|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH VĨNH PHÚC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 06/CT-UBND
|
Vĩnh Phúc, ngày
28 tháng 03 năm 2025
|
CHỈ THỊ
VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG
QUÁ TRÌNH SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ THEO KẾT LUẬN SỐ
127-KL/TW CỦA BỘ CHÍNH TRỊ
Để bảo đảm công tác văn thư,
lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước,
trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị
theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28 tháng 02 năm 2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí
thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống
chính trị; Thực hiện nội dung Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/03/2025 của Bộ
Nội vụ về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp
tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ
trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã; các tổ
chức, đơn vị; cán bộ, công chức, viên chức và người lao động khẩn trương thực
hiện một số nhiệm vụ cấp bách để tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ
trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương, như sau:
1. Thủ trưởng
các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức, đơn vị :
a) Thực hiện đúng, đầy đủ các
quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, đáp ứng các yêu cầu sau đây:
- Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu
tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập
trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu tài
liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của
cơ quan, tổ chức đó.
- Thực hiện việc đóng phông lưu
trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Không ban hành văn bản
hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về
việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.
- Trước và trong khi sắp xếp tổ
chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại kho lưu
trữ của Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của
cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính trước khi sắp xếp.
- Nghiêm cấm việc chiếm giữ,
chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng,
thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ
máy.
- Việc bàn giao tài liệu, cơ sở
dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của
pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý.
- Thực hiện nghiêm quy định của
pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ;
bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực
hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp
xếp tổ chức bộ máy.
b) Thực hiện một số nhiệm vụ cấp
bách để tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ
chức bộ máy chính quyền địa phương như sau:
- Bảo đảm an toàn tài liệu và
cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật
trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu
tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
- Chỉ đạo các đơn vị, cá nhân
thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài
liệu về các công việc chưa hoàn thành (lập danh mục công việc chưa hoàn thành của
từng đơn vị).
- Giao đơn vị, cá nhân tổng hợp,
lập danh mục những công việc chưa hoàn thành của cơ quan, tổ chức; có hồ sơ,
tài liệu kèm theo đóng gói riêng biệt và tập kết nộp vào Lưu trữ cơ quan.
- Chỉ đạo Lưu trữ cơ quan thống
kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có; đóng gói tài liệu tại
phòng, kho lưu trữ và hướng dẫn đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói hồ sơ, tài
liệu chưa nộp vào phòng, kho lưu trữ; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị,
cá nhân và tập kết về phòng, kho bảo quản tập trung. Cần lưu ý, tập hợp riêng
và có ghi chú rõ ràng đối với hồ sơ, tài liệu về công việc chưa hoàn thành.
- Bố trí kho tàng, trang thiết
bị, nhân lực cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu
được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ
máy.
- Chỉ đạo đơn vị quản lý, vận
hành Hệ thống thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của
những công việc đã hoàn thành và những công việc chưa hoàn thành; khoanh vùng dữ
liệu trên Hệ thống hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ và bảo đảm an toàn, toàn
vẹn tài liệu và cơ sở dữ liệu cho đến khi bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp
huyện giao Phòng Nội vụ tham mưu bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để
tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy
ban nhân dân cấp huyện; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài
liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức
bộ máy.
- Thực hiện các biện pháp cấp
bách khác phù hợp với điều kiện thực tiễn tại địa phương để bảo đảm công tác
văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục và bảo đảm quản lý an toàn tài liệu,
cơ sở dữ liệu tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức
bộ máy.
- Ngay sau khi hoàn thành việc
sắp xếp tổ chức bộ máy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới
cần kịp thời chỉ đạo:
+ Đăng ký mở mới hoặc mở lại
tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống để bảo đảm việc phát
hành và tiếp nhận văn bản; đăng ký cấp con dấu và chứng thư chữ kí số chuyên
dùng công vụ theo quy định.
+ Phối hợp với Lưu trữ lịch sử
tỉnh, đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống và các đơn vị, cá nhân liên quan tiếp
nhận tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu về những công việc chưa hoàn thành thuộc
thẩm quyền quản lý để tiếp tục giải quyết.
+ Tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ
liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý và tài liệu tại các phòng, kho tập kết
trên địa bàn quản lý; phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh xây dựng phương án xử
lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu đó.
2. Lưu trữ
cơ quan (Bộ phận Lưu trữ cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ lưu trữ) tại cơ
quan, tổ chức, đơn vị có trách nhiệm:
a) Hướng dẫn các đơn vị, cá
nhân thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu và bàn giao về phòng, kho bảo quản tập
trung trước; chuẩn bị kho tàng và các điều kiện cần thiết để bảo quản an toàn
tài liệu tiếp nhận từ các đơn vị, cá nhân.
b) Thống kê, niêm phong, bảo quản
an toàn tài liệu tại phòng, kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức cho đến khi tài liệu
được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau
sắp xếp tổ chức bộ máy.
c) Phối hợp với đơn vị quản lý,
vận hành Hệ thống thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu
của cơ quan, tổ chức trong Hệ thống.
d) Tiếp nhận, bảo quản riêng hồ
sơ, tài liệu của công việc chưa hoàn thành theo danh mục.
đ) Nộp lưu hoặc thống kê, đóng
gói riêng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trước
đó để sẵn sàng nộp vào Lưu trữ lịch sử.
3. Cán bộ,
công chức, viên chức, người lao động:
a) Thống kê, đóng gói hồ sơ,
tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc
chưa hoàn thành; đối với công việc chưa hoàn thành, cần lập danh mục và ghi rõ:
tên công việc; tên người được giao giải quyết chính; số lượng văn bản, tài liệu
đã có; thời hạn giải quyết (nếu có).
b) Thống kê hồ sơ, tài liệu về
các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành
trên Hệ thống; lập danh mục hồ sơ công việc hoặc danh mục văn bản về công việc
chưa hoàn thành trên Hệ thống.
c) Giao nộp nguyên trạng hồ sơ,
tài liệu đã đóng gói và danh mục công việc chưa hoàn thành trên Hệ thống vào Lưu
trữ cơ quan hoặc đơn vị, cá nhân có nhiệm vụ tập kết tài liệu trong quá trình sắp
xếp tổ chức bộ máy.
d) Ngay sau khi hoàn thành việc
sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời phối hợp với Lưu trữ cơ quan và đơn vị quản
lý, vận hành Hệ thống thực hiện bàn giao hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa
hoàn thành cho đơn vị, cá nhân có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết.
4. Sở Khoa
học và Công nghệ:
a) Xác định phạm vị, khoanh
vùng tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong hệ thống theo từng cơ quan, tổ chức,
đơn vị hành chính để thực hiện bàn giao cho cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy; Thực hiện các giải pháp kĩ thuật
để bảo đảm tính liên tục, tiếp nối hoạt động ban hành văn bản và giải quyết
công việc của các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý ngay sau khi hoàn
thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy.
b) Xác định, khoanh vùng phạm
vi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống theo từng tài khoản của cơ quan,
tổ chức, cá nhân; trong đó trên cơ sở danh mục công việc chưa hoàn thành của
các đơn vị, cá nhân, xác định phạm vi dữ liệu và lập danh sách tài khoản của tổ
chức, cá nhân còn công việc chưa hoàn thành; chuẩn bị phương án bàn giao khi có
chỉ đạo.
c) Thống kê và báo cáo Ủy ban
nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ về hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu
văn bản đang sử dụng trong Hệ thống để làm cơ sở đặt mã định danh tài liệu, mã
hồ sơ và kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy được
thống nhất, đồng bộ, tránh trùng lặp.
d) Ngay sau khi hoàn thành việc
sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời thực hiện một số nhiệm vụ sau:
- Đóng tài khoản của tổ chức,
cá nhân đối với cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động ngay sau khi có quyết định
về sắp xếp tổ chức bộ máy.
- Cập nhật hệ thống mã định
danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức mới, bảo đảm Hệ
thống hoạt động thông suốt.
- Mở tài khoản cho cơ quan, tổ
chức, cá nhân mới, bảo đảm kết nối với tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu liên
quan trước đó để bảo đảm không gián đoạn việc giải quyết công việc trên Hệ thống.
- Trích xuất và đóng gói tài liệu,
cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị đã ngừng hoạt động bàn giao
cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ
chức bộ máy.
e) Có phương án sử dụng tài liệu
và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống để phục vụ nhu cầu cấp thiết của cơ
quan, tổ chức, cá nhân trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
5. Sở Nội vụ
a) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh
ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc
tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ
máy của hệ thống chính trị của tỉnh.
b) Giao Lưu trữ lịch sử tỉnh
phân công viên chức để tổ chức các tổ công tác đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị
để tiếp nhận, phối hợp bảo quản tại chỗ tài liệu và khoanh vùng cơ sở dữ liệu
tài liệu trên Hệ thống.
c) Chỉ đạo Lưu trữ lịch sử tỉnh
chủ động các biện pháp thu thập hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh
lý hoàn chỉnh tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh.
d) Tham mưu Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh bố trí đủ nguồn lực bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài
liệu tại các phòng, kho đã được Lưu trữ lịch sử tỉnh xác nhận, niêm phong cho đến
khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ
máy.
đ) Ngay sau khi hoàn thành việc
sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời thực hiện một số nhiệm vụ sau:
- Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh kịp thời ban hành danh mục mã định danh tài liệu, hồ sơ và kí hiệu văn
bản của cơ quan, tổ chức hình thành sau sắp xếp tổ chức bộ máy thuộc phạm vi quản
lý.
- Trình Ủy ban nhân dân tỉnh đề
án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu của các cơ quan, tổ
chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
- Phối hợp với đơn vị quản lý,
vận hành Hệ thống xây dựng phương án bàn giao, tích hợp tài liệu và cơ sở dữ liệu
tài liệu trong Hệ thống.
e) Trường hợp cần thiết, lấy ý
kiến về nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về phương án quản lý và xử
lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu đã được thống kê trước
khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
g) Thường trực hướng dẫn, giải
đáp vướng mắc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về văn thư, lưu trữ trước,
trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
i) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch
sử tỉnh:
- Bố trí viên chức hướng dẫn việc
thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng, tình trạng tài liệu
giấy, tài liệu trên vật mang tin khác (nếu có), tiếp nhận và phối hợp bảo quản
tại chỗ hoặc tạm thời bảo quản tập trung đối với tài liệu của các cơ quan, tổ
chức.
- Phối hợp với đơn vị quản lý,
vận hành Hệ thống xác định số lượng tài liệu số và khoanh vùng cơ sở dữ liệu
tài liệu trên Hệ thống của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính.
- Thống kê toàn bộ tài liệu, cơ
sở dữ liệu tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; tiếp tục bảo đảm an
toàn, toàn vẹn và khả năng sử dụng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu tại Lưu trữ
lịch sử cấp tỉnh cho đến khi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
- Tổng hợp số lượng, tình trạng
tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu để báo cáo Bộ Nội vụ.
- Ngay sau khi hoàn thành việc
sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời thực hiện một số nhiệm vụ sau: (1) Đầu mối
tổ chức và xác nhận việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ
quan, tổ chức trước sắp xếp tổ chức bộ máy cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy; (2) Tham mưu Sở Nội vụ xây dựng đề án, dự
án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu
đã được thống kê của cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy; (3) Phối
hợp với cơ quan, tổ chức liên quan tổ chức thực hiện đề án, dự án quản lý và xử
lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu, cơ sở dữ liệu đã được thống kê trước khi sắp
xếp tổ chức bộ máy.
- Thu thập hồ sơ có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trước đó tại các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Trường hợp Kho lưu trữ
chuyên dụng không còn khả năng tiếp nhận, Lưu trữ lịch sử tỉnh tham mưu Sở Nội
vụ bố trí phòng, kho để bảo đảm an toàn tài liệu được thu về trong quá trình sắp
xếp tổ chức bộ máy.
6. Công an
tỉnh
Phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp
huyện, cấp xã tiếp nhận con dấu hết giá trị sử dụng và giấy đăng ký mẫu con dấu
theo Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10/5/2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc
giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà
nước để bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh, phục vụ nghiên cứu lịch sử.
7. Sở Tài
chính
Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố
trí kinh phí, bảo đảm nguồn lực thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ an toàn, thông
suốt trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức,
đơn vị thực hiện thanh quyết toán theo quy định của pháp luật.
Yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan,
tổ chức, đơn vị, địa phương triển khai thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này; kịp thời
báo cáo tình hình, kết quả thực hiện và các vướng mắc phát sinh về Ủy ban nhân
dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) tổng hợp chung để xem xét chỉ đạo, giải quyết./.
Đã cập nhật Luật Đất đai 2024 mới nhất