CHỈ
THỊ
VỀ VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHỊ ĐỊNH SỐ 79/2007/NĐ-CP CỦA
CHÍNH PHỦ VỀ CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC
CHỮ KÝ
Ngày 18/5/2007, Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP
về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký,
thay thế các quy định về chứng thực bản sao, chữ ký trong Nghị định số
75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính Phủ về công chứng, chứng thực. Theo đó,
việc chứng nhận bản sao, chứng thực chữ ký trước đây thuộc thẩm quyền của Phòng
Công chứng - Sở Tư pháp và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (sau
đây gọi chung là UBND cấp huyện), nay được chuyển giao cho Phòng Tư pháp huyện,
thị xã, thành phố và Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn. Vì vậy, trong
thời gian đầu thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ, Phòng Tư pháp
và UBND xã, phường, thị trấn sẽ không tránh khỏi những khó khăn nhất định về cơ
sở vật chất, chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức thực hiện công tác
chứng thực.
Để đảm bảo triển khai thực hiện tốt Nghị định số
79/2007/NĐ-CP của Chính phủ và khắc phục khó khăn trên, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ
thị:
1. Sở Tư pháp:
a) Xây dựng kế hoạch cụ thể triển khai thực hiện
Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ trên địa bàn tỉnh; tổ chức tập huấn chuyên
sâu Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cho các đối tượng là cán bộ lãnh đạo các cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính các giấy tờ, văn bằng và cấp bản sao
từ sổ gốc; Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn; Trưởng, Phó trưởng Phòng Tư pháp
các huyện, thị xã, thành phố; cán bộ chuyên môn giúp việc cho Trưởng, Phó trưởng
Phòng Tư pháp, cán bộ tư pháp xã, phường, thị trấn.
b) Thường xuyên theo dõi, hướng dẫn nghiệp vụ chứng
thực cho các Phòng Tư pháp, UBND xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là
UBND cấp xã). Tổ chức kiểm tra, thanh tra hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
trên địa bàn tỉnh theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP .
c) Phối hợp với Sở Tài chính hướng dẫn UBND cấp huyện,
cấp xã trang bị phương tiện vật chất cần thiết phục vụ công tác chứng thực ở
địa phương; dự toán kinh phí và tổ chức in ấn sổ sách phục vụ công tác chứng
thực để cấp phát ban đầu cho các Phòng Tư pháp và UBND cấp xã.
d) Chủ động phối hợp với các cơ quan, ban, ngành
hữu quan, các phương tiện thông tin đại chúng đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ
biến rộng rãi Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đến mọi tầng lớp nhân dân trên địa bàn
tỉnh biết, thực hiện.
đ) Chịu trách nhiệm theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị này ; tổng hợp và báo cáo tình hình
thực hiện công tác cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng
thực chữ ký trên địa bàn tỉnh về UBND tỉnh và Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng,
hàng năm.
2. Sở Nội vụ:
a) Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp xây dựng kế hoạch
và tổ chức thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức pháp luật cho cán bộ,
công chức thực hiện công tác chứng thực ở cấp huyện, cấp xã.
b) Tham mưu giúp UBND tỉnh xây
dựng phương án bố trí thêm biên chế cán bộ thực hiện công tác chứng thực cho
UBND cấp xã đảm bảo về năng lực, trình độ nhằm đáp ứng được yêu cầu của công
tác chứng thực tại địa phương.
c) Chủ trì, phối hợp với Sở Tư
pháp xây dựng đề án chuẩn hóa trình độ đội ngũ cán bộ tư pháp cấp xã trên địa bàn
tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt.
3. Sở Tài chính:
a) Tham mưu giúp UBND tỉnh trong việc đảm bảo kinh
phí cho công tác tập huấn, triển khai thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ; đảm
bảo kinh phí in ấn sổ sách phục vụ công tác chứng thực để cấp phát ban đầu cho
các Phòng Tư pháp và UBND cấp xã.
b) Chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thu
chi tài chính, quản lý, sử dụng kinh phí trong hoạt động chứng thực trên địa bàn
tỉnh.
c) Chỉ đạo các Phòng Tài chính - Kế hoạch đảm bảo
kinh phí cho các Phòng Tư pháp và UBND cấp xã trong việc trang bị phương tiện,
vật chất cần thiết phục vụ công tác chứng thực ở địa phương theo hướng dẫn của
Sở Tư pháp và Sở Tài chính.
d) Hướng dẫn các Phòng Tư pháp và UBND cấp xã thực
hiện chế độ thu, nộp và quản lý, sử dụng lệ phí chứng thực theo quy định của Thông
tư Liên tịch số 93/2001/TTLT/BTC-BTP ngày 21/11/2001 của Bộ Tài chính và Bộ Tư
pháp hướng dẫn chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng
thực.
4. Ủy ban nhân dân cấp huyện:
a) Chuẩn bị nhân sự, cơ sở vật chất đảm bảo cho việc
thực hiện tốt Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ; căn cứ vào điều kiện kinh tế xã hội
của địa phương đề xuất các giải pháp về biên chế, nhân sự, kinh phí phục vụ cho
công tác chứng thực về Sở Nội vụ để trình UBND tỉnh xem xét, quyết định.
b) Xây dựng kế hoạch bố trí cán bộ tư pháp giúp UBND
cấp xã thực hiện công tác chứng thực bảo đảm ổn định lâu dài. Hạn chế tối đa
việc thay đổi cán bộ, công chức làm công tác chứng thực ở địa phương; trong trường
hợp do yêu cầu của công việc bắt buộc thay đổi người thì phải có phương án bố
trí cán bộ thay thế đủ tiêu chuẩn theo quy định.
c) Hàng năm, UBND cấp huyện có kế hoạch hướng dẫn,
bồi dưỡng nghiệp vụ cho UBND cấp xã về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực
bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; tổ chức kiểm tra và giải quyết khiếu
nại, tố cáo trong hoạt động chứng thực, cấp bản sao theo thẩm quyền;
d) Chỉ đạo Phòng Tư pháp, UBND cấp xã báo cáo tình
hình thực hiện việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký về UBND tỉnh theo định kỳ 6 tháng, hàng năm; tổ chức quản lý
kinh phí chứng thực và cấp bản sao, thực hiện chế độ thu chi tài chính về chứng
thực và cấp bản sao theo quy định hiện hành. Khi thực hiện cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký các Phòng Tư pháp và
UBND cấp xã phải ghi vào sổ và lưu trữ hồ sơ theo hướng dẫn của Sở Tư pháp; có
biện pháp bảo đảm lưu trữ hồ sơ, giấy tờ chứng thực theo quy định của pháp luật
về lưu trữ.
đ) Chỉ đạo Phòng Tư pháp và UBND cấp xã niêm yết
công khai trình tự, thủ tục chứng thực, cấp bản sao và các quy định về mức thu lệ
phí trong hoạt động chứng thực, cấp bản sao.
5. Ủy ban nhân dân cấp xã:
a) Sắp xếp nhân sự, cơ sở vật chất đảm bảo cho việc
thực hiện nghiêm Nghị định số 79/2007/NĐ-CP .
b) Tạo điều kiện để đội ngũ cán bộ tư pháp - hộ tịch
cấp mình được đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao kiến thức pháp luật, chuyên môn
nghiệp vụ.
c) Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký báo cáo về
Phòng Tư pháp theo định kỳ 6 tháng, hàng năm.
d) Thường xuyên theo dõi, kiểm tra hoạt động chứng
thực, cấp bản sao của cán bộ, công chức thuộc quyền.
đ) Niêm yết công khai trình tự, thủ tục chứng thực,
cấp bản sao và các quy định về mức thu lệ phí trong hoạt động chứng thực, cấp
bản sao.
e) Tổ chức quản lý tốt kinh phí chứng thực và cấp
bản sao chứng thực; thực hiện chế độ thu chi tài chính về chứng thực và cấp bản
sao theo quy định pháp luật hiện hành.
g) Xử lý nghiêm minh cán bộ, công chức có hành vi
sách nhiễu hoặc gây phiền hà nhân dân khi đến yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc, chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký hoặc để xảy ra tình trạng giải
quyết việc cấp bản sao từ sổ gốc hoặc chứng thực trái với quy định của Nghị
định số 79/2007/NĐ-CP .
Nhận được chỉ thị này, yêu cầu các Sở, ban ngành,
UBND cấp huyện, cấp xã tổ chức thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu có khó
khăn, vướng mắc, các cơ quan báo cáo kịp thời về UBND tỉnh để có biện pháp giải
quyết kịp thời.