Hướng dẫn đăng ký thuế lần đầu với người nộp thuế là cá nhân theo Quyết định 1109/QĐ-BTC

Hướng dẫn đăng ký thuế lần đầu với người nộp thuế là cá nhân theo Quyết định 1109/QĐ-BTC

Ngày 8/5/2026, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định 1109 QĐ BTC năm 2026 về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ trong lĩnh vực quản lý thuế, hải quan.

Theo đó, người nộp thuế là cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký thuế lần đầu theo hướng dẫn tại Mục 4 Phần II Phụ lục I Quyết định 1109 QĐ BTC như sau:

Bước 1: Người nộp thuế lập và gửi hồ sơ:

(1) Đối với người nộp thuế là hộ gia đình, cá nhân có hoạt động sản xuất, kinh doanh không thuộc đối tượng đăng ký kinh doanh:

- Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh, người nộp thuế (NNT) chuẩn bị hồ sơ đăng ký thuế đầy đủ theo đúng quy định gửi đến Thuế cơ sở để làm thủ tục đăng ký thuế theo nơi nộp hồ sơ như sau:

+ Tại Thuế cơ sở nơi đặt địa điểm kinh doanh trong trường hợp hộ gia đình, cá nhân kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định, hoặc nơi cá nhân có bất động sản cho thuê.

+ Tại Thuế cơ sở nơi cư trú của cá nhân kinh doanh trong trường hợp cá nhân kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định.

+ Đối với trường hợp hồ sơ đăng ký thuế điện tử: NNT truy cập vào Cổng thông tin điện tử (Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế/Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước có thẩm quyền bao gồm Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp Bộ, cấp tỉnh theo quy định về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính và đã được kết nối với Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế/Cổng thông tin của tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN) để khai tờ khai và gửi kèm các hồ sơ theo quy định dưới dạng điện tử (nếu có), ký điện tử và gửi đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử mà người nộp thuế lựa chọn.

(2) Đối với người nộp thuế là cá nhân có thu nhập thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân hoặc có nghĩa vụ với ngân sách nhà nước (trừ cá nhân kinh doanh) - Trường hợp cá nhân ủy quyền đăng ký thuế cho cơ quan chi trả thu nhập:

- Cá nhân có ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế gửi hồ sơ cho cơ quan chi trả thu nhập. Trường hợp cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân tại nhiều cơ quan chi trả thu nhập trong cùng một kỳ nộp thuế, cá nhân chỉ uỷ quyền đăng ký thuế tại một cơ quan chi trả thu nhập và thông báo số định danh cá nhân của cá nhân (đối với người Việt Nam) hoặc mã số thuế đã được cấp (đối với người nước ngoài) với các cơ quan chi trả thu nhập khác để sử dụng vào việc khẩu trừ, kê khai, nộp thuế.

- Cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp và gửi tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế trong trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế, gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập để đăng ký thuế thay cho cá nhân có uỷ quyền.

- Đối với trường hợp hồ sơ đăng ký thuế điện tử: tương tự trường hợp (1).

(3) Đối với người nộp thuế là cá nhân có thu nhập thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân hoặc có nghĩa vụ với NSNN (trừ cá nhân kinh doanh) - Trường hợp cá nhân đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân hoặc phát sinh nghĩa vụ khác với ngân sách nhà nước, NNT chuẩn bị hồ sơ đăng ký thuế đầy đủ theo đúng quy định, gửi đến cơ quan thuế để làm thủ tục đăng ký thuế theo nơi nộp hồ sơ như sau:

- Tại Thuế tỉnh, thành phố nơi cá nhân làm việc đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế;

- Tại Thuế tỉnh, thành phố nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức, cá nhân trả từ nước ngoài;

- Tại Thuế cơ sở nơi cá nhân cư trú đối với những trường hợp khác.

- Tại Thuế cơ sở nơi hộ gia đình, cá nhân có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước đối với cá nhân đăng ký thuế thông qua hồ sơ khai thuế.

- Đối với trường hợp hồ sơ đăng ký thuế điện tử: tương tự trường hợp (1).

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận:

(1) Đối với hồ sơ bằng giấy:

- Trường hợp hồ sơ gửi đến cơ quan thuế: Công chức thuế kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế. Nếu hồ sơ đầy đủ theo quy định, công chức thuế đóng dấu tiếp nhận vào hồ sơ đăng ký thuế, ghi rõ ngày nhận hồ sơ, số lượng tài liệu theo bảng kê danh mục hồ sơ, lập phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả, thời hạn xử lý hồ sơ đã tiếp nhận. Trường hợp hồ sơ không đầy đủ theo quy định, công chức thuế không tiếp nhận và hướng dẫn người nộp thuế hoàn thiện hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ gửi bằng đường bưu chính: Công chức thuế đóng dấu tiếp nhận, ghi ngày nhận hồ sơ vào hồ sơ và ghi số văn thư của cơ quan thuế. Trường hợp hồ sơ không đầy đủ cần phải giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu, cơ quan thuế thông báo cho người nộp thuế theo mẫu số 01/TB-BSTT-NNT tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

(2) Đối với hồ sơ điện tử:

Cơ quan thuế thực hiện tiếp nhận hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế, thực hiện kiểm tra, giải quyết hồ sơ thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.

- Tiếp nhận hồ sơ: Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ cho NNT qua Cổng thông tin điện tử mà người nộp thuế lựa chọn lập và gửi hồ sơ chậm nhất 15 phút kể từ khi nhận được hồ sơ đăng ký thuế điện tử của người nộp thuế.

- Kiểm tra, giải quyết hồ sơ: Cơ quan thuế thực hiện kiểm tra, giải quyết hồ sơ của người nộp thuế theo quy định của pháp luật về đăng ký thuế và trả kết quả giải quyết qua Cổng thông tin điện tử mà người nộp thuế lựa chọn lập và gửi hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, đúng thủ tục theo quy định: Cơ quan thuế gửi kết quả giải quyết hồ sơ đến Cổng thông tin điện tử mà người nộp thuế lựa chọn lập và gửi hồ sơ theo thời hạn quy định tại Thông tư 86/2024/TT-BTC.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa đúng thủ tục theo quy định: Cơ quan thuế gửi thông báo về việc không chấp nhận hồ sơ, gửi đến Cổng thông tin điện tử mà người nộp thuế lựa chọn lập và gửi hồ sơ trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày ghi trên Thông báo tiếp nhận hồ sơ.

Hướng dẫn đăng ký thuế lần đầu với người nộp thuế là cá nhân theo Quyết định 1109/QĐ-BTC (Hình từ Internet)

Hồ sơ đăng ký thuế lần đầu bao gồm những giấy tờ gì?

Theo Mục 4 Phần II Phụ lục I Quyết định 1109 QĐ BTC, hồ sơ đăng ký thuế lần đầu sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp, cụ thể:

(1) NNT là hộ gia đình, cá nhân có hoạt động sản xuất, kinh doanh không thuộc đối tượng đăng ký kinh doanh:

- Đối với hộ gia đình, cá nhân có hoạt động kinh doanh là người Việt Nam: Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 03-ĐK-TCT tải về ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC hoặc hồ sơ khai thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

- Đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài:

+ Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 03-ĐK-TCT tải về ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC hoặc hồ sơ khai thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;

+ Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực của cá nhân hoặc hộ chiếu được tích hợp vào tài khoản định danh điện tử.

- Đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài, cá nhân kinh doanh của các nước có chung đường biên giới đất liền với Việt Nam thực hiện hoạt động mua, bán, trong khu kinh tế cửa khẩu:

+ Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 03-ĐK-TCT tải về ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC hoặc hồ sơ khai thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;

+ Bản sao giấy tờ có giá trị sử dụng đối với cá nhân kinh doanh thực hiện hoạt động mua bán, trao đổi hàng hoá tại chợ biên giới theo quy định tại Điều 16 Nghị định 14/2018/NĐ-CP hộ chiếu đã được tích hợp vào tài khoản định danh điện tử.

(2) NNT là cá nhân có thu nhập thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân hoặc có nghĩa vụ với ngân sách nhà nước (trừ cá nhân kinh doanh) - Trường hợp cá nhân ủy quyền đăng ký thuế cho cơ quan chỉ trả thu nhập:

- Hồ sơ đăng ký thuế của cá nhân gửi cho cơ quan chi trả thu nhập gồm: Văn bản ủy quyền Mẫu số 41/UQ-ĐKT tải về ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC; bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.

+ Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp thông tin đăng ký thuế của cá nhân vào tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT tải về ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập.

(3) NNT là cá nhân có thu nhập thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân hoặc có nghĩa vụ với NSNN (trừ cá nhân kinh doanh) - Trường hợp cá nhân đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế:

- Đối với cá nhân là người Việt Nam: Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT tải về ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC hoặc hồ sơ khai thuế.

- Đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc là người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài không có số định danh cá nhân được xác lập từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư:

+ Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT tải về ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC hoặc hồ sơ khai thuế trong trường hợp cá nhân đăng ký thuế thông qua hồ sơ khai thuế.

+ Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực của cá nhân hoặc hộ chiếu đã được tích hợp vào tài khoản định danh điện tử.

+ Bản sao văn bản bổ nhiệm của Tổ chức sử dụng lao động trong trường hợp cá nhân người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam được cử sang Việt Nam làm việc nhưng nhận thu nhập tại nước ngoài.