Tổng hợp điểm mới Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về công chứng (có hiệu lực từ 01/7/2025)

Tổng hợp điểm mới Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về công chứng (có hiệu lực từ 01/7/2025)

Từ 01/7/2025, Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Công chứng 2024, thay thế toàn bộ Nghị định 29/2015/NĐ-CP chính thức có hiệu lực.

Theo đó, dưới đây là tổng hợp một số điểm mới quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Công chứng 2024 như sau:

(1) Mở rộng phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng được mở rộng

Căn cứ tại Điều 1 Nghị định 29/2015/NĐ-CP  quy định phạm vi điều chỉnh chủ yếu bao gồm các nội dung về chuyển đổi Phòng công chứng, điều kiện trụ sở, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng Văn phòng công chứng.

Cụ thể, tại khoản 1 và 2 Điều 1 Nghị định 104/2025/NĐ-CP đã mở rộng phạm vi điều chỉnh, bao gồm việc quy định chi tiết nhiều điều khoản mới của Luật Công chứng 2024 và các biện pháp thi hành, như việc chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng; tổ chức Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân…

Ngoài ra, đối tượng áp dụng quy định tại Điều 2 Nghị định 104/2025/NĐ-CP cũng mở rộng hơn, bao gồm cả viên chức ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao.

(2) Rút gọn thủ tục chuyển đổi Phòng công chứng

Hiện hành, tại Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định thủ tục chuyển đổi Phòng công chứng phải thực hiện theo 2 bước, bao gồm: Xây dựng Kế hoạch chuyển đổi (theo Điều 6 Nghị định 29/2015/NĐ-CP) và Đề án chuyển đổi (theo Điều 7 Nghị định 29/2015/NĐ-CP) thì tại Điều 9 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định bỏ bước lập Kế hoạch, chỉ yêu cầu xây dựng Đề án chuyển đổi trực tiếp

(3) Bổ sung lộ trình cụ thể cho việc chuyển đổi Phòng công chứng

Hiện hành tại Nghị định 29/2015/NĐ-CP không quy định mốc thời gian cụ thể, mà giao địa phương căn cứ điều kiện thực tế để xây dựng Kế hoạch và Đề án chuyển đổi tại Điều 6, Điều 7 thì tại Điều 15 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định rõ về lộ trình chuyển đổi.

Theo đó, căn cứ mức tự chủ tài chính của Phòng công chứng, lộ trình hoàn thành việc chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng tại các địa phương được thực hiện như sau:

- Chậm nhất 31/12/2026: Đối với Phòng công chứng tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư.

- Chậm nhất 31/12/2027: Đối với Phòng công chứng tự bảo đảm chi thường xuyên.

- Chậm nhất 31/12/2028: Đối với các Phòng công chứng còn lại.

(4) Quy định mới về cách xác định giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng

Căn cứ tại điểm c khoản 2 Điều 7 Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng được xác định dựa trên đánh giá về tổ chức, hoạt động, uy tín và số lượng hợp đồng công chứng trong 03 năm gần nhất.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Nghị định 104/2025/NĐ-CP thì giá quyền nhận chuyển đổi được xác định bằng số tiền nộp ngân sách và thuế trung bình trong 03 năm gần nhất của Phòng công chứng.

(5) Quy định cụ thể về giải thể Phòng công chứng

Tại Điều 14 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định rõ phòng công chứng không chuyển đổi được thì phải giải thể. Việc giải thể chỉ được thực hiện khi đáp ứng điều kiện tại Khoản 2 Điều 22 Luật Công chứng và sau khi giải quyết chế độ cho công chứng viên, người lao động.

Theo quy định hiện hành tại Nghị định 29/2015/NĐ-CP thì nội dung này không được đề cập.

(6) Chính thức quy định loại hình Văn phòng công chứng theo mô hình doanh nghiệp tư nhân

Tại Điều 17 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định rõ: Văn phòng công chứng có thể tổ chức theo loại hình doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh, căn cứ vào danh mục địa bàn cấp huyện do UBND tỉnh ban hành. Ngoài ra, còn cho phép chuyển đổi từ mô hình doanh nghiệp tư nhân sang công ty hợp danh, nhưng không theo chiều ngược lại.

Theo quy định hiện hành tại Nghị định 29/2015/NĐ-CP thì không đề cập đến mô hình tổ chức cụ thể của Văn phòng công chứng.

(7) Quy định chi tiết hơn về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên

Tại Chương III Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định nguyên tắc mua bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm và điều kiện chi trả. Tuy nhiên, số tiền bảo hiểm tối thiểu, thời hạn bảo hiểm, mức khấu trừ... chưa cụ thể.

Theo đó, tại Nghị định 104/2025/NĐ-CP (Chương IV, từ Điều 28 đến Điều 35) có quy định chi tiết:

- Số tiền bảo hiểm tối thiểu: 400 triệu đồng

- Mức khấu trừ tối thiểu: 2 triệu đồng/trường hợp

- Phí bảo hiểm tối thiểu: 3 triệu đồng/năm/công chứng viên

- Thời hạn bảo hiểm tối thiểu: 5 năm

- Quy định về hồ sơ yêu cầu bồi thường, nguyên tắc chi trả, tạm ứng bồi thường.

Ngoài ra, có quy định cụ thể việc mua bảo hiểm trong trường hợp công chứng viên chuyển tổ chức hành nghề.

(8) Bổ sung rõ các trường hợp được xem là “lý do chính đáng khác” để thực hiện công chứng ngoài trụ sở

Hiện hành, tại Nghị định 29/2015/NĐ-CP không liệt kê cụ thể các trường hợp được coi là lý do chính đáng khác theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng 2014.

Quy định tại Điều 43 Nghị định 104/2025/NĐ-CP đã liệt kê rõ 4 nhóm trường hợp được coi là “lý do chính đáng khác”, bao gồm:

- Phụ nữ mang thai hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi;

- Người cao tuổi, người khuyết tật hoặc gặp khó khăn trong đi lại;

- Người làm nhiệm vụ trong lực lượng vũ trang, đang thi hành công vụ không thể rời khỏi vị trí;

- Các trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan khác.

Ngoài ra, việc công chứng ngoài trụ sở phải được thực hiện tại địa điểm có địa chỉ cụ thể, phù hợp với lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở.

(9) Bổ sung quy định về việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản

Tại Điều 46 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến người ký/điểm chỉ văn bản công chứng. Ảnh chụp phải đáp ứng yêu cầu như sau:

- Nhận diện rõ người ký và công chứng viên;

- Ảnh không được chỉnh sửa, cắt ghép;

- Có thể chụp riêng từng người hoặc chụp chung tùy trường hợp;

- Ảnh là một thành phần của hồ sơ công chứng;

- Có thể quay video nếu thấy cần thiết.

Theo quy định hiện hành tại Nghị định 29/2015/NĐ-CP thì không có quy định về việc chụp ảnh tại thời điểm ký văn bản công chứng.

(10) Bổ sung quy định về công chứng điện tử 

Quy định từ Điều 47 đến Điều 54 của Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định đầy đủ về công chứng điện tử, bao gồm:

- Khái niệm và giá trị pháp lý: Văn bản công chứng điện tử là văn bản được lập trên môi trường điện tử, có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, có giá trị tương đương văn bản công chứng giấy.

- ​Phạm vi áp dụng: Công chứng điện tử trực tiếp áp dụng cho tất cả các giao dịch dân sự. Công chứng điện tử trực tuyến không áp dụng cho di chúc và hành vi pháp lý đơn phương

- Điều kiện sử dụng dịch vụ: Người tham gia phải có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 trở lên, chữ ký số hợp lệ, thiết bị phù hợp, và đăng ký trên nền tảng công chứng điện tử.

- Nền tảng công chứng điện tử: Là hệ thống công nghệ thông tin đảm bảo tương tác video, nhận diện, lưu trữ, ký số, chia sẻ dữ liệu liên thông với cơ quan có thẩm quyền.

- Quy trình thực hiện: Người yêu cầu công chứng đọc/được đọc lại văn bản trên nền tảng điện tử, ký số trước sự chứng kiến của công chứng viên tại các điểm cầu, sau đó công chứng viên ký xác nhận và gắn dấu thời gian.

Theo quy định hiện hành tại Nghị định 29/2015/NĐ-CP không có quy định nào liên quan đến công chứng điện tử.

Tổng hợp điểm mới Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về công chứng (có hiệu lực từ 01/7/2025) (Hình từ Internet)

Quy định văn bản công chứng điện tử và phạm vi giao dịch được áp dụng công chứng điện tử thế nào?

Căn cứ tại Điều 47 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về văn bản công chứng điện tử như sau:

- Văn bản công chứng điện tử được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến được quy định tại Luật Công chứng 2024, Nghị định 104/2025/NĐ-CP và quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

+ Văn bản công chứng giấy được được chuyển đổi thành văn bản điện tử theo quy định của Luật Công chứng 2024 và pháp luật về giao dịch điện tử, có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng cũng được coi là văn bản công chứng điện tử.

- Văn bản công chứng điện tử phải có QR-Code hoặc đường link hoặc mã số hoặc hình thức ký hiệu riêng khác để thực hiện việc tham chiếu, kiểm tra tính xác thực.

- Việc ký số của người tham gia giao dịch, người làm chứng, người phiên dịch vào văn bản công chứng điện tử được thực hiện trước sự chứng kiến của công chứng viên, trừ trường hợp người có thẩm quyền đã đăng ký chữ ký mẫu theo quy định tại khoản 2 Điều 50 Luật Công chứng 2024.

- Việc đánh số trang của văn bản công chứng điện tử được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 51 Luật Công chứng 2024.

- Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng điện tử được lập thành trang văn bản có chứa nội dung sửa lỗi kỹ thuật, có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Văn bản sửa lỗi kỹ thuật phải được đính kèm với văn bản công chứng điện tử và phải xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi được tham chiếu.

- Việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch được công chứng điện tử thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 53 Luật Công chứng 2024. Văn bản sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch phải được đính kèm với văn bản công chứng điện tử và phải xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi được tham chiếu.

Căn cứ tại Điều 48 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định phạm vi giao dịch được áp dụng công chứng điện tử, bao gồm:

(1) Công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự.

(2) Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.

(3) Cơ quan đại diện ngoại giao thực hiện công chứng điện tử đối với các giao dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 73 Luật Công chứng 2024.