Thông tư 40/2011/TT-BTC sửa đổi của thông tư 108/2007/TT-BTC hướng dẫn cơ chế

• Số hiệu: 40/2011/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Trần Xuân Hà
• Ngày ban hành: 22/03/2011

BỘ TÀI CHÍNH ----------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------
Số: 40/2011/TT-BTC	Hà Nội, ngày 22 tháng 03 năm 2011

THÔNG TƯ

SỬA ĐỔI, BỔ SUNG MỘT SỐ ĐIỂM CỦA THÔNG TƯ SỐ 108/2007/TT-BTC NGÀY 7/9/2007 CỦA BỘ TÀI CHÍNH VỀ HƯỚNG DẪN CƠ CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH ĐỐI VỚI CÁC CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN CHÍNH THỨC (ODA)

Căn cứ Luật quản lý nợ công;
Căn cứ Nghị định số 79/2010/NĐ-CP ngày 14/7/2010 về nghiệp vụ quản lý nợ công;
Căn cứ Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 9/11/2006 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA);
Căn cứ Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 6/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách Nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tư số 108/2007/TT-BTC ngày 7/9/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính đối với các chương trình, dự án ODA như sau:

Điều 1.

1. Sửa đổi đoạn thứ sáu, điểm 1, mục IV, phần I như sau:

“Kế hoạch tài chính hàng năm của dự án thuộc diện NSNN cấp phát đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, thông báo là cơ sở để kiểm soát thanh toán,rút vốn đối ứng và vốn ODA cho dự án. Sau khi có kế hoạch tài chính được duyệt, Ban quản lý dự án thuộc diện NSNN cấp phát gửi kế hoạch tài chính năm cho Cơ quan kiểm soát chi.”

2. Sửa đổi điểm 1, mục V, phần I như sau:

“1. Ngân hàng phục vụ:

a) “Ngân hàng phục vụ” là một ngân hàng thương mại được lựa chọn trong danh sách các ngân hàng thương mại đủ tiêu chuẩn để ủy quyền thực hiện việc giao dịch đối ngoại, thanh toán, cung cấp dịch vụ ngân hàng cho dự án ODA. Danh sách các ngân hàng thương mại đủ tiêu chuẩn do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phối hợp với Bộ Tài chính xác định và công bố.

b) Tiêu chuẩn lựa chọn ngân hàng phục vụ

- Đáp ứng đầy đủ các quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về tỉ lệ đảm bảo an toàn tài chính áp dụng đối với các tổ chức tín dụng;

- Có địa bàn hoạt động phù hợp với địa bàn của dự án ODA;

- Cam kết tuân thủ các quy định của Chính phủ; Bộ Tài chính và quy định của nhà tài trợ về quản lý nguồn vốn ODA;

c) Lựa chọn ngân hàng phục vụ:

- Căn cứ danh sách các ngân hàng đủ tiêu chuẩn là ngân hàng phục vụ do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Bộ Tài chính công bố và văn bản đề nghị của ngân hàng thương mại, Bộ Tài chính xem xét chấp thuận việc lựa chọn ngân hàng phục vụ dự án ODA.

- Trong trường hợp có nhiều ngân hàng thương mại đủ điều kiện cùng có đề nghị phục vụ một dự án ODA, ưu tiên lựa chọn các ngân hàng sau: ngân hàng có kinh nghiệm trong phục vụ dự án ODA; ngân hàng thương mại nhà nước; ngân hàng thương mại cổ phần do nhà nước nắm giữ cổ phần chi phối.

- Trường hợp Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Bộ Tài chính chưa công bố danh sách các ngân hàng thương mại đủ điều kiện là ngân hàng phục vụ, trên cơ sở đề nghị của ngân hàng thương mại, Bộ Tài chính trao đổi lấy ý kiến của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và nhà tài trợ để lựa chọn ngân hàng phục vụ.

3. Bổ sung thêm đoạn 6, điểm 2, mục V, phần I như sau:

“Trường hợp dự án ODA áp dụng hình thức thanh toán qua tài khoản đặc biệt thì giao dịch chuyển đổi ngoại tệ trên tài khoản đặc biệt sang VND hoặc sang ngoại tệ khác để thanh toán được thực hiện với ngân hàng phục vụ. Mọi trường hợp ngân hàng phục vụ mua ngoại tệ của dự án đều phải áp dụng tỷ giá niêm yết của ngân hàng phục vụ tại thời điểm thực hiện mua ngoại tệ”.

4. Sửa đổi gạch đầu dòng thứ nhất, điểm 1 đ), mục I, phần II như sau:

“- Thanh toán từ Tài khoản tạm ứng/Tài khoản đặc biệt (sau đây viết tắt là TKTƯ) đối với các dự án chỉ có một cấp TKTƯ, hoặc thanh toán từ TKTƯ cấp 1 đối với dự án có nhiều cấp TKTƯ”.

5. Sửa đổi, bổ sung các điểm a, b, c, d và bãi bỏ điểm đ khoản 3, mục I, phần II như sau:

“a) Hồ sơ và thủ tục kiểm soát chi đối với dự án đầu tư xây dựng thuộc diện NSNN cấp phát:

Hồ sơ và thủ tục kiểm soát chi đối với dự án đầu tư xây dựng thuộc diện NSNN cấp phát được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 27/2007/TT-BTC ngày 3/4/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn NSNN và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có) đối với Thông tư 27/2007/TT-BTC. Hồ sơ (01 bộ) cụ thể như sau:

- Hồ sơ, tài liệu gửi lần đầu (trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh thì gửi lại tài liệu được bổ sung, điều chỉnh):

+ Thỏa thuận tài trợ được ký giữa Chính phủ Việt Nam với nhà tài trợ (bản dịch bằng tiếng Việt có chữ ký và dấu của chủ dự án);

+ Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc Báo cáo Kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập Báo cáo Kinh tế - kỹ thuật) kèm Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền (bản sao);

+ Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu, gồm đấu thầu, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, tự thực hiện và lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt (bản sao);

+ Hợp đồng giữa chủ dự án và nhà thầu và các tài liệu đi kèm hợp đồng liên quan đến điều kiện thanh toán, trừ các bản vẽ, các tài liệu về thiết kế, kỹ thuật (bản sao); đối với hợp đồng chỉ ký bằng tiếng nước ngoài thì gửi kèm bản dịch sang tiếng Việt phần các quy định về thanh toán của hợp đồng, có chữ ký và đóng dấu của chủ dự án; Thư không phản đối của nhà tài trợ (nếu áp dụng);

+ Dự toán chi tiết và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền của từng công việc, hạng mục công trình đối với các gói thầu chỉ định thầu và tự thực hiện (bản sao).

+ Đối với các dự án thuộc chương trình tín dụng chuyên ngành của Cơ quan Hợp tác Quốc tế Nhật Bản (JICA), các dự án ODA có tiểu dự án, hay các dự án thành phần thực hiện trên nhiều tỉnh thì chủ dự án không phải gửi Thỏa thuận vay/thỏa thuận tài trợ, nhưng gửi cơ quan kiểm soát chi cấp tỉnh, huyện các hồ sơ, tài liệu xác định tỷ lệ tài trợ của dự án.

- Hồ sơ, tài liệu xác nhận vốn tạm ứng: Khi tạm ứng, ngoài các hồ sơ, tài liệu đã gửi lần đầu, chủ dự án gửi cơ quan kiểm soát chi các tài liệu sau: Bảo lãnh tạm ứng với trị giá bằng trị giá đề nghị tạm ứng. Bảo lãnh tạm ứng phải có thời hạn đảm bảo thu hồi hết tạm ứng theo quy định của hợp đồng; Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy rút vốn đầu tư (trường hợp tạm ứng vốn trong nước).

Mức vốn tạm ứng, thu hồi tạm ứng căn cứ quy định của hợp đồng, phù hợp với quy định hiện hành trong nước và theo điều ước Quốc tế. Chủ dự án chịu trách nhiệm thu hồi đầy đủ số vốn ứng theo hợp đồng và thu hồi hết khi thanh toán đạt 80% giá trị hợp đồng.

- Hồ sơ, tài liệu xác nhận thanh toán khối lượng hoàn thành:

+ Đối với trường hợp thanh toán theo hợp đồng: Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng (bản chính); Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ dự án gửi Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (bản chính); Đề nghị thanh toán của nhà thầu/nhà cung cấp có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu; Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có);

+ Đối với trường hợp thanh toán không theo hợp đồng: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (bản chính); Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có); Bảng kê chứng từ chi;

+ Đối với trường hợp chủ dự án có thuê hợp đồng lao động thì hồ sơ còn kèm theo bảng danh sách tiền lương, hợp đồng lao động; trường hợp tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn thông qua hợp đồng, chủ dự án cung cấp hợp đồng; bảng kê chứng từ v.v… Chủ dự án hoàn toàn chịu trách nhiệm về giá trị đề nghị thanh toán, nên không phải gửi các hóa đơn, chứng từ chi đến cơ quan kiểm soát chi.

- Đối với các công trình, gói thầu do dân được phép tự làm:

+ Hồ sơ, tài liệu tạm ứng, thanh toán khối lượng đầu tư xây dựng hoàn thành được thực hiện tương tự như mục trên (về hồ sơ, tài liệu xác nhận vốn tạm ứng và hồ sơ, tài liệu xác nhận thanh toán khối lượng hoàn thành). Trong đó hợp đồng được ký giữa chủ đầu tư và Tổ hoặc Đội thi công xây dựng.

- Hồ sơ thanh toán cho hợp đồng tư vấn theo hình thức trọn gói và căn cứ vào sản phẩm là báo cáo của tư vấn:

+ Công văn nghiệm thu sản phẩm của chủ dự án đối với báo cáo tư vấn bằng tiếng nước ngoài kèm theo sản phẩm của hợp đồng (nếu thanh toán theo sản phẩm); Bảng kê tóm tắt giá trị thanh toán tiến độ có xác nhận của chủ dự án/ban quản lý dự án (nếu thanh toán theo tiến độ).

b) Hồ sơ và thủ tục kiểm soát chi đối với dự án hành chính sự nghiệp (HCSN) thuộc diện NSNN cấp phát:

- Các khoản chi được cấp tạm ứng hoặc đủ điều kiện để cấp thanh toán được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính về cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN qua Kho bạc Nhà nước. Trường hợp điều ước Quốc tế hoặc nhà tài trợ có quy định riêng thì thực hiện theo điều ước Quốc tế hay quy định riêng đó. Ngoài ra, đối với dự án ODA, để kiểm soát chi, chủ dự án gửi đến cơ quan kiểm soát chi các tài liệu sau:

+ Hồ sơ, tài liệu gửi lần đầu (trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh thì gửi lại tài liệu được bổ sung, điều chỉnh): Thỏa thuận tài trợ được ký giữa Chính phủ Việt Nam với nhà tài trợ (bản dịch bằng tiếng Việt có chữ ký và dấu của chủ dự án/ban quản lý dự án); Thư không phản đối của nhà tài trợ đối với hợp đồng (nếu áp dụng).

c) Hồ sơ và thủ tục kiểm soát chi dự án cho vay lại, trừ dự án hạn mức tín dụng:

Thực hiện theo quy định tại điểm 3.a nêu trên.

d) Hồ sơ và thủ tục kiểm soát chi dự án cho vay lại theo hạn mức tín dụng:

Hồ sơ và thủ tục kiểm soát chi đối với các dự án tín dụng hoặc hợp phần tín dụng trong các dự án thực hiện theo quy định của các tổ chức tín dụng sử dụng vốn ODA vay lại và phù hợp với quy định của hiệp định tài trợ và dự án. Tổ chức tín dụng vay lại vốn ODA chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đúng đắn và hợp lệ của các khoản cho vay tín dụng và các khoản chi tiêu phi tín dụng trong sao kê chi tiêu gửi Bộ Tài chính khi làm đề nghị rút vốn ngoài nước”.

6. Sửa đổi điểm 4.c, mục I, phần II như sau:

“Cơ quan kiểm soát chi có trách nhiệm kiểm soát chi hoặc từ chối thanh toán trong vòng 7 ngày làm việc đối với trường hợp kiểm soát chi trước; và trong vòng 4 ngày làm việc đối với trường hợp kiểm soát chi sau kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ”.

7. Sửa đổi gạch đầu dòng thứ hai, đoạn 3, điểm 6, mục III, phần II như sau:

“- Sao kê chuyển tiền chứng minh khoản thanh toán đã thực hiện cho nhà thầu/người hưởng lợi hoặc xác nhận đã nhận được vốn thanh toán của nhà thầu/người hưởng lợi;”

8. Sửa đổi điểm 2, mục II, phần III như sau:

“Mọi chương trình, dự án sử dụng vốn ODA vay phải được kiểm toán bởi Kiểm toán nhà nước hoặc kiểm toán độc lập. Việc kiểm toán phù hợp với quy định trong nước và quy định của nhà tài trợ”.

9. Bổ sung điểm 6 mục II, phần III như sau:

“6. Chủ dự án có trách nhiệm cung cấp báo cáo kiểm toán cho cơ quan chủ quản dự án, nhà tài trợ, cơ quan tài chính. Trường hợp dự án không được kiểm toán bởi Kiểm toán nhà nước thì chủ dự án đồng gửi báo cáo kiểm toán cho Kiểm toán nhà nước”.

10. Sửa đổi, bổ sung mục III, phần III như sau:

“1. Các dự án HCSN sử dụng vốn ODA thực hiện quyết toán hàng năm theo quy định tại Thông tư số 01/2007/TT-BTC ngày 2/1/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán năm đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ và ngân sách các cấp, và các văn bản bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế Thông tư này (nếu có).

2. Các dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn ODA thực hiện quyết toán hàng năm theo quy định tại Thông tư số 210/2010/TT-BTC ngày 20/12/2010 của Bộ Tài chính quy định về việc quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước theo niên độ ngân sách hàng năm, và thực hiện quyết toán dự án hoàn thành theo quy định tại Thông tư số 19/2011/TT-BTC ngày 14/2/2011 của Bộ Tài chính quy định về quyết toán dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn Nhà nước và các văn bản bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế các Thông tư này (nếu có).”

11. Sửa đổi, bổ sung điểm 1, điểm 2 mục I, phần IV như sau:

“1. Các Ban quản lý dự án ODA được thành lập theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 25 Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức ban hành kèm theo Nghị định 131/NĐ-CP ngày 09/11/2006 của Chính phủ được trang cấp tài sản, thực hiện quản lý, sử dụng tài sản theo quy định tại Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 3/6/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Luật quản lý, sử dụng tài sản nhà nước; Chỉ thị số 17/2007/CT-TTG ngày 25/7/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường quản lý tài sản của các Ban quản lý dự án sử dụng vốn nhà nước, và hướng dẫn tại Thông tư này.

2. Nhà thầu, tư vấn, giám sát dự án ODA tự đảm bảo tài sản để phục vụ việc tư vấn, giám sát, thi công bằng tài sản thuộc sở hữu của mình hoặc đi thuê. Ban quản lý dự án không đầu tư, mua sắm tài sản để cung cấp cho nhà thầu, tư vấn, giám sát và không bố trí kinh phí mua sắm tài sản trong hợp đồng tư vấn, giám sát, thi công.”

12. Sửa đổi điểm 2, mục III, phần IV như sau:

“2. Đối với xe ô tô phục vụ công tác gồm cả xe chuyên dùng (nếu cần): Cơ quan được giao thực hiện chương trình, dự án sắp xếp, bố trí trong số phương tiện hiện có để phục vụ công tác quản lý của ban quản lý dự án. Trường hợp không bố trí, sắp xếp được thì ban quản lý dự án được mua hoặc thuê phương tiện đi lại theo quy định của pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế về ODA đã ký”.

13. Sửa đổi mục VI, phần IV như sau:

“Việc xử lý tài sản của các dự án khi dự án kết thúc hoặc không cần sử dụng trong quá trình thực hiện quản lý dự án phải được thực hiện theo quy định tại Thông tư của Bộ Tài chính quy định việc quản lý và xử lý tài sản của các dự án sử dụng vốn nhà nước khi dự án kết thúc và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.”.

Điều 2.

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành ngày 1 tháng 6 năm 2011.

2. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để hướng dẫn, phối hợp giải quyết./.

Nơi nhận: - Như trên; - Văn phòng Trung ương Đảng; - Các Ban của Đảng; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chính phủ; - Các Bộ, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; - Cục kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); - Kiểm toán nhà nước; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Tòa án nhân dân tối cao; - Văn phòng Ban Chỉ đạo phòng chống tham nhũng Trung ương; - Website Chính phủ, Website BTC; - Công báo; - Lưu: VT, QLN.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Xuân Hà

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No. 40/2011/TT-BTC	Hanoi, March 22, 2011

CIRCULAR

AMENDING AND SUPPLEMENTING A NUMBER OF ARTICLES OF THE MINISTRY OF FINANCE'S CIRCULAR NO. 108/2007/TT-BTC OF SEPTEMBER 7, 2007, GUIDING THE FINANCIAL MANAGEMENT MECHANISM APPLICABLE TO OFFICIAL DEVELOPMENT ASSISTANCE (ODA) PROGRAMS AND PROJECTS

Pursuant to the Public Debt Management Law;
Pursuant to the Government's Decree No. 79/2010/ND-CP of July 14, 2010, on public debt management operations;
Pursuant to the Government's Decree No. 131/2006/ND-CP of November 9, 2006, promulgating the Regulation on management and use of official development assistance (ODA) sources;
Pursuant to the Government's Decree No. 60/ 2003/ND-CP of June 6, 2003, detailing and guiding the implementation of the State Budget Law;
Pursuant to the Government's Decree No. 118/2008/ND-CP of November 27, 2008, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Finance,
The Ministry of Finance amends and supplements a number of points of the Finance Ministry's Circular No. 108/2007/TT-BTC of September 7, 2007, guides the financial management mechanism applicable to ODA programs and projects, as follows:

Article 1.

1. To amend the sixth paragraph, Point 1, Section IV of Part I as follows:

"Annual financial plans of projects entitled to state budget allocation already approved or notified by competent agencies serve as the basis for payment control and withdrawal of domestic contributed capital and ODA capital for the projects. After these financial plans are approved, the project management units shall send them to the expenditure control agency."

2. To amend Point 1, Section V of Part I as follows:

"1. Service bank:

...

...

...

b/ Criteria for selection of service banks

- Complying with all regulations of the State Bank of Vietnam on financial safety ratios applicable to credit institutions;

- Operating in geographical areas suitable to ODA projects' areas;

- Making a commitment to comply with regulations of the Government, the Ministry of Finance and donors on ODA capital management;

c/ Selection of service banks:

- On the basis of the list of banks qualified for acting as service banks announced by the State Bank of Vietnam and the Ministry of Finance and the written requests of commercial banks, the Ministry of Finance shall consider and approve the selection of service banks for ODA projects.

- In case more than one qualified commercial bank request to serve a single ODA project, priority shall be given to (he following: banks experienced in serving ODA projects; state-owned commercial banks; and joint-stock commercial banks in which the State holds dominant shares.

- If the State Bank of Vietnam and the Ministry of Finance have not yet announced the list of commercial banks qualified to act as service banks, on the basis of the requests of commercial banks, the Ministry of Finance shall consult the State Bank of Vietnam and donors to select service banks.

3. To add the following sixth paragraph to Point 2, Section V of Part I:

...

...

...

4. To amend the first em rule, Point 1 e/, Section I of Part II as follows:

- Payment from the advance account/special account, for projects with only one advance account level, or payment from level-1 advance accounts, for projects with many advance account levels."

5. To amend and supplement Points a, b, c and d and annul Point e, Clause 3, Section I of Part II, as follows:

"a/ Expenditure control dossiers and procedures applicable to construction investment projects entitled to state budget allocation:

Expenditure control dossiers and procedures applicable to construction investment projects entitled to state budget allocation comply with the provisions of the Ministry of Finance's Circular No. 27/2007/TT-BTC of April 3, 2007, guiding the management and payment of investment capital and non-business capital of investment and construction nature, which belong to the state budget capital source, and documents amending, supplementing or replacing Circular No. 27/2007/TT-BTC (if any). A dossier (one set) is specified as follows:

- Dossiers and documents sent for the first time (or supplemented or revised documents in case of supplementation or revision):

+ The financial assistance agreement signed between the Vietnamese Government and the donor (the Vietnamese translation bearing the signature and seal of the project owner);

+ The work construction investment project (or techno-economic report, for projects only requiring techno-economic reports), enclosed with the investment decision issued by a competent authority (a copy);

+ The document on contractor selection as provided by the Bidding Law, including bidding, contractor appointment, direct procurement, competitive offer, self-implementation and contractor selection in special cases (a copy);

...

...

...

+ The detailed cost estimate and estimate-approving decision issued by a competent authority for each job or work item, for bid packages with appointed contractors and self-implemented (copies);

+ For projects belonging to specialized credit programs of the Japanese International Cooperation Agency (JICA), ODA projects with sub-projects or component projects implemented in many provinces, the project owners are not required to send the lending/ financial assistance agreements, but shall send to the provincial- and district-level expenditure control agencies dossiers and documents determining the financial assistance rates of the projects.

- Dossiers and documents confirming advance capital amounts: When making advance amounts, in addition to dossiers and documents sent for the first time, the project owners shall send to the expenditure control agency the following documents: advance guarantee involving a value equal to the requested advance amount. The advance guarantee must have a validity term ensuring full recovery of the advanced amount according to the contractual terms, written request for payment of investment capital; and the paper on withdrawal of investment capital (in case of advance of domestic capital).

The advance capital level and recovery of advance amounts shall be stipulated in the contract in accordance with domestic current regulations and treaties. The project owner shall recover all capital amounts advanced under contracts and complete the recovery when payment reaches 80% of the contractual value.

- Dossiers and documents confirming payment for completed volumes:

+ In case of payment under contract: The original statement of the value of completed work volume under contract; when arises a volume outside contract, the project owner shall send the original statement of the value of work volume arising outside contract; the payment request of the contractor/supplier, containing the certification of the representatives of the principal and consultant (if any) and contractor; written request for payment of investment capital; written request for advance payment of investment capital (if any);

+ In case of payment without contract: original written request for payment of investment capital; written request for advance payment of investment capital (if any); a list of payment documents;

+ In case the project owner hires contractual employees, a list of wages and labor contracts must be enclosed; in case of organizing meetings, workshops and training courses under contracts, the project owner shall provide such contracts and a list of payment documents, etc. The project owner shall take full responsibility for the requested payment value and, as a result, is not required to send invoices and payment documents to the expenditure control agency.

- For works and bid packages which people are allowed to self-implement:

...

...

...

- Dossier of payment for the package consultancy contract based on the product being the consultant's report:

+ The project owner's official letter on the product take-over test with regard to the foreign-language report of the consultant enclosed with the contract's product (for product-based payment); a brief statement of the progress-based payment value, certified by the project owner/project management unit (for progress-based payment).

b/ Expenditure control dossier and procedures for administrative non-business projects entitled to state budget allocation:

- Expenditure items entitled to advance allocation or eligible for payment allocation Comply with the guidance of the Ministry of Finance on allocation and payment of state budget expenditures via state treasury. In case a treaty or donor has specific regulations, such regulations will apply. In addition, for ODA projects, in order to control expenditures, project owners shall send to the expenditure control agency the following documents:

+ Dossiers and documents sent for the first time (supplemented or revised documents, for cases of supplementation or revision): financial assistance agreement signed between the Vietnamese Government and the donor (Vietnamese translation bearing the signature and seal of the project owner/project management unit); no-objection letter of the donor with regard to the contract (if applicable).

c/ Expenditure control dossiers and procedures for on-lending projects, those subject to credit limit:

Comply with Point 3.a above.

d/ Expenditure dossiers and procedures for on-lending projects subject to credit limit:

Expenditure control dossier and procedures for credit projects or credit components of projects comply with regulations of credit institutions using on-lent ODA capital and of financial assistance agreements and the projects. Credit institutions using on-lent ODA capital shall take responsibility before law for the accuracy and validity of credits and non-credit expenditures in the statement of expenditures sent to the Ministry of Finance when requesting withdrawal of foreign capital."

...

...

...

"Expenditure control agencies shall control expenditures or refuse payment within 7 working days, for pre-control of expenditures, or within 4 working days, for post-control of expenditures, after receiving complete and valid dossiers."

7. To amend the second em rule, third paragraph, Point 6, Section III of Part II as follows:

"- Statement of money transfer documents proving payments made to the contractors/ beneficiaries or payment receipt certifications of the contractors/beneficiaries;"

8. To amend Point 2, Section II of Part III as follows:

"All programs and projects using on-lent ODA capital must be audited by the state audit office or an independent audit firm. Audits must comply with domestic regulations and donors' regulations."

9. To add the following Point 6 to Section II of Part III:

"6. The project owner shall provide the audit report to the project-managing agency, donor and finance agency. For a project not audited by the state audit office, the project owner shall also send the audit report to the state audit office."

10. To amend and supplement Section III of Part III as follows:

"1. Administrative non-business projects using ODA capital shall make annual financial settlement according to the provisions of the Ministry of Finance's Circular No. 01/2007/TT-BTC of January 2, 2007, guiding the approval, appraisal and notification of annual financial settlement of administrative agencies, non-business units, organizations receiving state budget supports and funds of budgets of different levels, and its supplementing, adding or replacing documents (if any).

...

...

...

11. To amend and supplement Points 1 and 2, Section I of Part IV as follows:

1. ODA project management units set up under Clauses 1 and 2, Article 25 of the Regulation on management and use of ODA capital sources, promulgated together with the Government's Decree No. 131/ND-CP of November 9, 2006, and provided with assets, shall manage and use assets under the Government's Decree No. 52/2009/ND-CP of June 3, 2009, detailing and guiding a number of articles of the Law on Management and Use of State Assets and the Prime Minister's Directive No. 17/2007/CT-TTg of July 25, 2007, on enhancing the management of assets of management units of projects using state capital, and the guidance of this Circular.

2. Contractors, consultants and supervisors of ODA projects shall themselves use their own assets or hire assets for consultancy, supervision or construction. Project management units may neither invest in nor procure assets for supply to contractors, consultants and supervisors nor arrange funds for asset procurement in consultancy, supervision or construction contracts."

12. To amend Point 2, Section HI of Part IV as follows:

"2. For cars used for work purposes, including specialized vehicles (if necessary): Program- or project-implementing agencies shall arrange some among their existing cars for project management units' managerial tasks. If they cannot arrange cars, project management units may purchase or rent cars under the provisions of Vietnamese law and signed ODA treaties."

13. To amend Section VI of Part IV as follows:

"The handling of assets of a project upon completion of the project or assets no longer used in the process of project management must comply with the provisions of the Ministry of Finance's circular on the management and handling of assets of projects using state capital upon completion of projects and relevant legal documents."

Article 2.

1. This Circular takes effect on June 1, 2011.

...

...

...

FOR THE MINISTER OF FINANCE
DEPUTY MINISTER




Tran Xuan Ha