|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
153/QĐ-UBND
|
Đà
Nẵng, ngày 17 tháng 01 năm 2022
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ
chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm
2019;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng
11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV
ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu
thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg
ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ
tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 3736/TTr-SNV ngày 15 tháng 12 năm 2021.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý
tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc
các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các quận, huyện, phường, xã và thủ trưởng các
cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Sở Nội vụ;
- Lưu: VT, SNV.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Lê Trung Chinh
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Kèm theo Quyết định số 153/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2022 của UBND thành
phố
Đà Nẵng)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
1. Quy chế này quy định việc quản lý
tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, bao gồm các nội dung:
tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử;
giao nộp, thu thập, xác định giá trị; bảo quản cơ sở dữ liệu; thống kê; tiêu hủy
và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.
2. Quy chế này không áp dụng đối với
tài liệu lưu trữ có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan,
đơn vị nhà nước của thành phố tham gia sử dụng và hình thành văn bản, tài liệu,
hồ sơ điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm Một cửa điện
tử, Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố, Phần mềm Lưu trữ lịch sử và các phần
mềm hoặc ứng dụng khác cơ quan sử dụng có phát sinh hồ sơ, tài liệu (sau đây gọi
chung là cơ quan) và cán bộ, công chức, viên chức và người lao động (sau đây gọi
chung là cá nhân) thuộc sự quản lý của các cơ quan này.
Điều 3. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới
đây được hiểu như sau:
1. Hoạt động lưu trữ điện tử là hoạt
động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu
lưu trữ điện tử.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu
được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu
lưu trữ trên các vật mang tin khác.
3. Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu
điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu lưu
trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa.
4. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là
tập hợp các dữ liệu bao gồm tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài
liệu lưu trữ được sắp xếp thông qua phương tiện điện tử để truy cập, khai thác,
quản lý và cập nhật.
5. Dữ liệu thông tin đầu vào là những
thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định
dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình
thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.
6. Phương tiện lưu trữ là thiết bị vật
lý được sử dụng để lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm (gồm ổ cứng,
thẻ nhớ, băng từ, đĩa quang,...).
7. Sao lưu là việc tạo ra bản sao cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm.
8. Chuyển đổi phương tiện lưu trữ là
việc sao lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm từ phương tiện lưu trữ
này sang phương tiện lưu trữ độc lập khác.
9. Phương thức sao lưu gia tăng là việc
sao lưu tất cả các thông tin có sự thay đổi hoặc cập nhật so với lần sao lưu gần
nhất trước đó.
10. Phương thức sao lưu đầy đủ là việc
sao lưu tất cả các thông tin được chọn, không phụ thuộc vào thời điểm lưu trữ
và các lần sao lưu trước đó.
11. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực
hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan.
12. Lưu trữ lịch sử thành phố là cơ
quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản
vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan thuộc nguồn nộp lưu và từ các nguồn
khác.
Điều 4. Trách nhiệm
trong việc thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ
quan
a) Người đứng đầu cơ quan trong phạm
vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc quản lý
tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật.
b) Áp dụng các biện pháp, chế tài nhằm
nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ điện tử; ban hành quy định, quy chế về lưu trữ điện tử phù hợp
với thực tế của cơ quan.
2. Trách nhiệm của người đứng đầu bộ
phận hành chính
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ
quan trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn và tổ chức thực hiện đúng các quy
định về lưu trữ tài liệu điện tử của cơ quan và đơn vị trực thuộc.
b) Tham mưu cho người đứng đầu cơ
quan trong việc áp dụng các biện pháp, chế tài nhằm nâng cao hiệu quả trong việc
thu thập, quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; ban
hành quy định, quy chế về lưu trữ điện tử của cơ quan.
3. Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân
trong cơ quan
a) Trách nhiệm của người đứng đầu đơn
vị trong cơ quan
Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan
chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan về bảo quản an toàn tài liệu lưu
trữ điện tử chưa đến hạn nộp lưu của đơn vị và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử
của đơn vị vào lưu trữ cơ quan.
b) Trách nhiệm của cá nhân trong cơ
quan
- Trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ điện tử đối với công việc đã đáp ứng yêu
cầu lập hồ sơ điện tử hoàn toàn và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội
dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ điện tử theo
quy định trước khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
- Cá nhân có trách nhiệm quản lý, bảo
quản an toàn hồ sơ điện tử đã lập khi chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
- Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu
điện tử được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên đến hạn nộp lưu vào
lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn, quy trình, thủ tục.
- Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có
nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu điện tử đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc
thì phải được người đứng đầu cơ quan đồng ý bằng văn bản và phải lập danh mục hồ
sơ, tài liệu giữ lại gửi lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu điện
tử của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
- Cá nhân trong cơ quan trước khi nghỉ
hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải lập hồ sơ đối với
công việc được giao giải quyết và bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu điện tử hình
thành trong quá trình công tác cho bộ phận hoặc cá nhân có liên quan theo quy
chế của cơ quan.
4. Trách nhiệm của người làm lưu trữ
a) Người làm lưu trữ có trách nhiệm
tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu bộ phận hành chính, người đứng đầu cơ quan
thực hiện đúng quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu điện tử.
b) Kiểm tra tính xác thực, tính toàn
vẹn, khả năng truy cập của hồ sơ điện tử đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan
trước khi tiếp nhận; tiếp nhận; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ;
đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên phần mềm.
c) Thường xuyên kiểm tra để bảo đảm
an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử
trên phần mềm. Trường hợp phát hiện lỗi, sự cố, thông báo cho bộ phận, cá nhân
thực hiện công nghệ thông tin của cơ quan hoặc cơ quan quản lý phần mềm để khắc
phục.
5. Trách nhiệm của bộ phận, cá nhân
thực hiện công nghệ thông tin của cơ quan
Bộ phận, cá nhân thực hiện công nghệ
thông tin của cơ quan có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ
quan về ứng dụng công nghệ thông tin đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện
tử; thực hiện các biện pháp kỹ thuật để bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật
theo đúng quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử;
thông báo cho cơ quan quản lý phần khi phát hiện phần mềm bị lỗi, sự cố...
Điều 5. Các hành
vi bị nghiêm cấm
1. Truy cập, thay đổi, giả mạo, sao
chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử.
2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội
dung tài liệu lưu trữ điện tử.
3. Chiếm đoạt, làm hỏng, mất dữ liệu
tài liệu lưu trữ điện tử.
4. Mua bán, chuyển giao trái phép tài
liệu lưu trữ điện tử.
5. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục
đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, cá
nhân.
6. Tạo ra hoặc phát tán chương trình
phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi
khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Chương II
HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
ĐIỆN TỬ
Mục 1. TIÊU CHUẨN DỮ LIỆU THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA CƠ SỞ DỮ
LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
ĐIỆN TỬ
Điều 6. Tài liệu
lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan
1. Văn bản, tài liệu điện tử hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều
hành, Phần mềm Một cửa điện tử và các phần mềm hoặc ứng dụng khác cơ quan sử dụng
có phát sinh văn bản, hồ sơ, tài liệu được lựa chọn để lập hồ sơ điện tử và
giao nộp vào lưu trữ cơ quan trên phần mềm.
2. Cơ quan, cá nhân có trách nhiệm nhập
đầy đủ thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản
ngoài trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và đúng quy định tại Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP .
3. Hồ sơ điện tử được tạo lập trên phần
mềm phải cập nhật đầy đủ thông tin đầu vào của dữ liệu hồ sơ điện tử theo quy định
tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và yêu cầu của phần mềm gồm: Mã hồ sơ (mã định
danh của cơ quan, năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ), số và ký hiệu hồ
sơ, tiêu đề hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, thời hạn bảo quản, chế độ sử dụng, người
lập hồ sơ, ngôn ngữ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, tổng số văn bản
trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ, ghi chú…
4. Chữ ký số trên văn bản, tài liệu
điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan và trong các hồ sơ được lập điện
tử hoàn toàn phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật và quy định tại Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP .
5. Văn bản, tài liệu điện tử do cơ
quan ban hành được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan theo quy
định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Bản sao y từ
văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp
lý như bản chính.
Điều 7. Tài liệu
lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang
tin khác
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình
thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng
các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo đúng quy định tại Thông tư số
02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và được cập nhập
đầy đủ dữ liệu thông tin trên Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố.
2. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu
vào của tài liệu điện tử
a) Tài liệu lưu trữ điện tử được số
hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy
- Định dạng Portable Document Format
(.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
- Ảnh màu;
- Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
- Tỷ lệ số hóa: 100%;
- Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ được
số hóa thực hiện ký số trên tài liệu được quét (scan) trước khi đính kèm lên Phần
mềm Lưu trữ điện tử của thành phố. Hình thức chữ ký số của cơ quan cơ quan quản
lý tài liệu lưu trữ số hóa phải bảo đảm:
+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu
tài liệu;
+ Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức,
màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network
Graphics (.png);
+ Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời
gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn
ISO 8601).
- Tên tệp tin (file) gồm mã hồ sơ và
số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm, trong đó:
+ Tên tệp tin (file) của phông lưu trữ
mở gồm mã hồ sơ (gồm các thông tin mã định danh của cơ quan hình thành phông,
năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, trường hợp hồ sơ không có ký hiệu,
chỉ cần ghi số hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ; các thành phần được phân
định bằng dấu chấm.
+ Tên tệp tin (file) của phông lưu trữ
đóng thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố nhưng
chưa nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố, hiện đang bảo quản tại Lưu
trữ cơ quan, đặt tên tệp tin (file) như trường hợp phông đóng hiện đang bảo quản
tại Lưu trữ lịch sử. Cụ thể tên tệp tin (file) bao gồm: Mã định danh của cơ
quan lưu trữ, mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ, mục lục số, hồ sơ số, số thứ
tự văn bản trong hồ sơ; các thành phần được phân định bằng dấu chấm. Mã định
danh của cơ quan lưu trữ là mã định danh của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố
Đà Nẵng.
+ Tên tệp tin (file) của phông lưu trữ
đóng không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, hiện đang được bảo
quản tại Lưu trữ cơ quan, tên tệp tin (file) gồm: Mã phông/công trình/sưu tập
lưu trữ, mục lục số, hồ sơ số, số thứ tự của văn bản trong hồ sơ; các thành phần
được phân định bằng dấu chấm. Trong đó mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ do từng
cơ quan quy định.
b) Tài liệu ảnh
- Định dạng: JPEG;
- Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.
c) Tài liệu phim ảnh
- Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv;
- Bit rate tối thiểu: 1500 kbps.
d) Tài liệu âm thanh
- Định dạng: MP3, .wma;
- Bit rate tối thiểu: 128 kbps.
3. Sau khi tài liệu trên các vật mang
tin khác được số hóa, cơ quan không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản
vĩnh viễn và tài liệu lưu trữ bảo quản có thời hạn cho đến khi tài liệu hết giá
trị theo quy định.
Mục 2. GIAO NỘP, THU THẬP
VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Điều 8. Giao nộp,
thu thập tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan
1. Tài liệu lưu trữ điện tử giao nộp,
thu thập vào lưu trữ cơ quan phải bảo đảm giá trị pháp lý, đủ thành phần, đúng
thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
2. Thời hạn giao nộp, thu thập hồ sơ,
tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan
a) Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày
công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
b) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày
công việc kết thúc đối với hồ sơ, tài liệu khác.
3. Thủ tục giao nộp, thu thập
Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử
vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau:
a) Bộ phận, cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc có trách nhiệm lập và hoàn chỉnh hồ sơ điện tử trên phần mềm
theo đúng quy định; lập Mục lục hồ sơ, tài liệu điện tử nộp lưu theo mẫu tại Phụ lục I kèm theo.
b) Lưu trữ cơ quan thông báo cho các
bộ phận, cá nhân thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử.
c) Bộ phận, cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc chuyển Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu cho lưu trữ cơ quan
và thực hiện giao nộp hồ sơ điện tử được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm
trở lên đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan trên phần mềm.
d) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm
tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ; tiếp nhận hồ
sơ và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu điện tử theo mẫu tại Phụ lục II kèm theo; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả
với hồ sơ; đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên phần mềm.
đ) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm
tra, điều chỉnh đúng, đủ các thông tin, dữ liệu trước khi đưa hồ sơ về chế độ
quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên phần mềm gồm: Mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời
hạn bảo quản, chế độ sử dụng, ngôn ngữ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc,
tổng số văn bản trong hồ sơ, số lượng trang, tình trạng vật lý, từ khóa, ký hiệu
thông tin (nếu có).
Điều 9. Giao nộp,
thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử thành phố
1. Tài liệu lưu trữ điện tử giao nộp,
thu thập vào Lưu trữ lịch sử thành phố phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực
hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
2. Thời hạn thu thập hồ sơ, tài liệu
điện tử vào Lưu trữ lịch sử thành phố
a) Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm
công việc kết thúc, cơ quan thuộc Danh mục cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch
sử thành phố.
b) Thời hạn nộp lưu tài liệu chuyên
môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành thực hiện theo quy định
của pháp luật hiện hành.
3. Thủ tục giao nộp, thu thập
Việc giao nộp, thu thập tài liệu lưu
trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử
thành phố được thực hiện theo đúng quy trình tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV
ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu
lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp, trong đó lưu ý các nội dung sau:
a) Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan
thống nhất mục lục hồ sơ nộp lưu của hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, yêu cầu, phương
tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;
b) Việc “Vận chuyển tài liệu đến Lưu
trữ lịch sử thành phố để giao nộp” được thay thế bằng việc lưu trữ cơ quan giao
nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo đến Lưu trữ lịch sử thành phố thông qua chức
năng của phần mềm;
c) Lưu trữ lịch sử thành phố có trách
nhiệm kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo mục lục hồ sơ nộp lưu, dạng
thức, cấu trúc đã thống nhất; tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập
của hồ sơ; tiếp nhận hồ sơ; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm
tra virút; đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ lịch sử điện tử trên phần
mềm.
d) Lưu trữ lịch sử thành phố có trách
nhiệm thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ điện tử bảo quản
tại Lưu trữ lịch sử.
Điều 10. Yêu cầu
chung khi giao nộp, thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
thành phố
1. Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử
và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau, thực hiện giao nộp, thu thập cả
hai loại.
2. Cơ quan, cá nhân chỉ được xóa hồ
sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã thành
công và được Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử kiểm tra, xác nhận.
Điều 11. Xác định
giá trị tài liệu lưu trữ điện tử
1. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau
a) Nội dung của tài liệu;
b) Vị trí của cơ quan hình thành tài
liệu;
c) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;
d) Mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu
có trong hồ sơ;
đ) Giá trị pháp lý của văn bản, tài
liệu có trong hồ sơ;
e) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và
địa điểm hình thành tài liệu.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử được xác
định giá trị phải đáp ứng các yêu cầu sau
a) Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn
và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử
được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.
b) Thông tin chứa trong tài liệu lưu
trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
3. Cơ quan căn cứ thời hạn bảo quản
tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động theo quy định của Bộ Nội vụ và thời
hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành của bộ, ngành chủ quản để xác định thời hạn
bảo quản cụ thể cho hồ sơ tài liệu hình thành tại cơ quan theo 02 mức: vĩnh viễn
và có thời hạn (theo số năm cụ thể). Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ
sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn mức quy định của cơ quan có thẩm quyền.
4. Đối với các hồ sơ, tài liệu chưa
được cơ quan có thẩm quyền quy định thời hạn bảo quản, cơ quan có thể vận dụng
các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng đã được quy định
thời hạn bảo quản để xác định giá trị của tài liệu.
5. Mỗi cơ quan phải thành lập Hội đồng
xác định giá trị tài liệu theo đúng quy định tại Luật Lưu trữ để tham mưu cho
người đứng đầu cơ quan trong việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu.
Mục 3. BẢO QUẢN CƠ SỞ DỮ
LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 12. Bảo quản
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
1. Nguyên tắc
a) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải
được bảo quản an toàn, xác thực trên các phương tiện lưu trữ, bảo mật phù hợp với
quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
b) Bảo đảm khả năng truy cập, quản
lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
c) Thực hiện các biện pháp bảo đảm an
ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
2. Yêu cầu
a) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được
bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ được quy định của cơ quan có thẩm quyền.
Việc tiêu hủy thiết bị, phương tiện lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bảo
đảm yêu cầu bảo mật thông tin theo cấp độ được quy định.
b) Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
thành phố phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn,
khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật
để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội
dung tài liệu.
c) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải
được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập. Phương
tiện lưu trữ tài liệu điện từ phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích
hợp. Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.
d) Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm
tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu.
3. Trách nhiệm kiểm tra, sao lưu, phục
hồi dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử
a) Trung tâm Phát triển hạ tầng Công
nghệ thông tin và Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông trực thuộc Sở
Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của lưu trữ cơ quan sử dụng Phần mềm Quản
lý văn bản và điều hành, Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố.
b) Người được giao quản lý cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ của Lưu trữ lịch sử thành phố có trách nhiệm kiểm tra, bảo
quản, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch
sử thành phố.
c) Việc kiểm tra, bảo quản, sao lưu,
phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử đối với các phần mềm khác cơ
quan đang ứng dụng thực hiện theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.
4. Không được mang thiết bị, phương
tiện lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ra khỏi lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch
sử khi chưa được sự đồng ý của người có thẩm quyền.
Điều 13. Kiểm
tra, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
1. Nội dung công việc kiểm tra, sao
lưu, phục hồi dữ liệu tài liệu lưu trữ, quy trình và các biên bản thực hiện
tuân thủ theo Điều 9, Điều 10 và Điều 11 Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24
tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành quy định tiêu chuẩn dữ liệu
thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
2. Việc sao lưu dữ liệu phải đảm bảo
an toàn, đầy đủ và chính xác (bao gồm cả dữ liệu tệp tin và dữ liệu phần mềm).
3. Dữ liệu lưu trữ điện tử phải được
sao lưu thêm ít nhất 02 bản, sử dụng công nghệ đảm bảo khả năng phục hồi khi có
sự cố.
4. Trong trường hợp phần mềm phục vụ
quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử có cơ chế sao lưu dữ liệu định kỳ tự động, độ
trễ của dữ liệu sao lưu so với dữ liệu thực tế không quá 24 giờ.
Mục 4. THỐNG KÊ, TIÊU HỦY
VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Điều 14. Báo cáo
thống kê tài liệu lưu trữ điện tử
1. Cơ quan có tài liệu lưu trữ điện tử
định kỳ thực hiện chế độ báo cáo thống kê năm, bảo đảm đúng số liệu, biểu mẫu
và thời gian... theo quy định của Bộ Nội vụ.
2. Kỳ báo cáo thống kê theo năm, được
tính bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm.
3. Cơ quan sử dụng tài khoản đã được
cấp (tên và mật khẩu) để đăng nhập vào Hệ thống báo cáo trực tuyến văn thư, lưu
trữ và thực hiện báo cáo thống kê các nội dung về tài liệu lưu trữ điện tử theo
biểu mẫu đã có trên Hệ thống.
4. Báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ
điện tử được thực hiện theo quy trình sau
a) Hàng năm, từng cơ quan có trách
nhiệm hoàn thành tự báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ điện tử theo đúng quy định.
b) Cơ quan chủ quản và Phòng Nội vụ
quận, huyện có trách nhiệm kiểm tra, thẩm định số liệu báo cáo về tài liệu lưu
trữ điện tử của các đơn vị trực thuộc.
c) Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp
số liệu của các cơ quan trên địa bàn thành phố, báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước.
Điều 15. Hủy tài
liệu lưu trữ điện tử hết giá trị
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá
trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang
tin khác hết giá trị.
2. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu
lưu trữ điện tử hết giá trị
a) Người đứng đầu cơ quan quyết định
hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan;
b) Giám đốc Sở Nội vụ quyết định hủy
tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử thành phố.
3. Thẩm quyền thẩm định tài liệu lưu
trữ điện tử hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan
a) Sở Nội vụ thẩm định tài liệu hết
giá trị của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố.
b) Phòng Nội vụ các quận, huyện thẩm
định tài liệu hết giá trị của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND quận, huyện
và UBND phường, xã.
c) Lưu trữ cơ quan cấp trên giúp người
đứng đầu cơ quan thẩm định tài liệu hết giá trị của các cơ quan, đơn vị trực
thuộc không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố.
4. Tài liệu lưu trữ điện tử tiêu hủy
được chuyển sang trạng thái “đã hủy”. Cơ quan quyết định hủy tài liệu hết giá
trị xem xét, quyết định việc xóa dữ liệu bản ghi và dữ liệu tệp tin đính kèm
trên hệ thống vật lý trong trường hợp cần thiết, đảm bảo không ảnh hưởng đến
các hệ thống thông tin khác dùng chung dữ liệu này (nếu có).
Điều 16. Sử dụng
tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
1. Đối tượng khai thác, sử dụng tài
liệu
a) Cá nhân trong cơ quan.
b) Tổ chức, cá nhân bên ngoài cơ
quan.
2. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan do người đứng đầu cơ quan quyết định.
3. Cơ quan có trách nhiệm đăng tải
thông tin về quy trình, thủ tục, biểu mẫu, chi phí... thực hiện dịch vụ sử dụng
tài liệu lưu trữ điện tử trên
trang thông tin điện tử của cơ quan.
4. Quy trình khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ điện tử đối với cá nhân trong cơ quan được thực hiện trên Phần mềm
Quản lý văn bản và điều hành và Phần mềm Lưu trữ điện tử, cụ thể
a) Từ thông tin về hồ sơ, tài liệu
lưu trữ điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, cá nhân lựa chọn hồ
sơ, tài liệu cần khai thác, sử dụng và gửi đến người làm lưu trữ cơ quan trên
phần mềm.
b) Người làm lưu trữ cơ quan trình
người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên phần
mềm.
c) Người có thẩm quyền phê duyệt cho
phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử gửi lại người làm lưu trữ cơ
quan trên phần mềm.
d) Căn cứ vào ý kiến phê duyệt của người
có thẩm quyền, lưu trữ cơ quan tìm văn bản, hồ sơ, tài liệu trên phần mềm và gửi
cho cá nhân khai thác, sử dụng.
5. Quy trình khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ điện tử đối với tổ chức, cá nhân bên ngoài cơ quan
a) Tổ chức, cá nhân bên ngoài cơ quan
có thể trực tiếp đến cơ quan hoặc gửi hồ sơ đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ đến cơ quan thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến. Hồ sơ đề nghị bao gồm:
- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu;
- Trường hợp khai thác vì mục đích
công vụ, phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan nơi công tác;
- Trường hợp khai thác vì mục đích cá
nhân, phải xuất trình (nếu khai thác trực tiếp) hoặc phải có bản chụp (nếu khai
thác trực tuyến) chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
b) Quy trình còn lại thực hiện theo
quy định tại điểm b, c, d khoản 4 Điều này.
6. Việc khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ điện tử tại lưu trữ cơ quan phải được phần mềm lưu vết, tự động tổng hợp
và xuất thông tin theo dõi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
7. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu
trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng
trên mạng diện rộng.
Điều 17. Sử dụng
tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử thành phố
Lưu trữ lịch sử thành phố vận dụng
quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch
sử và căn cứ tình hình thực tế về ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản
lý tài liệu lưu trữ lịch sử điện tử để tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ ban hành quy
định về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.
Chương III
TRÁCH NHIỆM CỦA
CÁC CƠ QUAN
Điều 18. Trách
nhiệm của Sở Nội vụ
1. Tham mưu UBND thành phố chỉ đạo tổ
chức thực hiện lưu trữ điện tử trên địa bàn thành phố theo Quy chế này và quy định
của cơ quan có thẩm quyền.
2. Hướng dẫn, hỗ trợ, đôn đốc, kiểm
tra các cơ quan và cá nhân trong việc thực hiện hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử.
3. Chủ trì nâng cấp, cập nhật tính
năng, chức năng cho Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố đảm bảo yêu cầu lưu
trữ điện tử của thành phố và quy định, hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền;
tổ chức vận hành, xử lý sự cố theo đề nghị của các cơ quan.
4. Chỉ đạo Lưu trữ lịch sử thành phố
nâng cấp, cập nhật tính năng, chức năng cho Phần mềm Lưu trữ lịch sử đảm bảo
yêu cầu lưu trữ điện tử của thành phố và quy định, hướng dẫn của các cơ quan có
thẩm quyền; bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn, an ninh thông tin để Phần mềm
Lưu trữ lịch sử hoạt động ổn định, thông suốt; thực hiện kiểm tra, sao lưu, phục
hồi dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử trên Phần mềm Lưu trữ lịch sử.
5. Chủ trì thực hiện nâng cấp, cập nhật
tính năng, chức năng cho Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành bảo đảm yêu cầu
lưu trữ điện tử.
Điều 19. Trách
nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn,
an ninh thông tin để Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và Phần mềm Lưu trữ
điện tử của thành phố hoạt động ổn định, thông suốt.
2. Thực hiện kiểm tra, sao lưu, phục
hồi dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành
và Phần mềm Lưu trữ điện tử của thành phố.
3. Phối hợp với Sở Nội vụ nâng cấp, cập
nhật tính năng, chức năng cho Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Phần mềm
Lưu trữ điện tử của thành phố bảo đảm yêu cầu lưu trữ điện tử.
Điều 20. Trách
nhiệm của các cơ quan
1. Thực hiện đúng quy định tại Quy chế
này và các quy định khác có liên quan về lưu trữ điện tử của cơ quan có thẩm
quyền.
2. Sử dụng Phần mềm Quản lý Văn bản
và điều hành và thực hiện đúng quy định về: Lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ
điện tử vào Lưu trữ cơ quan, đảm bảo 80% tài liệu hình thành tại cơ quan được tạo
lập hồ sơ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc do chưa
có trang thiết bị phù hợp để quét (scan) khổ giấy có kích thước lớn hơn A4 hoặc
do yếu tố kỹ thuật của các phần mềm chưa đáp ứng để tạo lập hồ sơ, tài liệu dạng
điện tử) và 100% hồ sơ điện tử đến hạn nộp lưu được giao nộp vào Lưu trữ cơ
quan.
3. Sử dụng Phần mềm Lưu trữ điện tử của
thành phố và thực hiện đúng quy định về: tiếp nhận hồ sơ điện tử đến hạn nộp
lưu vào Lưu trữ cơ quan và số hóa tài liệu trên các vật mang tin khác; quản lý
thống nhất hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan; tổ chức khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ điện tử và giao nộp 100% hồ sơ điện tử đến hạn nộp lưu vào Lưu
trữ lịch sử thành phố.
4. Tổng hợp ý kiến góp ý của các cá
nhân trong cơ quan khi sử dụng Phần mềm Quản lý Văn bản và điều hành, Phần mềm
Lưu trữ điện tử của thành phố, gửi Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông để
nghiên cứu tham mưu UBND thành phố phê duyệt cập nhật tính năng, chức năng của
các phần mềm.
Chương IV
ĐIỀU KHOẢN THI
HÀNH
Điều 21. Khen
thưởng và xử lý vi phạm
1. Sở Nội vụ đề xuất các nội dung thực
hiện lưu trữ điện tử vào Bộ tiêu chí đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu
trữ các cơ quan, địa phương hàng năm; căn cứ kết quả xếp loại hàng năm, tham
mưu Chủ tịch UBND thành phố hình thức khen thưởng đối với những cơ quan thực hiện
xuất sắc lưu trữ điện tử và phê bình đối với cơ quan chưa thực hiện đúng quy định
về lưu trữ điện tử.
2. Các hành vi vi phạm quy định Quy
chế này, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 22. Tổ chức
thực hiện
1. Sở Nội vụ chủ trì tổ chức triển
khai hướng dẫn thực hiện Quy chế này trên địa bàn thành phố.
2. Thủ trưởng các cơ quan chịu trách
nhiệm trước UBND thành phố về việc tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này
trong phạm vi quản lý của mình.
3. Trong quá trình thực hiện Quy chế,
nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, các cơ quan, cá nhân phản ánh về Sở Nội vụ
để tổng hợp, báo cáo UBND thành phố xem xét, điều chỉnh./.
PHỤ LỤC I
MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU VÀO LƯU
TRỮ CƠ QUAN
(Kèm theo Quyết định số 153/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2022 của Ủy ban
nhân dân thành phố Đà Nẵng)
Mẫu 1. Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu tài liệu bảo quản vĩnh viễn
|
TÊN
CƠ QUAN
TÊN PHÒNG/BỘ PHẬN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
MỤC
LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU TÀI LIỆU VĨNH VIỄN
PHÒNG/BỘ
PHẬN…………….
Năm ...
|
TT
|
Mã
hồ sơ
|
Tiêu
đề hồ sơ
|
Thời
gian tài liệu
|
Tổng
số văn bản trong hồ sơ
|
Tổng
số trang
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm:……………………………….. hồ sơ
(đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ:…………………………………... hồ sơ
(đơn vị bảo quản).
|
|
…………..
ngày……tháng…….năm……..
Người lập
(Ký và ghi rõ họ và tên, chức vụ)
|
Mẫu 2. Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu tài liệu bảo quản có thời hạn
|
TÊN
CƠ QUAN
TÊN PHÒNG/BỘ PHẬN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
MỤC
LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU TÀI LIỆU CÓ THỜI HẠN
PHÒNG/BỘ
PHẬN…………..
Năm
...
|
TT
|
Mã
hồ sơ
|
Tiêu
đề hồ sơ
|
Thời
gian tài liệu
|
Thời
hạn bảo quản
|
Tổng
số văn bản trong hồ sơ
|
Tổng
số trang
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm:…………………. hồ sơ (đơn vị
bảo quản).
Viết bằng chữ:…………………….. hồ sơ (đơn vị
bảo quản).
|
|
…………..
ngày……tháng…..năm….....
Người lập
(Ký và ghi rõ họ và tên, chức vụ)
|
PHỤ LỤC II
MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
(Kèm theo Quyết định số 153/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2022 của Ủy ban
nhân dân thành phố Đà Nẵng)
|
TÊN
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
………, ngày……..tháng…......năm........
|
BIÊN
BẢN
Giao
nhận hồ sơ, tài liệu
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ……….(Danh mục hồ sơ năm...,
Kế hoạch thu thập tài liệu...),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO:
(tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu)
Ông (bà):……………………………………….., chức vụ…………………………………..
BÊN NHẬN:
(Lưu trữ cơ quan)
Ông (bà):………………………………………, Lưu trữ cơ
quan
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài
liệu với những nội dung như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp:……………………………………………………..
2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu:…………………………………………………
3. Số lượng tài liệu tài liệu điện tử
- Tổng số hồ
sơ:…………………………………………………………………..
- Tổng số tệp tin trong hồ
sơ:……………………………………………………
4. Tình trạng tài liệu giao nộp:.......................................................................
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
kèm theo.
Biên bản này được lập thành hai bản;
bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
|
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
ĐẠI
DIỆN BÊN NHẬN
(Ký và ghi rõ họ tên)
|