|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH NINH BÌNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 45/KH-UBND
|
Ninh Bình, ngày
07 tháng 02 năm 2026
|
KẾ HOẠCH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2026
Thực hiện Luật Lưu trữ năm 2024;
Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một
số điều của Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính
phủ về công tác văn thư; Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ Nội vụ
quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số; Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày
15/5/2025 của Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ. Ủy ban
nhân dân tỉnh Ninh Bình ban hành Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
năm 2026 với những nội dung sau:
I. MỤC ĐÍCH,
YÊU CẦU
1. Mục đích
a) Tăng cường hiệu lực, hiệu quả
quản lý nhà nước, tổ chức thực hiện thống nhất các quy định của pháp luật về
công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình.
b) Nâng cao nhận thức, trách
nhiệm của người đứng đầu trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ
và trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ; phát huy vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ
và tài liệu lưu trữ trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, tổ chức.
Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh
Bình; bảo đảm quản lý an toàn, thống nhất, khoa học và phát huy hiệu quả giá trị
tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành, cải cách hành chính; từng
bước hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ, gắn với xây dựng chính quyền số,
xã hội số.
c) Là cơ sở để các cơ quan, đơn
vị, địa phương xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện tốt công tác
văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị, địa phương năm 2026.
2. Yêu cầu
a) Triển khai đồng bộ, đầy đủ,
đúng quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với điều kiện thực
tiễn của tỉnh và của cơ quan, đơn vị, địa phương.
b) Gắn trách nhiệm thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ với người đứng đầu, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ.
Tập trung chỉ đạo quyết liệt việc: tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
điện tử; lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ hiện hành; chỉnh lý, xác định
giá trị tài liệu lưu trữ; số hoá tài liệu lưu trữ có giá trị, tần suất sử dụng
cao; nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
II. NỘI DUNG
THỰC HIỆN
1. Quản lý,
chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
a) Tuyên truyền, phổ biến pháp
luật về công tác văn thư, lưu trữ
- Tổ chức tuyên truyền, triển
khai, phổ biến, quán triệt các quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn
thư, lưu trữ: Luật Lưu trữ; Nghị định 113/2025/NĐ- CP; Nghị định số
30/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể
công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm đối với công tác văn
thư, lưu trữ ở các ngành, các cấp bằng các hình thức tuyên truyền như: Cổng
thông tin điện tử tỉnh, trang website của các cơ quan, tổ chức, đồng thời giới
thiệu tài liệu lưu trữ bằng các bài viết, đưa tin trên báo, đài…
b) Xây dựng, ban hành và tổ chức
thực hiện văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ
- Căn cứ các văn bản hướng dẫn
của cơ quan có thẩm quyền tiến hành rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới
các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo
phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của
cơ quan, tổ chức: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan; Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ; Nội quy về
tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và
các văn bản chỉ đạo thực hiện Luật Lưu trữ, văn bản hướng dẫn thi hành Luật.
- Thực hiện nghiêm chế độ báo
cáo, thống kê định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.
c) Công tác tổ chức bộ máy,
nhân sự, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ
- Tiếp tục kiện toàn, bố trí
nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc theo vị
trí việc làm và đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp
viên chức chuyên ngành lưu trữ theo quy định.
- Thực hiện đầy đủ, kịp thời
các chế độ phụ cấp độc hại, chế độ bồi dưỡng hiện vật, bảo hộ lao động và các
chế độ khác đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy
định của pháp luật.
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch
tập huấn đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phù hợp cho đội ngũ công
chức, viên chức. Tập trung bồi dưỡng chuyên sâu các nội dung: soạn thảo, ký ban
hành văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử; lập, quản lý và nộp lưu hồ sơ giấy,
hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, số hóa tài liệu lưu trữ theo
quy định.
d) Công tác kiểm tra, hướng dẫn
nghiệp vụ
- Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch
kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định của pháp luật về lĩnh vực văn
thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý. Trong đó, tập trung các nội dung: công tác
chỉ đạo, quản lý về văn thư, lưu trữ; thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn
thư; thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ; bố trí nhân sự làm công tác văn
thư, lưu trữ tại các các cơ quan, đơn vị.
- Các cơ quan, đơn vị, địa
phương chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn
thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.
2. Quản lý
tài liệu Lưu trữ hiện hành, Lưu trữ lịch sử
a) Lưu trữ hiện hành của các cơ
quan, tổ chức
- Thực hiện nghiêm túc việc lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử tỉnh theo Luật
Lưu trữ và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
- Tập trung triển khai thực hiện
Quyết định số 1171/QĐ-UBND ngày 25/10/2025 phê duyệt đề án Chỉnh lý, số hoá và
tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giấy tồn đọng sau sắp xếp tổ chức bộ máy
tính Ninh Bình giai đoạn 2026 - 2035.
- Thực hiện số hóa tài liệu lưu
trữ phù hợp với điều kiện thực tế của từng cơ quan, đơn vị; bảo đảm tài liệu được
chỉnh lý, lập hồ sơ hoàn chỉnh trước khi số hóa; ưu tiên số hóa tài liệu có giá
trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu thường xuyên khai thác, sử dụng; kết quả số hóa
phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo quy định về lưu trữ tài liệu lưu trữ số.
- Bố trí kho lưu trữ, mua sắm
trang thiết bị; định kỳ vệ sinh trong kho Lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo
quản an toàn tài liệu lưu trữ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định.
- Thực hiện nghiêm việc giao nộp
hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, bao gồm cả hồ sơ, tài
liệu điện tử vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định; bảo đảm chất lượng tính đầy
đủ và khả năng khai thác, sử dụng lâu dài của tài liệu.
- Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết
giá trị theo quy định của pháp luật.
b) Lưu trữ lịch sử
- Bố trí Kho lưu trữ, trang thiết
bị phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ; thực hiện các biện pháp khoa học kỹ thuật
để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ;
-Triển khai thực hiện Quyết định
số 1171/QĐ-UBND ngày 25/10/2025 phê duyệt đề án Chỉnh lý, số hoá và tạo lập cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giấy tồn đọng sau sắp xếp tổ chức bộ máy tính Ninh
Bình giai đoạn 2026 - 2035. Trong đó tập trung quản lý và thực hiện nghiệp vụ
lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ giấy của cấp huyện đã kết thúc hoạt động trên
địa bàn tỉnh Ninh Bình.
- Tổ chức thực hiện công tác
thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; đẩy mạnh việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ:
trưng bày, triển lãm, phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo
quy định.
- Tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ lịch sử phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học
và nhu cầu chính đáng của tổ chức, cá nhân.
- Thực hiện hoạt động dịch vụ
lưu trữ theo quy định của pháp luật
3. Hiện đại
hoá công tác văn thư, lưu trữ
a) Đẩy mạnh công tác nghiên cứu
và ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động văn thư, lưu trữ; triển khai thực
hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử; 100% văn bản đi của các cơ quan, tổ chức
(trừ văn bản mật) được ký số và phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành; 100% hồ sơ công việc của các cơ quan, tổ chức được lập trên Hệ thống và
thực hiện giao nộp vào Lưu trữ hiện hành theo quy định pháp luật.
b) Hoàn thiện, nâng cấp Hệ thống
Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử để quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức bảo đảm khả năng tích hợp, kết nối, liên thông để trích xuất, nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử theo quy định; xây dựng Kho
lưu trữ số tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh
III. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
1. Thủ
trưởng các cơ quan, tổ chức, địa phương
a) Căn cứ Kế hoạch của Ủy ban
nhân dân tỉnh, xây dựng và triển khai thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu
trữ năm 2026 phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và điều kiện thực tế; chỉ đạo các
đơn vị trực thuộc xây dựng Kế hoạch và tổ chức thực hiện theo quy định; gửi Kế
hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 về Sở Nội vụ trước ngày 14/02/2026.
b) Chủ động tiến hành rà soát
các văn bản liên quan đến công tác Lưu trữ để sửa đổi, bổ sung văn bản cho phù
hợp với quy định mới của Luật Lưu trữ 2024. Tăng cường cơ sở vật chất cho hoạt
động văn thư lưu trữ, quan tâm đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho các
cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.
c) Tổ chức thực hiện Đề án chỉnh
lý, số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giấy tồn đọng sau sắp xếp
tổ chức tỉnh Ninh Binh giai đoạn 2026-2035, lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh
viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch
sử theo quy định. Bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích và phương tiện thiết yếu;
thực hiện các biện pháp nghiệp vụ để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; quy định
cụ thể về thủ tục, chế độ sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.
d) Đưa nội dung thực hiện các
quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức
độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi đua
hàng năm đối với tập thể, cá nhân.
đ) Thực hiện chế độ báo cáo
công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn; gửi
Báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 về Sở Nội vụ trước ngày 25/01/2027.
e) Bố trí nhân lực, kinh phí, tổ
chức thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.
2. Sở Nội
vụ
a) Triển khai thi hành Luật lưu
trữ năm 2024 và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, hướng
dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ. Tổ chức tập huấn chuyên sâu, bồi dưỡng
nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ lãnh đạo cơ quan, tổ chức và
người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.
b) Rà soát các văn bản quy phạm
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ kịp thời tham mưu sửa đổi, bổ sung, thay
thế, bãi bỏ hoặc ban hành mới các văn bản bảo đảm thống nhất, phù hợp với quy định
của Luật Lưu trữ năm 2024 và các quy định hiện hành.
c) Chủ trì, phối hợp với các cơ
quan liên quan thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án chỉnh lý, số hóa và
tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giấy tồn đọng sau sắp xếp tổ chức tỉnh
Ninh Binh giai đoạn 2026-2035. Kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức
triển khai thực hiện các nội dung theo kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm
2026 đảm bảo hiệu quả và đánh giá kết quả việc thực hiện Kế hoạch. Chỉ đạo
Trung tâm Lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh.
d) Tổ chức kiểm tra, rà soát,
thống kê quản lý các cá nhân, tổ chức có đăng ký kinh doanh hoạt động dịch vụ
lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình.
đ) Phối hợp với Sở Tài chính
tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phân bổ dự toán kinh phí cho các hoạt
động lưu trữ đối với Lưu trữ lịch sử tỉnh và bố trí, hỗ trợ kinh phí cho các cơ
quan, tổ chức sử dụng ngân sách tỉnh triển khai thực hiện các Đề án chỉnh lý, số
hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giấy tồn đọng sau sắp xếp tổ chức
tỉnh Ninh Binh giai đoạn 2026-2035 theo quy định.
e) Thực hiện chế độ báo cáo định
kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Ủy ban nhân dân
tỉnh đảm bảo chất lượng, đúng tiến độ.
3. Sở
Khoa học và Công nghệ
a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức
đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình triển khai, quản lý và sử dụng
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử của
tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản quy định chi tiết hướng dẫn
thi hành Luật Lưu trữ.
b) Chủ trì nghiên cứu, đề xuất
phương án tích hợp, đồng bộ thông tin, dữ liệu của Hệ thống Quản lý văn bản, điều
hành và Hệ thống Quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử của tỉnh theo quy định của pháp
luật hiện hành, đảm bảo an toàn thông tin, kết nối dữ liệu phục vụ lưu trữ số.
4. Sở Tài
chính
a) Căn cứ khả năng cân đối ngân
sách, tham mưu cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí hằng năm để thực hiện các nhiệm
vụ công tác văn thư, lưu trữ theo phân cấp ngân sách hiện hành.
b) Hướng dẫn, kiểm tra việc quản
lý, sử dụng kinh phí thực hiện các hoạt động văn thư lưu trữ theo quy định của
pháp luật.
Trên đây là Kế hoạch công tác
văn thư, lưu trữ năm 2026 của Ủy ban nhân tỉnh, yêu cầu các sở, ban, ngành, Ủy
ban nhân dân các xã, phường nghiêm túc triển khai thực hiện. Trong quá trình thực
hiện nếu phát sinh vướng mắc cơ quan, tổ chức phản ánh kịp thời về Sở Nội vụ để
tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Đ/c Chủ tịch UBND tỉnh;
- Các đ/c PCT UBND tỉnh;
- Các Sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh;
- UBND các xã, phường;
- Các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh;
- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Lưu: VT, VP7.
NH/VP7
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Anh Chức
|