|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HƯNG YÊN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 16/2016/QĐ-UBND
|
Hưng Yên, ngày 05
tháng 9 năm 2016
|
QUYẾT
ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HƯNG YÊN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
HƯNG YÊN
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương
ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản Quy phạm pháp
luật ngày 22/6/2015;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà
nước;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày
08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu
trữ;
Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày
01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày
16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của các cơ quan, tổ chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ
trình số 464/TTr-SNV ngày 19/8/2016.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều
1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn
tỉnh Hưng Yên.
Điều
2. Quyết
định này có hiệu lực thi hành từ ngày 15 tháng 9 năm 2016 và thay thế Quyết
định số 1780/1999/QĐ-UBND ngày 24/9/1999 của UBND tỉnh về việc ban hành bản quy
định quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tỉnh Hưng Yên.
Điều
3. Chánh
Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch UBND
các huyện, thành phố; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH
CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Phóng
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU
TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HƯNG YÊN
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày 05/9/2016 của UBND tỉnh Hưng
Yên)
Chương
I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy
định các hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ
đạo của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Hưng Yên để thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình.
Công tác văn thư bao gồm: Các công việc
về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài
liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ
và giao nộp hồ
sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn
thư.
Công tác lưu
trữ bao gồm:
Các
công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử
dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức.
2. Quy chế này được
áp dụng đối với các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; UBND các huyện, thành phố; UBND
các xã, phường, thị trấn; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (sau đây gọi
chung là cơ quan, tổ chức).
Điều
2. Giải thích từ ngữ
1. Văn bản đến
là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn
bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
2. Văn bản đi là
tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính
và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật)
do cơ quan, tổ chức phát hành.
3. Bản thảo văn
bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn
bản.
4. Bản gốc văn
bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban
hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
5. Bản chính văn
bản là bản hoàn chỉnh về
nội
dung, thể
thức
văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.
6. Bản sao y bản
chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo
thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
7. Bản trích
sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức
quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
8. Bản sao
lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản
sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
9. Tài liệu
là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức,
cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình
nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng,
đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật;
sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn
phẩm và các vật mang tin khác.
10. Tài liệu
lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa
học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản
chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản
sao hợp pháp.
11. Hồ sơ là
một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối
tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
12. Lập hồ sơ
là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những
nguyên tắc và phương pháp nhất định.
13. Thu thập
tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có
giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
14. Chỉnh lý
tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ
tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
15. Xác định
giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc,
phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định
những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
16. Danh mục
hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người)
lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.
17. Lưu trữ
cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.
18. Phông lưu
trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
19. Lưu trữ
lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá
trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
20. Hồ sơ
điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
21. Lập hồ sơ
điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức,
cá nhân thành hồ sơ điện tử.
Điều
3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Trách
nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư,
lưu trữ
a) Tổ chức
xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, các quy định về công tác
văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;
b) Kiểm tra
việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị
trực thuộc; giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác
văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
2. Trách
nhiệm của Chánh Văn phòng
Chánh Văn
phòng; Trưởng phòng Hành
chính hoặc người phụ trách công tác hành chính (sau đây gọi chung là Chánh Văn
phòng) giúp Thủ trưởng cơ
quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan mình, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ đối với các cơ
quan, đơn vị trực thuộc.
3. Trách
nhiệm của Trưởng các đơn vị
Trưởng các
đơn vị chức năng (phòng, ban,…), người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có trách
nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ.
4. Trách nhiệm
của cán bộ, công chức, viên chức
Trong quá
trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán bộ,
công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ
chức về văn thư, lưu trữ.
5. Nhiệm vụ của văn
thư cơ quan
a)
Thực hiện quy trình văn bản đi;
b)
Thực hiện quy trình văn bản đến;
c)
Hướng dẫn lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ
cơ quan;
d)
Sắp xếp, bảo quản bản lưu và phục vụ tra cứu, sử dụng theo yêu cầu công tác của
cơ quan;
đ)
Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan.
6.
Nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan
a)
Giúp người đứng đầu cơ quan hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan;
b)
Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ;
c)
Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định
của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Điều
4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
1.
Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan phải thực hiện theo
các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
2.
Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước phải
thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra, thống kê, bảo quản giữ gìn bí mật nhà nước
trong phạm vi quyền hạn của mình. Mỗi lần kiểm tra đều lập biên bản lưu tại bộ
phận có nhiệm vụ bảo mật.
3.
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cán bộ, công chức, viên
chức có nhiệm vụ bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật nhà nước theo quy định của pháp
luật.
Chương
II
CÔNG TÁC VN THƯ
Mục
1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều
5. Hình thức văn bản
Gồm các loại
hình văn bản sau:
1. Văn bản
quy phạm pháp luật;
2. Văn bản
hành chính;
3. Văn bản
chuyên ngành;
4. Văn bản
trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
Điều
6. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
1. Văn bản
quy phạm pháp luật.
Thực hiện
theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính
phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn
bản quy phạm pháp luật.
2. Văn bản hành
chính
Thực hiện
theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Văn bản
chuyên ngành theo hướng dẫn của cơ quan quản lý ngành và các quy định của pháp
luật.
4. Văn bản
trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài
Thực hiện
theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều
7. Soạn thảo văn bản
1. Việc
soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015 và theo các quy định
pháp luật hiện hành.
2. Việc
soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
a) Căn cứ
tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức
giao cho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
b) Đơn vị
hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện
các công việc sau:
- Xác định
hình thức, nội dung và độ mật, khẩn, nơi nhận của văn bản cần soạn thảo;
- Thu
thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn
thảo văn bản;
- Trong
trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham
khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên
cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình
duyệt dự thảo văn bản: Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo phải trình kèm các văn bản, tài liệu có liên quan.
Điều
8. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo văn
bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự
thảo đã được lãnh đạo cơ quan, tổ chức phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa
chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn
thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa
chữa, bổ sung.
Điều
9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Người đứng
đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ
chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau
dấu./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ
khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác
định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản
quyết định.
2. Chánh Văn
phòng hoặc bộ phận pháp chế giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức kiểm tra lần
cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn
bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Điều
10. Ký văn bản
1. Các cơ quan,
tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể
giao cho cấp phó ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công
phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký
thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
2. Các cơ
quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể:
a) Đối với
những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật
hoặc theo điều lệ của tổ chức phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa
số, việc ký văn bản được thực hiện như sau:
Người đứng
đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ
quan, tổ chức.
Cấp phó của
người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập
thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của
người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
b) Việc ký
văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại Khoản 1 của Điều
này.
3. Trong
trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người
đứng đầu một đơn vị dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà
mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và
giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được
ủy quyền lại cho người khác ký.
4. Thủ trưởng
cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc
Trưởng một số đơn vị trực thuộc ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản hành
chính thông thường. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy
chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
5. Khi ký văn
bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các mực dễ phai.
Điều
11. Bản sao văn bản
1. Các hình
thức bản sao gồm: Sao y bản
chính, sao lục và trích sao.
2. Thể thức
bản sao thực hiện theo Điều 16 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
3. Việc sao y
bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn
phòng cơ quan, tổ chức quyết định.
4. Bản sao y
bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp
lý như bản chính.
5. Bản sao
chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy
định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
6. Không được
sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn
bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần
thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản
hành chính.
Mục
2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều
12. Nguyên tắc chung
1. Tất cả văn
bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn
thư cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận,
đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có
trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản
đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao
trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu
chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và
“Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển
giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát
hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
3. Văn bản,
tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được
đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà
nước và hướng dẫn tại Quy chế này.
4. Đối với văn bản
gửi đích danh người nhận, văn thư không được bóc bì mà chuyển thẳng cho người
nhận văn bản. Người nhận văn bản xem nội dung văn bản có liên quan đến cơ quan,
công việc giải quyết phải chuyển lại cho văn thư ngay trong ngày để đăng ký vào
sổ theo dõi giải quyết theo quy định.
Điều
13. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn
bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến;
2. Trình,
chuyển giao văn bản đến;
3. Giải quyết
và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều
14. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Khi tiếp
nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc
người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình
trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi
nhận và ký nhận.
2. Đối với
bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát
qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến.
Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục
đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát
qua mạng).
3. Văn bản
khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên
chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức,
Chánh Văn phòng để xử lý.
4. Văn bản
đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
đến trên máy tính.
5. Văn bản
mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không
được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.
6. Biểu mẫu:
a) Phụ lục I:
Mẫu dấu “Đến”
b) Phụ lục
II: Sổ Đăng ký văn bản đến
c) Phụ lục
III: Sổ Đăng ký đơn thư
Điều
15. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản
đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân
phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển
giao ngay sau khi nhận được.
2. Căn cứ vào
ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp nhận và
chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.
3. Việc
chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật
nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
4. Biểu mẫu:
a) Phụ lục
IV: Phiếu giải quyết văn bản đến
b) Phụ lục V:
Sổ chuyển giao văn bản đến
Điều
16. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi
nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp
thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu
của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp
văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được
thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
3. Văn thư có
trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã
đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản
đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc
gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
4. Chánh Văn
phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình
giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn
vị liên quan.
5. Biểu mẫu:
Phụ lục VI:
Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến
Điều
17. Trình tự quản lý văn bản đi
Văn bản đi
phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Đăng ký
văn bản đi.
3. Nhân bản,
đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn.
4. Làm thủ
tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn
bản đi.
Điều
18. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của
văn bản đi
1. Kiểm tra
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi
phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và
ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a) Ghi số của
văn bản
- Tất cả văn
bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ
chức do Văn thư thống nhất quản lý (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác);
- Việc ghi số
văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Điều 58 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính
phủ và
được đăng
ký riêng;
- Việc ghi số
văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư
số 01/2011/TT-BNV .
b) Ghi ngày,
tháng, năm của văn bản
- Việc ghi
ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Điều 59 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính
phủ;
- Việc ghi
ngày, tháng, năm của văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm b,
Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
3. Văn bản mật
đi được đánh số và đăng ký riêng.
Điều
19. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi
được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
trên máy tính.
1. Đăng ký văn
bản đi bằng sổ
a) Lập sổ đăng
ký văn bản đi
Căn cứ tổng
số và số lượng mỗi loại văn bản đi hằng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ
thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Văn bản mật
đi được đăng ký riêng.
b) Biểu mẫu:
Phụ lục VII: Sổ Đăng
ký văn bản đi
2. Đăng ký văn
bản đi bằng cơ sở dữ liệu
Văn bản đi
đăng ký vào cơ sở dữ liệu phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ
và đóng sổ để quản lý.
Điều
20. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật văn bản đi
1. Nhân bản
a) Số lượng văn
bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi
nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách
thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư.
b) Nơi nhận phải
được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan,
tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối
hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản;
không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các
đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
c) Giữ gìn bí
mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy
định.
d) Việc nhân bản
văn bản mật phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được thực hiện
theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của
Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật
nhà nước.
2. Đóng dấu cơ
quan
a) Khi đóng dấu
lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Dấu đóng phải
rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
c) Đóng dấu vào
phụ lục kèm theo
Việc đóng dấu
lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng
lên trang đầu, trùm lên
một phần tên cơ
quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
d) Đóng dấu giáp
lai
Việc đóng dấu
giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một
phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
3. Đóng dấu độ
khẩn, mật
a) Việc đóng dấu
chỉ các mức độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC,
HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm
b Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
b) Việc đóng dấu
chỉ các mức độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu “thu hồi” được khắc sẵn
theo quy định tại Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ
trưởng Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của
Chính phủ quy
định
chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
c) Vị trí đóng
dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG
TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI
BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều 15 Thông
tư số 01/2011/TT-BNV .
Điều
21. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát
hành văn bản
Văn thư tiến
hành các công việc sau đây khi phát hành:
a) Lựa chọn bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán
bì;
d) Đóng dấu độ
khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
2. Chuyển phát
văn bản đi
a) Những văn bản
đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn
bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối
với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn
bản.
b) Đối với
những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành
ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
c) Văn bản đi
được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện.
Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng
dấu vào sổ.
d) Việc
chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển
giao văn bản.
đ) Chuyển
phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường
hợp cần chuyển
phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc
chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản
có giá trị lưu trữ.
e) Chuyển
phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10, Điều 16 Nghị
định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Thông tư số 33/2015/TT-BCA.
3. Theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi
a) Văn thư có
trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
b) Lập Phiếu
gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản.
Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn
thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;
c) Đối với
những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng
thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị
thiếu hoặc thất lạc;
d) Trường hợp
phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn
phòng để xử lý.
4. Biểu mẫu:
a) Phụ lục
VIII: Bì văn bản
b) Phụ lục
IX: Sổ Chuyển giao văn bản đi
c) Phụ lục X:
Sổ Gửi văn bản đi bưu điện
Điều
22. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn
bản đi phải được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư và 01 bản chính lưu trong hồ sơ
công việc.
2. Bản gốc
lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Việc lưu
giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được
thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Văn thư có
trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn
thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Mục
3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều
23. Lập Danh mục hồ sơ
Danh
mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức được lập theo quy định tại Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan; do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban
hành vào đầu năm.
Điều
24. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung
việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào
Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức và thực tế công việc được giao, cán bộ,
công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ, ký hiệu hồ sơ,
năm hồ sơ lên bìa hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia
TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
b) Thu thập
văn bản vào hồ sơ
- Cán bộ,
công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản,
giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
- Các văn
bản, tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo
đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ
yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).
c) Kết thúc
và biên mục hồ sơ
- Khi công
việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có
trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ
còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không
cần để trong hồ sơ.
- Đối với các
hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên
mục hồ sơ đầy đủ.
- Hoàn thiện,
chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần).
- Nếu hết năm
mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ
đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ của năm sau liền kề.
2. Yêu cầu
đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được
lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình
thành hồ sơ;
b) Văn bản,
tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản
ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản
trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
3. Biểu mẫu:
a) Phụ lục XII:
Mẫu Danh mục hồ sơ
b) Phụ lục XIII:
Một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu
Điều
25. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể
từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại Điểm b khoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng,
kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
2. Trường hợp đơn vị, cá
nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại Khoản 1
Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức
đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài
liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Điều
26. Thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu
1. Thành phần hồ sơ,
tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định
thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
a)
Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc
thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại, hủy khi
văn bản hết hiệu lực thi hành;
b)
Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong;
c)
Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trong trường hợp trùng với hồ sơ của đơn
vị chủ trì);
d)
Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
2.
Thủ tục nộp lưu:
a) Đơn vị, cá nhân giao hồ
sơ, tài liệu hoàn thiện hồ sơ công việc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan;
b) Lưu trữ cơ quan có trách
nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu;
c) Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá
nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.
3. Biểu mẫu:
a) Phụ lục
XIV: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
b) Phụ lục
XV: Biên bản giao nhận tài liệu.
Điều
27. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan
1.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra việc xây dựng
Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của cơ
quan.
2.
Chánh Văn phòng có nhiệm vụ:
a)
Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
b)
Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ của cơ
quan;
c)
Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan chỉ đạo việc kiểm tra, hướng dẫn công chức,
viên chức và các đơn vị trực thuộc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu
trữ đối với các cơ quan cấp dưới.
3.
Người đứng đầu đơn vị trực thuộc các cơ quan có trách nhiệm: Tổ chức thực hiện
việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ của
cơ quan.
4.
Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức
a)
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc; cán bộ, công chức, viên chức
phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
theo hướng dẫn tại Điều 17 Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Ngoài việc
lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc để làm căn cứ giải quyết công
việc hàng ngày.
b)
Trường hợp đơn vị, tổ chức hoặc cán bộ, công chức, viên chức có nhu cầu giữ lại
hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc chuyên môn thì phải
được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài
liệu gửi lại cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị,
cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
c) Trường hợp cán bộ, công
chức, viên chức khi chuyển công tác,
thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo
hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc cho
người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài
liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
5. Trách nhiệm của
Văn thư các đơn vị trực thuộc các cơ quan, tổ chức
a)
Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của từng cá nhân trong đơn vị (phòng,
ban…) xác định hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu;
b)
Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
c)
Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan.
6.
Trách nhiệm của Văn thư các cơ quan
a)
Tham mưu xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan.
b)
Đầu năm, Văn thư cơ quan, tổ chức sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị trực
thuộc, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ,
Văn thư cơ quan chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho các đơn vị hoặc cá nhân có trách
nhiệm lập hồ sơ (tiêu chuẩn bìa hồ sơ, hộp bảo quản, giá bảo quản tài liệu lưu
trữ thực hiện theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học
và Công nghệ về việc công bố tiêu chuẩn quốc gia bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo
quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ).
c)
Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ
sơ trong cơ quan.
7.
Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
a)
Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu.
b)
Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn
vị, cá nhân và lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp thấy thiếu hồ
sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải
quyết; hồ sơ bao gồm:
-
Viết bìa theo mẫu, đánh số tờ trong hồ sơ; đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn phải viết chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ;
-
Lập mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ có thời hạn riêng;
-
Sắp xếp hồ sơ vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp đưa lên giá.
c)
Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quyết
định của người đứng đầu cơ quan.
Mục
4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều
28. Quản lý con dấu
1.
Chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý,
kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu và ban hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu của cơ
quan, tổ chức mình.
2. Đăng ký
mẫu con dấu và thông báo mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức có liên quan biết
trước khi sử dụng.
3. Chấp hành
việc kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
4. Giao nộp
con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu
con dấu thuộc các trường hợp bị thu hồi theo quy định của pháp luật.
5. Con dấu
phải được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của cơ quan, tổ chức; chỉ chức danh nhà
nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới được quyết định việc mang con dấu ra
ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc.
6. Cơ quan, tổ
chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát
hiện mất con dấu thì phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng
ký mẫu con dấu và cơ quan
Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu.
7. Cơ quan, tổ
chức bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc bị
thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình
chỉ hoạt động phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng
ký mẫu con dấu theo quy định.
8. Con dấu
đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải
thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy chứng nhận
đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
9. Giấy chứng
nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Trường hợp bị hỏng phải
thực hiện thủ tục đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại giấy
chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con
dấu.
10. Cơ quan, tổ
chức, chức danh nhà nước khi cần phải giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng để phục vụ công
tác lưu trữ, nghiên cứu lịch sử phải có văn
bản gửi Bộ Nội vụ để báo cáo Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định.
11. Việc in mẫu con
dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để phục vụ công tác phải được quy
định tại văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực đó.
Điều
29. Sử dụng con dấu
1. Đóng dấu
vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
2. Công chức,
viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
3. Chỉ đóng
dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của
người có thẩm quyền.
4. Không được
đóng dấu trong các trường hợp sau:
a) Đóng dấu
vào giấy không có nội dung;
b) Đóng dấu
trước khi ký;
c) Đóng dấu
lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
Chương
III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục
1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều
30. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm,
công chức, viên chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập
hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế
hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp
với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài
liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn
các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị
kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức
tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Điều
31. Thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Trung tâm
Lưu trữ lịch sử
trực thuộc Chi
cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ giúp Giám đốc Sở Nội vụ trực tiếp quản lý
tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh; thu thập, tiếp nhận tài liệu có giá trị vĩnh
viễn hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện; các cá nhân,
gia đình, dòng họ tự nguyện tặng cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ; các tổ
chức khác theo quy định của pháp luật.
2. Các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
có trách nhiệm:
a) Chỉnh lý
tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
b) Lập Danh
mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;
c) Giao nộp
đầy đủ tài liệu, hộp, cặp và công cụ tra cứu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tỉnh; vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp;
d) Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03
bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ
02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch
sử tỉnh.
3. Trách
nhiệm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh:
a) Tham mưu
Giám đốc Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành Quyết định thu tài liệu của các cơ
quan, đơn vị thuộc Danh mục các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng năm;
b) Hướng dẫn
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp;
c) Thu thập,
chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ;
d) Chuẩn bị
kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;
e) Tổ chức
tiếp nhận tài liệu và lập "Biên bản giao nhận tài liệu".
Điều
32. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài
liệu của cơ quan, tổ chức phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho
lưu trữ.
1. Nguyên tắc
chỉnh lý
a) Không phân
tán phông lưu trữ;
b) Khi phân
loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn
trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không
phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu
sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Tài liệu
sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a) Phân loại
và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định
thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
c) Hệ thống
hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công
cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ
cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
đ) Lập danh
mục tài liệu hết giá trị.
Điều
33. Xác định giá trị tài liệu
1. Văn thư,
Lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời
hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý
kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
2. Việc xác
định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài
liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ
thể;
b) Xác định
tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Điều
34. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Thực hiện
theo quy định tại Điều 18 Luật Lưu trữ năm 2011.
Điều
35. Hủy tài liệu hết giá trị
1. Thẩm tra
tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy
Việc thẩm tra
tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy trên địa bàn tỉnh được quy định như
sau:
a) Sở Nội vụ
thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt "Danh mục tài liệu hết giá
trị” của Lưu trữ lịch sử tỉnh và thẩm tra tài liệu hết giá trị của Lưu trữ
huyện và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh;
b) Phòng Nội
vụ huyện, thành phố thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện, thành phố và của xã, phường,
thị trấn thuộc huyện, thành phố;
c) Lưu trữ
của các cơ quan, tổ chức cấp trên giúp người đứng đầu thẩm tra tài liệu hết giá
trị của các đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử.
2. Thẩm quyền
quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
a) Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử
tỉnh theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ;
b) Người đứng
đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh
quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến
thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ;
c) Chủ tịch
Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị thuộc lưu
trữ cơ quan cấp huyện sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ;
d) Người đứng
đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện, thành
phố quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có
ý kiến thẩm định bằng văn bản của Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, thành phố;
e) Chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp xã quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của lưu trữ cấp xã
sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện,
thành phố.
2. Thủ tục,
hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Khoản 2, 3, 4,
5 Điều 28 Luật Lưu trữ.
Điều
36. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Trong thời
hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách
nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Tài liệu
lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành công an, quốc phòng, ngoại
giao phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công
việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ
cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.
3. Tài liệu
chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành, lĩnh vực khác
phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết
thúc, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơ
quan, tổ chức.
Mục
2. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỐNG KÊ
Điều
37. Đối tượng thống kê
a) Công tác
văn thư gồm: Văn bản chỉ
đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư; tổ chức văn thư; nhân sự làm công
tác văn thư; văn bản đi, văn bản đến; hồ sơ; trang thiết bị dùng cho văn thư.
b) Công tác
lưu trữ: Văn bản chỉ
đạo và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ; tổ chức lưu trữ; nhân sự làm công tác lưu
trữ; tài liệu lưu trữ; thu thập và loại hủy tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ; kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ.
c) Nghiên cứu
khoa học về công tác văn thư, lưu trữ.
Điều
38. Nội dung về chế độ báo cáo thống kê
1. Sở Nội vụ
có trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ
thuộc Phông Lưu trữ lịch sử tỉnh, tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ
liệu, hồ sơ quản lý. Thống kê lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ
mật và tài liệu hạn chế sử dụng.
2. Người đứng
đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện báo cáo thống kê
của cơ quan, tổ chức mình theo quy định hiện hành của Nhà nước.
3. Thống kê
về công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định sau:
a) Quy định
việc gửi báo cáo thống kê cơ sở:
- UBND xã,
phường, thị trấn gửi báo cáo thống kê cơ sở về Phòng Nội vụ thuộc UBND các huyện,
thành phố để tổng hợp;
- Các phòng,
ban chuyên môn và cơ quan, tổ chức thuộc huyện, thành phố gửi báo cáo về Phòng
Nội vụ thuộc
UBND các
huyện, thành phố để tổng hợp;
- Các cơ
quan, tổ chức trực thuộc các sở, ban, ngành gửi báo cáo về đơn vị chủ quản để tổng hợp.
b) Quy định
việc gửi báo cáo thống kê tổng hợp:
- Các sở, ban, ngành
tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc, báo cáo về Sở Nội vụ;
- Phòng Nội
vụ các huyện, thành phố tổng hợp số liệu của các phòng, ban chuyên
môn, các tổ chức thuộc cấp huyện, các xã, phường, thị trấn, báo cáo Sở
Nội vụ;
- Sở Nội vụ
tổng hợp số liệu của các cơ quan cấp tỉnh và cấp huyện, báo cáo Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
c) Các bộ
phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê tài liệu đang giữ và các công
cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ, tài liệu, sổ đăng ký các phông lưu trữ,
mục lục hồ sơ của từng phông, sổ theo
dõi sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ.
Điều
39. Kỳ hạn báo cáo và thời hạn gửi báo cáo
a) Kỳ hạn báo
cáo: 01 năm, tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm báo báo.
b) Thời hạn
gửi báo cáo:
- Trước ngày
15 tháng 01 năm liền kề với năm báo cáo đối với báo cáo thống kê cơ sở;
- Trước ngày
31/01 năm kế tiếp của năm báo cáo: Cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
cấp huyện tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Sở Nội vụ theo mẫu báo cáo thống
kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ;
- Trước ngày
15/02 năm kế tiếp của năm báo cáo: Sở Nội vụ tổng hợp báo cáo về Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước theo
mẫu báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ.
Mục
3. BẢO QUẢN, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều
40. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài
liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức do các cán bộ, công
chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài
liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức và
tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được
trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an
toàn cho tài liệu.
3.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định
về bảo quản tài liệu lưu trữ:
a)
Xây dựng, bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định;
b)
Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng
gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
c)
Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
d)
Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
4.
Cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm:
a)
Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong
hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm
tra và tra cứu;
b)
Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng,
chất lượng tài liệu, trên cơ sở
đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế.
Điều
41. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
1. Tất cả cán
bộ, công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng
chính đáng.
2. Cán bộ,
công chức, viên chức ngoài cơ quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích
công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải
được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
3. Cá nhân
khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu,
chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức
hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
Điều
42. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực
hiện theo quy định tại Điều 32 Luật Lưu trữ năm 2011.
Điều
43. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực
hiện theo quy định tại Điều 31, Điều 34 Luật Lưu trữ năm 2011 và các quy
định khác của Nhà nước có liên quan.
Điều
44. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ
quan phải có Nội quy phòng đọc.
2. Nội quy
Phòng đọc bao gồm các nội dung cần quy định sau:
a) Thời gian
phục vụ độc giả;
b) Các giấy tờ
độc giả cần xuất trình khi đến
khai thác tài liệu;
c) Những vật
dụng được và không được mang vào phòng đọc;
d) Quy định độc
giả phải thực
hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;
đ) Độc giả
không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin
trong công cụ tra cứu khi
chưa được phép;
e) Ngoài các quy
định trên, độc giả
cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy
định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu;
Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan, tổ chức.
3. Công chức,
viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục
hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài
liệu lưu trữ
và
phục vụ khai thác tài liệu.
Điều
45. Quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn
Thực hiện
theo Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ,
tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
xã, phường, thị trấn.
Mục
4. TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Điều
46. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Thực hiện
theo quy định tại Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011
và Chương II của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và theo quy định của pháp luật hiện
hành.
Mục
5. HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ
Điều 47. Hoạt động dịch vụ lưu trữ
Thực hiện theo quy
định tại Điều 36 Luật Lưu trữ năm 2011 và Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày
01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ và
hoạt động dịch vụ lưu trữ.
Điều
48. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ
1. Tuân thủ các
quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ và pháp luật có liên quan.
2. Chịu trách
nhiệm về tiêu chuẩn nghiệp vụ của người tham gia hành nghề và phải bồi thường
thiệt hại (nếu có) trong quá trình thực hiện dịch vụ theo quy định của pháp
luật.
3. Giải trình
hoặc cung cấp tài liệu, thông tin liên quan đến kết quả thực hiện dịch vụ lưu
trữ khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
4. Bảo mật thông
tin về hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ;
lưu trữ hồ sơ, tài liệu về việc thực hiện dịch vụ lưu trữ.
5. Các cơ quan,
tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm báo cáo bằng văn
bản về Sở Nội vụ về việc thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ trữ từ ngày 01 tháng 01 đến
ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo. Thời hạn gửi báo cáo trước ngày 15 tháng 12
của năm báo cáo (kèm theo Danh sách các hợp đồng cung cấp dịch vụ trong phạm vi
giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân và các hợp đồng đã thực
hiện).
Điều
49. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ
1. Quyết định việc lựa chọn cơ
quan, tổ chức, cá nhân cung
cấp dịch
vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Quản lý,
giám sát
về quá trình và kết quả thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ của cơ quan, tổ
chức, cá nhân cung
cấp
dịch vụ lưu trữ
theo hợp đồng đã được ký kết.
Chương
IV
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Điều
50. Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
1. UBND tỉnh
thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
2. Sở Nội vụ
có trách nhiệm:
a) Tham mưu UBND
tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài
liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.
Chi cục Văn
thư - Lưu trữ
trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh
thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
b) Quản lý hoạt động
dịch vụ lưu trữ
- Kiểm tra,
thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ
lưu trữ trên địa bàn tỉnh;
- Xử phạt vi
phạm hành chính đối với tổ chức, cá nhân hành nghề lưu trữ theo thẩm quyền;
- Hàng năm tổng hợp báo cáo Bộ Nội
vụ về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thuộc thẩm quyền và tình hình hoạt
động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
3. UBND các huyện, thành
phố quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện, thành
phố.
Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, thành
phố bố trí công chức chuyên trách trong biên chế được giao giúp Trưởng phòng
Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu UBND huyện, thành phố quản lý nhà nước về
văn thư, lưu trữ của huyện, thành phố.
4. Văn thư,
lưu trữ cấp xã:
a) Tại UBND
xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ.
b) Người làm
văn thư, lưu trữ cấp xã phải được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ theo tiêu chuẩn quy định; có trách nhiệm thực
hiện đúng các quy
định của pháp luật
về công tác văn thư lưu trữ.
Điều
51. Khen thưởng, xử lý vi phạm và khiếu nại, tố cáo về văn thư, lưu trữ
1. Cơ quan, tổ chức,
cá nhân có thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật:
a) Có thành tích xuất
sắc trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;
b) Phát hiện, giao
nộp, tặng cho cơ quan lưu trữ những tài liệu có giá trị và tài liệu lưu trữ đặc
biệt quý hiếm;
c) Phát hiện, tố giác
kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu
trữ.
2. Kết quả thực hiện
nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ được đánh giá, xếp loại hàng năm và đưa vào
đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức.
3. Cơ quan, tổ chức,
cá nhân có hành vi vi phạm quy định tại Quy chế này và các quy định khác của
pháp luật về văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử
lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây
thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
4. Tổ chức, cá nhân
có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác
văn thư, lưu trữ. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu
trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Chương
V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều
52. Trách nhiệm thi hành
1. Sở Nội vụ
có trách nhiệm thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện Quy chế
này tại các cơ quan, tổ chức.
2.
Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành
phố; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh có trách nhiệm:
a) Phổ biến,
triển khai thực hiện các quy định tại Quy chế này;
b)
Căn cứ Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan, chỉ đạo việc
xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan phù hợp tình hình và
điều kiện thực tế của cơ quan, tổ chức.
3. Trong quá
trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổ sung, các cơ
quan, tổ chức phản ánh bằng văn bản về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban
nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.
PHỤ LỤC I
DẤU “ĐẾN”
(Kèm
theo Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày 05/9/2016 của UBND tỉnh)
1. Mẫu dấu “Đến”
a) Hình dạng và kích thước: Dấu “Đến” phải
được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm
b) Mẫu trình bày: Mẫu dấu “Đến” được trình
bày như minh họa tại hình vẽ ở trên.
2. Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên
dấu “Đến”
a) Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn
bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết
thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
b) Ngày đến:
Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức
nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày
dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số
cuối của năm, ví dụ: 03/01/11, 27/7/11, 31/12/11.
Giờ đến: Đối với văn bản đến có đóng dấu
“Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ
nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14h30).
c) Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có
trách nhiệm giải quyết
d) Lưu hồ sơ số: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn
bản được lập theo Danh mục hồ sơ cơ quan./.
PHỤ
LỤC II
SỔ
ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm
theo Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày 05/9/2016 của UBND tỉnh)
1. Mẫu sổ:
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in
sẵn, kích thước: 210mm x 297 mm.
a) Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu
của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh họa tại hình
vẽ dưới đây:
|
……….… (1) ……………
……….….. (2) …………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN
ĐẾN
Năm: 20..(3)..
Từ ngày..…....đến ngày....(4).…...
Từ số...…......đến số..........(5).…....
Quyển số:..(6)..
|
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp
trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị
(đối với sổ của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc
đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu
tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ phải có
chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng
dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ số… đến số..và Quyển số.
b) Phần đăng ký văn bản đến: Phần đăng
ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm
09 cột theo mẫu dưới đây:
|
Ngày đến
|
Số đến
|
Tác giả
|
Số, ký hiệu
|
Ngày tháng
|
Tên loại và trích
yếu nội dung
|
Đơn vị hoặc người
nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký:
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu
“Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến
hoặc đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở
trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11.
Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công
văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn
bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội
dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn
bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền.
Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn
bản.
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản
đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).
Sổ đăng ký văn bản mật đến
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như
sổ đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ
mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6).
Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện
tương tự như đăng ký văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại Khoản 2 của
Phụ lục này; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc
“Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được
ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./.
PHỤ
LỤC III
SỔ
ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ
(Kèm
theo Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày 05/9/2016 của UBND tỉnh)
1. Mẫu sổ:
Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn,
kích thước: 210mm x 297 mm
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày
tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là
“Sổ đăng ký đơn, thư”.
b) Phần đăng ký đơn, thư
Phần đăng ký đơn, thư được trình bày
trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
|
Ngày đến
|
Số đến
|
Họ tên, địa chỉ
người gửi
|
Ngày tháng
|
Trích yếu nội dung
|
Đơn vị hoặc người
nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
2. Hướng dẫn đăng ký:
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu
“Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Số đến là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu
đơn, thư được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản
đến nói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn
bản đến khác).
Cột 3: Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa
chỉ, số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi
trên đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở
trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11. Trường
hợp trên đơn, thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu
bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể.
Cột 5: Ghi theo trích yếu nội dung được ghi
trên đơn, thư. Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải
tóm tắt nội dung của đơn, thư đó.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn,
thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền.
Cột 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn,
thư.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư
như đơn, thư lần thứ …; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v...)./.
PHỤ
LỤC IV
PHIẾU
GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm
theo Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày 05/9/2016 của UBND tỉnh)
1. Mẫu phiếu:
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
………., ngày..… tháng
…. năm 20….
|
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN
BẢN ĐẾN
……………………………(1) ………………………………………..…………
Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2)
Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3)
Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4)
2. Hướng dẫn ghi:
(1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng,
năm; cơ quan (tổ chức) ban hành và trích yếu nội dung của văn bản đến.
(2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của
lãnh đạo cơ quan, tổ chức (hoặc của người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân
chủ trì, các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có);
thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý
kiến phân phối, giải quyết.
(3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của
lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và
ngày, tháng, năm cho ý kiến.
(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến
của cá nhân và ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến./.
PHỤ
LỤC V
SỔ
CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm
theo Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày 05/9/2016 của UBND tỉnh)
I. Sổ chuyển giao văn
bản đến (loại thường):
1. Mẫu sổ: Sổ chuyển
giao văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x
210mm.
a) Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu
của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến,
chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và không có dòng chữ “Từ số...
đến số...”
b) Phần chuyển giao văn bản đến: Phần
chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều
rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo
mẫu sau:
|
Ngày chuyển
|
Số đến
|
Đơn vị hoặc người
nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn ghi:
Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn
bản đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì
phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn
bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền.
Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn
bản.
Cột 5: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số
lượng bản...).
II. Sổ chuyển giao văn bản mật đến:
Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ
chức có thể lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn
bản mật đến tương tự như sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường), nhưng phần
đăng ký chuyển giao văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột
2).
Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được
thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại
Khoản 2 Mục I của Phụ lục này, riêng ở cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật
(“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến./.
PHỤ
LỤC VI
SỔ
THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm
theo Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày 05/9/2016 của UBND tỉnh)
1. Mẫu sổ: Sổ theo dõi
giải quyết văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu
của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản
đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến”.
b) Phần theo dõi giải quyết văn bản
đến: Phần theo dõi giải quyết văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3
(420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau:
|
Số đến
|
Tên loại, số và ký
hiệu, ngày tháng và tác giả văn
bản
|
Đơn vị hoặc người
nhận
|
Thời hạn giải quyết
|
Tiến độ giải quyết
|
Số, ký hiệu văn bản
trả lời
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn ghi:
Cột 1: Ghi theo số đến được ghi trên dấu “Đến”
và trong sổ đăng ký văn bản đến.
Cột 2: Ghi tên loại đối với văn bản do các cơ
quan, tổ chức gửi đến, đơn hoặc thư khiếu nại, tố cáo đối với đơn, thư; các nội
dung khác ghi theo hướng dẫn tại Khoản 2 của Phụ lục II Quy chế này.
Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn
bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền.
Cột 4: Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến
theo quy định của pháp luật, quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý kiến của
người có thẩm quyền.
Cột 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản đến của
các đơn vị, cá nhân so với thời hạn đã được quy định, ví dụ: đã giải quyết,
chưa giải quyết v.v...
Cột 6: Ghi số và ký hiệu của văn bản trả lời
văn bản đến (nếu có).
Cột 7: Ghi những điểm cần thiết khác./.
PHỤ
LỤC VII
SỔ
ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
(Kèm
theo Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày 05/9/2016 của UBND tỉnh)
I. Sổ đăng ký văn bản
đi (loại thường)
1. Mẫu sổ:
Sổ đăng ký văn bản đi phải được in
sẵn, kích thước: 210mm x 297 mm.
a) Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu
của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến,
chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”.
b) Phần đăng ký văn bản đi: Phần đăng
ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08
cột theo mẫu sau:
|
Số, ký hiệu
văn bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Tên loại và trích
yếu nội dung văn bản
|
Người ký
|
Nơi nhận văn bản
|
Đơn vị, người nhận
bản lưu
|
Số lượng bản
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký:
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối
với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02,
31/12.
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của
văn bản.
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn
vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản
lưu.
Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.
II. Sổ đăng ký văn bản mật đi:
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ
đăng ký văn bản đi (loại thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung
cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3).
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện
tương tự như đối với văn bản đi (loại thường) theo hướng dẫn tại Khoản 2 Mục I
của Phụ lục này; riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”,
“Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì
chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm
quyền./.
PHỤ
LỤC VIII
BÌ
VĂN BẢN
(Kèm
theo Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày 05/9/2016 của UBND tỉnh)
1. Mẫu bì văn bản:
a) Hình dạng và kích thước:
Bì văn bản phải được in sẵn, có hình
chữ nhật. Kích thước tối thiểu đối với các loại bì thông dụng cụ thể như sau:
- Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn bản
được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy;
- Loại 220mm x 158mm: dùng cho văn bản
được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng gấp làm 2 phần bằng nhau;
- Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn bản
được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng gấp làm 3 phần bằng nhau;
- Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn bản
được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng gấp làm 4 phần bằng nhau.
b) Mẫu trình bày:
Mẫu trình bày bì văn bản được minh họa
theo hình vẽ.
2. Hướng dẫn trình
bày và viết bì:
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu
cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ
quan, tổ chức (nếu có).
(5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có
trong phong bì.
(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn
vị, cá nhân nhận văn bản.
(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn
vị, cá nhân nhận văn bản.
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức
(nếu có)./.
PHỤ LỤC IX
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
(Kèm
theo Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày 05/9/2016 của UBND tỉnh)
1. Mẫu sổ:
Sổ chuyển giao văn bản đi cho các cơ
quan khác hoặc cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được in sẵn,
kích thước: 210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu
của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản
đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi”.
b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản
đi: Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A4
theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05
cột theo mẫu sau:
|
Ngày chuyển
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Nơi nhận văn bản
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn ghi:
Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản
đi; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ:
03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3: Nơi nhận văn bản.
- Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
trong trường hợp chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức;
- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị,
cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan, tổ chức
hoặc đơn vị, cá nhân khác.
Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn
bản.
Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số
lượng bản, số lượng bì./.
PHỤ
LỤC X
SỔ
GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
(Kèm
theo Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày
05/9/2016 của UBND tỉnh)
1. Mẫu sổ: Sổ gửi văn
bản đi bưu điện phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.
a) Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu
của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản
đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”.
b) Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu
điện: Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy khổ
A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm
06 cột theo mẫu sau:
|
Ngày chuyển
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Nơi nhận văn bản
|
Số lượng bì
|
Ký nhận và dấu bưu
điện
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn ghi
Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bản đi
bưu điện; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước,
ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn
vị, cá nhân nhận văn bản, ví dụ: UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương.
Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi.
Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực
tiếp nhận văn bản và dấu của bưu điện (nếu có).
Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác./.
PHỤ
LỤC XI
SỔ
SỬ DỤNG BẢN LƯU
(Kèm
theo Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày 05/9/2016 của UBND tỉnh)
1. Mẫu sổ:
Sổ sử dụng bản lưu phải được in sẵn,
kích thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu
của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản
đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng bản lưu”.
b) Phần đăng ký sử dụng bản lưu: Phần
đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm),
bao gồm 09 cột theo mẫu sau:
|
Ngày tháng
|
Họ tên người sử
dụng
|
Số/ký hiệu ngày
tháng văn bản
|
Tên loại và trích
yếu nội dung văn bản
|
Hồ sơ số
|
Ký nhận
|
Ngày trả
|
Người cho phép sử
dụng
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn ghi
Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm phục vụ yêu cầu
sử dụng bản lưu; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở
trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Ghi họ và tên, đơn vị công tác của
người sử dụng bản lưu.
Cột 3: Ghi số và ký hiệu; ngày, tháng, năm
của văn bản.
Cột 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của
văn bản.
Cột 5: Ghi số, ký hiệu của tập lưu văn bản đi
được sắp xếp theo thứ tự đăng ký tại văn thư, ví dụ: Số: CV-01/2011 (tập lưu
công văn đi số 01 năm 2011).
Cột 6: Chữ ký của người sử dụng bản lưu.
Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng
(người mượn) phải trả lại bản lưu.
Cột 8: Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử
dụng bản lưu.
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết như đã trả,
ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn hơn thời hạn cho phép)./.
MẪU
DANH MỤC HỒ SƠ
(Kèm
theo Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày 05/9/2016 của UBND tỉnh)
|
TÊN CQ, TC
CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
DANH MỤC HỒ
SƠ CỦA... (tên
cơ quan, tổ chức)
Năm...
(Ban hành kèm
theo Quyết định số… ngày.. tháng.. năm của ….)
|
Số và ký
hiệu HS
|
Tên đề mục
và tiêu đề hồ sơ
|
Thời hạn bảo quản
|
Đơn vị/ người lập
hồ sơ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN
|
|
|
|
|
|
1. Tên đề mục nhỏ
|
|
|
|
|
|
Tiêu đề hồ sơ
|
|
|
|
Bản Danh mục hồ sơ này có …….(1) hồ
sơ, bao gồm:
…………….(2)hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
…………...(2)hồ sơ bảo quản có thời
hạn.
|
|
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Hướng dẫn sử dụng:
Cột
1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ.
Cột
2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ.
Cột
3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.
Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách
nhiệm lập hồ sơ.
Cột
5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ
chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v...
(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.
(2)
Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn
trong Danh mục./.
PHỤ
LỤC XIII
MỘT
SỐ LOẠI TIÊU ĐỀ HỒ SƠ TIÊU BIỂU
(Kèm
theo Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày 05/9/2016 của UBND tỉnh)
1. Tên loại văn bản -
nội dung - thời gian - tác giả: Áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình,
kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, tổ chức.
Ví dụ 1: Chương trình kế hoạch, báo
cáo công tác năm 2011 của Đài Truyền hình Việt Nam.
Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực hiện
kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ Đông - Xuân năm 2010 - 2011 của Sở Nông nghiệp
và Phát triển nông thôn tỉnh Thái Bình.
2. Tên loại văn bản -
tác giả - nội dung - thời gian: Áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình,
kế hoạch, báo cáo chuyên đề.
Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo
của Bộ Nội vụ về thực hiện cải cách hành chính công năm 2011.
3.
Tập lưu (quyết định, chỉ thị, công văn v.v...) - thời gian - tác giả: Áp dụng đối
với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan.
Ví
dụ: Tập lưu công văn quý I năm 2011 của Tổng cục Thuế.
4.
Hồ sơ hội nghị (hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ quan
chủ trì) - địa điểm - thời gian: Áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo.
Ví
dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2011 của Tổng Công ty Bưu chính Viễn
thông Việt Nam.
Ví
dụ 2: Hồ sơ Hội thảo SARBICA “Xác định giá trị và loại hủy tài liệu” do Cục Lưu
trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức tại Hà Nội từ 25-26/01/1995.
5. Hồ sơ - vấn đề -
địa điểm - thời gian: áp dụng đối với loại hồ sơ việc.
Ví dụ 1: Hồ sơ về Liên hoan Truyền
hình toàn quốc do Đài THVN tổ chức tại TP. Hạ Long từ 10-16/01/2005.
Ví dụ 2: Hồ sơ về cấp phép mở mạng và
cung cấp, sử dụng các dịch vụ viễn thông tin học năm 2010.
Ví dụ 3: Hồ sơ về việc nâng lương năm
2010 (nếu trong một năm có nhiều đợt nâng lương thì mỗi đợt nâng lương lập một
hồ sơ).
6. Hồ sơ - tên người: áp dụng đối
với hồ sơ nhân sự
Ví dụ: Hồ sơ của Nguyễn Văn A./.
MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Kèm
theo Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày 05/9/2016 của UBND tỉnh)
TÊN ĐƠN VỊ ( nộp lưu
tài liệu)
MỤC LỤC HỒ
SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
Năm 20…
|
Hộp/ cặp số
|
Số, ký hiệu HS
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Thời gian TL
|
Thời hạn bảo quản
|
Số tờ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm:.................... hồ sơ
(đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ:............................................................
hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Trong đó có:
........................... hồ sơ (đơn vị bảo
quản) bảo quản vĩnh viễn;
........................... hồ sơ (đơn vị bảo
quản) bảo quản có thời hạn.
|
|
................,
ngày......... tháng...... năm 20....
Người
lập
(Ký
và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)
|
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài
liệu giao nộp.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trên
bìa hồ sơ.
Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ.
Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất
của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
Cột
5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.
Cột
6: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.
Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về nội
dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.
PHỤ
LỤC XV
MẪU
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
(Kèm
theo Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày 05/9/2016 của UBND tỉnh)
|
TÊN CQ, TC
CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
...................,
ngày.... tháng.... năm 20...
|
BIÊN BẢN
Về việc giao nhận tài
liệu
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ....... (Danh mục hồ sơ năm..., Kế
hoạch thu thập tài liệu...),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu),
đại diện là:
- Ông (bà):...................................................…….................................
Chức vụ công tác/chức danh:................................................................
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan), đại diện
là:
- Ông (bà):.......……...........................................
Chức vụ công tác/chức danh:............................................
Thống
nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp:...............................................
2. Thời gian của tài liệu:...................................................
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp (cặp):....................................................
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):..........
Quy ra mét giá:........... mét
4. Tình trạng tài liệu giao nộp:..................................................................
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.
Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao
(đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.
|
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký
tên và ghi rõ họ tên)
|
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký
tên và ghi rõ họ tên)
|