|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ CẦN THƠ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
27/2025/QĐ-UBND
|
Cần Thơ, ngày 31
tháng 10 năm 2025
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CHIA
SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương số 72/2025/QH15;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin số 67/2006/QH11 ;
Căn cứ Luật An toàn thông
tin mạng số 86/2015/QH13;
Căn cứ Luật An ninh mạng số
24/2018/QH14;
Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật
nhà nước số 29/2018/QH14;
Căn cứ Luật Công chứng số
46/2024/QH15;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông
tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao
dịch;
Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP
ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Nghị định số
278/2025/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ quy định về kết nối,
chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị;
Căn cứ Nghị định số
104/2025/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều
và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Căn cứ Nghị định số
280/2025/NĐ-CP ngày 27 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ
bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ
sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP;
Căn cứ Thông tư số
01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi
tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16
tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ
bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
Căn cứ Thông tư số
05/2025/TT-BTP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi
tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Tư pháp;
Ủy ban nhân dân ban hành Quyết
định ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ
liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Cần Thơ.
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập
nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa
bàn thành phố Cần Thơ.
Điều 2. Hiệu
lực thi hành
1. Quyết định này có hiệu lực
thi hành từ ngày 31 tháng 10 năm 2025.
2. Quyết định này bãi bỏ Quyết
định số 33/2022/QĐ-UBND ngày 17 tháng 10 năm 2022 của Ủy ban nhân dân thành phố
Cần Thơ quy định quản lý, khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực;
Quyết định số 1058/QĐ-UBND ngày 14 tháng 6 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu
Giang ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng hệ thống cơ sở dữ
liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Hậu Giang; Quyết định số 720/QĐ-UBND ngày 24
tháng 3 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng về việc ban hành quy chế
khai thác, sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý thông tin ngăn chặn và hợp đồng,
giao dịch đã được công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng.
Điều 3. Tổ
chức thực hiện
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân
thành phố; Giám đốc Sở Tư pháp; Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành
thành phố; Chủ tịch Hội công chứng viên thành phố, các tổ chức hành nghề công
chứng trên địa bàn thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Tư pháp (Cục KTVB và QLXLVPHC);
- TT TU, TT HĐND TP;
- CT, PCT UBND TP;
- Sở, ban, ngành TP;
- Hội công chứng viên TP;
- Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn TP;
- UBND xã, phường;
- Công báo TP;
- Cổng TTĐT TP;
- Lưu: VT, HTT.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trần Chí Hùng
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU
CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 27/2025/QĐ-UBND)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc quản lý,
cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực giao
dịch khi thực hiện trên địa bàn thành phố Cần Thơ; trách nhiệm của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.
2. Đối tượng áp dụng
Tổ chức hành nghề công chứng,
công chứng viên; người có thẩm quyền thực hiện chứng thực; các cơ quan, tổ chức,
cá nhân có liên quan đến việc khai thác, cập nhật, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu
công chứng, chứng thực; đơn vị xây dựng, gia công, bảo trì, nâng cấp phần mềm;
bên cung cấp dịch vụ hỗ trợ khai thác, vận hành cơ sở dữ liệu công chứng, chứng
thực của thành phố Cần Thơ.
Điều 2.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. Hệ thống thông tin công
chứng, chứng thực thành phố Cần Thơ (sau đây gọi tắt là hệ thống thông tin công
chứng, chứng thực) là tập hợp các yếu tố phần cứng, phần mềm và cơ sở dữ liệu
được thiết lập phục vụ mục đích tạo lập, cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý,
lưu trữ và trao đổi thông tin trong hoạt động công chứng.
2. Cơ sở dữ liệu công chứng,
chứng thực thành phố Cần Thơ (sau đây gọi tắt là cơ sở dữ liệu công chứng, chứng
thực) là cơ sở dữ liệu do Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ xây dựng và quản
lý. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là kết quả của hoạt động công
chứng, chứng thực, bao gồm: thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch
của tài sản, các thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro trong hoạt
động công chứng, chứng thực, thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng
thực, văn bản công chứng, chứng thực, và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng,
chứng thực phù hợp với pháp luật về công chứng, chứng thực.
3. Quản lý nhà nước về hệ thống
thông tin công chứng, chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực
hiện việc quản lý hệ thống thông tin công chứng, chứng thực; quản lý quy trình
khai thác, sử dụng, cập nhật, chia sẻ thông tin liên quan đến hoạt động công chứng,
chứng thực; quản lý nhà nước về cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
a) Bảo trì hệ thống thông
tin công chứng, chứng thực là nhiệm vụ của bên xây dựng, gia công phần mềm
nhằm đảm bảo cho quá trình duy trì, vận hành và sửa chữa, nâng cấp hệ thống
thông tin công chứng, chứng thực, cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo thỏa
thuận trong hợp đồng xây dựng, gia công phần mềm công chứng để đảm bảo chúng
luôn hoạt động ở mức tối ưu.
b) Dịch vụ hỗ trợ cơ sở dữ
liệu công chứng, chứng thực là việc do cơ quan quản lý nhà nước về cơ sở dữ
liệu giao nhiệm vụ cho tổ chức, cá nhân có năng lực về công nghệ thông tin thực
hiện nhằm đảm bảo cho quá trình quản lý, duy trì và tối ưu hóa hoạt động của cơ
sở dữ liệu, đáp ứng yêu cầu thường xuyên, kịp thời của người quản lý, sử dụng,
khai thác cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
4. Cập nhật cơ sở dữ liệu
công chứng, chứng thực là việc cập nhật các thông tin về cơ sở dữ liệu công
chứng, chứng thực và các thông tin khác trong hoạt động công chứng, chứng thực
vào cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
5. Khai thác, sử dụng cơ sở
dữ liệu công chứng, chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân
có liên quan được phép khai thác, sử dụng các thông tin từ cơ sở dữ liệu để thực
hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định pháp luật.
6. Thông tin về biện pháp
ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định
của pháp luật ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng,
chứng thực giao dịch đối với người hoặc tài sản.
7. Thông tin giải tỏa ngăn
chặn là thông tin bằng văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước
đây phát hành văn bản hủy bỏ biện pháp ngăn chặn đó.
8. Thông tin cảnh báo rủi ro
trong hoạt động công chứng, chứng thực là thông tin thu thập từ hoạt động
công chứng, chứng thực hoặc thu thập từ nguồn hợp pháp khác của cơ quan nhà nước
có thẩm quyền được cập nhật vào cơ sở dữ liệu, khi thực hiện công chứng, chứng
thực có thể dẫn đến nguy cơ mất an toàn cho giao dịch được công chứng, chứng thực.
9. Tài khoản người dùng là
một tập hợp thông tin đại diện duy nhất cho người sử dụng trên hệ thống, người
dùng sử dụng để đăng nhập và truy cập các tài nguyên được cấp phép trên hệ thống.
Tài khoản người dùng ít nhất phải bao gồm tên định danh và mật khẩu.
Điều 3. Điều
kiện và nguyên tắc chung về cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Điều kiện chung
a) Hệ thống thông tin công chứng,
chứng thực và phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đưa vào sử dụng phải
được nghiệm thu đầy đủ yêu cầu kỹ thuật và tính năng sử dụng đảm bảo việc khai
thác, sử dụng hiệu quả và an toàn.
b) Việc quản lý, cập nhật, khai
thác, sử dụng và chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải tuân thủ các
quy định của pháp luật hiện hành và quy định tại Quy chế này.
2. Điều kiện về kỹ thuật
a) Máy vi tính sử dụng, khai
thác cơ sở dữ liệu phải được cài đặt chương trình phần mềm diệt virus có bản
quyền, cập nhật thường xuyên và phải được cài đặt thường trú trên các thiết bị
truy cập vào cơ sở dữ liệu.
b) Thông tin nhập vào hệ thống
cơ sở dữ liệu phải sử dụng Phông chữ tiếng Việt, kiểu chữ Times New Roman, bộ
mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
3. Nguyên tắc quản lý, cập nhật,
khai thác, sử dụng, chia sẻ
a) Việc quản lý cơ sở dữ liệu
công chứng, chứng thực phải tuân thủ theo quy định tại Luật Công chứng số 46/2024/QH15
và quy định pháp luật có liên quan, đảm bảo tính sẵn sàng, hiệu quả, bảo mật và
minh bạch.
b) Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng
thực phải được cập nhật đủ, chính xác, kịp thời và bảo đảm an ninh, an toàn
theo quy định pháp luật.
c) Việc khai thác, sử dụng hoặc
cung cấp thông tin cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực cho bên thứ ba phải
tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, đời sống riêng
tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình, quy định của Luật Công chứng số
46/2024/QH15 và pháp luật có liên quan.
4. Các hoạt động cập nhật, khai
thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo Quy chế này là một hoạt
động hỗ trợ nghiệp vụ công chứng, chứng thực.
5. Mọi thay đổi hoặc can thiệp
vào cơ sở dữ liệu đều được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn
trong hệ thống thông tin công chứng, chứng thực.
6. Việc kết nối, chia sẻ thông
tin giữa cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực với các cơ sở dữ liệu quốc gia,
cơ sở dữ liệu của Bộ, ngành, địa phương và các cơ sở dữ liệu khác phải bảo đảm
hiệu quả, an toàn, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của
Luật Công chứng số 46/2024/QH15 và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Điều 4. Những
hành vi bị nghiêm cấm
1. Cấp tài khoản truy cập cho
cá nhân, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản; truy cập vào hệ thống
thông tin bằng tài khoản của người khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của
mình để truy cập vào hệ thống thông tin khi chưa được sự đồng ý của Thủ trưởng
cơ quan, đơn vị, tổ chức được cấp tài khoản; tiết lộ tài khoản người dùng cơ sở
dữ liệu công chứng, chứng thực cho người không có trách nhiệm, thẩm quyền.
2. Truy cập vào hệ thống thông
tin công chứng, chứng thực để thực hiện các công việc không được giao nhiệm vụ;
khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực vào những mục đích trái
pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực hay
hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.
3. Không cập nhật hoặc cập nhật
thông tin không kịp thời, không chính xác hoặc có hành vi ngăn cản việc cập nhật
thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin,
làm sai lệch, thay đổi dữ liệu hoặc bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động,
thông tin có trong hệ thống thông tin công chứng, chứng thực và cơ sở dữ liệu
công chứng, chứng thực.
5. Sử dụng hoặc tiết lộ các
thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật mà
mình biết trong quá trình quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
6. Những hành vi vi phạm pháp
luật khác theo quy định của pháp luật.
Chương II
QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI
THÁC, SỬ DỤNG, CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
Điều 5. Hạ
tầng kỹ thuật hệ thống thông tin công chứng, chứng thực
Hạ tầng kỹ thuật hệ thống thông
tin và cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực được đặt tại thành phố Cần Thơ do Sở
Khoa học và Công nghệ thành phố Cần Thơ đảm bảo điều kiện, tiêu chuẩn vận hành
theo các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy định về chuyên ngành công nghệ thông tin.
Điều 6. Quản
lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
Sở Tư pháp thực hiện các chức
năng và nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với cơ sở dữ liệu theo quy định của Luật
Công chứng số 46/2024/QH15, pháp luật có liên quan và Quy chế này, cụ thể như
sau:
1. Quản lý nhà nước về cơ sở dữ
liệu công chứng, chứng thực; thực hiện và quản lý quy trình khai thác, sử dụng,
cập nhật, chia sẻ thông tin cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo Quy chế
này; phát triển cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đáp ứng ngày càng tốt hơn
yêu cầu quản lý và hoạt động chuyên môn công chứng, chứng thực và công chứng điện
tử.
2. Trực tiếp thực hiện hoặc ủy
quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ thực hiện cài đặt và cấp mới, xóa, tạm
dừng, cấp lại hoặc thay đổi tài khoản cho đối tượng sử dụng cơ sở dữ liệu.
3. Giao nhiệm vụ cho tổ chức,
cá nhân có năng lực về công nghệ thông tin thực hiện cung cấp dịch vụ hỗ trợ
khai thác, vận hành cho người dùng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
4. Tổ chức tập huấn khai thác,
sử dụng để hỗ trợ cho người dùng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
5. Quyết định kiểm tra, xác
minh trên cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trong những trường hợp các thông
tin công chứng, chứng thực, tài liệu có dấu hiệu không chính xác hoặc nghi ngờ
có vi phạm pháp luật, vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
6. Sẵn sàng thực hiện chia sẻ
cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực với các nền tảng dữ liệu khác theo quy định
pháp luật. Cho phép kết nối cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực với các phần mềm
chức năng của các tổ chức hành nghề công chứng, phần mềm khác kết nối với cơ sở
dữ liệu công chứng, chứng thực phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật được quy định.
7. Cấp quyền truy cập vào hệ thống
cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực cho các cơ quan, tổ chức: Thi hành án dân
sự thành phố, Công an thành phố, Tòa án nhân dân thành phố, Thuế thành phố, Sở
Nông nghiệp và Môi trường, các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân cấp xã
và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để phục vụ cho việc cập nhật,
khai thác, sử dụng thông tin trong Hệ thống theo quy định của pháp luật.
Điều 7.
Thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
Thông tin trên cơ sở dữ liệu
công chứng, chứng thực gồm có:
1. Thông tin nguồn gốc tài sản;
2. Thông tin tình trạng giao dịch
của tài sản;
3. Thông tin về biện pháp ngăn
chặn;
4. Thông tin cảnh báo rủi ro;
5. Thông tin về giao dịch đã được
công chứng, chứng thực, văn bản công chứng, chứng thực và tài liệu liên quan
trong hồ sơ công chứng;
6. Thông tin dữ liệu công chứng
khác ở dạng điện tử theo quy định của pháp luật;
7. Thông tin khác.
Điều 8. Cập
nhật thông tin và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu
1. Cập nhật thông tin vào cơ sở
dữ liệu
a) Người thực hiện công chứng,
chứng thực phải cập nhật vào hệ thống cơ sở dữ liệu ngay sau khi các giao dịch
đã được công chứng, chứng thực. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời,
không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải chịu trách nhiệm
theo quy định của pháp luật.
b) Các cơ quan: Thi hành án dân
sự thành phố, Công an thành phố, Tòa án nhân dân thành phố, Thuế thành phố, Sở
Nông nghiệp và Môi trường, Sở Tư pháp và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên
quan có trách nhiệm cập nhật và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện cập nhật
vào hệ thống cơ sở dữ liệu ngay sau khi có các thông tin theo quy định tại khoản
6, khoản 7, khoản 8 Điều 2 Quy chế này theo chức năng và nhiệm vụ được giao phù
hợp với quy định của pháp luật.
Mọi sự thay đổi nội dung thông
tin phải được cung cấp, cập nhật kịp thời, chính xác lên hệ thống.
2. Lưu trữ thông tin cơ sở dữ
liệu
Thông tin cơ sở dữ liệu được
lưu trữ trên môi trường điện tử theo quy định của Luật Công chứng số
46/2024/QH15 và pháp luật về lưu trữ điện tử.
Điều 9. Tra
cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu
1. Cách thức tra cứu thông tin
ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về giao dịch được thực hiện
theo Quy chế này.
2. Trước khi ký công chứng, chứng
thực giao dịch, người thực hiện công chứng, chứng thực phải trực tiếp kiểm tra
thông tin trên cơ sở dữ liệu để xác định điều kiện giao dịch.
3. Kết quả tra cứu từ cơ sở dữ
liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, người thực hiện chứng thực kiểm
tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc từ chối công chứng,
chứng thực giao dịch, cụ thể:
a) Trường hợp kết quả tra cứu
là thông tin ngăn chặn thì phải từ chối công chứng, chứng thực giao dịch.
b) Trường hợp kết quả tra cứu
là thông tin cảnh báo rủi ro thì phải tiến hành kiểm tra hoặc xác minh thông
tin. Việc quyết định thực hiện hoặc từ chối thực hiện công chứng, chứng thực
giao dịch do người thực hiện công chứng, chứng thực quyết định và chịu trách
nhiệm.
Điều 10.
Quy tắc cập nhật và tra cứu, tìm kiếm thông tin
1. Quy tắc cập nhật thông tin
a) Cập nhật thông tin cá nhân gồm:
Họ tên, ngày, tháng, năm sinh, thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ khác để
xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật; địa
chỉ cư trú.
b) Cập nhật thông tin tổ chức gồm:
Tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động, mã số doanh nghiệp, mã số thuế, số giấy
đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và người đại diện (nếu có).
c) Cập nhật thông tin tài sản
là bất động sản gồm: Địa chỉ thửa đất, số Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,
quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, số vào sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, nơi cấp, ngày tháng năm cấp, số thửa
đất, tờ bản đồ, diện tích, mục đích sử dụng đất theo đúng nội dung thể hiện
trên giấy Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với
đất, giá chuyển nhượng và các nội dung có liên quan.
d) Cập nhật thông tin tài sản
là động sản: có đăng ký và tài sản khác (gồm: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng
nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ (seri), giá chuyển nhượng, ngày cấp
và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu
có)).
đ) Cập nhật thông tin về giao dịch
(gồm: Tên loại giao dịch, số giao dịch, ngày giao dịch và các thông tin có liên
quan).
g) Các thông tin cần cập nhật
khác do Sở Tư pháp hướng dẫn khi cần thiết.
2. Quy tắc tra cứu, tìm kiếm thông
tin
a) Việc tra cứu, tìm kiếm thông
tin được thực hiện theo quy tắc tìm kiếm
do đơn vị xây dựng, gia công phần
mềm công chứng, chứng thực đề xuất. Sở Tư pháp căn cứ vào đề xuất đó để hướng dẫn
người dùng quy tắc tra cứu, tìm kiếm thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng,
chứng thực.
b) Đơn vị xây dựng, gia công phần
mềm công chứng, chứng thực phải đảm bảo kết quả của quy tắc tra cứu, tìm kiếm
và chịu trách nhiệm pháp lý đối với quy tắc tra cứu, tìm kiếm do mình đề xuất.
c) Người dùng phải thực hiện việc
tra cứu tìm kiếm thông tin theo quy tắc tìm kiếm được Sở Tư pháp hướng dẫn và
chịu trách nhiệm trong trường hợp thực hiện không đúng quy tắc tra cứu, tìm kiếm
đã được hướng dẫn.
Điều 11.
Khai thác, sử dụng thông tin cơ sở dữ liệu
1. Các tổ chức hành nghề công
chứng, công chứng viên, Ủy ban nhân dân cấp xã, công chức cấp xã chỉ được phép
được khai thác, sử dụng thông tin cơ sở dữ liệu để:
a) Phục vụ cho hoạt động công
chứng, chứng thực.
b) Thực hiện thống kê, báo cáo
tình hình công chứng, chứng thực định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ
quan nhà nước và các thống kê, báo cáo khác có liên quan.
2. Cơ quan nhà nước được Sở Tư
pháp cấp quyền quy định tại khoản 7 Điều 6 Quy chế này khai thác, sử dụng thông
tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định
của pháp luật.
3. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu
được cung cấp theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phục vụ công
tác điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án, thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm.
4. Việc cung cấp tài khoản cho
người dùng, phân quyền cho người dùng trong mỗi cơ quan, tổ chức do người đứng
đầu, cơ quan, tổ chức đó quyết định và chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật
và Quy chế này.
5. Thông tin cập nhật vào Cơ sở
dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng
tháng, quý, 06 tháng, hàng năm.
Chương
III
NÂNG CẤP, PHÁT TRIỂN CƠ
SỞ DỮ LIỆU VÀ DỊCH VỤ HỖ TRỢ KHAI THÁC, VẬN HÀNH CƠ SỞ DỮ LIỆU
Điều 12.
Nâng cấp, phát triển cơ sở dữ liệu
1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng
thực phải được thường xuyên nâng cấp để đảm bảo đáp ứng yêu cầu phát triển công
nghệ và đáp ứng yêu cầu về thực hiện thủ tục công chứng theo quy định của pháp
luật về công chứng, chứng thực.
2. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng
thực được thường xuyên quan tâm nghiên cứu để phát triển về các chức năng, kỹ
thuật để ngày càng nâng cao hiệu quả, hiệu suất và tính an toàn pháp lý phục vụ
cho khai thác, sử dụng, chia sẻ thông tin về công chứng.
3. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng
thực được phát triển để thực hiện công chứng điện tử.
Điều 13. Dịch
vụ hỗ trợ khai thác, vận hành cơ sở dữ liệu
Tổ chức, cá nhân thực hiện dịch
vụ hỗ trợ khai thác, vận hành cơ sở dữ liệu có trách nhiệm thường xuyên tiếp nhận
thông tin từ người dùng, phối hợp với bên xây dựng, gia công phần mềm để hướng
dẫn sử dụng hoặc đưa ra giải pháp tháo gỡ, khắc phục nhằm tối ưu hóa hoạt động
của cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Báo cáo Sở Tư pháp về kết quả thực hiện
và những vướng mắc, bất cập để tìm cách tháo gỡ kịp thời, nhanh chóng.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 14.
Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân
1. Sở Tư pháp
a) Tham mưu Ủy ban nhân dân
thành phố triển khai, thực hiện việc quản lý cơ sở dữ liệu theo quy định của
Quy chế này và quy định của pháp luật có liên quan.
b) Phối hợp với Sở Khoa học và
Công nghệ, các cơ quan, tổ chức có liên quan để đảm bảo việc vận hành, khai
thác, sử dụng cơ sở dữ liệu; đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tính chất
công việc và an toàn thông tin.
c) Phối hợp với các cơ quan có
liên quan để thực hiện kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực với
các cơ sở dữ liệu về dân cư, hộ tịch, thuế, đăng ký đất đai, nhà ở, doanh nghiệp
và cơ sở dữ liệu khác.
d) Trực tiếp thực hiện việc quản
lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quy định của Quy chế
này và các văn bản pháp luật có liên quan.
đ) Theo dõi, tổng hợp tình hình
thực hiện Quy chế và báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố; tham mưu Ủy ban nhân
dân thành phố việc sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.
2. Sở Khoa học và Công nghệ
Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật để vận
hành hệ thống thông tin công chứng, chứng thực của thành phố; phối hợp với Sở
Tư pháp để thực hiện các phương thức kết nối, chia sẻ dữ liệu theo hướng dẫn của
Chính phủ, Bộ, Ủy ban nhân dân thành phố và theo Quy chế này.
3. Sở Tài chính
Phối hợp với Sở Tư pháp tham
mưu, trình Ủy ban nhân dân thành phố bố trí kinh phí theo quy định.
4. Hội Công chứng viên thành phố
Triển khai kịp thời các quy định
của pháp luật về chia sẻ thông tin và nội dung Quy chế này đến các hội viên để
thực hiện việc công chứng đảm bảo đúng quy định; kiến nghị xử lý đối với các
hành vi cập nhật, cung cấp thông tin không kịp thời, không trung thực hoặc hành
vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng,
chứng thực, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và thực hiện các
công việc theo sự ủy quyền hoặc giao nhiệm vụ của cơ quan quản lý nhà nước về
cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
5. Các tổ chức hành nghề công
chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan
a) Chịu trách nhiệm thực hiện
các nội dung theo Quy chế này.
b) Phối hợp với các cơ quan, tổ
chức trong việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ các thông tin cơ
sở dữ liệu.
6. Đơn vị xây dựng, gia công phần
mềm và bên cung cấp dịch vụ hỗ trợ khai thác, vận hành cơ sở dữ liệu
a) Chịu trách nhiệm đối với
công việc, nhiệm vụ được giao hoặc các thỏa thuận đã được ký kết.
b) Hướng dẫn người dùng khai
thác, sử dụng cơ sở dữ liệu; phối hợp với các cá nhân, tổ chức và các bên liên
quan trong quá trình bảo trì, nâng cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, cung cấp
dịch vụ hỗ trợ khai thác, vận hành cơ sở dữ liệu để đảm bảo cho quá trình sử dụng
hiệu quả, thông suốt.
Điều 15. Xử
lý vi phạm
Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định
tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định
của pháp luật./.