Nghị định 79/2007/NĐ-CP cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

• Số hiệu: 79/2007/NĐ-CP
• Loại văn bản: Nghị định
• Nơi ban hành: Chính phủ
• Người ký: Nguyễn Tấn Dũng
• Ngày ban hành: 18/05/2007

CHÍNH PHỦ ******	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 79/2007/NĐ-CP	Hà Nội, ngày 18 tháng 05 năm 2007

NGHỊ ĐỊNH

VỀ CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ

CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Xét đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, 

NGHỊ ĐỊNH:

Chương 1:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Nghị định này quy định về thẩm quyền, thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao và chữ ký được chứng thực; quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. 

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Bản chính” là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao;

2. “Bản sao” là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính;

3. “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp;

4. “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc;

5. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính;

6. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

2. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

Điều 4. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc

Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc.

Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

Việc cấp bản sao từ sổ gốc các giấy tờ hộ tịch được thực hiện theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch.

Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Phòng Tư pháp cấp huyện) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;

b) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 1 Điều này và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

2. Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;

b)  Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.

Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 2 Điều này và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.

3. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực các việc theo thẩm quyền và đóng dấu của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

4. Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

Điều 6. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao

1. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh.

2. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

Điều 7. Lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực

1. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký phải nộp lệ phí theo quy định của pháp luật.

2. Mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí quy định tại khoản 1 Điều này do Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quy định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Chương 2:

CẤP BẢN SAO TỪ SỐ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ

Mục 1. Cấp bản sao từ sổ gốc

Điều 8.  Người có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc

1. Người được cấp bản chính.

2. Người đại diện hợp pháp, người được uỷ quyền của người được cấp bản chính.

3. Cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

Điều 9. Thủ tục yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc

1. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể trực tiếp yêu cầu hoặc gửi yêu cầu của mình đến cơ quan quản lý sổ gốc qua bưu điện.

2. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác.

Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là những người được quy định tại các khoản 2 và 3 Điều 8 của Nghị định này thì còn phải xuất trình thêm giấy tờ chứng minh là người có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc.

Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc qua bưu điện thì người yêu cầu phải gửi đầy đủ các giấy tờ được quy định tại khoản này (bản chính hoặc bản sao có chứng thực). 

Điều 10. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

1. Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc xem xét, kiểm tra tính hợp pháp của việc yêu cầu cấp bản sao, đối chiếu với sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu. Nội dung bản sao phải đúng với nội dung đã ghi trong sổ gốc.

2. Thời hạn cấp bản sao được thực hiện như sau:

a) Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu;

b) Trong trường hợp yêu cầu được gửi qua bưu điện thì chậm nhất là trong 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu (theo dấu ngày đến của bưu điện), cơ quan, tổ chức cấp bản sao phải gửi bản sao cho người yêu cầu.

3. Người yêu cầu cấp bản sao qua bưu điện phải trả lệ phí cấp bản sao và cước phí bưu điện cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao. 

Mục 2. Chứng thực bản sao từ bản chính

Điều 11. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính

1. Có quyền yêu cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều 5 của Nghị định này thực hiện việc chứng thực, không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

2. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực giải thích rõ lý do, nếu không đồng ý với lý do đó thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

3. Chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính hợp pháp của các giấy tờ mà họ xuất trình khi yêu cầu chứng thực.

Điều 12. Nghĩa vụ và quyền của người thực hiện chứng thực

1. Thực hiện việc chứng thực một cách trung thực, khách quan, chính xác; đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.

2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.

3. Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực.

4. Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; phối hợp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo.

5. Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực; nếu việc chứng thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ quan khác có thẩm quyền.

Điều 13. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

1.Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

a) Bản chính;

b) Bản sao cần chứng thực.

2. Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra tính hợp pháp của bản chính, nếu phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo thì đề nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh; nếu không chứng minh được thì từ chối chứng thực.

3. Người thực hiện chứng thực đối chiếu bản sao với bản chính, nếu bản sao đúng với bản chính thì chứng thực. Khi chứng thực bản sao từ bản chính người thực hiện chứng thực phải ghi rõ “chứng thực bản sao đúng với bản chính”, ngày, tháng, năm chứng thực, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực.

4. Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ "BẢN SAO"vào chỗ trống phía trên bên phải, nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Điều 14. Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính

1. Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày. Cán bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức.

2. Tại trụ sở của cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực.

Điều 15. Thời hạn thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính

Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá 2 ngày làm việc.

Điều 16. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính

Người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính không được thực hiện chứng thực trong các trường hợp sau đây:

1. Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo;

2. Bản chính đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư­ hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;

3. Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định của pháp luật;

4. Đơn, th­ư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;

5. Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao.

Mục 3. Chứng thực chữ ký

Điều 17. Thủ tục chứng thực chữ ký

1. Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

a) Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác;

b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó.

2. Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.

3. Người thực hiện chứng thực phải ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực; địa điểm chứng thực; số giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp; chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; sau đó ký và ghi rõ họ, tên và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực.

Điều 18. Chứng thực chữ ký của người dịch

1. Người dịch phải là người thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch.

2. Người dịch phải cam đoan và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

3. Việc chứng thực chữ ký của người dịch được thực hiện theo thủ tục chứng thực chữ ký được quy định tại Điều 17 của Nghị định này.

4. Trang đầu tiên của bản dịch phải được ghi rõ chữ "BẢN DỊCH" vào chỗ trống phía trên bên phải. Nếu bản dịch có từ hai trang trở lên thì phải đánh số trang theo thứ tự và phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ. Bản dịch phải được đính kèm với bản sao của giấy tờ cần dịch.

Điều 19. Thời hạn chứng thực chữ ký

Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không được quá 3 ngày làm việc.

Chương 3:

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ

Điều 20. Nội dung quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

2. Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện, chỉ đạo việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

b) Tổng kết, báo cáo Chính phủ về công tác quản lý nhà nước trong việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

3. Bộ Ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện nhiệm vụ.

4. Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

5. Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh) thực hiện việc quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại địa phương có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a)  Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

b) Kiểm tra, thanh tra hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của Uỷ ban nhân dân cấp huyện;

c) Giải quyết khiếu nại, tố cáo về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

d) Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa phương gửi Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

6. Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa phương mình có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Uỷ ban nhân dân cấp xã về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ;

b) Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

c) Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký để báo cáo Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

Điều 21. Sổ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

1. Mỗi việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện đều phải ghi vào sổ và lưu trữ tại cơ quan đó.

2. Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan chứng thực phải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Thời hạn lưu trữ bản sao tối thiểu là 2 năm. Khi hết hạn lưu trữ, việc tiêu huỷ bản sao được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. 

3. Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống cháy, nổ, ẩm ướt, mối, mọt đối với sổ sách, giấy tờ được lưu trữ.

Điều 22. Xử lý vi phạm

1. Trong khi thi hành nhiệm vụ, quyền hạn về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, người thực hiện nhiệm vụ do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái các quy định của Nghị định này và các văn bản quy phạm pháp luật khác thì tuỳ theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

2. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký có hành vi sửa chữa giấy tờ, sử dụng giấy tờ giả mạo thì tuỳ mức độ vi phạm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

3. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình trong bản dịch mà dịch sai gây thiệt hại cho người khác thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Điều 23. Khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo

Việc khiếu nại, giải quyết khiếu nại, việc tố cáo, giải quyết tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được giải quyết theo quy định của pháp luật.

Chương 4:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 24. Hiệu lực thi hành

Nghị định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo và thay thế các quy định về chứng thực bản sao, chữ ký trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực.

Điều 25. Tổ chức thực hiện

1. Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Bộ trưởng Bộ Tài chính, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm phối hợp với Bộ trưởng Bộ Tư pháp hư­ớng dẫn thi hành Nghị định này.

2. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ­ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này./. 

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ,   cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh,   thành phố trực thuộc Trung ương; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Toà án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Học viện Hành chính quốc gia; - VPCP: BTCN, TBNC, các PCN, BNC,   Website Chính phủ, Ban Điều hành 112,   Người phát ngôn của Thủ tướng Chính phủ,   các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo; - Lưu: Văn thư, VX (5b).

TM. CHÍNH PHỦ THỦ TƯ­ỚNG     Nguyễn Tấn Dũng

Tiếng Anh

THE GOVERNMENT -----------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness --------
No: 79/2007/ND-CP	Hanoi , May 18, 2007

DECREE

ON THE ISSUE OF COPIES FROM MASTER REGISTERS, AUTHENTICATION OF COPIES FROM ORIGINALS, AND AUTHENTICATION OF SIGNATURES

THE GOVERNMENT

Pursuant to the December 25, 2001 Law on Organization of the Government;
At the proposal of the Minister of Justice,

DECREES:

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1.- Scope of regulation

...

...

...

Article 2.- Interpretation of terms

In this Decree, the terms below are construed as follows:

1. "Original" means a document issued for the first time by a competent agency or organization, which has legal validity for use and serves as a basis for comparison and authentication of copies.

2. "Copy" means a duplicated, printed, typewritten, computer-typed or handwritten document, which contains full and accurate content as the master register or the original document.

3. "Master register" means a register made by a competent agency or organization when issuing originals, which reflects all contents of the originals it has issued.

4. "Issue of copies from master registers" means that agencies or organizations managing master registers base themselves on those registers to issue copies. Copies from master registers must have the same contents as those recorded in the registers.

5. "Authentication of copies from originals" means that a competent agency defined in Article 5 of this Decree bases itself on originals to certify that copies from those originals are true.

6. "Authentication of signatures" means that a competent state agency defined in Article 5 of this Decree authenticates that signatures in papers or documents are truly those of authentication requesters.

Article 3.- Legal validity of copies issued from master registers, authenticated copies from originals and authenticated signatures

...

...

...

2. Signatures authenticated under the provisions of this Decree are valid for proving that authentication requesters have made those signatures and serve as a basis for determining the signers' responsibilities for the contents of papers or legal documents.

Article 4.- Competence and responsibility to issue copies from master registers

Agencies and organizations managing master registers are competent and responsible for issuing copies from those registers.

Copies from master registers are issued concurrently with or after the issue of their originals.

Copies from master registers of civil status papers are issued in accordance with the Government's Decree No. 158/2005/ND-CP of December 27, 2005, on civil status registration and management.

Article 5.- Competence and responsibility to authenticate copies from originals and signatures

1. Justice Sections of rural districts, urban districts, provincial towns or cities (below referred to as district-level Justice Sections) have the competence and responsibility:

a/ To authenticate copies from originals of papers and documents in foreign languages;

b/ To authenticate signatures of translators in papers and documents which have been translated from foreign languages into Vietnamese or vice versa; to authenticate signatures in papers and documents in foreign languages;

...

...

...

2. People's Committees of communes, wards or townships (below called commune-level People's Committees) have the competence and responsibility:

a/ To authenticate copies from originals of papers and documents in Vietnamese;

b/ To authenticate signatures in papers and documents in Vietnamese;

Presidents or vice presidents of commune-level People's Committees shall authenticate affairs specified in Clause 2 of this Article and affix the seals of commune-level People's Committees.

3. Overseas diplomatic missions and consulates of the Socialist Republic of Vietnam (below referred to as overseas Vietnamese representations) have the competence and responsibility:

a/ To authenticate copies from originals of papers and documents in Vietnamese or foreign languages;

b/ To authenticate signatures in papers and documents in Vietnamese or foreign languages; signatures of translators in documents translated from foreign languages into Vietnamese or vice versa.

Consuls and diplomatic officers of overseas Vietnamese representations shall authenticate affairs according to their competence and affix the seals of their overseas Vietnamese representations.

4. Copies from originals and signatures prescribed in this Article may be authenticated regardless of places of residence of authentication requesters.

...

...

...

1. Agencies and organizations receiving copies issued from master registers or authenticated copies from originals may not request submission of originals for comparison. When suspecting that copies are counterfeit, they may conduct verification.

2. Agencies and organizations receiving unauthenticated copies may request submission of originals for comparison. Comparers shall compare those copies with their originals, sign for certification in the copies and take responsibility for their truthfulness.

Article 7.- Copy-issue fee, authentication fee

1. Persons requesting the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals or authentication of signatures shall pay fees in accordance with law.

2. The fee rates, the collection, remittance, management and use of fees prescribed in Clause 1 of this Article are provided for by People's Councils of provinces or centrally run cities under the guidance of the Finance Ministry.

Chapter II

ISSUE OF COPIES FROM MASTER REGISTERS, AUTHENTICATION OF COPIES FROM ORIGINALS, AUTHENTICATION OF SIGNATURES

Section 1. ISSUE OF COPIES FROM MASTER REGISTERS

Article 8.- Persons entitled to request the issue of copies from master registers

...

...

...

2. A lawful representative of, or a person authorized by, the person who has been issued an original.

3. The father, mother, child, wife, husband, blood sibling or heir of the person who has been issued an original but has died.

Article 9.- Procedures for requesting the issue of copies from master registers

1. A person requesting the issue of copies from master registers may personally request or send his/her request by post to the agency managing master registers.

2. A person requesting the issue of copies from master registers shall produce his/her identity card or passport or another personal identification paper.

Persons requesting the issue of copies from master registers who are defined in Clauses 2 and 3, Article 8 of this Decree are also required to produce papers proving their right to request the issue of copies from master registers.

When sending a request for the issue of copies from master registers by post, the requester shall send all the papers (their originals or certified copies) specified in this Clause.

Article 10.- Procedures for the issue of copies from master registers

1. An agency or organization managing master registers shall consider and check the validity of a request for the issue of copies, and refer to the master registers before issuing copies to the requester. Copies must have the same contents as those of their originals recorded in the registers.

...

...

...

a/ Right on the day of receipt of a request;

b/ Within 3 working days after the receipt of a request sent by post (based on the postal date of arrival). Copies shall be sent to the requester by post.

3. Persons requesting the issue of copies from master registers by post shall pay a copy-issue fee and postal charges to copy-issuing agencies or organizations.

Section 2. AUTHENTICATION OF COPIES FROM ORIGINALS

Article 11.- Rights and obligations of persons requesting the authentication of copies from originals

1. To request a competent authentication agency defined in Clauses 1, 2 and 3, Article 5 of this Decree to conduct authentication, regardless of the requesters' residential places.

2. To ask a competent authentication agency to explain reasons for refusal to conduct authentication; and to lodge complaints in accordance with law if disagreeing with those reasons.

3. To take responsibility for the accuracy and validity of papers they produce when requesting authentication.

Article 12.- Obligations and rights of authenticators

...

...

...

2. To take responsibility before law for authentication.

3. To request concerned agencies, organizations and individuals to supply necessary information for verification of the validity of papers and documents to be authenticated upon request.

4. To make records of the seizure of papers or documents showing signs of counterfeit; to coordinate with competent state agencies in handling cases of using counterfeit papers.

5. To explain reasons to authentication requesters if refusing authentication; or to guide authentication requesters to file their requests with other competent agencies if the authentication falls beyond their competence.

Article 13.- Procedures for authentication of copies from originals

1. An authentication requester shall produce the following papers:

a/ The original;

b/ The copy to be authenticated.

2. An authenticator shall check the validity of the original and ask the authentication requester to prove its truthfulness if it shows signs of counterfeit; if the authentication requester cannot prove, the authenticator may refuse authentication.

...

...

...

4. The word "BAN SAO" (COPY) must be shown in the top right blank space of the first page of a copy; if a copy has two or more sheets, every two adjoining sheets must be affixed with a seal on their inner edge.

Article 14.- Places of authentication of copies from originals

1. Authentication is conducted at the head office of a competent authentication agency. The competent authentication agency shall arrange staff to receive daily authentication requests. Staff in charge of receiving requesters shall wear civil servant cards.

2. A competent authentication agency must post up at its head office information on its working hours; authentication powers, procedures and time, and authentication fee.

Article 15.- Time limit for authentication of copies from originals

If a request for authentication of a copy from its original is received during a morning or afternoon working session, the copy must be authenticated right in that working session; for a request for authentication of numerous copies, these copies may be authenticated later at appointment within 2 working days.

Article 16.- Cases in which authentication of copies from originals is not allowed

An authenticator may not authenticate a copy from its original in the following cases:

1. The original has been issued ultra vires or is a counterfeit.

...

...

...

3. The original is not allowed to be popularized on the mass media according to law.

4. Applications, letters and papers made by individuals without certification or authentication by competent agencies or organizations.

5. Other papers and documents not allowed to be copied according to law.

Section 3. AUTHENTICATION OF SIGNATURES

Article 17.- Procedures for authentication of signatures

1. An individual requesting the authentication of his/her signature shall produce the following papers:

a/ His/her identity card or passport or other personal identification papers;

b/ Papers and documents which he/she will sign.

2. An authentication requester shall sign before an authenticator.

...

...

...

Article 18.- Authentication of signatures of translators

1. A translator must be fluent in the foreign language in which documents are translated.

2. A translator must assure and take responsibility for the accuracy of the translation.

3. The signature of a translator shall be authenticated according to the signature-authentication procedures provided for in Article 17 of this Decree.

4. The word "BAN DICH" (TRANSLATION) must be shown in the top right blank space of the first page of a translation. If a translation has two or more pages, it must be paginated and every two adjoining pages must be affixed with a seal on their inner edges. A translation must be attached with a copy of the paper which needs be translated.

Article 19.- Time limit for authentication of signatures

If a signature authentication request is received during a morning or afternoon working session, the authentication must be conducted right in that working session; when it is necessary to verify and clarify the requester's personal identity, this time limit may be prolonged but must not exceed 2 working days.

Chapter III

STATE MANAGEMENT OF THE ISSUE OF COPIES FROM MASTER REGISTERS, AUTHENTICATION OF COPIES FROM ORIGINALS, AUTHENTICATION OF SIGNATURES

...

...

...

1. The Government exercises uniform state management of the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals and authentication of signatures

2. The Ministry of Justice shall take responsibility before the Government in exercising the state management of the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals and authentication of signatures, having the following tasks and powers:

a/ To promulgate or submit to competent state agencies for promulgation legal documents on the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals and authentication of signatures and direct and guide their implementation; direct their popularization, dissemination and education; inspect, supervise and handle violations in the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals and authentication of signatures;

b/ To review and report to the Government on the state management of the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals and authentication of signatures.

3. The Ministry of Foreign Affairs shall coordinate with the Ministry of Justice in guiding, inspecting, supervising and organizing professional training on the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals and authentication of signatures for overseas Vietnamese representations, consuls and diplomatic officers who are assigned to perform these tasks.

4. Ministries, ministerial-level agencies and government-attached agencies shall, within the ambit of their tasks and powers, coordinate with the Ministry of Justice in exercising the state management of the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals and authentication of signatures.

5. People's Committees of provinces and centrally run cities (below referred to as provincial-level People's Committees) shall exercise the state management of the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals and authentication of signatures, having the following tasks and powers:

a/ To provide guidance and professional training for district-level and commune-level People's Committees on the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals and authentication of signatures;

b/ To supervise and inspect district-level People's Committees' activities of issuing copies from master registers, authenticating copies from originals and authenticating signatures;

...

...

...

d/ To make biannual and annual reviews of the situation of, and statistics on, the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals and authentication of signatures in localities, and send them to the Ministry of Justice.

6. District-level People's Committees shall exercise the state management of the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals and authentication of signatures in localities, having the following tasks and powers:

a/ To provide guidance and professional training for commune-level People's Committees on the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals and authentication of signatures;

b/ To supervise, inspect, settle complaints and denunciations on, the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals and authentication of signatures;

c/ To make biannual and annual reviews of the situation of, and statistics on, the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals and authentication of signatures in order to report them to provincial-level People's Committees.

Article 21.- Registers of the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals and authentication of signatures

1. Competent agencies and organizations shall record in registers each time of issuing copies from master registers, authenticating copies from originals or authenticating signatures and keep those registers at their offices.

2. When authenticating copies from originals, an authentication agency shall keep one copy for use as a basis for comparison when necessary. Such a copy must be kept for at least 2 years. After this period, the copy may be destroyed according to legal provisions on archives.

3. Agencies and organizations competent to issue copies from master registers, authenticate copies from originals and authenticate signatures shall apply measures to ensure safety, prevent fire, explosion, moisture, termites and wood- borers for registers and papers in archives.

...

...

...

1. When performing tasks or exercising powers related to the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals and authentication of signatures, if a person on duty is irresponsible or deliberately acts in contravention of this Decree and other legal documents, he/she may, depending on the severity of his/her violations, be disciplined or examined for penal liability; if causing damage, he/she shall pay compensation in accordance with law.

2. A person requesting the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals and authentication of signatures who commits acts of modifying papers or using counterfeit papers may, depending on the severity of his/her violations, be administratively sanctioned or examined for penal liability in accordance with law.

3. A person requesting the authentication of his/her signature in a translation who wrongly translates the document and causes damage to others shall pay compensation in accordance with law.

Article 23.- Complaint, denunciation and settlement of complaints and denunciations

The lodging and settlement of complaints and denunciations about violations of law in the issue of copies from master registers, authentication of copies from originals or authentication of signatures shall be made in accordance with law.

Chapter IV

IMPLEMENTATION PROVISIONS

Article 24.- Implementation effect

This Decree takes effect 15 days after its publication in "CONG BAO" and replaces the provisions on the authentication of copies and signatures in the Government's Decree No. 75/2000/ND-CP of December 8, 2000, on notarization and authentication.

...

...

...

1. The Minister of Home Affairs, the Minister of Finance and the Minister of Foreign Affairs shall, within the ambit of their tasks and powers, coordinate with the Minister of Justice in guiding the implementation of this Decree.

2. Ministers, heads of ministerial-level agencies, heads of government-attached agencies and presidents of People's Committees of provinces and centrally run cities shall implement this Decree.

ON BEHALF OF THE GOVERNMENT
PRIME MINISTER




Nguyen Tan Dung