Hướng dẫn tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp thay theo Công văn 828/TCT-KK

Hướng dẫn tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp thay theo Công văn 828/TCT-KK

Tại Công văn 828/TCT-KK năm 2025, triển khai giải pháp trong Chiến lược cải cách hệ thống thuế đến năm 2030 đối với thuế thu nhập cá nhân (TNCN) về việc tạo điều kiện đơn giản trong quyết toán thuế TNCN cho cả người nộp thuế và cơ quan quản lý thuế, ngăn chặn các hành vi trốn, tránh thuế; nhằm hỗ trợ người nộp thuế trong việc thực hiện các thủ tục về thuế, hạn chế sai sót trong theo dõi nghĩa vụ thuế, tăng cường tính minh bạch trong quyết toán thuế TNCN và tự động hóa quy trình quyết toán thuế, hoàn thuế TNCN cùng với nhiệm vụ chuyển đổi số của ngành thuế giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý thuế của cơ quan thuế. Tổng cục Thuế (nay là Cục Thuế) triển khai việc các doanh nghiệp tổ chức, cá nhân (sau đây gọi chung là tổ chức chi trả thu nhập) khi nộp thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân là người lao động vào ngân sách nhà nước thay cho người nộp thuế, thực hiện cung cấp thông tin về số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân.

Theo đó, Tổng cục Thuế hướng dẫn quy trình tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin được ban hành kèm Công văn 828/TCT-KK năm 2025. Cụ thể, tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin về số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân được thực hiện qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sau khi hoàn thành nộp thuế. 

Cụ thể quy trình gồm 2 bước sau:

Bước 1: Tổ chức chi trả thu nhập lập và kết xuất file danh sách chi tiết số thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân định dạng XML trên hệ thống hỗ trợ kê khai HTKK (Hệ thống HTKK hỗ trợ người nộp thuế import file Excel danh sách chi tiết).

Xem hướng dẫn các bước thực hiện trên ứng dụng HTKK: Hướng dẫn sử dụng ứng dụng HTKK 5.2.9 mới nhất 2025 theo Công văn 828/TCT-KK

Bước 2: Tổ chức chi trả thu nhập đăng nhập vào hệ thống eTax thực hiện:

Tại chức năng Nộp thuế: Người nộp thuế chọn chức năng Tra cứu giấy nộp tiền (chứng từ nộp NSNN) và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo chứng từ nộp NSNN.

- Trường hợp người nộp thuế tra cứu chưa thấy giấy nộp tiền thì người nộp thuế chọn Chức năng cung cấp thông tin số tiền thuế TNCN nộp thay XML và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo các thông tin chứng từ đã nộp NSNN.

- Trường hợp Tổ chức chi trả thu nhập chưa được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử thì thực hiện đăng ký cấp tài khoản theo quy định tại Điều 10 Thông tư 19/2021/TT-BTC (hoặc thực hiện đăng nhập bằng tài khoản định danh VNIED và kích hoạt tài khoản thuế điện tử theo hướng dẫn của ứng dụng).

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thực hiện tiếp nhận thông tin. Trường hợp, sau khi tiếp nhận nếu phát hiện thông tin cung cấp có sai sót thì cơ quan thuế thực hiện thông báo cụ thể về thông tin lỗi và lý do lỗi để tổ chức chỉ trà thu nhập cung cấp lại thông tin.

Cổng ETax Kiểm tra:

- Số chứng từ trên file cung cấp thông tin khớp với số chứng từ của giấy nộp tiền.

- Tổng số tiền thay cho từng cá nhân trên file thông tin cung cấp phải bằng tổng số tiền thuế thu nhập cá nhân tổ chức chi trả đã nộp trên chứng từ nộp NSNN

Lưu ý: 

- Mỗi chứng từ nộp ngân sách Nhà nước người nộp thuế lập một file thông tin cung cấp tương ứng, Cơ quan thuế sử dụng file thông tin cung cấp của tổ chức chi trả thu nhập có ngày lập gửi, lần gửi sau cùng;

- Trường hợp tổ chức trả thu nhập có phát sinh số thuế TNCN đã nộp thừa và sử dụng bù trừ cho kỳ tính thuế tiếp theo tương ứng với chứng từ nộp ngân sách Nhà nước nêu trên, thì tổ chức thực hiện xác định số thuế bù trừ cho các cá nhân.

- Trường hợp cả nhân có thu nhập chưa thực hiện đăng ký thuế, đề nghị thực hiện đăng ký thuế theo quy định.

Tải tài liệu hướng dẫn cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp thay

Tài liệu quy trình tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin và phụ lục hướng dẫn các bước thực hiện trên ứng dụng được ban hành kèm theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025.

Tải tài liệu hướng dẫn cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp thay: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2024/TVBA/Thu%20ngo%20-%20Tai%20lieu.pdf

Nội dung hướng dẫn bao gồm:

- Hướng dẫn lập và kết xuất file thông tin cung cấp trên Hệ thống hỗ trợ (HTKK) do Tổng cục Thuế cung cấp.

- Hướng dẫn sử dụng chức năng tra cứu giấy nộp tiền để cung cấp thông tin theo giấy nộp tiền.

- Hướng dẫn sử dụng chức năng cung cấp thông tin số tiền thuế TNCN nộp thay XML (đối với trường hợp NNT tra cứu chưa/không thấy giấy nộp tiền).

- Hướng dẫn đăng ký tài khoản thuế điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế đăng ký bằng cách đăng nhập tài khoản VNIED.