Thông tư 108/2007/TT-BTC hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính chương trình, dự án hỗ trợ phát triển chính thức ODA

• Số hiệu: 108/2007/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Trần Xuân Hà
• Ngày ban hành: 07/09/2007

BỘ TÀI CHÍNH ******	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc *******
Số: 108/2007/TT-BTC	Hà Nội, ngày 7 tháng 9 năm 2007

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN CƠ CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH ĐỐI VỚI CÁC CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN CHÍNH THỨC (ODA)

Căn cứ Nghị định số 131/2006/NĐ - CP ngày 9/11/2006 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA);
Căn cứ Nghị định số 134/2005/NĐ - CP ngày 1/11/2005 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý vay và trả nợ nước ngoài;
Căn cứ Nghị định số 60/2003/NĐ - CP ngày 6/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách Nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 77/2003/NĐ - CP ngày 1/7/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tài chính,
Bộ Tài chính hướng dẫn quản lý tài chính áp dụng đối với các chương trình, dự án hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) như sau:

Phần 1:

CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

I. PHẠM VI ÁP DỤNG

1. Thông tư này áp dụng cho quá trình chuẩn bị và thực hiện các chương trình, dự án (sau đây viết tắt là “dự án”) được tài trợ bằng nguồn ODA vay ưu đãi; ODA không hoàn lại (viện trợ không hoàn lại) đồng tài trợ trong các dự án ODA vốn vay và các nguồn vốn ODA vay hỗn hợp.

2. Đối với một số dự án ODA có đặc thù riêng, tùy theo yêu cầu quản lý và theo đề nghị của Cơ quan chủ quản dự án, Bộ Tài chính có thể ban hành hướng dẫn cụ thể áp dụng riêng cho các dự án này.

3. Các dự án ODA viện trợ không hoàn lại thực hiện độc lập (không đồng tài trợ với các dự án ODA vay ưu đãi) áp dụng thông tư hướng dẫn chế độ quản lý tài chính Nhà nước đối với nguồn viện trợ không hoàn lại của nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

II. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ

1. Nguồn vốn ODA để đầu tư cho các dự án là nguồn vốn của Ngân sách Nhà nước (NSNN), phải được hạch toán đầy đủ vào ngân sách và quản lý, sử dụng theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản hướng dẫn Luật hiện hành.

2. Bộ Tài chính thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài chính đối với các dự án ODA theo quy định hiện hành.

3. Chủ quản dự án, Chủ dự án chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các dự án theo đúng các cam kết đã quy định trong các điều ước quốc tế, các quy định của Nhà nước về thực hiện chương trình, dự án, quản lý tài chính, thực hiện chế độ lập kế hoạch tài chính, hạch toán kế toán, kiểm toán, quyết toán, quản lý tài sản dự án, báo cáo theo các quy định hiện hành của Nhà nước và các quy định tại Thông tư này.

III. CƠ CHẾ TÀI CHÍNH TRONG NƯỚC ÁP DỤNG ĐỐI VỚI CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN ODA

1. Các chủ dự án, các cơ quan chủ quản khi xây dựng danh mục yêu cầu tài trợ ODA phải kiến nghị cơ chế tài chính trong nước (cấp phát từ NSNN, cho vay lại từ NSNN hoặc cấp phát một phần, cho vay lại một phần từ NSNN) để Bộ Kế hoạch và Đầu tư chủ trì, phối hợp với Bộ Tài chính trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt theo đúng quy định tại Nghị định số 131/2006/NĐ-CP .

2. Sau khi Bộ Kế hoạch và Đầu tư thông báo Danh mục tài trợ chính thức, các cơ quan có thẩm quyền, cơ quan chủ quản, chủ dự án chịu trách nhiệm xây dựng và phê duyệt văn kiện chương trình, dự án sử dụng vốn ODA, trong văn kiện dự án và quyết định phê duyệt dự án liên quan đến các nội dung tài chính cần nêu rõ:

a) Cơ chế tài chính trong nước sử dụng các nguồn vốn ODA đầu tư cho dự án (cấp phát từ NSNN, cho vay lại từ NSNN, hoặc cấp phát một phần, cho vay lại một phần từ NSNN đối với nguồn vốn ODA).

b) Tính chất sử dụng vốn của dự án (dự án xây dựng cơ bản; dự án hành chính sự nghiệp; dự án cho vay lại/tín dụng; hay dự án hỗn hợp).

c) Trách nhiệm bố trí vốn đối ứng (của các cấp ngân sách, của các đối tượng tham gia dự án như doanh nghiệp, tổ chức tín dụng, người hưởng lợi từ dự án).

3. Đối với các dự án thực hiện theo cơ chế cho vay lại từ NSNN, trong văn kiện dự án và quyết định phê duyệt dự án cần xác định rõ các điều kiện cho vay lại theo đúng quy định tại Quy chế cho vay lại vốn vay nước ngoài của Chính phủ. Trường hợp khác đi, cơ quan chủ quản dự án phải có ý kiến thống nhất bằng văn bản của Bộ Tài chính trước khi phê duyệt dự án.

4. Đối với các dự án có nội dung thiết kế cụ thể không hoàn toàn đúng theo nội dung đề cương chi tiết đã trình khi đề xuất danh mục dự án, cơ quan chủ quản dự án phải báo cáo Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính để trình Thủ tướng Chính phủ về cơ chế tài chính trong nước đối với dự án trước khi phê duyệt dự án.

5. Cơ chế tài chính trong nước sử dụng các nguồn vốn ODA cho dự án được xác định như sau:

a) Các dự án ODA thuộc đối tượng ngân sách cấp phát là các dự án đầu tư cơ sở hạ tầng công cộng, phúc lợi xã hội, các dự án thuộc lĩnh vực khác không có khả năng thu hồi vốn trực tiếp và là đối tượng chi của ngân sách nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước hiện hành, bao gồm cả trường hợp ngân sách địa phương được vay lại vốn vay nước ngoài từ ngân sách trung ương để cấp phát cho dự án, được cấp phát từ nguồn vốn ODA theo cơ chế cấp phát vốn ngân sách nhà nước.

Vốn đối ứng cho các dự án thuộc diện ngân sách cấp phát do NSNN (trung ương, địa phương) đảm bảo, được bố trí trong dự toán NSNN hàng năm theo nguồn vốn xây dựng cơ bản hoặc hành chính sự nghiệp tương ứng với nội dung chi tiêu của dự án.

b) Các dự án ODA thuộc đối tượng cho vay lại toàn bộ hoặc cho vay lại một phần là các dự án có khả năng thu hồi toàn bộ hoặc một phần vốn, bao gồm cả các dự án tín dụng sẽ áp dụng cơ chế cho vay lại toàn bộ hoặc cho vay lại một phần, cấp phát một phần nguồn vốn ODA tùy theo khả năng hoàn vốn của dự án.

Điều kiện cho vay lại cụ thể nguồn vốn ODA (cho vay lại toàn bộ hoặc cho vay lại một phần vốn ODA, đối tượng nhận vay lại, đồng tiền cho vay lại, trị giá cho vay lại, thời hạn cho vay lại, lãi suất cho vay lại, các loại phí theo quy định của nhà tài trợ, phí cho vay lại trong nước, v.v…) được xác định trong quá trình chuẩn bị, thẩm định và phê duyệt dự án căn cứ theo Quy chế cho vay lại nguồn vốn vay nước ngoài của Chính phủ và/ hoặc thoả thuận với nhà tài trợ.

Chủ dự án ODA cho vay lại toàn bộ, chủ dự án ODA một phần cấp phát, một phần cho vay lại chịu trách nhiệm bố trí toàn bộ vốn đối ứng, đồng thời chủ dự án phải giải trình đầy đủ về khả năng kế hoạch đảm bảo đủ vốn đối ứng trước khi ký hợp đồng vay lại.

Chủ dự án ODA vay lại phải chuẩn bị và gửi các cơ quan liên quan (Bộ Tài chính, cơ quan cho vay lại) hồ sơ dự án bao gồm cả phương án tài chính của dự án phù hợp các quy định hiện hành về cho vay lại nguồn vốn vay nước ngoài của Chính phủ.

6. Tính chất sử dụng vốn của dự án được xác định theo các loại hình dự án sau:

a) Dự án xây dựng cơ bản (sau đây viết tắt là “XDCB”): Là dự án đầu tư liên quan đến việc xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy tu, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm dịch vụ trang thiết bị đi kèm công trình;

b) Dự án hành chính sự nghiệp (sau đây viết tắt là “HCSN”): Là dự án đầu tư cho các nội dung chi có tính chất HCSN theo quy định của Mục lục NSNN;

c) Dự án hỗn hợp vừa XDCB, HCSN và cho vay lại: là dự án kết hợp ít nhất 2 trong 3 nội dung chi có tính chất XDCB, HCSN, cho vay lại (gồm cả cho vay lại các dự án tín dụng hoặc hợp phần tín dụng).

Đối với dự án hỗn hợp, chủ dự án cần xác định rõ các thành phần hay nội dung chi của dự án thuộc nguồn vốn XDCB và thuộc nguồn vốn HCSN. Trường hợp đặc biệt, nếu nội dung chi của dự án có tính hỗn hợp, nhưng dự án muốn áp dụng một loại tính chất chi hoặc XDCB hoặc HCSN thì chủ dự án phải giải trình rõ trong quá trình chuẩn bị và trình duyệt dự án.

7. Trách nhiệm bố trí vốn đối ứng được xác định rõ về nội dung và mức vốn đối ứng đóng góp trong dự án theo các nguyên tắc sau:

a) Ngân sách trung ương chịu trách nhiệm bố trí vốn đối ứng cho các dự án hoặc hợp phần dự án thuộc nhiệm vụ chi của ngân sách trung ương (theo Điều 31 Luật Ngân sách Nhà nước năm 2002), do cơ quan trung ương là chủ dự án/hợp phần dự án trực tiếp quản lý và thực hiện;

b) Ngân sách địa phương chịu trách nhiệm bố trí vốn đối ứng cho các dự án hoặc hợp phần dự án thuộc nhiệm vụ chi của ngân sách địa phương (theo Điều 33 Luật Ngân sách Nhà nước năm 2002), do các cơ quan địa phương là chủ dự án/hợp phần dự án trực tiếp quản lý và thực hiện;

c) Doanh nghiệp, ngân hàng/tổ chức tín dụng chịu trách nhiệm bố trí vốn đối ứng cho dự án hoặc hợp phần dự án do doanh nghiệp, ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng là chủ dự án/hợp phần dự án;

d) Người hưởng lợi có trách nhiệm đóng góp phần vốn đối ứng (bằng tiền, hiện vật hoặc công lao động) theo thiết kế của dự án.

8. Quản lý tài chính đối với các chương trình, dự án kèm theo khung chính sách, các khoản hỗ trợ ngân sách (hỗ trợ ngân sách chung hoặc hỗ trợ ngân sách có mục tiêu cụ thể):

a) Nguồn vốn ODA của các chương trình, dự án kèm theo khung chính sách, các khoản hỗ trợ ngân sách là nguồn vốn hỗ trợ trực tiếp cho NSNN, được sử dụng chi cho các mục tiêu phát triển kinh tế xã hội chung của đất nước hoặc chi hỗ trợ cho các mục tiêu cụ thể của NSNN theo thỏa thuận với nhà tài trợ. Việc sử dụng nguồn vốn ODA này hoàn toàn tuân theo quy định về quản lý chi tiêu của Luật Ngân sách Nhà nước, không chịu sự ràng buộc về các quy định thủ tục chi tiêu của nhà tài trợ (trừ trường hợp có quy định trong thỏa thuận tài trợ).

b) Đối với các chương trình, các khoản hỗ trợ ngân sách có mục tiêu, chủ chương trình phải lấy ý kiến Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và cơ quan liên quan trình Thủ tướng Chính phủ quyết định cụ thể cơ chế sử dụng nguồn vốn ODA của chương trình hoặc khoản hỗ trợ ngân sách.

IV. KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CỦA DỰ ÁN ODA

1. Nguyên tắc lập kế hoạch tài chính đối với các dự án ODA

“Kế hoạch tài chính” là kế hoạch vốn đầu tư (đối với dự án XDCB), hoặc kế hoạch vốn HCSN (đối với dự án HCSN) hoặc kế hoạch cho vay tín dụng (đối với các dự án tín dụng). Nội dung của kế hoạch tài chính bao gồm kế hoạch vốn ODA (vốn vay nợ, vốn viện trợ không hoàn lại, phân theo từng nước hoặc tổ chức tài trợ), vốn đối ứng trong nước (vốn ngân sách trung ương, vốn ngân sách địa phương, vốn tín dụng trong nước, vốn tự có của chủ đầu tư, vốn đóng góp của người hưởng lợi dự án, nguồn vốn do được hoàn thuế Giá trị gia tăng (nếu có) và các nguồn vốn khác theo quy định của luật pháp Việt Nam).

Đối với các dự án hỗn hợp XDCB và HCSN, chủ dự án lập và trình duyệt kế hoạch tài chính cụ thể theo từng loại nội dung chi của dự án.

Đối với các dự án có nhiều chủ dự án, từng chủ dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch tài chính cho phần dự án do chủ dự án thực hiện. Trường hợp dự án có nhiều chủ dự án và có một cơ quan đầu mối điều phối chung việc thực hiện dự án, cơ quan điều phối chung sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch tài chính phần hoạt động do cơ quan điều phối thực hiện, đồng thời tổng hợp kế hoạch tài chính chung của toàn dự án.

Các cơ quan chủ quản phải ưu tiên bố trí vốn đối ứng trong dự toán ngân sách hàng năm nhằm thực hiện các cam kết tại các điều ước quốc tế về ODA và phù hợp với khả năng giải ngân thực tế hàng năm của dự án ODA.

Kế hoạch tài chính hàng năm của dự án phải thể hiện các nội dung chi chi tiết theo từng hợp phần, từng hoạt động chính của dự án, chi tiết theo từng nguồn vốn tài trợ, vốn đối ứng, vốn đóng góp của người hưởng lợi, vốn tín dụng (nếu có) và phải kèm theo báo cáo thuyết minh rõ cơ sở, căn cứ tính toán từng khoản chi.

Kế hoạch tài chính hàng năm của dự án đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, thông báo là cơ sở để kiểm soát thanh toán, rút vốn đối ứng và vốn ODA cho dự án. Sau khi có kế hoạch tài chính được duyệt, Ban quản lý dự án gửi kế hoạch tài chính cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) và Cơ quan kiểm soát chi.

Mẫu biểu Kế hoạch tài chính năm của dự án ODA thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số 1.

2. Lập kế hoạch tài chính đối với các dự án thuộc diện ngân sách cấp phát

a) Hàng năm, vào thời điểm lập, trình và xét duyệt dự toán NSNN theo quy định hiện hành, chủ dự án căn cứ tiến độ thực hiện dự án lập kế hoạch vốn đầu tư của dự án (đối với dự án đầu tư XDCB) hay kế hoạch vốn HCSN (đối với dự án HCSN) gửi Bộ chủ quản (nếu dự án do trung ương quản lý), gửi UBND tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương (nếu dự án do địa phương quản lý), để tổng hợp vào kế hoạch ngân sách chung của Bộ, tỉnh gửi Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư tổng hợp NSNN trình Chính phủ và Quốc hội phê duyệt.

b) Quy trình phê duyệt, phân bổ và thông báo kế hoạch vốn đầu tư, kế hoạch vốn HCSN cho dự án tuân thủ đúng các quy định hiện hành trong nước về lập và chấp hành NSNN. Quyết định của các Bộ chủ quản hay UBND tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương phân bổ kế hoạch vốn đầu tư hay kế hoạch vốn HCSN cho dự án phải được gửi đến Bộ Tài chính/Sở Tài chính và Kho bạc nhà nước nơi kiểm soát chi.

c) Đối với những dự án ODA mà Điều ước quốc tế về dự án đã ký nhưng chưa có hiệu lực hoặc đã có hiệu lực nhưng chưa hoàn thành các thủ tục đầu tư trong nước, cơ quan chủ quản dự án có trách nhiệm báo cáo Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính (trong thời gian lập dự toán ngân sách) để bố trí trong dự phòng chi XDCB hoặc từng lĩnh vực chi HCSN, trình cấp có thẩm quyền quyết định (nếu là trường hợp ngân sách trung ương chịu trách nhiệm bố trí vốn đối ứng) hoặc chủ dự án có trách nhiệm báo cáo cơ quan chủ quản dự án (trong thời gian lập dự toán ngân sách) để bố trí trong dự phòng ngân sách địa phương, trình cấp có thẩm quyền quyết định (nếu là trường hợp ngân sách địa phương chịu trách nhiệm bố trí vốn đối ứng).

d) Đối với các dự án phát sinh sau thời điểm lập kế hoạch ngân sách, cơ quan chủ quản dự án lập kế hoạch bổ sung vào thời điểm bổ sung kế hoạch ngân sách hàng năm hoặc báo cáo Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính xử lý từng trường hợp cụ thể.

3. Lập kế hoạch tài chính đối với các dự án vay lại, dự án tín dụng

Hàng năm, vào cùng thời điểm lập, trình và xét duyệt dự toán NSNN theo quy định hiện hành, chủ dự án lập kế hoạch tài chính năm của dự án trong đó nêu rõ các nguồn vốn ODA và nguồn vốn đối ứng gửi Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Chủ dự án có trách nhiệm tự cân đối đủ vốn đối ứng theo tiến độ thực hiện dự án.

4. Lập kế hoạch tài chính đối với các dự án hỗn hợp vừa cấp phát, vừa cho vay lại

Tuỳ theo tính chất của từng hợp phần dự án là cấp phát hay cho vay lại, chủ dự án áp dụng quy trình lập và trình duyệt kế hoạch tài chính của dự án tương ứng với từng hợp phần của dự án theo quy định tại các Khoản 1,2,3 trên đây.

V. NGÂN HÀNG PHỤC VỤ VÀ TÀI KHOẢN CỦA DỰ ÁN

1.“Ngân hàng phục vụ” là một ngân hàng thương mại được lựa chọn trong danh sách các ngân hàng thương mại đủ tiêu chuẩn để uỷ quyền thực hiện việc giao dịch đối ngoại phục vụ dự án do Ngân hàng Nhà nước phối hợp với Bộ Tài chính xác định và công bố hoặc theo thoả thuận giữa Chính phủ và nhà tài trợ trong điều ước quốc tế đã ký kết.

2. Trách nhiệm của Ngân hàng phục vụ

Ngân hàng phục vụ, theo đề nghị của chủ dự án hoặc cơ quan được giao nhiệm vụ là chủ tài khoản theo thiết kế của dự án, mở các tài khoản liên quan của dự án và thực hiện các giao dịch thanh toán, rút vốn căn cứ theo quy định hiện hành.

Ngân hàng phục vụ có trách nhiệm hướng dẫn và cung cấp cho dự án đầy đủ các thông tin để thực hiện các giao dịch thanh toán trong và ngoài nước qua hệ thống ngân hàng.

Định kỳ hàng tháng hoặc khi có yêu cầu, ngân hàng phục vụ có trách nhiệm gửi báo cáo sao kê tài khoản tạm ứng cho chủ tài khoản.

Định kỳ hàng tháng và khi chủ tài khoản có yêu cầu, ngân hàng phục vụ thông báo cho chủ tài khoản số lãi phát sinh trên các tài khoản tạm ứng của các dự án; số phí phục vụ do ngân hàng phục vụ thu; số chênh lệch giữa lãi và phí; số dư đầu kỳ, cuối kỳ.

Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được báo có số tiền đã rút từ ngân hàng nước ngoài, ngân hàng phục vụ thực hiện ghi có vào tài khoản của dự án và thông báo cho chủ dự án biết.

3. Tài khoản nguồn vốn ODA

a) Tài khoản tại ngân hàng phục vụ

Chủ dự án hoặc cơ quan được giao nhiệm vụ là chủ tài khoản theo thiết kế của dự án mở tài khoản giao dịch; tài khoản tạm ứng/tài khoản đặc biệt tại Ngân hàng phục vụ theo yêu cầu thanh toán của dự án, phù hợp quy định hiện hành trong nước và quy định trong thỏa thuận tài trợ.

Các dự án có nhiều nguồn tài trợ khác nhau phải mở các tài khoản riêng để theo dõi từng nguồn vốn rút về.

Trường hợp dự án có nhiều cấp quản lý thực hiện và theo thoả thuận với nhà tài trợ có thiết kế tài khoản tạm ứng cấp 2, chủ dự án theo phân cấp mở tài khoản tạm ứng cấp 2 tại chi nhánh ngân hàng phục vụ.

Số dư trên tài khoản tạm ứng được hưởng lãi phát sinh theo mức lãi suất do ngân hàng phục vụ quy định hoặc theo mức lãi suất thoả thuận giữa ngân hàng phục vụ và chủ tài khoản. Lãi phát sinh trên các tài khoản này là nguồn thu của NSNN đối với dự án thuộc diện NSNN cấp phát; và là nguồn thu của chủ dự án đối với dự án NSNN cho vay lại.

Đối với các dự án hỗn hợp vừa có hợp phần được NSNN cấp phát kinh phí vừa có hợp phần được NSNN cho vay lại cùng sử dụng chung một tài khoản tạm ứng/tài khoản đặc biệt (thời điểm NSNN cho vay lại là thời điểm rút vốn từ tài khoản tạm ứng/tài khoản đặc biệt), lãi phát sinh trên tài khoản là nguồn thu của NSNN.

Chủ dự án có trách nhiệm đề nghị ngân hàng phục vụ mở tài khoản riêng theo dõi lãi phát sinh.

Lãi phát sinh trên tài khoản tạm ứng của các dự án thuộc đối tượng được NSNN cấp phát được sử dụng để chi trả các khoản phí dịch vụ của ngân hàng phục vụ. Khi kết thúc dự án, số lãi phát sinh không sử dụng hết phải nộp vào NSNN. Trường hợp lãi phát sinh không đủ để trả phí dịch vụ ngân hàng, chủ dự án lập kế hoạch xin vốn đối ứng để thanh toán.

Hàng năm, chủ dự án có trách nhiệm báo cáo Bộ Tài chính tình hình sử dụng lãi phát sinh trên số dư tài khoản tạm ứng.

b) Tài khoản tại hệ thống kho bạc nhà nước

Tuỳ theo yêu cầu tổ chức thực hiện của dự án và thoả thuận bằng văn bản với nhà tài trợ, chủ dự án mở tài khoản nguồn vốn ODA của dự án tại hệ thống kho bạc nhà nước để tiếp nhận nguồn vốn ODA tạm ứng và thực hiện thanh toán cho dự án sau khi có kiểm soát chi của kho bạc.

4. Phí dịch vụ ngân hàng

Ngân hàng phục vụ được hưởng phí theo quy định hiện hành về thu phí dịch vụ đối với các dịch vụ cung cấp cho dự án.

Phí dịch vụ ngân hàng được hạch toán vào tổng chi phí của dự án.

Phần 2:

KIỂM SOÁT CHI VÀ QUẢN LÝ GIẢI NGÂN

I. KIỂM SOÁT CHI

1. Nguyên tắc kiểm soát chi

a) Kiểm soát chi nhằm đảm bảo chi tiêu của dự án phù hợp với Hiệp định/Văn kiện dự án (về nội dung chi tiêu và phương thức mua sắm, tỷ lệ tài trợ đúng Hiệp định, hợp đồng được ký kết và phê duyệt hợp lệ, đảm bảo việc kiểm tra trước của nhà tài trợ (nếu có)) và phù hợp các quy định quản lý tài chính trong nước hiện hành. Trường hợp các điều ước quốc tế hoặc các hợp đồng đã được phê duyệt hợp lệ có quy định khác với các quy định quản lý tài chính hiện hành trong nước thì thực hiện kiểm soát chi và thanh toán theo điều ước quốc tế hoặc hợp đồng đã được phê duyệt, sau đó cơ quan kiểm soát chi có quyền đề nghị cấp thẩm quyền đã phê duyệt điều ước quốc tế hoặc phê duyệt hợp đồng xem xét lại các điều ước quốc tế hoặc hợp đồng đã được phê duyệt.

b) Kiểm soát chi áp dụng đối với mọi hoạt động chi tiêu của dự án do các cơ quan kiểm soát chi nêu ở Khoản 2 dưới đây thực hiện tương ứng với từng loại dự án.

Đối với trường hợp thanh toán theo hình thức thư tín dụng (L/C) hoặc thanh toán trực tiếp theo hình thức Thư uỷ quyền thanh toán không huỷ ngang, việc kiểm soát bộ hồ sơ, chứng từ thanh toán do ngân hàng thanh toán theo hình thức L/C thực hiện phù hợp với thông lệ thanh toán quốc tế. Đối với các trường hợp thanh toán cho các hợp đồng xây lắp hay hợp đồng tư vấn của một số nhà tài trợ có áp dụng hình thức thanh toán L/C hồ sơ thanh toán của các hợp đồng này vẫn phải gửi đến cơ quan kiểm soát chi để thực hiện kiểm soát chi sau.

c) Việc kiểm soát hồ sơ đề nghị thanh toán để rút vốn ngoài nước của dự án ODA không bị hạn chế bởi kế hoạch tài chính hàng năm của dự án nhưng không vượt quá kế hoạch tài chính chung của toàn dự án.

d) Kiểm soát chi trước là việc Cơ quan kiểm soát chi kiểm tra, xác nhận tính hợp lệ của khoản chi trước khi Ban quản lý dự án rút vốn thanh toán cho người thụ hưởng. Kiểm soát chi trước áp dụng trong mọi đề nghị thanh toán, trừ trường hợp quy định tại Mục đ dưới đây.

đ) Kiểm soát chi sau là việc Cơ quan kiểm soát chi kiểm tra, xác nhận tính hợp lệ của khoản chi sau khi Ban quản lý dự án đã rút vốn thanh toán cho người thụ hưởng. Kiểm soát chi sau áp dụng cho các trường hợp sau:

- Thanh toán từ Tài khoản tạm ứng/Tài khoản đặc biệt (sau đây viết tắt là TKTƯ) đối với các dự án chỉ có một cấp TKTƯ, hoặc thanh toán từ TKTƯ cấp 1 đối với dự án có nhiều cấp TKTƯ, trên cơ sở chủ dự án có đề nghị bằng văn bản gửi Bộ Tài chính và Cơ quan kiểm soát chi.

- Thanh toán trực tiếp cho các dự án vay lại (trừ trường hợp thanh toán lần cuối cho các hợp đồng hoặc đối với các hợp đồng chỉ thanh toán một lần phải áp dụng kiểm soát chi trước).

- Kiểm soát chi sau đối với các dự án do JBIC tài trợ áp dụng theo hướng dẫn tại Phụ lục số 2.

2. Cơ quan kiểm soát chi:

a) Kho bạc nhà nước các cấp (theo phân cấp thực hiện của từng dự án) thực hiện việc kiểm soát các hồ sơ thanh toán của dự án thuộc diện NSNN cấp phát toàn bộ hoặc các hợp phần được NSNN cấp phát, kể cả các hợp phần phi tín dụng được cấp phát trong các dự án tín dụng.        

b) Ngân hàng Phát triển Việt Nam hoặc cơ quan cho vay lại khác được Bộ Tài chính uỷ quyền cho vay lại thực hiện việc kiểm soát hồ sơ thanh toán của các dự án thuộc diện cho vay lại toàn bộ.      

c) Đối với các dự án hỗn hợp vừa cấp phát vừa cho vay lại, nếu các hợp phần này thực hiện độc lập, thanh toán bằng nguồn vốn độc lập thì theo yêu cầu của chủ dự án, Bộ Tài chính có thể xác định cơ quan kiểm soát chi thích hợp đảm bảo nguyên tắc không có hai cơ quan kiểm soát chi cùng kiểm soát một hoạt động chi tiêu của dự án.

d) Đối với các dự án tín dụng hoặc hợp phần tín dụng trong các dự án hỗn hợp, tổ chức tín dụng nhận vay lại vốn tự chịu trách nhiệm về việc kiểm soát chi  các hoạt động cho vay tín dụng và các hợp phần phi tín dụng tài trợ bằng nguồn vốn ODA vay lại.

3. Hồ sơ và thủ tục kiểm soát chi

a) Hồ sơ và thủ tục kiểm soát chi đối với các dự án XDCB hay thành phần chi XDCB trong các dự án hỗn hợp (kể cả các dự án vay lại): thực hiện theo quy định tại Thông tư số 27/2007/TT-BTC ngày 3/4/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn NSNN và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có) và các quy định tại Thông tư này.

b) Hồ sơ và thủ tục kiểm soát chi đối với các dự án HCSN hay thành phần chi HCSN trong các dự án hỗn hợp (kể cả các dự án vay lại): thực hiện theo quy định tại Thông tư số 79/2003/TT-BTC ngày 13/8/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN qua Kho bạc nhà nước và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có) và các quy định tại Thông tư này.

c) Hồ sơ và quy trình kiểm soát chi đối với các dự án tín dụng hoặc hợp phần tín dụng trong các dự án thực hiện theo quy định của các tổ chức tín dụng sử dụng vốn ODA vay lại và phù hợp với quy định của hiệp định tài trợ và dự án. Tổ chức tín dụng sử dụng vốn ODA vay lại chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đúng đắn và hợp lệ của các khoản cho vay tín dụng và các khoản chi tiêu phi tín dụng trong sao kê chi tiêu gửi Bộ Tài chính khi làm đề nghị rút vốn ngoài nước.

d) Ngoài các hồ sơ quy định tại các Điểm a, b, c nêu trên, cần bổ sung thêm:

- Điều ước quốc tế về ODA đã ký giữa Việt Nam và nhà tài trợ và các tài liệu dự án liên quan khác (bản sao có ký tên đóng dấu của đơn vị sao).

- Các tài liệu liên quan đến tỷ lệ tài trợ của dự án (các điều chỉnh, bổ sung, công văn chỉ đạo của cấp có thẩm quyền hoặc ban quản lý dự án trung ương, thư không phản đối của nhà tài trợ...).

- Trường hợp Dự án nhóm A gồm nhiều dự án thành phần hoặc tiểu dự án, trong đó nếu từng dự án thành phần hoặc tiểu dự án có thể độc lập vận hành khai thác hoặc phân kỳ đầu tư được ghi trong văn bản phê duyệt của cấp có thẩm quyền (Quyết định đầu tư) thì hồ sơ gửi đến cơ quan kiểm soát chi là tổng dự toán của dự án thành phần hoặc tiểu dự án – không phải gửi tổng dự toán của cả dự án.

đ) Hồ sơ đề nghị thanh toán gửi đến cơ quan kiểm soát chi nếu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt. Bản dịch phải có chữ ký, đóng dấu của chủ dự án. Chủ dự án chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đúng đắn, chính xác về nội dung bản dịch tiếng Việt. Các tài liệu cần dịch gồm các tài liệu liên quan đến phương thức thanh toán, tỷ lệ tài trợ của dự án, bảng giá trúng thầu, hợp đồng tóm tắt (kể cả hợp đồng bổ sung, sửa đổi), thư không phản đối của nhà tài trợ liên quan đến nội dung thanh toán. Cơ quan kiểm soát chi có trách nhiệm hướng dẫn thống nhất cho các chủ dự án các tài liệu cần dịch trên tinh thần đơn giản hoá tối đa thủ tục hành chính.

e) Trường hợp chủ dự án lựa chọn ký kết hợp đồng theo hình thức trọn gói (giá trọn gói đối với cả hợp đồng hoặc giá trọn gói đối với một phần công việc của hợp đồng) thì việc kiểm soát thanh toán được thực hiện theo đề nghị của chủ dự án, phù hợp với tiến độ thực hiện hợp đồng và các điều kiện thanh toán đã ký kết trong hợp đồng được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Cơ quan kiểm soát chi không yêu cầu chủ dự án cung cấp các chứng từ chi tiêu chi tiết liên quan đến nội dung thanh toán theo giá trọn gói đó.

4. Xác nhận kiểm soát chi

a) Sau khi kiểm soát chi, Cơ quan kiểm soát chi xác nhận vào Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (đối với dự án XDCB/thành phần XDCB) theo Thông tư số 27/2007/TT-BTC ngày 3/4/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn NSNN hoặc Giấy đề nghị xác nhận tạm ứng/thanh toán vốn dự án ODA (đối với dự án HCSN/thành phần HCSN) (sau đây gọi chung là Giấy đề nghị thanh toán) theo giá trị đồng tiền quy định trong hợp đồng đã ký kết.

Mẫu Giấy đề nghị xác nhận tạm ứng/thanh toán vốn dự án ODA theo Phụ lục số 3.

Giá trị đề nghị tạm ứng hoặc giá trị khối lượng công việc hoàn thành đủ điều kiện thanh toán được Cơ quan kiểm soát chi xác nhận phải xác định rõ số vốn được thanh toán bằng nguồn vốn ODA, nguồn vốn đối ứng phù hợp với tỷ lệ tài trợ quy định đối với từng hạng mục, công trình.

Trường hợp hợp đồng có các khối lượng công việc được khoán gọn (lumpsum) thì thanh toán như hợp đồng khoán gọn.

Đối với các hạng mục công việc hoặc hợp đồng được tài trợ 100% bằng nguồn vốn ODA, thì giá trị khối lượng công việc được Cơ quan kiểm soát chi xác nhận đủ điều kiện thanh toán để rút vốn ODA là giá trị không bao gồm thuế Giá trị gia tăng (GTGT). Phần thuế GTGT (nếu có) được ghi thành một dòng riêng trong Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư. Trường hợp, theo hiệp định tài trợ, hoặc trong quá trình thực hiện dự án, nhà tài trợ đồng ý bằng văn bản tài trợ 100% cả thuế GTGT thì giá trị khối lượng công việc được Cơ quan kiểm soát chi xác nhận đủ điều kiện thanh toán để rút vốn ODA là giá trị bao gồm cả thuế.

Đối với các hạng mục công việc hoặc hợp đồng có tỷ lệ tài trợ bằng nguồn vốn ODA dưới 100%, tổng giá trị khối lượng công việc được Cơ quan kiểm soát chi xác nhận đủ điều kiện thanh toán là giá trị bao gồm cả thuế GTGT, từ đó tính toán xác định giá trị được tài trợ bằng nguồn vốn ODA theo tỷ lệ tài trợ đã quy định trong hiệp định tài trợ.

Trường hợp các bên tham gia ký kết hợp đồng xây dựng theo hướng dẫn do Hiệp hội quốc tế và kỹ sư tư vấn (FIDIC) biên soạn, nếu có khối lượng phát sinh dưới 10% giá trị gói thầu thì cơ quan kiểm soát chi được xác nhận theo đề nghị của chủ dự án có xác nhận của tư vấn giám sát khi chưa có dự toán phát sinh của cấp có thẩm quyền phê duyệt; giá trị phát sinh trên 10% giá trị gói thầu thì cơ quan kiểm soát chi được phép xác nhận 80% giá trị khối lượng phát sinh khi chưa có dự toán phát sinh được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

b) Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận (bản gốc) của Cơ quan kiểm soát chi là cơ sở để đề nghị rút vốn ODA. Mỗi Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư chỉ được sử dụng một lần để rút vốn ODA.

c) Cơ quan kiểm soát chi có trách nhiệm kiểm soát chi hoặc từ chối thanh toán trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ.

II. THANH TOÁN VỐN ĐỐI ỨNG

1. Đối với các dự án hoặc hợp phần thuộc đối tượng ngân sách cấp phát: Căn cứ kết quả kiểm soát chi đã xác định trên Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, kho bạc nhà nước các cấp thực hiện thanh toán phần vốn đối ứng được ngân sách cấp phát cho dự án, phù hợp với kế hoạch vốn đối ứng đã được phê duyệt hàng năm.

2. Đối với các dự án cho vay lại, dự án tín dụng hoặc dự án hỗn hợp vừa cấp phát, vừa cho vay lại/tín dụng: Doanh nghiệp/tổ chức tín dụng thực hiện việc thanh toán phần vốn đối ứng cho dự án tương ứng với số vốn thuộc trách nhiệm tự bố trí vốn đối ứng.

3. Đối với các dự án có phần đóng góp của Người hưởng lợi từ dự án: Chủ dự án có trách nhiệm tự tổ chức việc thu và thanh toán phần đóng góp từ Người hưởng lợi của dự án theo các quy định, thoả thuận trong hiệp định tài trợ và phù hợp với các quy định hiện hành trong nước (nếu có).

III. QUY ĐỊNH VỀ GIẢI NGÂN THANH TOÁN BẰNG NGUỒN VỐN ODA ÁP DỤNG ĐỐI VỚI CÁC DỰ ÁN

1. Các hình thức giải ngân áp dụng đối với các dự án

Tuỳ thuộc vào quy định trong hiệp định, thoả thuận tài trợ và yêu cầu của từng lần thanh toán, việc rút vốn, thanh toán bằng nguồn vốn ODA theo phương thức tài trợ dự án được thực hiện theo một hoặc một số các hình thức sau: rút vốn thanh toán trực tiếp/hoặc chuyển tiền, rút vốn thanh toán theo hình thức thư cam kết/hoặc cam kết đặc biệt, rút vốn hoàn vốn, rút vốn hồi tố, thanh toán qua tài khoản đặc biệt/hoặc tài khoản tạm ứng và một số hình thức rút vốn đặc biệt khác theo thoả thuận riêng với nhà tài trợ.

Đối với các dự án tài trợ bằng nguồn vốn JBIC, việc giải ngân thanh toán thực hiện theo Phụ lục số 2.

2. Hồ sơ rút vốn gửi lần đầu

Ban quản lý dự án gửi Hồ sơ ban đầu làm căn cứ quản lý việc rút vốn ODA cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại). Hồ sơ gồm  các tài liệu sau:

- Quyết định đầu tư Dự án của cấp có thẩm quyền;

- Điều ước quốc tế về ODA đã ký giữa Việt Nam và nhà tài trợ và tài liệu dự án liên quan khác (trừ trường hợp điều ước quốc tế do Bộ Tài chính trực tiếp ký kết);

- Kế hoạch tài chính năm đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Thoả thuận cho vay lại đã ký giữa chủ đầu tư và cơ quan được uỷ quyền cho vay lại (nếu là dự án thuộc diện vay lại);

- Quyết định của cấp có thẩm quyền công nhận đơn vị trúng thầu (hoặc quyết định chỉ định thầu);

- Hợp đồng (xây lắp, mua sắm, tư vấn, v.v…) giữa chủ đầu tư với nhà thầu hoặc dự toán chi tiêu được phê duyệt (nếu hoạt động chi tiêu không theo hình thức hợp đồng) trong trường hợp Bộ Tài chính phải cung cấp hợp đồng cho nhà tài trợ;

- Trường hợp hợp đồng thuộc đối tượng cần có ý kiến trước của nhà tài trợ, cần có thêm "ý kiến không phản đối" (no objection) của nhà tài trợ;

- Bảo lãnh thực hiện của ngân hàng nhà thầu;

Ban quản lý dự án chỉ cần gửi các tài liệu trên một lần đối với toàn bộ dự án, riêng kế hoạch vốn đầu tư/kế hoạch tài chính được gửi hàng năm. Các tài liệu trên chỉ cần gửi bản sao. Ban quản lý dự án chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của các bản sao cung cấp cho Bộ Tài chính.

Hồ sơ rút vốn từ lần thứ hai trở đi được quy định cụ thể đối với từng hình thức rút vốn dưới đây:

3. Thủ tục Thanh toán trực tiếp/hoặc chuyển tiền

a) Thanh toán trực tiếp/ hoặc chuyển tiền là hình thức thanh toán mà theo đề nghị của bên vay, nhà tài trợ sẽ chuyển tiền thanh toán trực tiếp cho nhà thầu/nhà cung cấp hàng hoá/dịch vụ.

Khi có nhu cầu rút vốn để thanh toán theo thủ tục thanh toán trực tiếp/ hoặc chuyển tiền, Ban quản lý dự án gửi các tài liệu sau đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại):

- Công văn đề nghị rút vốn kèm theo Đơn rút vốn và các sao kê theo mẫu và các chứng từ cần thiết theo quy định của nhà tài trợ;

-  Hoá đơn/đề nghị thanh toán của nhà thầu;

- Giấy đề nghị thanh toán có xác nhận (bản gốc) của Cơ quan kiểm soát chi đối với trường hợp áp dụng thủ tục kiểm soát chi trước;

- Trong những trường hợp đặc biệt, Bộ Tài chính có thể yêu cầu Ban quản lý dự án cung cấp các tài liệu bổ sung chứng minh việc rút vốn hợp lệ.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) xem xét ký/ hoặc đồng ký Đơn rút vốn gửi nhà tài trợ để xem xét, nếu nhà tài trợ chấp nhận sẽ chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản của nhà thầu.

b) Thủ tục Thanh toán trực tiếp theo Thư uỷ quyền rút vốn không huỷ ngang (thường áp dụng đối với các hợp đồng mua thiết bị trong một số các dự án của các nhà tài trợ song phương).

Trên cơ sở hợp đồng thương mại được ký‎ kết và phê duyệt theo quy định hiện hành, Ban quản lý dự án gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) công văn đề nghị rút vốn và hồ sơ liên quan.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) xem xét gửi Thư uỷ quyền rút vốn không huỷ ngang cho cơ quan được nhà tài trợ uỷ quyền quản lý rút vốn để thanh toán cho nhà thầu/nhà cung cấp/tư vấn theo hợp đồng.

4. Thủ tục Thư cam kết/Cam kết đặc biệt

Thủ tục thanh toán bằng thư cam kết là hình thức thanh toán mà theo đề nghị của bên vay, nhà tài trợ phát hành một thư cam kết không huỷ ngang/hoặc cam kết đặc biệt đảm bảo trả tiền cho ngân hàng thương mại đối với khoản thanh toán đã thực hiện hoặc sẽ thực hiện cho nhà cung cấp theo một Thư tín dụng (L/C).

Khi có nhu cầu rút vốn thanh toán theo thủ tục thư cam kết/hay cam kết đặc biệt, Ban quản lý dự án gửi Bộ Tài chính công văn đề nghị nhà tài trợ phát hành thư cam kết/ và đơn xin phát hành thư cam kết (Đơn rút vốn) theo mẫu của nhà tài trợ (nếu cần), cùng các sao kê theo mẫu của nhà tài trợ và dự thảo L/C, hoặc bản sao L/C đã mở.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính xem xét ký/hoặc đồng ký Đơn rút vốn đề nghị nhà tài trợ phát hành thư cam kết và có thông báo gửi ngân hàng phục vụ.

5. Thủ tục thanh toán bằng L/C không cần thư cam kết (áp dụng đối với một số trường hợp nhà tài trợ song phương uỷ quyền cho một ngân hàng thay mặt nhà tài trợ quản l‎ý vốn ODA đồng thời thực hiện vai trò là ngân hàng người bán).

Khi trong hợp đồng thương mại có điều khoản thanh toán bằng L/C không cần thư cam kết, Ban quản l‎ý dự án gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) công văn đề nghị mở L/C kèm theo bản sao hợp đồng thương mại và hồ sơ liên quan.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính xem xét có ý kiến về việc mở L/C gửi Ban quản lý dự án và ngân hàng phục vụ, và gửi Thư thông báo uỷ quyền thanh toán không huỷ ngang cho ngân hàng được uỷ quyền của nhà tài trợ để thanh toán theo L/C.

6. Thủ tục Hoàn vốn/hồi tố

Thủ tục hoàn vốn là phương thức mà nhà tài trợ thanh toán tiền từ tài khoản vốn vay vào tài khoản của bên vay chỉ định để hoàn lại số tiền bên vay/cơ quan thực hiện dự án đã chi bằng nguồn vốn của mình cho các khoản chi hợp lệ được tài trợ bằng vốn vay.

Trường hợp đặc biệt của thủ tục thanh toán hoàn vốn là thanh toán hồi tố. Thanh toán hồi tố là hình thức thanh toán mà nhà tài trợ tài trợ cho các khoản chi hợp lệ của dự án đã phát sinh trước thời điểm hiệu lực của dự án, và đã được bên vay thanh toán bằng nguồn vốn của mình. Thanh toán hồi tố chỉ được áp dụng khi có thoả thuận với nhà tài trợ, và được quy định trong hiệp định tài trợ trong đó xác định khoảng thời gian và giới hạn số tiền được áp dụng thủ tục thanh toán hồi tố.

Khi có nhu cầu rút vốn thanh toán theo thủ tục hoàn vốn, Ban quản lý dự án gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) các tài liệu sau:     

- Đề nghị rút vốn, Đơn rút vốn và sao kê theo mẫu;

- Xác nhận đã nhận được vốn thanh toán của nhà thầu/người hưởng lợi.

- Đơn rút vốn phải ghi rõ tên và số tài khoản của từng đơn vị đã ứng vốn. Đối với các khoản do NSNN ứng trước thanh toán, cần nêu rõ tên và số tài khoản của cấp NSNN nơi ứng vốn. Tên và tài khoản của cấp đã ứng vốn phải được Cơ quan kiểm soát chi xác nhận;

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận (bản gốc) của Cơ quan kiểm soát chi;

- Trong những trư­ờng hợp đặc biệt, Bộ Tài chính có thể yêu cầu tài liệu giải trình bổ sung;

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ bộ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính xem xét ký/đồng ký Đơn rút vốn gửi nhà tài trợ.

Đối với các khoản rút vốn hoàn vốn/hồi tố cho NSNN các cấp nơi ứng vốn (hoặc từ các nguồn có nguồn gốc ngân sách), số tiền rút vốn phải được nộp ngay về ngân sách nơi đã ứng vốn.

7. Thủ tục Tài khoản tạm ứng/Tài khoản đặc biệt

Thủ tục TKTƯ là hình thức nhà tài trợ ứng trước cho bên vay một khoản tiền vào TKTƯ mở tại ngân hàng phục vụ để bên vay chủ động trong thanh toán cho các khoản chi tiêu thường xuyên hợp lệ của dự án, giảm bớt số lần xin rút vốn từ nhà tài trợ và đẩy nhanh tốc độ thanh toán cho các hoạt động của dự án.

Tuỳ thuộc yêu cầu của dự án và thoả thuận với nhà tài trợ, dự án có thể tổ chức theo mô hình nhiều cấp, có TKTƯ cấp 1 do ban quản lý dự án trung ương làm chủ tài khoản và TKTƯ cấp 2 do ban quản lý dự án địa phương/thành phần làm chủ tài khoản (đối với dự án có cấp trung ương và cấp địa phương/ngành quản lý thực hiện); hoặc TKTƯ cấp 1 do ban quản lý dự án tỉnh làm chủ tài khoản, TKTƯ cấp 2 do ban quản lý dự án huyện/xã làm chủ tài khoản (đối với dự án do cấp tỉnh và huyện/xã quản lý thực hiện).

Hạn mức số tiền nhà tài trợ ứng trước vào TKTƯ cấp 1 và/hoặc TKTƯ cấp 2 của dự án phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm và nhu cầu chi tiêu cụ thể của từng dự án. Hạn mức TKTƯ thường được quy định cụ thể trong hiệp định tài trợ hoặc trong Thư giải ngân và có thể được điều chỉnh trong quá trình thực hiện dự án trên cơ sở tình hình thực hiện dự án và nhu cầu thanh toán.

7.1 Rút vốn lần đầu về TKTƯ

Việc rút vốn lần đầu về TKTƯ được thực hiện căn cứ trên hạn mức (hoặc mức trần) của TKTƯ quy định trong Hiệp định vay/Hiệp định viện trợ. Đối với Dự án ODA vay nợ thuộc diện NSNN cấp phát, Bộ Tài chính có thể từ chối cho rút vốn bằng 100% hạn mức trên cơ sở cân nhắc giữa: nhu cầu chi tiêu thực tế trong 3 tháng tới của dự án, chi phí trả lãi cho nước ngoài, và lãi phát sinh do ngân hàng phục vụ trả.

Để rút vốn, Ban quản lý dự án gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) Công văn đề nghị rút vốn, Đơn rút vốn và các sao kê đi kèm theo mẫu của nhà tài trợ.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, căn cứ điều ước quốc tế đã ký, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ xem xét  ký/ đồng ký Đơn rút vốn gửi nhà tài trợ.

Đối với dự án có TKTƯ cấp 2, tùy theo hạn mức TKTƯ cấp 2 và nhu cầu thanh toán thực tế của dự án, ban quản lý dự án là chủ TKTƯ cấp 2 đề nghị việc chuyển vốn từ TKTƯ cấp 1 vào TKTƯ cấp 2. Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị chuyển vốn lần đầu vào TKTƯ cấp 2, chủ TKTƯ cấp 1 chuyển tiền từ TKTƯ cấp 1 vào TKTƯ cấp 2.

7.2 Chi tiêu từ TKTƯ

Việc chi tiêu từ TKTƯ có thể thực hiện theo quy trình kiểm soát chi trước, hoặc kiểm soát chi sau, cụ thể như sau:

a) Quy trình kiểm soát chi trước: là quy trình mà mọi khoản thanh toán từ TKTƯ đều phải được Cơ quan kiểm soát chi kiểm soát chi trước. Quy trình này áp dụng đối với các dự án nhiều cấp quản lý (trung ương, tỉnh/huyện/xã), hoặc đặc thù dự án phức tạp và áp dụng đối với trường hợp thanh toán cho các hợp đồng thanh toán một lần hoặc thanh toán lần cuối cho các hợp đồng. Quy trình rút vốn từ TKTƯ thực hiện như sau:

- Đối với các dự án nhiều cấp quản lý:

Để rút vốn từ TKTƯ, ban quản lý dự án địa phương/thành phần/ ban quản lý dự án huyện/xã gửi yêu cầu thanh toán kèm xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi cho ban quản lý dự án trung ương/ban quản lý dự án tỉnh.

Căn cứ vào đề nghị của ban quản lý dự án địa phương/thành phần/ ban quản lý dự án huyện/xã, ban quản lý dự án trung ương/ban quản lý dự án tỉnh gửi yêu cầu thanh toán kèm xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi đến ngân hàng phục vụ để giải ngân từ TKTƯ thanh toán cho người thụ hưởng.

Trường hợp các dự án có TKTƯ cấp 2, ban quản lý dự án là chủ TKTƯ cấp 2 trực tiếp gửi yêu cầu thanh toán kèm xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi đến ngân hàng phục vụ để giải ngân từ TKTƯ cấp 2 thanh toán cho người thụ hưởng.

- Đối với các dự án một cấp quản lý:

Ban quản lý dự án gửi yêu cầu thanh toán kèm xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi đến ngân hàng phục vụ để giải ngân từ TKTƯ thanh toán cho người thụ hưởng.

Ngân hàng phục vụ chỉ thực hiện giải ngân từ TKTƯ khi các đề nghị thanh toán của dự án có kèm theo Giấy đề nghị thanh toán có xác nhận đủ điều kiện thanh toán của Cơ quan kiểm soát chi.

b) Quy trình kiểm soát chi sau:

Khi có yêu cầu chi thanh toán cho nhà thầu/người cung cấp/tư vấn từ TKTƯ, Ban quản lý dự án phải kiểm tra hồ sơ đề nghị thanh toán, chấp nhận thanh toán theo đúng quy định hiện hành, tính toán số tiền được thanh toán bằng nguồn vốn ODA, đúng tỷ lệ quy định theo văn kiện dự án, sau đó Ban quản lý dự án đề nghị ngân hàng phục vụ trích tiền từ TKTƯ thanh toán cho người thụ hưởng.

Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi rút vốn từ TKTƯ để thanh toán, Ban quản lý dự án gửi hồ sơ chứng từ thanh toán theo quy định hiện hành đến Cơ quan kiểm soát chi để cơ quan này thực hiện việc kiểm soát chi theo quy định hiện hành. Trong vòng 5 ngày làm việc, căn cứ kết quả kiểm soát hồ sơ chứng từ, Cơ quan kiểm soát chi xác nhận giá trị đủ điều kiện thanh toán theo mẫu Giấy đề nghị thanh toán (đồng thời thanh toán phần vốn đối ứng, nếu có).

Giấy đề nghị thanh toán có xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi là một trong các căn cứ để Ban quản lý dự án làm thủ tục rút vốn bổ sung TKTƯ sau này.

7.3 Bổ sung TKTƯ

Để rút vốn bổ sung TKTƯ (TKTƯ cấp 1), Ban quản lý dự án gửi các tài liệu sau cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại):

- Công văn đề nghị rút vốn bổ sung TKTƯ, Đơn rút vốn và các sao kê theo mẫu của nhà tài trợ;

- Sao kê do Ban quản lý dự án lập thể hiện rõ từng khoản chi từ TKTƯ, chi tiết theo: ngày thanh toán, số tiền nguyên tệ, số tiền quy USD, VND, tỷ giá USD/VND, nội dung thanh toán, đối tượng thụ hưởng, Cơ quan kiểm soát chi, số/ngày có văn bản xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi cho từng khoản chi. Bảng kê này là cơ sở để Bộ Tài chính làm thủ tục ghi thu ghi chi.

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận (bản gốc) của Cơ quan kiểm soát chi. Các khoản đã thanh toán trên sao kê phải khớp với số tiền được Cơ quan kiểm soát chi xác nhận trên Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư. Mỗi Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận chỉ được sử dụng 1 lần; Đối với các dự án tín dụng, sao kê phải thể hiện các khoản đã cho vay lại, Bộ Tài chính có thể yêu cầu cung cấp hồ sơ chi tiết chứng minh việc đã cho vay lại (nếu cần).

- Sao kê TKTƯ của ngân hàng phục vụ, trong đó thể hiện rõ tất cả giao dịch trên tài khoản trong khoảng thời gian đề nghị rút vốn bổ sung cho các khoản đã chi tiêu và chi tiết các khoản thanh toán khớp với số tiền trên sao kê chi tiêu và số tiền trên Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư đã được cơ quan kiểm soát chi xác nhận.

- Khế ­ước nhận nợ/Biên bản nhận nợ đã ký giữa Bên vay lại và Cơ quan cho vay lại (trường hợp dự án vay lại).

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ xem xét ký/đồng ký Đơn rút vốn gửi nhà tài trợ để xem xét, nếu nhà tài trợ chấp nhận sẽ chuyển tiền bổ sung vào TKTƯ.

Đối với dự án có TKTƯ cấp 2, việc rút vốn bổ sung TKTƯ cấp 2 do ban quản lý dự án địa phương là chủ tài khoản thực hiện. Ban quản lý dự án địa phương gửi đề nghị bổ sung TKTƯ cấp 2 đến ban quản lý dự án trung ương/ban quản lý dự án tỉnh (chủ TKTƯ cấp 1) kèm theo các hồ sơ tài liệu như áp dụng đối với việc bổ sung TKTƯ cấp 1 nêu trên. Ban quản lý dự án trung ương/ban quản lý dự án tỉnh căn cứ hồ sơ, chứng từ đề nghị hợp lệ sẽ chuyển tiền từ TKTƯ cấp 1 bổ sung cho TKTƯ cấp 2. Hồ sơ chứng từ của ban quản lý dự án địa phương đề nghị bổ sung TKTƯ cấp 2 cũng là chứng từ để ban quản lý dự án trung ương/ ban quản lý dự án tỉnh gửi Bộ Tài chính và nhà tài trợ khi đề nghị bổ sung TKTƯ cấp 1.

8. Quy trình rút vốn đối với các dự án tín dụng hoặc cấu phần tín dụng của dự án:

Việc rút vốn cho các dự án tín dụng hoặc cấu phần tín dụng của các dự án thực hiện như sau: căn cứ vào yêu cầu cho vay tiếp và yêu cầu chi tiêu cho các nội dung của dự án, tổ chức tín dụng nhận vay lại chuẩn bị hồ sơ rút vốn từ nhà tài trợ để thực hiện cho vay tiếp hoặc chi tiêu cho các hoạt động của dự án theo đúng các quy định trong hiệp định vay, hiệp định dự án (nếu có) và các quy định hiện hành về tín dụng, đầu thầu, mua sắm v.v…

Hồ sơ đề nghị rút vốn gửi Bộ Tài chính gồm:

- Công văn đề nghị rút vốn,

- Đơn rút vốn kèm sao kê các khoản đã cho vay lại theo quy định của nhà tài trợ (tổ chức tín dụng nhận vay lại chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các khoản cho vay tiếp) do cấp có thẩm quyền xác nhận.

- Các chứng từ chứng minh tính hợp pháp, hợp lệ của các khoản chi tiêu cho các hoạt động của dự án theo yêu cầu của nhà tài trợ.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ xem xét và ký /đồng ký Đơn rút vốn gửi nhà tài trợ.

IV. GIẢI NGÂN NGUỒN VỐN ODA ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN VAY CHƯƠNG TRÌNH, KHOẢN VAY HỖ TRỢ NGÂN SÁCH

1. Trách nhiệm của các cơ quan trong việc giải ngân vốn ODA đối với khoản vay chương trình và vay hỗ trợ ngân sách

a) Chủ chương trình có trách nhiệm chủ trì và phối hợp với các cơ quan liên quan thực hiện các cam kết theo thoả thuận với nhà tài trợ để thoả mãn điều kiện rút vốn.

b) Chủ chương trình có trách nhiệm chuẩn bị hoặc chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị các tài liệu/ báo cáo/ hoặc chứng từ về việc thực hiện các cam kết, các quy định tuỳ theo yêu cầu của chương trình để gửi nhà tài trợ và Bộ Tài chính phục vụ yêu cầu rút vốn.

c) Bộ Tài chính có trách nhiệm chuẩn bị đơn rút vốn, gửi nhà tài trợ để rút vốn về theo từng đợt rút vốn đã thoả thuận với nhà tài trợ.

d) Trường hợp Ngân hàng Nhà nước hoặc chủ chương trình thực hiện rút vốn theo thỏa thuận tài trợ, việc rút vốn được thực hiện trên cơ sở thống nhất với Bộ Tài chính về thời điểm rút vốn, số tiền rút về và tài khoản nhận nguồn vốn ODA.

2. Quy định về giải ngân

a) Đối với các chương trình hỗ trợ chi ngân sách có mục tiêu: Vốn ODA đã rút về ngân sách để chi tiêu cho các mục tiêu, các nội dung của chương trình được thực hiện theo đúng quy trình về kiểm soát chi, cấp phát thanh toán vốn NSNN theo các quy định hiện hành áp dụng cho các chương trình mục tiêu quốc gia có liên quan.

b) Đối với các chương trình hỗ trợ ngân sách chung để thực hiện các nhiệm vụ cải cách chính sách, thể chế của một ngành, một lĩnh vực, v.v... theo khung chính sách đã thoả thuận với nhà tài trợ nhưng không bị ràng buộc về nội dung chi tiêu cụ thể đối với nguồn vốn rút về: Vốn ODA đã rút về NSNN được sử dụng cho các mục tiêu chung của NSNN. Trường hợp đặc biệt, vốn rút về có thể được sử dụng cho các mục tiêu, nội dung cụ thể tùy theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

Phần 3:

KẾ TOÁN, KIỂM TOÁN, QUYẾT TOÁN, BÁO CÁO, KIỂM TRA

I. KẾ TOÁN

Các đơn vị sử dụng vốn ODA phải tuân thủ các quy định của Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán và các chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam, vận dụng phù hợp với từng loại hình dự án, đồng thời phải tuân thủ các quy định của nhà tài trợ được quy định trong các hiệp định tài trợ, hoặc văn kiện dự án (nếu có).

1. Tổ chức công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán

1.1 Tổ chức công tác kế toán

Các đơn vị sử dụng vốn ODA phải tổ chức công tác kế toán để phản ánh và báo cáo đầy đủ tình hình, kết quả của dự án theo các nội dung sau: lập và xử lý chứng từ kế toán; lựa chọn và vận dụng tài khoản kế toán; mở và ghi sổ kế toán; lập và nộp báo cáo tài chính,… theo các quy định của Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán và các chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam và các quy định của nhà tài trợ đã nêu trong các hiệp định tài trợ, hoặc văn kiện dự án (nếu có).

1.2 Tổ chức bộ máy kế toán

Các đơn vị sử dụng vốn ODA phải căn cứ vào đặc điểm, hình thức quản lý thực hiện dự án ODA để tổ chức bộ máy kế toán phù hợp theo quy định sau:

a) Sử dụng bộ máy kế toán của đơn vị để thực hiện các công việc kế toán của dự án trong các trường hợp sau:

- Dự án quy mô nhỏ, đơn giản, khối lượng công việc kế toán không lớn, không thành lập Ban quản lý dự án; tuy nhiên phải hạch toán tách bạch nguồn vốn dự án, chi dự án, không được hòa lẫn nguồn vốn ODA vào nguồn vốn của đơn vị.

- Dự án có thành lập Ban quản lý dự án nhưng không tổ chức bộ máy kế toán riêng. Trường hợp này cũng phải hạch toán tách bạch nguồn vốn dự án, chi dự án, không được hòa lẫn nguồn vốn ODA vào nguồn vốn của đơn vị.

b) Tổ chức bộ máy kế toán riêng và lập báo cáo tài chính riêng đối với các dự án có quy mô lớn, phức tạp, khối lượng công việc kế toán nhiều, có thành lập Ban quản lý dự án và Ban quản lý dự án có tư cách pháp nhân độc lập, có con dấu riêng.

2. Chế độ kế toán áp dụng cho từng loại hình dự án

2.1 Đối với các dự án đầu tư XDCB:

a) Các trường hợp quy định tại Tiết a, Điểm 1.2 nêu trên áp dụng chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng loại hình đơn vị thực hiện dự án (doanh nghiệp; đơn vị HCSN hoặc xã, phường,...)

b) Các trường hợp quy định tại Tiết b, Điểm 1.2 nêu trên áp dụng chế độ kế toán đơn vị chủ đầu tư hiện hành.

2.2 Đối với các dự án có tính chất HCSN:

a) Các trường hợp quy định tại Tiết a, Điểm 1.2 nêu trên áp dụng chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng loại hình đơn vị thực hiện dự án (doanh nghiệp; đơn vị HCSN hoặc xã, phường;...).

b) Các trường hợp quy định tại Tiết b, Điểm 1.2 nêu trên áp dụng chế độ kế toán đơn vị HCSN hiện hành.

2.3 Đối với các dự án tín dụng:

a) Các trường hợp quy định tại Tiết a, Điểm 1.2 nêu trên áp dụng chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng loại hình đơn vị thực hiện dự án (tổ chức tín dụng; đơn vị HCSN;...).

b) Các trường hợp quy định tại Tiết b, Điểm 1.2 nêu trên áp dụng chế độ kế toán tổ chức tín dụng hiện hành.

2.4 Đối với dự án hỗn hợp

Về nguyên tắc vốn ODA của các dự án hỗn hợp phải được hạch toán tách bạch theo từng loại vốn (vốn đầu tư, vốn có tính chất HCSN, vốn tín dụng,...). Việc áp dụng chế độ kế toán đối với dự án hỗn hợp thực hiện theo quy định sau:

a) Các trường hợp quy định tại Tiết a, Điểm 1.2 nêu trên áp dụng chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng loại hình đơn vị thực hiện dự án (doanh nghiệp; tổ chức tín dụng; đơn vị HCSN;...).

b) Các trường hợp quy định tại Tiết b, Điểm 1.2 nêu trên sử dụng vốn ODA phải căn cứ vào những tiêu thức sau đây để lựa chọn chế độ kế toán áp dụng cho phù hợp:

- Tính chất chi của dự án;

- Hình thức quản lý dự án;

- Loại hình đơn vị sử dụng vốn ODA.

Trong trường này khi áp dụng chế độ kế toán nếu có nhu cầu sửa đổi, bổ sung về nội dung, phương pháp hạch toán thì Ban quản lý dự án phải có công văn đề nghị Bộ Tài chính và chỉ được thực hiện khi có chấp thuận bằng văn bản.

II. KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1. Kiểm toán báo cáo tài chính năm của dự án ODA nhằm kiểm tra và xác nhận tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính dự án trong một năm tài chính về các mặt quản lý tài chính, quản lý tài sản, trang thiết bị của dự án theo cam kết giữa nhà tài trợ và Chính phủ, đồng thời xác nhận các nguồn lực của dự án đã được chủ dự án sử dụng phù hợp theo các thủ tục, quy định, chính sách, chế độ tài chính, kế toán mà Chính phủ đã thống nhất với nhà tài trợ áp dụng trong khuôn khổ dự án.

2. Kiểm toán báo cáo tài chính năm của các dự án ODA áp dụng đối với dự án khi yêu cầu kiểm toán quy định trong điều ước quốc tế/thoả thuận tài trợ; trong chính sách; thủ tục của nhà tài trợ hoặc theo các yêu cầu kiểm toán của cơ quan chức năng của Việt Nam phù hợp quy định hiện hành trong nước.

3. Trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính năm của các dự án ODA, công ty kiểm toán, kiểm toán viên và chủ dự án phải tuân thủ các quy định hiện hành về kiểm toán cũng như các chuẩn mực kiểm toán và chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kiểm toán.

4. Các công ty kiểm toán được lựa chọn thực hiện kiểm toán dự án ODA phải là các công ty kiểm toán hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, có tên trong danh sách các công ty có đủ điều kiện thực hiện kiểm toán do Bộ Tài chính (hoặc tổ chức nghề nghiệp được Bộ Tài chính uỷ quyền) công bố hàng năm, trừ trường hợp các cam kết giữa Chính phủ với các nhà tài trợ có quy định khác.

5. Ngoài việc kiểm toán báo cáo tài chính năm, các dự án ODA có thể thuê kiểm toán từng hạng mục công trình, công trình, công việc (có tính chất đặc biệt hoặc có quy mô, số lượng kinh phí lớn) đã hoàn thành nếu có nhu cầu cần kiểm toán riêng.

III. QUYẾT TOÁN

1. Quyết toán dự án ODA sử dụng vốn đầu tư XDCB

Các dự án ODA sử dụng nguồn vốn đầu tư XDCB được quyết toán theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Thông tư số 33/2007/TT-BTC ngày 9/4/2007 về Hướng dẫn quyết toán dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn Nhà nước và Thông tư số 98/2007/TT-BTC ngày 9/8/2007 của Bộ Tài chính về sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tư số 33/2007/TT-BTC ngày 9/4/2007 nêu trên, cụ thể như sau:

1.1 Quy định chung:

a) Đối với các dự án ODA quan trọng quốc gia, các dự án ODA nhóm A gồm nhiều dự án thành phần hoặc tiểu dự án, trong đó nếu từng dự án thành phần hoặc tiểu dự án độc lập vận hành khai thác hoặc thực hiện theo phân kỳ đầu tư được ghi trong văn bản phê duyệt báo cáo nghiên cứu tiền khả thi hoặc báo cáo đầu tư, thì mỗi dự án thành phần hoặc tiểu dự án đó được thực hiện quyết toán vốn đầu tư như một dự án đầu tư độc lập.

b) Đối với các dự án ODA có nhiều hạng mục công trình, tuỳ theo quy mô, tính chất và thời hạn xây dựng công trình, chủ đầu tư có thể thực hiện quyết toán vốn đầu tư xây dựng cho từng hạng mục công trình hoặc toàn bộ công trình ngay sau khi hạng mục công trình, công trình hoàn thành đưa vào khai thác sử dụng theo yêu cầu của người quyết định đầu tư. Giá trị đề nghị quyết toán của từng hạng mục công trình bao gồm: chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí tư vấn và các khoản chi phí khác có liên quan trực tiếp đến hạng mục đó. Sau khi toàn bộ dự án hoàn thành, chủ đầu tư tổng quyết toán toàn bộ dự án trình người có thẩm quyền phê duyệt và phân bổ chi phí chung của dự án cho từng hạng mục công trình thuộc dự án.     

1.2 Thẩm quyền phê duyệt, cơ quan thẩm tra quyết toán dự án ODA:

a) Thẩm quyền phê duyệt quyết toán:

- Bộ trưởng Bộ Tài chính phê duyệt quyết toán các dự án ODA được Quốc hội quyết định chủ trương và cho phép đầu tư, Thủ tướng Chính phủ quyết định đầu tư.

- Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan Trung ương của các đoàn thể; Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phê duyệt quyết toán các dự án ODA nhóm A, B, C sử dụng vốn ngân sách nhà nước; được uỷ quyền hoặc phân cấp phê duyệt quyết toán đối với các dự án ODA nhóm B, C cho cơ quan cấp dưới trực tiếp.

- Đối với các dự án ODA còn lại, người quyết định đầu tư là người có thẩm quyền phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành.

b) Cơ quan thẩm tra quyết toán dự án hoàn thành:

- Đối với dự án ODA được Quốc hội quyết định chủ trương đầu tư, Thủ tướng Chính phủ quyết định đầu tư: Bộ Tài chính thẩm tra;

- Đối với dự án ODA sử dụng vốn ngân sách nhà nước thuộc các cơ quan trung ương quản lý: người có thẩm quyền phê duyệt quyết toán giao cho đơn vị có chức năng thuộc quyền quản lý tổ chức thẩm tra.

- Đối với các dự án ODA sử dụng vốn ngân sách nhà nước thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quản lý: Sở Tài chính tổ chức thẩm tra.

- Đối với các dự án ODA sử dụng vốn ngân sách nhà nước thuộc cấp Quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh quản lý: Phòng Tài chính tổ chức thẩm tra.

- Đối với các dự án ODA còn lại, người có thẩm quyền phê duyệt quyết toán giao cho đơn vị có chức năng thuộc quyền quản lý tổ chức thẩm tra.

Trường hợp cần thiết, người có thẩm quyền phê duyệt quyết toán quyết định thành lập tổ công tác thẩm tra để thực hiện thẩm tra trước khi phê duyệt quyết toán; thành phần của tổ công tác thẩm tra quyết toán gồm thành viên của đơn vị có liên quan.      

1.3 Kiểm toán quyết toán dự án ODA hoàn thành:

a) Tất cả các dự án ODA quan trọng quốc gia, dự án ODA nhóm A, dự án ODA nhóm B sử dụng vốn nhà nước khi hoàn thành đều phải kiểm toán quyết toán trước khi trình cấp có thẩm quyền thẩm tra, phê duyệt quyết toán; các dự án ODA còn lại thực hiện kiểm toán quyết toán theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền.

b) Chủ đầu tư tổ chức lựa chọn nhà thầu kiểm toán theo quy định của pháp luật về đấu thầu và ký kết hợp đồng kiểm toán quyết toán dự án hoàn thành theo quy định của pháp lệnh về hợp đồng.

c) Nhà thầu kiểm toán quyết toán phải là các doanh nghiệp kiểm toán được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật về thành lập và hoạt động doanh nghiệp tại Việt Nam và quy định tại Nghị định số 105/2004/NĐ-CP ngày 30/3/2004 của Chính phủ về kiểm toán độc lập.   

d) Nhà thầu kiểm toán thực hiện kiểm toán quyết toán dự án hoàn thành, lập báo cáo kiểm toán phải tuân thủ Chuẩn mực kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư hoàn thành do Bộ Tài chính ban hành. 

1.4 Thẩm tra quyết toán dự án ODA hoàn thành:       

a) Đối với dự án ODA đã kiểm toán quyết toán:

Trên cơ sở Báo cáo kết quả kiểm toán dự án hoàn thành; cơ quan (đơn vị) chủ trì thẩm tra quyết toán thực hiện thẩm tra theo các nội dung sau:

- Thẩm tra tính tuân thủ Chuẩn mực kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư hoàn thành và các nội dung cụ thể như hướng dẫn tại Thông tư số 33/2007/TT-BTC và Thông tư số 98/2007/TT-BTC ; nếu chưa đảm bảo yêu cầu so với quy định, cơ quan thẩm tra có quyền yêu cầu nhà thầu kiểm toán thực hiện kiểm toán lại hoặc kiểm toán bổ sung.

- Thẩm tra việc áp dụng văn bản quy phạm pháp luật, những căn cứ pháp lý mà kiểm toán viên sử dụng để kiểm toán dự án.

- Xem xét những kiến nghị, những nội dung còn khác nhau giữa báo cáo quyết toán của chủ đầu tư và báo cáo kiểm toán dự án hoàn thành của nhà thầu kiểm toán.

- Xem xét việc chấp hành của chủ đầu tư và các đơn vị có liên quan đối với ý kiến kết luận của các cơ quan thanh tra, kiểm tra, Kiểm toán nhà nước (nếu có). 

b) Đối với dự án ODA không kiểm toán quyết toán: Cơ quan thẩm tra thực hiện thẩm tra và lập báo cáo kết quả thẩm tra quyết toán dự án hoàn thành theo đúng trình tự và nội dung hướng dẫn tại Thông tư số 33/2007/TT-BTC và Thông tư số 98/2007/TT-BTC.                                                          

c) Chi phí thẩm tra, phê duyệt quyết toán, chi phí kiểm toán: Được thực hiện theo Thông tư số 33/2007/TT-BTC và Thông tư số 98/2007/TT-BTC.

d) Thời hạn quyết toán các dự án ODA:

Thời gian lập báo cáo quyết toán dự án ODA hoàn thành được tính từ ngày ký biên bản bàn giao đưa vào sử dụng; Thời gian kiểm toán tính từ ngày hợp đồng kiểm toán có hiệu lực; Thời gian thẩm tra, phê duyệt quyết toán tính từ ngày nhận đủ hồ sơ quyết toán. Thời gian tối đa quy định cụ thể như sau:

- Dự án ODA quan trọng quốc gia: Thời gian lập báo cáo quyết toán là 12 tháng; thời gian kiểm toán là 10 tháng; Thời gian thẩm tra, phê duyệt quyết toán là 10 tháng.

- Dự án ODA nhóm A: Thời gian lập báo cáo quyết toán là 12 tháng; thời gian kiểm toán là 8 tháng; Thời gian thẩm tra, phê duyệt quyết toán là 7 tháng.

- Dự án ODA nhóm B: Thời gian lập báo cáo quyết toán là 9 tháng; thời gian kiểm toán là 6 tháng; Thời gian thẩm tra, phê duyệt quyết toán là 5 tháng.

- Dự án ODA nhóm C: Thời gian lập báo cáo quyết toán là 6 tháng; thời gian kiểm toán là 4 tháng; Thời gian thẩm tra, phê duyệt quyết toán là 4 tháng.

1.5 Trách nhiệm của cơ quan thẩm tra, phê duyệt quyết toán:

a) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc chủ đầu tư thực hiện công tác quyết toán dự án hoàn thành kịp thời, đầy đủ nội dung biểu mẫu theo quy định.

b) Hướng dẫn Chủ đầu tư giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình quyết toán dự án hoàn thành.

c) Tổ chức thẩm tra báo cáo quyết toán dự án hoàn thành đầy đủ nội dung, yêu cầu theo quy định.

d) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả trực tiếp thẩm tra.

đ) Hướng dẫn, đôn đốc, tạo điều kiện pháp lý để chủ đầu tư hoàn thành việc giải quyết công nợ và tất toán tài khoản của dự án sau khi phê duyệt quyết toán.

e) Trường hợp dự án do Trung ương phê duyệt và là chủ dự án ODA có các dự án thành phần hoặc tiểu dự án, cấp nào phê duyệt dự án thành phần hoặc tiểu dự án thì cấp đó chịu trách nhiệm thẩm tra và phê duyệt quyết toán dự án thành phần hoặc tiểu dự án hoàn thành như một dự án độc lập; Cấp phê duyệt dự án chịu trách nhiệm thẩm định phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành theo quy định hiện hành.

1.6 Nguyên tắc phân bổ các chi phí cho các hoạt động chung của dự án ODA: Việc phân bổ chi phí chung được thực hiện theo 2 trường hợp sau đây:

a) Trường hợp 1: Chi phí cho các hoạt động chung của dự án là chi phí của dự án thành phần hoặc tiểu dự án độc lập với các dự án thành phần hoặc tiểu dự án khác thì được quyết toán như một dự án đầu tư độc lập, không phân bổ cho các dự án thành phần hoặc tiểu dự án khác.

b) Trường hợp 2: Chi phí cho các hoạt động chung không phải là chi phí của dự án thành phần hoặc tiểu dự án độc lập:

- Chi phí không liên quan trực tiếp đến dự án thành phần hoặc tiểu dự án độc lập khác thì được quyết toán riêng. 

- Chi phí liên quan trực tiếp đến dự án thành phần hoặc tiểu dự án độc lập khác thì được phân bổ cho các dự án thành phần hoặc tiểu dự án theo nguyên tắc như sau:

Hàng năm, chủ đầu tư thực hiện việc phân bổ chi phí cho các hoạt động chung cho các dự án thành phần hoặc tiểu dự án như sau:

+ Các chi phí liên quan trực tiếp đến dự án thành phần hoặc tiểu dự án nào thì phân bổ cho dự án đó;

+ Phần chi phí còn lại được phân bổ tương ứng với tỷ lệ giữa tổng mức đầu tư của dự án thành phần hoặc tiểu dự án và tổng mức đầu tư của dự án.

+ Giá trị phân bổ chi phí cho các hoạt động chung hàng năm của dự án được tổng hợp vào giá trị quyết toán vốn đầu tư của từng dự án thành phần hoặc tiểu dự án khi quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành.

1.7 Ngoài ra, trong trường hợp cơ quan trung ương làm đầu mối, chủ trì điều phối dự án ODA được thực hiện ở nhiều địa phương thì phải có trách nhiệm đầy đủ về chức năng chủ đầu tư dự án và chức năng quản lý theo quy định của nhà nước.

- Trường hợp ở các địa phương là các dự án thành phần hoặc tiểu dự án thì các địa phương có trách nhiệm quản lý và thực hiện các dự án thành phần hoặc tiểu dự án; cơ quan trung ương chịu trách nhiệm thực hiện dự án.

- Trường hợp ở các địa phương không phải là các dự án thành phần hoặc tiểu dự án thì cơ quan trung ương là chủ đầu tư có trách nhiệm triển khai thực hiện dự án ở các địa phương.

2. Quyết toán dự án ODA có tính chất HCSN (kể cả phần vốn HCSN của dự án hỗn hợp):

2.1 Mẫu biểu, thời gian báo cáo quyết toán kinh phí của các dự án thực hiện theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, kèm theo bản thuyết minh chi tiết kinh phí quyết toán theo từng nguồn vốn (vốn vay, viện trợ, vốn đối ứng trong nước). Việc xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2007/TT-BTC ngày 02/01/2007 của Bộ Tài chính về Hướng dẫn xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán năm đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức được NSNN hỗ trợ và ngân sách các cấp.

Quyết toán từng năm của dự án được tổng hợp chung vào quyết toán chung của đơn vị Bộ, ngành và các địa phương theo phân cấp ngân sách hiện hành.

2.2 Trong vòng 60 ngày, kể từ ngày kết thúc dự án, các Ban quản lý dự án thành phần có trách nhiệm lập báo cáo toàn bộ dự án (chi tiết theo từng nguồn vốn ODA, vốn đối ứng) gửi Ban quản lý dự án cấp trên. Ban quản lý dự án cấp trên có trách nhiệm tổng hợp báo cáo tài chính của toàn bộ dự án, chi tiết đến từng dự án thành phần và theo từng nguồn vốn ODA, vốn đối ứng gửi cơ quan chủ quản dự án để báo cáo Thủ tướng Chính phủ. Báo cáo tài chính của toàn bộ dự án được tổng hợp dựa trên báo cáo quyết toán hàng năm của từng ban quản lý dự án đã được cấp có thẩm quyền thẩm định và thông báo quyết toán. Trước khi gửi Thủ tướng Chính phủ, báo cáo tài chính toàn bộ dự án phải được cơ quan kiểm toán độc lập kiểm toán. Chi phí thực hiện kiểm toán được tính vào chi phí của Ban quản lý dự án cấp trên.

IV. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

1. Định kỳ hàng quý, vào ngày 10 của tháng đầu quý, chủ dự án có trách nhiệm lập báo cáo sao kê các khoản đã được nhà tài trợ giải ngân trong quý trước chi tiết theo từng đơn rút vốn và chi tiết theo tính chất sử dụng vốn (XDCB, HCSN, hỗ trợ ngân sách, cho vay lại), chi tiết theo đối tượng sử dụng vốn và cơ quan kiểm sóat chi, gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) để phục vụ mục đích hạch toán ngân sách.

Mẫu biểu Báo cáo sao kê rút vốn ODA theo Phụ lục số 4

2. Chủ dự án phải lập các báo cáo thực hiện kế hoạch vốn đầu tư hoặc quyết toán vốn chi HCSN hàng quý/năm và báo cáo quyết toán công trình hoàn thành. Báo cáo kế toán và báo cáo quyết toán phải thực hiện theo các quy định hiện hành.

3. Đối với các dự án có nguồn vốn do được hoàn thuế GTGT, chủ dự án phải báo cáo Cơ quan chủ quản xin phê duyệt kế hoạch sử dụng nguồn vốn hoàn thuế theo đúng các quy định hiện hành.

V. CÔNG TÁC KIỂM TRA

Cơ quan tài chính các cấp, cơ quan chủ quản dự án có thể độc lập hoặc phối hợp với các cơ quan liên quan thực hiện việc kiểm tra, thanh tra định kỳ hoặc đột xuất đối với các dự án có sử dụng nguồn vốn ODA về các nội dung liên quan đến quản lý tài chính theo quy định tại Thông tư này.

Phần 4:

QUẢN LÝ TÀI SẢN

I. PHẠM VI ÁP DỤNG

1. Các Ban quản lý dự án ODA được thành lập theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 25 Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức ban hành kèm theo Nghị định 131/NĐ-CP ngày 09/11/2006 của Chính phủ được trang cấp tài sản, thực hiện quản lý, sử dụng tài sản theo hướng dẫn của Thông tư này.

2. Nhà thầu, tư vấn, giám sát dự án ODA tự đảm bảo tài sản để phục vụ việc tư vấn, giám sát, thi công. Ban quản lý dự án không đầu tư, mua sắm tài sản để cung cấp cho nhà thầu, tư vấn, giám sát.

3. Trường hợp Hợp đồng tư vấn, giám sát, thi công đã ký trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành có quy định về trang cấp tài sản cho nhà thầu, tư vấn, giám sát thì tiếp tục thực hiện theo Hợp đồng đã ký. Khi dự án kết thúc hoặc tài sản không cần sử dụng trong quá trình thực hiện dự án được thực hiện xử lý theo quy định tại Thông tư số 116/2005/TT-BTC ngày 19/12/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc quản lý và xử lý tài sản của các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước khi dự án kết thúc và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan

II. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ TÀI SẢN

1. Việc trang cấp tài sản phục vụ công tác quản lý của các Ban quản lý dự án phải phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ được giao, phù hợp với tiêu chuẩn, định mức do Nhà nước quy định, đảm bảo thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.

2. Tài sản được trang cấp cho Ban quản lý dự án phải được sử dụng đúng mục đích, được hạch toán, theo dõi đầy đủ theo chế độ quy định.

3. Trường hợp Điều ước quốc tế cụ thể về ODA có quy định khác quy định hiện hành của Việt Nam về trang cấp, quản lý tài sản của Ban quản lý dự án thì chủ dự án phải báo cáo Thủ tướng Chính phủ xin ý kiến trước khi ký kết hoặc thực hiện mua sắm theo quy định của Điều ước quốc tế đó.

III. HÌNH THỨC TRANG CẤP TÀI SẢN

1. Đối với tài sản là trụ sở làm việc: Cơ quan được giao thực hiện chương trình, dự án sắp xếp, bố trí trong quỹ nhà thuộc trụ sở làm việc hiện có để phục vụ công tác quản lý của Ban quản lý dự án. Trường hợp không bố trí, sắp xếp được thì Ban quản lý dự án được thuê trụ sở làm việc.

2.  Đối với xe ô tô phục vụ công tác gồm cả xe chuyên dùng (nếu cần): Cơ quan được giao thực hiện chương trình, dự án sắp xếp, bố trí trong số phương tiện hiện có để phục vụ công tác quản lý của Ban quản lý dự án. Trường hợp không bố trí, sắp xếp được thì Ban quản lý dự án được thuê phương tiện đi lại.

3. Đối với thiết bị truyền dẫn, máy móc, trang thiết bị làm việc, các tài sản cố định khác: Ban quản lý dự án được tiếp nhận tài sản theo quyết định của cấp có thẩm quyền; mua hoặc thuê của các tổ chức, cá nhân khác bằng nguồn kinh phí của Ban quản lý dự án.

IV. THẨM QUYỀN QUYẾT ĐỊNH TRANG CẤP VÀ NGUỒN KINH PHÍ TRANG CẤP TÀI SẢN

1. Tài sản (thuê hoặc mua) phục vụ công tác quản lý của Ban quản lý dự án ODA do cơ quan có thẩm quyền quyết định thành lập Ban quản lý dự án quyết định theo chế độ quy định. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền quyết định thành lập Ban quản lý dự án khác cơ quan có thẩm quyền quyết định đầu tư hoặc phê duyệt dự án, thì cơ quan có thẩm quyền quyết định thành lập Ban quản lý dự án phải lấy ý kiến của cơ quan có thẩm quyền quyết định đầu tư hoặc phê duyệt dự án trước khi quyết định việc thuê hoặc mua tài sản.

2. Kinh phí thuê hoặc mua tài sản được sử dụng trong nguồn kinh phí phục vụ quản lý của Ban quản lý dự án trong tổng kinh phí của dự án.

V. QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TÀI SẢN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN

1. Theo dõi sổ sách kế toán, tính hao mòn tài sản

a) Tài sản được mua, được tiếp nhận theo quyết định của cấp có thẩm quyền, Ban quản lý dự án phải theo dõi, hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành.

b) Việc tính hao mòn tài sản được áp dụng theo chế độ quy định đối với đơn vị sự nghiệp công lập.

2. Quản lý sử dụng

a) Mọi tài sản được mua, được tiếp nhận theo quyến định của cấp có thẩm quyền và tài sản được thuê để phục vụ cho hoạt động của dự án phải được sử dụng đúng mục đích, định mức tiêu chuẩn của nhà nước đã quy định; tuyệt đối không được:

- Bán, trao đổi, chuyển nhượng, biếu, tặng, cho mượn khi chưa có quyết định của cấp có thẩm quyền;

- Cho các tổ chức, cá nhân thuê, mượn, sử dụng;

- Sử dụng vào mục đích cá nhân.

b) Ban quản lý dự án được giao trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản phải ban hành Quy chế quản lý, sử dụng tài sản; định mức tiêu hao xăng dầu đối với xe ô tô.

3. Bảo dưỡng, sửa chữa tài sản

Tài sản được mua, được tiếp nhận để phục vụ hoạt động của dự án phải được bảo dưỡng sửa chữa theo đúng quy định về quản lý kỹ thuật của Nhà nước đối với từng loại tài sản. Nguồn kinh phí bảo dưỡng, sửa chữa tài sản được sử dụng từ nguồn kinh phí chi của Ban quản lý dự án.

VI. XỬ LÝ TÀI SẢN SAU KHI DỰ ÁN KẾT THÚC

1. Việc xử lý tài sản của các dự án khi dự án kết thúc hoặc không cần sử dụng trong quá trình thực hiện quản lý dự án phải được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 116/2005/TT-BTC ngày 19/12/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc quản lý và xử lý tài sản của các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước khi dự án kết thúc và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

2. Đối với tài sản được tạm nhập miễn thuế của chuyên gia tư vấn nước ngoài, sau khi dự án kết thúc, nếu chuyển giao lại cho Chính phủ Việt Nam, thì Ban quản lý dự án hoặc cơ quan được giao xử lý tài sản thay mặt dự án làm thủ tục chuyển nhượng và nộp thuế (nếu có) theo quy định của pháp luật.

3. Khi bán, thanh lý tài sản của các Ban quản lý dự án khi dự án đã kết thúc, cơ quan được giao xử lý tài sản phải xuất Hoá đơn bán thanh lý tài sản do Bộ Tài chính phát hành cho người mua tài sản.

Phần 5:

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo và thay thế Thông tư số 78/2004/TT/BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 10/8/2004 Hướng dẫn quản lý việc rút vốn đối với nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA).

Các văn bản pháp quy hướng dẫn quản lý tài chính theo yêu cầu đặc thù của dự án/nhóm dự án do Bộ Tài chính ban hành  trước ngày hiệu lực của Thông tư này vẫn tiếp tục được áp dụng.

Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để hướng dẫn, phối hợp giải quyết./.

Nơi nhận: - Thủ tướng Chính phủ, các PTTg Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - UBND các tỉnh, thành phố; - Sở Tài chính, KBNN các tỉnh, thành phố; - Kiểm toán Nhà nước; - Các Ban QLDA vốn ODA; - Cục Kiểm tra văn bản - Bộ Tư pháp; - Công báo; - Website Chính phủ, Website Bộ Tài chính; - Các đơn vị thuộc Bộ Tài chính; - Lưu: VT, TCĐN.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Xuân Hà

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence Freedom Happiness
No. 108/2007/TT-BTC	Hanoi, September 7, 2007

CIRCULAR

GUIDING THE FINANCIAL MANAGEMENT MECHANISM APPLICABLE TO ODA PROGRAMS AND PROJECTS

Pursuant to the Governments Decree No. 131/2006/ND-CP of November 9, 2006, promulgating the Regulation on management and use of official development assistance (ODA) sources;
Pursuant to the Governments Decree No. 134/2005/ND-CP of November 1, 2005, promulgating the Regulation on management of foreign loans and debt payment;
Pursuant to the Governments Decree No. 60/2003/ND-CP of June 6, 2003, detailing and guiding the implementation of the State Budget Law;
Pursuant to the Governments Decree No. 77/ 2003/ND-CP of July 1, 2003, defining the function, tasks and powers of the Ministry of Finance.
The Ministry of Finance guides the financial management applicable to ODA programs and projects as follows:

Part 1

GENERAL PROVISIONS

I. SCOPE OF APPLICATION

1. This Circular applies to the preparation and implementation of programs and projects (below referred to as projects for short) financed with concessional ODA loans; non-refundable ODA (non-refundable aid) and mixed ODA loans.

2. For a number of particular ODA projects, depending on the management requirements and at the request of project-managing agencies, the Ministry of Finance may issue specific guidance applicable separately to these projects.

...

...

...

II. MANAGEMENT PRINCIPLES:

1. ODA capital sources invested in projects are state budget capital sources, which must be fully accounted into the budget, managed and used under the provisions of the State Budget Law and the existing documents guiding the implementation of the Law.

2. The Ministry of Finance shall perform the function of state financial management of ODA projects according to current regulations.

3. Project managers and project owners shall take responsibility before law for the implementation of projects in strict accordance with the commitments in international treaties, state regulations on implementation of programs and projects, financial management, and regimes of financial plan formulation, accounting, auditing, final settlement, project asset management and reporting according to current state regulations and the provisions of this Circular.

III. DOMESTIC FINANCIAL MECHANISMS APPLICABLE TO ODA-FUNDED PROJECTS

1. Project owners and managing agencies, when making ODA-calling lists, must propose domestic financial mechanisms (allocation from the state budget, re-lending from the state budget or partial allocation and partial re-lending from the state budget) to the Ministry of Planning and Investment which shall, together with the Ministry of Finance, submit them to the Prime Minister for approval in strict accordance with the provisions of Decree No. 131/2006/ND-CP.

2. After the Ministry of Planning and Investment informs the official financing list, competent agencies, managing agencies and project owners shall elaborate and approve documents on ODA programs and projects. In relation to financial issues, project documents and project approval decisions should clearly state:

a/ Domestic financial mechanisms applicable to the use of ODA capital sources invested in projects (allocation from the state budget, re-lending from the state budget, or partial allocation or partial re-lending from the state budget with regard to ODA capital sources).

b/ The nature of project capital use (capital construction projects, non-business administrative projects; re-lent loan/credit projects; or mixed projects).

...

...

...

3. For projects subject to the mechanism of re-lending from the state budget, project documents and project approval decisions should clearly identify the re-lending conditions according to the Governments Regulation on re-lending of foreign loans. Otherwise, project- managing agencies shall obtain written agreement from the Ministry of Finance before approving the projects.

4. For projects with specific designing contents somewhat inconsistent with contents of the detailed outlines already submitted together with the proposed lists of projects, before approving the projects, project-managing agencies shall report to the Ministry of Planning and Investment and the Ministry of Finance for further submission to the Prime Minister on domestic financial mechanisms applicable to the projects.

5. Domestic financial mechanisms on the use of ODA capital sources for projects are as follows:

a/ ODA projects entitled to budget allocation are investment projects on public infrastructure, social welfare and projects in other domains which are incapable of directly recovering capital and entitled to state budget funds under the provisions of the State Budget Law, including cases in which local budgets are re-lent foreign loans from the central budget for allocation to projects. They are allocated ODA capital under the state budget capital allocation mechanism.

Contributed domestic capital for projects entitled to budget allocation is provided from the state budget (central or local) and included in annual slate budget estimates according to capital construction or non-business and administrative capital sources corresponding to spending contents of projects.

b/ ODA projects entitled to full or partial re-lending are those which can fully or partially recover capital, including credit projects. They comply with the mechanism of full re-lending, partial re-lending or partial allocation of ODA capital, depending on the projects capability to refund the capital.

The specific conditions on re-lending of ODA capital sources (full re-lending or partial re-lending, recipients of re-lent loans, re-lent loan currency, re-lent loan value, re-lending duration, re-lending interest rates, charges under regulations of donors, domestic sub-lending charges, etc.) shall be identified in the course of preparing, appraising and approving the projects according to the Governments Regulation on re-lending foreign loans and/or agreements with donors.

Owners of ODA projects entitled to full re-lending and owners of ODA projects entitled to partial allocation or partial re-lending shall themselves fully arrange contributed domestic capital amounts and, at the same time, explain the capability and plans to ensure adequate contributed domestic capital before signing re-lending contracts.

Re-lent ODA loan project owners shall prepare and send to concerned agencies (the Ministry of Finance and sub-lending agencies) project dossiers including the projects financial plans in accordance with current regulations on re-lending of the Governments foreign loans.

...

...

...

a/ Capital construction projects, which are investment projects related to the construction, expansion or renovation of construction works for the purposes of development, maintenance and quality improvement of works or their accompanied services and equipment;

b/ Non-business administrative projects, which are investment projects with spending contents being of non-business administrative nature as specified in the state budget classification;

c/ Mixed projects involving capital construction, non-business administrative and re-lending contents, which are combined projects with at least two of three spending contents, namely, capital construction, non-business administrative and re-lending nature (including re-lent loan to credit projects or credit components).

For mixed projects, project owners should clearly identify their components or spending contents belonging to the sources of capital construction capital and non-business administrative capital. In special cases, if the projects spending contents are of mixed nature but the project owners wish to apply one spending nature only, either capital construction or non-business administrative, they shall give explicit explanations in the course of project preparation and submission for approval.

7. Responsibilities to arrange domestic contributed capital are clearly determined in both content and level according to the following principles:

a/ The central budget shall arrange domestic capital contributed to projects or project components falling under the spending tasks of the central budget (according to Article 31 of the 2002 State Budget Law), which is directly managed and implemented by central agencies that are owners of projects/project components.

b/ Local budgets shall arrange domestic capital contributed to projects or project components falling under the spending tasks of local budgets (according to Article 33 of the 2002 State Budget Law), which is directly managed and implemented by local agencies that are owners of projects/project components;

c/ Enterprises and banks/credit organizations shall arrange domestic capital contributed to projects or project components with owners being enterprises, banks or credit institutions;

d/ Beneficiaries shall contribute domestic capital portions (in cash, kind or labor) as designed by the projects.

...

...

...

a/ ODA capital sources of programs and projects accompanied with policy frameworks and budgetary supports constitute sources of capital directly supported for the state budget, which are used for common national socio-economic development goals or specific objectives of the state budget as agreed with donors. The use of these ODA capital sources must fully comply with the State Budget Laws provisions on expenditure management, without being subject to donors regulations on spending procedures (unless it is so provided for in the financing agreement).

b/ For target programs or budget supports, program owners shall consult the Ministry of Planning and Investment, the Ministry of Finance and concerned agencies on specific mechanisms for the use of ODA capital sources of the programs or budget supports and submit them to the Prime Minister for decision.

IV. FINANCIAL PLANS OF ODA PROJECTS

1. Principles for making of financial plans for ODA projects:

Financial plan mean an investment capital plan (for capital construction projects) or non-business administrative capital plan (for non-business administrative projects) or credit lending plan (for credit projects). A financial plan covers plans on ODA capital (loan, non-refundable aid capital, classified by donor country or organization), domestic contributed capital (central budget capital, local budget capital, investors own capital, contributed capital of project beneficiaries, capital sources from VAT refund (if any) and other capital sources as prescribed by Vietnamese law).

For mixed capital construction and non-business administrative projects, project owners shall make and submit for approval specific financial plans for every spending content of the projects.

For projects involving many owners, every project owner shall make a financial plan for the project component he/she/it implements. When a project involves many owners and one agency coordinating project implementation, such coordinating agency shall make a financial plan for its activities and, at the same time, sum up a general financial plan of the entire project.

Project-managing agencies shall prioritize the arrangement of domestic contributed capital in their annual budget estimates with a view to realizing the commitments in international treaties on ODA and according to the actual annual capital- disbursing capability of ODA projects.

The projects annual financial plans must express the spending contents detailed by project component and activity, and source of capital: donated capital, domestic contributed capital, contributed capital of beneficiaries and credit capital (if any), and must be enclosed with reports clearly explaining the basis and grounds for calculation of every expenditure.

...

...

...

The form of annual financial plan of ODA projects is included in Appendix 1 (not printed herein).

2. Making of financial plans for budget-allocated projects

a/ Annually, at the time of elaborating, submitting, examining and approving state budget estimates under current regulations, project owners shall base on the project implementation progress to make investment capital plans for the projects (for capital construction investment projects) or non-business administrative capital plans (for non-business administrative projects) and send them to their managing ministries (if projects are centrally managed) or provincial/ municipal Peoples Committees (if projects are locally managed) for inclusion in general budgetary plans of ministries or provinces, which will be sent to the Ministry of Finance and the Ministry of Planning and Investment for synthesis into the state budget to be submitted to the Government and the National Assembly for approval.

b/ The process of approving, allocating and notifying investment capital plans and non-business administrative capital plans for projects must strictly comply with current domestic regulations on state budget formulation and implementation. Decisions of managing ministries or provincial/municipal Peoples Committees on investment capital or non-business administrative capital plans for projects must be addressed to the Finance Ministry/provincial/municipal Finance Services and state treasuries in charge of controlling expenditures.

c/ For ODA projects on which international treaties have been signed but not yet taken effect or have already taken effect but domestic investment procedures have not yet been completed, project-managing agencies shall report such to the Ministry of Planning and Investment and the Ministry of Finance (within the budget estimation duration) for arrangement in capital construction expenditure or non-business administrative expenditure reserves and submit them to competent authorities for decision (if the central budget is responsible for arrangement of domestic contributed capital) or project owners shall report such to the project-managing agencies (within the budget estimation duration) for arrangement in local budget reserves and submit them to competent authorities for decision (if the local budget is responsible for arranging domestic contributed capital).

d/ For projects arising after budget plans are elaborated, project-managing agencies shall prepare additional plans at the time of supplementation of annual budget plans or report them to the Ministry of Planning and Investment and the Ministry of Finance for handling on a case-by-case basis.

3. Making of financial plans for re-lending projects and credit projects

Annually, at the time of elaborating, submitting, examining and approving state budget estimates under current regulations, project owners shall make annual financial plans for the projects, clearly stating sources of ODA capital and domestic contributed capital, and send them to the Ministry of Finance and the Ministry of Planning and Investment. Project owners shall themselves arrange adequate domestic contributed capital according to project implementation progress.

4. Making of financial plans for combined allocation-re-lent loan projects

...

...

...

V. SERVICE BANKS AND PROJECT ACCOUNTS

1. Service bank means a commercial bank selected from the list of commercial banks qualified for authorization to conduct external transactions in service of projects, which is prepared and announced by the State Bank in coordination with the Ministry of Finance or under the agreement between the Government and the donors in signed international treaties.

2. Responsibilities of service banks

The service bank, at the request of project owners or agencies tasked to act as account holders under the project design, shall open relevant accounts for projects and perform payment and capital withdrawal transactions under current regulations.

The service bank shall guide and supply projects with all information on the performance of domestic and overseas payment transactions through the bank system.

Monthly or upon request, the service bank shall send reports listing advanced amounts to account holders.

Monthly or upon account holders request, the service bank shall notify account holders of interests arising on the projects advance accounts; service charge amounts collected by the service bank; the difference between interest and charge; and the period-start and period-end balances.

Within 2 working days after the receipt of notices on amounts withdrawn from foreign banks, the service bank shall credit the projects accounts and notify the project owners thereof.

3. ODA capital accounts

...

...

...

Project owners or agencies tasked to act as account holders under the project designs shall open transaction accounts; advance accounts/special accounts at the service bank according to the projects payment requirements, current domestic regulations and the provisions of financing agreements.

Projects with various financing sources must open separate accounts for monitoring every source of withdrawn capital.

For projects which are implemented by various management levels and grade-2 advance accounts are designed under the agreement with donors, project owners at relevant levels shall open grade-2 advance accounts at service bank branche .

The balances on advance accounts enjoy interests at the rates set by the service bank or the rate agreed between the service bank and the account holders. Interests arising on these accounts constitute a state budget revenue, for projects using state budget allocations; or a project owner revenue, for projects using loans re-lent from the state budget.

For mixed projects involving components using state budget allocations and components using loans re-lent from the state budget which share an advance/special account (the time of re-lending from the state budget is the time of withdrawing capital from the advance/special account), interests arising on the account constitute a state budget revenue.

Project owners shall request the service bank to open a separate account for monitoring arising interests.

Interests arising on the advance accounts of projects using state budget allocations can be used for payment of service charges to the service bank. When a project is completed, the unused arising interest amount must be remitted into the state budget. If the arising interest cannot fully cover bank service charges, project owners shall draw up a plan asking for domestic contributed capital for payment.

Annually, project owners shall report to the Ministry of Finance on the use of interests arising on the advance account balances.

b/ State treasury accounts

...

...

...

4. Bank service charges

The service bank may collect charges for services provided for the projects according to current regulations on collection of charges.

Bank service charges are accounted into total expenditures of the projects.

Part 2

EXPENDITURE CONTROL AND DISBURSEMENT MANAGEMENT

I. EXPENDITURE CONTROL

1. Expenditure control principles

a/ Expenditure control aims to ensure that project expenditures comply with agreements/project documents (spending contents, modes of procurement and support rates must conform to the agreements or contracts which have been duly concluded and approved, ensuring donors prior examination, if any), and current domestic regulations on financial management. When it is otherwise provided for by international treaties or duly approved contracts, expenditure control and payment shall be conducted in accordance with these international treaties or approved contracts. Then expenditure control agencies may request competent authorities that have approved the international treaties or contracts to re-consider the approved international treaties or contracts.

b/ Expenditure control applies to all spending activities of projects and is conducted by expenditure control agencies specified in Clause 2 below, corresponding to each type of project.

...

...

...

c/ The control of dossiers of request for payment for withdrawal of ODA projects overseas capital is not restricted by the projects annual financial plans but must not exceed the general financial plans of the whole projects.

d/ Pre-expenditure control means examination and certification by expenditure control agencies of the validity of expenditures before project management units withdraw capital for payment to beneficiaries. Pre-expenditure control applies to all payment requests, except for cases specified in Item e below.

dd/ Post-expenditure control means examination and certification by expenditure control agencies of the validity of expenditures after project management units have withdrawn capital for payment to beneficiaries. Post-expenditure control applies to the following cases:

- Payment from advance accounts/special accounts, for projects with only one advance account level, or payment from grade-1 advance accounts, for projects with many advance account levels, based on the project owners written requests sent to the Ministry of Finance and the expenditure control agencies.

- Direct payment to re-lent loan projects (excluding last payments for contracts or contracts involving a lump-sum payment, which are subject to pre-expenditure control).

- Post-expenditure control of projects financed by JBIC complies with the instructions in Appendix 2 (not printed herein).

2. Expenditure control agencies:

a/ State treasures at all levels (according to the decentralization of implementation of each project) shall control payment dossiers of projects fully entitled state budget allocations or components entitled to state budget allocations, including credit projects non-credit components entitled to state budget allocations.

b/ The Vietnam Development Bank or other re-lending agencies authorized by the Ministry of Finance to re-lend loans shall control payment dossiers of projects fully entitled to re-lent loans.

...

...

...

d/ For credit projects or credit components in mixed projects, credit institutions receiving re-lent loans are responsible for the expenditure control of credit lending activities and non-credit components financed with re-lent ODA loans.

3. Expenditure control dossiers and procedures

a/ Expenditure control dossiers and procedures applicable to capital construction projects or capital construction components in mixed projects (including re-lent loan projects i must comply with the provisions of the Finance Ministrys Circular No.27/2007/TT-BTC of April 3, 2007, guiding the management and payment of investment capital and non-business capital of investment and construction nature, which belong to the state budget capital source and relevant amending, supplementing or replacing documents (if any) and the provisions of this Circular.

b/ Expenditure control dossiers and procedures applicable to administrative non-business projects or administrative non-business components in mixed projects (including re-lent loan projects) must comply with the Finance Ministrys Circular No.79/2003/TT-BTC of August 13, 2003, guiding the regimes of management, allocation and payment of state budget expenditures via state treasuries and relevant amending, supplementing or replacing documents (if any) and the provisions of this Circular.

c/ Expenditure control dossiers and procedures applicable to credit projects or credit components of projects must comply with the regulations of credit institutions using re-lent ODA loans and the provisions of financing agreements and projects. Re-lent ODA loan-using credit institutions shall take responsibility before law for the validity and regularity of credit loans and non-credit expenditures in the lists of expenditures sent to the Ministry of Finance together with their written requests for overseas capital withdrawal.

d/ In addition to the dossiers specified at Points a, b and c above, the following should be added:

- The international treaty on ODA signed between Vietnam and the donor and other relevant project documents (copies signed and scaled by copying units).

- Documents related to the projects financing rate (adjustments, supplements, written instructions of competent authorities or central project management units, non-objection letters of donors...).

- When a group-A project comprises many component projects or sub-projects, which can be operated independently or phased for investment as stated in the written approvals of competent authorities (investment decisions), the dossiers sent to expenditure control agencies are total estimates of component projects or sub-projects, but not total estimates of the whole projects.

...

...

...

e/ Where projects owners opt to sign package contracts (package prices for the whole contract or for a contractual job), payment control shall be conducted upon request of project owners, in accordance w ith the contract performance progress and payment conditions indicated in the signed contracts already approved by competent authorities. Expenditure control agencies may not request project owners to supply specific expenditure documents related to the payment at such package prices.

4. Expenditure control certification

a/ After controlling expenditures, expenditure control agencies shall give certification in the written requests for investment capital payment (for capital construction projects/components) according to the Finance Ministrys Circular No.27/2007/TT-BTC of April 3, 2007, guiding the management and payment of investment capital and non-business capital of investment and construction nature, which belong to the state budget capital source or in the written requests for certification of ODA capital advance/payment (for non-business administrative projects/components according to the value of currency indicated in the signed contracts.

The form of written request for certification of ODA capital advance/payment is included in Appendix 3 (not primed herein).

The value of requested advance or the value of completed work volume qualified for payment, which is certified by expenditure control agencies, must clearly identify the capital amounts to be paid from the ODA capital source and the domestic contributed capital source in conformity with the financing rate for each component or work.

If a contract contains a lump-sum work volume, payment shall be made as for lump-sum contracts.

For work items or contracts wholly financed with ODA grants, the work volume value certified by expenditure control agencies as being qualified for payment in order to withdraw ODA capital is the VAT-exclusive value. The VAT (if any) shall be written on a separate line in the written requests for investment capital payment. If, under the financing agreement or in the course of project implementation, the donors agree in writing to provide a grant covering also VAT, the work volume value certified by expenditure control agencies to be qualified for payment in order to withdraw ODA capital is the VAT-inclusive value.

For work items or contracts with ODA grants accounting for less than 100%, the total work value certified by expenditure control agencies as being qualified for payment is the VAT-inclusive value, on which the value of ODA grants can be calculated and determined according to the financing rate indicated in the financing agreement.

In case the contracting parties comply with FIDIC-compiled guidelines, if the arising volume is below 10% of the bidding package value and its cost estimate is not yet approved by competent authorities, expenditure control agencies may give certification according to the requests of project owners with the certification of supervision consultants; if the arising value is above 10% of the bidding package value and its cost estimate is not yet approved by competent authorities, expenditure control agencies may certify 80% of the arising volume value.

...

...

...

c/ Expenditure control agencies shall control expenditures or refuse to make payment within 5 working days after the receipt of complete and valid payment dossiers and documents.

II. DOMESTIC CONTRIBUTED CAPITAL PAYMENT

1. For state budget-allocated projects or components: Based on expenditure control results certified on the written requests for investment capital payment, state treasuries at all levels shall pay domestic contributed capital amounts allocated to the projects from the state budget in accordance with the approved annual domestic contributed capital plans.

2. For re-lent loan projects, credit projects or mixed allocation- re-lent loan/credit projects: Enterprises/credit institutions shall pay domestic contributed capital amounts to projects in proportion to the capital amounts falling under their domestic contributed capital arrangement responsibility.

3. For projects with project beneficiaries contributions: Project owners shall themsehes organize the collection and payment of project beneficiaries contributions in accordance with the provisions or agreements in the financing agreements and current domestic regulations (if any).

III. REGULATIONS ON ODA CAPITAL DISBURSEMENT AND PAYMENT APPLICABLE TO PROJECTS

1. Forms of capital disbursement applicable to projects

Depending on the provisions of financing treaties or agreements and each payment request, the ODA capital withdrawal and payment by mode of project financing shall be effected in one or a number of the following forms: capital withdrawal for direct payment/ or money transfer, capital withdrawal for payment in the form of letter of commitment/or special commitment, capital withdrawal for capital recovery, retrospective capital withdrawal, payment via special accounts/advance accounts and a number of other special forms of capital withdrawal under separate agreements with donors.

For projects financed by JBIC, capital disbursement for payment must comply with Appendix 2 (not printed herein).

...

...

...

Project management units shall send preliminary dossiers for use as grounds for ODA capital management to the Ministry of Finance (the External Finance Department). Such a dossier comprises the following documents:

- The project investment decision of a competent authority;

- The ODA international treaty signed between Vietnam and the donor and other relevant project documents (except for international treaties directly concluded by the Ministry of Finance);

- The annual financial plan already approved by a competent authority;

- The re-lending agreement between the investor and the authorized re-lending agency (in case of re-lent loan projects);

- A competent authoritys decision recognizing the contract winner (or contractor appointment decision);

- The contract (engineering, procurement, consultancy,etc.,) between the investor and the contractor or the approved expenditure estimate (if spending is no effected on a contractual basis), in case the Ministry of Finance is obliged to supply contracts to donors.

- Where contracts require prior opinions of donors, there should also be no objection opinion of the donor;

- Performance guarantee of the contractors bank;

...

...

...

Dossiers for capital withdrawal from the second time on are specified for each form of capital withdrawal below;

3. Direct payment/money transfer procedures:

a/ Direct payment/or money transfer is a form of payment thereby at the borrowers request, the donor shall transfer money for direct payment to contractors/goods or services suppliers.

When wishing to withdraw capital for payment according to direct payment/money transfer procedures, project management units shall send the following documents to the Ministry of Finance (the External Finance Department):

- Written request for capital withdrawal, enclosed with a capital withdrawal application and lists, made according to set forms, and necessary documents as required by the donor;

- Invoice/ payment requests of contractors;

- Written request (original) for payment with the certification of the expenditure control agency, for cases of application of pre-expenditure control procedures;

- In special cases, the Ministry of Finance may request project management units to supply additional documents proving the validity of capital withdrawal.

Within 5 working days after the receipt or complete and valid dossiers, the Ministry of Finance (the External Finance Department) shall consider and sign or agree with the capital withdrawal applications to be sent to donors for consideration; if the donors accept, money shall be transferred directly into contractors accounts.

...

...

...

On the basis of commercial contracts signed and approved under current regulations, project management units shall send to the Ministry of Finance (the External Finance Department) written requests for capital withdrawal and relevant dossiers.

Within 5 working days after the receipt of complete and valid dossiers, the Ministry of Finance (the External Finance Department) shall consider and send the irrevocable letter of capital withdrawal authorization to agencies authorized by donors to manage the capital withdrawal for payment to contractors/suppliers/consultants according to the contracts.

4. Procedural letters of commitment/special commitment

The procedures for payment through letters of commitment constitute a payment form thereby at the borrowers request, the donor issues an irrevocable letter of commitment/or special commitment ensuring payment to commercial banks, for payments already made or to be made to suppliers under a letter of credit (L/C).

When wishing to withdraw capital for payment according to the procedures of letter of commitment/or special commitment, project management units shall send to the Ministry of Finance written requests for donors to issue letters of commitment/and applications for issuance of letter of commitment (capital withdrawal applications) according to the form set by donors (if necessary) together with lists, made according to forms set by donors, and a draft L/C or a copy of the opened L/C.

Within 5 working days after the receipt of complete and valid dossiers, the Ministry of Finance shall consider and sign/or agree with the capital withdrawal applications requesting donors to issue a letter of commitment, and send notices to the service bank.

5. Procedures for payment by L/C without letter of commitment (applicable to a number of cases where bilateral donors authorize a bank to represent them in managing ODA capital and concurrently act as the seller bank).

When commercial contracts contain provisions on L/C payment without letter of commitment, project management units shall send to the Ministry of Finance (the External Finance Department) written request for L/C opening, enclosed with copies of the commercial contract and relevant documents.

Within 5 working days after the receipt of complete and valid dossiers, the Ministry of Finance shall consider and send its opinions on L/C opening to the project management units and the service bank, and send notices on irrevocable payment authorization to the donors authorized banks for LC-based payment.

...

...

...

The capital reimbursement procedures constitute a mode by which donors pay money from loan accounts into the designated borrowers accounts to reimburse money amounts which the borrower/project-implementing agency has paid from their own funds for valid expenditures financed by loan capital.

A special case of capital reimbursement payment procedures is retrospective payment, which is a payment mode by which the donors pay valid expenditures of projects which arise before the effective time of the projects and were paid by the borrowers with their own funds. Retrospective payment applies only when there is agreement w ith donors, and is provided for in financing agreements which clearly state the duration for application of retrospective payment procedures and the limits of money amounts eligible for retrospective payment.

When wishing to withdraw money for payment according to capital reimbursement procedures, project management units shall send to the Ministry of Finance (the External Finance Department) the following documents:

- The capital withdrawal request, the capital withdrawal application and the prescribed lists;

- The contractor/beneficiarys certification of receipt of payment amounts.

- The capital withdrawal application, which must clearly state the name and number of the account of each unit, which has advanced the capital. For amounts advanced by the state budget for payment, the name and number of the account of the state budget level from which the capital amount was advanced should be clearly stated. The name and account of the capital-advancing state budget level must be certified by the expenditure control agency:

- The investment capital payment request (original) with the certification of the expenditure control agency;

- In special cases, the Ministry of Finance may request additional written explanations.

- Within 5 working days after the receipt of complete and valid dossiers, the Ministry of Finance shall consider and sign/agree with the capital withdrawal applications to be sent to donors.

...

...

...

7. Advance account/special account procedures

The advance account procedures means a form of advancing a sum of money by donors to the borrowers into their advance accounts opened at the service bank so that the borrowers can proactively pay valid regular expenditures of projects, reducing the number of times asking for capital withdrawal from donors and speeding up the payment for project activities.

Depending on the project requirements and agreements with donors, a project may be organized after a multi-level model with the grade-1 advance account held by the central project management unit and the grade-2 advance account held by the local/component project management unit (for projects managed by the central and local/branch levels); or the grade-1 advance account held by the provincial project management unit and the grade-2 advance account held by the district/commune project management unit i for projects managed by provincial and district/commune levels).

The limits of amounts advanced by donors into grade-1 advance accounts and/or grade-2 advance accounts of projects depend on the size, characteristics and specific spending needs of each project. The advance account limits are usually specified in financing agreements or letters of capital disbursement and can be adjusted in the course of project implementation, based on the situation of project implementation and payment demands.

7.1. First-time capital withdrawal into advance accounts

The first-time withdrawal of capital into advance accounts is carried out based on the advance accounts limits (or ceiling limits) prescribed in loan agreements or aid agreements. For ODA loan projects eligible for state budget allocation, the Ministry of Finance may refuse the capital withdrawal equal to 100% of the limit on the basis of taking into account the practical spending demands within three coming months of the projects, expenses for interest payment to foreign countries and arising interests paid by the service bank.

To withdraw capital, project management units shall send to the Ministry of Finance (the External Finance Department) written requests for capital withdrawal, capital withdrawal applications and enclosed lists, made according to forms set by donors.

Within 5 working days after the receipt of complete and valid dossiers, based on the concluded international treaties, the Ministry of Finance (the External Finance Department) shall consider and sign/co-sign the capital withdrawal applications to be sent to donors.

For projects with grade-2 advance accounts, depending on the grade-2 advance accounts limits and the practical payment demands of projects, project management units that are grade-2 advance account holders shall request transfer of capital from grade-1 advance accounts into grade-2 advance accounts. Within 3 working days after the receipt of requests for the first-time transfer of capital into grade-2 advance accounts, grade-1 advance account holders shall transfer money from grade-1 advance accounts into grade-2 advance accounts.

...

...

...

Expenditures from advance accounts can be made in accordance with the pre-expenditure control or post-expenditure control process, concretely as follows:

a/ The pre-expenditure control process means a process whereby all payments from advance accounts must be controlled in advance by expenditure control agencies. This process applies to projects subject to multi-level management (central, provincial/district/commune) or particularly complicated projects and applies to payment for lump-sum payment contracts or final payment to contracts. The process of withdrawing capital from advance accounts is as follows:

- For projects subject to multi-level management:

To withdraw capital from advance accounts, local/component, district/commune project management units shall send payment requests enclosed with the expenditure control agencys certification to central/ provincial project management units.

Based on the requests of local/component/district/commune project management units, central/provincial project management units shall send payment requests enclosed with the expenditure control agencys certification to the service bank for capital disbursement from advance accounts to beneficiaries.

For projects with grade-2 advance accounts, project management units that are grade-2 advance account holders shall directly send payment requests enclosed with the expenditure control agencys certification to the service bank for capital disbursement from grade-2 advance accounts for payment to beneficiaries.

- For projects subject to single-level management:

Project management units shall send payment requests enclosed with the expenditure control agencys certification to the service bank for capital disbursement from advance accounts for payment to beneficiaries.

The service bank may disburse capital from advance accounts only when the projects payment requests are enclosed with the expenditure control agencys payment proposal and certification of full satisfaction of payment conditions.

...

...

...

Upon receipt of requests for payment to contractors/suppliers/consultants from advance accounts, project management units shall check the dossiers of payment request and accept payments in strict accordance with current regulations, calculate amounts to be paid from ODA capital sources strictly according to the rate prescribed in the project documents, then request the service bank to deduct money from advance accounts for payment to beneficiaries.

Within 5 working days after the withdrawal of capital from advance accounts for payment, project management units shall send payment dossiers and documents according to current regulations to expenditure control agencies for expenditure control according to current regulations. Within 5 working days, based on the results of examination of dossiers and vouchers, expenditure control agencies shall give certification of the value qualified for payment according to the form of payment request (and at the same time with the payment of domestic contributed amounts, if any).

Written payment requests with the expenditure control agencys certification serve as a basis for project management units to carry out procedures for subsequent capital withdrawal for addition to advance accounts.

7.3. Addition to advance accounts

To withdraw capital for addition to advance accounts (grade-1), project management units shall send the following documents to the Ministry of Finance (the External Finance Department):

- Written request for withdrawal of capital for addition to advance account, capital withdrawal application and lists, made according to forms set by the donor:

- The list made by the project management unit, listing all spending items from advance accounts, detailed by payment date, amount in the original currency converted into the USD and VND, the USD/ VND exchange rate, payment content, beneficiary, expenditure control agency, number/date of the written certification of the expenditure control agency for each spending item. This list serves as a basis for the Ministry of Finance to carry out mutual ceasing procedures.

- The written investment capital payment request containing the expenditure control agencys certification (original). The paid amounts on the list must match the amounts certified by the expenditure control agency on the written investment capital payment request. A written investment capital payment request containing the expenditure control agencys certification can be used only once. For credit projects, the list must express the re-lent amounts. The Ministry of Finance may request supply of detailed documents evidencing the re-lending (if necessary).

- The advance account list of the service bank, which clearly expresses all transactions on the account during the period for which the request for withdrawal of capital for supplementation of spent amounts is made and the payment details matching the amounts on the lists of expenditures and the amount indicated on the written investment capital payment request already certified by the expenditure control agency.

...

...

...

Within 5 working days after the receipt of complete and valid dossiers, the Ministry of Finance (the External Finance Department) shall consider and sign/co-sign the capital withdrawal applications to be sent to donors for consideration; if the donors accept them, they shall transfer money for addition to advance accounts.

For projects with grade-2 advance accounts, capital withdrawal for addition to grade- 2 advance accounts is carried out by local project management units that are account holders. Local project management units shall send requests for addition to grade-2 advance accounts to the central/provincial project management units (grade-1 advance account holders) together with dossiers and documents required for the addition to grade-1 advance accounts as mentioned above. Central/provincial project management units shall base on the valid dossiers and documents of request to transfer money from grade-1 advance accounts for addition to grade-2 advance accounts. The dossiers and documents of local project management units requesting addition to grade-2 advance accounts are also documents to be sent by central/provincial project management units to the Ministry of Finance and donors when proposing the addition to grade-1 advance accounts.

8. Capital withdrawal process applicable to credit projects or credit components of projects:

The withdrawal of capital for credit projects or credit components of projects is effected as follows: Based on the continued lending requirements and spending requirements for the project contents, credit institutions accepting re-lent loans shall prepare dossiers for withdrawal of capital from donors for continued lending or expenditures for project activities in strict accordance with the provisions of the loan agreements or project agreements (if any) and current regulations on credit, bidding, procurement, etc.

A dossier of capital withdrawal request sent to the Ministry of Finance comprises:

- Written capital withdrawal request.

- Capital withdrawal application enclosed with a list of amounts already re-lent under donor regulations (re-lent loan-accepting credit institutions are responsible for the legality, truthfulness and accuracy of subsequent loans), certified by a competent authority.

- Documents proving the legality and regularity of expenditures on project activities as requested by donors.

Within 5 working days after the receipt of complete and valid dossiers, the Ministry of Finance (the External Finance Department) shall consider and sign/co-sign the capital withdrawal applications to be sent to donors.

...

...

...

1. Responsibilities of agencies in the disbursement of ODA capital for program-based loans and budget support loans

a/ Program managers shall assume the prime responsibility for, and coordinate with concerned agencies in. realizing the commitments as agreed with donors to satisfy the capital withdrawal conditions.

b/ Program managers shall prepare or coordinate with concerned agencies in preparing documents/ reports or documents on the implementation of commitments and regulations according to program requirements, and send them to donors and the Ministry of Finance in service of capital withdrawal requests.

c/ The Ministry of Finance shall prepare capital withdrawal applications and send them to donors for capital withdrawal according to each drive as agreed with donors.

d/ Where the State Bank or the program manager withdraws capital under a financing agreement, capital withdrawal is effected on the basis of agreement with the Ministry of Finance on the capital withdrawal time, the withdrawn amount and account receiving ODA capital.

2. Provisions on capital disbursement

a/ For target budget support programs: ODA capital already withdrawn into the state budget for spending on program objectives and contents must comply with the process of expenditure control and state budget capital allocation for payment according to current regulations applicable to relevant national target programs.

b/ For general budget support programs for the performance of the policy or institutional reform tasks of a branch or domain, etc., under the policy framework agreed with donors but not binding on the specific spending contents for withdrawn capital amount: ODA capital withdrawn into the state budget is used for the common objectives of the state budget. In special cases, withdrawn capital can be used for specific objectives and contents as decided by the Prime Minister.

Part 3

...

...

...

I. ACCOUNTING

ODA capital-using units shall abide by the provisions of the Accounting Law, accounting standards and the current accounting regimes of Vietnam, properly apply them to various types of project and. at the same time, abide by donor regulations in financing agreements or project documents (if any).

1. Organization of accounting work, organization of accounting apparatus

1.1. Organization of accounting work

ODA capital-using units shall organize accounting work in order to fully reflect and report on the situation and results of projects according to the following contents: compilation and handling of accounting documents; selection and application of accounts; opening and recording of accounting books; compilation and submission of financial reports, etc., according to the provisions of the Accounting Law, accounting standards and the current accounting regimes of Vietnam and donor regulations mentioned in the financing agreements or project documents (if any).

1.2. Organization of the accounting apparatus

ODA capital-using units must base on the characteristics and form of implementation management of ODA projects in order to organize a proper accounting apparatus according to the following regulations:

a/ Using their accounting apparatuses for the performance of accounting tasks of the projects in the following cases:

- Small-scale and simple projects with a small accounting work volume and without project management unit; however, project capital sources and project expenditures must be separately accounted, without including ODA capital sources into capital sources of the units.

...

...

...

b/ Organizing a separate accounting apparatus and making separate financial reports for large-scale and complicated projects with a large accounting work volume and a project management unit which has an independent legal person status and own seal.

2. Accounting regimes applicable to various types of project

2.1. For capital construction investment projects:

a/ For the cases specified in Item a, Point 1.2 above, the current accounting regime suitable to each type of project-implementing unit (enterprise, non-business administrative unit, commune or ward, etc.) will apply.

b/ For the cases specified in Item b, Point 1.2 above, the current accounting regime of investors will apply.

2.2. For projects of non-business administrative nature:

a/ For the cases specified in Item a, Point 1.2 above, the current accounting regime suitable to each type of project-implementing unit (enterprise; non-business administrative unit, commune or ward, etc.) will apply.

b/ For the cases specified in Item b, Point 1.2 above, the current accounting regime of non-business administrative units will apply.

2.3. For credit projects:

...

...

...

b/ For the cases specified in Item b, Point 1.2 above, the current accounting regime of credit institutions will apply.

2.4. For mixed projects

In principle, ODA capital of mixed projects must be separately accounted according to each type of capital (investment capital, capital of non-business administrative nature, credit capital,...). The application of a accounting regime to mixed projects complies with the following regulations:

a/ For the cases specified in Item a, Point 1.2 above, the current accounting regime suitable to each type of project-implementing unit (enterprise, credit institution; non-business administrative unit:...) will apply.

b/ For the cases specified in Item b, Point 1.2 above, the use of ODA capital must be based on the following criteria for selection of a proper applicable accounting regime:

- Spending nature of the project;

- Form of project management;

- Type of the ODA capital-using unit.

When applying an accounting regime to this case, if wishing to amend and supplement the accounting contents and methods, project management units shall send a written request to the Ministry of Finance and do so only when obtaining the latters written approval.

...

...

...

1. The audit of annual financial reports of ODA projects aims to examine and certify the truthfulness and reasonability of the projects financial reports in one fiscal year in terms of financial management and management of assets and equipment of the projects under the commitment between the donors and the Government and, at the same time, certify the projects resources already used by project owners in accordance with the procedures, regulations, policies, financial and accounting regimes, which are agreed upon between the Government and the donors for application within the project framework.

2. The audit of annual financial reports of ODA projects applies to projects upon audit requests defined in international treaties/financing agreements; in donor policies and procedures or at the audit requests of Vietnamese functional bodies in accordance with current domestic regulations.

3. In the course of auditing annual financial reports of ODA projects, auditing companies, auditors and project owners shall abide by current regulations on audit, auditing standards and auditors professional ethics.

4. Auditing companies selected for the audit of ODA projects must be those operating lawfully in Vietnam and having their names on the list of companies qualified for auditing work, which is announced annually by the Ministry of Finance (or a professional organization authorized by the Ministry of Finance), unless otherwise provided for in the commitment between the Government and the donors.

5. Apart from the audit of annual financial reports, ODA projects may hire the audit of each completed construction item, work, job (of special nature large scale and large fund), if wishing for separate audit.

III. SETTLEMENT

1. Settlement of ODA projects financed with capital construction investment capital

Capital construction investment capital-financed ODA projects are settled under the Finance Ministrys Circular No. 33/2007ATT-BTC of April 9, 2007, guiding the settlement of completed state budget-funded projects and Circular No. 98/2007/TT-BTC of August 9, 2007, amending and supplementing a number of points of Circular No. 33/2007ATT-BTC of April 9, 2007, concretely as follows:

1.1. General provisions:

...

...

...

b/ For ODA projects involving many work items, depending on the size, nature and construction duration of works, investors may settle the construction investment capital for each work item or the entire work immediately after such work item or work is completed and put to use at the request of investment deciders. The value proposed for settlement of each work item covers construction cost, equipment cost, consultancy expenses and other expenditures directly related to that item. After the whole project is completed, the investor shall make a general settlement of the whole project and submit it to a competent person for approval and allocate common expenditures of the project for each of its work items.

1.2. Competence to approve, and agencies dimming the settlement of ODA projects

a/ Competence to approve the settlement:

- The Finance Minister shall approve the settlement of ODA projects in which investment has been ratified and permitted by the National Assembly and has been decided by the Prime Minister.

- Ministers, heads of ministerial-level agencies, heads of government-attached agencies, central bodies of mass organizations or presidents of provincial/municipal Peoples Committees shall approve the settlement of state budget- financed ODA projects of groups A, B and C; may authorize or decentralize the approval of settlement of group-A and group-B ODA projects to their immediate subordinate agencies.

- For the remaining ODA projects, investment deciders are competent to approve the settlement of completed projects.

b/ Agencies examining the settlement of completed projects

- For ODA projects in which investment has been ratified and permitted by the National Assembly and has been decided by the Prime Minister, the Ministry of Finance shall conduct the examination;

- For state budget-financed ODA projects managed by central agencies, persons competent to approve the settlement shall assign the functional units under their management to organize the examination.

...

...

...

- For state budget-financed ODA projects managed by districts or provincial towns, district-level Finance Sections shall organize the examination.

- For the remaining ODA projects, persons competent to approve the settlement shall assign their functional units to organize the examination.

In case of necessity, persons competent to approve the settlement may decide to set up examination teams to conduct the examination before approving the settlement; an examination team is composed of members of related units.

1.3. Audit of the settlement of completed ODA projects:

a/ All important national ODA projects. group-A ODA projects, group-B ODA projects financed with state capital, when completed, must have their settlement audited before submission to competent authorities for examination and approval of the settlement; the remaining ODA projects have their settlement audited at the request of competent authorities.

b/ Investors shall organize the selection of auditing contractors according to the law on bidding and conclude contracts for audit of the settlement of completed projects according to the provisions of the ordinance on contracts.

c/ Settlement-auditing contractors must be auditing enterprises set up and operating under the provisions of law on establishment and operation of enterprises in Vietnam and the provisions of the Governments Decree No. 105/2004/ND-CP of March 30, 2004. on independent audit.

d/ Auditing contractors auditing the settlement of completed projects and making auditing reports shall abide by the standards on audit of completed investment capital settlement reports, promulgated by the Ministry of Finance.

1.4. Examination of the settlement of completed ODA projects:

...

...

...

On the basis of reports on results of audit of completed projects, agencies (units) in charge of examination of project settlement shall conduct the examination regarding:

- The compliance with the standards on audit of completed investment capital settlement reports and the specific contents guided in Circular No. 33/2007/TT-BTC and Circular No. 98/2007/TT-BTC; in case of failure to meet the prescribed requirements, the examination agency may request the auditing contractors to conduct re-examination or additional audit.

- The application of regulations and legal grounds to the audit of projects by auditors.

- Proposals and disparities between the investors settlement report and auditing contractors report on audit of the completed project.

- The investors and relevant units compliance with the conclusions of state investigation, examination and audit agencies (if any).

b/ For ODA projects not subject to settlement audit: Examination agencies shall conduct the examination and make reports on results of examination of the settlement of completed projects strictly according to the procedures and contents guided in Circular No. 33/2007/TT-BTC and Circular No. 98/2007/TT-BTC.

c/ Expenses for examination and approval of settlement and audit expenses comply with Circular No. 33/2007/TT-BTC and Circular No. 98/2007/TT-BTC.

d/ Time limits for settlement of ODA projects:

The time for making reports on settlement of a completed ODA project is counted from the date the minutes on the hand-over of the project for putting to use is signed; the auditing time is counted from the date the auditing contract lakes effect; the time for examination and approval of settlement is counted from the date of receipt of complete settlement dossiers. The maximum time limits are specified as follows:

...

...

...

- Group-A projects: The lime for making a settlement report is 12 months; the auditing time is 8 months; the settlement examination and approval time is 7 months.

- Group-B projects: The time for making a settlement report is 9 months; the auditing time is 6 months; the settlement examination and approval time is 5 months.

- Group-C projects: The time for making a settlement report is 6 months; the auditing time is 4 months; the settlement examination and approval time is 4 months.

1.5. Responsibilities of settlement-examining and-approving agencies:

a/ To guide, examine and urge investors to make the settlement of completed projects in time and with all prescribed contents.

b/ To guide investors to settle problems arising in the course of settlement of completed projects.

c/ To organize the examination of reports on settlement of completed projects with prescribed contents and requirements.

d/ To take responsibility before law for their examination results.

dd/ To guide, urge and create legal conditions for investors to complete the settlement of debts and final settlement of accounts of projects after approving the settlement.

...

...

...

1.6. Principles for allocation of expenditures to common activities of ODA projects: The allocation of common expenditures is effected in the following two cases:

a/ Case 1: Expenditures for common project activities which are expenditures of component projects or sub-projects independent from other component projects or sub-projects are settled like for independent investment projects and are not allocated to other component projects or mini-projects.

b/ Case 2: Expenditures for common activities are not expenditures of independent component projects or sub-projects:

- Expenditures not directly related to other independent component projects or sub-projects are settled separately.

- Expenditures directly related to other independent component projects or independent sub-projects are allocated to component projects or sub-projects on the following principles:

Annually, investors shall allocate expenditures on common activities to component projects of sub-projects as follows:

+ Expenditures directly related to any component projects or sub-projects are allocated to those projects;

+ The remaining expenditures are allocated in proportion to the ratio between the total investment of a component project or sub-project and the total investment of the whole project.

+ The allocated value of annual expenditures for common activities of a project will be incorporated into the value of settlement of investment capital of each component project or sub-project when the investment capital of the completed project is settled.

...

...

...

- If component projects or sub-projects are in localities, localities shall manage and implement component projects or sub-projects while the central agency shall implement the project.

- If component projects or sub-projects are not in localities, the central agency acting as investor shall implement the project in localities.

2. Settlement of ODA projects of non-business administrative nature (including non-business administrative capital portions of mixed projects):

2.1. The forms and time for making reports on settlement of funds of projects comply with the Finance Ministers Decision No. 19/2006/QD-BTC of March 30, 2006. enclosed with detailed explanations on the funds settled by capital source ( loan capital, aid, domestic contributed capital....). The examination, approval, appraisal and notification of settlement comply with the provisions of the Finance Ministrys Circular No. 01/2007/TT-BTC of January 2, 2007, guiding the examination, approval, appraisal and notification of annual settlement for administrative agencies, non-business units, state budget-supported organizations and state budgets of all levels.

The annual settlement of projects is incorporated into the general settlement of ministries, branches or localities according to current budget decentralization.

2.2. Within 60 days after the project completion, component project management units shall make reports on the whole projects (detailed by ODA capital and domestic contributed capital) and send them to superior project management units. Superior project management units shall sum up the financial reports of the whole projects, detailed by component project, ODA capital and domestic contributed capital, and send them to project managers for report to the Prime Minister. The financial reports of the whole projects are synthesized on each project management units annual settlement report already examined and notified by a competent authority. Before addressing them to the Prime Minister, the financial reports of the whole projects must be audited by independent auditing bodies. Audit expenses are included in the expenses of superior project management units.

IV. REPORTING REGIME

1. Quarterly, on the 10th of the first month of a quarter, project owners shall make reports listing amounts already disbursed by donors in the previous quarter, detailed by capital-withdrawing unit, nature of capital use (capital construction capital, non- business administrative capital, budget support, re-lent loan), capital user and expenditure control agency, and send them to the Ministry of Finance (the External Finance Department) in service of budget settlement.

The report forms and lists of withdrawn ODA capital amounts comply with Appendix 4 (not printed herein).

...

...

...

3. For projects with capital sources from VAT refund, project owners shall report them to their managing agencies, asking for approval of plans on the use of refunded tax amounts strictly according to current regulations.

V. EXAMINATION WORK

Finance agencies at all levels and project-managing agencies may conduct regular or extraordinary examination and inspection of ODA projects independently or in coordination with concerned bodies regarding financial management issues according to the provisions of this Circular.

Part 4

PROPERTY MANAGEMENT

I. SCOPE OF APPLICATION

1. ODA project management units set up under the provisions of Clauses 1, 2 of Article 25 of the Regulation on management and use of ODA capital sources, promulgated together with the Governments Decree No. 131/ND-CP of November 9, 2006, and provided with property, shall manage and use the property under the guidance of this Circular.

2. Contractors, consultants, ODA project supervisors shall themselves ensure the property in service of consultancy, supervision or construction. Project management units may not invest nor procure property for supply to contractors, consultants and supervisors.

3. If consultancy, supervision or construction contracts which were signed before the effective date of this Circular contain provisions on provision of property to contractors, consultants or supervisors, they are still performed. When projects are completed or the property is no longer used in the course of project implementation, the property will be handled under the provisions of the Finance Ministrys Circular No. 116/2005/TT-BTC of December 19, 2005, guiding the management and use of property of projects not financed with state budget capital upon completion of projects, and relevant legal documents.

...

...

...

1. The provision of property for the operation of project management units must conform to the requirements of the assigned tasks, the criteria and norms set by the state, ensuring thrift practice and waste combat.

2. Property provided to project management units must be used for proper purposes, fully accounted and monitored according to regulations.

3. Where specific ODA international treaties contain provisions different from Vietnams current provisions on provision and management of property of project management units, project owners shall report such to the Prime Minister for opinions before signing those treaties or procuring property under those treaties.

III. FROMS OF PROPERTY PROVISION

1. For property being working offices: Program-or project-implementing agencies shall arrange places within their existing working offices for project management units managerial tasks. In case they cannot arrange such places, project management units may rent working offices.

2. For cars in service of work, including specialized vehicles (if necessary): Program- or project-implementing agencies shall arrange some among their existing cars for project management units managerial tasks. If they cannot arrange cars, project management units may hire them.

3. For communication equipment, working equipment and other fixed assets: Project management units may receive them under decisions of competent authorities: buy or hire with their funds such equipment from other organizations or individuals.

IV. COMPETENCE TO DECIDE ON, AND FUNDS FOR PROPERTY PROVISION

1. Property (hired or purchased) for managerial work of ODA project management units will be decided by agencies competent to decide on the establishment of project management units according to regulations. When the agency competent to decide on the establishment of a project management unit is other than the agency competent to decide on the investment or approve the project, the former must consult the latter before deciding on the rent or purchase of property.

...

...

...

V. MANAGEMENT AND USE OF PROPERTY IN THE COURSE OF PROJECT IMPLEMENTATION

1. Monitoring accounting books, calculating property wear

a/ For property purchased or received under decisions of competent authorities, project management units shall monitor and account them according to current accounting regulations.

b/The calculation of property wear complies with the regime prescribed for public non-business units.

2. Use management

a/ All properties purchased or received under decisions of competent authorities and properties hired for project activities must be used for proper purposes, in strict accordance with the criteria and norms set by the State; it is absolutely forbidden to:

- Sell, exchange, assign, donate or lend them without decisions of competent authorities;

- Let organizations or individuals hire, borrow or use them;

- Use them for personal purposes.

...

...

...

3. Property maintenance and repair

Properties purchased or receded for project activities must be maintained and repaired according to state regulations on technical management applicable to each kind of property Funds for property maintenance and repair are taken from the funds of project management units.

VI. DISPOSAL OF PROPERTIES AFTER PROJECT COMPLETION

1. The disposal of project properties when the projects are completed or they are no longer in use in the course of project management must comply with the provisions of the Finance Ministrys Circular No. 116/2005/TT-BTC of December 19, 2005, guiding the management and management of properties of state budget-financed projects upon project completion, and relevant legal documents.

2. For temporarily imported duty-free properties of foreign consultants, if they arc transferred to the Vietnamese Government after the project completion, project management units or the agencies assigned to dispose of these properties shall carry out procedures on behalf of the projects and pay tax (if any) according to law.

3. When selling and liquidating properties of project management units upon project completion, the agencies assigned to dispose of these properties shall issue property sale invoices published by the Ministry of Finance to property buyers.

Part 5

ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

This Circular takes effect 15 days after its publication in CONG BAO and replaces the Finance Ministrys Circular No. 78/2004/TT/BTC of August 10, 2004, guiding the management of capital withdrawal applicable to ODA capital sources.

...

...

...

Any problems arise in the course of implementation should be reported to the Ministry of Finance for guidance and coordinated settlement.

FOR THE MINISTER OF FINANCE
VICE MINISTER





Train Xuan Ha