|
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT
NAM
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: 1237/QĐ-BHXH
|
Hà Nội, ngày 18 tháng 09 năm 2012
|
QUYẾT
ĐỊNH
VỀ
VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC THUỘC HỆ THỐNG BẢO
HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
Căn cứ Luật Cán bộ, công chức số
22/2008/QH12 ngày 13 tháng 11 năm 2008; Luật Viên chức số 58/2010/QH12 ngày 15
tháng 11 năm 2010;
Căn cứ Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày
15 tháng 3 năm 2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý
công chức; Nghị định số 93/2010/NĐ-CP ngày 31 tháng 8 năm 2010 của Chính phủ
sửa đổi một số điều của Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ; Nghị định số 29/2012/NĐ-CP
ngày 12 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản
lý viên chức;
Căn cứ Nghị định số 94/2008/NĐ-CP ngày
22 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Nghị định số 116/2011/NĐ-CP ngày 14 tháng 12
năm 2011 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
94/2008/NĐ-CP ;
Căn cứ Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày
06 tháng 11 năm 2006 của Bộ Nội vụ về việc ban hành Quy chế quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức;
Theo đề nghị của Trưởng Ban Tổ chức cán
bộ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý hồ sơ công
chức, viên chức thuộc hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Bãi bỏ mục X Quyết
định số 4856/QĐ-BHXH ngày 21/10/2008, Công văn số 2645/BHXH-TCCB và Công văn số
2646/BHXH-TCCB ngày 19/7/2007 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn công tác
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Điều 3. Trưởng Ban Tổ chức cán bộ, Chánh Văn phòng Bảo hiểm xã hội
Việt Nam; Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Giám đốc
Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như
điều 3;
- TGĐ, các Phó
TGĐ;
- Lưu: VT, TCCB (5b).
|
TỔNG GIÁM ĐỐC
Lê Bạch Hồng
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC THUỘC HỆ THỐNG BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1237/QĐ-BHXH ngày 18 tháng 9 năm 2012 của Tổng Giám
đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
Chương 1.
NHỮNG
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
và đối tượng điều chỉnh
Quy chế này quy định nguyên tắc lập,
quản lý và lưu giữ hồ sơ
công chức, viên chức, lao động hợp đồng làm việc tại các đơn vị thuộc hệ thống
Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam (gọi chung là công chức, viên chức); quy định
thành phần hồ sơ, tài liệu; chế độ quản lý; trách nhiệm, thẩm quyền; chế độ
thông tin báo cáo của đơn vị, cá nhân thuộc hệ thống BHXH Việt Nam trong công
tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây
được hiểu như sau:
1. “Hồ sơ công chức, viên chức” là tài liệu
pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức, viên chức bao gồm:
nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình
độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, viên chức. Hồ sơ
công chức, viên chức bao gồm hồ sơ lưu trên giấy và hồ sơ điện tử về công chức, viên chức.
2. “Hồ sơ gốc của công chức, viên chức” là hồ sơ do đơn
vị có thẩm quyền quản lý công chức, viên chức lập và xác nhận lần đầu khi công
chức, viên chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật.
3. “Cơ sở dữ liệu công chức, viên chức” là dữ liệu
điện tử về hồ sơ công chức, viên chức, được lưu trong máy tính nhằm phục vụ
công tác nghiên cứu, xử lý, tìm kiếm, thống kê, tổng hợp báo cáo.
Điều 3. Nguyên
tắc lập và quản lý hồ sơ công chức, viên chức và cơ sở dữ liệu công chức, viên
chức của BHXH Việt Nam
1. Lập và quản lý hồ sơ, cơ sở dữ liệu của công
chức, viên chức là trách nhiệm của đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công
chức, viên chức theo phân cấp trong công tác quản lý hồ sơ.
2. Công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức
được thực hiện thống nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin
của từng công chức, viên chức từ khi được tuyển dụng vào làm việc đến
khi chuyển ra khỏi các đơn vị trong hệ thống BHXH Việt Nam nhằm đáp ứng yêu cầu
nghiên cứu, thống kê, theo dõi, đánh giá, tuyển chọn, xếp lương, nâng bậc
lương, đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân
chuyển, bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu và thực hiện chính sách
khác đối với công chức, viên chức.
3. Hồ sơ công chức, viên chức được quản lý, sử
dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những công
chức, viên chức được người đứng đầu tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ
công chức, viên chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ
của công chức, viên chức.
4. Công chức, viên chức có trách nhiệm kê khai đầy
đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực
của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do
công chức, viên chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức,
viên chức hoặc cơ quan có thẩm quyền xác nhận.
5. Cơ sở dữ liệu công chức, viên chức được cập
nhật đúng, đủ thông tin về hồ sơ công chức, viên chức; được lưu giữ đảm bảo an
toàn phục vụ công tác nghiên cứu, khai thác thuận tiện, hiệu quả. Cơ sở dữ liệu
công chức, viên chức của BHXH Việt Nam được quản lý theo chế độ “Mật”.
Điều 4. Phân cấp quản
lý hồ sơ công chức, viên chức
1. Ban Tổ chức cán bộ BHXH Việt Nam có trách nhiệm
giúp Tổng Giám đốc quản lý hồ sơ công chức, viên chức sau:
a) Giám đốc, Phó Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh;
b) Trưởng ban, Phó Trưởng ban và tương đương;
c) Viện trưởng, Phó Viện trưởng; Giám đốc Trung
tâm, Phó Giám đốc trung tâm; Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng; Tổng biên tập, Phó
Tổng biên tập;
d) Trưởng đại diện, Phó Trưởng đại diện; Giám đốc,
Phó Giám đốc Ban quản lý dự án;
đ) Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, viên
chức của các tổ chức giúp việc Tổng Giám đốc;
e) Viên chức của Đại diện BHXH Việt Nam tại Thành
phố Hồ Chí Minh và của các Ban Quản lý dự án;
g) Lao động hợp đồng theo Nghị định số
68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ của các tổ chức giúp việc Tổng Giám
đốc, Đại diện BHXH Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh và các Ban Quản lý dự án.
2. Phòng Tổ chức cán bộ, Phòng Tổ chức hành chính,
Phòng Hành chính-Trị sự hoặc Phòng Hành chính Tổng hợp của các đơn vị sự nghiệp
trực thuộc BHXH
Việt
Nam (gọi chung là Phòng Tổ chức cán bộ) có trách nhiệm giúp Thủ trưởng đơn vị
quản lý hồ sơ viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của đơn vị, bao gồm:
a) Trưởng phòng, Phó trưởng phòng, Trưởng khoa,
Phó trưởng khoa và tương đương; viên chức của đơn vị;
b) Lao động hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP .
3. Phòng Tổ chức-Hành chính hoặc Phòng Tổ chức cán
bộ (gọi chung là Phòng Tổ chức cán bộ) Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh) có trách nhiệm giúp Giám đốc BHXH
tỉnh quản lý hồ sơ viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của đơn vị, bao gồm:
a) Trưởng phòng, Phó trưởng phòng nghiệp vụ thuộc
Bảo hiểm xã hội tỉnh;
b) Giám đốc, Phó Giám đốc Bảo hiểm xã hội quận,
huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi chung là BHXH huyện);
c) Viên chức các phòng nghiệp vụ trực thuộc BHXH
tỉnh và viên chức BHXH huyện;
d) Lao động hợp đồng theo Nghị định
số 68/2000/NĐ-CP .
4. Giao Ban Tổ chức cán bộ BHXH Việt Nam, Phòng
Tổ chức cán bộ của BHXH tỉnh và Phòng Tổ chức cán bộ của các đơn vị sự nghiệp
thuộc BHXH Việt Nam (gọi chung là đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức,
viên chức) là đầu mối tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng các đơn vị trong việc
quản lý hồ sơ công chức, viên chức và các công việc liên quan đến hồ sơ công
chức, viên chức.
Chương 2.
THÀNH
PHẦN, NỘI DUNG HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
Điều 5. Thành phần hồ
sơ công chức, viên chức
Thành phần hồ sơ công chức, viên chức
bao gồm các tài liệu sau:
1. Quyển “Lý lịch công chức, viên chức” là tài liệu
chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ công chức, viên chức để phản ánh toàn
diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của công chức, viên chức.
Quyển lý lịch do công chức, viên chức tự kê khai và được cơ quan thẩm tra, xác
nhận.
2. Bản “Sơ yếu lý lịch
công chức, viên chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản
thân công chức, viên chức và các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức,
viên chức. Sơ yếu lý lịch do công chức, viên chức tự kê khai hoặc do người có
trách nhiệm ghi từ Quyển lý lịch công chức, viên chức quy định tại Khoản 1 điều
này và các tài liệu bổ sung khác của công chức, viên chức được cơ quan xác
nhận.
3. Bản “Bổ sung lý lịch công
chức, viên chức” là tài liệu do công chức, viên chức khai bổ
sung theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan. Bản bổ sung lý lịch phải được
cơ quan thẩm tra, xác nhận.
4. Bản “Tiểu sử tóm tắt” là tài liệu do
đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức tóm tắt từ Quyển lý
lịch của công chức, viên chức quy định tại Khoản 1 điều này để phục vụ cho bầu
cử, bổ nhiệm khi có yêu cầu.
5. Bản sao giấy khai sinh; giấy chứng nhận sức
khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đến
nhân thân của công chức,
viên chức; các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của công chức,
viên chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn,
lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ.... do cơ quan có thẩm
quyền chứng nhận. Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải
được dịch sang tiếng Việt Nam (được công chứng) theo quy định của pháp luật.
6. Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm,
điều động, biệt phái, luân chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ
luật, đi công tác nước ngoài, đi đào tạo... của công chức, viên chức.
7. Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công
chức, viên chức theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan.
8. Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức,
đơn vị có thẩm quyền đối với công chức, viên chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ
bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật
hoặc sau các đợt công tác...).
9. Bản kê khai tài sản theo quy định của
pháp luật.
10. Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác
minh, biên bản, kết
luận của cơ quan,
tổ chức đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến công chức, viên chức
và gia đình công chức, viên chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong
thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh; đơn thư chưa được xem xét, kết luận
của cơ quan có
thẩm quyền.
11. Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến
quá trình công tác và quan hệ xã hội của công chức, viên chức.
12. Đối với công chức, viên chức được bổ nhiệm giữ
chức vụ lãnh đạo phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ
nhiệm vào hồ sơ của công chức, viên chức đó.
Điều 6. Tài liệu, mẫu biểu
theo dõi, quản lý hồ sơ công chức, viên chức
Tài liệu, mẫu biểu theo dõi, quản lý hồ
sơ công chức, viên chức bao gồm:
1. Sổ đăng ký
hồ sơ công chức, viên chức là sổ ghi các tiêu chí cơ bản theo hồ sơ gốc của
công chức, viên chức phục vụ công tác quản lý.
2. Sổ giao,
nhận hồ sơ công chức, viên chức là sổ theo dõi hồ sơ công chức, viên chức do
cơ quan, tổ chức, đơn vị khác chuyển đến hoặc do cơ quan, tổ chức, đơn vị trực
tiếp quản lý hồ sơ công chức, viên chức chuyển giao cho cơ quan, tổ chức, đơn
vị khác tiếp tục quản lý.
3. Sổ theo
dõi khai thác, sử dụng hồ sơ công chức, viên chức là sổ theo dõi người đến
nghiên cứu, khai thác hồ sơ công chức, viên chức.
4. Phiếu
chuyển hồ sơ công chức, viên chức là phiếu liệt kê đầy đủ thành phần, số
lượng các tài liệu trong hồ sơ công chức, viên chức khi chuyển giao hồ sơ cho
các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý.
5. Phiếu
yêu cầu nghiên cứu hồ sơ công chức, viên chức là phiếu dùng cho người đến
nghiên cứu hồ sơ công chức, viên chức. Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ công
chức, viên chức nào, thì được lưu trong thành phần hồ sơ của công chức, viên
chức đó.
6. Mục lục tài
liệu là bảng ghi danh mục các thành phần tài liệu có trong hồ sơ công chức,
viên chức. Mục lục tài liệu được lưu trong thành phần hồ sơ công chức, viên
chức.
7. Niêm phong hồ sơ là tem dán ngoài bì
hồ sơ công chức, viên chức dùng để bảo mật hồ sơ công chức, viên chức trong quá
trình vận chuyển.
8. Bì hồ sơ là túi chứa tất cả các tài
liệu trong hồ sơ của một công chức, viên chức.
9. Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ về lập
hồ sơ, quy trình sử dụng, khai thác hồ sơ; tra cứu, giải thích nội dung các
tiêu chí dùng trong hồ sơ công chức, viên chức.
10. Cơ sở dữ liệu bao gồm các tệp dữ
liệu, file điện tử về hồ sơ công chức, viên chức.
Các loại tài liệu, mẫu biểu quản lý hồ
sơ công chức, viên chức từ khoản 1 đến khoản 9 ban hành kèm theo Quy chế này
thống nhất theo các loại mẫu biểu do Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Quyết định số
06/2007/QĐ-BNV ngày 18/06/2007 và Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008
của Bộ trưởng
Bộ
Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu quản lý
hồ sơ cán bộ, công chức.
Chương 3.
CHẾ
ĐỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
Điều 7. Lập hồ sơ công
chức, viên chức
1. Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày có quyết
định tuyển dụng chính thức vào ngạch viên chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ
sơ công chức, viên chức có trách nhiệm hướng dẫn công chức, viên chức kê khai
lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại các Khoản 1, 2,
4, 5 và 6 Điều 5 của Quy chế này.
Đối với lao động hợp đồng, việc lập hồ
sơ được thực hiện từ khi ký kết hợp đồng làm việc.
2. Đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công
chức, viên chức tổ chức thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tiêu chí
thông tin do công chức, viên chức tự kê khai và đóng dấu xác nhận để đưa vào quản lý theo
quy định của Quy chế này.
Điều 8. Bổ sung hồ sơ
công chức, viên chức
1. Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15 tháng 01
của năm sau hoặc theo yêu cầu quản lý; công chức, viên chức có trách nhiệm kê
khai những thông tin có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội phát
sinh trong năm nộp về đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức
để bổ sung vào hồ sơ công chức, viên chức theo quy định tại Khoản 3 Điều 5 của
Quy chế này.
2. Khi công chức, viên chức có thay đổi về đơn vị
công tác, đảng, chính quyền, đoàn thể, chức danh nghề... đơn vị quản lý công
chức, viên chức có trách nhiệm ghi và xác nhận vào quyển lý lịch công chức,
viên chức theo Khoản 1, Điều 5 của Quy chế này.
3. Đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức,
viên chức có trách nhiệm thu thập những tài liệu có liên quan đến công chức,
viên chức theo thẩm quyền quản lý để bổ sung vào hồ sơ và cơ sở dữ liệu của
công chức, viên chức. Các tài liệu thu thập được phải bảo đảm tính trung thực
như ghi rõ họ và tên, đơn vị của người cung cấp tài liệu; họ và tên người trích
sao, nguồn gốc trích sao, ngày trích sao... và phải được cơ quan có thẩm quyền
quản lý công chức, viên chức xác nhận.
4. Trường hợp hồ sơ công chức, viên chức bị hư
hỏng, thất lạc, thì việc lập lại hồ sơ mới thay thế phải được Tổng Giám đốc
(đối với hồ sơ đối tượng do BHXH Việt Nam quản lý) và Giám đốc BHXH tỉnh, Thủ
trưởng các đơn vị sự nghiệp thuộc BHXH Việt Nam (đối với hồ sơ viên chức do Bảo
hiểm xã hội tỉnh, các đơn vị sự nghiệp thuộc BHXH Việt Nam) quyết định.
5. Việc sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ
công chức, viên chức phải được Tổng Giám đốc (đối với hồ sơ công chức, viên
chức do BHXH Việt Nam quản lý) và Giám đốc BHXH tỉnh, Thủ trưởng các đơn vị sự
nghiệp thuộc BHXH Việt Nam (đối với hồ sơ viên chức do Bảo hiểm xã hội tỉnh,
các đơn vị sự nghiệp thuộc BHXH Việt Nam) theo phân cấp quản lý quyết định sau
khi đã có kết quả thẩm tra, xác minh theo đúng quy định của pháp luật. Trường
hợp các thông tin trong hồ sơ của công chức, viên chức không thống nhất giữa
các tài liệu, thì căn cứ vào hồ sơ lập lần đầu khi công chức, viên chức được
tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước để xác định.
Điều 9. Chuyển giao hồ
sơ công chức, viên chức
Nguyên tắc chuyển giao hồ sơ công chức, viên
chức: Khi công chức, viên chức chuyển công tác thì cơ quan quản lý hồ sơ công
chức, viên chức (theo phân cấp quản lý) chuyển hồ sơ của công chức, viên chức
cho cơ quan tiếp nhận viên chức đó quản Iý.
1. Viên chức các đơn vị thuộc hệ thống BHXH Việt
Nam được điều động, luân chuyển hoặc được bổ nhiệm chức vụ của đơn vị khác
trong hệ thống thì hồ sơ của viên chức đó được chuyển cho cơ quan tiếp nhận
công chức, viên chức quản lý (theo phân cấp quản lý hồ sơ).
a) Viên chức các đơn vị sự nghiệp thuộc BHXH Việt
Nam chuyển công tác về BHXH tỉnh thì hồ sơ gốc của viên chức được chuyển giao
cho BHXH tỉnh quản lý và ngược lại;
b) Viên chức BHXH tỉnh hoặc viên chức các đơn vị
sự nghiệp thuộc BHXH Việt Nam chuyển công tác về các tổ chức giúp việc Tổng
Giám đốc thì hồ sơ gốc của viên chức được chuyển giao cho Ban Tổ chức cán bộ
BHXH Việt Nam quản lý và ngược lại;
c) Viên chức chuyển công tác giữa các đơn
vị sự nghiệp thuộc BHXH Việt Nam hoặc BHXH tỉnh này sang BHXH tỉnh khác thì hồ sơ được
chuyển giao cho đơn
vị tiếp nhận viên
chức đến.
2. Công chức, viên chức được biệt phái đến cơ
quan, tổ chức, đơn vị khác, thì đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức,
viên chức sao chụp 01 bộ hồ sơ của công chức, viên chức đó chuyển cho cơ quan
quản lý công chức, viên chức mới theo dõi.
3. Công chức, viên chức không còn làm việc tại các
đơn vị thuộc hệ thống BHXH Việt Nam thì việc chuyển giao và lưu giữ hồ sơ được
thực hiện như sau:
a) Đối với công chức, viên chức nghỉ hưu, thôi
việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc, thì được nhận 01 bản sao sơ yếu lý lịch,
quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công
chức, viên chức lưu giữ;
b) Đối với công chức, viên chức từ trần thì gia
đình công chức, viên
chức đó được nhận một bản sao sơ yếu lý lịch. Hồ sơ gốc vẫn do đơn vị có thẩm quyền
quản lý hồ sơ công chức, viên chức lưu giữ;
c) Đối với công chức, viên chức chuyển công tác ra khỏi
Ngành thì hồ sơ gốc được chuyển giao
cho cơ quan, tổ chức, đơn vị nơi công chức, viên chức đến quản lý khi các cơ
quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản đúng quy định của pháp luật và
có ý kiến đồng ý của người có thẩm quyền. Quá trình chuyển giao phải tuân thủ
các quy định tại Khoản 4, Khoản 5 Điều này. Đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ
công chức, viên chức trước khi chuyển đi giữ lại một bản sao sơ yếu lý lịch của
công chức, viên chức.
4. Khi chuyển giao hồ sơ công chức, viên chức phải
tuân thủ các quy định sau:
a) Kiểm tra tài liệu, ghi phiếu chuyển hồ sơ;
b) Niêm phong hồ sơ;
c) Vào sổ giao, nhận hồ sơ;
d) Lập biên bản bàn giao hồ sơ.
5. Việc chuyển giao hồ sơ phải do viên chức được đơn
vị quản lý hồ sơ công chức, viên chức phân công thực hiện. Trường hợp khoảng cách quá xa
nơi tiếp nhận thì
chuyển theo đường bưu điện theo hình thức thư bảo đảm.
Điều 10. Lưu giữ thông tin
cơ sở dữ liệu công chức, viên chức
1. Lưu giữ thông tin cơ sở dữ liệu công chức, viên
chức phải tuân thủ nguyên tắc đảm bảo an ninh, an toàn và lưu giữ lâu dài;
trường hợp bị hủy bỏ hoặc không được lưu giữ phải được cơ quan có thẩm quyền
quản lý công chức, viên chức quyết định và phải có biên bản hủy lưu trong thành
phần hồ sơ công chức, viên chức quy định tại Điểm c, Khoản 3, Điều 13 của Quy
chế này.
2. Thông tin cơ sở dữ liệu của công chức, viên
chức đã được điều động, luân chuyển, biệt phái, nghỉ hưu, từ trần, thôi việc,
bị kỷ luật buộc thôi việc được lưu thành mục riêng trong cơ sở dữ liệu công
chức, viên chức của hệ thống BHXH Việt Nam.
Lãnh đạo đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ
sơ công chức, viên chức chịu trách nhiệm quản lý cập nhật hệ thống các thông
tin liên quan đối với cán bộ nêu trên để tham mưu, giúp Tổng Giám đốc BHXH Việt
Nam, Thủ trưởng đơn vị thuộc BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH tỉnh thực hiện các
chính sách cán bộ
theo
quy định.
Điều 11. Tiếp nhận hồ
sơ công chức, viên chức
1. Cách thức tiếp nhận hồ sơ công chức, viên chức
thực hiện như sau:
a) Công chức, viên chức được điều động, luân
chuyển hoặc bổ nhiệm chức vụ từ cơ quan khác đến thì đơn vị có thẩm quyền quản
lý hồ sơ công chức, viên
chức nơi cán bộ chuyển đến có nhiệm vụ:
- Có văn bản yêu cầu đơn vị có thẩm quyền quản lý
hồ sơ công chức, viên chức nơi cán bộ chuyển đi bàn giao đầy đủ hồ sơ của công
chức, viên chức đó;
- Kiểm tra các tài liệu trong hồ sơ, niêm phong
hồ sơ, ghi phiếu tiếp nhận hồ sơ;
- Vào sổ giao, nhận hồ sơ và lập biên bản giao
nhận hồ sơ.
b) Công chức, viên chức được biệt phái đến cơ quan
BHXH Việt Nam, thì đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức phải
yêu cầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ của công chức,
viên chức đó gửi một bộ hồ sơ cán bộ (bản sao) của công chức, viên chức đó để
theo dõi.
2. Thời gian tiếp nhận hồ sơ chậm nhất là 30 ngày
kể từ ngày công chức, viên chức có quyết định điều động, luân chuyển, biệt phái
hoặc bổ nhiệm.
Đối với hồ sơ của Giám đốc, Phó Giám đốc
BHXH tỉnh; Thủ trưởng, Phó thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp thuộc BHXH Việt Nam,
trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có quyết định bổ nhiệm, Phòng Tổ chức cán bộ
của đơn vị phải chuyển hồ sơ của cán bộ
mới được bổ nhiệm về Ban Tổ chức cán bộ BHXH Việt
Nam
quản
lý theo quy định.
Khi tiếp nhận hồ sơ phải đảm bảo các yêu
cầu sau:
a) Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua
đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ
sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ;
b) Vào sổ nhận hồ sơ;
c) Lập số hồ sơ;
d) Phân loại tài liệu;
đ) Lập phiếu liệt kê tài liệu;
e) Lập phiếu kiểm soát hồ sơ;
g) Vào sổ đăng ký hồ sơ;
h) Lập biên bản giao nhận.
3. Viên chức được phân công quản lý hồ sơ công
chức, viên chức phải cập nhật toàn bộ hồ sơ của công chức, viên chức được điều
động, luân chuyển, bổ nhiệm chức vụ, biệt phái đến vào cơ sở dữ liệu công chức,
viên chức để quản lý, theo dõi.
Điều 12. Nghiên cứu, sử
dụng hồ sơ công chức, viên chức
1. Đối tượng nghiên cứu hồ sơ công chức, viên chức:
a) Lãnh đạo BHXH Việt Nam, Thủ trưởng các đơn vị
sự nghiệp thuộc BHXH Việt Nam và Giám đốc BHXH tỉnh hoặc người được Thủ trưởng đơn
vị giao nhiệm vụ được nghiên cứu, khai thác hồ sơ công chức, viên chức và cơ sở
dữ liệu công chức, viên chức theo quy định của BHXH Việt Nam để phục vụ yêu cầu
công tác;
b) Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của
người có thẩm quyền thì công chức, viên chức được nghiên cứu toàn bộ hoặc một
phần hồ sơ của mình
hoặc đề nghị đơn vị quản lý hồ sơ công chức, viên chức cung cấp bản sao hoặc in
từ
cơ sở dữ liệu công chức, viên chức sơ yếu lý lịch của mình để phục vụ cho việc giao
dịch hành chính của bản thân;
c) Công chức, viên chức khi nghiên cứu toàn bộ
hoặc một phần hồ sơ của mình phải có
mục đích cụ thể, rõ ràng và bảo đảm các thủ tục theo quy định tại Khoản 2 Điều
này;
d) Cán bộ, công chức thuộc cơ quan, tổ chức, đơn
vị khác, ngoài BHXH Việt Nam được giao nhiệm vụ nghiên cứu hồ sơ của công chức,
viên chức thuộc BHXH Việt Nam phải có Giấy giới thiệu của cơ quan có thẩm quyền
ghi rõ địa
chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu cầu phải
được
ghi cụ thể trong phiếu
nghiên cứu hồ sơ cán bộ và
phải được Trưởng ban Tổ
chức
cán bộ BHXH Việt Nam (đối với hồ sơ các đối tượng thuộc Khoản 1, Điều 4 của Quy
chế này), Thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp thuộc BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH
tỉnh (đối với hồ sơ các đối tượng thuộc Khoản 2, Khoản 3 Điều 4 Quy chế này)
đồng ý.
2. Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ công chức,
viên chức:
a) Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ công
chức, viên chức;
b) Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần tài
liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công vụ được giao; đối với người
ngoài cơ quan chỉ được nghiên cứu những nội dung được Thủ trưởng đơn vị đồng ý
theo điểm d, Khoản
1, Điều
12 của Quy chế này;
c) Không được làm sai lệch nội dung và hình thức
hồ sơ công chức, viên chức như: đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài
liệu đã có trong hồ sơ;
d) Trường hợp cần thiết, có thể sao chụp lại những tài liệu
liên quan trong thành phần hồ sơ công chức, viên chức hoặc in từ cơ sở dữ liệu
công chức, viên chức khi được Trưởng ban Tổ chức cán bộ (đối với hồ sơ do Ban
Tổ chức cán bộ BHXH Việt Nam quản lý), Thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp thuộc
BHXH Việt Nam (đối với hồ sơ do các đơn vị sự nghiệp thuộc BHXH Việt Nam quản
lý), Giám đốc BHXH tỉnh đồng ý, phê duyệt.
3. Nhiệm vụ của viên chức được giao trực tiếp thực
hiện công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức:
a) Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho người
đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ công chức, viên chức theo Phiếu nghiên cứu hồ
sơ công chức, viên chức đã được Trưởng ban Tổ chức cán bộ BHXH Việt Nam, Thủ
trưởng các đơn vị sự nghiệp thuộc BHXH Việt Nam hoặc Giám đốc BHXH tỉnh phê
duyệt;
b) Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải đảm bảo
đúng như khi cho mượn và vào sổ theo dõi nghiên cứu hồ sơ công chức, viên chức
theo quy định;
c) Sao lục hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khai
thác hồ sơ theo Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức, viên chức đã được Trưởng ban
Tổ chức cán bộ BHXH Việt Nam, Thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp thuộc BHXH Việt
Nam hoặc Giám đốc BHXH tỉnh đồng ý, phê duyệt;
d) Định kỳ hàng quý hoặc theo yêu cầu đột xuất,
viên chức được giao quản lý hồ sơ báo cáo tình hình nghiên cứu hồ sơ công chức,
viên chức theo quy định của cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức BHXH
Việt Nam.
Điều 13. Lưu giữ hồ sơ
công chức, viên chức
1. Lưu giữ hồ sơ gốc của công chức, viên chức thực
hiện đầy đủ các bước như sau:
a) Lập số hồ sơ;
b) Phân loại tài liệu;
c) Lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát
hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ;
d) Lập danh mục hồ sơ để phục vụ tra cứu.
2. Lưu giữ hồ sơ công chức, viên chức phải đảm bảo
các yêu cầu sau:
a) Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo
đầu mối đơn vị trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo
quản và không bị nhàu nát hoăc thất lạc hồ sơ;
b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ công chức, viên chức
phải được xếp riêng thành từng nhóm theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm
theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;
c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin về công chức,
viên chức như họ tên, bí danh, quê quán, số hồ sơ... để phục vụ cho công tác
tìm kiếm, lưu giữ.
3. Quy trình lưu giữ hồ sơ công chức,
viên chức được thực hiện như sau:
a) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu
được lưu trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá
trị pháp lý;
b) Loại bỏ những tài liệu trùng, thừa chỉ giữ lại
mỗi loại tài liệu một bản. Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách
nát...) thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng
thời với bản cũ;
c) Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ
sơ công chức, viên chức phải thành lập Hội đồng hủy hồ sơ công chức, viên chức.
Hội đồng hủy hồ sơ công chức, viên chức do Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam (đối với
hồ sơ của các đối tượng quy định tại Khoản 1, Điều 4), Thủ trưởng các đơn vị sự
nghiệp thuộc BHXH Việt Nam (đối với hồ sơ của các đối tượng quy định tại Khoản
2, Điều 4),
Giám đốc BHXH tỉnh (đối với hồ sơ của các đối tượng quy định tại Khoản 3, Điều
4) quy định. Khi tiến hành tiêu hủy phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan
có thẩm quyền cho phép hủy hồ sơ công chức, viên chức, danh mục tài liệu hủy,
ngày và nơi hủy… Biên bản hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ công chức, viên chức.
Điều 14. Bảo quản hồ sơ
công chức, viên chức
1. Cơ sở vật chất và trang thiết bị bảo quản hồ sơ
công chức, viên chức và cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức BHXH Việt Nam bao
gồm:
a) Khu vực bảo quản hồ sơ là nơi cất và lưu giữ hồ
sơ công chức, viên chức. Khu vực bảo quản hồ sơ phải bảo đảm đủ diện tích và
đáp ứng được các yêu cầu về môi trường, an ninh, an toàn, khô ráo, thoáng khí.
Khu vực bảo quản hồ sơ cần tách biệt và gần với khu vực nghiên cứu hồ sơ công
chức, viên chức;
b) Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ
gồm: tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật) giá, kệ hồ sơ, bàn ghế, máy điều
hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu
hỏa, thuốc chống ẩm mốc, mối, mọt, chuột, gián....
bảo đảm hồ sơ công chức, viên chức được lưu giữ lâu dài.
2. Chế độ bảo quản định kỳ hồ sơ công chức, viên
chức thực hiện như sau:
a) Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất tiến hành kiểm
tra và làm vệ sinh toàn diện khu vực lưu giữ hồ sơ công chức, viên chức;
b) Hàng quý báo cáo kiểm tra chất lượng, tình
trạng hồ sơ, các phương tiện được trang bị để bảo quản hồ sơ và các vấn đề có
liên quan đến hồ sơ công chức, viên chức;
Điều 15. Chế độ bảo mật
hồ sơ và cơ sở dữ liệu công chức, viên chức
1. Hồ sơ công chức, viên chức được bảo quản theo
chế độ quản lý tài liệu mật theo quy định của pháp luật.
2. Đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức,
viên chức và viên chức được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức, viên chức
chịu trách nhiệm tổ chức và thực hiện quản lý hồ sơ và cơ sở dữ liệu công chức,
viên chức bảo đảm đúng các quy định về chế độ bảo mật.
Điều 16. Chế độ báo cáo
công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức
1. Thời điểm báo cáo công tác quản lý hồ sơ công
chức, viên chức:
a) Định kỳ vào ngày 15 tháng 01 năm sau, đơn vị có
thẩm quyền quản lý hồ sơ công
chức, viên chức có trách nhiệm báo cáo tình hình công tác quản lý hồ sơ với Thủ
trưởng đơn vị quản lý công chức, viên chức theo phân cấp;
b) Định kỳ vào ngày 31 tháng 01 năm sau, các đơn
vị sự nghiệp trực thuộc và BHXH tỉnh báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức,
viên chức về BHXH Việt Nam để tổng hợp và theo dõi.
c) Định kỳ vào ngày 15 tháng 02 của năm sau, Bảo
hiểm xã hội Việt Nam báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức về Bộ
Nội vụ theo quy định.
2. Nội dung báo cáo công tác quản lý hồ sơ công
chức, viên chức gồm:
a) Đánh giá việc thực hiện Quy chế về công tác
quản lý hồ sơ của đơn vị;
b) Báo cáo thực trạng số lượng, chất lượng hồ sơ
công chức, viên chức;
c) Báo cáo tình hình thực hiện công tác phục vụ
nghiên cứu, sử dụng hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ công chức, viên
chức;
d) Tình trạng trang thiết bị phục vụ lưu trữ; kinh
phí bảo đảm thực hiện công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức;
đ) Kiến nghị và đề xuất giải pháp đổi
mới nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức...
Chương 4.
TRÁCH
NHIỆM, QUYỀN HẠN CỦA TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG VIỆC LẬP, QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC,
VIÊN CHỨC
Điều 17. Trách nhiệm,
quyền hạn của Ban Tổ chức cán bộ BHXH Việt Nam
1. Lựa chọn viên chức đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để
bố trí làm chuyên trách (hoặc kiêm nhiệm) quản lý hồ sơ công chức, viên chức;
2. Tổ chức thực hiện các quy định về lập, bổ sung,
chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, sử dụng, lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức,
viên chức theo quy định tại Điều 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 và 15 của
Quy chế này.
3. Tổ chức cho công chức, viên chức theo phân cấp
quản lý hồ sơ tại Khoản 1, Điều 4 kê khai khi có yêu cầu để phục vụ công tác
quản lý cán bộ; thẩm tra và làm thủ tục xác nhận hồ sơ gốc, hồ sơ công chức,
viên chức được xây dựng lại do bị thất lạc hoặc hư hỏng và các tài liệu khác
theo quy định của pháp luật.
4. Thông báo cho công chức, viên chức biết kết
luận xác minh về các dữ liệu thông tin trong hồ sơ do công chức, viên chức tự
khai không thống nhất hoặc không chính xác.
5. Đề nghị cơ quan hoặc người có thẩm quyền xem
xét, xác định lại, sửa chữa lại những tài liệu trong hồ sơ công chức, viên
chức;
6. Đề nghị Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam xem xét, xử
lý kỷ luật tổ chức, cá nhân có sai phạm trong kê khai, quản lý và bảo quản hồ
sơ công chức, viên chức.
7. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy
định tại Quy chế này và thực hiện các công việc khác liên quan đến quản lý hồ
sơ công chức, viên chức.
8. Thực hiện công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm
tra việc quản lý, lưu giữ hồ sơ công chức, viên chức của các đơn vị thuộc hệ
thống BHXH Việt Nam.
Điều 18. Trách nhiệm,
quyền hạn của Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, Thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp
thuộc BHXH Việt Nam
1. Lựa chọn viên chức đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để
bố trí làm chuyên trách (hoặc kiêm nhiệm) về công tác quản lý hồ sơ công chức,
viên chức;
2. Tổ chức cho công chức, viên chức kê khai, thẩm
tra và làm thủ tục xác nhận hồ sơ gốc, hồ sơ được xây dựng lại do bị thất lạc
hoặc hư hỏng và các tài liệu khác theo quy định của pháp luật; thực hiện các
nội dung theo quy định tại Khoản 2, 3, 4, 5, 7 Điều 17 của Quy chế này.
3. Xử lý kỷ luật hoặc đề nghị cơ quan có thẩm
quyền xem xét, xử lý kỷ luật cá nhân có sai phạm trong kê khai, quản lý và bảo
quản hồ sơ công chức, viên chức.
4. Định kỳ hàng năm (hoặc đột xuất) tổ chức kiểm
tra việc thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ công chức, viên chức quy định
tại Quy chế này.
Điều 19. Trách nhiệm,
quyền hạn của Trưởng phòng Tổ chức cán bộ Bảo hiểm xã hội tỉnh, Trưởng phòng Tổ
chức cán bộ các đơn vị sự nghiệp thuộc BHXH Việt Nam
1. Chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác hồ sơ công chức, viên chức của BHXH Việt Nam.
2. Tổ chức thực hiện các quy định về lập hồ sơ, bổ
sung, chuyển giao, tiếp nhận, lưu giữ, nghiên cứu, sử dụng và bảo quản hồ sơ
công chức, viên chức theo quy định.
3. Giao nộp đầy đủ và kịp thời hồ sơ của công chức
giữ chức vụ Giám đốc, Phó Giám đốc BHXH tỉnh (đối với BHXH tỉnh) hoặc Thủ trưởng,
Phó Thủ trưởng đơn vị (đối với các đơn vị sự nghiệp thuộc BHXH Việt Nam) về
BHXH Việt Nam quản lý theo quy định.
Điều 20. Trách nhiệm
của viên chức được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức, viên chức
1. Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý và
khai thác hồ sơ công chức, viên chức.
2. Tổ chức tốt việc sắp xếp, bảo quản hồ sơ; bổ
sung các tài liệu vào hồ sơ công chức, viên chức bảo đảm kịp thời, chính xác.
3. Cung cấp số liệu, tư liệu nhanh chóng, chính
xác.
4. Nghiên cứu, phát hiện các vấn đề chưa rõ hoặc
mâu thuẫn trong hồ sơ công chức, viên chức và những vấn đề nảy sinh trong công
tác quản lý hồ sơ, báo cáo người có thẩm quyền xem xét, xử lý.
5. Đôn đốc, thu thập đầy đủ các thành phần tài
liệu trong hồ sơ công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý.
6. Tổ chức phục vụ nghiên cứu, khai thác, sao lục
hồ sơ công chức, viên chức, cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho người đến
nghiên cứu, khai thác hồ sơ công chức, viên chức theo Phiếu nghiên cứu hồ sơ
công chức, viên chức đã được sự đồng ý của người có thẩm quyền.
7. Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải đảm bảo
đúng như khi cho mượn và vào sổ theo dõi nghiên cứu hồ sơ theo quy định.
8. Thực hiện nguyên tắc bảo mật hồ sơ; phát hiện
và kiến nghị với Trưởng Ban Tổ chức cán bộ, Thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp
thuộc BHXH Việt Nam hoặc Giám đốc BHXH tỉnh theo phân cấp quản lý về những vấn
đề phát sinh trong công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức để có biện pháp
giải quyết kịp thời.
Điều 21. Trách nhiệm
của công chức, viên chức đối với hồ sơ cá nhân
1. Tất cả công chức, viên chức các đơn vị thuộc hệ
thống BHXH Việt Nam có trách nhiệm kê khai kịp thời, đầy đủ, rõ ràng, trung
thực hồ sơ của mình theo hướng dẫn hoặc theo yêu cầu của đơn vị có thẩm quyền
quản lý hồ sơ công chức, viên chức.
2. Định kỳ hàng năm, chậm nhất là 15 ngày sau khi có
thông báo hướng dẫn của đơn vị có
thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức, tất cả công chức, viên chức kê
khai những thông tin phát sinh trong kỳ có liên quan đến bản thân, quan hệ gia
đình và xã hội của năm trước để bổ sung vào hồ sơ công chức, viên chức theo quy
định tại Khoản 3, Điều 5 của Quy chế này.
3. Công chức, viên chức được quyền nghiên cứu, kiến nghị, điều chỉnh, bổ sung hồ sơ của mình
tại đơn vị quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo quy định, trừ các tài liệu
quy định tại Khoản 10, Điều 5 của Quy chế này.
Điều 22. Trách nhiệm
của bộ phận quản trị mạng cục bộ (LAN) của các đơn vị thuộc BHXH Việt Nam
1. Đảm bảo hệ thống mạng và máy chủ cơ sở dữ liệu công
chức, viên chức hoạt động ổn định, thông suốt, an toàn, bảo mật, thường xuyên
lưu trữ dữ liệu dự phòng và chịu trách nhiệm về việc đảm bảo kỹ thuật cho việc
truyền tin trên mạng.
2. Phối hợp đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức,
viên chức hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chức, viên chức./.
HƯỚNG DẪN CÁCH
GHI SỔ ĐĂNG KÝ HỒ SƠ CC,VC
(Ban hành kèm
theo Quyết định số 1237/QĐ-BHXH ngày 18/9/2012 của Tổng
Giám đốc Bảo hiểm
xã hội Việt Nam)
1. Số thứ tự: ghi số đếm tăng dần ứng với mỗi một
hồ sơ của công chức, viên chức được vào Sổ đăng ký hồ sơ.
2. Số hồ sơ: ghi số của hồ sơ được cơ quan quản lý
hồ sơ đánh số theo cách sắp xếp hồ sơ công chức, viên chức.
3. Họ và tên khai sinh: viết chữ in hoa đúng với
họ và tên trong hồ sơ cá nhân của công chức, viên chức.
4. Các tên gọi khác: Ghi tên gọi khác hoặc bí danh
khác đã dùng trong hoạt động cách mạng, trong lĩnh vực báo chí, văn học nghệ
thuật,... (nếu có) của công chức, viên chức đúng như công chức, viên chức khai
trong hồ sơ.
5. Ngày tháng năm sinh: ghi đúng và đầy đủ như
ngày, tháng, năm sinh mà công chức, viên chức khai trong hồ sơ cá nhân.
6. Quê quán: ghi đúng và đầy đủ như quê quán mà
công chức, viên chức khai trong hồ sơ cá nhân.
7. Chức vụ: ghi chức vụ cao nhất của công chức,
viên chức tại thời điểm vào sổ đăng ký hồ sơ.
8. Cơ quan công tác: ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn
vị mà công chức, viên chức hiện đang công tác tại thời điểm vào Sổ đăng ký hồ
sơ công chức, viên chức.
9. Ghi chú: ghi những thông tin bổ sung về đặc
điểm của hồ sơ để giúp cho việc quản lý và theo dõi hồ sơ của công chức, viên
chức được thuận tiện./.
|
Số TT
|
Số hồ sơ
|
Họ và tên
|
Các tên gọi khác
|
Ngày tháng năm sinh
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số TT
|
Số hồ sơ
|
Họ và tên
|
Các tên gọi khác
|
Ngày tháng năm sinh
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quê quán
|
Chức vụ
|
Cơ quan công tác
|
Ghi chú
|
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
HƯỚNG DẪN CÁCH
GHI SỔ GIAO NHẬN HỒ SƠ CC,VC
(Ban hành kèm
theo Quyết định số
1237/QĐ-BHXH
ngày 18/9/2012 của
Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
1. Số thứ tự: ghi số đếm tăng dần ứng với mỗi một
hồ sơ của công chức, viên chức khi được tiếp nhận hoặc chuyển giao cho cơ quan,
tổ chức, đơn vị khác quản lý.
2. Ngày bàn giao: ghi ngày, tháng, năm tiến hành
việc bàn giao hoặc tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại Điều 9 và Điều 11 Quy chế
quản lý hồ sơ công chức, viên chức ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-BHXH ngày tháng năm 2012 của Tổng Giám
đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
3. Họ và tên người bàn giao: ghi họ và tên của
người được cơ quan có thẩm quyền phân công hoặc ủy quyền thực hiện việc chuyển giao hồ sơ
công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình
cho cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý.
4. Đơn vị công tác: ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn
vị thực hiện việc chuyển giao hồ sơ của công chức, viên chức.
5. Nội dung bàn giao: ghi rõ chuyển giao hồ sơ của ai theo đúng thủ tục
chuyển giao hồ sơ quy định tại Khoản 2 Điều 10 Quyết định số /QĐ-BHXH.
6. Họ và tên người nhận: ghi họ và tên của người
được cơ quan có thẩm quyền phân công hoặc ủy quyền thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ công
chức, viên chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị khác chuyển giao cho cơ quan, tổ
chức, đơn vị mình quản lý.
7. Đơn vị công tác: ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn
vị thực hiện việc
tiếp nhận hồ sơ công chức, viên chức.
8. Chữ ký người nhận: người trực tiếp làm nhiệm vụ
tiếp nhận hồ sơ ký tên
9. Chữ ký người bàn giao: người trực tiếp chuyển giao hồ sơ ký tên.
10. Ghi chú: ghi những thông tin bổ sung về đặc
điểm của hồ sơ khi bàn giao (nếu cần thiết) để thuận tiện cho công tác quản lý
hồ sơ sau này.
|
Số TT
|
Ngày bàn giao
|
Họ và tên người bàn
giao
|
Đơn vị công tác
|
Nội dung bàn giao
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Họ tên người nhận
|
Đơn vị công tác
|
Chữ ký người nhận
|
Chữ ký người giao
|
Ghi chú
|
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
HƯỚNG DẪN CÁCH
GHI SỔ THEO DÕI KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
(Ban hành kèm
theo Quyết định số 1237/QĐ-BHXH ngày 18/9/2012 của Tổng
Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
1. Số thứ tự: ghi số đếm tăng dần ứng với mỗi lượt
nghiên cứu hồ sơ của công chức, viên chức.
2. Ngày nghiên cứu: ghi ngày, tháng, năm tại thời
điểm tổ chức hoặc cá nhân đến nghiên cứu, khai thác và sử dụng hồ sơ công chức,
viên chức mà cơ quan, tổ chức, đơn vị được phân cấp quản lý theo thẩm quyền.
3. Họ và tên người nghiên cứu: ghi họ và tên của
người trực tiếp đến nghiên cứu, khai thác và sử dụng hồ sơ công chức, viên chức
do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 12
Quy chế quản lý hồ sơ công chức, viên chức ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-BHXH ngày tháng năm 2012 của Tổng Giám
đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
4. Đơn vị công tác: ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn
vị của người đến nghiên cứu, khai thác và sử dụng hồ sơ của công chức, viên
chức.
5. Nội dung nghiên cứu: ghi rõ nghiên cứu hồ sơ
của ai, về vấn đề gì theo đúng quy định tại Khoản 2 Điều 12 Quyết định số /QĐ-BHXH.
6. Hình thức nghiên cứu: ghi rõ hình thức nghiên
cứu, khai thác và sử dụng hồ sơ công chức, viên chức theo quy định tại Điều 12
Quyết định số /QĐ-BHXH.
7. Ngày trả: ghi ngày, tháng, năm tại thời điểm mà tổ chức hoặc
cá nhân trả hồ sơ đã mượn
đã nghiên cứu, khai thác và sử dụng sau khi đã thực hiện theo đúng quy định tại
Điều 12 Quyết định số
/QĐ-BHXH.
8. Ghi chú: ghi những tình tiết phát sinh trong
quá trình nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức, viên chức (nếu cần thiết)
để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý hồ sơ sau này./.
|
Số TT
|
Ngày nghiên cứu
|
Họ và tên người
nghiên cứu
|
Đơn vị công tác
|
|
1
|
2
|
8
|
9
|
|
|
|
|
|
|
Nội dung nghiên cứu
|
Hình thức nghiên cứu
|
Ngày trả
|
Ghi chú
|
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý CCVC: …………. 2C/BNV-2008
Số hiệu cán bộ, viên chức: ………………………………….
Cơ quan, đơn vị sử dụng CCVC ……………………………
|
Ảnh màu
(4 x 6 cm)
|
SƠ
YẾU LÝ LỊCH CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
1) Họ và tên khai sinh (viết chữ in hoa): ………………………………..
2) Tên gọi khác:
……………………………………………………………
3) Sinh ngày: … tháng … năm … . Giới tính (nam,
nữ):
………………
4) Nơi sinh: Xã ………..Huyện ………..Tỉnh ……………………………
5) Quê quán: Xã ………..Huyện ………..Tỉnh …………………………..
|
6) Dân tộc: ……………………………………………………..
7)
Tôn giáo:
………………
8) Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:
………………………………………………………..
(Số nhà, đường phố, thành phố: xóm, thôn, xã,
huyện, tỉnh)
9) Nơi ở hiện nay: …………………………………………………………………………….
(Số nhà, đường phố, thành phố: xóm, thôn, xã, huyện,
tỉnh)
10) Nghề nghiệp khi được tuyển dụng: …………………………………………………….
11) Ngày tuyển dụng: …/…/… Cơ quan tuyển dụng: ……………………………………..
12) Chức vụ (chức danh) hiện tại:
…………………………………………………………..
(Về chính quyền hoặc Đảng, đoàn thể, kể
cả chức vụ kiêm nhiệm)
13) Công việc chính được giao:
……………………………………………………………..
14) Ngạch công chúc (viên chức): ……………………………. Mã ngạch: ………………
Bậc lương: ……. Hệ số: …… Ngày hưởng: …/…/… Phụ cấp chức vụ: …Phụ cấp khác: ….
15.1-Trình độ giáo dục phổ thông
(đã tốt nghiệp lớp mấy/thuộc hệ
nào):
…………………..
15.2-Trình độ chuyên môn cao nhất: …………………………………………………………….
(TSKH, TS, Th.s, cử nhân, kỹ sư, cao đẳng,
trung cấp, sơ cấp: chuyên ngành)
15.3-Lý luận chính trị: …………………… 15.4-Quản lý nhà nước:…………………………
(Cao cấp, trung cấp, sơ cấp và tương đương) (Chuyên
viên cao cấp, chuyên viên chính, chuyên viên,
cán sự………)
15.5-Ngoại ngữ: ……………………………… 15.6-Tin học: ……………………………….
(Tên ngoại ngữ+ Trình độ A, B, C, D,...) (Trình độ A, B, C,....)
16) Ngày vào Đảng Cộng sản Việt Nam: …../…../….. Ngày chính thức:……/……./……
17) Ngày tham gia tổ chức chính trị - xã hội: ……………………………………………….
(Ngày tham gia tổ chức: Đoàn, Hội,....
và làm việc gì trong tổ chức đó)
18) Ngày nhập ngũ: ……/……../…….Ngày xuất ngũ: ……/…../…..Quân hàm cao
nhất: ……..
19) Danh hiệu được phong tặng cao nhất: ……………………………………………………
(Anh hùng lao động, anh hùng lực lượng vũ trang: nhà
giáo, thầy thuốc, nghệ sĩ nhân dân ưu
tú,...)
20) Sở trường công tác: …………………………………………………………………………..
21) Khen thưởng: ……………………………. 22) Kỷ luật: ……………………………………..
(Hình thức cao nhất, năm nào) (về
đảng, chính quyền, đoàn thể hình thức cao nhất, năm nào)
22) Tình trạng sức khoẻ: …………… Chiều cao: …….. Cân nặng: ……kg, Nhóm máu: …….
24) Là thương binh hạng: ……../………, Là con gia đình chính sách: ……………………….
(Con thương
binh, con liệt sĩ, người nhiễm chất độc
da cam, Dioxin)
25) Số chứng minh nhân dân: ……………….Ngày cấp: …/…/… 26) Sổ BHXH:…………….
27) ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG VỀ CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ,
LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ, NGOẠI NGỮ, TIN HỌC
|
Tên trường
|
Chuyên ngành đào tạo,
bồi dưỡng
|
Từ tháng, năm, đến
tháng, năm
|
Hình thức đào tạo
|
Văn bằng, chứng chỉ,
trình độ gì
|
|
………………….
………………….
………………….
………………….
………………….
………………….
………………….
|
…………………………..
…………………………..
…………………………..
…………………………..
…………………………..
…………………………..
…………………………..
|
…/… - …/…
…/… - …/…
…/… - …/…
…/… - …/…
…/… - …/…
…/… - …/…
…/… - …/…
|
………….
………….
………….
………….
………….
………….
………….
|
………………..
………………..
………………..
………………..
………………..
………………..
………………..
|
Ghi chú: Hình thức đào tạo: Chính quy, tại
chức, chuyên tu, bồi
dưỡng .../ Văn bằng: TSKH, TS, Ths, Cử nhân, Kỹ sư …
28) TÓM TẮT QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC
|
Từ tháng, năm đến
tháng, năm
|
Chức danh, chức vụ, đơn
vị công tác (đảng, chính quyền, đoàn thể, tổ chức xã hội) kể cả thời gian
được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ …
|
|
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
|
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………..
|
29) ĐẶC ĐIỂM
LỊCH SỬ BẢN THÂN:
- Khai rõ: bị bắt, bị tù (từ ngày tháng năm nào đến ngày tháng năm nào, ở
đâu), đã khai báo cho ai, những vấn đề gì? Bản thân có làm việc trong chế độ cũ (cơ quan, đơn vị
nào, địa điểm, chức danh, chức vụ, thời gian
làm việc
…)
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
- Tham gia hoặc có quan hệ với các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội nào ở nước
ngoài (làm gì, tổ chức nào, đặt
trụ sở ở đâu …?):
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
- Có thân nhân (Cha, Mẹ, Vợ, Chồng, con, anh chị
em ruột) ở nước ngoài (làm gì,
địa chỉ...)?
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
30) QUAN HỆ GIA ĐÌNH:
a) Về bản thân:
Cha, Mẹ, Vợ (hoặc chồng), các con, anh chị em ruột
|
Mối quan hệ
|
Họ và tên
|
Năm sinh
|
Quê quán, nghề
nghiệp, chức danh, chức vụ, đơn vị công tác, học tập, nơi ở (trong, ngoài
nước); thành viên các tổ chức chính trị - xã hội …?)
|
|
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
|
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
|
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
|
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
|
b) Về bên vợ
(hoặc chồng): Cha, Mẹ, anh chị em ruột
|
Mối quan hệ
|
Họ và tên
|
Năm sinh
|
Quê quán, nghề
nghiệp, chức danh, chức vụ, đơn vị công tác, học tập, nơi ở (trong, ngoài
nước); thành viên các tổ chức chính trị - xã hội …?)
|
|
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
……..
|
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
…………………….
|
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
…….
|
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
|
31) DIỄN BIẾN
QUÁ TRÌNH LƯƠNG CỦA CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
|
Tháng/năm
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mã ngạch/bậc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hệ số lương
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
32) NHẬN XÉT,
ĐÁNH GIÁ CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CÔNG CHỨC,
VIÊN CHỨC
………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………..
|
Người
khai
Tôi xin cam
đoan những lời khai trên đây là đúng sự thật
(Ký
tên, ghi rõ họ tên)
|
………., Ngày…..tháng…….năm……..
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng CCVC
(Ký tên, đóng dấu)
|
Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý CCVC ………. 2D/BNV-2008
Số hiệu công chức, viên chức …………………………..
Cơ quan, đơn vị sử dụng CCVC ………………………..
PHIẾU
BỔ SUNG LÝ LỊCH CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
(từ tháng/năm... … … đến tháng/năm… …)
1) Họ và tên khai sinh (viết chữ in hoa):...............................................................................
2) Ngày tháng năm sinh: ……………….Giới tính (Nam/nữ)...................................................
3) Chức vụ (chức danh) hiện tại:.........................................................................................
(Về chính quyền hoặc Đảng, đoàn thể, kể cả chức vụ
kiêm nhiệm)
4) Ngạch công chức (viên chức): ………………………. Mã ngạch:........................................
5) Bậc lương: ………. Hệ số:……….. Ngày hưởng: ……/……/…….. Phụ cấp chức
vụ: ……. Phụ cấp khác: ……..
6) Ngày vào Đảng Cộng sản Việt Nam: ……../…../….. Ngày chính
thức: …./…../……
I. THAY ĐỔI VỀ CHỨC DANH, CHỨC VỤ, ĐƠN VỊ CÔNG
TÁC
|
Từ tháng năm đến
tháng năm
|
Chức danh, chức vụ
được bổ nhiệm, bầu cử, điều động, miễn nhiệm (trong đảng, chính quyền, đoàn
thể, tổ chức của ngoài nước hoặc liên doanh với nước ngoài) thay đổi về nội
dung công việc, đơn vị công tác, danh hiệu được phong tặng …
|
|
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
|
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
|
II. ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG VỀ CHUYÊN MÔN,
NGHIỆP VỤ
(chỉ khai bổ sung sau khi đã kết thúc khóa đào tạo, bồi dưỡng)
|
Cơ sở đào tạo, bồi
dưỡng
|
Chuyên ngành đào tạo,
bồi dưỡng
|
Từ tháng, năm, đến
tháng, năm
|
Hình thức đào tạo
|
Văn bằng, chứng chỉ
|
|
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
…………………
|
………………………………
………………………………
………………………………
………………………………
………………………………
………………………………
………………………………
|
…/… - …/…
…/… - …/…
…/… - …/…
…/… - …/…
…/… - …/…
…/… - …/…
…/… - …/…
|
…………..
…………..
…………..
…………..
…………..
…………..
…………..
|
……………
……………
……………
……………
……………
……………
……………
|
Ghi chú: Hình thức đào tạo: Chính quy,
tại chức, chuyên tu, bồi dưỡng ..../ Văn bằng: TSKH, TS, Ths, Cử nhân, Kỹ
sư
…
III. KHEN THƯỞNG (chỉ khai
những phát sinh mới)
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
IV. KỶ LUẬT (chỉ khai những phát
sinh mới)...........................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
IV. ĐI NƯỚC NGOÀI
(từ 6 tháng trở lên tính từ ngày …/.../… đến ngày …/.../… đi nước nào? Đã làm
việc ở cơ quan, tổ chức nào? Nội dung công việc)
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
VI. TÌNH TRẠNG SỨC KHỎE (thời điểm
hiện tại)
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
VII. KINH TẾ BẢN THÂN (nhà ở, đất ở
(tự làm, mua, được cấp, thừa kế) và tài sản có giá trị lớn khác theo quy định
của pháp luật (chỉ khai những phát sinh so với thời điểm trước đó)
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
VIII. VỀ GIA ĐÌNH (kê khai những
phát sinh mới về số lượng và hoàn cảnh kinh tế, chính trị của các thành viên trong gia đình
(bố mẹ, vợ, chồng, các con, anh chị em ruột….)
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
IX. NHỮNG VẤN ĐỀ KHÁC CẦN BỔ SUNG ......................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
|
Người khai bổ sung
Tôi
xin cam đoan những lời khai trên đây là đúng sự thật
(Ký
tên, ghi rõ họ tên)
|
…….., Ngày…..tháng…..năm……
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng CCVC
(Ký
tên, đóng dấu)
|
TIỂU SỬ TÓM TẮT
|
Ảnh màu
(4 x 6 cm)
|
1) Họ và tên khai sinh (viết chữ in hoa): ………………………………………….
2) Tên gọi khác : …………………………………………………………………….
3) Sinh ngày…….tháng……năm……, Giới tính
(Nam, nữ):
……………………
4) Nơi sinh: Xã ……………., Huyện ………………., Tỉnh ………………………
5) Quê quán: Xã ………………., Huyện ……………..,Tỉnh ……………………..
|
6) Dân tộc: …………………………………………………… 7) Tôn
giáo: …………………………
8) Nơi ở hiện nay: ………………………………………………………………………………………
(Số nhà, đường phố, thành phố; xóm,
thôn, xã, huyện, tỉnh)
9) Chức vụ (chức danh) hiện tại:
……………………………………………………………………..
(Về chính quyền hoặc Đảng, đoàn thể, kể
cả chức vụ kiêm nhiệm)
10) Cơ quan, đơn vị công tác:.............................................................................................
11.1-Trình độ giáo dục phổ thông
(đã tốt nghiệp lớp mấy/ thuộc hệ nào)...............................
11.2-Trình độ chuyên môn cao nhất:...................................................................................
(TSKH, TS, Ths, cử nhân, kỹ sư, cao
đẳng, trung cấp, sơ cấp; chuyên ngành)
11.3-Lý luận chính trị: ……………………… 11.4-Quản lý nhà nước.......................................
(Cao cấp, trung cấp, sơ cấp và tương
đương) (Chuyên
viên cao cấp, chuyên viên chính, chuyên viên, cán sự,……..)
11.5-Ngoại ngữ: …………………………… 11.6-Tin học:.......................................................
(Tên ngoại ngữ + Trình độ A, B, C,...) (Trình
độ A, B, C,...)
12) Ngày vào Đảng cộng sản Việt nam: ……/……/….., Ngày chính thức: ……/……./…….
13) Tình trạng sức khỏe: …………, Chiều cao: ……, Cân nặng: ……..kg, Nhóm máu: ……..
14) Khen thưởng (hình thức cao nhất):................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
15) Kỷ luật (hình thức cao nhất):.........................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
16) TÓM TẮT QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC, HỌC TẬP
CỦA BẢN THÂN
|
Từ tháng, năm đến
tháng, năm
|
Làm công việc gì
(hoặc học tập gì); giữ chức vụ gì (hoặc chức danh gì, cấp bậc gì) tại cơ
quan, đơn vị, tổ chức nào; ở đâu?
|
|
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
…………………..
|
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………….
|
|
|
Ngày…….tháng……..năm 20……..
Người
khai (hoặc người trích lục)
(Ký
tên, ghi rõ họ tên)
|
PHIẾU
NGHIÊN CỨU HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
(Ban hành kèm
theo Quyết định số 1237/QĐ-BHXH ngày 18/9/2012 của
Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
Phiếu số: …………..
…………., ngày……tháng……..năm……..
1. Họ và tên, chức vụ người nghiên cứu hồ sơ:....................................................................
2. Cơ quan, đơn vị công
tác:...............................................................................................
3. Thời gian nghiên cứu hồ
sơ từ
…./…./…. đến …./…./….
4. Hồ sơ và mục đích
nghiên cứu hồ sơ:..............................................................................
a) Đề nghị nghiên cứu hồ
sơ của:........................................................................................
b) Mục đích của việc
nghiên cứu hồ sơ:...............................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
5. Danh mục tài liệu cần nghiên cứu
trong thành phần hồ sơ công chức, viên chức
|
TT
|
Tên, nội dung tài
liệu
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6. Hình thức nghiên cứu hồ
sơ (tại chỗ hoặc mượn):............................................................
7. Các yêu cầu khác (cần
sao chụp, số lượng bản sao,…)....................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
|
NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(ký,
ghi rõ họ tên)
|
CƠ QUAN, ĐƠN
VỊ QUẢN LÝ HỒ SƠ
Ý
kiến của Thủ
trưởng
cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ
|
|
|
Người trực tiếp giao hồ sơ để nghiên cứu
(ký,
ghi rõ họ tên)
|
PHIẾU
CHUYỂN HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
(Ban hành kèm
theo Quyết định số 1237/QĐ-BHXH ngày 18/9/2012 của Tổng
Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
Mã số hồ sơ
CCVC:……….
………., ngày…..tháng…..năm…..
1. Họ và tên trên hồ sơ:......................................................................................................
2. Tên gọi khác: ……………………………………………………. Năm sinh:.............................
3. Chức vụ, đơn vị công
tác cũ:...........................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
4. Đơn vị công tác mới:.......................................................................................................
Hồ sơ được chuyển đi bao gồm các
thành phần sau:
|
STT
|
Tên, nội dung tài
liệu
|
Số tờ/số bản
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(Nếu số lượng tài liệu
nhiều hơn số dòng trên đây,
thì lập bảng kê kèm theo mẫu này)
|
Người nhận
(ký,
ghi rõ họ tên)
|
Người giao
(ký,
ghi rõ họ tên)
|
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ
(ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
BIÊN
BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
(Ban hành kèm
theo Quyết định số
1237/QĐ-BHXH
ngày 18/9/2012 của Tổng
Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
Mã số hồ sơ
CCVC:
…………..
……….., ngày…..tháng…..năm…..
I. BÊN GIAO HỒ SƠ CCVC
1. Tên cơ quan, đơn vị
giao hồ sơ:......................................................................................
2. Họ và tên, chức vụ
người quyết định giao:........................................................................
3. Họ và tên, chức vụ của
người giao...................................................................................
4. Các thông tin cơ bản về
hồ sơ.........................................................................................
a) Tên hồ sơ giao:..............................................................................................................
b) Mô tả chi tiết về đặc
điểm và tình trạng của hồ sơ khi giao:...............................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
5. Ngày giao hồ sơ: …../…../…..
6. Phương thức giao hồ sơ:.................................................................................................
II. BÊN NHẬN HỒ SƠ CCVC
1. Tên cơ quan, đơn vị
nhận hồ sơ:.....................................................................................
2. Họ và tên, chức vụ
người nhận:.......................................................................................
3. Ghi chú về tình trạng
hồ sơ khi nhận................................................................................
a) Tên hồ sơ nhận:.............................................................................................................
b) Mô tả chi tiết về đặc
điểm và tình trạng của hồ sơ khi nhận:..............................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
|
BÊN NHẬN HỒ
SƠ
Thủ
trưởng cơ quan, đơn vị nhận hồ sơ
(ký,
ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
BÊN GIAO HỒ
SƠ
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị giao hồ sơ
(ký,
ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
|
Người nhận hồ sơ
(ký,
ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
Người giao hồ
sơ
(ký,
ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
MỤC
LỤC THÀNH PHẦN TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ
(Ban hành kèm
theo Quyết định số
1237/QĐ-BHXH
ngày 18/9/2012 của Tổng
Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
Tờ số:……..
|
STT
|
Số và ký hiệu
|
Ngày tháng
|
Tên loại và trích yếu
nội dung
|
Tác giả
|
Tờ số
|
Ghi chú
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(Bảo đảm trật tự tài liệu đã sắp xếp)