|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH CÀ MAU
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 09/2014/QĐ-UBND
|
Cà
Mau, ngày 09 tháng 05 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
CÀ MAU
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CÀ MAU
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm
pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11
năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày
24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số
31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
các cơ quan, tổ chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại
Tờ trình số 302/TTr-SNV ngày 15 tháng 4 năm 2014; Báo cáo thẩm định số
43/BC-STP ngày 14 tháng 3 năm 2014 của Giám đốc Sở Tư pháp,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này “Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh
Cà Mau”.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng sở, ban, ngành tỉnh;
Chủ tịch UBND huyện, thành phố Cà Mau và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Nội vụ;
- Cục kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp);
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Như Điều 3;
- TT.Tỉnh ủy, TT.HĐND tỉnh;
- Sở Tư pháp (tự kiểm tra);
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Trung tâm Công báo - Tin học;
- NC (H) 12/4;
- Chuyên viên các khối (VIC);
- Lưu: VT, Mi05/5.
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Phạm Thành Tươi
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CÀ MAU
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 09/2014/QĐ-UBND ngày 09/5/2014
của Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau)
Chương I
NHỮNG QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ và quản
lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cà Mau. Được áp dụng
đối với cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy
ban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và
các tổ chức, cá nhân có liên quan.
2. Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành
văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
3. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý,
xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản
được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức;
2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản,
văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành;
3. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong
quá trình soạn thảo văn bản;
4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản
được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền;
5. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản
và được cơ quan, tổ chức ban hành;
6. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của
văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được
thực hiện từ bản chính;
7. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được
trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản
chính;
8. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản,
được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;
9. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức, cá nhân;
10. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân
thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định;
11. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn,
giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
12. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp,
thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan,
tổ chức, cá nhân;
13. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu
theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm
quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài
liệu hết giá trị.
Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản lý nhà nước về công tác
văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cà Mau; Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu, giúp Ủy
ban nhân dân tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh;
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh giúp lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh trực tiếp
quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban
nhân dân tỉnh.
2. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trong việc quản lý
công tác văn thư, lưu trữ:
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ,
quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn
thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử
lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
3. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ
chức).
Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức) hoặc người phụ
trách công tác hành chính giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý,
kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức,
đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan tổ
chức và đơn vị trực thuộc.
4. Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc.
Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ
chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức và pháp luật về văn thư, lưu
trữ.
5. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức.
Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn
thư, lưu trữ, cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm các quy định của
cơ quan, tổ chức và quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
có liên quan đến bí mật nhà nước phải thực hiện theo các quy định của pháp luật
hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương II
CÔNG TÁC
VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 5. Hình thức văn bản
Gồm các loại hình văn bản sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật;
- Văn bản hành chính;
- Văn bản chuyên ngành;
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
Điều 6. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Thông
tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và
Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo quy định của cơ quan, tổ
chức quản lý ngành.
4. Văn bản trao đổi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và theo thông lệ quốc tế.
Điều 7. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện các quy định
tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân ngày 03 tháng 12 năm 2004.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng
cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị hoặc công chức, viên chức soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có
trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan, tổ chức tham
khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu ý kiến tiếp thu để
hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo các tài liệu có liên quan,
ý kiến đề xuất của đơn vị hoặc công chức, viên chức soạn thảo và ý kiến của Thủ
trưởng cơ quan, tổ chức.
Điều 8. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản
đã duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo cơ quan, tổ chức phê
duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị
hoặc công chức, viên chức được giao nhiệm vụ soạn thảo phải trình người đã duyệt
dự thảo xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung.
Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn
bản kiểm tra và chịu trách nhiệm độ chính xác của nội dung, hình thức văn bản,
ký nháy vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo cơ
quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn, mức độ mật; xác định đối tượng
nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức) giúp người
đứng đầu cơ quan, tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ
thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản đúng theo quy định và ký nháy/tắt vào
vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
3. Đối với các văn bản do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành, Chánh Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phải kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức,
kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối
cùng ở “Nơi nhận”.
Điều 10. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật,
Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền
a) Việc ghi quyền hạn của người ký
- Ký thay mặt (TM): Đối với cơ quan làm việc theo chế độ tập thể, những văn bản theo
quy định của pháp luật hoặc quy chế làm việc phải do tập thể thông qua, quyết định
thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc
tên cơ quan, tổ chức; ví dụ:
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
- Ký thay (KT): Trường hợp cấp phó ký thay cấp trưởng những văn bản trong lĩnh vực
đã được phân công phụ trách thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước
chức vụ của cấp trưởng; ví dụ:
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐÓC
- Ký thừa lệnh (TL.): Trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức
giao cho lãnh đạo dưới mình một cấp ký một số văn bản hành chính thông thường
được quy định cụ thể trong Quy chế văn thư, lưu trữ hoặc Quy chế làm việc của
cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ
của người đứng đầu; ví dụ:
TL. GIÁM ĐỐC
CHÁNH VĂN PHÒNG
- Ký thừa ủy quyền (TUQ):
Trong trường hợp đặc biệt, người
đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ
chức ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký thì việc giao ký thừa ủy
quyền phải được làm thành văn bản, giới hạn trong một thời gian nhất định và
người được ủy quyền ký không được ủy quyền lại cho người khác. Khi ký thừa ủy
quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của
người ủy quyền; ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
CHÁNH VẢN PHÒNG
b) Chức vụ của người ký văn bản
- Chức vụ người ký văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người
ký văn bản. Chỉ ghi chức vụ như: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc,...
không ghi những chức vụ mà nhà nước không quy định.
c) Họ và tên bao gồm: Họ, chữ đệm (nếu có) và tên của người ký văn
bản. Đối với văn bản hành chính, trước họ và tên của người ký, không ghi học
hàm (GS, PGS), học vị (TSKH, TS, ThS,...) hoặc các danh hiệu khác trừ văn bản
do các đơn vị sự nghiệp của ngành y tế, khoa học, giáo dục ban hành.
3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai để ký văn
bản,
Điều 11. Bản sao văn bản
1. Các hình thức sao văn bản gồm: Sao y bản chính, sao lục và
trích sao.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ
quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức quyết định.
4. Bản sao y bàn chính, sao lục và trích sao được thực hiện đúng
theo quy định của pháp luật và có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (photocopy
cả dấu và chữ ký của văn bản
chính) không thực hiện đúng quy định tại Khoản 2, Điều này chỉ có giá trị thông
tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những
ý kiến bên lề văn bản. Trường hợp những ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức
ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được cụ
thể hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 12. Nguyên tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được
quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Văn thư) để
làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo
quy định của pháp luật. Những văn bản đi, đến không được đăng ký tại Văn thư,
các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, chuyển giao
trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có dấu chỉ
các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc hẹn giờ”), “Thượng khẩn" và “Khẩn” (sau đây
gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi
nhận được.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi
tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo pháp luật hiện hành về bảo vệ bí
mật nhà nước và quy định tại Quy chế này.
Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự
sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến
a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ
làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với
nơi gửi trước khi nhận và ký nhận;
b) Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn
nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với
bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản
đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên
bản với người chuyển văn bản;
c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua
mạng, văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu
phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gừi hoặc báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
a) Loại phải bóc bì: Các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức;
b) Loại không bóc bì: Các bì văn bản gửi đích danh cá nhân và các
tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức. Những văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu
là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì công chức,
viên chức nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký;
c) Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông
tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực
hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức;
d) Khi bóc bì phải đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký
hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối
chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi
trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi
gửi biết để giải quyết;
đ) Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm
tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa
ngày, tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
3. Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến
a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được
đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày, tháng, năm đến. Đối với văn bản fax, phải chụp
lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển qua mạng, trong trường
hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được
bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày
đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax,
bản chuyển phát qua mạng);
b) Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư thì Văn
thư chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng dấu “Đến”;
c) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới
số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung
(đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn
bản;
Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo hướng dẫn
tại Phụ lục I ban hành kèm theo Quy chế này.
4. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, công
chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với lãnh đạo
cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng để xử lý.
5. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc
cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính. Trong trường hợp đăng ký
trên cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính, định kỳ phải in, tập hợp,
đóng thành Sổ đăng ký văn bản đến và lưu trữ theo quy định hiện hành để tra cứu
khi cần thiết.
6. Văn bản mật đến được đăng ký vào sổ riêng; nếu sử dụng phần mềm
trên máy vi tính thì không được nối mạng Lan (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.
Mẫu “Sổ đăng ký văn bản đến”; “Sổ đăng ký văn bản mật đến” và cách
ghi thông tin trong sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục II ban hành kèm theo Quy chế này.
Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách đăng ký đơn, thư thực hiện theo hướng
dẫn tại Phụ lục III ban hành kèm theo Quy chế này.
Điều 15. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Trình, phân phối văn bản đến
a) Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho
người có thẩm quyền xem xét, cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản
đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận
được. Văn bản đến được trình trực tiếp hoặc trình trên mạng cho người có thẩm
quyền.
b) Người có thẩm quyền phân phối văn bản đến cho ý kiến phân phối,
chỉ đạo giải quyết và thời gian giải quyết văn bản (nếu cần) trực tiếp trên văn
bản đến, trên phiếu giải quyết văn bản đến hoặc trên mạng nội bộ.
- Trường hợp người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối trực tiếp
trên văn bản đến thì ý kiến phân phối được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”.
- Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá
nhân xử lý thì người có thẩm quyền sử dụng Phiếu giải quyết văn bản đến, ghi rõ
đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phối hợp thực hiện.
Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định
cụ thể. (Có thể tham khảo tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Quy chế này).
d) Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có)
của người có thẩm quyền, bản chính văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để
đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
đến trên máy vi tính.
2. Chuyển giao văn bản đến
a) Căn cứ vào ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền, Văn thư thực hiện chuyển giao bản chính văn bản đến cho đơn vị hoặc cá
nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác,
đúng đối tượng, chặt chẽ, giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Khi chuyển giao bản
chính văn bản đến, Văn thư phải lập sổ chuyển giao văn bản đến theo quy định.
b) Đơn vị hoặc cá nhân nhận bản chính văn bản đến phải ký nhận vào
sổ chuyển giao văn bản đến hoặc sổ đăng ký văn bản đến.
Mẫu “Sổ chuyển giao văn bản đến” và cách ghi thông tin trong sổ thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V ban hành kèm theo
Quy chế này.
c) Đối với văn bản đến có đóng dấu “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, Văn
thư phải ghi rõ thời gian chuyển cho người có trách nhiệm xử lý.
Điều 16. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Giải quyết văn bản đến
a) Sau khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của
cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết
trước.
b) Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định
phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến
có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác,
đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó
(kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người
có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình lãnh đạo cơ quan,
tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản
tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được
theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
b) Lãnh đạo cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng (Trưởng
phòng Hành chính - Tổ chức) hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
c) Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao
trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ
chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập sổ theo
dõi việc giải quyết văn bản đến.
d) Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách
nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Mẫu “Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến” và cách ghi thông tin
trong sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI ban
hành kèm theo Quy chế này.
Điều 17. Trình tự giải quyết văn bản đi
Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và
ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Kiểm tra, đối chiếu chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản.
3. Đăng ký văn bản đi.
4. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).
5. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi.
6. Lưu văn bản đi.
Điều 18. Kiểm tra thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm
xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
a) Ghi số văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống
số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp
pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm
a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính, được đăng ký như sau:
+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định,
quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số;
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một
hệ thống số riêng.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện
theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính.
Điều 19. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
a) Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ
quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
b) Trường hợp văn bản mật đi được đăng ký riêng theo Khoản 1, Điều
19 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn
xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Mẫu “Sổ đăng ký văn bản đi” và cách ghi thông tin trong sổ thực hiện
theo hướng dẫn tại phụ lục VII ban hành kèm theo Quy
chế này.
2. Đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên
máy vi tính
a) Yếu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
đi được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về lĩnh vực này;
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý
văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó và phải đáp ứng
các tiêu chuẩn kỹ thuật về lưu trữ và truy cập;
c) Thông tin về văn bản đi được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đi phải được in ra giấy, tập hợp lại, đóng thành sổ đăng ký văn bản đi
và lưu trữ theo quy định hiện hành để tra cứu khi cần thiết.
Điều 20. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên
cơ sở số lượng tại phần nơi nhận của văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong
văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận
kèm theo để lưu ở Văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc
văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết,
tổ chức phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung
văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều văn bản cho đối tượng, không gửi đến
các đối tượng khác chỉ để tham khảo;
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng
thời gian quy định;
d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan,
tổ chức và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính
phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu
lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
b) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu
chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan quản lý ngành;
c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn
bản.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,
“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại
Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
b) Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”),
dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Mục 2,
Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định
số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
c) Việc đóng dấu các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành (trả lại sau khi
họp, xem xong trả lại, lưu hành nội bộ) trên văn bản được thực hiện theo quy định
tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính.
Điều 21. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi
1. Làm thủ tục phát hành văn bản
Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc sau đây khi phát
hành văn bản đi:
a) Lựa chọn
bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện theo hướng dẫn
tại Phụ lục VIII ban hành kèm theo Quy chế này.
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đã làm đầy đủ thủ tục văn thư theo quy định phải
được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là ngày làm
việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03
ngày, kể từ ngày ký văn bản;
b) Đối với những văn bản “Hẹn giờ”, “Hòa tốc”, “Khẩn”, “Thượng khẩn”
phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục văn thư;
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào
sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện
kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện theo hướng
dẫn tại Phụ lục IX ban hành kèm theo Quy chế này.
Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng
dẫn tại Phụ lục X ban hành kèm theo Quy chế này.
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân
trong cơ quan, tổ chức hoặc các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài phải được
ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đi;
đ) Chuyển phát hành văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được
chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax
hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau
đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
e) Chuyển phát hành văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều
10, Điều 16, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ
và quy định tại khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA
(AI 1) ) ngày 13 tháng 9 năm 2002
của Bộ Công an.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể
như sau:
a) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu
cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn
vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải
theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo
đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả
lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời,
ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo
người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Điều 22. Lưu văn bản đi
1. Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư và bản
chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
b) Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ
tự đăng ký.
2. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng
dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch
chính xác nội dung bản tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu
chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà
nước.
4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu
cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể
của cơ quan, tổ chức.
Mẫu sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại
Phụ lục XI ban hành kèm theo Quy chế này.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 23. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức và thực tế công việc
được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ
sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công
việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
b) Thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ
- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ, thu thập,
cập nhật đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc
vào hồ sơ.
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp
lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho phù
hợp.
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc. Cán bộ,
công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung
những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các
tư liệu, sách báo không cần thiết trong hồ sơ.
Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức,
viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
- Hoàn chỉnh bìa hồ sơ.
3. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ;
b) Văn bản, tài liệu thu thập vào mỗi hồ sơ phải có liên quan chặt
chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải
quyết công việc;
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Mẫu sổ “Danh mục hồ sơ cơ quan, tổ chức” thực hiện theo hướng dẫn
tại Phụ lục XII ban hành kèm theo Quy chế này.
Điều 24. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại Khoản 2, Điều này. Trường
hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải
được lãnh đạo cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục giữ lại gửi cho Lưu
trữ cơ quan, tổ chức. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân
không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu;
b) Cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác, thôi việc, nghỉ
hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc cho người kế nhiệm,
không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc
mang sang cơ quan, tổ chức khác. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và
lập biên bản giao nhận.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;
b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài
liệu xây dựng cơ bản.
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức
phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận
tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức và bên giao nhận tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại
một bản.
Mẫu “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và Mẫu “Biên bản giao nhận
tài liệu” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XIII
và Phụ lục XIV ban hành kèm theo Quy chế này.
Điều 25. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
Hàng năm lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng
danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ
chức)
a) Tham mưu giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ đối với các đơn vị
trực thuộc;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ tại đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc
được phân công theo dõi, giải quyết;
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.
4. Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các
đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của Nhà nước.
Định kỳ hàng năm các cơ quan, tổ chức phải báo báo thống kê về
tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. số liệu thống kê văn thư, lưu trữ
định kỳ hàng năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12. Việc báo cáo thống
kê được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10
năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn
thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 26. Quản lý con dấu
1. Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức) chịu trách
nhiệm trước lãnh đạo cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ
quan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu của cơ
quan, tổ chức cấp trên trong việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với
đơn vị có con dấu riêng).
2. Con dấu của cơ quan, tổ chức được giao cho Văn thư quản lý và sử
dụng Văn thư được giao quản lý và sử dụng con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo
cơ quan, đơn vị trong việc quản lý và sử dụng con dấu; có trách nhiệm thực hiện
những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức,
viên chức Văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được
sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản,
sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ
làm việc;
b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, Văn thư phải báo cáo lãnh đạo
cơ quan, tổ chức làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp bị mất dấu, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức phải kịp thời thông báo cơ quan Công an nơi xảy ra mất con dấu,
lập biên bản và làm thủ tục cấp lại con dấu.
4. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập thì
lãnh đạo cơ quan, tổ chức chỉ đạo thực hiện nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin
khắc con dấu mới.
Điều 27. Sử dụng con dấu
1. Văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
2 Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng thể thức và có
chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy
không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc
đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
Chương III
CÔNG TÁC
LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 28. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm, Lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập
hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị phòng, ban và cá nhân trong cơ quan, tổ
chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức và cá nhân chuẩn bị
hồ sơ, tài liệu nộp và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ,
tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa “Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” với thực tế và lập “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài
liệu” theo quy định.
Điều 29. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được chỉnh lý hoàn chỉnh
và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc
chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại và lập hồ sơ chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc
lập mới hồ sơ, phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải
quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã được lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được các hoạt động của cơ
quan, tổ chức.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu (bảo quản vĩnh viễn
và bảo quản có thời hạn);
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu, các
công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu, sử dụng tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 30. Xác định giá trị tài liệu
1. Bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ căn cứ
vào các quy định hiện hành về thời hạn bảo quản tài liệu của cấp trên, ý kiến Hội
đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức và ý kiến tham gia của cơ
quan có thẩm quyền (nếu cần); giúp Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ
chức) xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức
ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt các yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản
có thời hạn tính bằng số năm cụ thể;
b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.
Điều 31. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Thực hiện theo quy định tại Điều 18 Luật Lưu trữ năm 2011.
Điều 32. Hủy tài liệu hết giá trị
1. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm đúng thẩm quyền,
trình tự, thủ tục, lập hồ sơ và phải có văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm
quyền theo quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011. Nghiêm cấm các cơ quan,
tổ chức, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức. Việc hủy tài
liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải lập
thành biên bản; hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan,
tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
2. Thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị
a) Sở Nội vụ: Thẩm định tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
b) Phòng Nội vụ: Thẩm định tài liệu hết giá trị của Ủy ban nhân
dân xã, phường, thị trấn.
Điều 33. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc cơ quan, tổ
chức thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu
trữ lịch sử tỉnh.
2. Thời hạn
nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh của ngành Công an, Quốc phòng,
Ngoại giao và các ngành khác được thực hiện theo quy định tai Điều 14, Điều 15
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011.
3. Trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ
chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi
hình thức sở hữu hoặc phá sản thi việc quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện theo
quy định tại Điều 24 Luật Lưu trữ năm 2011.
4. Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định tại
Chương II, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011.
Mục 2. BẢO QUẢN, THỐNG KÊ, TỐ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho
lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật
nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng
tài liệu lưu trữ.
Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều
kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại Khoản 1 Điều này được ký gửi
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật.
2. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
do công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài
liệu.
3. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được nộp vào lưu
trữ cơ quan, tổ chức và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện cần thiết
theo quy định.
4. Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức) có trách
nhiệm tham mưu, chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ:
a) Tham mưu lãnh đạo bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định;
trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
b) Thực hiện các biện pháp phòng cháy, chữa cháy, phòng chống
thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
c) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử
a-xít; tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng;
duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ;
d) Duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu
trữ.
5. Cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm:
a) Bố trí, sắp xếp khoa học hồ sơ, tài liệu trong kho để dễ thống
kê, kiểm tra và tra cứu;
b) Hồ sơ, tài liệu trong kho phải để trong hộp (cặp), dán nhãn, ghi
đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu;
c) Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được
số lượng, chất lượng tài liệu trên cơ sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục
chế.
Điều 35. Đối tượng, thủ tục và thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng
tài liệu
1. Tất cả
cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều
được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu
riêng chính đáng.
2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan, tổ chức nghiên cứu
tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu
tài liệu và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng (Trưởng
phòng Hành chính - Tổ chức) đồng .
3. Cá nhân
khai thác sử dụng vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng
minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc
Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức) đồng ý.
Điều 36 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo quy định tại Điều 32 Luật Lưu trữ năm 2011.
Điều 37. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo quy định tại Điều 31 và Điều 34 Luật Lưu trữ năm
2011.
Điều 38. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải có Nội quy phòng đọc.
2. Nội quy phòng đọc bao gồm các nội dung quy định như sau:
a) Thời gian
phục vụ độc giả;
b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác, sử dụng
tài liệu;
c) Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc;
d) Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai
thác sử dụng tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc, kho lưu trữ;
đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên
máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép của người có thẩm
quyền;
e) Ngoài các quy định trên, độc giả phải thực hiện nghiêm chỉnh
các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định sử dụng tài
liệu; Quy định về công tác phòng cháy, chữa cháy,...
3. Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức phải lập các sổ
nhập, xuất tài liệu; sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý
tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu. Ngoài ra, có thể dùng phần mềm
quản lý hồ sơ, lưu trữ.
Điều 39. Kinh phí phục vụ công
tác lưu trữ
1. Kinh phí phục vụ công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức được bố
trí trong dự toán ngân sách hằng năm và được sử dụng vào các công việc sau đây:
a) Xây dựng, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ;
b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng
tài liệu lưu trữ;
c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm (nếu có);
d) Chỉnh lý tài liệu;
đ) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;
e) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
g) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;
h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ.
2. Khuyến khích tổ chức, cá nhân trong nước và tổ chức, cá nhân
ngoài nước đóng góp, tài trợ cho việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ.
Chương IV
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU
NẠI TỐ CÁO
Điều 40. Khen thưởng, xử lý vi phạm và khiếu nại, tố cáo
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư,
lưu trữ và thực hiện tốt Quy chế này thì được xem xét khen thưởng theo quy định
của pháp luật.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi, đối tượng điều chỉnh của
Quy chế này vi phạm hoặc cố tình gây khó khăn trong công tác văn thư, lưu trữ
thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với
các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của
pháp luật. Việc khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ được thực hiện
theo quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo và các quy định pháp luật khác có liên
quan.
Chương V
ĐIỀU KHOẢN
THI HÀNH
Điều 41. Tổ chức thực hiện
1. Căn cứ
vào Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan, trong phạm vi nhiệm
vụ, quyền hạn của mình, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm triển khai thực hiện Quy chế này. Đồng thời, chỉ đạo xây
dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan, đơn vị mình.
2. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc
các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh trong quá trình triển khai thực hiện Quy
chế này; định kỳ báo cáo kết quả thực hiện đến Bộ Nội vụ và Ủy ban nhân dân tỉnh.
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, yêu cầu các
cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh đến Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để nghiên
cứu giải quyết hoặc tổng hợp báo cáo, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ
sung Quy chế này cho phù hợp với tình hình thực tế và quy định của pháp luật hiện
hành./.
PHỤ LỤC I
DẤU “ĐẾN”
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cà Mau)
1. Mẫu dấu “Đến”
a) Hình dạng
và kích thước
Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm
b) Mẫu trình bày
Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh họa tại hình vẽ ở trên.
2. Hướng
dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”
a) Số đến
Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. số đến được đánh liên tục,
bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
b) Ngày đến
Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản
(hoặc đơn, thu), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng
1,2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm, ví dụ:
03/01/11, 27/7/11, 31/12/11.
Giờ đến: Đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc”
(kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần
thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30 phút).
c) Chuyển
Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
d) Lưu hồ sơ số
Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo danh mục hồ
sơ cơ quan./.
PHỤ LỤC
II
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh
Cà Mau)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được
trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây:
|
…………………(1)…………………
|
|
…………………(2)…………………
|
|
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
|
|
Năm: 20...
(3).
Từ ngày…… đến
ngày…(4)…..
Từ số………..
đến số……….(5)……….
Quyển số:…………(6)…………
|
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển
sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm
quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng
giấy trống giữa Từ số... đến số… và Quyển số.
b) Phần đăng ký văn bản đến
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm),
bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:
|
Ngày đến
|
Số đến
|
Tác giả
|
Số, ký hiệu
|
Ngày tháng
|
Tên loại và
trích yếu nội dung
|
Đơn vị hoặc
người nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
- Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ:
03/01, 27/7, 31/12.
- Cột
2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
- Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa
chỉ của người gửi đơn, thư.
- Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
- Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với
những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng
hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11.
- Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn
bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn,
thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc
đơn, thư đó.
- Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến
phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
- Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
- Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có
số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).
3. Sổ
đăng ký văn bản mật đến
Mẫu số đăng ký văn bản mật đến cũng giống như số đăng ký văn bản đến
(loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau
cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6).
Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đăng ký
văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột
7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản
đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thi chỉ được ghi vào cột trích yếu nội
dung sau khi được phép người có thẩm quyền./.
PHỤ LỤC III
SỔ
ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cà Mau)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu
của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”.
b) Phần đăng ký đơn, thư
Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm),
bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
|
Ngày đến
|
Số đến
|
Họ tên, địa
chỉ người gửi
|
Ngày tháng
|
Trích yếu nội
dung
|
Đơn vị hoặc
người nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn
đăng ký
- Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ:
03/01, 27/7, 31/12.
- Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”, số đến là số thứ tự
đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đến
và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn,
thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác).
- Cột 3: Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số điện thoại
(nếu có) của người gửi đơn, thư.
- Cột 4: Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư. Đối với
những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ờ trước; năm được ghi bằng
hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11. Trường hợp trên đơn, thư không
ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có
ghi chú cụ thể.
- Cột 5: Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn, thư. Trường
hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của
đơn, thư đó.
- Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý
kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
- Cột 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư.
- Cột 8: Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ...;
đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v...).
PHỤ LỤC IV
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cà Mau)
1. Mẫu phiếu
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
.............,
ngày...... tháng....... năm 20......
|
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
…………………………(1)…………………………...
………………………..
Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2)
Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3)
Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4)
2. Hướng
dẫn ghi
(1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan (tổ chức)
ban hành và trích yếu nội dung của văn bản đến.
(2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo cơ quan, tổ
chức (hoặc của người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, các đơn vị,
cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có); thời hạn giải quyết
đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải
quyết.
(3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao
cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày, tháng, năm
cho ý kiến.
(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày,
tháng, năm đề xuất ý kiến./.
PHỤ LỤC IV
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cà Mau)
I. Sổ
chuyển giao văn bản đến (loại thường)
1. Mẫu số
Sổ chuyển giao văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc
148mm x 210mm.
a) Bìa và trang đầu
Bia và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu
của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và
không có dòng chữ “Từ số... đến số...”.
b) Phần chuyển giao văn bản đến
Phàn chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang giấy
khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm
x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu
sau:
|
Ngày chuyển
|
Số đến
|
Đơn vị hoặc
người nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn
ghi
- Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn bản đến cho các đơn
vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước,
ví dụ: 05/02, 27/7, 31/12.
- Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
- Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến
phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
- Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
- Cột 5: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản...).
II. Sổ chuyển giao văn bản mật đến
Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức có thể lập sổ
chuyển giao văn bản mật đến riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến tương tự
như sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký chuyển giao
văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2).
Việc
đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản
đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2, Mục I của Phụ lục này, riêng ở cột
3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản
đến./.
PHỤ
LỤC IV
SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cà Mau)
1. Mẫu sổ
Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu
của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ theo dõi giải quyết văn
bản đến”.
b) Phần theo dõi giải quyết văn bản đến
Phần theo dõi giải quyết văn bản đến được trình bày trên trang giấy
khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau:
|
Số đến
|
Tên loại, số
và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản
|
Đơn vị hoặc
người nhận
|
Thời hạn giải
quyết
|
Tiến độ giải
quyết
|
Số, ký hiệu
văn bản trả lời
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn
ghi
- Cột 1: Ghi theo số đến được ghi trên dấu “Đến” và trong sổ đăng
ký văn bản đến.
- Cột 2: Ghi tên loại đối với văn bản do các cơ quan, tổ chức gửi
đến, đơn hoặc thư khiếu nại, tố cáo đối với đơn, thư; các nội dung khác ghi
theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục II của Thông tư này.
- Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo
ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
- Cột 4: Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến theo quy định của
pháp luật, quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý kiến của người có thẩm quyền.
- Cột 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản đến của các đơn vị, cá
nhân so với thời hạn đã được quy định, ví dụ: đã giải quyết, chưa giải quyết
v.v...
- Cột 6: Ghi số và ký hiệu của văn bản trả lời văn bản đến (nếu
có).
- Cột 7: Ghi những điểm cần thiết khác./.
PHỤ
LỤC VII
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cà Mau)
I. Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước; 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu
của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”.
b) Phần đăng ký văn bản đi
Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm),
bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
|
Số, ký hiệu
văn bản
|
Ngày tháng
văn bản
|
Tên loại và
trích yếu nội dung văn bản
|
Người ký
|
Nơi nhận
văn bản
|
Đơn vị, người
nhận bản lưu
|
Số lượng bản
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn
đăng ký
- Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
- Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới
10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.
- Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
- Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.
- Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn
bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
- Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
- Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành.
- Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.
II. Sổ
đăng ký văn bản mật đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi (loại
thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay
sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3).
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với
văn bản đi (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2, mục I của Phụ lục này;
riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt
mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ
được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền./.
PHỤ
LỤC VIII
BÌ VĂN BẢN
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cà Mau)
1. Mẫu bì
văn bản
a) Hình dạng và kích thước
Bì văn bản phải được in sẵn, có hình chữ nhật. Kích thước tối thiểu
đối với các loại bì thông dụng cụ thể như sau:
- Loại 307mm x 220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào
bì ở dạng để nguyên khổ giấy;
- Loại 220mm x 158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào
bì ở dạng gấp làm 2 phần bằng nhau;
- Loại 220mm x 109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào
bì ở dạng gấp làm 3 phần bằng nhau;
- Loại 158mm x 115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào
bì ở dạng gấp làm 4 phần bằng nhau.
b) Mẫu trình bày
Mẫu trình bày bì văn bản được minh họa theo hình vẽ.
|
(8)
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(1),
ĐC: Số XX đường…….,
phường…, thành phố Cà Mau (2)
ĐT: XXXXXXX Fax: XXXXXXX
(3)
E-Mail:
Website:………………………….(4)
|
|
|
Số:…………………………………(5)
|
|
|
Kính gửi: ……………………………………….(6)
………………………………………………….
(7)
…………………………………………………….
|
2. Hướng dẫn trình bày và viết bì
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax
(nếu cần).
(4): Địa chỉ E-Mail,
Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).
(5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì.
(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)./.
PHỤ LỤC IX
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cà Mau)
1. Mẫu sổ
Sổ chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan khác hoặc cho các đơn vị,
cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu
của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản
đi”.
b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi
Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên trang giấy
khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm
x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu
sau:
|
Ngày chuyển
|
Số, ký hiệu
văn bản
|
Nơi nhận
văn bản
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn
ghi
- Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những
ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
- Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
- Cột 3: Nơi nhận văn bản.
- Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển
giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức;
- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản
trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân
khác.
- Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
- Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng
bì./.
PHỤ LỤC X
SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cà Mau)
1. Mẫu sổ
Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc
148mm x 210mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu
của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”.
b) Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện
Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy
khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc
theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:
|
Ngày chuyển
|
Số, ký hiệu
văn bản
|
Nơi nhận
văn bản
|
Số lượng bì
|
Ký nhận và
dấu bưu điện
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn
ghi
- Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bản đi bưu điện; đối với những
ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7,
31/12.
- Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
- Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận
văn bản, ví dụ: UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
- Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi
- Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu
của bưu điện (nếu có).
- Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác./.
PHỤ LỤC XI
SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cà Mau)
1. Mẫu sổ
Sổ sử dụng bản lưu phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu
của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng bản lưu”.
b) Phần đăng ký sử dụng bản lưu
Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên trang giấy khổ A3
(420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu sau:
|
Ngày tháng
|
Họ tên người
sử dụng
|
Số/ký hiệu
ngày tháng văn bản
|
Tên loại và
trích yếu nội dung văn bản
|
Hồ sơ số
|
Ký nhận
|
Ngày trả
|
Người cho
phép sử dụng
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn ghi
- Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm phục vụ yêu cầu sử dụng bản lưu; đối
với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ:
05/02/2011, 21/7/2011, 31/12/2011.
- Cột 2: Ghi họ và tên, đơn vị công tác của người sử dụng bản lưu.
- Cột 3: Ghi số và ký hiệu; ngày, tháng, năm của văn bản.
- Cột 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
- Cột 5: Ghi số, ký hiệu của tập lưu văn bản đi được sắp xếp theo thứ
tự đăng ký tại văn thư, ví dụ: số: CV-01/2011 (tập lưu công văn đi số 01 năm
2011).
- Cột 6: Chữ ký của người sử dụng bản lưu.
- Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải
trả lại bản lưu.
- Cột 8: Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử dụng bản lưu.
- Cột 9: Ghi những điểm
cần thiết như đã trả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn hơn thời hạn
cho phép)./.
PHỤ LỤC XII
MẪU DANH MỤC HỒ SƠ
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cà Mau)
|
TÊN
CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
DANH MỤC HỒ
SƠ CỦA……. (tên
cơ quan, tổ chức)
Năm………………
(Ban hành kèm
theo Quyết định số:………/QĐ-.... ngày... tháng… năm 20... của…………………………………)
|
Số và ký hiệu
HS
|
Tên đề mục
và tiêu đề hồ sơ
|
Thời hạn bảo
quản
|
Đơn vị/ người
lập hồ sơ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN
|
|
|
|
|
|
1. Tên đề mục nhỏ
|
|
|
|
|
|
Tiêu đề hồ sơ
|
|
|
|
Bản danh mục hồ sơ này có………………………(1) hồ sơ, bao gồm:
………………………(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
………………………(2) hồ sơ bảo quản có thời hạn.
|
|
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Hướng dẫn
sử dụng:
- Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ;
- Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ
sơ;
- Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn
bằng số năm cụ thể;
- Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;
- Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người
lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v...
- Ghi tổng số hồ sơ có trong danh mục.
- Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản
có thời hạn trong danh mục./.
PHỤ LỤC XIII
MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU
NỘP LƯU
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cà Mau)
TÊN ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu)
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
Năm 20…
|
Hộp/cặp số
|
Số, ký hiệu
HS
|
Tiêu đề hồ
sơ
|
Thời gian
TL
|
Thời hạn bảo
quản
|
Số tờ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm:……………………………………………………..hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ: ……………………………………………………..hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Trong đó, có:
………………………………………….. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn;
………………………………………….. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn.
|
|
…………, ngày... tháng… năm 20……….
Người lập
(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)
|
Hướng dẫn cách ghi các cột:
- Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp.
- Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.
- Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ.
- Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của văn bản, tài liệu
trong hồ sơ.
- Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.
- Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.
- Cột 7; Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của
văn bản có trong hồ sơ.
PHỤ LỤC XIV
MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI
LIỆU
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cà Mau)
|
TÊN
CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
…………./BB-……….
|
……., ngày… tháng…
năm……
|
BIÊN BẢN
VỀ VIỆC GIAO NHẬN TÀI LIỆU
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ………….. (Danh mục hồ sơ năm……, Kể hoạch thu thập tài liệu……),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là:
- Ông
(bà):………………………………………………………………………………………….
Chức vụ công tác/chức danh:……………………………………………………………………
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan), đại diện
là:
- Ông
(bà):………………………………………………………………………………………….
Chức vụ công tác/chức danh:
……………………………………………………………………
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như
sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp:
…………………………………………………………………….
2. Thời gian
của tài liệu: …………………………………………………………………….
3. Số lượng
tài liệu:
- Tổng số hộp
(cặp): …………………………………………………………………….
- Tổng số hồ
sơ (đơn vị bảo quản);……………. Quy ra mét giá:………………………..
mét
4. Tình trạng
lài liệu giao nộp: …………………………………………………………………….
5. Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.
Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị/cá nhân) giữ
một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.
|
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký tên và
ghi rõ họ tên)
|
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký tên và
ghi rõ họ tên)
|