Hướng dẫn xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN khi thay đổi nơi làm việc theo Công văn 1463/GLA-QLDN1

Hướng dẫn xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN khi thay đổi nơi làm việc 

Căn cứ điểm b2 khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN khi thay đổi nơi làm việc như sau:

b.2) Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế như sau:

Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú. Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất cứ tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Trường hợp cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Cá nhân cư trú trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nơi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế là cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Theo đó, nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN khi thay đổi nơi làm việc cụ thể như sau:

- Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó.

- Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng.

- Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

- Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất cứ tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Ngày 03/10/2025, Thuế tỉnh Gia Lai cũng ban hành Công văn 1463/GLA-QLDN1 hướng dẫn về nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN khi thay đổi nơi làm việc như sau:

Trường hợp cá nhân năm 2024 làm việc tại chi nhánh, từ tháng 1/2025 chuyển về làm việc cho công ty, mặc dù cá nhân đã kê khai quyết toán thuế TNCN năm 2024 tại cơ quan thuế quản lý chi nhánh (hạn nộp ngày 2/5/2025) nhưng từ tháng 1/2025 cá nhân nhận thu nhập và tính giảm trừ gia cảnh năm 2025 tại công ty thì phải nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN tại cơ quan thuế quản lý công ty (tức là tổ chức trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh).

Hướng dẫn xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN khi thay đổi nơi làm việc (Hình từ Internet)

Gia hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN bao nhiêu ngày?

Căn cứ theo Điều 46 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về việc gia hạn nộp hồ sơ khai thuế cụ thể như sau:

Gia hạn nộp hồ sơ khai thuế

1. Người nộp thuế không có khả năng nộp hồ sơ khai thuế đúng thời hạn do thiên tai, thảm họa, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ thì được thủ trưởng cơ quan thuế quản lý trực tiếp gia hạn nộp hồ sơ khai thuế.

2. Thời gian gia hạn không quá 30 ngày đối với việc nộp hồ sơ khai thuế tháng, khai thuế quý, khai thuế năm, khai thuế theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế; 60 ngày đối với việc nộp hồ sơ khai quyết toán thuế kể từ ngày hết thời hạn phải nộp hồ sơ khai thuế.

3. Người nộp thuế phải gửi đến cơ quan thuế văn bản đề nghị gia hạn nộp hồ sơ khai thuế trước khi hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, trong đó nêu rõ lý do đề nghị gia hạn có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Công an xã, phường, thị trấn nơi phát sinh trường hợp được gia hạn quy định tại khoản 1 Điều này.

4. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị gia hạn nộp hồ sơ khai thuế, cơ quan thuế phải trả lời bằng văn bản cho người nộp thuế về việc chấp nhận hay không chấp nhận việc gia hạn nộp hồ sơ khai thuế.

Như vậy, việc gia hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN tối đa là 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn phải nộp hồ sơ khai thuế.

Lưu ý khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người lao động

Công văn 1586/CBA-NVDTPC https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2025/10/1586-CBA-NVDTPC.pdf những điểm lưu ý khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người lao động theo như sau:

(1)  Về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Theo Công điện 72/CĐ-CT của Cục Thuế thì tổ chức khấu trừ thuế thuế thu nhập cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây và chuyển sang áp dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại điểm 2 khoản 3, khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Theo đó tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cả nhân yêu cầu. 

(2) Về việc gửi cơ quan thuế danh sách tiền thuế thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ

Đối với việc tổ chức chi trả thu nhập cung cấp gửi cơ quan thuế thông tin danh sách chi tiết tiền thuế thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ và nộp vào ngân sách Nhà nước cho từng cá nhân.

Theo đó, Cục Thuế đã nâng cấp ứng dụng HTKK hỗ trợ tổ chức chỉ trả thu nhập lập danh sách chi tiết số thuế thuế thu nhập cá nhân đã nộp cho từng cả nhân bao gồm:

- Các thông tin chung của chứng từ nộp ngân sách Nhà nước.

- Thông tin chi tiết của từng cá nhân được khấu trừ nộp thay gồm: MST, tên NNT, số tiền thuế đã khấu trừ, số tiền đã nộp ngân sách Nhà nước, số thuế đã nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có).

Đồng thời hỗ trợ kết xuất file định dạng XML để gửi lên Cổng thông tin điện từ của Cục Thuế ngay sau khi hoàn thành nộp thuế.

(3) Về việc nộp thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ vào ngân sách Nhà nước

Các tổ chức trả thu nhập khẩn trương nộp tiền thuế thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ của các cá nhân vào ngân sách Nhà nước theo quy định và không để ảnh hưởng đến quyền lợi của cá nhân, người lao động trong quá trình thực hiện quyết toán thuế, hoàn thuế tự động.

Trường hợp, tổ chức đã khấu trừ thuế thuế thu nhập cá nhân của cá nhân nhưng không thực hiện kê khai, nộp thuế thuế thu nhập cá nhân vào ngân sách Nhà nước theo quy định thì sẽ bị xử lý cụ thể như sau:

+ Bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

+ Bị tính tiền chậm nộp: 0,03%/ngày tính trên số tiền chậm nộp.

+ Trường hợp có dấu hiệu cố ý chiếm dụng, trốn thuế với số tiền lớn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự 2025 (sửa đổi, bổ sung 2025).