc quản
lý, vận hành và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ trong các cơ quan hành
chính nhà nước tỉnh Ninh Bình (sau đây gọi tắt là Hệ thống thư điện tử công vụ).
2. Quy chế này áp dụng đối với
các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các xã, phường (sau đây gọi tắt là cơ quan,
đơn vị), cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của các cơ quan, đơn vị
(sau đây gọi tắt là cá nhân) và các tổ chức, cá nhân khác có trao đổi thông tin
thông qua Hệ thống thư điện tử công vụ.
Điều 2.
Giải thích từ ngữ
1. Thư điện tử là dịch vụ chuyển
thư dưới dạng số qua mạng máy tính, Internet thông qua các hộp thư điện tử.
2. Tài khoản thư điện tử là
thông tin bao gồm địa chỉ thư điện tử và mật khẩu để truy nhập vào hộp thư điện
tử thực hiện gửi và nhận thư điện tử.
3. Hộp thư công vụ cá nhân là hộp
thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ cấp cho cá nhân.
4. Hộp thư công vụ cơ quan, đơn
vị là hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ cấp cho cơ quan, đơn vị.
Điều 3. Hệ
thống thư điện tử công vụ
1. Hệ thống thư điện tử công vụ
là hệ thống thông tin dùng chung của tỉnh Ninh Bình, được xây dựng và tổ chức vận
hành nhằm mục đích cung cấp phương tiện gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện
tử trên môi trường Internet cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong hoạt động
công vụ.
2. Hệ thống thư điện tử công vụ
bao gồm tập hợp hệ thống máy chủ, thiết bị lưu trữ, phần mềm quản lý thư điện tử
và các thiết bị công nghệ thông tin khác được xây dựng và vận hành trên hạ tầng
kỹ thuật của Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh do Sở Khoa học và Công nghệ trực
tiếp quản lý và vận hành, có tên miền là @ninhbinh.gov.vn và địa chỉ truy nhập
trên môi trường Internet là: https://mail.ninhbinh.gov.vn.
3. Sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt
theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và bộ gõ chữ tiếng Việt Unicode để thể hiện các
nội dung, văn bản trao đổi trong Hệ thống thư điện tử công vụ. Dữ liệu âm
thanh, hình ảnh, tệp tin trao đổi qua Hệ thống thư điện tử công vụ phải tuân thủ
các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước hiện hành
do Bộ Khoa học và Công nghệ, các cơ quan có thẩm quyền quy định.
Điều 4. Những
hành vi bị cấm
1. Sử dụng Hệ thống thư điện tử
công vụ để thông tin nội dung xấu, gây phương hại đến an ninh quốc gia, trật tự,
an toàn xã hội; tuyên truyền kích động bạo lực, đồi trụy, tội ác, tệ nạn xã hội,
mê tín dị đoan; phá hoại thuần phong mỹ tục của dân tộc; tiết lộ bí mật nhà nước,
bí mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại và những bí mật khác do pháp luật
quy định; đưa thông tin xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín của tổ chức, danh
dự, nhân phẩm của công dân; quảng cáo, tuyên truyền, mua bán hàng hóa, dịch vụ
bị cấm; truyền bá tác phẩm báo chí, văn học, nghệ thuật, xuất bản phẩm bị cấm.
2. Phát tán virus máy tính
thông qua hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân vào Hệ thống thư
điện tử công vụ.
3. Phát tán thư rác hoặc các
thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác thông qua hộp
thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.
4. Sử dụng hộp thư điện tử công
vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân để tham gia vào các mạng xã hội, các hoạt động
đăng ký, cung cấp tài khoản, giao dịch trên mạng không phục vụ hoạt động chuyên
môn, nghiệp vụ.
5. Đặt chế độ chuyển thư điện tử
tự động từ hộp thư điện tử công vụ được cấp đến các hộp thư điện tử khác không
phải do cơ quan nhà nước cấp hoặc ngược lại.
6. Có hành vi cản trở sử dụng
tài khoản thư điện tử công vụ, chiếm đoạt tài khoản thư điện tử công vụ của cơ
quan, đơn vị, cá nhân.
Chương II
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ
DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH NINH BÌNH
Điều 5. Định
dạng địa chỉ thư điện tử công vụ
1. Địa chỉ hộp thư điện tử công
vụ của cơ quan, đơn vị
Được thiết lập theo cấu trúc thống
nhất, phản ánh tên gọi chính thức của cơ quan, đơn vị, cấp hành chính và lĩnh vực
quản lý, theo định dạng: <tên viết tắt của cơ quan, đơn vị>@ninhbinh.gov.vn.
Ví dụ: Sở Khoa học và Công nghệ
tỉnh có địa chỉ thư điện tử công vụ là: [email protected]
2. Địa chỉ hộp thư điện tử công
vụ của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc
Được thiết lập, theo định dạng:
<tên viết tắt phòng, ban, đơn vị trực thuộc.tên cơ quan, đơn vị chủ quản>@ninhbinh.gov.vn.
Ví dụ: Trung tâm Chuyển đổi số
và Truyền thông thuộc Sở Khoa học và Công nghệ có địa chỉ thư điện tử công vụ
là: [email protected].
3. Địa chỉ hộp thư điện tử công
vụ cá nhân
Được cấp cho cán bộ, công chức,
viên chức, người lao động thuộc các cơ quan, đơn vị, theo định dạng: <tên+họ
và họ đệm viết tắt.tên cơ quan, đơn vị viết tắt>@ninhbinh.gov.vn.
Ví dụ: Nguyễn Ngọc Thành,
Chuyên viên - Sở Khoa học và Công nghệ có địa chỉ thư điện tử công vụ là:
[email protected].
4. Trong trường hợp khi tạo lập
tên hộp thư điện tử công vụ cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân mà bị trùng tên với
các hộp thư điện tử công vụ khác đã được cấp, đơn vị quản lý hệ thống thư điện
tử công vụ sẽ trực tiếp liên hệ với các cơ quan, đơn vị, cá nhân để cùng thống
nhất việc đặt tên hộp thư điện tử công vụ để tránh bị trùng nhưng trên nguyên tắc,
tên hộp thư phải ngắn gọn, dễ nhớ và có tên của tổ chức hoặc cá nhân được cấp hộp
thư đó.
Điều 6. Cấp
mới, thay đổi thông tin, thu hồi hộp thư điện tử công vụ
1. Sở Khoa học và Công nghệ được
giao quản lý, vận hành Hệ thống thư điện tử công vụ, chịu trách nhiệm cấp mới,
thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ.
2. Quy trình cấp mới, thay đổi,
thu hồi hộp thư điện tử công vụ như sau
a) Cơ quan, đơn vị gửi văn bản
đề nghị cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử tới Sở Khoa học và Công nghệ
ngay sau khi có các văn bản quy định về sự thay đổi (quyết định thành lập mới,
giải thể, sáp nhập đối với cơ quan, đơn vị; quyết định tuyển dụng, tiếp nhận, hợp
đồng lao động, nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc chuyển công tác đối với cá nhân) để được
giải quyết theo quy định;
b) Trong thời hạn 03 ngày làm
việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của các cơ quan, đơn vị, Sở Khoa học
và Công nghệ thực hiện phân loại, xử lý và gửi văn bản trả lời cho các cơ quan,
đơn vị.
3. Cơ quan, cá nhân sau khi được
cấp hộp thư điện tử công vụ có trách nhiệm thực hiện đăng nhập vào hộp thư điện
tử công vụ được cấp để tiến hành thay đổi mật khẩu theo hướng dẫn của hệ thống.
Điều 7. Tạm
khóa, khôi phục hộp thư điện tử công vụ bị tạm khóa
1. Tạm khóa hộp thư điện tử
công vụ là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật trên Hệ thống thư điện tử công vụ
để tạm thời không cho phép người sử dụng truy nhập và sử dụng hộp thư điện tử.
Hộp thư điện tử bị tạm khóa vẫn có thể nhận thư điện tử.
2. Hộp thư điện tử công vụ thuộc
các trường hợp sau đây sẽ bị tạm khóa
a) Đăng nhập sai mật khẩu quá
12 lần liên tiếp;
b) Gửi quá 250 thư/10 phút tới
các địa chỉ thư điện tử bên ngoài tên miền @ninhbinh.gov.vn;
c) Bị virus chiếm dụng, bị người
khác chiếm dụng, lộ mật khẩu;
d) Tham gia vào các hoạt động bị
cấm quy định Điều 4 Quy chế này;
đ) Không thay đổi mật khẩu mặc
định sau 01 tháng kể từ thời điểm được cấp hộp thư điện tử.
3. Quy trình khôi phục hộp thư
điện tử công vụ bị tạm khóa
a) Cơ quan, đơn vị gửi văn bản
đề nghị khôi phục hộp thư điện tử bị tạm khóa tới Sở Khoa học và Công nghệ để
được xử lý;
b) Sau 03 ngày làm việc kể từ
khi nhận được văn bản đề nghị của các cơ quan, đơn vị, Sở Khoa học và Công nghệ
xác minh, thực hiện khôi phục hộp thư điện tử bị tạm khóa và khởi tạo lại mật
khẩu truy nhập;
c) Cơ quan, đơn vị, cá nhân tiến
hành đổi mật khẩu truy nhập hộp thư điện tử trong lần truy nhập đầu tiên kể từ
khi hộp thư điện tử được khôi phục.
4. Thu hồi địa chỉ thư điện tử
công vụ
Khi cơ quan đơn vị giải thể/sáp
nhập hoặc khi có văn bản của cấp có thẩm quyền xác nhận cá nhân không còn công
tác tại cơ quan, đơn vị, Trung tâm Chuyển đổi số và Truyền thông thực hiện khóa
chức năng gửi/nhận thư điện tử, đồng thời thực hiện thu hồi (xóa hoàn toàn địa
chỉ thư điện tử công vụ và dữ liệu) trên hệ thống sau 03 tháng.
Điều 8.
Dung lượng lưu trữ và quy cách đặt mật khẩu cho hộp thư điện tử công vụ
1. Dung lượng lưu trữ của hộp
thư điện tử công vụ
a) Dung lượng lưu trữ cấp cho mỗi
hộp thư điện tử được thường xuyên điều chỉnh tăng lên theo yêu cầu, nhu cầu sử
dụng thực tế và khả năng đáp ứng của Hệ thống thư điện tử công vụ trong từng giai
đoạn;
b) Sở Khoa học và Công nghệ quyết
định dung lượng cấp cho mỗi hộp thư điện tử, bảo đảm tối thiểu 02 GB/hộp thư điện
tử cơ quan, đơn vị và cá nhân; kích cỡ các tệp gửi kèm tối đa 30 MB/hộp thư điện
tử.
2. Quy cách đặt mật khẩu cho hộp
thư điện tử công vụ
a) Cơ quan, đơn vị, cá nhân được
cấp hộp thư điện tử phải thay đổi mật khẩu mặc định trong lần đầu đăng nhập hộp
thư điện tử ngay sau khi được cấp và định kỳ tối đa 06 tháng phải thay đổi mật
khẩu trong quá trình sử dụng;
b) Mật khẩu sử dụng cho hộp thư
điện tử phải có độ dài tối thiểu 09 (chín) ký tự trở lên, bao gồm chữ hoa, chữ
thường, chữ số và ký tự đặc biệt (!, @, #, %, $, *, &); không chứa tên tài khoản,
tên đầy đủ và ngày sinh của người sử dụng. Ví dụ: MatKhau$789.
Điều 9. Tần
suất kiểm tra hộp thư điện tử công vụ
1. Việc kiểm tra hộp thư điện tử
tùy thuộc vào nhu cầu trao đổi công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân; khuyến
khích kiểm tra hộp thư điện tử hằng ngày để tiếp nhận và xử lý kịp thời giải
quyết công việc.
2. Các sở, ban, ngành, Ủy ban
nhân dân các xã, phường phân công cho văn thư quản lý hộp thư của cơ quan, đơn
vị: Kiểm tra hộp thư điện tử ít nhất 02 lần/ngày vào đầu buổi sáng, đầu buổi
chiều theo ngày làm việc hành chính; vào sổ và xử lý với các loại văn bản đến,
đi trong hộp thư điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành tỉnh Ninh
Bình; báo cáo Lãnh đạo cơ quan các thư điện tử khác gửi đến để kịp thời xử lý.
Nếu để xảy ra tình trạng thiếu thông tin do không sử dụng Hệ thống thư điện tử
công vụ của cơ quan, đơn vị, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm.
Điều 10.
Trách nhiệm của cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Sở Khoa học và Công nghệ
a) Quản lý chung, triển khai thực
hiện các quy định của Chính phủ, Bộ Khoa học và Công nghệ và Ủy ban nhân dân tỉnh
liên quan đến công tác quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ
tỉnh;
b) Xây dựng và thực hiện kế hoạch
bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức sử dụng hệ thống thư điện
tử công vụ của tỉnh đảm bảo an toàn, hiệu quả;
c) Nghiên cứu, tham mưu Ủy ban
nhân dân tỉnh chỉ đạo các công việc có liên quan đến hoạt động của Hệ thống thư
điện tử công vụ tỉnh theo thẩm quyền. Hằng năm lập dự toán kinh phí phục vụ quản
lý, duy trì, nâng cấp và vận hành Hệ thống thư điện tử công vụ gửi Sở Tài chính
thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định;
d) Quản lý danh bạ thư điện tử
công vụ của tỉnh; tiếp nhận đề nghị của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh để
xem xét cấp quyền đăng nhập, tạo mới, sửa đổi, thu hồi các hộp thư điện tử công
vụ trong danh bạ thư điện tử công vụ tỉnh;
đ) Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc
các cơ quan, đơn vị sử dụng thư điện tử công vụ có hiệu quả theo Quy chế này;
báo cáo định kỳ hoặc đột xuất khi có yêu cầu của Ủy ban nhân dân tỉnh về tình
hình hoạt động, quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ trên địa bàn tỉnh;
e) Có quyền thu hồi, xóa bỏ hộp
thư điện tử công vụ trong trường hợp khẩn cấp có ảnh hưởng đến an toàn, an ninh
thông tin của tỉnh.
2. Trung tâm Chuyển đổi số và
Truyền thông thuộc Sở Khoa học và Công nghệ
a) Thực hiện quản trị, vận hành
Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật, kịp thời
phát hiện, xử lý và phối hợp các đơn vị liên quan khắc phục các sự cố để Hệ thống
thư điện tử công vụ tỉnh hoạt động thông suốt, liên tục 24/7;
b) Bảo đảm an toàn, bảo mật
thông tin đối với Hệ thống thư điện tử công vụ theo quy định, quản lý quyền
truy cập của các cơ quan, đơn vị, cá nhân được cấp hộp thư điện tử công vụ;
c) Trực tiếp thực hiện thao tác
cập nhật danh bạ, tạo mới, thay đổi hoặc xóa bỏ các hộp thư điện tử công vụ của
người dùng khi nhận được văn bản yêu cầu của Sở Khoa học và Công nghệ;
d) Cài đặt, cấu hình, hoàn thiện
các chức năng ngăn chặn thư rác, lọc các thư rác với các chức năng, tính năng kỹ
thuật của các thiết bị được trang bị tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh;
đ) Thực hiện chế độ lưu trữ,
sao lưu dự phòng dữ liệu Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh;
e) Phối hợp với cơ quan, đơn vị
có liên quan xây dựng kế hoạch kiểm tra thường xuyên, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ
cho hệ thống máy chủ và các thiết bị mạng; tham mưu, đề xuất bổ sung, nâng cấp
thiết bị, phần mềm hệ thống, phần mềm thư điện tử, phần mềm ngăn chặn thư rác
và thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác chuyên
môn, nghiệp vụ.
Điều 11.
Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Chỉ đạo triển khai thực hiện
nghiêm túc Quy chế này trong phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị. Tuân thủ các
quy định về quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ và các quy định bảo đảm
an toàn thông tin có liên quan.
2. Các cơ quan, đơn vị, cá nhân
sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ khi trao đổi văn bản, hồ sơ, tài liệu,
thông tin về quản lý, điều hành, phối hợp công tác và những thông tin khác liên
quan đến hoạt động thực thi công vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao (trừ các
văn bản, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước).
3. Chỉ đạo bộ phận văn thư và
cá nhân tại cơ quan, đơn vị tăng cường khai thác, sử dụng hộp thư điện tử công
vụ để trao đổi các văn bản quy định tại Khoản 2 điều này. Sử dụng hộp thư điện
tử công vụ được cấp đúng mục đích, có hiệu quả và chịu mọi trách nhiệm về nội
dung thông tin gửi, nhận qua Hệ thống thư điện tử công vụ theo quy định tại Quy
chế này. Chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo an toàn, an ninh và bảo mật thông
tin theo quy định pháp luật.
4. Lập danh sách yêu cầu cấp mới,
thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc, cá
nhân của cơ quan, đơn vị mình về Sở Khoa học và Công nghệ để kịp thời xử lý.
5. Công khai danh sách địa chỉ
thư điện tử của cơ quan, đơn vị, phòng, ban, đơn vị trực thuộc, cá nhân của cơ
quan, đơn vị trên Cổng/trang thông tin điện tử cơ quan, đơn vị mình.
6. Khi có sự cố nghiêm trọng về
kết nối Hệ thống thư điện tử công vụ, về an toàn, an ninh thông tin mà vượt quá
khả năng khắc phục của cơ quan, đơn vị, phải ghi lại thông tin sự cố, lỗi xảy
ra, gửi về Sở Khoa học và Công nghệ để phối hợp khắc phục kịp thời.
7. Thực hiện báo cáo định kỳ
(trước ngày 15 tháng 12), đột xuất tình hình quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện
tử công vụ theo yêu cầu về Sở Khoa học và Công nghệ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban
nhân dân tỉnh.
Điều 12.
Trách nhiệm của cá nhân sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Cá nhân sử dụng hộp thư điện
tử được cấp khi gửi thông tin có nội dung thuộc phạm vi trách nhiệm, công việc
được phân công và phải chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử gửi đi từ hộp
thư điện tử của mình.
2. Chấp hành các quy định của
pháp luật về thư điện tử công vụ, các quy định trong Quy chế này và các hướng dẫn
của Sở Khoa học và Công nghệ về sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ.
3. Tự quản lý, bảo vệ mật khẩu
hộp thư điện tử cá nhân, không cung cấp mật khẩu cho người khác, không để người
khác sử dụng hộp thư điện tử của mình; thay đổi mật khẩu định kỳ theo quy định;
trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu, cần phải thông báo với Sở Khoa học và Công
nghệ để thay đổi mật khẩu.
4. Chịu trách nhiệm lưu trữ,
xoá bỏ các thư điện tử không cần thiết trong hộp thư điện tử cá nhân; thực hiện
nghiêm túc các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin theo quy định.
5. Không sử dụng hộp thư điện tử
được cấp để đăng ký các dịch vụ trực tuyến trên Internet như: đăng ký tài khoản
mạng xã hội, website thương mại, diễn đàn công cộng, các hoạt động nhận thư giới
thiệu, quảng bá, quảng cáo... không phục vụ hoạt động công vụ của các tổ chức,
cá nhân trên Internet.
6. Không phát tán thư rác hoặc
các thư điện tử không đúng mục đích sử dụng của Hệ thống thư điện tử công vụ
thông qua hộp thư điện tử của mình và không truy nhập trái phép hộp thư điện tử
của người khác.
7. Khi phát hiện các văn bản,
tài liệu trong hộp thư có chứa nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước phải kịp
thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị nơi phát hiện
tài liệu mật phải thông báo đến Sở Khoa học và Công nghệ và cơ quan, đơn vị nơi
gửi đi tài liệu đó để kịp thời gỡ bỏ; đồng thời báo cáo cơ quan chức năng phối
hợp đánh giá mức độ lộ, lọt thông tin, tài liệu mật để có biện pháp khắc phục.
8. Khi phát hiện những thư điện
tử không đúng mục đích, có dấu hiệu vi phạm pháp luật, có virus, thư rác hoặc
chứa mã độc gây nguy cơ phát tán lớn phải xóa bỏ; có lỗi hoặc gặp sự cố trong
quá trình sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ thì báo cáo cơ quan, đơn vị để
thông báo về Sở Khoa học và Công nghệ kịp thời xử lý.
Điều 13. Điều
khoản chuyển tiếp
1. Về dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu
trên Hệ thống thư điện tử công vụ cũ của 03 tỉnh (Ninh Bình, Hà Nam, Nam Định)
Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm xây dựng phương án dừng hoạt động các hệ
thống cũ, khoanh vùng dữ liệu và chuyển đổi sang Hệ thống thư điện tử công vụ mới
của tỉnh để đảm bảo các cơ quan, đơn vị, cá nhân có thể khai thác, sử dụng, tra
cứu thông tin, dữ liệu phục vụ hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ.
2. Về tài khoản người dùng
a) Tài khoản người dùng trên hệ
thống cũ sẽ được chuyển đổi hoặc cấp mới trên hệ thống mới. Sở Khoa học và Công
nghệ phối hợp với các cơ quan, đơn vị rà soát, chuẩn hóa thông tin người dùng
và tổ chức bàn giao tài khoản, mật khẩu cho cán bộ, công chức khi có yêu cầu;
b) Thủ trưởng các cơ quan, đơn
vị có trách nhiệm chỉ đạo việc khóa các tài khoản không còn sử dụng trên hệ thống
cũ và tiếp nhận, quản lý tài khoản trên hệ thống mới theo quy định tại Quy chế
này.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 14. Tổ
chức thực hiện
1. Sở Khoa học và Công nghệ chủ
trì tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện Quy chế này; theo dõi, kiểm tra định
kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình triển khai của các cơ quan, đơn vị.
2. Sở Tài chính căn cứ Luật
ngân sách nhà nước và các quy định của pháp luật có liên quan tham mưu Ủy ban
nhân dân tỉnh bố trí kinh phí thường xuyên, kinh phí sự nghiệp hàng năm để duy
trì hoạt động quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh.
3. Thủ trưởng các cơ quan, đơn
vị chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tổ chức triển khai thực
hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.
Điều 15. Sửa
đổi, bổ sung Quy chế
Trong quá trình thực hiện Quy
chế, nếu có khó khăn, vướng mắc, phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các cơ
quan, đơn vị kịp thời báo cáo về Sở Khoa học và Công nghệ để tổng hợp và tham
mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, điều chỉnh cho phù hợp./.