|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BẮC NINH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
54/2025/QĐ-UBND
|
Bắc Ninh, ngày 03
tháng 11 năm 2025
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN TRONG HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC NINH
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương số 72/2025/QH15;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật
Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 87/2025/QH15;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử
số 20/2023/QH15;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin số 67/2006/QH11;
Căn cứ Luật An ninh mạng số
24/2018/QH14;
Căn cứ Luật Lưu trữ số
33/2024/QH15;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP của Chính phủ Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan Nhà nước;
Căn cứ Nghị định số
23/2025/NĐ-CP của Chính phủ Quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy;
Căn cứ Nghị định số 113/2025/NĐ-CP
của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ Về việc gửi, nhận văn bản điện tử
giữa các cơ quan trọng hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số
10/2016/TT-BTTT của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Ban hành "Quy
chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin
phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành";
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ tại Tờ trình số 196/TTr-SNV ngày 08 tháng 10 năm 2025;
Ủy ban nhân dân ban hành Quyết
định ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa
các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh.
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn
bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2025 và thay thế Quyết
định số 02/2021/QĐ-UBND ngày 08/02/2021 của UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quy chế
tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ
thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Giang.
Điều 3. Giám
đốc các Sở, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND
xã, phường và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Vụ Pháp chế -Bộ Nội vụ;
- Cục Kiểm tra VB&QLXLVPHC - Bộ Tư pháp;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Ủy ban MTTQ Việt Nam và các tổ chức CTXH tỉnh;
- VPUBND tỉnh:
+ LĐVP, các phòng, ban, đơn vị;
+ Trung tâm Thông tin (01 bản giấy, 01 bản điện tử đăng công báo);
- Lưu: VT, NC.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Mai Sơn
|
QUY CHẾ
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA
CÁC CƠ QUAN TRONG HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số /2025/QĐ-UBND)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
1. Quy chế này quy định nguyên
tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử; quy trình tiếp nhận, đăng ký, xử lý
văn bản đến trên Hệ thống; phát hành văn bản điện tử; quản lý con dấu, thiết bị
lưu khóa bí mật; quản lý, lưu trữ văn bản điện tử; trách nhiệm của các cơ quan,
đơn vị có liên quan trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.
2. Quy chế này không áp dụng đối
với việc gửi, nhận văn bản điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định
của pháp luật.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
1. Quy chế này áp dụng đối với
các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; UBND cấp xã và
các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh
(gọi chung là các cơ quan, đơn vị).
2. Khuyến khích các cơ quan, tổ
chức không thuộc khoản 1 Điều này liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn bản với
các cơ quan, tổ chức nếu đáp ứng hạ tầng kỹ thuật, công nghệ để áp dụng, được
thực hiện theo quy định tại Quy chế này.
Điều 3.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành tỉnh Bắc Ninh (gọi tắt là Hệ thống) là hệ thống thông tin được tạo lập nhằm
tạo ra, gửi, nhận, lưu trữ và xử lý văn bản điện tử.
2. Việc gửi, nhận văn bản điện
tử được quy định tại khoản 2 , 4, 5 Điều 3 Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ Về việc gửi nhận văn
bản điện tử giữa các cơ quan quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
Điều 4.
Nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử
1. Nguyên tắc chung
Việc gửi, nhận văn bản điện tử
phải đảm bảo các nguyên tắc quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 5
Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
2. Nguyên tắc gửi văn bản đi
a) Tất cả văn bản đi của cơ
quan, đơn vị phải được đăng ký vào Hệ thống.
b) Số của một văn bản đi do Hệ
thống tạo ra theo các quy định về công tác văn thư và là duy nhất trong Hệ thống
của cơ quan, đơn vị.
c) Xác nhận văn bản đi được gửi
đến đúng địa chỉ của cơ quan, đơn vị, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải
quyết.
d) Bảo đảm văn bản được chuyển
giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng.
3. Nguyên tắc nhận văn bản đến
a) Tất cả văn bản đến cơ quan,
đơn vị phải được đăng ký vào Hệ thống.
b) Số đến của một văn bản đến
là duy nhất trong Hệ thống của cơ quan, đơn vị.
c) Xác nhận văn bản đến đúng địa
chỉ.
d) Xác định đúng chức năng, nhiệm
vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của cơ quan, đơn vị tiếp nhận văn bản.
đ) Giải quyết văn bản đến kịp
thời, đúng thời hạn quy định.
Điều 5. Yêu
cầu gửi, nhận văn bản điện tử
Việc gửi, nhận văn bản điện tử
phải đảm bảo các yêu cầu theo quy định tại Điều 6 Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg.
Điều 6. Các
loại văn bản điện tử thực hiện gửi, nhận trên Hệ thống
1. Các loại văn bản gửi, nhận
điện tử được quy định tại khoản 1 Điều 7 Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg.
2. Các loại văn bản điện tử gửi
kèm văn bản giấy
a) Văn bản điện tử gửi kèm văn
bản giấy được quy định tại điểm a khoản 2 Điều 7 Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg.
b) Văn bản theo Danh mục do Chủ
tịch UBND tỉnh quyết định ngoài các văn bản theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều
này.
Điều 7. Đầu
mối cơ quan tổ chức gửi, nhận văn bản điện tử
1. Văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh
thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại điểm c khoản
3 Điều 7 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
2. Văn phòng các Sở, bộ phận hành
chính các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử
thuộc phạm vi thẩm quyền quản lý của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và theo Quy chế
làm việc, Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị.
3. Văn phòng HĐND và UBND cấp
xã gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của UBND cấp xã,
Chủ tịch UBND cấp xã và theo Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư lưu trữ
của cơ quan, đơn vị.
Chương II
QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ
LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 8. Tiếp
nhận, đăng ký văn bản điện tử vào Hệ thống
1. Kiểm tra tính xác thực và
toàn vẹn của văn bản điện tử
a) Trước khi tiếp nhận văn bản,
Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn thông
tin, dữ liệu theo quy định tại khoản 1 Điều 6 và khoản 1 Điều 9
Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
b) Trường hợp văn bản điện tử đến
không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ
quan, đơn vị nhận văn bản thực hiện theo điểm b khoản 2 Điều 21
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn
thư.
c) Sau khi tiếp nhận, Bên nhận
xử lý và phản hồi trạng thái xử lý văn bản điện tử trên Hệ thống. Hệ thống tự động
cập nhật đầy đủ, chính xác ngày, giờ nhận văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị
khi tiếp nhận văn bản đến và phản hồi kịp thời, đồng bộ cho Bên gửi văn bản.
Trường hợp nhận được thông báo
thu hồi văn bản điện tử, Bên nhận thực hiện theo quy định tại khoản
2 Điều 9 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
2. Đăng ký văn bản đến
Việc đăng ký văn bản đến điện tử
phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết trong Hệ thống
theo chuẩn thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến
không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm
giải quyết trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp
luật. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo trình tự thời gian tiếp nhận
văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. Số đến và
thời gian đến được lưu trong Hệ thống.
a) Văn bản đến điện tử
Văn thư cơ quan thực hiện cập
nhật đầy đủ thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo Mục II Phần
II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
b) Văn bản đến định dạng giấy
Trường hợp văn bản đến chỉ có bản
giấy, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến định dạng giấy theo quy định
tại Mục I Phần II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Sau đó thực hiện đăng
ký văn bản đã được số hóa vào Hệ thống theo điểm a khoản này.
c) Định kỳ Văn thư cơ quan có
trách nhiệm in sổ đăng ký văn bản đến trên Hệ thống ra giấy, đảm bảo đầy đủ các
trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, đóng sổ để quản lý và lưu trữ.
Thời hạn in sổ được quy định trong Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ
quan, đơn vị.
Điều 9. Xử
lý văn bản đến điện tử trên Hệ thống
1. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
trình, chuyển giao văn bản đến người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc người được
giao trách nhiệm phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản trên Hệ thống (sau đây gọi
là người có thẩm quyền).
2. Người có thẩm quyền cho ý kiến
phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống
các thông tin: đơn vị hoặc người nhận, ý kiến phân phối chỉ đạo, trạng thái xử
lý văn bản, thời hạn giải quyết.
a) Đối với văn bản đến liên
quan nhiều phòng, ban, đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân, người có thẩm quyền phải
xác định rõ phòng, ban, đơn vị trực thuộc (sau đây gọi là bộ phận) hoặc cá nhân
chủ trì, các bộ phận khác hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn giải quyết văn bản và
ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết.
b) Trường hợp văn bản điện tử gửi
kèm bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống
và chuyển văn bản giấy đến bộ phận hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao
chủ trì giải quyết.
c) Trường hợp sau khi nhận được
văn bản hoặc hồ sơ công việc được giao trên Hệ thống, bộ phận hoặc cá nhân được
giao nhiệm vụ chủ trì xử lý văn bản xác định văn bản đó không thuộc chức năng,
nhiệm vụ của mình, có trách nhiệm phản hồi kịp thời đến người có thẩm quyền để
xử lý lại trên Hệ thống và đảm bảo tiến độ giải quyết công việc.
3. Khi nhận được văn bản đến
trên Hệ thống, bộ phận hoặc cá nhân được giao chủ trì xử lý có trách nhiệm
nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định được giao trên Hệ thống.
Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
Người đứng đầu bộ phận được
giao chủ trì giải quyết công việc có trách nhiệm phân công cho cá nhân chủ trì
và các cá nhân hoặc bộ phận khác (nếu có) phối hợp giải quyết.
Người được giao chủ trì có trách
nhiệm lập hồ sơ công việc đối với nhiệm vụ được giao theo các bước sau: xác định
số và ký hiệu hồ sơ để giải quyết văn bản đến theo Danh mục hồ sơ của cơ quan,
đơn vị; cập nhật vào Hệ thống mã hồ sơ theo quy định tại Mục III Phần II Phụ lục
VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Trường hợp hồ sơ không có trong
Danh mục hồ sơ, việc mở hồ sơ được thực hiện theo quy định tại điểm
c khoản 2 Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Điều 10.
Phát hành văn bản điện tử
1. Quy trình ký số, phát hành
văn bản điện tử
Văn bản điện tử quy định tại Điều
6 Quy chế này sau khi được kiểm soát về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày
và được lãnh đạo cơ quan, đơn vị phê duyệt phát hành phải đảm bảo được sử dụng
tối thiểu 02 chữ ký số (01 chữ ký số của người có thẩm quyền, 01 chữ ký số của
cơ quan, đơn vị). Việc ký số được thực hiện như sau:
a) Người có thẩm quyền ký văn bản
thực hiện ký số cá nhân trên văn bản điện tử, sau đó chuyển Văn thư thực hiện
các thủ tục phát hành.
b) Văn thư cơ quan lấy số văn bản,
cập nhật vào tập tin đã được lãnh đạo ký số cá nhân các thông tin: số ký hiệu
văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản. Việc cập nhật số ký hiệu và ngày
tháng năm ban hành văn bản được thực hiện qua chức năng tự động của Hệ thống.
Văn thư cơ quan thực hiện in
văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, nhân bản, đóng dấu của
cơ quan, đơn vị để tạo thành bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản giấy
(nếu có yêu cầu).
Văn thư cơ quan sử dụng chứng
thư số của cơ quan, thực hiện ký số của cơ quan, đơn vị lên văn bản điện tử đã
có chữ ký số cá nhân của người có thẩm quyền. Việc ký số của cơ quan, đơn vị đối
với các văn bản có phụ lục được thực hiện theo điểm 8 Mục II Phần I Phụ lục I
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Phát hành văn bản điện tử: Văn
thư cơ quan thực hiện phát hành văn bản điện tử trên Hệ thống, cập nhật đủ các
thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi theo Mục I Phần II Phụ lục VI
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
c) Lưu văn bản điện tử
Bản gốc văn bản điện tử được
lưu trên Hệ thống của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.
Cơ quan, đơn vị có Hệ thống đáp
ứng các quy định theo Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của
pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống
thay cho văn bản giấy.
Cơ quan, đơn vị có Hệ thống
chưa đáp ứng các quy định theo Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy
định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo ra bản chính văn bản giấy
lưu tại Văn thư và hồ sơ công việc.
d) Định kỳ Văn thư cơ quan có
trách nhiệm in sổ đăng ký văn bản đi trên Hệ thống ra giấy, đảm bảo đầy đủ các
trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý và lưu trữ.
Thời hạn in sổ được quy định trong Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ
quan, đơn vị.
đ) Phát hành văn bản điện tử từ
văn bản giấy
Văn thư cơ quan thực hiện theo
quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 và Mục I Phần II Phụ lục
I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Hình thức chữ ký số của người
có thẩm quyền và của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
a) Chữ ký số của người có thẩm
quyền
Hình ảnh, vị trí chữ ký số cá
nhân của người có thẩm quyền được thực hiện theo quy định tại điểm 7 Mục II Phần
I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
b) Dấu và chữ ký số của cơ
quan, đơn vị ban hành văn bản
Hình ảnh, vị trí, thông tin của
dấu và chữ ký số của cơ quan, đơn vị được thực hiện theo quy định tại điểm 8 Mục
II Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Điều 11.
Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật
1. Người đứng đầu cơ quan, đơn
vị có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị
lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị theo quy định.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định tại khoản
2 Điều 32 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
3. Cá nhân được giao quản lý, sử
dụng thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật theo quy định tại khoản
3 Điều 32 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
4. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí
mật
Việc sử dụng thiết bị lưu khóa
bí mật của cơ quan, đơn vị được thực hiện theo quy định tại khoản
2 Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Điều 12.
Quản lý, lưu trữ văn bản điện tử
1. Việc quản lý, lưu trữ đối với
văn bản điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ;
văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị khi lưu trữ phải đáp ứng các điều kiện sau
đây:
a) Phải đảm bảo độ tin cậy,
tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong văn bản điện tử kể từ khi
văn bản điện tử được tạo lập lần đầu.
b) Thông tin chứa trong văn bản
điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
2. Cơ quan, đơn vị căn cứ vào
tính đặc thù hoạt động, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan, đơn
vị mình để lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ văn bản điện tử cho
phù hợp.
3. Cơ quan, đơn vị phải thường
xuyên kiểm tra công tác nâng cấp hệ thống, sao lưu, bảo quản văn bản điện tử để
bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập, khai thác của văn bản lưu điện
tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại lưu trữ được thuận lợi
nhưng phải đảm bảo không thay đổi nội dung.
4. Thu thập, lưu trữ văn bản điện
tử
a) Cơ quan, đơn vị thực hiện
xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị.
b) Căn cứ danh mục hồ sơ của cơ
quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập và
cập nhật văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc vào hồ sơ tương ứng, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm, nội dung
thông tin trong các bài phát biểu, kết luận của lãnh đạo, tham luận của các đại
biểu tại hội nghị, hội thảo và các văn bản khác liên quan đến hoạt động của cơ
quan để đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ trong việc tạo lập hồ sơ điện tử của cơ
quan, đơn vị.
Trường hợp hồ sơ không có trong
Danh mục hồ sơ, việc mở hồ sơ được thực hiện theo quy định tại điểm
c khoản 2 Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
c) Đối với việc lưu trữ văn bản
điện tử trên các hệ thống thông tin được thực hiện theo cơ chế lưu trữ và quản
lý cơ sở dữ liệu của các hệ thống thông tin, kết hợp với các ràng buộc về phân
cấp, phân quyền người sử dụng để bảo đảm mức độ an toàn, bảo mật của thông tin,
dữ liệu.
5. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan
a) Việc nộp lưu hồ sơ tài liệu
điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo điểm b khoản 3 Điều
30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
b) Khi giao nhận tài liệu lưu
trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả
năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình
thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất
dữ liệu.
Điều 13. Hạ
tầng kỹ thuật công nghệ
Các cơ quan, đơn vị thực hiện
việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử phải đáp ứng các điều
kiện về hạ tầng kỹ thuật, bảo đảm an toàn thông tin, giải pháp kết nối liên
thông theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg và đáp ứng các quy định đối với hệ thống
quản lý tài liệu điện tử và chuẩn thông tin đầu vào của hệ thống theo Phần II
Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 14.
Trách nhiệm của Sở Nội vụ
1. Chủ trì triển khai, tổ chức
thực hiện, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất
Quy chế này. Tổ chức tập huấn, tuyên truyền phổ biến nội dung Quy chế và các
văn bản quy phạm pháp luật mới, liên quan đến công tác văn thư lưu trữ nói
chung và quản lý tài liệu điện tử nói riêng.
2. Chủ trì, phối hợp với các cơ
quan, đơn vị hàng năm tổng hợp đánh giá kết quả thực hiện việc tiếp nhận, xử
lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử; tổ chức quản lý, thu thập tài liệu điện
tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.
3. Chủ trì, tham mưu UBND tỉnh
sửa đổi, bổ sung các nội dung của Quy chế (nếu có), phù hợp với các quy định của
pháp luật.
Điều 15.
Trách nhiệm Sở Khoa học và Công nghệ
1. Chủ trì, tham mưu UBND tỉnh
ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung Danh mục mã định danh cho các cơ quan, đơn vị
khi có sự thay đổi về đơn vị hành chính, cơ cấu tổ chức nhằm thực hiện thống nhất
trên Hệ thống; đảm bảo an toàn, an ninh thông tin và đảm bảo liên thông kết nối
đồng bộ với Trục liên thông văn bản quốc gia và định kỳ sao lưu tài liệu, hồ sơ
điện tử.
2. Chủ trì, phối hợp với Văn
phòng UBND tỉnh tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung Danh
mục văn bản điện tử gửi qua Hệ thống, văn bản điện tử gửi kèm bản giấy thích hợp
với từng thời kỳ, áp dụng cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
Điều 16.
Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh
1. Phối hợp với Sở Khoa học và
Công nghệ tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung Danh mục
văn bản điện tử gửi qua Hệ thống, văn bản điện tử gửi kèm bản giấy phù hợp với
từng thời kỳ, áp dụng cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
2. Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở
Khoa học và Công nghệ tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc sử dụng văn bản
điện tử trong hoạt động của cơ quan, đơn
vị theo Quy chế này.
Điều 17.
Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn
vị chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh trong việc triển khai thực hiện gửi, nhận
văn bản điện tử của các cơ quan, đơn vị theo Quy chế này và các quy định của
pháp luật liên quan khác.
2. Bố trí kinh phí đầy đủ, kịp
thời trong kế hoạch ngân sách hàng năm để đảm bảo các điều kiện hạ tầng kỹ thuật
phục vụ cho việc trao đổi, xử lý và sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ cơ
quan; triển khai các biện pháp tổ chức, quản lý và xử lý kỹ thuật để đảm bảo an
toàn, an ninh và bảo vệ bí mật thông tin trong cơ quan.
3. Thường xuyên theo dõi tình
trạng xử lý văn bản đến trên Hệ thống để chỉ đạo kịp thời trong quá trình giải
quyết công việc. Bố trí cán bộ, công chức, viên chức phụ trách công nghệ thông
tin đáp ứng yêu cầu công việc để duy trì hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành
và quản lý văn bản điện tử trên Hệ thống.
4. Người đứng đầu cơ quan, đơn
vị có trách nhiệm thu hồi tài khoản, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu liên
quan đến việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản của cơ quan khi có sự luân chuyển
công tác, nghỉ hưu, thôi việc.
Điều 18.
Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
1.Thường xuyên đăng nhập vào Hệ
thống để kiểm tra và xử lý công việc được giao.
2. Định kỳ thay đổi mật khẩu được
cấp và bảo vệ tài khoản của cá nhân trên Hệ thống.
3. Quản lý và lưu trữ các văn bản
điện tử của cá nhân theo quy định; chịu trách nhiệm về việc xử lý văn bản, nội
dung thông tin của cá nhân trao đổi trên Hệ thống.
4. Nghiêm túc thực hiện các quy
định về đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.
Điều 19. Trách
nhiệm của văn thư cơ quan
1. Thực hiện ký số văn bản điện
tử và phát hành văn bản điện tử đã ký số qua Hệ thống theo các quy định trong
Quy chế này và các quy định khác có liên quan.
2. Thực hiện lưu trữ các văn bản
điện tử theo quy định hiện hành.
3. Chịu trách nhiệm tiếp nhận,
quản lý và sử dụng an toàn chứng thư số, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan,
tổ chức, đảm bảo giữ gìn bí mật nhà nước của cơ quan theo quy định trong Quy chế
này và các văn bản pháp luật khác có liên quan.
4. Tham gia các chương trình tập
huấn, hướng dẫn ứng dụng chữ ký số, phần mềm do cơ quan cấp trên hoặc Sở Khoa học
và Công nghệ tổ chức.
Điều 20.
Trách nhiệm của công chức, viên chức phụ trách công nghệ thông tin.
1. Quản trị phần mềm, kịp thời
báo cáo lãnh đạo cơ quan, đơn vị về tình hình hoạt động của phần mềm và các vấn
đề mới phát sinh.
2. Thiết lập, cung cấp, quản lý
tài khoản và hướng dẫn sử dụng cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan,
đơn vị theo quy định.
3. Rà soát, cập nhật và tham
mưu cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị các biện pháp đảm bảo an toàn, bảo mật thông
tin trên phần mềm theo hướng dẫn của Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan
nhà nước có thẩm quyền.
4. Tham gia các chương trình tập
huấn, hướng dẫn về ứng dụng chữ ký số do cơ quan cấp trên và Sở Khoa học và
Công nghệ tổ chức. Trực tiếp hướng dẫn, trao đổi nghiệp vụ đối với toàn thể
công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị.
Điều 21. Điều
khoản thi hành
Trong quá trình triển khai thực
hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc và cần sửa đổi, bổ sung Quy chế này, các cơ
quan, đơn vị và cá nhân kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo
UBND tỉnh xem xét, quyết định./.