|
BỘ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2960/BC-BNV
|
Hà
Nội, ngày 17 tháng 08
năm 2012
|
BÁO CÁO
TỔNG
KẾT 05 NĂM THỰC HIỆN CHỈ THỊ SỐ 05/2007/CT-TTG CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ VỀ TĂNG CƯỜNG
BẢO VỆ VÀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Để nâng cao nhận thức về tầm quan trọng
của công tác lưu trữ, giá trị của tài liệu lưu trữ và thực hiện nghiêm
chỉnh pháp luật về lưu trữ, nhằm thực hiện thắng lợi mục tiêu "Bảo vệ và
phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ" đề ra trong Báo cáo chính trị của
Ban Chấp hành Trung ương tại Đại hội X của Đảng, ngày 02 tháng 3 năm 2007, Thủ
tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ
và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (sau đây gọi là Chỉ thị 05)
Nhằm tổng kết, đánh giá kết quả đạt được sau 5 năm
thực hiện Chỉ thị, đồng thời, đề xuất các biện pháp tiếp tục đẩy mạnh hiệu quả
hoạt động lưu trữ trong thời gian tới, được sự đồng ý của Thủ tướng Chính phủ,
Bộ Nội vụ tổ chức Hội nghị tổng kết 5 năm (2007 - 2012) thực hiện Chỉ thị.
Trên cơ sở báo cáo của 46/56 Bộ, ngành, 62/63 tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương và thực tế quản lý, chỉ đạo công tác văn thư,
lưu trữ tại các Bộ, ngành và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây
gọi chung là Bộ, ngành, địa phương) trong thời gian qua, Bộ Nội vụ xây dựng báo
cáo tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị 05.
Phần 1.
KẾT QUẢ THỰC HIỆN CHỈ THỊ
SỐ 05/2007/CT-TTG TỪ NĂM 2007 ĐẾN NAY
I. BỘ NỘI VỤ
1. Thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ
a) Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu
trữ
Ngay sau khi Chỉ thị 05 được ban hành, Bộ Nội vụ đã
ban hành Quyết định số 249/QĐ-BNV ngày 26/3/2007 về kế hoạch thực hiện Chỉ thị
của Thủ tướng, trong đó xác định 16 nhiệm vụ trọng tâm nhằm triển khai thực hiện
Chỉ thị. Tiếp theo đó, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Công văn số
219/VTLTNN-NVĐP ngày 05/4/2007 và Công văn số 300/VTLTNN-NVTW ngày 03/5/2007 hướng
dẫn các bộ, ngành, địa phương triển khai thực hiện Chỉ thị của Thủ
tướng. Để quán triệt việc thực hiện Chỉ thị một cách sâu rộng, Cục đã tổ chức hội nghị phổ biến Chỉ thị 05 và các văn bản pháp luật
về văn thư, lưu trữ tới các bộ, ngành, địa phương; đồng thời, tuyên truyền các
văn bản này trên các phương tiện thông tin đại chúng.
b) Ban hành văn bản quản lý và hướng
dẫn về văn thư, lưu trữ
Thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng, Bộ Nội
vụ đã nghiên cứu đề xuất hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ, cụ thể:
- Xây dựng,
trình cơ quan có thẩm quyền ban hành Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;
- Xây dựng, ban hành Quyết định số
04/2007/QĐ-BNV ngày 04/4/2007 của Bộ Nội vụ về việc ban hành Kỷ niệm chương và
Quy chế xét Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ” và 8 Thông tư: Thông
tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 hướng dẫn về kho lưu
trữ chuyên dụng; Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 hướng dẫn chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức; của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp; Thông tư số
12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý
tài liệu giấy; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản
hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 quy định thời hạn bảo
quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 quy định quản lý hồ sơ tài liệu của
UBND và HĐND cấp xã; Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày
11/11/2011 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật “Vệ sinh kho bảo quản tài liệu
lưu trữ”.
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được
giao, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng, ban hành 5 văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ như: Quyết định số 115, 116/QĐ-VTLTNN ngày
25/5/2009 ban hành Danh mục số 1 các
cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia II
và III; Quyết định số 300/QĐ-VTLTNN ngày 14/12/2009 ban
hành Danh mục số 2 các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc
gia IV; Công văn số 439/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường
mạng; Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
e) Chỉ đạo, thanh tra, kiểm tra việc
thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ
Từ năm 2007 đến nay, Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước đã tiến hành kiểm tra nghiệp vụ tại 15 Bộ, ngành; 29 tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương; giúp Bộ Nội vụ thanh tra tại 18 Bộ, ngành, 18
tỉnh, thành phố; chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức 02 đợt kiểm tra chéo. Việc chỉ đạo,
thanh tra, kiểm tra thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ đã góp phần đưa
công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan trung ương và địa phương đi vào nề nếp,
đồng thời, giúp Bộ Nội vụ và các cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh, bổ sung và
ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về văn thư, lưu trữ
phù hợp với thực tiễn.
2. Quản lý tài liệu tại các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
a) Về thu thập hồ sơ, tài liệu
Trong 5 năm, các Trung tâm Lưu trữ quốc
gia đã thu được trên 2.700 mét tài liệu hành chính; 21.217 tờ tài liệu bản đồ;
trên 100 mét tài liệu xây đựng cơ bản và tài liệu nghiên cứu khoa học; gần 200 ảnh,
11 cuộn phim; 1.836 giờ băng, đĩa ghi âm; khoảng 300 mét tài liệu địa giới hành
chính của 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; 6,5 giờ băng ghi âm tài liệu
truyền miệng... Tuy nhiên, nhiều tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các bộ, ngành vẫn
chưa được thu thập về các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; số lượng
tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học công nghệ thu được vẫn chưa đầy đủ so
với thực tế tài liệu hiện có cần thu thập từ các cơ quan, tổ chức.
Bên cạnh việc thu thập tài liệu từ
các nguồn nộp lưu, trong thời gian qua, Bộ Nội vụ đã chỉ đạo Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước xây dựng, trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Sưu tầm tài
liệu lưu trữ quý hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” nhằm thống kê, lựa chọn, sưu
tầm các tài liệu lưu trữ quý, hiếm hiện đang bảo quản ở trong nước và nước
ngoài để bổ sung cho Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Kết quả thực hiện Đề án:
đến nay, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã sưu tầm được hàng chục nghìn trang bản
sao tài liệu lưu trữ quý, hiếm từ cơ quan Lưu trữ của nước
ngoài.
b) Về chỉnh lý tài liệu
Xuất phát từ thực trạng tài liệu được
thu thập về các Trung tâm Lưu trữ quốc gia trong hoàn cảnh
sơ tán thời kỳ chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ còn ở tình trạng bó gói, thời
gian qua, ngoài công việc thường xuyên theo kế hoạch công
tác hàng năm, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã thực hiện việc chỉnh lý tài liệu
thuộc phạm vi các đề án chuyên môn, kết quả là: Đề án “Xử lý tài liệu Địa bạ - Hán Nôm” đã hoàn thành chỉnh
lý, phân loại toàn bộ khối tài liệu sổ bộ - Hán Nôm và tài liệu Địa bạ, xây dựng
các cơ sở dữ liệu thông tin cấp một và thông tin cấp hai để
quản lý và tra tìm khối tài liệu này; Đề án “Chống nguy cơ hủy hoại, bảo quản an toàn và tổ
chức sử dụng có hiệu quả một số khối và phông tài liệu đang bảo quản tại các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia” đã chỉnh lý trên 4500 mét tài liệu hành chính, 20
mét tài liệu cá nhân, xử lý kỹ thuật 1000 giờ băng ghi âm,
trên 500 giờ sản phẩm đĩa hát, phân loại thống kê 130.000 tấm ảnh...
c) Về bảo quản tài liệu
Hiện nay, cả 4 Trung tâm Lưu trữ quốc
gia đều đã có kho lưu trữ chuyên dụng với hệ thống các trang thiết bị hiện đại
để bảo quản an toàn tài liệu trên các vật mang tin khác nhau theo đúng tiêu chuẩn
quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
Việc tu bổ tài
liệu được thực hiện thường xuyên tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Đến nay, Đề
án “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia” đã xây dựng và hoàn thiện các quy trình
nghiệp vụ về lập bản sao bảo hiểm; xây dựng và ban hành
quy định về chế độ bảo quản microfilm
bảo hiểm; đầu tư hệ thống thiết bị và lập bản sao bảo hiểm trên microfĩlm được gần
2 triệu trang tài liệu.
d) Về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Hàng năm, các Trung tâm Lưu trữ quốc
gia phục vụ trung bình gần 4.000 lượt độc giả với hơn
10.000 hồ sơ; đồng thời, thường xuyên biên soạn, xuất bản sách chỉ dẫn các
phông lưu trữ, sách giới thiệu tài liệu lưu trữ; viết bài công bố giới thiệu
tài liệu lưu trữ trên các báo, tạp chí trong và ngoài ngành; cung cấp hoặc phối
hợp với các cơ quan khác xuất bản nhiều cuốn sách từ tài liệu lưu trữ; phối hợp
với Lưu trữ quốc gia các nước tổ chức trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ ở
trong và ngoài nước.
Để tăng cường tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ, nâng cao nhận thức
của công chúng đối với công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ, tổ chức
khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ
quốc gia, thời gian qua, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
đã xây dựng và triển khai thực hiện Đề án “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”.
Kết quả: đã tổ chức xác định và lập Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng đối với một
số phông lưu trữ bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc
gia; đang tổ chức lập Danh mục tài liệu lưu trữ đề nghị giải
mật sau 40 năm đối với tài liệu có đóng dấu mật và sau 60
năm đối với tài liệu có đóng đấu tuyệt mật hoặc tối mật
theo quy định của Luật Lưu trữ; biên dịch một số tiêu đề hồ sơ từ tiếng nước
ngoài sang tiếng Việt; tổ chức trưng bày hàng chục cuộc
triển lãm; lựa chọn tài liệu để biên tập, giới thiệu, công bố, xuất bán hàng chục
cuốn ấn phẩm về tài liệu lưu trữ.
II. CÁC BỘ, NGÀNH, ĐỊA PHƯƠNG
1. Thực hiện chức năng quản
lý về lưu trữ theo thẩm quyền
a) Tuyên truyền, chỉ đạo, hướng dẫn
và kiểm tra về lưu trữ
Ngay sau khi Chỉ thị 05 và các văn bản hướng dẫn thực hiện Chỉ thị được ban hành, các Bộ, ngành, địa
phương đã chủ động tuyên truyền, phổ biến văn bản đối với các đơn vị trực thuộc
thông qua các hình thức: sao gửi văn bản; tổ chức hội nghị chuyên đề, các lớp tập
huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hoặc hội nghị công tác văn phòng nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của công tác văn
thư, lưu trữ và ý thức trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, cán bộ, công chức đối
với việc bảo vệ an toàn và phát huy giá trị của tài liệu
lưu trữ.
Thực hiện Chỉ thị 05, các Bộ, ngành,
địa phương đã rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành các
văn bản quản lý, chỉ đạo về lưu trữ như: Chỉ thị về tăng cường công tác lưu trữ;
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; Quy định về việc
lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quy định về
thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; Bảng thời hạn
bảo quản tài liệu...
Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ
đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc đã được các Bộ,
ngành, địa phương quan tâm, chủ động triển khai thực hiện một cách thường
xuyên. Việc kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ trong thời gian
qua đã có tác dụng thiết thực, góp phần chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ tại
các đơn vị cơ sở.
b) Tình hình tổ chức, biên chế và cán
bộ văn thư, lưu trữ
Kiện toàn tổ chức, biên chế và cán bộ
luôn là vấn đề được quan tâm trong quá trình hoàn thiện, phát triển ngành lưu
trữ trong những năm gần đây. Đến nay, bộ phận lưu trữ ở các Bộ, ngành vẫn được
tiếp tục hoàn thiện, tuy nhiên, hình thức tổ chức lưu trữ ở các Bộ, ngành có
khác nhau. Biên chế cán bộ lưu trữ đã được tăng cường; công tác đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ được quan tâm hơn trước; trình độ nghiệp vụ của cán bộ lưu trữ ngày
càng đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ và yêu cầu công việc.
Tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ tại
cấp tỉnh, cấp huyện được thực hiện theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV
ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.
Tính đến thời điểm hiện tại, đã có 60/63 tỉnh thành lập Chi cục Văn thư - Lưu
trữ. Một số Sở, ngành ở địa phương đã tổ chức được tổ, bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính... Còn lại, hầu hết
các Sở, ban, ngành bố trí công chức văn thư, lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm
thuộc Phòng Hành chính hoặc Văn phòng. Tại cấp huyện, hầu hết các Phòng Nội vụ
đều bố trí 01 công chức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm đảm
nhận chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và từ
01 đến 03 viên chức văn thư, lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm thuộc Văn phòng
UBND huyện. Theo số liệu báo cáo của các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương, đến nay, tổng số biên chế văn thư, lưu trữ ở địa phương là 2.704 công chức, viên chức.
c) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê
định kỳ về văn thư, lưu trữ
Trong 5 năm qua, việc báo cáo thống
kê định kỳ về văn thư, lưu trữ đã được các Bộ, ngành, địa phương thực hiện ngày
càng nghiêm túc. Năm 2007: có 41/52 Bộ, ngành và 52/64 tỉnh thực hiện báo cáo
thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; năm 2008: có 41/52 Bộ, ngành;
58/64 tỉnh gửi báo cáo thống kê; năm 2009: có 40/52 Bộ,
ngành; 36/63 tỉnh gửi báo cáo thống kê; năm 2010: có 41/52
Bộ, ngành; 51/63 tỉnh gửi báo cáo thống kê.
Như vậy, vẫn còn một số Bộ, ngành, địa
phương chưa thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo thống kê định kỳ về văn thư,
lưu trữ theo quy định; chất lượng báo cáo còn hạn chế và thời gian thực hiện
còn chậm so với yêu cầu.
2. Thực hiện các hoạt động
nghiệp vụ lưu trữ
a) Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan
Việc lập hồ sơ tại các Bộ, ngành đã
có những chuyển biến tích cực, tăng về số lượng và chất lượng ngày càng được
nâng cao, đặc biệt là khối tài liệu chuyên môn nghiệp vụ.
Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan dần đi vào nề nếp, đúng thời
gian và đúng yêu cầu, nổi bật là các cơ quan: Bộ Quốc phòng, Văn phòng Chủ tịch
nước, Văn phòng Chính phủ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Văn phòng Quốc hội, Tập đoàn
Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam...
Ở địa phương có khoảng 30% số tỉnh,
thành phố thực hiện tương đối tốt chế độ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Tài liệu thu vào Lưu trữ
cơ quan không chỉ tăng về số lượng mà còn đảm bảo hơn về
chất lượng.
Tuy nhiên, hiện
tượng không lập hồ sơ công việc tại nhiều cơ quan ở trung ương và địa phương vẫn còn khá phổ biến. Đây là vấn đề cần được các cấp quản lý
quan tâm, chỉ đạo thường xuyên, triệt để hơn trong thời gian tới.
b) Phân loại, chỉnh lý tài liệu
Từ năm 2007 đến nay, việc phân loại,
chỉnh lý và lập công cụ tra cứu đối với tài liệu tại các Bộ,
ngành được thực hiện thường xuyên. Các cơ quan như Văn phòng Chính phủ, Bộ Kế
hoạch và Đầu tư, Tổng công ty Thép Việt Nam, Toà án nhân dân tối cao, Bộ Công
Thương, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Bộ Tài chính... đã giải quyết tốt tình trạng
tài liệu tồn đọng, bó gói.
Tại địa phương, 29 tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương đã xây dựng và triển khai Đề án xử lý tài liệu tồn đọng. Nhiều
địa phương đã đầu tư kinh phí để giải quyết khối tài liệu
tích đống, điển hình là tỉnh Quảng Ngãi, Vĩnh Long, Thái Nguyên,
Thừa Thiên Huế...
Tuy nhiên, tình trạng tài liệu phân
tán ở các đơn vị chuyên môn hoặc để tích đống, bó gói
trong kho lưu trữ của nhiều cơ quan trung ương và địa phương vẫn chưa được giải
quyết triệt để.
c) Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử các cấp
Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã được các Bộ, ngành thực hiện nghiêm túc hơn so với
trước khi có Chỉ thị số 05. Các cơ quan thường xuyên giao nộp tài liệu đúng thời
hạn là: Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Bộ
Tài chính, Bộ Công Thương, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông
Việt Nam... Bên cạnh đó, còn một số Bộ, ngành chưa thực hiện đầy đủ quy định về
việc giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia như: Bảo hiểm xã hội Việt
Nam, Thông tấn xã Việt Nam, Đài Truyền hình Việt Nam...
Công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử cấp tỉnh đã tăng lên rõ rệt. Tổng số tài liệu được thu vào các Lưu trữ
lịch sử cấp tỉnh trong 5 năm qua là 39.997 mét, trong đó 29.804 mét đã được chỉnh
lý hoàn chỉnh, còn lại 9.083 mét chưa chỉnh lý hoặc chỉnh lý sơ bộ.
Ở cấp huyện, các tỉnh có 100% huyện
đã ban hành Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện gồm: Bắc Ninh, Hậu Giang,
Hòa Bình, thành phố Hồ Chí Minh, Lào Cai, Quảng Trị, Sơn La, Tiền Giang, Yên
Bái... Hàng năm, các huyện cũng tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
huyện, số lượng tài liệu thu được ngày càng tăng. Tổng số tài liệu thu được vào
các Lưu trữ huyện trong 5 năm là 22.501 mét, trong đó 9.765,5 mét đã được chỉnh
lý hoàn chỉnh, 12.619,5 mét chưa chỉnh lý hoặc chỉnh lý sơ bộ. Tuy nhiên, còn
nhiều huyện chưa thực hiện việc thu thập tài liệu do chưa bố trí được kho lưu trữ tài liệu.
d) Bảo quản tài liệu lưu trữ
Hiện nay, đa số Bộ, ngành đã bố trí
kho lưu trữ bảo đảm đủ diện tích và trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác bảo
quản tài liệu như: giá, hộp, cặp, máy hút bụi, máy điều hoà, máy hút ẩm... Một
số cơ quan đã tiến hành cải tạo nâng cấp kho lưu trữ, bố trí thêm diện tích hoặc
xây dựng kho mới đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu
theo tiêu chuẩn được hướng dẫn tại Thông tư số
09/2007/TT-BNV như: Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Quốc phòng, Bộ Tài chính, Viện Kiểm sát
nhân dân tối cao, Bộ Thông tin và Truyền thông, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông
Việt Nam...
Để tăng cường công tác lưu trữ tại
các địa phương, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày
24 tháng 9 năm 2010 phê duyệt Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho
lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương”. Đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã hướng dẫn
36 tỉnh, thành phố lập Dự án đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh
(trong đó có 26 Dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt)
và tiến hành kiểm tra việc thực hiện Quyết định của Thủ tướng Chính phủ tại 16
tỉnh.
Theo số liệu báo cáo, có 11/63 tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương đã xây dựng được kho lưu
trữ chuyên dụng, tiêu biểu là: Bạc Liêu (1200 m2), Bình Định (1020 m2),
Đồng Tháp (2414 m2), Kiên Giang (1700 m2), Tuyên Quang
(3023 m2), Vĩnh Long (1276 m2), Vĩnh Phúc (2200 m2)...
Tổng số tài liệu hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là 58.218 mét
thuộc 1.233 phông, trong đó có 49.422,5 mét đã được chỉnh lý hoàn chỉnh với
tình trạng vật lý tốt. Thành phần tài liệu chủ yếu là tài
liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật.
Đối với cấp huyện, nhiều địa phương
đã quan tâm đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp huyện như: Bạc Liêu (01
huyện), thành phố Hồ Chí Minh (5/24 quận, huyện), Kiên Giang (2/15 huyện), Tây
Ninh (01 huyện), Vĩnh Long (1/8 huyện)... Còn lại, đa số các huyện mới bố trí
được diện tích nhất định từ 20-50 m2 để bảo quản tài liệu lưu trữ.
Tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ cấp huyện chủ yếu là tài liệu của Văn phòng UBND huyện. Tài liệu của các phòng,
ban chuyên môn cấp huyện vẫn đang bảo quản tại đơn vị; điều
kiện, trang thiết bị bảo quản tài liệu còn thiếu và không đảm bảo yêu cầu.
đ) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở các Bộ, ngành, địa phương có nhiều tiến bộ. Nhìn chung, lưu trữ
các ngành, các cấp đã phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của cơ quan
cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội, thể hiện qua số lượng người khai thác tài liệu và số
lượng hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ ngày càng tăng, hình thức tổ chức sử dụng
tài liệu ngày càng đa dạng, phong phú.
Từ năm 2007 đến nay, Trung tâm Lưu trữ
Bộ Quốc phòng đã phục vụ 68.114 lượt người nghiên cứu, sử dụng 192.308 hồ sơ;
Toà án nhân dân tối cao phục vụ 61.381 lượt người nghiên cứu với hàng trăm
nghìn hồ sơ; Văn phòng Chính phủ đã phục vụ 4.200 lượt người nghiên cứu, sử dụng
5.661 hồ sơ; Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam đã phục vụ 4.500 lượt với
hàng nghìn hồ sơ; Bộ Ngoại giao phục vụ 604 lượt người nghiên cứu 3415 hồ sơ,
hàng trăm tư liệu sách báo, 3848 ảnh, 06 đĩa hình; 27 hiện vật, cung cấp phần lớn
tài liệu lưu trữ phục vụ biên soạn các sách, làm phim và phục vụ triển lãm của
các cơ quan, tổ chức...
Tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, lượng
người đến khai thác tài liệu hàng năm ngày càng nhiều: Bến
Tre 1.180 lượt người, Bình Định 1.825 lượt người, thành phố Hồ Chí Minh 951 lượt
người, Thanh Hóa 2.091 lượt người...
Tại cấp huyện, công tác khai thác sử
dụng tài liệu chủ yếu phục vụ việc giải quyết công việc của các cán bộ, công chức,
viên chức của Văn phòng UBND và các phòng chuyên môn, số
lượng tài liệu được khai thác còn hạn chế.
Bên cạnh các kết quả đạt được, công
tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Bộ, ngành, địa phương vẫn còn một
số tồn tại như: chế độ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa được quy định
rõ ràng, thống nhất; phương tiện, thiết bị phục vụ sử dụng tài liệu còn thô sơ;
các hình thức tổ chức sử dụng còn nghèo nàn, chủ yếu vẫn là phục vụ độc giả đến
khai thác tài liệu tại Phòng đọc; việc chủ động thông tin, giới thiệu tài liệu
lưu trữ còn hạn chế; việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và tra tìm
tài liệu lưu trữ còn chưa đạt yêu cầu.
Phần 2.
NHẬN XÉT, ĐÁNH
GIÁ
1. Ưu điểm
Qua 5 năm thực hiện Chỉ thị 05 của Thủ
tướng Chính phủ, công tác lưu trữ trong phạm vi cả nước đã có những ưu điểm nổi
bật sau đây:
a) Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước cùng các Bộ, ngành, địa phương đã tích cực tuyên truyền, phổ biến Chỉ
thị và các văn bản khác về lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức
của các cấp, các ngành về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ
và giá trị của tài liệu lưu trữ.
b) Hoạt động quản lý, chỉ đạo của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các Bộ,
ngành, địa phương đã được tăng cường, thể hiện qua hệ thống văn bản ngày càng
được hoàn thiện, công tác thanh tra, kiểm tra ngày càng được đẩy mạnh.
c) Cơ sở vật chất và kinh phí cho các
hoạt động lưu trữ đã được các cấp, các ngành quan tâm, đầu tư đáng kể, tập
trung vào các công việc trọng tâm như: cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng mới kho lưu trữ; mua sắm trang thiết bị bảo quản; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; tổ
chức chỉnh lý tài liệu tồn đọng và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu
trữ.
d) Tài liệu lưu trữ bảo quản tại các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia, các Bộ, ngành, địa phương nhìn chung đã được chỉnh
lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu
quả.
Những kết quả trên là do những nguyên
nhân chủ yếu sau đây:
Một là, sự
quan tâm, chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, các cấp, các ngành đối với công tác lưu
trữ.
Hai là, tổ
chức lưu trữ ngày càng được kiện toàn, hoàn thiện hơn; biên chế làm văn thư,
lưu trữ được tăng cường cả về số lượng và chất lượng; công tác đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ được chú trọng; công chức, viên chức văn thư, lưu
trữ đã phát huy tính chủ động trong công tác, làm tốt hơn chức năng tham mưu
cho Lãnh đạo các cấp tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị và các nhiệm vụ về
văn thư, lưu trữ của cơ quan.
2. Tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt được, việc
thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng tại các cấp, các ngành từ trung
ương đến địa phương vẫn còn những tồn tại cơ bản sau:
a) Các văn bản
quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ ban hành còn chậm, chưa đầy đủ, thiếu đồng bộ và
trong một số trường hợp còn chưa đáp ứng yêu cầu thực tế;
nhiều vấn đề về quản lý và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ mà
thực tế đang đòi hỏi cấp bách vẫn chưa được giải quyết hoặc giải quyết chưa đầy
đủ và cụ thể.
b) Việc kiện toàn tổ chức và bố trí
cán bộ lưu trữ của các cấp, các ngành, đặc biệt ở các địa
phương gặp nhiều khó khăn do thiếu văn bản và thiếu chỉ đạo từ cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương và UBND cấp tỉnh.
Biên chế lưu trữ ở một số Bộ, ngành, tỉnh và các đơn vị trực thuộc
còn thiếu, trình độ chuyên môn còn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu ngày càng cao
của công tác văn thư, lưu trữ. Tại cấp huyện hầu hết công chức, viên chức làm
công tác kiêm nhiệm và chưa được đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ. Chế độ
chính sách cho người làm văn thư, lưu trữ còn chưa được
quan tâm.
c) Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư
cho công tác lưu trữ tuy đã được quan tâm hơn trước, nhưng nhìn chung vẫn chưa
đáp ứng nhu cầu, Đặc biệt, đối với yêu cầu trong Chỉ thị của Thủ tướng “Đến năm
2010, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải có kho lưu trữ chuyên dụng”
đã gặp nhiều khó khăn trong bối cảnh các cấp, các ngành đang phải tăng cường tiết kiệm để phòng chống lạm phát.
d) Việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử còn chưa được thực hiện triệt để.
Tình trạng tài liệu đến hạn nộp lưu chưa được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và
tài liệu chưa được phân loại, chỉnh lý còn nhiều; một số tài liệu có giá trị đã
và đang bị hư hỏng, xuống cấp. Như vậy, việc thực hiện mục tiêu “đến năm 2010
giải quyết tài liệu tồn đọng hiện có trong kho lưu trữ” theo yêu cầu của Thủ tướng
tại Chỉ thị 05 ở nhiều Bộ, ngành, địa phương chưa hoàn thành.
đ) Hình thức khai thác, sử dụng tài
liệu còn đơn điệu, chủ yếu là tra cứu, khai thác và sao chụp tài liệu tại Phòng
đọc. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ
chưa thực hiện được hoặc có thực hiện nhưng hiệu quả chưa
cao.
Những tồn tại trên là do những nguyên
nhân chủ yếu sau:
Một là, ý
thức chấp hành pháp luật về văn thư, lưu trữ của một số cơ quan,
tổ chức cũng như của cán bộ, công chức chưa nghiêm.
Hai là, nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức, đặc biệt lãnh đạo một số
bộ, ngành, địa phương về văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ, từ
đó, chưa dành sự quan tâm đúng mức, chưa có sự chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc thường
xuyên và kịp thời việc thi hành pháp luật về lưu trữ.
Ba là,
nguồn kinh phí dành cho hoạt động lưu trữ còn hạn chế, chưa được thường xuyên
quan tâm phân bổ trong dự toán ngân sách hàng năm, chưa bảo đảm cho việc triển
khai các nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ.
Phần 3.
KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT
CỦA CÁC BỘ, NGÀNH, ĐỊA PHƯƠNG
Để thực hiện tốt
nhiệm vụ “bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” trong thời gian tới, các
Bộ, ngành, địa phương đã đề xuất, kiến nghị các nội dung có liên quan đến hoạt
động lưu trữ, tập trung vào các nội dung chủ yếu sau:
1. Về văn bản quản
lý, hướng dẫn nghiệp vụ
Hoàn thiện hệ thống văn bản dưới Luật
như Nghị định, Thông tư đã được Luật Lưu trữ giao, đồng thời, tiến hành rà soát
các văn bản đã ban hành không còn phù hợp để chỉnh sửa, bổ sung hoặc thay thế
theo đúng quy định của Nhà nước. Khi xây dựng các văn bản chỉ đạo, cơ quan quản lý nhà nước cần chú ý đến đặc thù riêng của một số
ngành. Các văn bản quy định về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
cần được ban hành dưới hình thức văn bản quy phạm pháp luật.
Trong thời gian tới, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần tập trung xây dựng, sửa đổi, bổ
sung và trình các cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản
sau: xây dựng văn bản về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,
lưu trữ; hướng dẫn việc quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện khi không còn Lưu trữ
lịch sử cấp huyện; hướng dẫn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu của các cơ
quan, tổ chức thuộc Danh mục số 2 nguồn nộp lưu vào Lưu trữ
tỉnh; sửa đổi các quy định về chế độ thu, nộp, quản lý, sử
dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ...
2. Duy trì công tác kiểm tra chéo;
tăng cường hướng dẫn và thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra nghiệp vụ.
3. Về tổ chức, biên chế, chế độ đãi
ngộ đối với người làm lưu trữ
Bộ Nội vụ cần hướng dẫn và quy định
rõ tổ chức, kiện toàn đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ
theo đúng tiêu chuẩn, chức danh quy định của Nhà nước; quy định định mức công
việc để bố trí biên chế chuyên trách về lưu trữ cho các Chi cục, sở, ban,
ngành, UBND huyện, thị.
Bộ Nội vụ cần ban hành, điều chỉnh, bổ
sung các chế độ đãi ngộ với công chức, viên chức văn thư,
lưu trữ như: phụ cấp đặc thù cho cán bộ văn thư; mở rộng đối tượng được hưởng
phụ cấp; nâng hệ số phụ cấp độc hại.
4. Về công tác đào tạo, bồi dưỡng
công chức, viên chức lưu trữ
Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ
thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, bồi dưỡng chuyên
sâu, đào tạo ngắn hạn, đào tạo lại cho đội ngũ công chức, viên chức làm công
tác quản lý nhà nước và viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ; tổ
chức tập huấn theo khu vực tỉnh, thành phố; tạo điều kiện trao đổi kinh nghiệm ở
trong và ngoài nước; ban hành nội dung chương trình đào tạo, bồi
dưỡng ngắn hạn các chuyên đề, cấp chứng chỉ để có quy chuẩn chung về nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ trong toàn quốc.
5. Về thi đua khen thưởng
Hướng dẫn cụ thể nội dung thi đua,
khen thưởng trong ngành văn thư, lưu trữ; hướng dẫn lập hồ sơ xét tặng Kỷ niệm
chương “Vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ”; định kỳ xem xét, trình Bộ Nội vụ và các
cấp có thẩm quyền khen thưởng cho các tập thể và cá nhân có nhiều đóng góp và
thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ.
6. Các vấn đề khác
Bộ Nội vụ xây dựng chính sách hỗ trợ
kinh phí định kỳ cho các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để chỉnh lý khối
tài liệu tồn đọng, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ đúng tiêu
chuẩn; hướng dẫn sử dụng ngân sách Nhà nước trong hoạt động lưu trữ; kiểm tra việc triển khai kế hoạch cấp vốn và hỗ trợ kinh phí
xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp
tỉnh theo Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24 tháng 9 năm
2010 của Thủ tướng Chính phủ.
Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phối hợp với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương thực hiện việc bảo quản, phục chế và tổ chức phát huy giá trị các loại tài
liệu lưu trữ quý, hiếm.
Phần 4.
PHƯƠNG HƯỚNG,
NHIỆM VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG THỜI GIAN TỚI
Để tiếp tục thực
hiện có hiệu quả mục tiêu “bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” theo
tinh thần Chỉ thị, trong thời gian tới, các bộ, ngành và các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương cần tập trung thực hiện những nhiệm vụ
chính sau đây:
1. Đối với Bộ Nội vụ
a) Xây dựng, trình cơ quan nhà nước
có thẩm quyền ban hành Nghị định quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ; ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ nhằm
hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ. Rà soát các văn bản đã ban hành không còn phù hợp để chỉnh sửa,
bổ sung hoặc thay thế.
b) Tích cực tuyên truyền, phổ biến
pháp luật và tập huấn văn bản mới về văn thư, lưu trữ; duy trì công tác thanh
tra việc thi hành pháp luật, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ; kiểm tra chéo và tổng kết công tác thi đua, khen thưởng
trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
c) Tăng cường nghiên cứu và ứng dụng
khoa học công nghệ để bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
d) Nghiên cứu điều
chỉnh, bổ sung chế độ đãi ngộ đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ.
đ) Cải cách hành
chính trong các hoạt động lưu trữ có liên quan đến các cơ
quan, tổ chức và cá nhân như: giao nộp tài liệu, tiêu huỷ tài liệu, sử dụng tài
liệu lưu trữ.
e) Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đẩy
mạnh công tác thu thập, sưu tầm tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn và tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ; thường xuyên tổ chức trưng bày tài liệu lưu trữ; chủ động
công bố, giới thiệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài iiệu lưu trữ.
g) Kiểm tra việc thực hiện cấp vốn và
hỗ trợ kinh phí xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh
theo Quyết định 1784/QĐ-TTg .
2. Đối với các Bộ, ngành, địa phương
a) Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến
pháp luật về văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức về vai trò công tác lưu trữ
và giá trị của tài liệu lưu trữ.
b) Chủ động xây dựng, sửa đổi, bổ
sung các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi quản
lý.
c) Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn
thư, lưu trữ; bố trí đủ biên chế, thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng
chuyên môn nghiệp vụ cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ.
d) Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc
phạm vi quản lý.
đ) Tiếp tục đầu tư kinh phí cho việc
xây dựng, cải tạo hệ thống kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh; bố trí đủ kho tàng
và mua sắm trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu tồn đọng; ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư,
lưu trữ.
e) Chỉ đạo thực hiện tốt việc lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử; xử lý
tài liệu tồn đọng; đa dạng hoá các hình thức sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá
trị tài liệu lưu trữ.
|
Nơi nhận:
- Thủ tướng Chính phù;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Toà án nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Các Tập đoàn kinh tế nhà nước và Tổng công ty 91;
- Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Thứ trưởng Văn Tất Thu;
- Vụ Pháp chế; VP;
- Lưu: VT, VTLTNN (5b).
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Văn Tất Thu
|