|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BẮC NINH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 698/KH-UBND
|
Bắc Ninh, ngày 22
tháng 10 năm 2021
|
KẾ HOẠCH
TRIỂN
KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG NGÀY 03/4/2020 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ
PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN
2020 - 2025” TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC NINH
Thực
hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày
03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của
các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”;
UBND
tỉnh Bắc Ninh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài
liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” (sau đây gọi tắt là
Đề án), trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
-
Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nhằm quản lý thống
nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, đáp ứng yêu cầu
xây dựng Chính quyền số, Chính phủ điện tử;
-
Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi
cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của
các cơ quan nhà nước;
-
Triển khai đồng bộ các nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử tại Lưu trữ
cơ quan và Lưu trữ lịch sử để đáp ứng các mục tiêu cụ thể được đề ra tại Quyết
định số 458/QĐ-TTg ngày
03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ.
2. Yêu cầu
-
Xây dựng hệ thống quy trình nghiệp vụ khoa học, đầy đủ, làm tiền đề thuận lợi
cho việc tạo lập, xử lý, trao đổi, bảo quản an toàn, lưu trữ và phát huy có hiệu
quả tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử;
-
Bảo đảm thiết lập hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hỗ trợ đắc lực cho
hoạt động quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh, phù hợp với những tính năng lưu
trữ của Trục liên thông Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong hệ thống
các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;
-
Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ: đáp ứng
yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan; bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ
lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử; bảo đảm giá trị pháp lý
và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu;
-
Tiếp tục phát huy những kết quả đạt được, khắc phục hạn chế, tồn tại của việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và điều hành của tỉnh;
bảo đảm thống nhất, đồng bộ, khả thi, tiết kiệm, hiệu quả trong lộ trình thực
hiện Đề án của Chính phủ.
II. MỤC TIÊU
1. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ
cơ quan
-
Bảo đảm tối thiểu 85% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh
được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và
lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);
-
Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định
khác);
-
Bảo đảm tối thiểu 85% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được
trích xuất, chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài
liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).
2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ
lịch sử
-
Bảo đảm Lưu trữ lịch sử có giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử có thời
hạn bảo quản vĩnh viễn;
-
Bảo đảm Lưu trữ lịch sử số hóa tối thiểu 35% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại
Lưu trữ lịch sử có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu
phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4;
-
Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử không thuộc danh mục
hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi
trường mạng;
-
Bảo đảm Lưu trữ lịch sử có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống
quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.
III. NHIỆM VỤ
1. Xây dựng và hoàn thiện văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp
vụ về lưu trữ điện tử
a) Nội
dung:
- Tăng
cường chỉ đạo, triển khai và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến lưu trữ điện tử do các Bộ, ngành
Trung ương ban hành đảm bảo đúng quy định.
- Thực
hiện rà soát, sửa đổi, bổ sung, thay thế, ban hành mới các quy định liên quan đến
lưu trữ điện tử của tỉnh làm cơ sở triển khai thực hiện đồng bộ, thống nhất
trong toàn tỉnh.
b) Cơ
quan chủ trì: Sở Nội vụ.
c) Cơ
quan phối hợp: Các sở, ban, ngành tỉnh và UBND cấp huyện.
d) Thời
gian thực hiện: Hàng năm.
2. Xây dựng và thực hiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ
a) Nội
dung:
- Chỉnh
lý tài liệu lưu trữ giấy còn tồn đọng, tích đống của các sở, ban ngành tỉnh
và UBND các huyện, thị xã, thành phố theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của
Thủ tướng Chính phủ; xây dựng cơ sở dữ
liệu hồ sơ, tài liệu giấy đã được chỉnh lý hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu thực
hiện quy trình số hóa tài liệu, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi
trường điện tử.
- Chuyển những tài liệu đã được chỉnh
lý (có niên hạn 20 năm… 70 năm) hiện đang lưu trữ ở Kho lưu trữ hiện hành của
các cơ quan, đơn vị, địa phương chưa đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo
quản về Kho lưu trữ lịch sử tỉnh theo yêu cầu quản lý để bảo quản lưu trữ an
toàn, tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả và thực hiện quy trình số hóa tài liệu,lưu trữ điện tử.
b) Cơ
quan chủ trì: Sở Nội vụ.
c) Cơ
quan phối hợp: Các sở, ban, ngành tỉnh và UBND cấp huyện.
d) Thời
gian thực hiện: Hoàn thành năm 2022.
3. Xây dựng và thực hiện Hệ thống phần mềm quản lý tài liệu
lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử
a) Nội
dung:
Để đáp ứng
mục tiêu, yêu cầu về lưu trữ tài liệu điện tử được thống nhất, đồng bộ, khả thi, tiết kiệm, hiệu quả trong lộ
trình thực hiện Đề án của Chính phủ. Nâng cấp, tích hợp, kết nối
liên thông phần mềm hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh (tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan) với phần mềm Số hóa tài liệu
lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh và một số
phần mềm khác có liên quan để đảm bảo hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ
điện tử đạt chuẩn, có thể tích hợp, trích xuất, chuyển giao, nộp lưu các cơ sở
dữ liệu, hồ sơ tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và các
tài liệu lưu trữ hiện hành theo yêu cầu quản lý tại Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Hệ
thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phải đáp ứng
các yêu cầu của pháp luật và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ điện tử; bảo đảm giải pháp tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
điện tử tại Lưu trữ lịch sử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.
Trang bị
hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu
lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan.
Triển
khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu
trữ cơ quan đảm bảo tính chính xác, tin cậy, toàn vẹn dữ liệu và khả năng truy
cập sử dụng tài liệu; quản lý an toàn tài liệu điện tử, phân quyền truy cập đối
với từng loại hồ sơ ở cấp độ khác nhau.
b)Cơ quan chủ trì:Sở
Nội vụ.
c)Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông và các sở, ban, ngành tỉnh và UBND cấp huyện.
d)Thời gian thực hiện: Hoàn thành phần mềm trong Quý I năm 2022 và thực hiện hàng năm.
4. Tạo lập cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa tài liệu lưu trữ
có tần suất sử dụng cao phục vụ độc giả sử dụng tài liệu trực tuyến
Công
bố dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ đảm bảo không thuộc danh mục hạn chế sử
dụng trên môi trường mạng;
Thực
hiện số hóa tối thiểu 30% tài liệu không ở định dạng điện tử có tần suất sử dụng
cao tại Lưu trữ lịch sử.
- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ
- Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông, các
cơ quan, đơn vị địa phương có liên quan.
- Thời gian thực hiện: Hoàn thành năm 2023.
5. Thực hiện lộ trình tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử; từ Lưu trữ lịch sử vào Hệ
thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước
a) Nội
dung:
Thực hiện
và hoàn thành việc tích hợp cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Hoàn
thành việc tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh vào Hệ thống
quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.
b)Cơ quan chủ trì: Sở Nội
vụ.
c)Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông và
các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan.
d) Thời
gian thực hiện: Từ năm 2023 đến năm 2025.
6. Đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn công chức, viên chức
a) Nội
dung:
Các sở,
ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố xác định vị trí việc làm, bố
trí công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu về công nghệ thông tin nhằm quản trị hệ
thống, số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử, phục vụ
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.
Đào tạo,
bồi dưỡng nâng cao năng lực sử dụng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu điện
tử đối với người thừa hành giải quyết công việc trong các cơ quan nhà nước, nhằm
đồng bộ hóa việc xử lý văn bản trên môi trường điện tử từ văn thư cơ quan tiếp
nhận văn bản, trình lãnh đạo phân công giải quyết đến công chức, viên chức giải
quyết công việc và kết thúc chuyển hồ sơ điện tử vào cơ sở dữ liệu của cơ quan,
tổ chức.
b) Cơ quan chủ trì: Sở Nội
vụ.
c) Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông và
các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan.
d) Thời
gian thực hiện: Hàng năm.
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Sở Nội vụ
- Xây dựng
và tham mưu UBND tỉnh ban hành Đề án “Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống và
lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa
bàn tỉnh Bắc Ninh.
-
Triển khai công tác tuyên truyền về quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử;
xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi
trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan trên cơ sở văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ,
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Phối hợp
với Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng hệ thống phần mềm quản lý tài liệu
lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, đảm bảo các chức năng của hệ thống
theo quy định của pháp luật; thực hiện xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu,
số hóa tài liệu lưu trữ; kết nối chuyển thông tin dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu
trữ điện tử từ các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
-
Tham mưu UBND tỉnh xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng,
tập huấn hàng năm cho cán bộ, công chức, viên chức trong đó ưu tiên đào tạo, bồi
dưỡng, tập huấn cho người làm công tác văn thư, lưu trữ của sở, ban, ngành cấp
tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố bảo đảm đủ năng lực, trình độ, kỹ năng
quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử.
-
Theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát, đánh giá, tổng hợp báo cáo kết
quả thực
hiện các nhiệm vụ tại Kế hoạch, định kỳ hàng năm báo cáo UBND tỉnh, Bộ Nội vụ kết
quả thực hiện.
2. Sở Thông tin và Truyền thông
-
Thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Kế hoạch này; rà soát, nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (phần mềm hệ thống
quản lý văn bản và điều hành) tại các sở, ban ngành tỉnh và UBND các huyện, thị
xã, thành phố đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của pháp luật; đảm bảo sẵn sàng tích
hợp, kết nối vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử.
-
Chủ trì triển khai xây dựng, duy trì, vận hành, quản lý Hệ thống quản lý tài liệu
lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan của các cơ quan nhà nước; hỗ trợ kỹ thuật
cho các sở, ban, ngành, địa phương trong việc triển khai, thực hiện Hệ thống quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan;
-
Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
tại Lưu trữ cơ quan và Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử
tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;
-
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan đào tạo, bồi dưỡng nguồn
nhân lực công nghệ thông tin phục vụ việc duy trì, vận hành Hệ thống quản lý
tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan của các sở, ban, ngành,địa phương.
3. Sở Tài chính
Cân
đối ngân sách nhà nước hàng năm, chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin
và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị, địa phương liên quan thẩm định, đề xuất,
bố trí kinh phí để thực hiện các nhiệm vụ có tính chất thường xuyên được đề ra
tại Kế hoạch này và Đề án “Chỉnh lý tài liệu tồn
đọng, tích đống và lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn
2020 - 2025” trên địa bàn tỉnh, báo
cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định.
4. Sở Kế hoạch và Đầu tư
Bố trí
nguồn vốn đầu tư cho các nội dung hoạt động của kế hoạch. Thẩm định các dự án đầu tư về công nghệ thông tin, cơ sở
hạ tầng của các sở, ban, ngành, địa phương trong quá trình triển khai thực hiện
kế hoạch, đảm bảo không bị chồng chéo nhiệm vụ lưu trữ tài liệu điện tử giữa
các dự án được phê duyệt hàng năm.
5. Các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh;
UBND các huyện, thị xã, thành phố
-
Thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Kế hoạch này; chỉ đạo, triển khai chuyển tài liệu lưu trữ ở Kho lưu trữ hiện
hành của các cơ quan, đơn vị, địa phương về Kho lưu trữ lịch sử tỉnh theo yêu cầu
quản lý; tổ chức thực hiện ứng
dụng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan,bảo đảm đầy đủ
trang thiết bị phục vụ triển khai ứng dụng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện
tử tại Lưu trữ cơ quan.
- Bố trí
công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có đủ năng lực, trình độ, kỹ
năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử.
-
Phối hợp Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông tích hợp, kết nối liên thông để
trích xuất, nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và tài liệu vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh;
-
Định kỳ, tổ chức đánh giá kết quả triển khai thực hiện ứng dụng Hệ thống quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước (có thể lồng ghép trong
báo cáo kết quả công văn thư, lưu trữ) gửi về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo
UBND tỉnh, Bộ Nội vụ trước ngày 10/12 hàng năm.
6. Các cơ quan, tổ chức Trung ương hoạt động theo ngành dọc
ở tỉnh
Căn
cứ yêu cầu nhiệm vụ, nội dung Kế hoạch, chủ động báo cáo Bộ, ngành chủ quản xây
dựng dự toán và bố trí kinh phí hàng năm đảm bảo triển khai thực hiện hệ thống
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan trong các cơ quan nhà nước
theo lộ trình phù hợp; đảm bảo giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu
trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của pháp luật.
7. Kinh phí thực hiện
Kinh
phí thực hiện từ nguồn ngân sách nhà nước theo phân cấp ngân sách nhà nước hiện
hành và các nguồn kinh phí hợp pháp khác.
Các
sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố căn cứ yêu cầu nhiệm
vụ, nội dung và khối lượng công việc được phân công theo Kế hoạch này và quy định
của Luật Ngân sách nhà nước để xây dựng dự toán và bố trí kinh phí hàng năm bảo
đảm Kế hoạch đề ra. Khuyến khích nguồn kinh phí huy động ngoài ngân sách theo
quy định của pháp luật.
Trên
đây là Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của
Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan
nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh. Trong quá trình thực
hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Nội
vụ để được hướng dẫn thực hiện hoặc tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, giải
quyết./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ (để b/c);
- TT Tỉnh ủy, TT HĐND tỉnh (để b/c);
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Chủ tịch và các PCT UBND tỉnh;
- Các Sở, ban, ngành tỉnh;
- Các cơ quan TW trên địa bàn tỉnh;
- UBND các huyện, thị xã, thành phố;
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Lưu: VT, NC, CVP.
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Hương Giang
|