|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÀ TĨNH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 33/2019/QĐ-UBND
|
Hà Tĩnh, ngày 17
tháng 06 năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
GIỮA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC, DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ TĨNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ TĨNH
Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa
phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22/6/2015;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày
29/11/2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29/6/2006;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của
cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một
số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết
một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
Căn cứ
Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ
thống thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng
thực chữ ký số;
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 08/2016/TT-BQP
ngày 01/02/2016 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quy định
về cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ
ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước,
tổ chức chính trị - xã hội;
Căn cứ Thông tư số
10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban
hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành;
Căn cứ Thông tư số
39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban
hành danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan
nhà nước;
Căn cứ Thông tư số
41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy
định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV
ngày 24/01/2019 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ về Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ; xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư; các chức năng cơ bản
của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các
cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV
ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông
tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện
tử;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Văn bản số 130/BC-SNV ngày 07/6/2019 và Báo cáo thẩm định
của Sở Tư pháp tại Văn bản số 267/BC-STP ngày 06/6/2019.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận,
xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước, doanh
nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7
năm 2019.
Các quy định trước đây liên quan đến
tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước,
doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh hết hiệu lực kể từ
ngày Quyết định này có hiệu lực thi hành.
Điều 3. Chánh Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh, Giám
đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh, các doanh nghiệp nhà nước; UBND
các huyện, thành phố, thị xã; UBND các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá
nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Các Bộ: Thông tin và Truyền thông, Tư pháp, Nội vụ;
- Cục Kiểm tra VBQPPL - Bộ Tư Pháp;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Sở Nội vụ;
- Báo Hà Tĩnh; Đài PT-TH tỉnh;
- Cổng TTĐT tỉnh (để đăng tải);
- Trung tâm TT-CB-TH;
- Chánh VP, các PCVP;
- Lưu: VT, KSTT.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Đặng Quốc Vinh
|
QUY CHẾ
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN
BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC, DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
HÀ TĨNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 33/2019/QĐ-UBND ngày 17/6/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tĩnh)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
1. Quy chế này
quy định việc tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử thông qua
trục kết nối, liên thông các Hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ
quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh.
2. Quy chế này không áp dụng đối với
văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật hiện
hành.
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
1. Quy chế này áp
dụng đối với các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà
Tĩnh (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức).
2. Cán bộ, công chức, viên chức và
người lao động đang làm việc trong các cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1 Điều
này.
3. Khuyến khích các cơ quan, tổ chức
không thuộc khoản 1 Điều này áp dụng Quy chế này trong việc tiếp nhận, xử lý,
ban hành và quản lý văn bản điện tử.
Điều 3. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới
đây được hiểu như sau:
1. Trục liên
thông văn bản nội bộ tỉnh Hà Tĩnh là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển
khai từ Trung tâm tích hợp dữ liệu, Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh với
các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh để kết nối, liên thông gửi nhận
văn bản điện tử.
2. Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành là phần mềm được xây dựng nhằm quản lý, gửi, nhận; lưu
trữ và xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng.
3. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng
thông điệp dữ liệu, theo thể thức, định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền
quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.
4. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức là
chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho cơ
quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
5. Chữ ký số của người có thẩm quyền
là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng
thư số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện
tử.
6. Chứng thư số là một dạng chứng thư
điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp
thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó
xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa
bí mật tương ứng.
7. Khóa bí mật là một khóa trong cặp
khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được dùng để tạo chữ ký số.
Điều 4. Quản lý
và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong
công tác văn thư
1. Việc quản lý
và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong
công tác văn thư được thực hiện theo Điều 14 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày
24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao
đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản
của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các
cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Thông tư số 01/2019/TT-BNV).
2. Thiết bị lưu khóa bí mật của cá
nhân do cá nhân đó quản lý, lưu giữ và sử dụng. Trường hợp giao cho văn thư quản
lý, sử dụng phải được quy định trong quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.
Điều 5. Đầu mối gửi,
nhận văn bản điện tử
1. Văn phòng Đoàn
ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản
lý của Đoàn ĐBQH, HĐND tỉnh, Thường trực HĐND tỉnh, UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh,
Quy chế làm việc của UBND tỉnh và theo Quy chế này.
2. Văn phòng các sở; Bộ phận hành
chính của các ban, ngành; đơn vị sự nghiệp công lập; doanh nghiệp nhà nước là đầu
mối tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm
quyền quản lý của mình và theo quy chế làm việc, quy chế về công tác văn thư,
lưu trữ của các sở, ban, ngành.
3. Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện;
công chức Văn phòng - Thống kê của UBND cấp xã; đơn vị sự nghiệp công lập thuộc
huyện là đầu mối tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử thuộc phạm
vi, thẩm quyền quản lý và theo quy chế làm việc, quy chế về công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 6. Các loại
văn bản phải gửi, nhận dưới dạng điện tử
Tất cả các văn bản do các cơ quan, tổ
chức ban hành (trừ các loại văn bản thuộc danh mục bí mật nhà nước ở tất cả các mức độ; các văn bản tài liệu có đóng dấu “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI
BỘ”, “TÀI LIỆU THU HỒI”) phải được gửi và nhận bằng văn bản điện tử có sử dụng
chữ ký số chuyên dùng thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Điều 7. Các loại văn
bản điện tử gửi kèm văn bản giấy
1. Văn bản quy phạm pháp luật gửi cơ
quan cấp trên; cơ quan ngoài hệ thống hành chính nhà nước; cơ quan giúp UBND tỉnh
theo dõi, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, cơ quan theo dõi, kiểm tra văn bản
quy phạm pháp luật của cấp huyện, cấp xã.
2. Quyết định cá biệt, thông cáo,
phương án, đề án, dự án, tờ trình (trừ các loại văn bản quy định tại Điều 6).
3. Các loại văn bản theo quy định tại
khoản 2 Điều 7 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính
phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành
chính nhà nước (sau đây gọi tắt là Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg). Cụ thể:
a) Văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ theo quy định tại Quy chế làm việc của Chính phủ;
b) Văn bản theo Danh mục do người đứng
đầu bộ, ngành, địa phương quyết định ngoài các văn bản theo quy định tại điểm a
khoản 3 Điều này và theo quy định của pháp luật.
4. Các loại văn bản được quy định tại
Điều 6 nhưng cơ quan gửi hoặc cơ quan nhận không đủ điều
kiện thiết bị kỹ thuật để gửi, nhận dưới hình thức văn bản điện tử.
5. Loại hình văn
bản không quy định cụ thể tại Quy chế này thì thực hiện theo quy định pháp luật
về công tác văn thư.
Điều 8. Tiếp nhận
văn bản điện tử
1. Trường hợp tiếp
nhận văn bản đến dạng bản giấy: Văn thư số hóa văn bản đến (trên máy quét), ký
số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại điểm a khoản 4 Điều 11 Quy chế này, cập
nhật thông tin văn bản đến vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, sau đó
trình Lãnh đạo xử lý theo quy trình xử lý văn bản nội bộ của cơ quan.
2. Trường hợp văn
bản đến là văn bản điện tử được gửi liên thông từ cơ quan khác: Khi nhận được
văn bản đến văn thư tiếp nhận văn bản theo quy trình tiếp nhận trên Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành, kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực của văn
bản qua chữ ký số.
Nếu văn bản điện tử gửi đến được toàn
vẹn, cán bộ làm công tác văn thư thực hiện đăng ký văn bản
đến, cập nhật thông tin tiếp nhận văn bản điện tử vào Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành, trình lãnh đạo xử lý theo quy trình xử lý văn bản nội bộ của cơ
quan.
Trong trường hợp chữ ký số thông báo
tình trạng văn bản đến không toàn vẹn, người tiếp nhận văn bản báo cáo lãnh đạo
cơ quan, tổ chức mình và thông báo cho cơ quan, tổ chức đã gửi văn bản và đề
nghị gửi lại bằng một văn bản khác có ký số.
3. Văn thư phải thực hiện tiếp nhận
văn bản đến và trình lãnh đạo cơ quan kịp thời, chậm nhất là trong ngày. Trường
hợp nhận được văn bản "Khẩn", "Hỏa tốc", văn thư có nhiệm vụ
tiếp nhận và trình lãnh đạo ngay sau thời điểm nhận văn bản.
Điều 9. Xử lý văn
bản điện tử
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc người
được ủy quyền khi nhận được văn bản điện tử đến từ văn thư, nghiên cứu nội dung
văn bản, thực hiện phân phối văn bản, cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và chuyển đến
cá nhân, tổ chức xử lý theo quy trình xử lý văn bản nội bộ của cơ quan, tổ chức
thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Đối với văn bản đến liên quan
đến nhiều tổ chức, cá nhân, người có thẩm quyền phải xác định
rõ tổ chức hoặc cá nhân chủ trì, tổ chức hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn giải
quyết văn bản và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết.
Điều 10. Quy
trình ký số, ban hành văn bản điện tử
1. Các loại văn bản thuộc Điều 6 Quy
chế này sử dụng các chữ ký số để ban hành văn bản được thực hiện ký số theo
trình tự như sau:
a) Cá nhân, cơ quan, tổ chức tham mưu
có trách nhiệm về nội dung tham mưu, soạn tập tin văn bản điện tử, gửi trình ký.
b) Người ký duyệt ký số lên tập tin
văn bản điện tử trình ký, chuyển văn thư.
c) Văn thư cơ
quan: Cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành, cụ thể là tích hợp cách thức lấy số, ngày, tháng,
năm vào dự thảo văn bản bằng hình ảnh và thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản; in và đóng dấu của cơ quan, tổ chức để lưu tại văn thư 01 bản
và số lượng bản giấy phải gửi đến các đối tượng quy định tại Điều 7 quy chế
này; ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại khoản 4 Điều 11 quy chế này
và ban hành văn bản điện tử.
Văn thư lấy số văn bản, cập nhật vào
tập tin văn bản trình ký, sử dụng chứng thư số của cơ quan, tổ chức mình ký số
lên văn bản điện tử đã được ký duyệt.
Việc cấp số ngày, tháng, năm cho các
phụ lục kèm theo văn bản: Trường hợp phụ lục cùng tệp tin với văn bản, việc cấp
số ngày, tháng, năm cho các phụ lục được thực hiện đồng thời với việc cấp số
ngày, tháng, năm và ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, bằng chứng thư
số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Trường hợp văn bản chính có các phụ lục
kèm theo tệp tin văn bản: Thực hiện ký số, cấp số, ngày, tháng, năm cho các phụ
lục như quy trình ký số và ban hành văn bản.
d) Gửi văn bản điện tử đã được ký số
qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
2. Thời gian gửi, nhận văn bản điện tử
được căn cứ trên nhãn thời gian gửi, nhận của Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành. Văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày văn bản
đó ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.
Điều 11. Thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử, sử dụng chữ ký số, vị trí ký số
1. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
điện tử được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Định dạng của
văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ
thông tin trong cơ quan nhà nước.
2. Tất cả các văn bản điện tử thuộc
thẩm quyền ban hành của các cơ quan quy định tại khoản 1 Điều 2 Quy chế này phải
được ký số trước khi ban hành.
3. Chữ ký số được sử dụng để ký số
văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành của các cơ quan nhà nước tỉnh Hà Tĩnh là chữ ký số chuyên dùng do Cục Chứng thực số và Bảo mật
thông tin, thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ cấp.
4. Vị trí ký số
trên văn bản điện tử
a) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ
chức thực hiện số hóa trên văn bản số hóa để xử lý công việc
trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (thông qua chứng
thư số) thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV .
b) Hình thức chữ ký số của người có
thẩm quyền ký ban hành văn bản (thông qua chứng thư số) thực hiện theo quy định
tại Điều 12 Thông tư số 01/2019/TT-BNV .
c) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản thực hiện theo quy định tại Điều 13 Thông tư số
01/2019/TT-BNV .
Điều 12. Nội
dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử
1. Nội dung và yêu cầu thông tin của
văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 10 Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg .
2. Các cơ quan, tổ chức khi ban hành
văn bản điện tử phải áp dụng biện pháp kỹ thuật để bảo đảm tính toàn vẹn của
văn bản điện tử theo quy định của pháp luật.
Điều 13. Mã hóa
văn bản điện tử
1. Tùy theo tính chất, nội dung văn bản
mà các cơ quan, tổ chức có thể mã hóa văn bản điện tử.
2. Việc mã hóa văn bản điện tử được
thực hiện theo quy định của pháp luật.
Điều 14. Quản
lý, lưu trữ văn bản điện tử
1. Việc quản lý, lưu trữ đối với văn
bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một
số điều của Luật Lưu trữ (sau đây gọi tắt là Nghị định số 01/2013/NĐ-CP).
2. Văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức
khi lưu trữ phải đáp ứng các yêu cầu được định tại khoản 1
Điều 3 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP .
3. Cơ quan, tổ chức căn cứ vào tính đặc
thù hoạt động, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin của
cơ quan, tổ chức mình để lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ văn bản điện tử cho phù
hợp.
4. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm
văn bản giấy quy định tại Điều 9 Quy định này phải được lưu trữ dưới cả hai
hình thức văn bản giấy và văn bản điện tử.
5. Quá trình thực hiện lưu trữ văn bản
điện tử thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, không được kết nối sử dụng
trên các hệ thống mạng (nội bộ, Internet).
6. Cơ quan, tổ chức phải thường xuyên
kiểm tra công tác sao, lưu, bảo quản văn bản điện tử để đảm bảo an toàn, tính
toàn vẹn, khả năng truy cập, khai thác của văn bản lưu điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại lưu trữ được thuận
lợi nhưng phải đảm bảo không thay đổi nội dung.
7. Thực hiện nghiêm túc theo quy định
tại Điều 12 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP .
8. Thu thập, lưu trữ văn bản điện tử
a) Cơ quan, tổ chức thực hiện xây dựng
danh mục hồ sơ điện tử của cơ quan, tổ chức mình.
b) Căn cứ danh mục hồ sơ điện tử của
cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động phụ trách có
trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập và cập nhật văn bản, tài liệu điện tử hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng, kể cả tài
liệu phim, ảnh, ghi âm, nội dung thông tin trong các bài phát biểu, kết luận của
lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo và các văn bản khác
liên quan đến hoạt động của cơ quan để đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ trong việc tạo
lập hồ sơ điện tử của cơ quan, tổ chức.
c) Đối với việc lưu trữ văn bản điện tử trên các hệ thống thông tin, được thực hiện theo cơ chế
lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu của các hệ thống thông tin, kết hợp với các
ràng buộc về phân cấp, phân quyền người sử dụng để bảo đảm mức độ an toàn, bảo mật của thông tin, dữ liệu.
d) Các thông tin, dữ liệu phát sinh
trong quá trình trao đổi, xử lý văn bản điện tử phải được
cập nhật thống nhất và phù hợp với quy định sử dụng của mỗi hệ thống thông tin
nhằm đảm bảo việc lưu trữ được thuận lợi.
9. Nộp lưu trữ và hủy văn bản điện tử:
Việc nộp lưu trữ và hủy văn bản điện tử được thực hiện theo quy chế về lưu trữ
văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước và theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Điều 15. Tổng hợp
thông tin, tình hình tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử
Việc tổng hợp, trích xuất thông tin,
dữ liệu về tình hình, kết quả tiếp nhận, xử lý, ban hành
và quản lý văn bản điện tử của các cơ quan nhà nước được thực hiện tự động trên
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành:
1. Văn phòng
Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình
hình tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử của các sở, ban,
ngành, UBND các cấp thông qua trục liên thông văn bản nội bộ tỉnh Hà Tĩnh và Hệ
thống quản lý văn bản và điều hành của Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh.
2. Văn phòng các sở; bộ phận hành
chính của các ban, ngành tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình
tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử của các đơn vị trực thuộc
thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan, tổ chức mình.
3. Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ
liệu về tình hình tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử của các
cơ quan chuyên môn trực thuộc và UBND cấp xã thông qua Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành của địa phương.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 16. Trách
nhiệm của Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân tỉnh
1. Phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ
quan liên quan tổ chức, hướng dẫn triển khai thực hiện Quy chế này.
2. Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông
tin và Truyền thông tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc sử dụng văn bản điện
tử trong hoạt động của cơ quan, tổ chức theo Quy chế này và các văn bản pháp luật
hiện hành trên phạm vi toàn tỉnh.
3. Chỉ đạo Trung tâm Thông tin và
Công báo - Tin học: Đảm bảo Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành đáp ứng yêu cầu
quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV,
Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ
Nội vụ về Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài
liệu lưu trữ điện tử (sau đây gọi tắt là Thông tư số 02/2019/TT-BNV) và hoạt động an toàn, ổn định 24/24 giờ nhằm phục vụ tốt việc tiếp
nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
4. Chủ trì lập dự toán kinh phí hàng
năm, để duy trì, phát triển hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, hạ tầng mạng
nội bộ và kết nối với trục liên thông văn bản Quốc gia; bảo
đảm an toàn an ninh thông tin mạng.
5. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức sử
dụng mã định danh khi tham gia tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện
tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành;
Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin
và Truyền thông tổ chức tập huấn, sử dụng và phổ biến, tuyên truyền rộng rãi nhằm
nâng cao hiểu biết, nhận thức về lợi ích của việc tiếp nhận, xử lý, ban hành và
quản lý văn bản điện tử và ứng dụng chữ ký số trong hoạt động của các cơ quan
nhà nước.
Điều 17. Trách
nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng
Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh, Sở Nội vụ và các cơ quan liên quan tổ chức kiểm
tra, giám sát, tổng hợp báo cáo UBND tỉnh về kết quả thực hiện trao đổi văn bản
điện tử giữa các cơ quan, tổ chức; định kỳ 6 tháng, hàng năm tổ chức đánh giá
việc thực hiện Quy chế này trên phạm vi toàn tỉnh.
2. Thông tin, tuyên truyền việc sử dụng
văn bản điện tử thay văn bản giấy nhằm nâng cao nhận thức, kỹ năng của các cán
bộ, công chức, viên chức và người lao động trong việc sử dụng văn bản điện tử.
3. Tham mưu UBND tỉnh ban hành bổ
sung kịp thời mã định danh cho các cơ quan, tổ chức còn thiếu (nếu có) để thống
nhất quản lý và công khai sử dụng trên phạm vi toàn quốc.
Điều 18. Trách nhiệm
của Sở Tài chính
Cân đối nguồn kinh phí trong dự toán
ngân sách nhà nước hàng năm để bố trí kinh phí thực hiện Quy chế này.
Điều 19. Trách
nhiệm của Sở Nội vụ
1. Phối hợp với Văn phòng Đoàn ĐBQH,
HĐND và UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức kiểm
tra, theo dõi thực hiện Quy chế này trên phạm vi toàn tỉnh.
2. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin
và Truyền thông triển khai thực hiện Quy chế này và đưa vào tiêu chí đánh giá,
xếp loại chỉ số cải cách hành chính các cơ quan, tổ chức hàng năm.
3. Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tỉnh thuộc Sở Nội vụ nâng cấp Cổng thông tin điện tử của
Trung tâm theo các chuẩn trường thông tin của Thông tư số 02/2019/TT-BNV , đồng
thời xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh.
4. Chủ trì tham mưu cho UBND tỉnh điều
chỉnh, bổ sung các nội dung của Quy chế (nếu có) theo quy định của pháp luật.
Điều 20. Trách
nhiệm của các cơ quan, tổ chức
1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chịu
trách nhiệm trước UBND tỉnh trong việc triển khai thực hiện văn bản điện tử của
cơ quan, tổ chức mình theo Quy chế này và quy định của pháp luật liên quan.
2. Các cơ quan, tổ chức phải đảm bảo
các điều kiện cần thiết để sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thống
nhất kết nối, liên thông phục vụ tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản
điện tử.
3. Tiếp tục triển khai hiệu quả ứng dụng chữ ký số nhằm thay thế việc gửi tài liệu, văn bản hành chính dạng
bản giấy (có chữ ký và đóng dấu) bằng hình thức gửi văn bản
điện tử qua mạng.
4. Triển khai số hóa các văn bản, tài
liệu lưu trữ phục vụ việc trao đổi, tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của
cán bộ, công chức, viên chức và người lao động qua mạng. Tổ chức quản lý, định
kỳ sao lưu văn bản điện tử và đảm bảo an toàn thông tin trong quá trình thực hiện.
5. Tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan
nhà nước, các quy định về an toàn, an ninh thông tin của quốc gia và của tỉnh.
6. Lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm theo dõi thường xuyên tình trạng xử lý văn bản đến trên môi trường mạng để
chỉ đạo kịp thời trong quá trình xử lý công việc.
7. Đôn đốc, giám sát việc thực hiện Quy
chế này và báo cáo tình hình thực hiện định kỳ 06 tháng, 01 năm hoặc đột xuất
theo yêu cầu, gửi Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh.
8. Trong quá trình thực hiện Quy chế
này, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức kịp thời báo cáo
về Sở Nội vụ để tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét, quyết định.
Điều 21. Điều
khoản tham chiếu
a) Những nội
dung liên quan tới việc tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử
không được quy định tại Quy chế này thì thực hiện theo quy định tại Nghị định số
01/2013/NĐ-CP , Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg , Thông tư số 01/2019/TT-BNV và
Thông tư số 02/2019/TT-BNV .
b) Trong trường hợp các văn bản quy
phạm pháp luật và quy định trách nhiệm được viện dẫn trong
Quy chế này có sự thay đổi, bổ sung hoặc thay thế thì áp dụng theo văn bản quy phạm pháp luật mới./.