|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH VĨNH LONG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 3339/QĐ-UBND
|
Vĩnh Long, ngày 15 tháng 12 năm 2020
|
QUYẾT
ĐỊNH
PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI
LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH LONG GIAI ĐOẠN 2021 - 2026”
CHỦ
TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật
Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Luật
Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật
sửa đổi, bổ sung một số Điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính
quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Nghị
định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi
tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Quyết
định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê
duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 -
2025”;
Căn cứ Quyết
định số 3099/QĐ-UBND ngày 16 tháng 11 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về nâng
cấp, mở rộng hệ thống quản lý văn bản và điều hành với chức năng quản lý tài
liệu lưu trữ điện tử;
Theo đề nghị
của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 804/TTr-SNV ngày 16 tháng 11 năm 2020.
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1. Phê
duyệt kèm theo Quyết định này Đề án số 370/ĐA-SNV ngày 16 tháng 11 năm 2020 của
Giám đốc Sở Nội vụ về “Số hoá tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh
Long giai đoạn 2021 - 2026”.
Điều 2. Giao
Giám đốc Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan triển khai thực
hiện Đề án nêu tại Điều 1 Quyết định này, đảm bảo đúng thời gian, tiến độ, hiệu
quả và quy định pháp luật; đồng thời báo cáo kết quả thực hiện Đề án cho Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.
Điều 3. Chánh
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc: Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Thông tin
và Truyền thông; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân các huyện, thị xã và thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này.
Quyết định có hiệu
lực thi hành kể từ ngày ký./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3;
- CT, PCT UBND tỉnh;
- Lãnh đạo VP UBND tỉnh;
- Phòng HCTC (LTCQ) & VHXH;
- Lưu: VT,1.15.05.
|
KT. CHỦ
TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Thị Quyên Thanh
|
ĐỀ
ÁN
SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ
TỈNH VĨNH LONG GIAI ĐOẠN 2021 - 2026
Phần
I
CƠ SỞ PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
Căn cứ Luật Lưu trữ
số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số
85/2016/NĐ-CP , ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ
thống thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Nghị định số
47/2020/NĐ-CP , ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và
chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị quyết số
17/NQ-CP ngày 07 tháng 03 năm 2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp
trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến
2025;
Căn cứ Quyết định số
458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án
“Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”;
Căn cứ Chỉ thị số
05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Chính phủ về tăng cường bảo vệ và
phát huy giá trị lưu trữ;
Căn cứ Chỉ thị số
15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường
sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số
04/2020/TT-BTTTT , ngày 24 tháng 02 năm 2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông
ban hành Quy định về lập và quản lý chi phí dự án đầu tư ứng dụng công nghệ
thông tin;
Căn cứ Quyết định số
1595/QĐ-BTTTT ngày 03 tháng 10 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông về
việc công bố định mức tạo lập cơ sở dữ liệu trong hoạt động ứng dụng công nghệ
thông tin;
Căn cứ Thông tư số
03/2017/TT-BTTTT , ngày 24 tháng 4 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông về
quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày
01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo
cấp độ;
Căn cứ Thông tư số
39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban
hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan
nhà nước;
Căn cứ Quyết định số
579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành văn
thư, lưu trữ đến năm 2020 tầm nhìn đến năm 2030;
Căn cứ Thông tư số
04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội vụ về quy định định mức kinh
tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số
02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông
tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu điện tử;
Căn cứ Quyết định số
310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban
hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
Căn cứ Hướng dẫn số
169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;
Căn cứ Quyết định
3111/QĐ-UBND, ngày 13 tháng 12 năm 2019 của UBND tỉnh Vĩnh Long về việc vận
hành Nền tảng chia sẻ, tích hợp dùng chung của tỉnh Vĩnh Long (LGSP - Local
Government Service Platform) - giai đoạn 1;
Căn cứ Quyết định số
3099/QĐ-UBND, ngày 16/11/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về nâng cấp, mở rộng hệ
thống quản lý văn bản và điều hành với chức năng quản lý tài liệu lưu trữ điện
tử;
Căn cứ Kế hoạch số
26/KH-UBND ngày 22 tháng 5 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về thực
hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê
duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 -
2025”.
Phần
II
THỰC TRẠNG VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
I. THỰC TRẠNG
VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
1. Thực trạng
về tài liệu lưu trữ lịch sử trong Kho Lưu trữ tỉnh
- Hiện nay Trung tâm
Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ đang trực tiếp quản lý hơn 1.845 mét giá tài
liệu với tổng số 245 phông lưu trữ, được hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, cá nhân từ năm 1975 đến năm 2018 cụ thể như sau:
+ Khối tài liệu từ
năm 1975 - 2018 bao gồm tài liệu hành chính, xây dựng cơ bản, khoa học kỹ
thuật.
+ Khối hồ sơ, kỷ vật
cán bộ đi B của tỉnh Vĩnh Long gần 300 hồ sơ cá nhân trong đó có các kỷ vật,
bằng khen, thư từ, ảnh, sổ công tác.
Tài liệu lưu trữ của
tỉnh nêu trên bao gồm bản chính, bản gốc, bản sao, nếu chúng bị hủy hoại do các
thảm họa thiên nhiên hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, không
thể phục hồi được.
2. Thực trạng
về kho chuyên dụng và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Kho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tuy đã xây dựng nhưng thiếu diện tích để
bảo quản
tài liệu hiện có và không có khả năng tiếp nhận tài liệu do các nguồn nộp lưu
cần giao nộp vì theo Luật Lưu trữ tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp
huyện phải giao nộp về Lưu trữ lịch sử tỉnh, khi phục vụ công chúng không đạt
yêu cầu, chưa có phòng đọc bằng máy, chưa có khu vực trưng bày tài liệu, chưa
có phòng quản lý đồ vật của công chúng trước khi vào sử dụng tài liệu, tài liệu
chưa được số hóa; trang thiết bị còn thiếu và thô sơ, kinh phí cho hoạt động
nghiệp vụ lưu trữ còn hạn chế. Tài liệu lưu trữ đang được lưu giữ thủ công
trong tình trạng kho không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật nêu trên; lại phải chịu sự
tác động lớn về thời tiết, khí hậu và dần bị lão hóa theo thời gian, nếu chúng
bị hủy hoại do các thảm họa thiên nhiên hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh
viễn bị mất, không thể phục hồi được.
Bên cạnh đó, do sử
dụng các công cụ quản lý và khai thác truyền thống như: Mục lục hồ sơ, sổ đăng
ký độc giả và việc khai thác trực tiếp bản gốc, bản chính của tài liệu nên còn
nhiều hạn chế và ảnh hưởng lớn đến tuổi thọ của tài liệu.
Việc tổ chức lưu trữ
thủ công như hiện nay rất khó kiểm soát và khó khăn trong việc tìm kiếm tài
liệu, nếu không được tổ chức khoa học tài liệu thì lãng phí một trong những
nguồn lực quan trọng. Như vậy, xác định số hóa tài liệu lưu trữ và để bảo vệ
tài liệu lưu trữ gốc khỏi bị hủy hoại do tác động của các yếu tố lý hóa trong
quá trình sử dụng lâu dài và tăng cường khả năng tiếp cận tài liệu của công
chúng là vấn đề quan trọng và cấp bách. Tiêu chí cơ bản để lựa chọn tài liệu số
hóa đó là tài liệu có giá trị lịch sử; tài liệu quý, hiếm có tình trạng vật lý
kém và tài liệu có tần suất khai thác, sử dụng cao nhằm tiết kiệm nhân lực,
thời gian, kinh phí trong số hóa và bảo quản tài liệu số hóa.
3. Tình hình
tổ chức khai thác và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ
Quy trình khai thác
tài liệu lưu trữ lịch sử hiện nay tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử: Cá nhân có nhu
cầu khai thác tài liệu lưu trữ lịch sử đến trực tiếp tại Trung tâm, xuất trình
giấy giới thiệu, công văn (hoặc giấy tờ tùy thân cá nhân); Lưu trữ viên trình
xin ý kiến phê duyệt của lãnh đạo; đăng ký vào sổ khai thác tài liệu của Trung
tâm; Lưu trữ viên tra tìm danh mục tài liệu trong sổ mục lục sau đó tìm tài
liệu tại kho; Lưu trữ viên lấy tài liệu ở kho phôtô, sao lục tài liệu và trình
Lãnh đạo Trung tâm ký chứng thực; Lưu trữ viên thu lệ phí và giao tài liệu, độc
giả ký nhận ở sổ khai thác.
Công tác tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ của tỉnh tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trong những năm
qua, nhìn chung đảm bảo phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của các cơ
quan nhà nước cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân
trong và ngoài tỉnh. Tuy nhiên, việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại
Trung tâm còn chưa được chủ động trong nhiều lĩnh vực như: Thông báo, công bố,
trưng bày, triển lãm, nghiên cứu biên soạn, xuất bản sách chỉ dẫn các phông lưu
trữ trong Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, hoạt động giới thiệu chuyên đề tài liệu lưu
trữ còn hạn chế, vì tình trạng quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ chủ yếu bằng
phương pháp thủ công truyền thống phổ biến như hiện nay tại Trung tâm chưa đáp
ứng được yêu cầu chung theo tinh thần của Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày
02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ chưa đạt yêu cầu về phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương.
Do tài liệu lưu trữ được
hình thành ngày càng nhiều, việc tìm kiếm thủ công sẽ ngày càng mất thời gian
và khó khăn hơn. Vì vậy, ngoài việc lưu trữ tài liệu giấy bằng phương pháp
truyền thống bảo quản trong kho còn cần thêm một cách lưu trữ khác đó là lưu
trữ tài liệu dưới dạng file ảnh. Việc này nhằm tăng tính an toàn cho tài liệu lưu
trữ và hạn chế khai thác trên tài liệu gốc, sẽ tăng cường bảo vệ tài liệu,
tránh gây rách nát và thất thoát tài liệu ngoài ý muốn.
Rủi ro mất thông tin,
dữ liệu do các sự cố ngoài ý muốn như hỏa hoạn, thiên tai, ý thức trách nhiệm
của cán bộ công chức trực tiếp thụ lý hồ sơ... là vô cùng lớn.
Tìm kiếm khó khăn:
Nếu vấn đề nghiệp vụ phát sinh và cần hồ sơ gốc, việc tìm kiếm lại hồ sơ trở
nên khó khăn, hoặc mất rất nhiều thời gian và công sức, thời gian xử lý (hoặc
đáp ứng không đảm bảo, hoặc bị kéo dài do việc tìm kiếm hồ sơ khó khăn.
Từ nhu cầu thực tế,
việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng lớn. Tuy nhiên, với cách quản
lý như hiện nay chưa có sự gắn kết giữa tài liệu trên giấy và tài liệu trên
file, khiến việc khai thác gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, việc thường xuyên khai
thác tài liệu gốc sao chụp như hiện nay sẽ dẫn đến những tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn sẽ dễ nhàu nát, không đảm bảo lưu trữ được lâu dài. Trước tình hình
đó, đòi hỏi cần xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ để quản lý, sử dụng khai thác
tài liệu lưu trữ của tỉnh một cách hiệu quả.
4. Thực trạng
thực hiện đề án xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh
Vĩnh Long giai đoạn 2015 - 2020
Để bảo vệ tài liệu lưu
trữ gốc khỏi bị hủy hoại do tác động của lý hóa trong quá trình sử dụng lâu dài
và tăng cường khả năng tiếp cận tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho người
dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan
nhà nước. Sở Nội vụ đã tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh (UBND) ban hành Quyết định
số 2044/QĐ-UBND, ngày 31/12/2014 về việc "xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa
tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn “2015 - 2020”. Trong quá
trình thực hiện Đề án, Trung tâm lưu trữ lịch sử ứng dụng công nghệ thông tin
số hóa hồ sơ lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại Trung tâm Lưu trữ lịch
sử giúp việc khai thác nội dung văn bản được dễ dàng, nhanh chống hơn; tăng khả
năng bảo vệ và kéo dài tuổi thọ của tài liệu; mang lại khả năng truy xuất, tìm
kiếm thông tin toàn văn bản ở bất kỳ đâu và vào bất kỳ thời điểm nào; dễ dàng
mở rộng phạm vi sử dụng nguồn tài liệu; đảm bảo tính bảo mật cao của tài liệu;
cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Tổ chức sử
dụng, khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử, đáp ứng kịp thời nhu cầu của
các cơ quan, tổ chức, cá nhân, phục vụ công tác chuyên môn, nghiên cứu khoa
học, lịch sử và các yêu cầu khác theo quy định của Luật lưu trữ. Sau 5 năm thực
hiện Đề án, công chức, viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã số hóa hoàn thành
giai đoạn I (2015 - 2016) là 396.800 trang văn bản; giai đoạn II (2017-2018 là
361.300 trang văn bản; giai đoạn III (2019-2020 là 352.500 trang văn bản. Hiện
tại người dùng thuộc mạng nội bộ có thể truy cập vào Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành để khai thác, sử dụng các tài liệu số hóa. Do tính chất bảo mật
tài liệu nên chưa được triển khai ra môi trường Internet sử dụng rộng rãi.
Tuy nhiên trong quá
trình thực hiện còn một số hạn chế như sau:
- Hệ thống quản lý
văn bản và điều hành của tỉnh chưa đáp ứng theo quy định tại Thông tư
02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông
tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử đã quy định tiêu chuẩn
dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ số hóa. Tài liệu lưu trữ được số
hóa từ năm 2018 trở về trước chưa được ký số do chưa có hướng dẫn cụ thể, từ
năm 2019 trở về sau tài liệu số hóa được ký số đúng quy định.
- Nguồn kinh phí nhà
nước hạn hẹp, không thể thực hiện số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ hiện có, chỉ
số hóa những tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh có giá trị bảo quản vĩnh
viễn.
5. Thực trạng
phần mềm số hóa thuộc dự án Chính quyền điện tử giai đoạn 2015-2020.
Phần mềm chưa đáp ứng
Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ về việc quy định tiêu
chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
chưa có tính kế thừa tích hợp được dữ liệu từ các hệ thống có sẵn; tốc độ truy
xuất của phần mềm số hóa hiện tại chậm; hệ thống chưa đáp ứng được nghiệp vụ về
quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN ,
ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; chức năng ký số chưa được tích
hợp vào phần mềm số hóa để xác thực ký số theo đúng quy định tại Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; Phần mềm còn thiếu các quy trình
nghiệp vụ như sau:
- Xuất dữ liệu hồ sơ
văn bản có trong hệ thống: Cho phép xuất dữ liệu hồ sơ tài liệu thành các gói
dữ liệu, để có thể chuyển và nhập vào một hệ thống khác.
- Xuất dữ liệu công
khai sang kho Công khai: Đối với các tài liệu được xác định là Công khai cho
khai thác trực tuyến sẽ được hệ thống chuyển đến kho Public.
- Thống kê báo cáo:
Cho phép lập, in các báo cáo theo quy định về công tác văn thư lưu trữ
+ Thống kê báo cáo về
khai thác hồ sơ tài liệu
+ Thống kê báo cáo
thu thập hồ sơ tài liệu
+ Báo cáo thống kê
công tác Biên mục chỉnh lý
- Quản lý tiêu hủy
tài liệu, gia hạn thời gian bảo quản: Hệ thống lập danh sách các hồ sơ đã hết
hạn lưu trữ cần xác định lại thời hạn lưu trữ. Cho phép xác định các hồ sơ cần
hủy, các hồ sơ cần gia hạn thời hạn bảo quản.
- Khai thác trực
tuyến: Hệ thống cho phép người khai thác tài liệu số hóa thông qua trình duyệt
web và hỗ trợ truy cập cho các thiết bị di động.
II. SỰ CẦN
THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
1. Các yếu tố
ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ lịch sử
- Tài liệu lưu trữ
trải qua thời gian tồn tại khá dài cùng với những nguyên nhân như môi trường
khí hậu, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu nên phần lớn tài liệu đã bị
xuống cấp, một bộ phận tài liệu đã bị hư hỏng hoặc đang bị hư hỏng ở mức độ
khác nhau. Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, mất mát có nhiều dạng, nhiều kiểu khác
nhau, có loại bị mục, nát, có loại bị bay màu mực, có loại bị các vi sinh vật,
sinh vật làm thủng hoặc rách giấy, thậm chí có loại bị hư hỏng nặng và mất hoàn
toàn. Mỗi dạng, kiểu hư hỏng của tài liệu có thể do một hoặc một số nguyên nhân
gây ra, có thể khái quát một số nguyên nhân sau:
+ Do sự lão hóa tự
thân của tài liệu lưu trữ: Điều kiện khí hậu nóng ẩm, mưa, trong khi đó, kho
tàng và trang thiết bị dùng để bảo quản tài liệu còn nhiều hạn chế. Các tài
liệu của tỉnh được hình thành từ năm 1975 đến năm 2000 do chất liệu giấy không
tốt nên đã bị lão hóa, những tài liệu này sẽ bị hư hỏng hoàn toàn trong khoảng
10 năm tới nếu không có những biện pháp bảo toàn thích đáng.
+ Do các loài sinh
vật: Nấm mốc, côn trùng, mối...,vật liệu nuôi dưỡng chúng, để lại các vết bẩn
và làm giảm độ bền của tài liệu, sẽ làm hư hỏng vĩnh viễn tài liệu.
+ Do các điều kiện tự
nhiên và tác động của con người gây nên bằng nhiều hình thức khác nhau như:
Thời tiết, khí hậu, cách thức con người khai thác, sử dụng tài liệu.
Tất cả những nguyên
nhân trên làm cho tài liệu lưu trữ của tỉnh ngày càng xuống cấp và có nguy cơ
bị hủy hoại đáng kể. Điều đó cho thấy rằng việc đề ra và thực hiện các giải
pháp để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ của tỉnh là rất cần thiết và cấp bách.
Việc bảo quản tài liệu lưu trữ được đặt ra như một nhu cầu bắt buộc đối với cơ
quan lưu trữ.
Tình trạng này chẳng
những gây khó khăn cho việc quản lý chặt chẽ tài liệu mà còn hạn chế cho việc
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ kinh tế - xã hội của địa phương. Thực
trạng này nếu không được sự quan tâm đầu tư kịp thời của Nhà nước thì chỉ trong
một thời gian không xa di sản quý giá của tỉnh sẽ bị hủy hoại thì lúc đó d được
đầu tư thỏa đáng cũng không phục hồi được.
Do đó, để bảo vệ, bảo
quản được an toàn bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ trong mọi tình huống và
giữ được thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu của xã
hội hiện nay cũng như sau này, cần phải thực hiện các giải pháp khoa học,
nghiệp vụ do lưu trữ học đề ra. Trong các giải pháp đó, giải pháp số hóa tài
liệu lưu trữ là giải pháp cần được đặc biệt quan tâm.
2. Sự cần
thiết xây dựng đề án
Việc số hóa 354.5 mét
tài liệu hiện tại là rất cần thiết. Bởi khối tài liệu này cơ bản là tài liệu
giấy pơluya mỏng đã xuống cấp, bị mờ, không rõ thông tin trên nền giấy, khi sao
in phục vụ tra cứu bị màu đen phủ lấp...
Tài liệu lưu trữ là
nguồn lực thông tin quan trọng phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước, quản lý
xã hội, xây dựng kinh tế, phát triển và nâng cao đời sống văn hóa của nhân dân.
Việc khai thác, sử dụng nguồn lực thông tin lưu trữ đã được các cơ quan đặt
thành nhiệm vụ hàng đầu, thường xuyên và là thước đo đánh giá về hiệu quả của
công tác lưu trữ.
Việc xây dựng và
triển khai công tác số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử là nhu cầu thiết yếu và
mang ý nghĩa chiến lược, để từng bước tiến tới hiện đại hóa việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào lĩnh vực lưu trữ tài liệu của tỉnh. Từ đó góp phần hiện đại
hóa nền hành chính, nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý, điều hành công
việc cùng các hoạt động tác nghiệp, xử lý, khai thác, trao đổi thông tin.
Tài liệu lưu trữ được
số hóa sẽ tạo cơ sở bước đầu cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử một
cách "toàn vẹn" thông qua quy trình số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử
dạng tài liệu giấy sang dạng tài liệu số, hoặc dữ liệu số nhằm kéo dài tuổi thọ
của tài liệu lưu trữ lịch sử bản gốc, thực hiện giải pháp của quy trình bảo
quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ lịch sử; đồng nhất các loại hình tài liệu;
quản lý và khai thác tập trung. Đồng thời phục vụ tổ chức sử dụng hiệu quả tài
liệu lưu trữ lịch sử và cung cấp tốt nhất cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có
nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch
sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của Luật Lưu trữ.
Từ thực trạng công
tác lưu trữ của tỉnh hiện nay, việc đầu tư để thực hiện Đề án “Số hóa tài liệu
lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2021 - 2026” tại Trung tâm Lưu trữ
lịch sử thuộc Sở Nội vụ là rất cần thiết và cấp bách.
Phần
III
MỤC TIÊU, NỘI DUNG VÀ LỘ TRÌNH, KINH PHÍ
I.
MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN
1. Mục tiêu
chung
- Số hóa tài liệu lưu
trữ phục vụ lưu trữ lịch sử góp phần cho việc bảo tồn, gìn giữ di sản văn hóa
của quốc gia và của địa phương, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin số hóa
thành nội dung hoạt động thường xuyên có tính chuyên nghiệp cao của Lưu trữ
lịch sử tỉnh, làm thay đổi căn bản về phương pháp quản lý, thực hiện đồng bộ hóa
chuyên môn, nghiệp vụ trên lĩnh vực lưu trữ theo hướng hiện đại; nhằm nâng cao
chất lượng, hiệu quả và năng lực phục vụ tốt cho hoạt động quản lý hành chính
nhà nước, đáp ứng yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế, văn hóa
- xã hội của tỉnh, cung cấp thông tin đến với công chúng.
- Tổ chức sử dụng
hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử và cung cấp tốt nhất cho các cơ quan, tổ
chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên
cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của Luật Lưu
trữ.
2. Mục tiêu
cụ thể
- Lưu trữ dữ liệu
đồng bộ với hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh nhằm đảm bảo thống
nhất liên thông, thông suốt dữ liệu văn bản điện tử và khi đồng bộ vào hệ thống
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh, đảm bảo an toàn thông tin và đồng bộ
với các hệ thống dùng chung của tỉnh tăng cường khả năng kết nối và chia sẻ;
đồng thời thực hiện kết nối kho dữ liệu mở của tỉnh triển khai trong giai đoạn
2021-2025.
- Tài liệu lưu trữ được
số hóa đảm bảo chất lượng, sử dụng hiệu quả; đảm bảo có các bản sao lưu dự
phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm
soát tài liệu.
- Chuyển đổi việc
khai thác tài liệu lưu trữ trực tiếp bản gốc bằng giấy sang khai thác dưới dạng
file điện tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu
quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng cao hoạt động
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của văn
bản gốc (bằng giấy).
- Giảm thiểu sự xuống
cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do phải lưu thông thường xuyên
trong quá trình khai thác sử dụng.
- Tiến hành số hóa 43
Phông lưu trữ tương đương 354.5 mét giá tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long
giai đoạn 2021 - 2026, đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh.
3. Yêu cầu
- Tài liệu số hóa
phải là tài liệu có tính pháp lý, có giá trị cao và thường xuyên được tra cứu, sử
dụng.
- Việc số hóa tài
liệu phải đảm bảo tính pháp lý, tính trung thực của hồ sơ, tuân thủ đúng quy
trình số hóa tài liệu tại Phần mềm lưu trữ.
II.
NỘI DUNG VÀ LỘ TRÌNH CỦA ĐỀ ÁN
1. Đầu tư
trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ công tác số hóa
Đầu tư cơ sở hạ tầng
của hệ thống đáp ứng tốt hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ, bao
gồm: thiết bị (máy scan, thiết bị lưu trữ, máy chủ, máy vi tính, các thiết bị
và hạ tầng cần thiết khác... cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Ứng dụng
phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử: Thực hiện ứng dụng
phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử được xây dựng theo Quyết định số
3099/QĐ-UBND, ngày 16/11/2020 của UBND tỉnh về nâng cấp, mở rộng hệ thống quản
lý Văn bản và điều hành với chức năng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phục vụ
công tác số hóa tài liệu lưu trữ điện tử tại đơn vị và các sở, ban, ngành tỉnh
và UBND cấp huyện.
3. Đào tạo,
bồi dưỡng đội ngũ viên chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử
- Tham gia học tập,
nghiên cứu về các nghiệp vụ liên quan đến số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ.
- Xây dựng kế hoạch,
chương trình các hình thức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn chuyển giao
công nghệ về số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ để vận hành đảm
bảo hiệu quả.
- Đào tạo chuyển giao
công nghệ để thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu, vận hành, khai thác hệ thống
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
4. Xây dựng
quy trình số hóa tài liệu lưu trữ
Quy
trình số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử
Diễn giải quy
trình:
* Bước 1: Thu
thập tài liệu gốc
a) Nội dung
công việc
Thu thập các dữ liệu,
tài liệu dự kiến được đưa vào trong CSDL phục vụ theo yêu cầu số hóa của đơn
vị.
b) Các bước
thực hiện
- Xác định các
đối tượng dữ liệu, tài liệu cần thu thập.
- Lập kế hoạch
để tiến hành thu thập.
- Xây dựng tài
liệu hướng dẫn thu thập dữ liệu.
- Giao nộp dữ
liệu, tài liệu đã thu thập.
- Yêu cầu công
việc
+ Việc tìm kiếm thu
thập dữ liệu, tài liệu phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ theo đúng mục
tiêu, yêu cầu của hệ thống quản lý.
- Sản phẩm
+ Bản kế hoạch thu
thập dữ liệu.
+ Tài liệu hướng dẫn
thu thập dữ liệu.
+ Báo cáo thu thập dữ
liệu.
+ Biên bản bàn giao
dữ liệu đã thu thập.
* Bước 2: Quét và
xử lý ảnh
Sử dụng các phần mềm
quét tài liệu và xử lý ảnh tài liệu sau quét, các máy quét để thực hiện việc quét
tài liệu hồ sơ.
- Nội dung công việc
+ Thiết lập các thông
số kỹ thuật cho thiết bị (chế độ quét bao nhiêu dpi, quét 2 mặt hay một mặt, quét
màu hay đen trắng, thiết lập chế độ sáng tối, độ tương phản...);
+ Vệ sinh tài liệu, tháo
ghim, kẹp…;
+ Quét tài liệu;
+ Xem tài liệu được
quét;
+ Chỉnh sửa lại ảnh
tài liệu vừa quét (điều chỉnh độ sáng tối, độ tương phản, lọc nhiễu, cắt bỏ
viền đen, xoay ảnh quét tài liệu bị lệch.);
+ Đóng ghim tài liệu
gốc.
- Yêu cầu công
việc
+ Quét đủ, không
thiếu trang, tỷ lệ 100%;
+ Thứ tự các trang
giống với tài liệu giấy;
+ Chất lượng quét:
ảnh rõ ràng, đủ sáng để nhận dạng tài liệu;
+ Bàn giao tài liệu
giấy sau quét đúng nguyên trạng ban đầu: đủ tờ, đúng thứ tự, đúng hồ sơ, hộp…
- Sản phẩm
+ Ảnh quét ở chế độ
màu;
+ Độ phân giải tối
thiểu 200 dpi;
+ Chất lượng quét:
ảnh rõ ràng, trung thực với bản gốc, đủ sáng để nhận dạng tài liệu;
+ Định dạng lưu trữ:
mỗi tài liệu sau quét là 1 file định dạng PDF, phiên bản 1.4 trở lên;
* Bước 3: Số hóa
nhận dạng ký tự
Sử dụng phần mềm số
hóa (nhận dạng tài liệu -OCR) được tích hợp vào hệ thống quản lý tài liệu lưu
trữ điện tử để nhận dạng ký tự từ văn bản quét ảnh
- Nội dung công
việc
+ Chuẩn bị công cụ
phục vụ cho việc nhận dạng dữ liệu.
+ Thực hiện nhận dạng
ký tự theo yêu cầu
+ Kiểm tra dữ liệu
sau khi nhận dạng
+ Chỉnh sửa chính xác
dữ liệu sau khi nhận dạng
+ Ký số lên tài liệu
đã số hóa.
+ Đặt tên file: gồm
mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.
- Sản phẩm
+ 01 file PDF 2 lớp
cho mỗi tài liệu số hóa có xác thực ký số theo đúng quy định tại Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
* Bước 4: Biên mục
tài liệu
Biên mục tài liệu là
công việc nhập các thuộc tính của tài liệu vào hệ thống quản lý lưu trữ hồ sơ.
Các thuộc tính cần
biên mục đối với mỗi tài liệu bao gồm:
- Mã phông
- Mục lục số
- Hồ sơ số
- Tờ số
- Số và ký hiệu
- Thời gian
- Tác giả
- Tên loại văn
bản
- Trích yếu nội
dung
- Ký hiệu thông
tin
- Tình trạng
vật lý
- Hạn chế sử
dụng
- Ngôn ngữ
- Bút tích
- Ghi chú
a) Nội dung công việc
- Nhập thông
tin thuộc tính của tài liệu theo các trường đã quy định.
b) Các bước thực hiện
- Xây dựng tài
liệu hướng dẫn nhập liệu;
- Tiến hành
nhập liệu
+ Nhập bản số của dữ
liệu gốc;
+ Nhập metadata;
+ Nhập nội dung dữ
liệu: Nhập các dạng ký tự, dạng số, ngày, tháng...
+ Sửa lỗi nhập liệu
theo Báo cáo kết quả kiểm tra
c) Yêu cầu công việc
- Đảm bảo công việc
nhập liệu được thực hiện một cách chính xác và đầy đủ;
- Tùy vào yêu cầu độ
chính xác của CSDL có thể áp dụng các biện pháp nhập dữ liệu khác nhau;
d) Sản phẩm
- Tài liệu hướng
dẫn nhập liệu;
- Báo cáo kết
quả sửa chữa
- 01 file XML lưu
trữ các siêu dữ liệu sau khi biên mục cho mỗi tài liệu; dữ liệu đặc tả của tài
liệu lưu trữ đúng theo quy định tại Phụ lục I Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày
24/01/2019 của Bộ Nội vụ; Biên mục, cập nhật nội dung dữ liệu đặc tả của tài
liệu lưu trữ đúng quy định tại Phụ lục II Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày
24/01/2019 của Bộ Nội vụ.
* Bước 5: Kiểm tra
dữ liệu đã tạo lập
a) Nội dung
công việc
Để đảm bảo dữ liệu được
nhập đầy đủ, chính xác, phù hợp với yêu cầu xây dựng CSDL.
b) Các bước
thực hiện
- Xây dựng tài
liệu hướng dẫn kiểm tra;
- Kiểm tra dữ
liệu đã tạo lập (Tương thích với hệ thống số hóa tài liệu).
c) Yêu cầu
công việc
Bộ phận kiểm tra phải
độc lập với bộ phận nhập liệu để đảm bảo tính khách quan;
d) Sản phẩm
- Tài liệu hướng
dẫn kiểm tra;
- Báo cáo kiểm
tra;
- Biên bản xác
nhận tình hình sửa chữa
* Bước 6:
Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm
a) Nội dung
công việc
Nghiệm thu trên cơ sở
đã được kiểm tra, tại bước này Chủ đầu tư xác nhận nghiệm thu cho đơn vị thi
công. Sau khi nghiệm thu đơn vị thi công tiến hành bàn giao kết quả CSDL cho
đơn vị vận hành và sử dụng CSDL. Chia sẻ dữ liệu đảm bảo tích hợp vào kho dữ
liệu mở của tỉnh.
b) Các bước
thực hiện
- Tiến hành
nghiệm thu CSDL;
- Tiến hành
giao nộp theo quy chế giao nộp sản phẩm.
c) Yêu cầu
công việc
Việc nghiệm thu phải
được tiến hành theo quy định của nhà nước về quản lý các dự án.
d) Sản phẩm
- Biên bản
nghiệm thu sản phẩm;
- Biên bản bàn
giao giao sản phẩm.
5. Tổ chức số
hóa số lượng tài liệu lưu trữ
Số hóa hồ sơ, tài
liệu lưu trữ thuộc 43 Phông lưu trữ của các cơ quan, tổ chức với 354.5 mét giá
tài liệu đã được chỉnh lý, sắp xếp hoàn chỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ và
đủ điều kiện để thực hiện số hóa hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch
sử tỉnh (Phụ lục số 01 kèm theo).
6. Tiến độ,
thời gian thực hiện
Đề án được triển khai
thực hiện trong thời gian 06 năm, chia làm 03 giai đoạn.
* Giai đoạn
I: Được
tiến hành trong 02 năm
- Thời gian thực
hiện: Từ năm 2021 - 2022.
Tiến hành đầu tư mua
sắm trang thiết bị công nghệ thông tin để số hóa 148.5 mét tài liệu của 24
Phông lưu trữ; với 1.242.442 trang văn bản, cụ thể:
+ Năm 2021: Đầu tư
trang thiết bị công nghệ thông tin; số hóa 10 Phông lưu trữ, với 608.765 trang
văn bản, bao gồm: Sở Tài chính (thời kỳ 1992 - 2010; Ban Thi đua - Khen thưởng
(thời kỳ 1982 - 2013; Sở Nội vụ (thời kỳ 1989 - 2014 ; Đoàn ĐBQH&HĐND (thời
kỳ 1994 - 2016; UBND huyện Trà Ôn (thời kỳ 1982 - 2016).
+ Năm 2022: Tiến hành số
hóa 14 Phông Lưu trữ, với 633.677 trang văn bản của Sở Văn hóa - TT&DL
(thời kỳ 1995 - 2016; Sở Xây dựng (thời kỳ 1986 - 2010; Sở Giao thông - Vận tải
(thời kỳ 1989 - 2017; Sở Tài nguyên - Môi trường (thời kỳ 1997 - 2012; UBND thị
xã Bình Minh (thời kỳ 1975 - 2016; UBND huyện Bình Tân (thời kỳ 2007 - 2018).
* Giai đoạn
II: Được
tiến hành trong 02 năm
- Thời gian thực
hiện: Từ năm 2023 - 2024.
Tiến hành số hóa 98 mét
tài liệu của 07 Phông lưu trữ; với 720.961 trang văn bản, cụ thể:
+ Năm 2023: Tiến hành
số hóa 03 Phông Lưu trữ, với 460.285 trang văn bản của UBND thành phố Vĩnh Long
(thời kỳ 1975 - 2016).
+ Năm 2024: Tiến hành
số hóa 04 Phông Lưu trữ, với 260.676 trang văn bản của Sở Lao động - TB&XH
(thời kỳ 1988 - 2010; UBND huyện Tam Bình (thời kỳ 1975 - 2018).
* Giai đoạn III:
Được
tiến hành trong 02 năm
- Thời gian thực
hiện: Từ năm 2025 - 2026.
Tiến hành số hóa 108
mét tài liệu của 12 Phông lưu trữ; với 813.054 trang văn bản, cụ thể:
+ Năm 2025: Tiến hành
số hóa 01 Phông lưu trữ, với 458.338 trang văn bản của UBND tỉnh (thời kỳ 2010
- 2017).
+ Năm 2026: Tiến hành
số hóa 11 Phông lưu trữ, với 354.716 trang văn bản của Sở Y tế (thời kỳ 1986 -
2013); Sở Kế hoạch - Đầu tư (thời kỳ 1998 - 2013; UBND huyện Mang Thít (thời kỳ
1975 - 2010; UBND huyện Vũng Liêm (thời kỳ 1975 - 2008; UBND huyện Long Hồ
(thời kỳ 1986 - 2010).
III. DỰ TOÁN
KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN
1. Tổng dự
toán kinh phí thực hiện Đề án: 8.418.595.698 đồng
Bằng chữ: Tám
tỷ, bốn trăm mười tám triệu, năm trăm chín mươi lăm ngàn, sáu trăm chín mươi
tám đồng (Phụ lục số 04 kèm theo).
Cụ thể:
1.1. Kinh phí đầu tư
cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cho công tác số hóa là 328.000.000 đồng (Phụ
lục số 02 kèm theo)
1.2. Kinh phí nhân
công lao động thực hiện trực tiếp (Phụ lục số 03 kèm theo, tính đơn giá tiền
lương)
Là tiền lương lao
động số hóa tài liệu lưu trữ đối với tài liệu đã biên mục phiếu tin và chưa số hóa
tài liệu (Áp dụng tại Phụ lục số II, Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014
của Bộ Nội vụ).
Xác định đơn giá tiền
lương cho việc số hóa 01 trang tài liệu làm tròn là: 2.914 đồng/trang A4.
Số kinh phí:
2.776.457 trang x 2.914 đồng/trang = 8.090.595.698 đồng.
(Bằng chữ:
Tám tỷ, không trăm chín mươi triệu, năm trăm chín mươi lăm ngàn, sáu trăm chín
mươi tám đồng)
2. Tiến độ
cấp kinh phí
Kinh phí triển khai
Đề án sẽ cân đối cấp vào dự toán ngân sách hàng năm của cơ quan Sở Nội vụ, phù hợp
với từng giai đoạn của Đề án (chỉ áp dụng đối với ngân sách tỉnh cấp), cụ thể:
a) Giai đoạn
I: Năm 2021 - 2022 với kinh phí là: 3.948.475.988 VNĐ
Trong đó:
- Chi phí nhân công:
1.242.442 trang x 2.914 đ/trang = 3.620.475.988 VNĐ.
- Chi phí thiết bị:
328.000.000 VNĐ (02 máy tính, 03 máy in, 02 máy scan)
+ Năm 2021: Số hóa
608.765 trang x 2.914 đ/trang = 1.773.941.210 VNĐ, cụ thể:
Ngân sách tỉnh cấp để
thực hiện số hóa và mua sắm trang thiết bị với số tiền là: 291.825 trang x
2.914 đ/trang = 850.378.050 + 328.000.000 (chi phí thiết bị) = 1.178.378.050
VNĐ.
UBND huyện Trà Ôn
kinh phí để số hóa tài liệu của đơn vị với số tiền là: 316.940 trang x 2.914
đ/trang = 923.563.160 VNĐ.
+ Năm 2022: Số hóa
633.677 trang x 2.914 đ/trang = 1.846.534.778 VNĐ.
Ngân sách tỉnh cấp để
thực hiện số hóa với số tiền là: 167.577 trang x 2.914 đ/trang = 488.319.378
VNĐ.
UBND huyện Bình Tân
kinh phí để số hóa tài liệu của đơn vị với số tiền là: 161.883 trang x 2.914
đ/trang = 471.727.062 VNĐ.
UBND thị xã Bình Minh
kinh phí để số hóa tài liệu của đơn vị với số tiền là: 304.217 trang x 2.914
đ/trang = 886.488.338 VNĐ.
b) Giai đoạn
II: Năm 2023 - 2024 với kinh phí là: 2.100.880.354 VNĐ
+ Năm 2023: Số hóa
460.285 trang x 2.914 đ/trang = 1.341.270.490 VNĐ.
UBND thành phố Vĩnh
Long kinh phí để số hóa tài liệu của đơn vị với số tiền là: 460.285 trang x
2.914 đ/trang = 1.341.270.490 VNĐ.
+ Năm 2024: Số hóa
260.676 trang x 2.914 đ/trang = 759.609.864 VNĐ. Ngân sách tỉnh cấp để thực
hiện số hóa với số tiền là: 8.270 trang x 2.914 đ/trang = 24.098.780 VNĐ.
UBND huyện Tam Bình
kinh phí để số hóa tài liệu của đơn vị với số tiền là: 252.406 trang x 2.914
đ/trang = 735.511.084 VNĐ.
c) Giai đoạn III:
Năm 2025 - 2026 với kinh phí là: 2.369.239.356 VNĐ
+ Năm 2025: Số hóa
458.338 trang x 2.914 đ/trang = 1.335.596.932 VNĐ.
Ngân sách tỉnh cấp để
thực hiện số hóa với số tiền là: 458.338 trang x 2.914 đ/trang = 1.335.596.932
VNĐ.
+ Năm 2026: Số hóa
354.716 trang x 2.914 đ/trang = 1.033.642.424 VNĐ.
Ngân sách tỉnh cấp để
thực hiện số hóa với số tiền là: 35.270 trang x 2.914 đ/trang = 102.776.780
VNĐ.
UBND huyện Mang Thít
kinh phí để số hóa tài liệu của đơn vị với số tiền là: 146.230 trang x 2.914
đ/trang = 426.114.220 VNĐ.
UBND huyện Vũng Liêm
kinh phí để số hóa tài liệu của đơn vị với số tiền là: 117.423 trang x 2.914
đ/trang = 342.170.622 VNĐ.
UBND huyện Long Hồ
kinh phí để số hóa tài liệu của đơn vị với số tiền là: 55.793 trang x 2.914
đ/trang = 162.580.802 VNĐ.
3. Nguồn kinh
phí và địa điểm để thực hiện số hóa
Nguồn vốn: Ngân sách
tỉnh cấp (chỉ cấp kinh phí đối với các sở, ban, ngành tỉnh). Riêng UBND các
huyện, thị xã, thành phố thuộc Đề án tự cân đối bố trí ngân sách để thực hiện
số hóa.
Địa điểm thực hiện số
hóa: Tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long
4. Hình thức
cấp vốn và quản lý vốn đầu tư
- Ngân sách tỉnh cấp
trực tiếp kinh phí của Đề án được duyệt cho Sở Nội vụ.
- Đơn giá được tính
để lập dự án là thời điểm 2020 và quyết toán được tính theo thời điểm Đề án hoàn
thành.
Phần
IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
I.
TRÁCH NHIỆM CỦA SỞ NỘI VỤ
- Tham mưu cho Ủy ban
nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch, chủ trì triển khai thực hiện các nội dung cụ
thể của Đề án theo quy định hiện hành; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, giám sát và
đề ra các giải pháp triển khai thực hiện Đề án đạt hiệu quả.
- Hàng năm căn cứ vào
kế hoạch đã được phê duyệt tại Đề án này, chủ trì phối hợp với Sở Tài chính và
các cơ quan liên quan xác định số lượng tài liệu lưu trữ lịch sử trong phạm vi
Đề án, khối lượng công việc cần thực hiện, xác định định mức, kinh phí trình
UBND tỉnh phê duyệt và tổ chức thực hiện.
- Định kỳ hàng năm
báo cáo tiến độ, kết quả thực hiện Đề án với Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Tổ chức chỉ đạo
Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện Đề án.
- Chỉ đạo trực tiếp
Trung tâm Lưu trữ lịch sử triển khai Đề án tiết kiệm, có hiệu quả, đạt tiến độ
theo kế hoạch được duyệt.
- Phối hợp Văn phòng
UBND tỉnh trong việc triển khai thực hiện ứng dụng hệ thống quản lý tài liệu lưu
trữ điện tử của tỉnh cho các sở, ban, ngành tỉnh và UBND cấp huyện đảm bảo đồng
bộ, kịp thời và đúng quy định.
- Trong quá trình
triển khai có trách nhiệm trình Ủy ban nhân dân tỉnh điều chỉnh Đề án kịp thời
để phù hợp với tình hình thực tiễn phát sinh khi thực hiện.
II.
CÁC SỞ, NGÀNH TỈNH, UBND CẤP HUYỆN
- Văn phòng UBND tỉnh
chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử (tích hợp
phần mềm nhận dạng tài liệu OCR) theo Quyết định số 3099/QĐ-UBND, ngày
16/11/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về nâng cấp, mở rộng hệ thống quản lý văn
bản và điều hành với chức năng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, phối hợp sở
Nội vụ triển khai thực hiện ứng dụng cho các sở, ban, ngành tỉnh và UBND cấp
huyện.
- Sở Tài chính chủ trì,
phối hợp với Sở Nội vụ xem xét, kiểm tra để cân đối, tham mưu cho UBND tỉnh bố
trí kinh phí việc thực hiện theo nội dung Đề án và tiến độ được duyệt.
- Sở Tài chính chủ
trì phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định, trình UBND tỉnh phê duyệt dự toán kinh
phí hàng năm để triển khai thực hiện Đề án. Hướng dẫn Sở Nội vụ thực hiện đúng
các quy định về thanh quyết toán kinh phí liên quan đến Đề án.
- Sở Thông tin và
Truyền thông chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn thông tin cho hoạt động hệ thống
mạng LAN các sở, ban, ngành tỉnh và UBND cấp huyện đảm bảo kết nối thông suốt
hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh theo quy định.
- Chủ tịch Ủy ban
nhân dân cấp huyện phân bổ kinh phí và tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh việc số
hóa tài liệu lưu trữ của đơn vị theo lộ trình Đề án. Phối hợp với Trung tâm Lưu
trữ lịch sử triển khai thực hiện Đề án để đảm bảo an toàn, bí mật tài liệu.
III.
TRÁCH NHIỆM TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
- Hàng năm, căn cứ
vào Đề án, tham mưu Sở Nội vụ, Sở Tài chính trình UBND tỉnh phê duyệt kinh phí
để triển khai thực hiện các nội dung của Đề án theo kế hoạch và tiến độ được
duyệt.
- Bố trí nhân sự có
chuyên môn nghiệp vụ để thực hiện thành công Đề án.
Phần
V
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
I.
KẾT LUẬN
- Việc đầu tư vào Đề
án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh là cấp bách và phù hợp với chủ trương
của Đảng và Nhà nước, cụ thể là yêu cầu của Quyết định số 458/QĐ-TTg , ngày
03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử
của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”. Trong đó, Vĩnh Long là 01
trong 10 tỉnh, thành phố trong cả nước được Thủ tướng Chính phủ chỉ định thực
hiện thí điểm số hóa và tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.
- Khối lượng tài liệu
lưu trữ hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử là rất lớn, tài
liệu đưa ra số hóa đã được lựa chọn và có giá trị đặc biệt trong các lĩnh vực
kinh tế, chính trị, an ninh, quốc phòng và văn hóa - xã hội đã và đang có nguy
cơ bị hư hỏng. Đề án được thực hiện sẽ đem đến hiệu quả thiết thực cho toàn xã
hội trước mắt và cho tương lai lâu dài.
- Đề án được thực
hiện sẽ giải quyết được vấn đề cấp bách về bảo vệ, bảo quản an toàn bản gốc tài
liệu ngay cả trong tình huống xấu xảy ra; bảo tồn được di sản văn hóa của dân
tộc và của địa phương.
- Tài liệu số hóa sẽ
mở rộng và thuận tiện hơn cho nhiều đối tượng cần khai thác và sử dụng phục vụ
lợi ích phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội của địa phương nói riêng và của cả
nước nói chung, góp phần vào sự phát triển kinh tế xã hội của địa phương.
- Với việc chuẩn hóa,
quản lý CSDL tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn của ngành, việc trao đổi chuyên
môn, kinh nghiệm, tài liệu giữa các đơn vị lưu trữ trong ngành lưu trữ sẽ được
thuận tiện và thống nhất.
- Xây dựng được đội
ngũ cán bộ, công chức, viên chức có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về số hóa
tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ
trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
II.
KIẾN NGHỊ
- Do tỉnh khó khăn về
nguồn kinh phí nên giai đoạn này Sở Nội vụ chưa đưa vào Đề án hết các cơ quan,
tổ chức có tài liệu giá trị vĩnh viễn để tiến hành số hóa. Vì vậy, Sở Nội vụ
kiến nghị UBND tỉnh tiếp tục quan tâm đầu tư cho các cơ quan, tổ chức chưa được
đưa vào Đề án số hóa trong giai đoạn tiếp theo.
- Sở Nội vụ kính đề
nghị UBND tỉnh xem xét, phê duyệt Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại lưu trữ
lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2021 - 2026” để sớm triển khai thực hiện đạt
hiệu quả./.
|
Nơi nhận:
-
UBND tỉnh;
- Sở Tài chính;
- Sở Thông tin và Truyền thông
- Giám đốc, Phó Giám đốc SNV;
- Trung tâm LTLS;
- Lưu: VT.
|
GIÁM ĐỐC
Trần Văn Hên
|
PHỤ LỤC SỐ 01
DANH MỤC PHÔNG LƯU TRỮ SỐ HÓA TÀI LIỆU
|
TT
|
Tên phông/ Khối tài liệu
|
Thời hạn bảo quản
|
Thời gian
|
Số trang
|
Số lượng mét giá
|
|
1
|
Sở Văn hóa -
TT&DL
|
Vĩnh
viễn
|
1995-2016
|
25.032
|
4
|
|
2
|
Sở Nội vụ
|
Vĩnh
viễn
|
1989-2014
|
70.745
|
10
|
|
3
|
Sở Y tế
|
Vĩnh
viễn
|
1986-2013
|
19.629
|
2
|
|
4
|
Sở Xây dựng
|
Vĩnh
viễn
|
1986
-2010
|
68.139
|
10
|
|
5
|
Sở Kế hoạch
- Đầu tư
|
Vĩnh
viễn
|
1998
- 2013
|
15.641
|
2
|
|
6
|
Sở Tài
chính
|
Vĩnh
viễn
|
1992-2010
|
65.019
|
9
|
|
7
|
Sở Lao động
- TB&XH
|
Vĩnh
viễn
|
1988-2010
|
8.270
|
1
|
|
8
|
Sở Giao
thông - Vận tải
|
Vĩnh
viễn
|
1989-2017
|
60.747
|
8
|
|
9
|
Sở Tài
nguyên - Môi trường
|
Vĩnh
viễn
|
1997-2012
|
13.659
|
2
|
|
10
|
Ban Thi đua
- Khen thưởng
|
Vĩnh
viễn
|
1982-2013
|
140.635
|
12
|
|
11
|
Đoàn
ĐBQH&HĐND
|
Vĩnh
viễn
|
1994-2016
|
15.426
|
1.5
|
|
12
|
UBND tỉnh
|
Vĩnh
viễn
|
2010
-2017
|
458.338
|
60
|
|
13
|
UBND thành
phố Vĩnh Long
|
Vĩnh
viễn
|
1975-2016
|
460.285
|
62
|
|
14
|
UBND thị xã
Bình Minh
|
Vĩnh
viễn
|
1975-2016
|
304.217
|
41
|
|
15
|
UBND huyện
Bình Tân
|
Vĩnh
viễn
|
2007-2018
|
161.883
|
18
|
|
16
|
UBND huyện
Tam Bình
|
Vĩnh
viễn
|
1975-
2018
|
252.406
|
35
|
|
17
|
UBND huyện
Trà Ôn
|
Vĩnh
viễn
|
1982-2016
|
316.940
|
33
|
|
18
|
UBND huyện
Mang Thít
|
Vĩnh
viễn
|
1975-2010
|
146.230
|
20
|
|
19
|
UBND huyện
Vũng Liêm
|
Vĩnh
viễn
|
1975-2008
|
117.423
|
15
|
|
20
|
UBND huyện
Long Hồ
|
Vĩnh
viễn
|
1986-2010
|
55.793
|
9
|
|
|
Tổng cộng
|
|
|
2.776.457
|
354.5
|
PHỤ
LỤC SỐ 02
KINH PHÍ ĐẦU TƯ CƠ SỞ CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN CHUYÊN DỤNG
|
STT
|
Tên thiết bị
|
Đơn vị
|
Số lượng
|
Đơn giá (Đồng)
|
Thành tiền (Đồng)
|
|
1
|
Máy tính HP ProDesk 400G4MT i7 7700
|
Bộ
|
02
|
15.000.000
|
30.000.000
|
|
2
|
Máy in HP LaserJet Pro M404dn
|
Cái
|
02
|
8.000.000
|
16.000.000
|
|
3
|
Máy in màu epson L1800
|
Cái
|
01
|
12.000.000
|
12.000.000
|
|
4
|
Máy photocopy
A0
Ricoh
MP W6700
|
Cái
|
01
|
270.000.000
|
270.000.000
|
|
Tổng
|
|
|
|
|
328.000.000
|
PHỤ
LỤC SỐ 03
ĐƠN GIÁ TIỀN LƯƠNG THỰC HIỆN SỐ HÓA
TÀI LIỆU
|
TT
|
Nội dung công việc
|
Hệ số lương (Hi)
|
Tiền lương thời gian (Vi)
(đồng/ phút)
|
Định mức lao động (Tsp) (phút/trang)
|
Đơn giá tiền lương (đồng/trang)
|
|
1
|
Bước 1: Số hóa
tài liệu
|
|
|
5,0890
|
2.058,459
|
|
a
|
Lấy hồ sơ
từ trên giá xuống chuyển đến nơi bàn giao tài liệu
|
1,86
|
320,671
|
0,0040
|
1,283
|
|
b
|
Bàn giao
tài liệu cho bộ phận thực hiện số hóa
|
1,86
|
320,671
|
0,0840
|
26,936
|
|
c
|
Vận chuyển tài
liệu từ kho bảo quản đến nơi số hóa tài liệu
|
1,86
|
320,671
|
0,0040
|
1,283
|
|
d
|
Làm vệ sinh
tài liệu
|
1,86
|
320,671
|
0,1270
|
40,725
|
|
đ
|
Bóc tách, làm
phẳng tài liệu
|
2,34
|
397,263
|
0,2010
|
79,850
|
|
e
|
Thực hiện
số hóa
|
|
23,878
|
4,1110
|
1.669,218
|
|
|
- Thực hiện
số hóa theo yêu cầu
|
2,34
|
397,263
|
3,4260
|
1.361,023
|
|
|
- Kiểm tra chất
lượng tài liệu số hóa, số hóa lại tài liệu không đạt yêu cầu.
|
2,67
|
449,920
|
0,6850
|
308,195
|
|
g
|
Kết nối dữ liệu
đặc tả với tài liệu số hóa và kiểm tra kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số
hóa
|
2,67
|
449,920
|
0,4660
|
209,663
|
|
h
|
Bàn giao
tài liệu cho đơn vị bảo quản
|
1,86
|
320,671
|
0,0840
|
26,936
|
|
i
|
Vận chuyển tài
liệu về kho bảo quản và sắp xếp lên giá
|
1,86
|
320,671
|
0,0080
|
2,565
|
|
2
|
Bước 2: Kiểm
tra sản phẩm
|
|
|
0,3420
|
171,881
|
|
a
|
Xây dựng
tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm
|
3,00
|
502,577
|
|
|
|
b
|
Thực hiện kiểm
tra sản phẩm theo hướng dẫn; Lập báo cáo kiểm tra; Thực hiện sửa lỗi theo báo
cáo kết quả kiểm tra.
|
3,00
|
502,577
|
0,3420
|
171,881
|
|
3
|
Bước 3:
Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm
|
|
|
0,4870
|
243,912
|
|
a
|
Sao chép sản
phẩm vào các thiết bị lưu trữ, bàn giao sản phẩm
|
|
|
|
3,178
|
|
|
- XD tài liệu
hướng dẫn sao chép
|
3,00
|
502,577
|
|
|
|
|
- Thực hiện
sao
chép
|
2,34
|
397,263
|
0,0080
|
3,178
|
|
b
|
Nghiệm thu
và bàn giao sản phẩm; lập và lưu hồ sơ CSDL
|
3,00
|
502,577
|
0,4790
|
240,734
|
|
|
Đơn giá lao
động công nghệ - Tcn (Tổng các bước từ 1 - 3)
|
|
|
6,4380
|
2.474,252
|
|
|
Đơn giá lao
động phục vụ - Tpv = 2% x Tcn
|
|
|
0,1288
|
49,485
|
|
|
Đơn giá lao
động quản lý - Tql = 5% x (Tcn + Tpv)
|
|
|
0,3283
|
126,187
|
|
|
Đơn giá lao
động tổng hợp - Tsp = Ten + Tpv + Tql
|
|
|
6,8951
|
2.649,924
|
|
|
Đơn giá lao
động tổng hợp đã có VAT 10%
|
|
|
|
2.914,917
|
|
|
Làm tròn số
|
|
|
|
2.914,000
|
Ghi chú:
1. Mức lương cơ sở
tính áp dụng là 1.490.000 đồng.
2. Tiền lương thời
gian (Vi được tính là:
|
Vi
=
|
Tiền
lương cơ bản + Tiền lương bổ sung theo chế độ + Các khoản
nộp theo lương + Phụ cấp độc hại
|
(đồng/phút)
|
|
|
26
ngày x 8 giờ x 60 phút
|
|
- Tiền lương
bổ sung theo chế độ của BCV bằng tiền lương cơ bản của BCV nhân với 0,1 (hệ số
ngày nghỉ được hưởng lương theo chế độ).
- Các khoản
nộp theo lương của BCV bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất
nghiệp và kinh phí công đoàn, được tính bằng tổng của tiền lương cơ bản và tiền
lương bổ sung theo chế độ của BCV nhân với tỷ lệ quy định của Nhà nước cho từng
thời kỳ.
- Phụ cấp độc
hại bằng mức lương tối thiểu chung Nhà nước quy định cho từng thời kỳ nhân với
hệ số độc hại là 0,2 (quy định tại Công văn số 2939/BNV- TL ngày 04 tháng 10
năm 2005 của Bộ Nội vụ về chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ,
công chức, viên chức ngành lưu trữ).
- 26 ngày là
số ngày công trong 01 tháng; 8 giờ là thời gian lao động trong 01 ngày và 60
phút là thời gian trong 01 giờ.
PHỤ LỤC SỐ 04
BIỂU TỔNG HỢP DỰ TOÁN CHI PHÍ MUA SẮM
THIẾT BỊ, SCAN TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU
Đơn
vị tính: Đồng
|
STT
|
Nội dung
|
Đơn vị
|
Loại
|
Số lượng
|
Đơn giá
(VNĐ)
|
Thành tiền
(VNĐ)
|
|
1
|
Đầu tư
trang thiết bị CNTT
|
|
Máy tính HP
ProDesk 400G4MT
i7
7700
|
02
|
15.000.000
|
328.000.000
|
|
Phần
cứng
|
Máy in HP
LaserJet Pro M404dn
|
02
|
8.000.000
|
|
Máy in màu
epson L1800
|
01
|
12.000.000
|
|
|
Máy
photocopy A0 Ricoh MP W6700
|
01
|
270.000.000
|
|
2
|
Scan, tạo
lập cơ sở dữ liệu
|
Trang
A4
|
Giấy
|
2.776.457
|
2.914
|
8.090.595.698
|
|
|
Tổng cộng
|
8.418.595.698 đồng
|
|
|
Bằng chữ
|
Tám tỷ, bốn
trăm mười tám triệu, năm trăm chín mươi lăm ngàn, sáu trăm chín mươi tám
đồng.
|