Thông tư 110/2009/TT-BTC quản lý tài chính chương trình, dự án tài trợ nguồn vốn IFAD

• Số hiệu: 110/2009/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Trần Xuân Hà
• Ngày ban hành: 29/05/2009

BỘ TÀI CHÍNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -----------------
Số: 110/2009/TT-BTC	Hà Nội, ngày 29 tháng 05 năm 2009

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN CƠ CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH ĐỐI VỚI CÁC CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN TÀI TRỢ BẰNG NGUỒN VỐN IFAD

Căn cứ Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 9/11/2006 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA);
Căn cứ Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 6/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách Nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tài chính;
Căn cứ Thông tư số 108/2007/TT-BTC ngày 7/9/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính đối với các chương trình, dự án hỗ trợ phát triển chính thức (ODA);
Bộ Tài chính hướng dẫn chi tiết cơ chế quản lý tài chính áp dụng đối với các chương trình, dự án do Quỹ Phát triển Nông nghiệp Quốc tế (IFAD) tài trợ như sau:

Phần 1.

CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

I. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

1. Thông tư này hướng dẫn chi tiết một số quy định về giải ngân, hạch toán, chế độ báo cáo, giám sát áp dụng đối với các chương trình, dự án (sau đây viết tắt là “dự án”) được tài trợ bằng nguồn vốn vay IFAD, viện trợ của IFAD và các nguồn vốn đồng tài trợ cho các dự án IFAD được quy định áp dụng thủ tục của IFAD.

Các dự án viện trợ không hoàn lại do IFAD tài trợ hoặc IFAD được ủy thác quản lý được thực hiện độc lập (không đồng tài trợ kèm theo dự án vốn vay IFAD) thì áp dụng các quy định về quản lý tài chính theo Thông tư số 82/2007/TT-BTC ngày 12/7/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính Nhà nước đối với viện trợ không hoàn lại của nước ngoài thuộc nguồn thu Ngân sách Nhà nước.

2. Đối với một số dự án IFAD có đặc thù riêng, tùy theo yêu cầu quản lý và theo đề nghị của Cơ quan chủ quản dự án, Bộ Tài chính có thể ban hành hướng dẫn cụ thể cho dự án.

II. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ:

1. Các dự án nguồn vốn IFAD tuân thủ các hướng dẫn về quản lý tài chính dự án ODA quy định tại các văn bản sau đây:

- Thông tư số 82/2007/TT-BTC ngày 12/7/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với viện trợ không hoàn lại của nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước;

- Thông tư số 108/2007/TT-BTC ngày 7/9/2007 hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính đối với các chương trình, dự án hỗ trợ phát triển chính thức (ODA);

- Thông tư số 107/2008/TT-BTC ngày 18/11/2008 hướng dẫn bổ sung một số điểm về quản lý, điều hành ngân sách nhà nước;

- Quyết định 61/2006/QĐ-BTC ngày 2/11/2006 về việc ban hành một số định mức chi tiêu áp dụng cho các dự án/chương trình có sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA);

- Quyết định số 19/2007/QĐ-BTC ngày 27/3/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế hạch toán ghi thu, ghi chi ngân sách nhà nước đối với các khoản vay và viện trợ nước ngoài của Chính phủ;

- Các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế các văn bản trên và quy định của Thông tư này.

2. Các dự án viện trợ không hoàn lại của IFAD hoặc viện trợ không hoàn lại của các nhà tài trợ khác đồng tài trợ được áp dụng theo định mức chi tiêu quy định tại các Hiệp định, Thỏa thuận viện trợ nước ngoài ký với Nhà tài trợ. Trường hợp Hiệp định không quy định thì thực hiện theo định mức do Liên hợp quốc quy định áp dụng cho nguồn vốn các tổ chức Liên hợp quốc tại Việt Nam.

3. Cuốn Hướng dẫn Thực hiện dự án (PIM) và Hướng dẫn Quản lý tài chính do Dự án lập, được IFAD thông qua và được Cơ quan chủ quản ban hành là một trong các căn cứ để thực hiện việc quản lý và chi tiêu cho dự án.

III. NGÂN HÀNG PHỤC VỤ VÀ TÀI KHOẢN CỦA DỰ ÁN

1. “Ngân hàng phục vụ” là một ngân hàng thương mại được lựa chọn trong danh sách các ngân hàng thương mại đủ tiêu chuẩn để ủy quyền thực hiện việc giao dịch đối ngoại phục vụ dự án do Bộ Tài chính phối hợp với Ngân hàng Nhà nước và nhà tài trợ lựa chọn.

2. Trách nhiệm của Ngân hàng phục vụ

Ngân hàng phục vụ, theo đề nghị của chủ tài khoản (là Bộ Tài chính hoặc cơ quan chủ dự án theo quy định tại thỏa thuận tài trợ), mở các tài khoản liên quan của dự án và thực hiện các giao dịch thanh toán, rút vốn căn cứ theo quy định hiện hành.

Ngân hàng phục vụ có trách nhiệm hướng dẫn và cung cấp cho Bộ Tài chính và các cơ quan thực hiện dự án đầy đủ các thông tin để thực hiện các giao dịch thanh toán trong và ngoài nước qua hệ thống ngân hàng.

Ngân hàng phục vụ thực hiện ghi có vào tài khoản đặc biệt của dự án số tiền đã rút từ Nhà tài trợ trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được báo có và thông báo cho Bộ Tài chính và chủ tài khoản biết số tiền nhận được.

Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi thực hiện chuyển tiền theo lệnh của chủ tài khoản, ngân hàng phục vụ gửi chủ tài khoản chứng từ hạch toán khoản chi, kèm theo chi tiết về số tiền ngoại tệ, số tiền VNĐ, ngày thanh toán, người thụ hưởng để phục vụ việc hạch toán Ngân sách Nhà nước.

Số dư trên tài khoản đặc biệt được hưởng lãi phát sinh theo lãi suất do ngân hàng phục vụ quy định hoặc theo mức lãi suất thỏa thuận giữa ngân hàng phục vụ và chủ tài khoản. Ngân hàng phục vụ mở tài khoản theo dõi riêng lãi phát sinh trên tài khoản đặc biệt.

Ngân hàng phục vụ dự án được hưởng phí dịch vụ theo biểu phí hiện hành của ngân hàng phục vụ. Dự án được sử dụng lãi phát sinh để chi trả các khoản phí dịch vụ này.

Định kỳ hàng tháng và khi có yêu cầu, ngân hàng phục vụ có trách nhiệm gửi cho chủ tài khoản báo cáo sao kê tài khoản đặc biệt, số lãi phát sinh trên tài khoản đặc biệt của các dự án; số phí phục vụ do ngân hàng phục vụ thu: số chênh lệch giữa lãi và phí; số dư đầu kỳ, cuối kỳ. Số dư trên các tài khoản theo dõi lãi phát sinh từ tài khoản đặc biệt cũng được hưởng lãi.

3. Các tài khoản của dự án

a) Tài khoản tại ngân hàng phục vụ

Bộ Tài chính hoặc cơ quan chủ dự án là chủ tài khoản các nguồn vốn vay/viện trợ theo quy định tại thỏa thuận tài trợ của dự án mở tài khoản đặc biệt/tài khoản vốn viện trợ (sau đây gọi chung là tài khoản đặc biệt) tại Ngân hàng phục vụ theo yêu cầu thanh toán của dự án, phù hợp quy định hiện hành trong nước và quy định trong thỏa thuận tài trợ.

Các dự án có nhiều nguồn tài trợ khác nhau phải mở các tài khoản riêng để theo dõi từng nguồn vốn.

Phí dịch vụ ngân hàng được chi trả bằng lãi phát sinh trên tài khoản đặc biệt và hạch toán vào tổng chi phí của dự án. Lãi phát sinh trên các tài khoản thuộc dự án cấp phát là nguồn thu của Ngân sách Nhà nước (NSNN). Đối với các dự án hỗn hợp vừa có hợp phần được NSNN cấp phát kinh phí vừa có hợp phần được NSNN cho vay lại nguồn vốn ODA cùng sử dụng chung một tài khoản đặc biệt (thời điểm NSNN cho vay lại là thời điểm rút vốn từ tài khoản đặc biệt), lãi phát sinh trên tài khoản là nguồn thu của NSNN. Khi kết thúc dự án, số lãi phát sinh không sử dụng hết phải nộp vào NSNN. Trường hợp lãi phát sinh không đủ để trả phí dịch vụ ngân hàng, chủ dự án được NSNN cấp phát lập kế hoạch xin vốn đối ứng để thanh toán; chủ dự án vay lại tự thanh toán bằng nguồn vốn của mình.

b) Tài khoản tại hệ thống Kho bạc Nhà nước (KBNN)

- Tài khoản nguồn vốn để tiếp nhận vốn ODA: Tùy theo yêu cầu tổ chức thực hiện của dự án và thỏa thuận bằng văn bản với nhà tài trợ, chủ dự án mở tài khoản nguồn vốn ODA của dự án tại hệ thống KBNN để tiếp nhận các nguồn vốn vay, vốn viện trợ IFAD, vốn đồng tài trợ được chuyển về từ tài khoản đặc biệt của dự án, thực hiện thanh toán cho dự án sau khi có kiểm soát chi của kho bạc. Theo thiết kế của dự án, cơ quan quản lý dự án cấp dưới (huyện, xã) có thể mở tài khoản tiền gửi KBNN huyện để tiếp nhận vốn từ Ban quản lý dự án tỉnh chuyển về để thanh toán cho các hoạt động của dự án.

- Tài khoản thanh toán vốn đối ứng: chủ dự án mở tài khoản tại hệ thống KBNN để tiếp nhận, thanh toán vốn đối ứng do ngân sách cấp phát theo quy định hiện hành.

4. Tỷ giá chuyển đổi:

Việc chuyển đổi nguồn vốn IFAD bằng ngoại tệ sang đồng Việt Nam được áp dụng theo tỷ giá mua chuyển khoản của Ngân hàng phục vụ tại thời điểm giao dịch.

Phần 2.

QUẢN LÝ GIẢI NGÂN, HẠCH TOÁN VỐN, CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, GIÁM SÁT

I. QUY ĐỊNH VỀ GIẢI NGÂN

Hồ sơ rút vốn, thủ tục kiểm soát chi và thanh toán nguồn vốn IFAD, vốn đối ứng đối với các dự án do IFAD tài trợ thực hiện theo các quy định của Thông tư số 108/2007/TT-BTC ngày 7/9/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính đối với các chương trình, dự án hỗ trợ phát triển chính thức (ODA).

1. Các hình thức giải ngân áp dụng đối với dự án IFAD

Tùy thuộc vào quy định trong hiệp định, thỏa thuận tài trợ và thư giải ngân của IFAD, việc rút vốn, thanh toán bằng nguồn vốn IFAD theo phương thức tài trợ dự án được thực hiện theo một hoặc một số các hình thức sau: rút vốn thanh toán trực tiếp, rút vốn thanh toán theo hình thức cam kết đặc biệt, rút vốn hoàn vốn/hồi tố, thanh toán qua tài khoản đặc biệt và một số hình thức rút vốn khác theo thỏa thuận riêng với nhà tài trợ. Các chủ dự án tuân thủ hướng dẫn của nhà tài trợ về cách áp dụng hình thức rút vốn và mẫu biểu liên quan.

Bộ Tài chính hướng dẫn một số hình thức rút vốn phổ biến tại Mục 2 và 3 dưới đây.

2. Thủ tục Tài khoản đặc biệt/Tài khoản vốn viện trợ (TKĐB)

Thủ tục TKĐB là hình thức nhà tài trợ ứng trước cho bên vay một khoản tiền TKĐB mở tại ngân hàng phục vụ để bên vay chủ động trong thanh toán.

Thủ tục TKĐB là hình thức nhà tài trợ ứng trước cho bên vay một khoản tiền vào TKĐB mở tại ngân hàng phục vụ để bên vay chủ động trong thanh toán cho các khoản chi tiêu thường xuyên hợp lệ của dự án, giảm bớt số lần xin rút vốn từ nhà tài trợ và đẩy nhanh tốc độ thanh toán cho các hoạt động của dự án.

Hạn mức số tiền nhà tài trợ ứng trước vào tài khoản đặc biệt của dự án phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm và nhu cầu chi tiêu cụ thể của từng dự án. Hạn mức TKĐB thường được quy định cụ thể trong hiệp định tài trợ và có thể được điều chỉnh trong quá trình thực hiện dự án trên cơ sở tình hình thực hiện dự án và nhu cầu thanh toán.

a. Rút vốn lần đầu về TKĐB

Việc rút vốn lần đầu về TKĐB được thực hiện căn cứ trên hạn mức (hoặc mức trần) của TKĐB quy định trong Hiệp định vay/Hiệp định viện trợ. Đối với Dự án ODA vay nợ thuộc diện NSNN cấp phát, Bộ Tài chính có thể ấn định mức rút vốn phù hợp trên cơ sở cân nhắc giữa kế hoạch chi tiêu trong 6 tháng tới của dự án và chi phí trả lãi cho nước ngoài, lãi phát sinh do ngân hàng phục vụ trả.

Để rút vốn, Ban quản lý dự án gửi Bộ Tài chính (Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại) Công văn đề nghị rút vốn, Đơn rút vốn và các sao kê kèm theo mẫu của nhà tài trợ, kế hoạch chi tiêu trong 6 tháng tới của dự án.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, căn cứ điều ước quốc tế đã ký, Bộ Tài chính (Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại) sẽ xem xét ký Đơn rút vốn gửi nhà tài trợ.

b. Chuyển tiền thanh toán từ TKĐB cho nhà thầu/nhà cung cấp

Chuyển tiền thanh toán từ TKĐB: Là hình thức thanh toán theo đề nghị của Ban Quản lý dự án, Bộ Tài chính chuyển tiền từ tài khoản đặc biệt mở tại Ngân hàng phục vụ thanh toán cho nhà thầu/nhà cung cấp hàng hóa/dịch vụ.

Khi có nhu cầu rút vốn chuyển tiền từ TKĐB, Ban quản lý dự án gửi các tài liệu sau đến Bộ Tài chính (Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại):

- Công văn đề nghị rút vốn;

- Hóa đơn/đề nghị thanh toán của nhà thầu;

- Giấy đề nghị thanh toán có xác nhận (bản gốc) của Cơ quan kiểm soát chi;

- Các tài liệu khác bổ sung làm rõ những tài liệu yêu cầu tại mục này.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại) xem xét làm thủ tục chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản của nhà thầu/nhà cung cấp.

c. Rút vốn từ TKĐB về tài khoản nguồn vốn tại KBNN:

Để rút vốn từ TKĐB về tài khoản nguồn vốn tại KBNN, Ban quản lý dự án gửi Bộ Tài chính (Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại) các hồ sơ sau:

- Dự toán chi tiêu cho số tiền xin rút vốn;

- Sao kê tài khoản nguồn vốn từ thời điểm rút vốn lần trước đến thời điểm đề nghị chuyển vốn lần này;

- Các tài liệu khác nếu cần thiết.

Trong vòng 3 ngày làm việc, trên cơ sở có đủ tiền trên TKĐB, Bộ Tài chính xem xét làm thủ tục chuyển tiền cho Ban Quản lý dự án.

Việc chi tiêu từ tài khoản nguồn vốn được thực hiện sau khi có sự kiểm soát chi theo quy định hiện hành của KBNN nơi Ban Quản lý dự án mở tài khoản.

Trường hợp các dự án có tài khoản mở cho cấp địa phương (huyện, xã), Ban quản lý dự án cấp tỉnh căn cứ các quy định hiện hành làm thủ tục tạm ứng tiền cho cấp huyện, xã.

d. Bổ sung TKĐB

Để rút vốn bổ sung TKĐB, Ban quản lý dự án gửi các tài liệu sau cho Bộ Tài chính (Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại):

- Công văn đề nghị rút vốn bổ sung TKĐB, Đơn rút vốn, các sao kê theo mẫu và chứng từ theo quy định của nhà tài trợ;

- Các hồ sơ chứng từ gửi Bộ Tài chính: ngoài các chứng từ theo quy định của nhà tài trợ, đối với các khoản chi theo hình thức Sao kê chi tiêu, Ban quản lý dự án lập sao kê thể hiện rõ từng khoản chi từ tài khoản nguồn, có xác nhận của KBNN nơi giao dịch (bản gốc) gửi Bộ Tài chính. Sao kê cần chi tiết theo ngày thanh toán, số tiền, nội dung thanh toán, đối tượng thụ hưởng, số/ngày chứng từ chi tiêu.

- Đối với các khoản chi nhà tài trợ yêu cầu gửi chứng từ: Ban QLDA gửi giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận (bản gốc) của KBNN. Mỗi Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận chỉ được sử dụng 1 lần.

- Bảng đối chiếu TKĐB lập theo mẫu của nhà tài trợ có chữ ký của Ban quản lý dự án;

- Sao kê TKĐB do Ngân hàng phục vụ cung cấp (đối với các tài khoản đơn vị là chủ tài khoản);

- Báo cáo giải ngân nguồn vốn IFAD theo mẫu quy định tại Phụ lục số 04 Thông tư số 108/2007/TT-BTC ngày 7/9/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính đối với các chương trình, dự án hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), chi tiết theo mục lục NSNN;

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại) sẽ xem xét ký Đơn rút vốn gửi nhà tài trợ để xem xét, nếu nhà tài trợ chấp nhận sẽ chuyển tiền bổ sung vào TKĐB.

3. Quy trình rút vốn đối với các dự án tín dụng hoặc hợp phần tín dụng của dự án:

Việc rút vốn cho các dự án tín dụng hoặc hợp phần tín dụng của các dự án thực hiện như sau: căn cứ vào yêu cầu cho vay tiếp và yêu cầu chi tiêu cho các nội dung của dự án, đơn vị thực hiện dự án/hợp phần tín dụng chuẩn bị hồ sơ rút vốn từ nhà tài trợ để thực hiện cho vay tiếp hoặc chi tiêu cho các hoạt động của dự án theo đúng các quy định trong hiệp định vay, hiệp định dự án (nếu có) và các quy định hiện hành về tín dụng, đấu thầu, mua sắm.v.v…

Hồ sơ đề nghị rút vốn gửi Bộ Tài chính gồm:

- Công văn đề nghị rút vốn của đơn vị thực hiện hợp phần tín dụng hoặc Ban Quản lý dự án (trường hợp sử dụng cùng một tài khoản đặc biệt).

- Đơn rút vốn kèm sao kê các khoản đã cho vay lại theo quy định của nhà tài trợ (đơn vị thực hiện hợp phần tín dụng ký xác nhận và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của sao kê).

- Các chứng từ chứng minh tính hợp pháp, hợp lệ của các khoản chi tiêu cho các hoạt động của dự án theo yêu cầu của nhà tài trợ.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại) sẽ xem xét và ký đơn rút vốn gửi nhà tài trợ.

II. QUY ĐỊNH VỀ HẠCH TOÁN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC NGUỒN VỐN IFAD:

1. Quy trình cụ thể thực hiện hạch toán vốn Ngân sách Nhà nước theo quy định hiện hành tại Thông tư số 107/2008/TT-BTC ngày 18/11/2008 Hướng dẫn bổ sung một số điểm về quản lý, điều hành ngân sách nhà nước và Quyết định 19/2007/QĐ-BTC ngày 27/3/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế hạch toán ghi thu, ghi chi ngân sách nhà nước đối với các khoản vay và viện trợ nước ngoài của Chính phủ.

2. Quy trình hạch toán vốn giải ngân qua TKĐB:

a. Hạch toán khi rút tiền về TKĐB: đối với các khoản giải ngân vốn IFAD về TKĐB, căn cứ thông báo tiền về tài khoản của ngân hàng phục vụ, Bộ Tài chính lập Lệnh ghi thu ngân sách gửi KBNN để thực hiện hạch toán vào ngân sách, trong đó, hạch toán thu ngân sách nếu là các khoản viện trợ không hoàn lại, hạch toán theo dõi nợ trên tài khoản phải trả nếu là các khoản vay theo quy định.

b. Hạch toán các khoản chi từ TKĐB được thực hiện như sau:

- Đối với các khoản chi từ TKĐB thanh toán cho nhà thầu/nhà cung cấp, Bộ Tài chính lập Lệnh chi bổ sung ngân sách địa phương để ghi chi trợ cấp có mục tiêu cho Sở Tài chính để thực hiện dự án.

- Đối với phần vốn chi tại tài khoản nguồn vốn của dự án: sau khi chuyển tiền về tài khoản nguồn vốn, Bộ Tài chính theo dõi khoản chi trên tài khoản tạm ứng của ngân sách; trên cơ sở báo cáo giải ngân nguồn vốn ODA của chủ dự án quy định tại mục 2. d, Phần II, Quy định về giải ngân, Bộ Tài chính lập Lệnh chi bổ sung ngân sách địa phương để ghi chi trợ cấp có mục tiêu cho Sở Tài chính; căn cứ chứng từ nhận từ Bộ Tài chính, Sở Tài chính làm thủ tục ghi thu ngân sách địa phương và ghi chi cấp vốn cho các đơn vị thực hiện dự án theo quy định hiện hành.

III. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, GIÁM SÁT

1. Định kỳ hàng tháng, quý, năm, Ban quản lý dự án cấp dưới lập báo cáo việc sử dụng vốn IFAD trên tài khoản nguồn, vốn đồng tài trợ và vốn đối ứng gửi KBNN nơi giao dịch làm thủ tục đối chiếu và xác nhận, đồng gửi Ban quản lý dự án tỉnh. Ban quản lý dự án tỉnh tổng hợp báo cáo của cả dự án gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để đối chiếu và gửi cơ quan chủ quản, Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư làm căn cứ theo dõi, giám sát.

2. Cơ quan tài chính các cấp, cơ quan chủ quản dự án có thể độc lập hoặc phối hợp với các cơ quan liên quan thực hiện việc kiểm tra, thanh tra định kỳ hoặc đột xuất đối với các dự án có sử dụng nguồn vốn IFAD về các nội dung liên quan đến quản lý tài chính theo quy định tại Thông tư này.

Phần 3.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký và thay thế Thông tư số 83/2000/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 14/8/2000 Hướng dẫn quy trình luân chuyển tiền và hạch toán vốn vay các dự án IFAD.

Các văn bản pháp quy được dẫn chiếu trong Thông tư này được bổ sung, sửa đổi, thay thế thì thực hiện theo các văn bản bổ sung, sửa đổi, thay thế đó. Các văn bản pháp quy hướng dẫn quản lý tài chính theo yêu cầu đặc thù của dự án/nhóm dự án do Bộ Tài chính ban hành trước ngày hiệu lực của Thông tư này vẫn tiếp tục được áp dụng.

Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để hướng dẫn, phối hợp giải quyết./.

Nơi nhận: - Thủ tướng Chính phủ, các PTTg Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - UBND các tỉnh, thành phố; - Sở Tài chính, KBNN các tỉnh, thành phố; - Kiểm toán Nhà nước; - Các Ban QLDA vốn IFAD; - Cục Kiểm tra văn bản – Bộ Tư pháp; - Công báo; - Website Chính phủ, Website Bộ Tài chính; - Các đơn vị thuộc Bộ Tài chính; - Lưu: VT, QLN.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Xuân Hà

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No. 110/2009/TT-BTC	Hanoi, May 29,2009

CIRCULAR

GUIDING FINANCIAL MANAGEMENT MECHANISMS APPLICABLE TO PROGRAMS AND PROJECTS FINANCED BY THE INTERNATIONAL FUND FOR AGRICULTURAL DEVELOPMENT (IFAD)

THE MINISTER OF FINANCE

Pursuant to the Government's Decree No. 131/2006/ND-CP of November 9, 2006, promulgating the Regulation on management and use of official development assistance (ODA);
Pursuant to the Government's Decree No. 60/ 2003/ND-CP of June 6, 2003, detailing and guiding the implementation of the State Budget Law;
Pursuant to the Government's Decree No. U8/2008/ND-CP of November 27, 2008, defining the functions, tasks and powers of the Ministry of Finance;
Pursuant to the Finance Ministry's Circular No. 108/2007fTT-BTC of September 7, 2007, guiding financial management mechanisms applicable to ODA-funded programs and projects;
The Ministry of Finance specifically guides financial management mechanisms applicable to IFAD-financed programs and projects as follows:

Part I

GENERAL PROVISIONS

I. SCOPE AND OBJECTS OF APPLICATION

1. This Circular specifically guides disbursement, accounting, reporting and supervision regulations applicable to programs and projects (below collectively referred to as projects) financed with IFAD loans or IFAD aid and co-financed capital sources for IFAD projects which are subject to IFAD's procedures.

...

...

...

2. Depending on management requirements and at the proposal of project-managing agencies, the Ministry of Finance may issue separate guidance for a number of specific IFAD-financed projects.

II. MANAGEMENT PRINCIPLES

1. IFAD-financed projects comply with financial management guidance applicable to ODA-funded projects in the following documents:

- The Finance Ministry's Circular No. 82/2007/TT-BTC of July 12, 2007, guiding the State's financial management regulations applicable to foreign non-refundable aid belonging to state budget revenues;

- The Finance Ministry's Circular No. 108/2007/TT-BTC of September 7, 2007, guiding financial management mechanisms applicable to ODA-funded programs and projects;

- The Finance Ministry's Circular No. 107/2008/TT-BTC of November 18, 2008. additionally guiding a number of provisions on state budget management and administration;

- The Finance Minister's Decision No. 61/2006/QD-BTC of November 2, 2006. promulgating a number of spending norms applicable to ODA-funded programs and projects;

- The Finance Minister's Decision No. 19/2007/QD-BTC of March 27, 2007. promulgating the Regulation on the accounting of state budget mutual ceasing of the Government's foreign loans and aid;

- Documents amending, supplementing or replacing the above documents, and ihh Circular.

...

...

...

3. The Project Implementation Manual (PIM) and the Financial Management Manual developed under projects, approved by IFAD and promulgated by the managing agency serve as a basis for the management of and spending for projects.

III. SERVICE BANK AND PROJECT ACCOUNTS

1. Service bank means a commercial bank on the list of qualified commercial banks to be authorized to conduct foreign transactions for projects, as selected by the Ministry of Finance in coordination with the State Bank and donors.

2. Responsibilities of the service bank

The service bank shall, at the proposal of the account holder (the Ministry of Finance or the project-managing agency as indicated in the financing agreement), open a project's relevant accounts and conduct payment and capital withdrawal transactions under current regulations.

The service bank shall provide the Ministry of Finance and project-implementing agencies with guidance and sufficient information for conducting domestic and overseas via-bank payment transactions.

The service bank shall credit the sum of money withdrawn from the donor to the project's special account within 2 working days after receiving the credit note and notify the Ministry of Finance and the account holder of that sum of money.

Within 2 working days after transferring money under the account holder's order, the service bank shall send to the account holder a document accounting such money as an expense, enclosed with details of the sum of money in foreign currency, sum of money in Vietnam dong. date of payment and payee, for state budget accounting.

The special account's balance is eligible for interest at the interest rate set by the service bank or agreed between the service bank and the account holder. The service bank shall open an account for separately monitoring the special account's interests.

...

...

...

The service bank shall, on a monthly basis or upon request, send to the account holder a statement on the special account, stating interests on the special account of projects; collected service charges; interest-charge difference; and balances at the beginning and the end of a period. Balances of accounts monitoring the special account's interests also generate interests.

3. Project accounts

a/ Account at the service bank

The Ministry of Finance or the project-managing agency that is the account holder of loan/aid sources as indicated in the project's financing agreement shall open a special account/ aid account (below collectively referred to as special account) at the service bank to meet the project's payment requirements in compliance with current regulations and terms in the financing agreement.

For a project with different financing sources, separate accounts must be opened for monitoring each source.

Bank service charges shall be paid with the special account's interests and accounted in the project's total expenses. Interests on accounts of financing projects constitute a state budget revenue. For a project consisting of a state budget-funded component and a component funded with ODA re-lent from the state budget which share the same special account (the time of re-lending ODA from the state budget is the time of withdrawing capital from the special account), this account's interest constitutes a state budget revenue. Upon project completion, unused interests must be remitted into the state budget. If the interests are insufficient to cover bank service charges, the project owner that has been allocated state budget funds shall work out a plan to request allocation of domestic capital to cover bank service charges. The re-lending project owner shall pay bank service charges with his/her/its own capital.

b/ Accounts at the State Treasury

- Capital source account for receiving ODA: Depending on project implementation requirements and the written agreement with the donor, the project owner shall open the project's ODA account at the State Treasury for receiving IFAD loans. IFAD aid and co-financed funds from the project's special account and pay for the project after the State Treasury controls such spending. As designed in the project, the subordinate (district- or commune-level) project managing unit may open a deposit account at the district-level State Treasury for receiving capital from the provincial-level project management unit to pay for project activities.

- Domestic capital payment account: The project owner shall open an account at the State Treasury for receiving and paying domestic capital allocated from the state budget under current regulations.

...

...

...

IFAD capital in foreign currency shall be converted into Vietnam dong at an account-transfer exchange rate set by the service bank at the time of transaction.

Part II

DISBURSEMENT MANAGEMENT, CAPITAL ACCOUNTING AND REPORTING AND SUPERVISION REGULATIONS

I. REGULATIONS ON DISBURSEMENT

Capital withdrawal dossiers, procedures for spending control and payment of IFAD capital and domestic capital for IFAD-financed projects comply with the Finance Ministry's Circular No. 108/2007/TT-BTC of September 7, 2007, guiding financial management mechanisms applicable to ODA-funded programs and projects.

1. Forms of disbursement applicable to IFAD-financed projects

Depending on the terms of financing agreements and the IFAD's letters of disbursement, capital withdrawal and payment with IFAD capital by the mode of project financing shall be conducted in one or several of the following forms: capital withdrawal for direct payment; capital withdrawal for payment in the form of special commitment; capital withdrawal for refund/retroactive payment: payment via the special account; or other forms of capital withdrawal as agreed with donors. Project owners shall follow donors' guidance on the application of forms of capital withdrawal and related pre-printed forms.

The Ministry of Finance shall guide a number of popular forms of capital withdrawal specified in Sections 2 and 3 below.

2. Special account/aid account procedures Special account procedures means a process whereby the donor advances a borrower a sum of money into the special account opened at the service bank for the borrower to pay the project's regular and lawful expenditures, reduce the number of withdrawals of capital from the donor and accelerate payment for project activities.

...

...

...

a/ First capital withdrawal into the special account

The first capital withdrawal into the special account shall be based on the special account's limit (or ceiling level) indicated in the loan agreement/aid agreement. For projects funded with ODA loans allocated from the state budget, the Ministry of Finance may fix an appropriate limit of capital withdrawal on the basis of considering the project's spending plan for the subsequent 6 months and the expense for paying interests to the foreign partner. The service bank shall pay arising interests.

To withdraw capital, the project management unit shall send to the Ministry of Finance (the Department for Foreign Debt and External Finance Management) a written request for capital withdrawal, capital withdrawal application and statements enclosed with the donor's forms, and the project's spending plan for the subsequent 6 months.

Within 5 working days after receiving a complete and valid dossier, the Ministry of Finance (the Department for Foreign Debt and External Finance Management) shall, based on signed treaties, consider and sign the capital withdrawal application and send it to the donor.

b/ Transfer of money from the special account to the contractor/supplier

Transfer of money from the special account is the form of payment at the proposal of the project management, whereby the Ministry of Finance shall transfer money from the special account opened at the service bank to pay for goods/services to the contractor/supplier.

When wishing to withdraw money for transfer from the special account, the project management unit shall send to the Ministry of Finance (the Department for Foreign Debt and External Finance Management) the following:

- A written request for capital withdrawal;

The contractor's invoice/payment request:

...

...

...

- Other documents supplementing and clarifying the above papers.

Within 5 working days after receiving a complete and valid dossier, the Ministry of Finance (the Department for Foreign Debt and

External Finance Management) shall consider and carry out procedures for transferring money directly into the contractor's/supplier's account.

c/ Withdrawal of capital from the special account to the capital source account at the State Treasury

To withdraw capital from the special account to the capital source account at the State Treasury, the project management unit shall send to the Ministry of Finance (the Department for Foreign Debt and External Finance Management) the following:

- Spending estimates for the sum of money requested to be withdrawn;

- Statement of the capital source account from the time of previous capital withdrawal to this time of application for capital transfer;

- Other documents, when necessary.

If money on the special account is sufficient, within 3 working days the Ministry of Finance shall consider and carry out procedures for transferring money to the project management unit.

...

...

...

In case projects have accounts opened for localities (districts or communes), provincial-level project management units shall, pursuant to current regulations, carry out procedures for making advances to districts or commur.es.

d/ Additional allocation to the special account

To withdraw capital for additional allocation to the special account, the project management unit shall send to the Ministry of Finance (the Department for Foreign Debt and External Finance Management) the following:

- A written request for the withdrawal of capital for additional allocation to the special account, capital withdrawal application, statements made according to a set form, and documents required by the donor;

- Dossiers and documents to be sent to the Ministry of Finance: Apart from documents required by the donor, for expenditures monitored in the form of expenditure statements, the project management unit shall make a statement of each expenditure from the capital source account, with the original certification of the State Treasury where transactions are made and send it to the Ministry of Finance. Such statement must indicate the date of payment, sum of money, payment details, payee, number and date of making the expenditure document;

- For expenditures for which the donor requires documents: The project management unit shall send a written request for investment capital payment with the original certification of the State Treasury. Each of such certified requests for investment capital payment may be used only once;

- The table for the special account crosscheck, made according to the form provided by the donor and signed by the project management unit;

- The special account statement, supplied by the service bank (for accounts whose owners are units);

- The report on IFAD capital disbursement, made according to a form provided in Appendix 4 to the Finance Ministry's Circular No 108/ 2007/TT-BTC of September 7, 2007, guiding financial management mechanisms applicable to ODA-funded programs and projects, and detailed according to the state budget index;

...

...

...

3. Capital withdrawal process applicable to credit projects or projects' credit components

The withdrawal of capital for credit projects or projects' credit components is made as follows: Based on the requirement to further provide loans and spend on project activities, the units that implement credit projects or projects' credit components shall prepare dossiers for withdrawing capital from donors in order to further provide loans or spend on project activities in compliance with loan agreements or project agreements (if any) and current regulations on credit, bidding, procurement.

A dossier of application for capital withdrawal to be sent to the Ministry of Finance comprises:

- A written request for capital withdrawal, made by the credit component-implementing unit or project management unit (if the same special account is used);

-The capital withdrawal application, enclosed with statements of re-lent amounts as prescribed by the donor (the credit component-implementing unit shall sign for certification and take responsibility for the lawfulness, truthfulness and accuracy of the statements);

- Documents proving the lawfulness and legality of expenditures for project activities as required by the donor.

Within 5 working days after receiving a complete and valid dossier, the Ministry of Finance (the Department for Foreign Debt and External Finance Management) shall consider and sign the capital withdrawal application and send it to the donor.

II. REGULATIONS ON STATE BUDGET ACCOUNTING OF IFAD CAPITAL

1. The specific process of accounting state budget capital complies with Circular No. 107/ 2008/TT-BTC of November 18. 2008. additionally guiding a number of provisions on state budget management and administration, and the Finance Minister's Decision No. 19/2007/ QD-BTC of March 27, 2007. promulgating the Regulation on the accounting of state budget mutual ceasing of the Government's foreign loans and aid.

...

...

...

a/ Accounting upon withdrawal of money to the special account: For IFAD capital amounts disbursed to the special account, the Ministry of Finance shall, based on the notice of money transferred to the service bank's account, make an order of recording budget revenues and send it to the State Treasury for accounting into the state budget non-refundable aid as revenues or loans under regulations for debt monitoring on payable accounts.

b/ Accounting of expenditures from the special account:

- For expenditures from the special account to be paid to the contractor/supplier, the Ministry of Finance shall make an order of paying additional expenditures from the local budget in order to record as targeted allowances to the provincial-level Finance Service to implement projects;

- For capital amounts paid at the project's capital source account: After transferring money to the capital source account, the Ministry of Finance shall monitor expenditures on the budget's advance account. Based on the project owner's report on ODA disbursement under Section 2.d, Part II of the Regulation on disbursement, the Ministry of Finance shall make an order of paying additional expenses from the local budget in order to record as targeted allowances to the provincial-level Finance Service; and based on documents received from the Ministry of Finance, the provincial-level Finance Service shall carry out procedures for recording as local budget revenues and as capital allocation expenses for project-implementing units under current regulations.

III. REPORTING AND SUPERVISION REGULATIONS

1. Monthly, quarterly and annually, the subordinate project management unit shall make a report on the use of IFAD capital on the capital source account, co-financed capital and domestic capital, and send it to the State Treasury where transactions are made for carrying out crosschecking and certification procedures and concurrently to the provincial-level project management unit. The provincial-level project management unit shall make the whole project's report and send it to the State Treasury where transactions are made for crosschecking and further sending it to the managing agency, the provincial-level Finance Service and Planning and Investment Service as a basis for monitoring and supervision.

2. Finance agencies at all levels and project managing agencies may. independently or in coordination with concerned agencies, conduct regular or irregular examination and inspection of IFAD-financed projects with regard to financial management contents in accordance with this Circular.

Part III

ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

...

...

...

In case of supplementation, amendment or replacement of legal documents referred to in this Circular, the supplemented, amended or replaced documents will apply. Legal documents guiding financial management to meet specific requirements of projects or groups of projects, promulgated by the Ministry of Finance before the effective date of this Circular, remain effective.

Any problems arising in the course of implementation should be promptly reported to the Ministry of Finance for guidance and coordinated settlement.

FOR THE MINISTER OF FINANCE
 VICE MINISTER




Tran Xuan Ha