Thông tư 6/2026/TT-BNG thủ tục ký kết văn bản hợp tác của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài mới nhất

• Số hiệu: 6/2026/TT-BNG
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Ngoại giao
• Người ký: Lê Anh Tuấn
• Ngày ban hành: 30/06/2026

BỘ NGOẠI GIAO -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 6/2026/TT-BNG	Hà Nội, ngày 30 tháng 6 năm 2026

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH VỀ TRÌNH TỰ, THỦ TỤC KÝ KẾT, THỰC HIỆN VÀ QUẢN LÝ VIỆC KÝ KẾT, THỰC HIỆN VĂN BẢN HỢP TÁC CỦA CƠ QUAN ĐẠI DIỆN NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI VỚI ĐỐI TÁC NƯỚC NGOÀI

Căn cứ Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài số 33/2009/QH12, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 19/2017/QH14 và Luật số 8/2026/QH16;

Căn cứ Nghị định số 28/2025/NĐ-CP ngày 24 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Luật pháp và Điều ước quốc tế;

Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư quy định về trình tự, thủ tục ký kết, thực hiện và quản lý việc ký kết, thực hiện văn bản hợp tác của cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài với đối tác nước ngoài.

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định về trình tự, thủ tục đề xuất, ký kết, thực hiện và quản lý việc ký kết, thực hiện văn bản hợp tác của cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là cơ quan đại diện) với đối tác nước ngoài và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức liên quan.

Thông tư này không điều chỉnh việc ký kết và thực hiện hợp đồng dân sự, lao động giữa cơ quan đại diện và bên nước ngoài theo pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng đối với:

1. Cơ quan đại diện;

2. Các cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;

3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ quan đại diện bao gồm cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam tại các tổ chức quốc tế.

2. Văn bản hợp tác quy định tại Thông tư này là văn bản có nội dung về hợp tác trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đại diện, được ký kết giữa cơ quan đại diện với đối tác nước ngoài, không làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ ràng buộc pháp lý của cơ quan đại diện và của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

3. Đối tác nước ngoài là cơ quan, tổ chức của nước ngoài, có trụ sở hoặc địa điểm hoạt động tại quốc gia, vùng lãnh thổ nơi cơ quan đại diện đặt trụ sở hoặc kiêm nhiệm.

4. Đơn vị phụ trách khu vực là tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao được giao theo dõi, quản lý địa bàn quốc gia, vùng lãnh thổ hoặc tổ chức quốc tế nơi cơ quan đại diện đặt trụ sở, hoặc quốc gia, vùng lãnh thổ thuộc địa bàn kiêm nhiệm của cơ quan đại diện.

Điều 4. Nguyên tắc ký kết và thực hiện văn bản hợp tác

1. Phù hợp với Hiến pháp, pháp luật của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, lợi ích quốc gia, dân tộc, đường lối đối ngoại của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên; tuân thủ nguyên tắc tôn trọng chủ quyền quốc gia, không can thiệp vào công việc nội bộ của các quốc gia và các nguyên tắc cơ bản khác của pháp luật quốc tế.

2. Việc ký kết văn bản hợp tác không được làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền, nghĩa vụ ràng buộc pháp lý của cơ quan đại diện và của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

3. Chỉ ký kết văn bản hợp tác trong trường hợp cần thiết, bảo đảm góp phần nâng cao hiệu quả hợp tác quốc tế của Việt Nam; việc ký kết phải bảo đảm yêu cầu về đối ngoại và hiệu quả thực hiện, tính khả thi; nội dung hợp tác trong phạm vi nguồn kinh phí ngân sách nhà nước được giao hoặc tự chủ theo quy định của pháp luật.

4. Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đại diện và tuân thủ trình tự, thủ tục ký kết văn bản hợp tác quy định tại Thông tư này.

5. Việc ký kết văn bản hợp tác không được ràng buộc trách nhiệm thực hiện của Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ hoặc cơ quan, tổ chức Việt Nam không ký kết văn bản hợp tác đó.

6. Yêu cầu về ngôn ngữ, nội dung của văn bản hợp tác:

a) Ngôn ngữ của văn bản hợp tác không thể hiện tính chất ràng buộc thực hiện;

b) Văn bản hợp tác không được quy định về luật áp dụng là pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật quốc gia sở tại hoặc pháp luật của nước thứ ba; không được quy định về cơ chế giải quyết tranh chấp bằng biện pháp bắt buộc, chung thẩm hoặc quy định về việc từ bỏ quyền ưu đãi, miễn trừ của cơ quan đại diện và thành viên cơ quan đại diện, trừ khi có quyết định của cấp có thẩm quyền.

7. Văn bản hợp tác có tên gọi là thỏa thuận, tuyên bố, ý định thư, bản ghi nhớ, biên bản thỏa thuận, biên bản trao đổi, chương trình hợp tác, kế hoạch hợp tác hoặc tên gọi khác, trừ các tên gọi bao gồm công ước, hiệp ước, định ước, hiệp định.

Điều 5. Trình tự, thủ tục ký kết văn bản hợp tác

1. Trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này, người đứng đầu cơ quan đại diện quyết định ký kết văn bản hợp tác sau khi tiếp thu ý kiến của đơn vị phụ trách khu vực, Vụ Luật pháp và Điều ước quốc tế và các cơ quan, tổ chức khác có liên quan. Các cơ quan, tổ chức được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này.

2. Trường hợp cơ quan đại diện và các cơ quan, tổ chức có ý kiến khác nhau hoặc việc ký kết văn bản hợp tác có tính chất phức tạp, nhạy cảm về chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, tài chính, kinh tế, thương mại, đầu tư hoặc liên quan đến lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ, ngành, cơ quan khác, người đứng đầu cơ quan đại diện trình Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định thông qua đơn vị phụ trách khu vực.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này, đơn vị phụ trách khu vực tiến hành lấy ý kiến các cơ quan, tổ chức liên quan nếu cần thiết.

Đơn vị phụ trách khu vực phối hợp với cơ quan đại diện tiếp thu, giải trình ý kiến của các cơ quan, tổ chức liên quan và hoàn thiện hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ theo quy định tại Điều 7 của Thông tư này.

Người đứng đầu cơ quan đại diện chỉ đạo tổ chức việc ký kết văn bản hợp tác sau khi có văn bản đồng ý của Lãnh đạo Bộ.

3. Cơ quan đại diện báo cáo Bộ trưởng bằng văn bản, đồng thời gửi đơn vị phụ trách khu vực, Vụ Luật pháp và Điều ước quốc tế và các cơ quan, tổ chức khác có liên quan bản sao văn bản hợp tác trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày văn bản hợp tác được ký kết.

Điều 6. Hồ sơ lấy ý kiến về đề xuất ký kết văn bản hợp tác

Hồ sơ lấy ý kiến về đề xuất ký kết văn bản hợp tác quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 5 Thông tư này bao gồm:

1. Văn bản đề xuất về việc ký kết văn bản hợp tác, trong đó nêu rõ bối cảnh, sự cần thiết, mục đích của việc ký kết văn bản hợp tác; nội dung chính của văn bản hợp tác; đánh giá sự phù hợp của văn bản hợp tác với quy định của pháp luật Việt Nam, pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi cơ quan đại diện đặt trụ sở hoặc kiêm nhiệm; sự tương thích với điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên; tác động chính trị, đối ngoại, quốc phòng, an ninh, kinh tế - xã hội, và các tác động khác (nếu có); việc tuân thủ các quy định tại Điều 4 của Thông tư này; dự kiến người đại diện ký; kiến nghị về việc bảo mật văn bản hợp tác.

2. Dự thảo văn bản hợp tác. Trường hợp văn bản hợp tác chỉ có văn bản bằng tiếng nước ngoài thì phải có bản dịch tiếng Việt kèm theo.

Điều 7. Hồ sơ trình về việc ký kết văn bản hợp tác

Hồ sơ trình về việc ký kết văn bản hợp tác quy định tại khoản 2 Điều 5 Thông tư này bao gồm:

1. Văn bản đề xuất về việc ký kết văn bản hợp tác, trong đó bao gồm các nội dung quy định tại khoản 1 Điều 6 của Thông tư này và vấn đề có ý kiến khác nhau giữa các cơ quan, tổ chức liên quan (nếu có).

2. Ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, tổ chức được lấy ý kiến.

3. Dự thảo văn bản hợp tác. Trường hợp văn bản hợp tác chỉ có văn bản bằng tiếng nước ngoài thì phải có bản dịch tiếng Việt kèm theo.

Điều 8. Sửa đổi, bổ sung, gia hạn văn bản hợp tác

1. Trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này, người đứng đầu cơ quan đại diện quyết định việc sửa đổi, bổ sung, gia hạn văn bản hợp tác sau khi tiếp thu ý kiến của đơn vị phụ trách khu vực, Vụ Luật pháp và Điều ước quốc tế và các cơ quan, tổ chức khác có liên quan. Các cơ quan, tổ chức được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Trường hợp cơ quan đại diện và các cơ quan, tổ chức có ý kiến khác nhau hoặc nội dung sửa đổi, bổ sung, gia hạn có tính chất phức tạp, nhạy cảm về chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, tài chính, kinh tế, thương mại, đầu tư hoặc liên quan đến lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ, ngành, cơ quan khác, người đứng đầu cơ quan đại diện trình Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định thông qua đơn vị phụ trách khu vực.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định tại khoản 3 Điều này, đơn vị phụ trách khu vực tiến hành lấy ý kiến các cơ quan, tổ chức liên quan nếu cần thiết.

Đơn vị phụ trách khu vực phối hợp với cơ quan đại diện tiếp thu, giải trình ý kiến của các cơ quan, tổ chức liên quan và hoàn thiện hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ. Người đứng đầu cơ quan đại diện chỉ đạo tổ chức việc ký kết văn bản sửa đổi, bổ sung, gia hạn văn bản hợp tác sau khi có văn bản đồng ý của Lãnh đạo Bộ.

3. Hồ sơ lấy ý kiến về việc sửa đổi, bổ sung, gia hạn văn bản hợp tác bao gồm:

a) Văn bản đề xuất sửa đổi, bổ sung, gia hạn văn bản hợp tác, trong đó nêu rõ sự cần thiết, mục đích sửa đổi, bổ sung, gia hạn; nội dung sửa đổi, bổ sung hoặc thời gian gia hạn; đánh giá tác động của việc sửa đổi, bổ sung, gia hạn;

b) Dự thảo văn bản sửa đổi, bổ sung, gia hạn văn bản hợp tác. Trường hợp văn bản sửa đổi, bổ sung, gia hạn văn bản hợp tác chỉ có văn bản bằng tiếng nước ngoài thì phải có bản dịch tiếng Việt kèm theo.

4. Hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ về việc sửa đổi, bổ sung, gia hạn văn bản hợp tác tại khoản 2 Điều này bao gồm các tài liệu theo quy định tại khoản 3 Điều này và bản tiếp thu, giải trình ý kiến của các cơ quan, tổ chức liên quan.

5. Cơ quan đại diện báo cáo Bộ trưởng bằng văn bản, đồng thời gửi đơn vị phụ trách khu vực, Vụ Luật pháp và Điều ước quốc tế và các cơ quan, tổ chức khác có liên quan văn bản sửa đổi, bổ sung, gia hạn văn bản hợp tác trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày việc sửa đổi, bổ sung, gia hạn có hiệu lực.

Điều 9. Chấm dứt hiệu lực, rút khỏi, tạm đình chỉ thực hiện văn bản hợp tác

1. Trường hợp văn bản hợp tác có quy định về việc chấm dứt hiệu lực, rút khỏi, tạm đình chỉ hoặc hai bên ký kết có thỏa thuận bằng văn bản về việc chấm dứt hiệu lực, rút khỏi, tạm đình chỉ hoặc quá trình thực hiện văn bản hợp tác có sự vi phạm một trong các nguyên tắc quy định tại Điều 4 của Thông tư này, người đứng đầu cơ quan đại diện quyết định việc chấm dứt hiệu lực, rút khỏi, tạm đình chỉ thực hiện văn bản hợp tác.

2. Cơ quan đại diện báo cáo Bộ trưởng bằng văn bản, đồng thời thông báo cho đơn vị phụ trách khu vực, Vụ Luật pháp và Điều ước quốc tế và các cơ quan, tổ chức khác có liên quan về việc chấm dứt hiệu lực, rút khỏi, tạm đình chỉ thực hiện văn bản hợp tác trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày việc chấm dứt hiệu lực, rút khỏi, tạm đình chỉ thực hiện có hiệu lực.

Điều 10. Trách nhiệm tổ chức thực hiện, lưu trữ văn bản hợp tác

1. Cơ quan đại diện có trách nhiệm xây dựng kế hoạch thực hiện văn bản hợp tác sau khi ký kết và gửi Vụ Luật pháp và Điều ước quốc tế, đơn vị phụ trách khu vực để theo dõi, tổng hợp.

2. Cơ quan đại diện báo cáo Bộ trưởng, Lãnh đạo Bộ về tình hình ký kết và thực hiện văn bản hợp tác định kỳ trước ngày 15 tháng 11 hằng năm, đồng thời gửi đơn vị phụ trách khu vực, Văn phòng Bộ, Vụ Tổ chức Cán bộ và Vụ Luật pháp và Điều ước quốc tế. Báo cáo về tình hình thực hiện văn bản hợp tác được thực hiện riêng hoặc tổng hợp vào báo cáo công tác định kỳ hằng năm của cơ quan đại diện.

3. Cơ quan đại diện có trách nhiệm lưu trữ bản gốc văn bản hợp tác. Việc lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Điều 11. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức liên quan

1. Đơn vị phụ trách khu vực có trách nhiệm:

a) Cho ý kiến về sự cần thiết của việc ký kết văn bản hợp tác, đánh giá tác động của việc ký kết văn bản hợp tác và việc tuân thủ các nguyên tắc quy định tại Điều 4 của Thông tư này khi được yêu cầu.

b) Đôn đốc, theo dõi tình hình ký kết và thực hiện văn bản hợp tác của cơ quan đại diện trong khu vực phụ trách.

c) Hỗ trợ, hướng dẫn và phối hợp với cơ quan đại diện xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến việc ký kết và thực hiện văn bản hợp tác của cơ quan đại diện trong khu vực phụ trách.

2. Vụ Tổ chức Cán bộ, Văn phòng Bộ lồng ghép kết quả thực hiện văn bản hợp tác (nếu có) làm căn cứ tham khảo trong công tác đánh giá cán bộ, công chức và thi đua, khen thưởng hằng năm của cơ quan đại diện.

3. Vụ Chính sách đối ngoại phối hợp đề xuất việc ký kết văn bản hợp tác của cơ quan đại diện (nếu có); phối hợp đôn đốc, theo dõi, hỗ trợ việc thực hiện văn bản hợp tác.

4. Vụ Luật pháp và Điều ước quốc tế có trách nhiệm:

a) Cho ý kiến về sự tương thích với các điều ước quốc tế có liên quan mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên; sự phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam và tuân thủ các nguyên tắc quy định tại Điều 4 của Thông tư này khi được yêu cầu.

b) Hướng dẫn về trình tự, thủ tục, thể thức, ngôn ngữ của văn bản hợp tác khi được yêu cầu; mẫu báo cáo tình hình ký kết và thực hiện văn bản hợp tác.

c) Lưu trữ bản sao văn bản hợp tác của cơ quan đại diện trong Cơ sở dữ liệu về thỏa thuận quốc tế.

d) Tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng định kỳ trước ngày 15 tháng 12 hằng năm về tình hình ký kết, thực hiện văn bản hợp tác của cơ quan đại diện trên cơ sở báo cáo của các cơ quan đại diện.

Điều 12. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026.

2. Người đứng đầu cơ quan đại diện, thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc Bộ Ngoại giao và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

3. Vụ trưởng Vụ Luật pháp và Điều ước quốc tế chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Thông tư này.

4. Trong quá trình thực hiện Thông tư này, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan phản ánh về Bộ Ngoại giao (qua Vụ Luật pháp và Điều ước quốc tế) để có hướng dẫn kịp thời./.

Nơi nhận: - Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ; - UBND các tỉnh, thành phố; - Bộ Ngoại giao: Bộ trưởng, các Thứ trưởng, các cơ quan, tổ chức thuộc Bộ, các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; - Công báo; Cổng Thông tin điện tử Chính phủ; - Cổng Thông tin điện tử Bộ Ngoại giao; - Cục Kiểm tra văn bản và Tổ chức thi hành pháp luật (Bộ Tư pháp); - Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật; - Lưu: HC, LPQT.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Lê Anh Tuấn

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness ----------------
No. 6/2026/TT-BNG	Hanoi, June 30, 2026

CIRCULAR

PROCEDURES FOR SIGNATURE, IMPLEMENTATION AND MANAGEMENT OF SIGNATURE AND IMPLEMENTATION OF DOCUMENTS ON COOPERATION BETWEEN OVERSEAS REPRESENTATIVE MISSIONS OF THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM AND FOREIGN PARTNERS

Pursuant to the Law on Overseas Representative Missions of the Socialist Republic of Vietnam No. 33/2009/QH12 amended by the Law No. 19/2017/QH14 and the Law No. 8/2026/QH16;

Pursuant to the Government’s Decree No. 28/2025/ND-CP dated February 24, 2025 on functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Foreign Affairs;

At the request of Director of Department of Law and International Treaty;

The Minister of Foreign Affairs promulgates Circular on procedures for signature, implementation and management of signature and implementation of documents on cooperation between overseas representative missions of the Socialist Republic of Vietnam and foreign partners.

Article 1. Scope

This Circular provides for procedures for proposal, signature, implementation and management of signature and implementation of documents on cooperation between overseas representative missions of the Socialist Republic of Vietnam (hereinafter referred to as “representative missions”) and foreign partners and responsibilities of relevant agencies and organizations.

...

...

...

Article 2. Regulated entities

This Circular applies to:

1. Representative missions;

2. Agencies and organizations within the organizational structure of the Ministry of Foreign Affairs;

3. Relevant agencies, organizations and individuals.

Article 3. Term interpretation

In this Circular, terms below are construed as follows:

1. Representative missions include diplomatic missions, consular posts, and representative missions of the Socialist Republic of Vietnam at international organizations.

2. Cooperation document specified in this Circular refers to a document on cooperation within the scope of functions, tasks, and powers of a representative mission. This cooperation document is signed between the representative mission and a foreign partner and does not result in the fact that the legally binding rights and obligations of the representative mission and the Socialist Republic of Vietnam arise, is modified or terminated.

...

...

...

4. Regional department refers to an organization within the organizational structure of the Ministry of Foreign Affairs assigned to monitor and manage the country, territory, or international organization where the representative mission is headquartered, or the country or territory within the representative mission’s concurrently accredited area.

Article 4. Principles of signature and implementation of documents on cooperation

1. Be consistent with the Constitution and laws of the Socialist Republic of Vietnam, national and ethnic interests, and foreign policies of the Socialist Republic of Vietnam, and international treaties to which the Socialist Republic of Vietnam is a signatory; adhere to the principles of respect for national sovereignty, non-interference in internal affairs of states, and other fundamental principles of international law.

2. The signature of the cooperation document must ensure that any legally binding rights or obligations of the representative mission and of the Socialist Republic of Vietnam do not arise or are not modified or terminated.

3. Cooperation documents shall be signed only when necessary to contribute to improvement of the efficiency in Vietnam's international cooperation; the signature must satisfy requirements for foreign policies, efficiency in implementation, and feasibility; the cooperation must be within the allocated state budget or autonomous budget in accordance with regulations of law.

4. Be consistent with functions, tasks, and powers of the representative mission, and comply with procedures for signing cooperation documents as prescribed in this Circular.

5. The signature of a cooperation document must not bind the State, the National Assembly, the Government, or any Vietnamese agency or organization that is not a signatory to the cooperation document to take responsibilities for implementation.

6. Fulfill requirements for language and contents of a cooperation document:

a) The language of the cooperation document must not be written or presented in a way that misleads the reader into believing it is legally binding;

...

...

...

7. The cooperation document may be named as an agreement, declaration, letter of intent, memorandum of understanding, memorandum of agreement, discussion record, cooperation program, cooperation plan, or another name, except for names that include convention, treaty, act, and agreement.

Article 5. Procedures for signing cooperation documents

1. Except for the case specified in clause 2 of this Article, the head of the representative mission shall decide the signature of the cooperation document after receiving opinions from the regional department, the Department of Law and International Treaty, and other relevant agencies and organizations. The consulted agencies and organizations shall be responsible for replying in writing within 07 working days from the date of receipt of consultation requests as prescribed in Article 6 of this Circular.

2. In case opinions of the representative mission are different from those of relevant agencies and organizations, or the signature of the cooperation document is complex or sensitive in terms of politics, national defense, security, foreign affairs, finance, economy, trade, or investment, or is related to state management by other ministries, central and local authorities, the head of the representative mission shall, request the ministry leader to consider making decision, through the regional department.

Within 07 working days from the date of receipt of consultation requests as prescribed in Article 6 of this Circular, the regional department shall proceed to seek opinions from relevant agencies and organizations, if necessary.

The regional department shall cooperate with the representative mission in receiving and explaining opinions from relevant agencies and organizations, and in completing consultation requests to be submitted to the ministry leader as prescribed in Article 7 of this Circular.

The head of the representative mission shall direct the organization of the signature of the cooperation document when receiving the written approval from the ministry leader.

3. The representative mission shall send a written report to the Minister and at the same time, a copy of the cooperation document to the regional department, the Department of Law and International Treaty, and other relevant agencies and organizations within 15 working days from the date of the signature of the cooperation document.

Article 6. Consultation requests regarding proposals for signature of cooperation documents

...

...

...

1. A written proposal for the signature of the cooperation document, which clearly states the background, necessity, and purposes of signature of the cooperation document; the main content of the cooperation document; assessment of the conformity of the cooperation document with regulations of Vietnamese law, the law of the country or territory where the representative mission is located or concurrently accredited; the compatibility with international treaties to which the Socialist Republic of Vietnam is a signatory; political, foreign affairs, national defense, security and socio-economic impacts, and other impacts (if any); compliance with regulations of Article 4 of this Circular; the expected representative who signs; and a recommendation about the confidentiality of the cooperation document.

2. Draft cooperation document. In case the cooperation document is only written in a foreign language, it must be accompanied by a Vietnamese translation.

Article 7. Proposals for signature of cooperation documents

A proposal for signature of a cooperation document specified in clause 2 Article 5 of this Circular includes:

1. A written proposal for signature of the cooperation document, which includes the contents specified in clause 1, Article 6 of this Circular and other opinions of the relevant agencies and organizations (if any)."

2. Written opinions of consulted agencies and organizations.

3. Draft cooperation document. In case the cooperation document is only written in a foreign language, it must be accompanied by a Vietnamese translation.

Article 8. Amendments and extension of cooperation documents

1. Except for the case specified in clause 3 of this Article, the head of the representative mission shall decide amendments to and extension of the cooperation document after receiving opinions from the regional department, the Department of Law and International Treaty, and other relevant agencies and organizations. The consulted agencies and organizations shall be responsible for replying in writing within 07 working days from the date of receipt of consultation requests as prescribed in Article 2 of this Circular.

...

...

...

Within 07 working days from the date of receipt of consultation requests as prescribed in clause 3 of this Article, the regional department shall proceed to seek opinions from relevant agencies and organizations, if necessary.

The regional department shall cooperate with the representative mission in receiving and explaining opinions from relevant agencies and organizations, and in completing consultation requests to be submitted to the ministry leader. The head of the representative mission shall direct the amendments/extension of  the cooperation document when receiving the written approval from the ministry leader.

3. A consultation request for amendments/extension of a cooperation document includes:

a) A written proposal for amendments or extension of the cooperation document, which clearly states the necessity and purpose of amendment/extension; amendments or time limit for extension; and an assessment of impacts of such amendment/extension;

b) Draft cooperation document amended/extended. In case the amended/extended cooperation document is only written in a foreign language, it must be accompanied by a Vietnamese translation.

4. The request submitted to the ministry leader for amendment/extension of the cooperation document specified in clause 2 of this Article shall include the documents prescribed in clause 3 of this Article and written explanation/receipt of opinions from relevant agencies and organizations.

5. The representative mission shall send a written report to the Minister and at the same time, a copy of the amended/extended cooperation document to the regional department, the Department of Law and International Treaty, and other relevant agencies and organizations within 15 working days from the date of the amendment/extension of the cooperation document.

Article 9. Invalidation, withdrawal and suspension of implementation of documents on cooperation

1. In case the cooperation document provides for invalidation, withdrawal, or suspension, or the signing parties reach a written agreement on invalidation, withdrawal, or suspension, or a violation against any of the principles specified in Article 4 of this Circular is committed during the implementation of the cooperation document, the head of the representative mission shall decide invalidation, withdrawal, or suspension of the implementation of the cooperation document.

...

...

...

Article 10. Responsibilities for implementation and storage of documents on cooperation

1. The representative mission shall be responsible for developing a plan for implementation of the cooperation document after it is signed, and sending it to the Department of Law and International Treaty and the regional department for supervision and consolidation.

2. The representative mission shall report to the Minister and the ministry leader on signature and implementation of the cooperation document on a periodic basis before November 15 of each year, and at the same time send the report to the regional department, the Ministry's Office, the Department of Organization and Personnel, and the Department of Law and International Treaty. The report on implementation of the cooperation document may be prepared separately or integrated into the annual working report of the representative mission.

3. The representative mission shall be responsible for storing the original copy of cooperation document. The storage shall comply with regulations of the law on archives.

Article 11. Responsibilities of relevant agencies and organizations

1. The regional department shall:

a) Provide opinions on the necessity of signature of the cooperation document and assess the impacts of signature of the cooperation document, and compliance with the principles specified in Article 4 of this Circular when requested.

b) Urge and monitor the signature and implementation of the cooperation document by the representative mission under its management.

c) Give support and guidance, and cooperate with the representative mission to handle issues arising from the signature and implementation of the cooperation document by the representative mission under its management.

...

...

...

3. The Department of Foreign Policy shall cooperate in proposing the signature of cooperation documents by representative missions (if any); and cooperate in urging, monitoring and supporting the implementation of such cooperation documents.

4. The Department of Law and International Treaty shall:

a) Provide opinions on the compatibility with relevant international treaties to which the Socialist Republic of Vietnam is a signatory; the compliance with Vietnamese regulations and the principles specified in Article 4 of this Circular when requested.

b) Provide guidance on procedures, format, and language of cooperation documents when requested; and template reports on signature and implementation of cooperation documents;

c) Store copies of cooperation documents of representative missions in the Database of International Agreements.

d) Send a consolidated report to the Minister on a periodic basis before December 15 every year on signature and implementation of cooperation documents by representative missions, based on such representative missions’ reports.

Article 12. Effect

1. This Circular comes into force from July 01, 2026.

2. Heads of representative missions, heads of agencies and organizations under the Ministry of Foreign Affairs, and relevant agencies, organizations, and individuals shall be responsible for the implementation of this Circular.

...

...

...

4. Difficulties that arise during the implementation of this Circular shall be promptly reported to the Ministry of Foreign Affairs for prompt guidance (via the Department of Law and International Treaty).

PP. MINISTER
DEPUTY MINISTER




Le Anh Tuan