Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn chứng từ

• Số hiệu: 123/2020/NĐ-CP
• Loại văn bản: Nghị định
• Nơi ban hành: Chính phủ
• Người ký: Nguyễn Xuân Phúc
• Ngày ban hành: 19/10/2020

CHÍNH PHỦ --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 123/2020/NĐ-CP	Hà Nội, ngày 19 tháng 10 năm 2020

NGHỊ ĐỊNH

QUY ĐỊNH VỀ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019;

Căn cứ Luật Thuế giá trị gia tăng ngày 03 tháng 6 năm 2008; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng ngày 19 tháng 6 năm 2013; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật về thuế ngày 26 tháng 11 năm 2014; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng, Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt và Luật Quản lý thuế ngày 06 tháng 4 năm 2016;

Căn cứ Luật Kế toán ngày 20 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2016;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tài chính;

Chính phủ ban hành Nghị định quy định về hóa đơn, chứng từ.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Nghị định này quy định việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; việc quản lý, sử dụng chứng từ khi thực hiện các thủ tục về thuế, thu phí, lệ phí và quy định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

a) Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam;

b) Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;

c) Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác;

d) Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

đ) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.

2. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.

3. Tổ chức thu thuế, phí và lệ phí.

4. Người nộp thuế, phí và lệ phí.

5. Tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

6. Tổ chức nhận in hóa đơn, chứng từ; tổ chức cung cấp phần mềm tự in chứng từ; tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn, chứng từ điện tử.

7. Cơ quan thuế bao gồm Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế (bao gồm cả Chi cục Thuế khu vực).

8. Cơ quan hải quan bao gồm Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan, Cục Kiểm tra sau thông quan, Chi cục Hải quan.

9. Các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23 Nghị định này để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

5. Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

6. Chứng từ đặt in, tự in bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng giấy do cơ quan thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng hoặc tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi khấu trừ thuế, khi thu thuế, phí, lệ phí theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

7. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này.

8. Hóa đơn, chứng từ giả là hóa đơn, chứng từ được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn, chứng từ đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn, chứng từ hoặc làm giả hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

9. Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn, chứng từ giả; sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng; sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế; sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền; sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

Sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là việc sử dụng: Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định; sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả; sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn; sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra; sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

10. Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.

11. Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:

a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

b) Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

12. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là tổ chức cung cấp giải pháp trong việc khởi tạo, kết nối nhận, truyền, nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm: Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế cho người bán và người mua; tổ chức kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

13. Cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử là tập hợp các dữ liệu thông tin về hóa đơn điện tử của các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và thông tin về chứng từ điện tử của các tổ chức, cá nhân sử dụng.

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

3. Trước khi sử dụng hóa đơn, biên lai doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định tại Điều 15, Điều 34 và khoản 1 Điều 36 Nghị định này. Đối với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, cơ quan thuế thực hiện thông báo phát hành theo khoản 3 Điều 24 và khoản 2 Điều 36 Nghị định này.

4. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong quá trình sử dụng phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 29, Điều 38 Nghị định này.

5. Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế và quy định tại Nghị định này.

6. Dữ liệu hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, dữ liệu chứng từ khi thực hiện các giao dịch nộp thuế, khấu trừ thuế và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí là cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn, chứng từ cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.

7. Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm) và phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ. Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể nội dung này.

8. Tổ chức thu phí, lệ phí được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai thu phí, lệ phí. Biên lai được ủy nhiệm cho bên thứ ba vẫn ghi tên của tổ chức thu phí, lệ phí là bên ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm) và phải thông báo cho cơ quan thuế khi thông báo phát hành biên lai.

Điều 5. Hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ

1. Đối với công chức thuế

a) Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;

b) Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;

c) Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.

2. Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan

a) Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn;

b) Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;

c) Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;

d) Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.

Điều 6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Điều 7. Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy

1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Chương II

QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN

Mục 1. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 8. Loại hóa đơn

Hóa đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

b) Hoạt động vận tải quốc tế;

c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

- Hoạt động vận tải quốc tế;

- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

3. Hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng khi bán các tài sản sau:

a) Tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị (bao gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước);

b) Tài sản kết cấu hạ tầng;

c) Tài sản công được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp;

d) Tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước;

đ) Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân;

e) Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền;

g) Vật tư, vật liệu thu hồi được từ việc xử lý tài sản công.

4. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.

5. Các loại hóa đơn khác, gồm:

a) Tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung quy định tại Nghị định này;

b) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

6. Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

7. Bộ Tài chính hướng dẫn mẫu hiển thị các loại hóa đơn để các đối tượng nêu tại Điều 2 Nghị định này tham khảo trong quá trình thực hiện.

Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

4. Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:

a) Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như trường hợp cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không, hoạt động cung cấp điện (trừ đối tượng quy định tại điểm h khoản này), nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ), dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này) được bán theo kỳ nhất định, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua.

b) Đối với dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.

Trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

c) Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

d) Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:

d.1) Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.

d.2) Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều này.

đ) Thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dich vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

e) Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô: Thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate, các sản phẩm được chế biến từ dầu thô (bao gồm cả hoạt động bao tiêu sản phẩm theo cam kết của Chính phủ) là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao hàng tháng nhưng chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng.

Trường hợp thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ có quy định khác về thời điểm lập hóa đơn thì thực hiện theo quy định tại thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ.

g) Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính (trụ sở chính trực tiếp ký hợp đồng mua, bán hàng hóa, dịch vụ; hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ từng cửa hàng xuất cho khách hàng xuất qua hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng đứng tên trụ sở chính), hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống có in Phiếu tính tiền cho khách hàng, dữ liệu Phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống và khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử thì cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.

h) Đối với hoạt động bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện thì thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định căn cứ thời điểm về đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện đã được Bộ Công Thương hướng dẫn, phê duyệt nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật về thuế. Riêng hoạt động bán điện của các công ty phát điện có cam kết bảo lãnh của Chính phủ về thời điểm thanh toán thì thời điểm lập hóa đơn điện tử căn cứ theo bảo lãnh của Chính phủ, hướng dẫn và phê duyệt của Bộ Công Thương và các hợp đồng mua bán điện đã được ký kết giữa bên mua điện và bên bán điện.

i) Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

k) Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

l) Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh) nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày hoặc cuối tháng đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị. Đơn vị cung cấp dịch vụ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết dịch vụ cung cấp khi cơ quan chức năng yêu cầu. Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì đơn vị cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.

m) Đối với kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền theo quy định của pháp luật:

- Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, doanh nghiệp, hợp tác xã kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền thực hiện gửi các thông tin của chuyến đi cho khách hàng và gửi về cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu của cơ quan thuế. Các thông tin gồm: tên đơn vị kinh doanh vận tải, biển kiểm soát xe, cự ly chuyến đi (tính theo km) và tổng số tiền hành khách phải trả.

- Trường hợp khách hàng lấy hóa đơn điện tử thì khách hàng cập nhật hoặc gửi các thông tin đầy đủ (tên, địa chỉ, mã số thuế) vào phần mềm hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ. Căn cứ thông tin khách hàng gửi hoặc cập nhật, doanh nghiệp, hợp tác xã kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền thực hiện gửi hóa đơn của chuyến đi cho khách hàng, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định tại Điều 22 Nghị định này.

n) Đối với cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí, từng giao dịch khám, chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền (thu viện phí hoặc tiền khám, xét nghiệm) và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin, nếu khách hàng (người đến khám, chữa bệnh) không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày cơ sở y tế căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở y tế lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.

o) Đối với hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng ngày lập hóa đơn điện tử là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng có một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ có thể lập hóa đơn điện tử theo định kỳ, ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. Nội dung hóa đơn liệt kê chi tiết từng lượt xe lưu thông qua các trạm thu phí (bao gồm: thời gian xe qua trạm, giá phí sử dụng đường bộ của từng lượt xe).

Điều 10. Nội dung của hóa đơn

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn. Cụ thể như sau:

a) Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định này được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU THU, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG, TEM, VÉ, THẺ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA.

b) Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

2. Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

3. Số hóa đơn

a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

b) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

a) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

- Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: điện thoại Samsung, điện thoại Nokia…). Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: Số khung, số máy của ô tô, mô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà…

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

- Đơn vị tính: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị tính là đơn vị đo lường (ví dụ như: tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m^3, m^2, m...). Đối với dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.

- Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.

Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng... năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số ngày… tháng... năm”.

- Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên. Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

b) Thuế suất thuế giá trị gia tăng: Thuế suất thuế giá trị gia tăng thể hiện trên hóa đơn là thuế suất thuế giá trị gia tăng tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

c) Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ.

d) Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.

đ) Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn. Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng.

e) Trường hợp doanh nghiệp vận tải hàng không sử dụng hệ thống xuất vé được lập theo thông lệ quốc tế thì các khoản phí dịch vụ thu trên chứng từ vận tải hàng không (phí quản trị hệ thống, phí đổi chứng từ vận tải và các khoản phí khác) và các khoản thu hộ phí dịch vụ sân bay của các doanh nghiệp vận tải hàng không (như phí phục vụ hành khách, phí soi chiếu an ninh và các loại phí khác) ghi trên hóa đơn là giá thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp hàng không được làm tròn số đến hàng nghìn đối với các khoản thu trên chứng từ vận tải theo quy định của Hiệp hội hàng không quốc tế (IATA).

7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:

a) Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).

b) Đối với hóa đơn điện tử:

Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.

8. Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.

11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).

12. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

a) Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

b) Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

c) Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.

- Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

- Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD - Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu, ví dụ: 5.000,50 EUR- Năm nghìn ơ-rô và năm mươi xu).

- Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.

14. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung

a) Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

b) Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.

c) Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

d) Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

đ) Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.

Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không thì chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho các cá nhân của tổ chức kinh doanh, cá nhân của tổ chức không kinh doanh thì không được xác định là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không.

e) Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

g) Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển. Cụ thể: tên người mua thể hiện người nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng; tên người bán thể hiện người xuất hàng, địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

Đối với Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thì trên Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thể hiện các thông tin như hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận, tên sản phẩm hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Cụ thể: ghi số, ngày tháng năm hợp đồng kinh tế ký giữa tổ chức, cá nhân; họ tên người vận chuyển, hợp đồng vận chuyển (nếu có), địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng.

h) Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

i) Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

k) Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính; số lượng; đơn giá; phần tên hàng hóa, dịch vụ ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên.

15. Nội dung khác trên hóa đơn

Ngoài các nội dung hướng dẫn từ khoản 1 đến khoản 13 Điều này, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.

16. Nội dung hóa đơn bán tài sản công thực hiện theo hướng dẫn lập hóa đơn bán tài sản công theo Mẫu số 08/TSC-HĐ ban hành kèm theo Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công.

Điều 11. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

1. Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

2. Không bắt buộc có chữ ký số;

3. Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Mục 2. QUY ĐỊNH VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử

1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

3. Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.

4. Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

a) Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.

b) Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

c) Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

5. Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Điều 13. Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

1. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, riêng trường hợp rủi ro cao về thuế thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

2. Quy định về cấp và kê khai xác định nghĩa vụ thuế khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh như sau:

a) Loại hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh

a.1) Cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng trong các trường hợp:

- Hộ, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng;

- Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

- Doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thuộc các trường hợp sau:

+ Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;

+ Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;

+ Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.

a.2) Cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn giá trị gia tăng trong các trường hợp:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuộc các trường hợp sau:

+ Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;

+ Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;

+ Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.

- Tổ chức, cơ quan nhà nước không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có bán đấu giá tài sản, trường hợp giá trúng đấu giá là giá bán đã có thuế giá trị gia tăng được công bố rõ trong hồ sơ bán đấu giá do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt thì được cấp hóa đơn giá trị gia tăng để giao cho người mua.

b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục IA kèm theo Nghị định này đến cơ quan thuế và truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để lập hóa đơn điện tử.

Sau khi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đã khai, nộp thuế đầy đủ theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp và các loại thuế, phí khác (nếu có), ngay trong ngày làm việc cơ quan thuế cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân lập.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh được cơ quan thuế cấp mã.

c) Xác định cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.

c.1) Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi tổ chức, doanh nghiệp đăng ký thuế, đăng ký kinh doanh hoặc nơi tổ chức đóng trụ sở hoặc nơi được ghi trong quyết định thành lập hoặc nơi phát sinh việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

c.2) Đối với hộ, cá nhân kinh doanh:

- Đối với hộ, cá nhân kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Hộ, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế quản lý nơi hộ, cá nhân kinh doanh tiến hành hoạt động kinh doanh.

- Đối với hộ, cá nhân kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Hộ, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú hoặc nơi hộ, cá nhân đăng ký kinh doanh.

3. Quy định về áp dụng hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý đối với một số trường hợp cụ thể theo yêu cầu quản lý như sau:

a) Trường hợp nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác, nếu cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu ủy thác đã nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu thì sử dụng hóa đơn điện tử khi trả hàng cho cơ sở kinh doanh ủy thác nhập khẩu. Nếu chưa nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu, khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác, cơ sở nhận ủy thác lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.

b) Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa:

- Khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận ủy thác, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

- Khi hàng hóa đã thực xuất khẩu có xác nhận của cơ quan hải quan, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hóa thực tế xuất khẩu của cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu lập hóa đơn điện tử giá trị gia tăng để kê khai nộp thuế, hoàn thuế giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử bán hàng. Cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử bán hàng để xuất cho khách hàng nước ngoài.

c) Cơ sở kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu) khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử.

Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, cơ sở lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng hóa xuất khẩu.

d) Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

- Sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;
 

- Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo quy định đối với hàng hóa xuất cho cơ sở làm đại lý.

Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở có hàng hóa điều chuyển hoặc cơ sở có hàng hóa gửi bán (gọi chung là cơ sở giao hàng) để cơ sở giao hàng lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng hóa thực tế tiêu thụ giao cho cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng.

Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hóa bán ra lớn, Bảng kê có thể lập cho 05 ngày hay 10 ngày một lần. Trường hợp hàng hóa bán ra có thuế suất thuế giá trị gia tăng khác nhau phải lập bảng kê riêng cho hàng hóa bán ra theo từng nhóm thuế suất.

Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng thực hiện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng đối với số hàng xuất bán cho người mua và được kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo hóa đơn giá trị gia tăng của cơ sở giao hàng xuất cho.

Trường hợp các đơn vị phụ thuộc của cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản đã đăng ký, thực hiện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, có thu mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính của cơ sở kinh doanh thì khi điều chuyển, xuất bán, đơn vị phụ thuộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, không sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

đ) Tổ chức, cá nhân xuất hàng hóa bán lưu động sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định, khi bán hàng lập hóa đơn điện tử theo quy định.

e) Trường hợp góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam để thành lập doanh nghiệp thì không phải lập hóa đơn mà sử dụng các chứng từ biên bản chứng nhận góp vốn, biên bản giao nhận tài sản, biên bản định giá tài sản kèm theo bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản.

g) Trường hợp điều chuyển tài sản giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong tổ chức; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thì tổ chức có tài sản điều chuyển phải có lệnh điều chuyển tài sản, kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc tài sản và không phải lập hóa đơn.

h) Trường hợp tài sản điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc giữa các đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tổ chức, thì tổ chức có tài sản điều chuyển phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa.

4. Ngoài các trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này, Bộ Tài chính hướng dẫn việc áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác theo yêu cầu quản lý; hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Điều 14. Cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

1. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử gồm:

a) Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn. Địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn thực hiện theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư ban hành kèm theo Nghị định số 118/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Đầu tư và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế nếu có.

b) Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

Tổng cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ cho các đối tượng nêu trên.

2. Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thực hiện trả tiền dịch vụ theo Hợp đồng ký giữa các bên.

Điều 15. Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.

Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử trực tiếp theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

2. Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định tại điểm b1 khoản 3 Điều 22 của Nghị định này được cơ quan thuế ra thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật, kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thì chậm nhất trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB, tổ chức cần chuẩn bị đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối. Thời gian thực hiện trong 10 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế nhận được đề nghị của doanh nghiệp, tổ chức. Trường hợp kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thành công thì doanh nghiệp, tổ chức thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định tại Điều 22 Nghị định này. Trường hợp sau 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo theo Mẫu 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB, doanh nghiệp, tổ chức không thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối hoặc kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu không thành công, doanh nghiệp, tổ chức thay đổi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này và thực hiện chuyển dữ liệu qua Tổ chức kết nối, nhận, truyền lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

3. Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.

4. Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1 Điều này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này. Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và Cơ quan Thuế thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.

5. Định kỳ hàng tháng, cơ quan thuế quản lý trực tiếp tiến hành rà soát các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này cho các đối tượng để thông báo về việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 4 Điều này.

6. Đối với các trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, định kỳ cơ quan thuế quản lý trực tiếp tiến hành rà soát để thông báo theo Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều này.

Điều 16. Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

c) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

d) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

đ) Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

e) Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

g) Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Trình tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

a) Cơ quan thuế quản lý trực tiếp gửi thông báo đến người nộp thuế thuộc trường hợp tại điểm đ, e, g khoản 1 Điều này đề nghị người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử.

b) Người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo. Người nộp thuế có thể đến cơ quan thuế giải trình trực tiếp hoặc bổ sung thông tin, tài liệu hoặc bằng văn bản.

c) Người nộp thuế tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử hoặc giải trình bổ sung, cụ thể:

c.1) Trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu đầy đủ và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì người nộp thuế tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.

c.2) Trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu mà không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo yêu cầu người nộp thuế bổ sung thông tin, tài liệu. Thời hạn bổ sung là 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo.

d) Hết thời hạn theo thông báo mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu thì cơ quan thuế ra thông báo đề nghị người nộp thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và xử lý theo quy định.

3. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh nêu tại khoản 1 Điều này được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử sau khi thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh hoặc được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế cơ quan thuế ban hành quyết định chấm dứt hiệu lực quyết định cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn hoặc khi có thông báo của cơ quan chức năng.

4. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đang trong thời hạn tạm ngừng kinh doanh cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày tạm ngừng kinh doanh thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 13 Nghị định này.

Điều 17. Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1. Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định này nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.

2. Cấp mã hóa đơn

a) Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo:

- Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.

- Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

- Đúng thông tin đăng ký theo quy định tại Điều 15 Nghị định này.

- Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này.

b) Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

3. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều 18. Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót

1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.

Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

4. Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

Điều 20. Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1. Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì liên hệ với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để hỗ trợ xử lý sự cố. Trong thời gian xử lý sự cố người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2. Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên. Tổng cục Thuế lựa chọn một số tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.

Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

3. Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải khắc phục nhanh nhất sự cố, có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.

4. Trường hợp Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã, Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Trong thời gian này tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.

Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại bình thường, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật không được xác định là hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.

Điều 21. Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1. Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.

2. Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến cơ quan thuế cấp mã và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử.

3. Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Điều 22. Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1. Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.

2. Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến người mua, cơ quan thuế, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử đã lập.

3. Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).

a) Phương thức và thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

a.1) Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng áp dụng đối với các trường hợp sau:

- Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.

- Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

Người bán lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong tháng hoặc quý (tính từ ngày đầu của tháng, quý đến ngày cuối cùng của tháng hoặc quý) theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo quy định của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Trường hợp phát sinh số lượng hóa đơn lớn thì bảng tổng hợp sẽ được tách theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế nhằm đảm bảo yêu cầu gửi nhận dữ liệu trên đường truyền.

Đối với hóa đơn gửi theo bảng tổng hợp thì người bán gửi thông tin hủy, điều chỉnh trực tiếp trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo mà không gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định này đến cơ quan thuế.

Các hóa đơn được lập cho tổng doanh thu của người mua là cá nhân không kinh doanh phát sinh trong ngày hoặc tháng theo bảng kê chi tiết thì người bán chỉ gửi dữ liệu hóa đơn điện tử (không kèm bảng kê chi tiết) đến cơ quan thuế.

Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày.

a.2) Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc quy định tại điểm a1 khoản này.

Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.

b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu theo quy định tại Điều 12 Nghị định này và hướng dẫn của Tổng cục Thuế bằng hình thức gửi trực tiếp (đối với trường hợp đáp ứng yêu cầu về chuẩn kết nối dữ liệu) hoặc gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

b.1) Hình thức gửi trực tiếp

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu và quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định này, có nhu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế gửi văn bản kèm theo tài liệu chứng minh điều kiện đáp ứng đến Tổng cục Thuế.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có tổ chức mô hình Công ty mẹ - con, có xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung tại Công ty mẹ và có nhu cầu Công ty mẹ chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử bao gồm cả dữ liệu của các công ty con đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì gửi kèm theo danh sách công ty con đến Tổng cục Thuế để thực hiện kết nối kỹ thuật.

b.2) Hình thức gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế không thuộc trường hợp nêu tại điểm a khoản này thực hiện ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử làm dịch vụ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Căn cứ hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức này gửi tiếp đến cơ quan thuế.

4. Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử; thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử.

5. Chấp hành sự thanh tra, kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế và các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Mục 3. HÓA ĐƠN DO CƠ QUAN THUẾ ĐẶT IN

Điều 23. Áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Cục Thuế) đặt in hóa đơn để bán cho các đối tượng sau:

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định này trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử. Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (nếu đủ điều kiện) theo quy định tại Điều 15 Nghị định này.

2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định này.

Điều 24. Quy định về bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng được cơ quan thuế bán hóa đơn phải có đơn đề nghị mua hóa đơn (theo Mẫu số 02/ĐN-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định) gửi cơ quan thuế khi mua hóa đơn và kèm theo các giấy tờ sau:

a) Người mua hóa đơn (người có tên trong đơn hoặc người được doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, chủ hộ kinh doanh, người được ủy quyền bằng giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật) phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật;

b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn lần đầu phải có văn bản cam kết (theo Mẫu số 02/CK-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này) về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền;

c) Khi đến mua hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành phải tự chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu: tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hóa đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế.

2. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh theo tháng.

Số lượng hóa đơn bán cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh lần đầu không quá một quyển 50 số cho mỗi loại hóa đơn. Trường hợp chưa hết tháng đã sử dụng hết hóa đơn mua lần đầu, cơ quan thuế căn cứ vào thời gian, số lượng hóa đơn đã sử dụng để quyết định số lượng hóa đơn bán lần tiếp theo.

Đối với các lần mua hóa đơn sau, sau khi kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn, tình hình kê khai nộp thuế và đề nghị mua hóa đơn trong đơn đề nghị mua hóa đơn, cơ quan thuế giải quyết bán hóa đơn cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong ngày. Số lượng hóa đơn bán cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không quá số lượng hóa đơn đã sử dụng của tháng mua trước đó.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định này.

Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh không có nhu cầu sử dụng hóa đơn quyển nhưng có nhu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Nghị định này.

3. Hóa đơn do Cục Thuế đặt in để bán được thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và trước khi bán lần đầu Cục Thuế phải lập thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu số 02/PH-HĐG Phụ lục IB Nghị định này đính kèm hóa đơn Mẫu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm: Tên Cục Thuế phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in); ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở trực thuộc Cục Thuế trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành hoặc mẫu hóa đơn Cục Thuế phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới theo quy định tại Điều này.

4. Hóa đơn giấy do Cục Thuế đặt in được bán theo giá bảo đảm bù đắp chi phí thực tế, không vì mục tiêu lợi nhuận. Cục trưởng Cục Thuế quyết định và niêm yết giá bán hóa đơn theo nguyên tắc trên, cơ quan thuế các cấp không được thu thêm bất kỳ khoản thu nào ngoài giá bán đã niêm yết. Tất cả các đơn vị trực thuộc Cục Thuế bán, cấp cùng một loại hóa đơn do Cục Thuế phát hành.

Điều 25. Xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn chưa sử dụng.

2. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có thông báo việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn chưa lập mà doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không còn kinh doanh tại địa điểm đã đăng ký kinh doanh hoặc tự ý ngừng kinh doanh đang sử dụng.

3. Trường hợp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đã mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 27 Nghị định này trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Điều 26. Xử lý đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập

1. Trường hợp hóa đơn đã lập chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã lập có sai sót.

2. Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

4. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, ký hiệu. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc hai bên lập biên bản ghi rõ sai sót trước khi người bán lập hóa đơn điều chỉnh thì các bên lập biên bản ghi rõ sai sót sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Điều 27. Tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện như sau:

a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

c) Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

d) Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

- Biên bản tiêu hủy hóa đơn;

- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

3. Tiêu hủy hóa đơn của cơ quan thuế

a) Cơ quan Thuế thực hiện tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.

b) Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in.

Điều 28. Xử lý mất, cháy, hỏng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.

Điều 29. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ

1. Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0), không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ. Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (0), trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

3. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

Chương III

QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI CHỨNG TỪ

Mục 1. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 30. Loại chứng từ

1. Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm:

a) Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;

b) Biên lai gồm:

b.1) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;

b.2) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá;

b.3) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

2. Trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quy định của Luật Quản lý thuế trường hợp có yêu cầu các loại chứng từ khác, Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm quy định và hướng dẫn thực hiện.

Điều 31. Thời điểm lập chứng từ

Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

Điều 32. Nội dung chứng từ

1. Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

2. Biên lai

a) Tên loại biên lai: Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá; biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá; biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

b) Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai.

Ký hiệu mẫu biên lai là các thông tin thể hiện tên loại biên lai, số liên biên lai và số thứ tự mẫu trong một loại biên lai (một loại biên lai có thể có nhiều mẫu).

Ký hiệu biên lai là dấu hiệu phân biệt biên lai bằng hệ thống các chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.

Đối với biên lai đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in biên lai đặt in. Đối với biên lai tự in và biên lai điện tử, 02 chữ số cuối của năm là năm bắt đầu sử dụng biên lai ghi trên thông báo phát hành hoặc năm biên lai được in ra.

c) Số biên lai là số thứ tự được thể hiện trên biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Số biên lai được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 7 chữ số. Đối với biên lai tự in, biên lai đặt in thì số biên lai bắt đầu từ số 0000001. Đối với biên lai điện tử thì số biên lai điện tử bắt đầu từ số 1 vào ngày 01 tháng 01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng biên lai điện tử và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

d) Liên của biên lai (áp dụng đối với biên lai đặt in và tự in) là số tờ trong cùng một số biên lai. Mỗi số biên lai phải có từ 02 liên hoặc 02 phần trở lên, trong đó:

- Liên (phần) 1: lưu tại tổ chức thu;

- Liên (phần) 2: giao cho người nộp thuế, phí, lệ phí;

Các liên từ thứ 3 trở đi đặt tên theo công dụng cụ thể phục vụ công tác quản lý theo quy định của pháp luật.

đ) Tên, mã số thuế của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí.

e) Tên loại các khoản thu thuế, phí, lệ phí và số tiền ghi bằng số và bằng chữ.

g) Ngày, tháng, năm lập biên lai.

h) Chữ ký của người thu tiền. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì chữ ký trên biên lai điện tử là chữ ký số.

i) Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai (đối với trường hợp đặt in).

k) Biên lai được thể hiện là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì phần ghi thêm bằng tiếng nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “( )” hoặc đặt ngay dưới dòng nội dung ghi bằng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Chữ số ghi trên biên lai là các chữ số tự nhiên 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

Đồng tiền ghi trên biên lai là đồng Việt Nam. Trường hợp các khoản phải thu khác thuộc ngân sách nhà nước được pháp luật quy định có mức thu bằng ngoại tệ thì được thu bằng ngoại tệ hoặc thu bằng đồng Việt Nam trên cơ sở quy đổi từ ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định số 120/2016/NĐ-CP ngày 23 tháng 8 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Phí và lệ phí.

Trường hợp khi thu phí, lệ phí, nếu danh mục phí, lệ phí nhiều hơn số dòng của một biên lai thì được lập bảng kê kèm theo biên lai. Bảng kê do tổ chức thu phí, lệ phí tự thiết kế phù hợp với đặc điểm của từng loại phí, lệ phí. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo biên lai số... ngày... tháng.... năm”.

Đối với tổ chức thu phí, lệ phí sử dụng biên lai điện tử trong trường hợp cần điều chỉnh một số tiêu thức nội dung trên biên lai điện tử cho phù hợp với thực tế, tổ chức thu phí, lệ phí có văn bản trao đổi với Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) xem xét và có hướng dẫn trước khi thực hiện.

Ngoài các thông tin bắt buộc theo quy định tại khoản này, tổ chức thu phí, lệ phí có thể tạo thêm các thông tin khác, kể cả tạo lo-go, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo phù hợp với quy định của pháp luật và không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc thể hiện trên biên lai. Cỡ chữ của các thông tin tạo thêm không được lớn hơn cỡ chữ của các nội dung bắt buộc thể hiện trên biên lai.

3. Mẫu hiển thị chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại khoản 10 Điều 4 Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20 tháng 01 năm 2020 của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Mục 2. QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ

Điều 33. Định dạng chứng từ điện tử

1. Định dạng biên lai điện tử:

Các loại biên lai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 30 Nghị định này phải thực hiện theo định dạng sau:

a) Định dạng biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);

b) Định dạng biên lai điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;

c) Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định này.

2. Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định này theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này.

3. Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Điều 34. Đăng ký sử dụng biên lai điện tử

1. Tổ chức thu các khoản phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử theo điểm b khoản 1 Điều 30 thì thực hiện đăng ký sử dụng qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử của tổ chức thu các khoản phí, lệ phí và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-TNĐK Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này sau khi nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử để xác nhận việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng biên lai điện tử.

2. Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này tới các đối tượng quy định tại khoản 1 Điều này về việc chấp nhận trong trường hợp đăng ký sử dụng biên lai điện tử hợp lệ, không có sai sót hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử không đủ điều kiện để chấp nhận hoặc có sai sót.

3. Kể từ thời điểm sử dụng biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định này, tổ chức nêu tại khoản 1 Điều này phải thực hiện hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

4. Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng biên lai điện tử tại khoản 1 Điều này tổ chức thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Mục 3. QUY ĐỊNH VỀ BIÊN LAI GIẤY THEO HÌNH THỨC ĐẶT IN, TỰ IN

Điều 35. Nguyên tắc tạo biên lai

1. Cục Thuế tạo biên lai theo hình thức đặt in (loại không in sẵn mệnh giá) được bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí theo giá đảm bảo bù đắp chi phí in ấn, phát hành.

2. Trường hợp đặt in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí lựa chọn tổ chức đủ điều kiện in theo quy định để ký hợp đồng đặt in biên lai thu phí, lệ phí.

3. Trường hợp tự in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí phải đáp ứng các điều kiện sau:

a) Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in) đảm bảo cho việc in và lập biên lai khi thu tiền phí, lệ phí.

b) Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in biên lai đảm bảo dữ liệu của biên lai chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán để kê khai theo quy định.

Hệ thống tự in phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

b.1) Việc đánh số thứ tự trên biên lai được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số biên lai chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).

b.2) Phần mềm ứng dụng để in biên lai phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.

Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí mua phần mềm của các tổ chức cung ứng phần mềm tự in thì phải lựa chọn tổ chức đủ tiêu chuẩn, đủ điều kiện cung ứng phần mềm theo quy định.

b.3) Biên lai tự in chưa lập phải được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.

b.4) Biên lai tự in đã lập được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin và nội dung biên lai phải đảm bảo có thể truy cập, kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu.

Điều 36. Thông báo phát hành biên lai đặt in, tự in

1. Tổ chức thu phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai đặt in, tự in phải lập Thông báo phát hành biên lai và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành biên lai gửi cơ quan thuế theo phương thức điện tử.

2. Phát hành biên lai của cơ quan Thuế

Biên lai do Cục Thuế đặt in trước khi bán lần đầu phải lập thông báo phát hành biên lai. Thông báo phát hành biên lai phải được gửi đến tất cả các Cục Thuế trong cả nước trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày lập thông báo phát hành và trước khi bán. Khi phát hành biên lai phải đảm bảo không được trùng số biên lai trong cùng ký hiệu.

Trường hợp Cục Thuế đã đưa nội dung Thông báo phát hành biên lai lên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì không phải gửi thông báo phát hành biên lai đến Cục Thuế khác.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, Cục Thuế phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới theo hướng dẫn nêu trên.

3. Nội dung Thông báo phát hành biên lai gồm:

a) Văn bản pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công việc quản lý nhà nước có thu phí, lệ phí;

b) Tên, mã số thuế, địa chỉ của tổ chức thu phí, lệ phí hoặc cơ quan được ủy quyền thu phí, lệ phí hoặc được ủy nhiệm lập biên lai thu phí, lệ phí;

c) Các loại biên lai sử dụng (kèm theo biên lai mẫu). Biên lai mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên (phần) của biên lai (giao cho người nộp phí, lệ phí), có số biên lai là dãy các chữ số 0, in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên biên lai;

d) Ngày bắt đầu sử dụng;

đ) Tên, mã số thuế, địa chỉ của tổ chức nhận in biên lai (đối với biên lai đặt in); tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in biên lai (đối với biên lai tự in);

e) Ngày lập thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của tổ chức thu phí, lệ phí.

Khi thay đổi toàn bộ hoặc một trong các chỉ tiêu về hình thức và nội dung của biên lai (kể cả nội dung bắt buộc và không bắt buộc), tổ chức thu phí, lệ phí gửi thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này, trừ trường hợp hướng dẫn tại điểm d khoản 3 Điều này.

Thông báo phát hành biên lai thực hiện theo Mẫu số 02/PH-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

4. Trình tự, thủ tục phát hành biên lai:

a) Thông báo phát hành biên lai và biên lai mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 05 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng biên lai. Thông báo phát hành biên lai gồm cả biên lai mẫu phải được niêm yết rõ ràng tại tổ chức thu phí, lệ phí và tổ chức được ủy quyền hoặc ủy nhiệm thu phí, lệ phí trong suốt thời gian sử dụng biên lai;

b) Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí gửi đến, cơ quan thuế phát hiện Thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức thu phí, lệ phí biết. Tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới đúng quy định;

c) Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí khi phát hành biên lai từ lần thứ hai trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức biên lai đã thông báo phát hành với cơ quan thuế thì không phải gửi kèm biên lai mẫu;

d) Đối với các số biên lai đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức thu phí, lệ phí vẫn có nhu cầu sử dụng biên lai đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số 02/ĐCPH-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức thu phí, lệ phí có nhu cầu tiếp tục sử dụng số biên lai đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên biên lai, gửi bảng kê biên lai chưa sử dụng theo Mẫu số 02/BK-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số biên lai đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng). Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số biên lai đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện hủy các số biên lai chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy biên lai với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành biên lai mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Điều 37. Quy định về lập và ủy nhiệm lập biên lai

1. Lập biên lai

Nội dung trên biên lai phải đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; biên lai phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Nội dung lập trên biên lai phải được thống nhất trên các liên có cùng một số biên lai, nếu ghi sai, hỏng thì người thu tiền không được xé khỏi cuống hoặc nếu đã xé thì phải kèm theo tờ biên lai đã ghi sai, hỏng; tổ chức thu phí, lệ phí khi lập biên lai phải đóng dấu của tổ chức thu phí, lệ phí vào góc trên, bên trái liên 2 của biên lai (liên giao cho người nộp các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước).

2. Biên lai được lập theo đúng hướng dẫn khoản 1 Điều này là chứng từ hợp pháp để thanh toán, hạch toán và quyết toán tài chính.

Trường hợp không đáp ứng các hướng dẫn tại khoản 1 Điều này thì không có giá trị thanh toán và không được hạch toán, quyết toán tài chính.

3. Ủy nhiệm lập biên lai

a) Tổ chức thu phí, lệ phí ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai. Việc ủy nhiệm giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải theo hình thức văn bản, đồng thời phải gửi thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm theo Mẫu số 02/UN-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, chậm nhất là 03 ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập biên lai;

b) Nội dung văn bản ủy nhiệm phải ghi đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm (hình thức, loại, ký hiệu, số lượng biên lai (từ số... đến số...); mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức giao nhận hoặc phương thức cài đặt biên lai ủy nhiệm (nếu là biên lai tự in); phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm;

c) Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết, có tên, chữ ký, dấu (nếu có) của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm và gửi thông báo phát hành tới cơ quan thuế; đồng thời phải được niêm yết tại nơi tổ chức thu tiền phí lệ phí, tổ chức nhận ủy nhiệm;

d) Biên lai ủy nhiệm được lập vẫn phải ghi tên của tổ chức thu phí, lệ phí (bên ủy nhiệm) và đóng dấu bên ủy nhiệm phía trên bên trái của mỗi tờ biên lai (trường hợp biên lai được in từ thiết bị in của bên nhận ủy nhiệm thì không phải đóng dấu của bên ủy nhiệm);

đ) Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp thu phí hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm thu cùng sử dụng hình thức biên lai đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức thu phí, lệ phí phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng biên lai cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng biên lai theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số biên lai được phân chia;

e) Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải tổng hợp báo cáo định kỳ việc sử dụng các biên lai ủy nhiệm. Bên ủy nhiệm phải thực hiện báo cáo sử dụng biên lai với cơ quan thuế trực tiếp quản lý theo hướng dẫn tại Nghị định này (bao gồm cả số biên lai của bên nhận ủy nhiệm sử dụng). Bên nhận ủy nhiệm không phải thực hiện thông báo phát hành biên lai và báo cáo tình hình sử dụng biên lai với cơ quan thuế;

g) Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước hạn ủy nhiệm, hai bên phải xác định bằng văn bản, đồng thời thông báo cho cơ quan thuế và niêm yết tại nơi thu phí, lệ phí.

Điều 38. Báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in

1. Hàng quý, tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai.

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý sử dụng biên lai.

2. Báo cáo tình hình sử dụng biên lai gồm các nội dung sau: Tên đơn vị, mã số thuế (nếu có), địa chỉ; tên loại biên lai; ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai; số tồn đầu kỳ, mua phát hành trong kỳ; số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ; tồn cuối kỳ gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp trong kỳ không sử dụng biên lai, tại Báo cáo sử dụng biên lai ghi số lượng biên lai sử dụng bằng không (=0). Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết biên lai, đã báo cáo tình hình sử dụng biên lai kỳ trước với số tồn bằng không (0), trong kỳ không thông báo phát hành biên lai thu tiền phí, lệ phí, không sử dụng biên lai thì tổ chức thu phí, lệ phí không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai.

Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai thì tổ chức thu phí, lệ phí vẫn phải báo cáo tình hình sử dụng biên lai.

Báo cáo tình hình sử dụng biên lai theo Mẫu số BC26/BLĐT hoặc Mẫu số BC26/BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

3. Tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai khi giải thể, chia tách, sáp nhập, chuyển đổi sở hữu cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán phí, lệ phí.

Điều 39. Tiêu hủy biên lai

1. Các trường hợp tiêu hủy biên lai

- Biên lai đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được tiêu hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in biên lai thu phí, lệ phí.

- Các loại biên lai đã lập của các đơn vị kế toán được tiêu hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

- Tổ chức thu phí, lệ phí có biên lai không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy biên lai.

- Các loại biên lai chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Biên lai được xác định đã tiêu hủy

- Tiêu hủy biên lai tự in, biên lai đặt in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo biên lai đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

- Tiêu hủy biên lai điện tử là biện pháp làm cho biên lai điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong biên lai điện tử.

Biên lai điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy biên lai điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các biên lai điện tử chưa hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

3. Trình tự, thủ tục tiêu hủy biên lai

a) Thời hạn tiêu hủy biên lai chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Trường hợp cơ quan thuế thông báo biên lai hết giá trị sử dụng thì tổ chức thu phí, lệ phí phải tiêu hủy biên lai và gửi cơ quan thuế bao gồm nội dung sau: tên cơ quan thu phí, lệ phí mã số thuế (nếu có); địa chỉ; phương pháp hủy biên lai; vào hồi mấy giờ, ngày, tháng, năm hủy; tên loại biên lai; ký hiệu mẫu biên lai; ký hiệu biên lai; từ số; đến số; số lượng. Thời hạn tiêu hủy biên lai chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng.

b) Tổ chức thu phí, lệ phí phải lập Bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy. Bảng kiểm kê biên lai cần hủy phải được ghi chi tiết các nội dung gồm: tên biên lai, ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai, số lượng biên lai tiêu hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số biên lai nếu số biên lai cần tiêu hủy không liên tục).

c) Tổ chức thu phí, lệ phí phải thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai. Hội đồng tiêu hủy biên lai phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức thu các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước.

d) Các thành viên Hội đồng tiêu hủy biên lai phải ký vào biên bản tiêu hủy biên lai và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

đ) Hồ sơ tiêu hủy biên lai gồm: Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai; bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy; biên bản tiêu hủy biên lai; thông báo kết quả tiêu hủy biên lai.

Hồ sơ tiêu hủy biên lai được lưu tại tổ chức thu phí, lệ phí. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai thu theo Mẫu số 02/HUY-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này phải được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy biên lai. Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng biên lai tiêu hủy từ số đến số, lý do tiêu hủy, ngày giờ tiêu hủy, phương pháp tiêu hủy.

e) Cơ quan thuế thực hiện tiêu hủy biên lai do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán nhưng không tiếp tục sử dụng. Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn quy trình tiêu hủy biên lai do Cục Thuế đặt in.

Điều 40. Xử lý biên lai đặt in, tự in trong trường hợp mất, cháy, hỏng

1. Tổ chức thu các khoản phí lệ phí nếu phát hiện mất, cháy, hỏng biên lai đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp với nội dung như sau: tên tổ chức, cá nhân làm mất, cháy, hỏng biên lai; mã số thuế, địa chỉ; căn cứ biên bản mất, cháy, hỏng; tên loại biên lai; ký hiệu mẫu biên lai; ký hiệu biên lai; từ số; đến số; số lượng; liên biên lai chậm nhất không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng biên lai. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Báo cáo về việc mất, cháy, hỏng biên lai thực hiện theo Mẫu số BC21/BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

2. Trường hợp người nộp thuế, người nộp phí, lệ phí làm mất, cháy, hỏng chứng từ, biên lai thì được sử dụng bản chụp liên lưu tại tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, trên đó có xác nhận, đóng dấu (nếu có) của tổ chức thu phí, lệ phí kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng biên lai để làm chứng từ thanh toán, quyết toán tài chính. Tổ chức thu phí, lệ phí và người nộp chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng biên lai.

Chương IV

XÂY DỰNG, TRA CỨU THÔNG TIN HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ

Mục 1. XÂY DỰNG THÔNG TIN HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ

Điều 41. Nguyên tắc chung

1. Hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ phải được xây dựng và quản lý thống nhất từ trung ương đến địa phương; tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin.

2. Cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ phải bảo đảm phục vụ kịp thời cho công tác quản lý thuế, quản lý khác của nhà nước; đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội; bảo đảm tính an toàn, bảo mật và an ninh quốc gia.

3. Các thông tin, dữ liệu về hóa đơn, chứng từ được thu thập, cập nhật, duy trì, khai thác và sử dụng thường xuyên; đảm bảo tính chính xác, trung thực và khách quan.

4. Việc xây dựng, quản lý, khai thác sử dụng, cập nhật cơ sở dữ liệu về hóa đơn, chứng từ phải đảm bảo tính chính xác, khoa học, khách quan, kịp thời.

5. Cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ được xây dựng và kết nối, chia sẻ trên môi trường điện tử phục vụ quản lý, khai thác, cung cấp, sử dụng thông tin, dữ liệu thuận tiện, hiệu quả.

6. Việc khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu hóa đơn, chứng từ phải đảm bảo đúng mục đích, tuân theo các quy định của pháp luật.

7. Cơ sở dữ liệu về hóa đơn, chứng từ được kết nối, trao đổi với hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương có liên quan.

Điều 42. Xây dựng hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm phục vụ quản lý, vận hành, khai thác hệ thống thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử

1. Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử bao gồm tập hợp thiết bị tính toán (máy chủ, máy trạm), hệ thống đường truyền, thiết bị kết nối mạng, thiết bị (hoặc phần mềm) an ninh an toàn mạng và cơ sở dữ liệu, thiết bị lưu trữ, thiết bị ngoại vi và thiết bị phụ trợ, mạng nội bộ.

2. Hệ thống phần mềm để quản lý, vận hành, khai thác hệ thống thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử gồm: hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu và phần mềm ứng dụng.

Điều 43. Xây dựng, thu thập, xử lý và quản lý hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ

1. Xây dựng hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ

a) Cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ là tập hợp các dữ liệu thông tin hóa đơn, chứng từ được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.

b) Cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ do cơ quan thuế quản lý được Tổng cục Thuế, Kho Bạc Nhà nước phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng phù hợp với khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam và bao gồm các thành phần nội dung: đăng ký sử dụng thông tin; thông báo hủy hóa đơn, chứng từ; thông tin về hóa đơn điện tử người bán có trách nhiệm gửi cho cơ quan thuế, thông tin về chứng từ gửi cơ quan thuế; thông tin khai thuế liên quan đến hóa đơn, chứng từ.

2. Thu nhập, cập nhật thông tin về hóa đơn, chứng từ

Thông tin về hóa đơn, chứng từ được thu thập dựa trên các thông tin mà người bán, người sử dụng có trách nhiệm gửi cho cơ quan thuế, thông tin từ các cơ quan khác gửi đến có liên quan đến hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, thông tin thu được từ công tác quản lý thuế của cơ quan thuế.

3. Xử lý thông tin về hóa đơn, chứng từ

Tổng cục Thuế có trách nhiệm xử lý thông tin, dữ liệu trước khi được tích hợp và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu quốc gia để đảm bảo tính hợp lý, thống nhất. Nội dung xử lý thông tin, dữ liệu gồm:

a) Kiểm tra, đánh giá việc tuân thủ quy định, quy trình trong việc thu thập thông tin, dữ liệu;

b) Kiểm tra, đánh giá về cơ sở pháp lý, mức độ tin cậy của thông tin, dữ liệu;

c) Tổng hợp, sắp xếp, phân loại thông tin, dữ liệu phù hợp với nội dung quy định;

d) Đối với các thông tin, dữ liệu được cập nhật từ cơ sở dữ liệu chuyên ngành thì cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu chuyên ngành đó có trách nhiệm đảm bảo về tính chính xác của thông tin, dữ liệu.

4. Quản lý hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ

Tổng cục Thuế có trách nhiệm quản lý hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ theo quy định sau:

a) Xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác hệ thống thông tin hóa đơn, chứng từ và thực hiện dịch vụ công về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử nếu cần thiết;

b) Tích hợp kết quả điều tra và các dữ liệu, thông tin có liên quan đến hóa đơn, chứng từ do các bộ, ngành, cơ quan có liên quan cung cấp;

c) Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc quản lý và khai thác hệ thống thông tin hóa đơn, chứng từ tại cơ quan thuế địa phương;

d) Xây dựng và ban hành quy định về phân quyền truy cập vào hệ thống thông tin hóa đơn, chứng từ; quản lý việc kết nối, chia sẻ và cung cấp dữ liệu với cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, cơ quan trung ương và địa phương;

đ) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng các phần mềm trong hệ thống thông tin hóa đơn, chứng từ.

Mục 2. TRA CỨU, CUNG CẤP, SỬ DỤNG THÔNG TIN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Điều 44. Nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

1. Việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được áp dụng để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác; chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.

2. Việc tra cứu, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng.

3. Việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được cung cấp phải đảm bảo đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin; đồng thời phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật về bảo về bí mật nhà nước.

Điều 45. Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường

1. Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.

2. Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn thì cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra thực hiện tra cứu thông tin hóa đơn điện tử theo hình thức nhắn tin.

Điều 46. Đối tượng cung cấp thông tin, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

1. Tổng cục Thuế là đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử đối với đề nghị của các cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước cấp Trung ương. Cục Thuế, Chi cục Thuế cung cấp thông tin đối với đề nghị của cơ quan, tổ chức quản lý đồng cấp.

2. Các bên sử dụng thông tin hóa đơn điện tử bao gồm:

a) Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ;

b) Các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật; kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường;

c) Các tổ chức tín dụng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng;

d) Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

đ) Các tổ chức sử dụng thông tin chứng từ điện tử để khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Điều 47. Hình thức khai thác, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử

1. Bên sử dụng thông tin là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử theo các nội dung thông tin hóa đơn điện tử.

2. Bên sử dụng thông tin là các cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức tín dụng, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã ký quy chế trao đổi thông tin hoặc ký hợp đồng phải đăng ký và được cấp quyền truy cập, kết nối, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử từ Tổng cục Thuế như sau:

a) Áp dụng chữ ký số có hiệu lực theo quy định của pháp luật;

b) Thực hiện việc mã hóa đường truyền;

c) Đảm bảo an toàn thông tin theo quy định của pháp luật;

d) Tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật do Tổng cục Thuế công bố, gồm: Chỉ tiêu thông tin, định dạng dữ liệu, phương thức kết nối, tần suất trao đổi thông tin.

Bên sử dụng thông tin nêu tại khoản 2 Điều này có trách nhiệm phân công đầu mối đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn điện tử (sau đây gọi tắt là đầu mối đăng ký) và thông báo cho Tổng cục Thuế bằng văn bản.

Điều 48. Công bố, tra cứu thông tin hóa đơn điện tử

1. Nội dung thông tin hóa đơn điện tử được cung cấp trên Cổng thông tin điện tử là các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định này và tình trạng hóa đơn điện tử.

2. Thông tin hóa đơn điện tử cung cấp dưới dạng văn bản điện tử và dữ liệu điện tử được ký bằng chữ ký số của Tổng cục Thuế hoặc dưới dạng tin nhắn do Tổng cục Thuế cung cấp cho bên sử dụng thông tin là cơ quan quản lý nhà nước thông qua số điện thoại được công bố chính thức tại văn bản gửi Tổng cục Thuế.

3. Việc hiển thị thông tin hóa đơn điện tử trên hệ thống của doanh nghiệp phải theo thứ tự các nội dung hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.

Điều 49. Đăng ký, bổ sung, chấm dứt sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

1. Đăng ký mới, bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử

a) Đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin gửi 01 bản chính văn bản đến Tổng cục Thuế để đề nghị đăng ký mới hoặc bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/CCTT-ĐK Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định này.

b) Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị, Tổng cục Thuế thực hiện việc đăng ký mới hoặc bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử và thông báo kết quả theo Mẫu số 01/CCTT-NT Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định này cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin bằng văn bản. Trường hợp có các nội dung thông tin không được chấp nhận đăng ký mới hoặc bổ sung thì phải nêu rõ lý do.

2. Thủ tục đăng ký mới, bổ sung thời hạn sử dụng, thu hồi tài khoản truy cập Cổng thông tin điện tử để sử dụng thông tin hóa đơn điện tử (sau đây gọi là tài khoản):

a) Đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin gửi 01 bản chính văn bản đến Tổng cục Thuế để đề nghị đăng ký mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng hoặc thu hồi tài khoản theo Mẫu số 01/CCTT-ĐK Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định này;

b) Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị, Tổng cục Thuế thực hiện việc cấp tài khoản mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng của tài khoản hoặc thu hồi tài khoản và thông báo cho bên sử dụng thông tin bằng văn bản. Trường hợp không chấp nhận đăng ký tài khoản hoặc không bổ sung thời hạn sử dụng của tài khoản phải nêu rõ lý do.

Các tài khoản đăng ký mới cấp cho từng cá nhân được thông báo bằng hình thức gửi thư điện tử hoặc gửi tin nhắn từ các địa chỉ, số điện thoại do Tổng cục Thuế công bố chính thức;

c) Thời hạn sử dụng tài khoản truy cập Cổng thông tin điện tử đối với cả trường hợp đăng ký mới và bổ sung thời hạn sử dụng là 24 tháng hoặc do bên sử dụng thông tin đề nghị nhưng không quá 24 tháng tính từ ngày Tổng cục Thuế gửi văn bản thông báo kết quả đăng ký mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin.

Trước thời điểm hết thời hạn sử dụng 30 ngày, Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo cho cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin bằng văn bản về việc chuẩn bị hết thời hạn sử dụng. Việc thông báo được thực hiện dưới hình thức thư điện tử hoặc tin nhắn từ các địa chỉ, số điện thoại do Tổng cục Thuế công bố chính thức.

3. Đăng ký mới, bổ sung thời hạn sử dụng, thu hồi hiệu lực sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động:

a) Đầu mối đăng ký của cơ quan kiểm tra gửi 01 bản chính văn bản đến Tổng cục Thuế để đề nghị đăng ký mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng hoặc thu hồi hiệu lực sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động theo Mẫu số 01/CCTT-NT Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định này;

b) Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị, Tổng cục Thuế thực hiện việc đăng ký mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng hoặc thu hồi hiệu lực sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động và thông báo kết quả cho đầu mối đăng ký của cơ quan kiểm tra bằng văn bản. Trường hợp không chấp nhận đăng ký sử dụng hoặc bổ sung thời hạn sử dụng phải nêu rõ lý do;

c) Thời hạn sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động đối với cả trường hợp đăng ký mới và bổ sung thời hạn sử dụng là 24 tháng hoặc do bên sử dụng thông tin đề nghị nhưng không quá 24 tháng tính từ ngày Tổng cục Thuế gửi văn bản thông báo kết quả đăng ký mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin.

Trước thời điểm hết thời hạn sử dụng 30 ngày, Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin bằng văn bản về việc chuẩn bị hết thời hạn sử dụng. Việc thông báo được thực hiện dưới hình thức thư điện tử hoặc tin nhắn từ các địa chỉ, số điện thoại do Tổng cục Thuế công bố chính thức.

4. Đăng ký kết nối, dừng kết nối hệ thống của bên sử dụng thông tin với Cổng thông tin điện tử để sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.

a) Đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin gửi 01 bản chính văn bản đến Tổng cục Thuế để đề nghị kết nối hoặc dừng kết nối với Cổng thông tin điện tử theo Mẫu số 01/CCTT-KN Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định này;

b) Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị, Tổng cục Thuế thông báo cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin bằng văn bản về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đề nghị của bên sử dụng thông tin, trường hợp không chấp nhận đề nghị phải nêu rõ lý do;

c) Đối với trường hợp chấp nhận kết nối hệ thống: Trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo, Tổng cục Thuế cử đoàn khảo sát đến địa điểm, cơ sở vật chất triển khai hệ thống thông tin của bên sử dụng thông tin để kiểm tra việc đáp ứng các yêu cầu.

- Trường hợp biên bản kết luận của đoàn khảo sát xác nhận hệ thống thông tin của bên sử dụng thông tin đáp ứng các yêu cầu thì trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, Tổng cục Thuế thông báo bằng văn bản với bên sử dụng thông tin về việc đủ điều kiện kết nối và phối hợp tiến hành kết nối các hệ thống để cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử;

- Trường hợp biên bản kết luận của đoàn khảo sát xác nhận hệ thống thông tin của bên sử dụng thông tin không đáp ứng các yêu cầu thì trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, Tổng cục Thuế thông báo bằng văn bản với bên sử dụng thông tin về việc không đủ điều kiện kết nối với Cổng thông tin điện tử.

d) Đối với trường hợp chấp nhận dừng kết nối hệ thống: kể từ ngày gửi thông báo, Tổng cục Thuế phối hợp với bên sử dụng thông tin tiến hành dừng kết nối các hệ thống.

Điều 50. Chấm dứt sử dụng các hình thức cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

1. Tổng cục Thuế thực hiện việc thu hồi tài khoản truy cập Cổng thông tin điện tử hoặc thu hồi hiệu lực sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động trong các trường hợp sau:

a) Khi có đề nghị từ đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin;

b) Thời hạn sử dụng đã hết;

c) Tài khoản truy cập Cổng thông tin điện tử hoặc số điện thoại di động không thực hiện việc tra cứu thông tin trong thời gian 06 tháng liên tục;

d) Phát hiện trường hợp sử dụng thông tin hóa đơn điện tử không đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin, không đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Tổng cục Thuế thực hiện việc dừng kết nối hệ thống của bên sử dụng thông tin với Cổng thông tin điện tử trong các trường hợp sau:

a) Khi có đề nghị từ đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin;

b) Phát hiện trường hợp sử dụng thông tin hóa đơn điện tử không đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin, không đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Chậm nhất là 05 ngày làm việc trước thời điểm chính thức chấm dứt sử dụng các hình thức cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử của bên sử dụng thông tin (trừ trường hợp đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin có đề nghị bằng văn bản), Tổng cục Thuế thông báo bằng văn bản cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin về việc chấm dứt sử dụng các hình thức cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, nêu rõ lý do của việc chấm dứt sử dụng.

Điều 51. Thời hạn cung cấp thông tin hóa đơn điện tử

Trong thời gian không quá 05 phút kể từ khi nhận được yêu cầu, Cổng thông tin điện tử phản hồi cho bên sử dụng thông tin:

1. Thông tin hóa đơn điện tử

Thông báo lý do trong trường hợp hệ thống gặp sự cố hoặc không có thông tin hóa đơn điện tử.

2. Trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin với số liệu lớn thì thời hạn cung cấp thông tin hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế thông báo.

Điều 52. Trách nhiệm của Tổng cục Thuế

1. Xây dựng, triển khai, quản lý vận hành Cổng thông tin điện tử, cụ thể:

a) Bảo đảm cho tổ chức, cá nhân truy cập thuận tiện; có công cụ tìm kiếm thông tin, dữ liệu dễ sử dụng và cho kết quả đúng nội dung cần tìm kiếm;

b) Bảo đảm khuôn dạng thông tin, dữ liệu theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định để dễ dàng tải xuống, hiển thị nhanh chóng và in ấn bằng các phương tiện điện tử phổ biến;

c) Đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục, ổn định, đảm bảo an toàn thông tin;

d) Chủ trì thực hiện việc hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ vận hành hệ thống.

2. Quản lý việc đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử của bên sử dụng thông tin.

3. Triển khai, công bố địa chỉ thư điện tử và số điện thoại phục vụ việc cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

4. Xây dựng, công bố các yêu cầu kỹ thuật để kết nối với Cổng thông tin hóa đơn điện tử.

5. Trường hợp tạm ngừng cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế thực hiện thông báo với các bên sử dụng thông tin. Nội dung thông báo phải nêu rõ khoảng thời gian dự kiến phục hồi các hoạt động cung cấp thông tin.

Điều 53. Trách nhiệm của bên sử dụng thông tin

1. Sử dụng thông tin hóa đơn điện tử đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin, đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Trang bị đầy đủ phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật để bảo đảm thực hiện việc tra cứu, kết nối, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.

3. Thực hiện đăng ký để được cấp quyền truy cập, khai thác, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.

4. Quản lý, bảo mật thông tin tài khoản truy cập Cổng thông tin điện tử, số điện thoại nhận tin nhắn tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử do Tổng cục Thuế cấp.

5. Đảm bảo việc xây dựng, triển khai, vận hành hệ thống tiếp nhận thông tin hóa đơn điện tử.

Điều 54. Kinh phí thực hiện

Kinh phí thực hiện việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử của các cơ quan quản lý nhà nước theo quy định tại Quy chế này được cấp từ ngân sách nhà nước trên cơ sở dự toán kinh phí hàng năm được phê duyệt cho các cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật.

Chương V

QUYỀN, NGHĨA VỤ, TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ

Điều 55. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

1. Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có quyền:

a) Tạo hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để sử dụng nếu đáp ứng các yêu cầu theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14;

b) Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nếu thuộc trường hợp và đối tượng quy định tại khoản 1, 3, 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14;

c) Sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo quy định tại Điều 24 Nghị định này;

d) Sử dụng hóa đơn hợp pháp để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh;

đ) Khiếu kiện các tổ chức, cá nhân có hành vi xâm phạm các quyền tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn hợp pháp.

2. Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có nghĩa vụ:

a) Lập và giao hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng;

b) Quản lý các hoạt động tạo hóa đơn theo quy định tại Nghị định này;

c) Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 15 Nghị định này nếu sử dụng hóa đơn điện tử và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 22 Nghị định này;

d) Công khai cách thức tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán tới người mua hàng hóa, dịch vụ;

đ) Báo cáo việc sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong trường hợp mua hóa đơn của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này;

e) Gửi gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế đối với trường hợp mua hóa đơn của cơ quan thuế theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Điều 56. Trách nhiệm của người mua hàng hóa, dịch vụ

1. Yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ.

2. Cung cấp chính xác thông tin cần thiết để người bán lập hóa đơn.

3. Ký các liên hóa đơn đã ghi đầy đủ nội dung trong trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua ký trên hóa đơn.

4. Sử dụng hóa đơn đúng mục đích.

5. Cung cấp thông tin trên hóa đơn cho các cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu, trường hợp sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì phải cung cấp hóa đơn bản gốc, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì thực hiện quy định về việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.

Điều 57. Trách nhiệm của cơ quan thuế trong quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử

1. Tổng cục Thuế có trách nhiệm:

a) Xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế, phục vụ công tác quản lý nhà nước của các cơ quan khác của nhà nước (công an, quản lý thị trường, bộ đội biên phòng, các cơ quan có liên quan), phục vụ nhu cầu xác minh, đối chiếu hóa đơn của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân;

b) Thông báo các loại hóa đơn, chứng từ đã được phát hành, được báo mất, không còn giá trị sử dụng.

2. Cục Thuế địa phương có trách nhiệm:

a) Quản lý hoạt động tạo, phát hành hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn;

b) Đặt in, phát hành các loại hóa đơn để bán cho các đối tượng theo quy định tại Nghị định này;

c) Thanh tra, kiểm tra hoạt động tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn, chứng từ trên địa bàn.

3. Chi cục Thuế địa phương có trách nhiệm:

a) Kiểm tra việc sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; sử dụng chứng từ điện tử trong phạm vi được phân cấp quản lý thuế;

b) Theo dõi, kiểm tra hoạt động hủy hóa đơn, chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính trong phạm vi được phân cấp quản lý thuế.

Điều 58. Trách nhiệm chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử

1. Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sản xuất, kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại thực hiện hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng dữ liệu do Tổng cục Thuế công bố.

2. Các tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cung cấp dữ liệu điện tử về giao dịch thanh toán qua tài khoản của các tổ chức, cá nhân khi có yêu cầu bằng văn bản của cơ quan thuế việc cung cấp thông tin khách hàng thực hiện theo quy định của pháp luật về ngân hàng.

3. Tổ chức sản xuất, nhập khẩu những sản phẩm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thuộc đối tượng sử dụng tem theo quy định của pháp luật thực hiện kết nối thông tin về in và sử dụng tem, tem điện tử giữa tổ chức sản xuất, nhập khẩu với cơ quan quản lý thuế. Thông tin về in, sử dụng tem điện tử là cơ sở để lập, quản lý và xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử. Các đối tượng sử dụng tem có trách nhiệm chi trả chi phí in và sử dụng tem theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

4. Các tổ chức, đơn vị: Cơ quan quản lý thị trường, Tổng cục quản lý đất đai, Tổng cục địa chất và khoáng sản Việt Nam, cơ quan công an, giao thông, y tế và các cơ quan khác có liên quan kết nối chia sẻ thông tin, dữ liệu liên quan cần thiết trong lĩnh vực quản lý của đơn vị với Tổng cục Thuế để xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 59. Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.

2. Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022.

3. Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020.

4. Bãi bỏ khoản 12 Điều 5 Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 01 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế.

5. Việc quản lý, sử dụng hóa đơn bán tài sản công khi xử lý tài sản công (hóa đơn bằng giấy do Bộ Tài chính đặt in) tiếp tục thực hiện theo quy định tại Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công.

6. Việc quản lý, sử dụng hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia khi bán hàng dự trữ quốc gia (hóa đơn bằng giấy) tiếp tục thực hiện theo quy định tại Thông tư số 16/2012/TT-BTC ngày 08 tháng 02 năm 2012 của Bộ Tài chính. Trường hợp có thông báo chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia thì các đơn vị thực hiện chuyển đổi theo quy định.

Điều 60. Xử lý chuyển tiếp

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày Nghị định này được ban hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Trường hợp từ ngày Nghị định này được ban hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này hoặc Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018, nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế xây dựng dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

2. Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày Nghị định này được ban hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 1 Điều này.

3. Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể Điều này.

Điều 61. Trách nhiệm thi hành

1. Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Ủy ban nhân dân các tỉnh thành phố thực hiện triển khai việc kết nối thông tin từ máy tính tiền để quản lý doanh thu bán lẻ của các hộ, cá nhân kinh doanh theo quy định tại Nghị định này.

2. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao có trách nhiệm triển khai thực hiện Nghị định này.

3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trên địa bàn phối hợp để triển khai thực hiện Nghị định này./.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia; - Ngân hàng Chính sách xã hội; - Ngân hàng Phát triển Việt Nam; - Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan trung ương của các đoàn thể; - VPCP: BTCN, các PCN, Trợ lý TTg, TGĐ Cổng TTĐT, các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo; - Lưu: VT, KTTH (2b).

TM. CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG Nguyễn Xuân Phúc

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

THE GOVERNMENT --------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness -----------------------
No.: 123/2020/ND-CP	Hanoi, October 19, 2020

DECREE

PRESCRIBING INVOICES AND RECORDS

Pursuant to the Law on Organization of Government dated June 19, 2015;

Pursuant to the Law on Tax Administration dated June 13, 2019;

Pursuant to the Law on Value-added Tax dated June 03, 2008; Law on amendments to certain articles of the Law on Value-added Tax dated June 19, 2013; Law on amendments to certain articles of the Law on taxation dated November 26, 2014; Law on amendments to certain articles of the Law on Value-added Tax, the Law on Excise Tax and the Law on Tax Administration dated April 06, 2016;

Pursuant to the Law on Accounting dated November 20, 2015;

Pursuant to the Law on Electronic Transactions dated November 29, 2005;

Pursuant to the Law on Information Technology dated June 29, 2016;

...

...

...

The Government promulgates a Decree on invoices and records.

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope

This Decree deals with the management and use of invoices for sale and provision of goods and services; the management and use of records for completion of procedures related to tax, fees and charges, duties, powers and responsibilities of regulatory authorities, organizations and individuals in management and use of invoices and records.

Article 2. Regulated entities

1. Organizations and individuals selling goods and providing services, including:

a) Enterprises established and operating under the law of Vietnam; branches and representative offices of foreign enterprises operating in Vietnam;

b) Cooperatives and cooperative unions;

...

...

...

d) Public service units selling goods and providing services;

dd) Organizations that are not enterprises but have business operations.

2. Buyers of goods/services.

3. Collectors of taxes, fees and charges.

4. Payers of taxes, fees and charges.

5. Organizations responsible for deducting personal income tax.

6. Providers of invoice and document printing services; providers of software for internal printing of documents; providers of electronic invoice- and record-services.

7. Tax authorities, including General Department of Taxation, Provincial Departments of Taxation, and Taxation Sub-Departments (including regional Taxation Sub-Departments).

8. Customs authorities, including General Department of Customs, Customs Departments, Post-clearance Inspection Department, and Customs Sub-departments.

...

...

...

Article 3. Definitions

For the purposes of this Decree, the terms used herein shall be construed as follows:

1. “invoice” means an accounting record which is created by a goods seller or service provider to record information about the sale of goods or service provision. Invoices are represented in the electronic form or are printed according to orders placed by tax authorities.

2. “e-invoice” means an invoice, with or without the tax authority’s authentication code, in the form of electronic data, issued by the goods seller or service provider by using electronic instruments to record information on the sale of goods or service provision in accordance with regulations of the Law on accounting and the Law on taxation, including the invoices generated by POS cash registers that are digitally connected to tax authorities. To be specific:

a) “authenticated e-invoice” means an e-invoice that is granted an authentication code by the tax authority before it is sent to the buyer by the goods seller or service provider.

The authentication code on an e-invoice is a unique serial number generated by the tax authority’s system and a series of characters encoded by the tax authority based on the information specified by the seller on the invoice.

b) “unauthenticated e-invoice” means an e-invoice that is sent to the buyer by the goods seller or service provider without the tax authority’s authentication code.

3. “tax authority-ordered printed invoices” means invoices in the paper form which are printed according to an order placed by the tax authority and resold to eligible entities as defined in Article 23 hereof for use when selling goods/providing services.

4. “record” means a document used for recording information on tax deductions, taxes, fees or charges payable to state budget in accordance with regulations of the Law on tax administration. Records prescribed herein include certificate of personal income tax withholding and receipts of taxes, fees and charges which are represented in the electronic form, or internally- or externally printed.

...

...

...

6. “externally- or internally-printed record” means a record or receipt defined in Clause 4 of this Article, which is represented in the paper form and printed according to a set form ordered by the tax authority, or tax, fee or charge collector, or self-printed by using informatics equipment, cash registers or other instruments when deducting tax or collecting taxes, fees or charges in accordance with regulations of the Law on fees and charges, and the Law on taxation.

7. “legal invoice or record” means an invoice or record whose format and contents are correct and adequate as prescribed herein.

8. “fake invoice or record” means an invoice or record which is printed or generated using the template of invoice or record which has been published by another entity, or bearing the same number of the one invoice or record code, or an electronic invoice or record which is forged.

9. “use of illegal invoice or record” means the use of a fake invoice or record; the use of an invoice or record which is not yet valid or has been expired; the use of an invoice or record which is suspended from use during the required suspension period, unless it is used according to the tax authority's notice; the use of an e-invoice without applying for the registration for the use of that e-invoice with the tax authority; the use of an e-invoice without the tax authority's authentication in the event of use of authenticated e-invoices; the use of an invoice whose date falls after the date on which the tax authority determines that the seller no longer operates at the business address registered with competent authorities; the use of an invoice or record whose date falls before the date on which the issuer is determined not to operate at the business address registered with competent authorities or before the tax authority gives a notification indicating that the issuer no longer operates at the business address registered with competent authorities but which has been certified illegal in the police authority or another regulatory authority’s conclusion.

“illegal use of an invoice or record” means the use of an invoice or record which does not contain all of compulsory contents required by law; the use of an invoice which has been erased or altered against regulations; the use of a fraudulent invoice or record (i.e. an invoice or record in which items and contents about a transaction has been specified but the sale of goods or provision of service is partially or entirely untrue); the use of an invoice which incorrectly reflects the actual payment value or the creation of a fraudulent or fake invoice; the use of an invoice between whose copies there is the difference in the value of goods or service, or compulsory contents; the rotation of an invoice for another during the transportation of goods in circulation or the use of an invoice of a good or service for another good or service; the use of an invoice or record of another entity (except the tax authority’s invoice and unless an invoice is issued with authorization) for the purpose of making the purchased or sold good or service legal; the use of an invoice or record which is determined to be illegal by a tax authority, police authority or another regulatory authority.

10. “cancellation of invoice or record” means an act of making this invoice or record become invalid.

11. “destruction of an invoice or record”, including:

a) “destruction of an e-invoice or electronic record” means the use of a method to make an e-invoice or electronic record no longer exist on the information system or make the information contained in that e-invoice or electronic record inaccessible and un-referable.

b) “destruction of tax authority-ordered printed invoice, externally- or internally-printed invoice” means the burning, cutting, shredding or use of another destruction method as long as the destroyed invoice or record can no longer be read.

...

...

...

13. “e-invoice and electronic record database” means a collection of data about e-invoices under the management of organizations, enterprises and individuals upon the sale or goods and provision or services and information about electronic records of users.

Article 4. Rules for issuance, management and use of invoices and records

1. When selling goods or providing services, the seller shall issue and send invoices to buyers (including goods/services used for sales promotion, advertising or as samples, goods/services gifted, donated, exchanged or used as salary payment to employees and internal use (except goods which are internally rotated in production process), and goods rented, lent or returned). Such invoices shall have adequate contents written according to the provisions in Article 10 hereof, except e-invoices which must follow the standard format prescribed by tax authorities as prescribed in Article 12 hereof.

2. When deducting personal income tax or collecting taxes, fees or charges, the organization responsible for tax deduction or the tax, fee or charge collector shall make and give certificates of personal income tax withholding or receipts of taxes, fees or charges to persons whose income is deducted or payers. Such records/receipts must contain adequate information as prescribed in Article 32 hereof. If electronic receipts are used, they must follow the standard format prescribed by tax authorities. If an individual authorizes tax declaration, no certificates of personal income tax withholding are issued.

If a person does not sign an employment contract or signs an employment contract for less than 03 months, the income payer is entitled to issue a certificate of personal income tax withholding for either each deduction or multiple deductions within a tax period. If a person signs an employment contract for 03 months or longer, the income payer shall issue a certificate of personal income tax withholding in a tax period.

3. Before using invoices/receipts, enterprises, business entities, other organizations, household/individual businesses, and tax/fee/charge collectors must apply for registration for the use of such invoices/receipts with tax authorities or follow procedures for announcement of issue of such invoices/receipts in accordance with the provisions in Article 15, Article 34 and Clause 1 Article 36 hereof. Tax authorities shall make announcement of issue of invoices/receipts which are printed according to their orders according to the provisions in Clause 3 Article 24 and Clause 2 Article 36 hereof.

4. Organizations, and household/individual businesses shall submit reports on their use of invoices purchased from tax authorities and reports on their use of externally- or internally-printed receipts or receipts purchased from tax authorities according to the provisions in Article 29 and Article 38 hereof.

5. The registration, management and use of e-invoices/electronic records shall comply with regulations of the Laws on electronic transactions, accounting, taxation and tax administration, and regulations herein.

6. Data of invoices/records issued when selling goods or providing services, and data of records issued when conducting tax payments, tax deduction and payments of taxes, fees and charges shall be collected to build the database used for the purposes of tax management and meeting the needs of concerned organizations and individuals for invoice/record information.

...

...

...

8. Collectors of fees and charges are allowed to authorize third parties to issue fee/charge receipts. A receipt issued by a third party under authorization must still bear the name of the fee/charge collector that is the authorizing party. The authorizing party and the authorized party must enter into a written authorization which must contain adequate information on receipts to be made under authorization (purposes and duration of authorization, and method of payment for receipts made out under authorization). Such authorization must be notified to tax authorities when following procedures for announcement of issue of such receipts.

Article 5. Prohibited acts related to invoices and records

1. For tax officials:

a) Disturb or cause difficulties to organizations/individuals buying invoices/records;

b) Protect or enter into collusion with organizations/individuals to use illegal invoices/records;

c) Take bribes when carrying out invoice-related inspections.

2. For goods sellers, service providers, organizations and individuals with related rights and obligations:

a) Perform deceitful acts such as use of illegal invoices or illegal use of invoices;

b) Obstruct tax officials in performing their tasks, including acts of obstruction that harm the health or dignity of tax officials who are performing invoice/record-related inspections;

...

...

...

d) Give bribes or perform other invoice/record-related acts for obtaining illegal benefits.

Article 6. Storage and retention of invoices and records

1. Invoices/records must be stored and retained to ensure:

a) Safety, security, integrity, completeness, avoidance of any change or deviation during the retention period;

b) They are stored and retained for a period prescribed in the Law on accounting.

2. E-invoices/electronic records shall be stored and retained by electronic instruments. Authorities, organizations and individuals are entitled to select and apply methods for storage and retention of e-invoices/electronic records in conformity with their specific operations and capacity to apply information technology. They must be printed out or search upon request.

3. Storage and retention of tax authority-ordered printed invoices, externally- or internally-printed records must meet the following requirements:

a) Invoices/records which are not yet issued must be stored and retained in accordance with regulations on storage and retention of valuable papers.

b) Invoices/records issued by accounting units shall be retained in accordance with regulations on storage and retention of accounting vouchers.

...

...

...

Article 7. Conversion of e-invoices/electronic records into paper invoices/records

1. Legal e-invoices/electronic records may be converted into paper invoices/records to meet the requirements of economic/financial transactions or at the request of tax authorities, audit, inspection or investigation authorities, and in accordance with regulations of laws on inspection and investigation.

2. Contents of a paper invoice or record which is converted from an e-invoice or electronic record must correspond to those of the original e-invoice or electronic record.

3. In case where an e-invoice or electronic record is converted into a paper invoice or record, this paper invoice or record shall be retained for bookkeeping and monitoring purposes only in accordance with regulations of the Laws on accounting and electronic transactions, and shall not be valid for use in transactions or payments, except for cases where invoices are generated from POS cash registers that are digitally connected to tax authorities in accordance with the provisions herein.

Chapter II

REGULATIONS ON INVOICES

Section 1. GENERAL PROVISIONS

Article 8. Invoice types

Invoices prescribed herein are classified into the following types:

...

...

...

a) Domestic sale of goods or provision of services;

b) Provision of international transport services;

c) Export of goods to free trade zones and other cases considered as export of goods;

d) Export of goods or provision of services in a foreign market.

2. Sales invoice is an invoice which may be used by the following organizations and individuals:

a) Organizations or individuals that declare and calculate VAT by employing direct method for the following activities:

- Domestic sale of goods or provision of services;

- Provision of international transport services;

- Export of goods to free trade zones and other cases considered as export of goods;

...

...

...

b) Organizations or individuals in free trade zones that sell goods or provide services to the domestic market, sell goods or provide services to other organizations/individuals in free trade zones, or sell goods or provide services to a foreign market. In such cases, invoices must bear the phrase “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” ("For organizations/individuals in free trade zones”).

3. Public property electronic sales invoice is used when selling the following types of property:

a) Public property at authorities, organizations or units (including state owned houses);

b) Infrastructure property;

c) Public property that is managed by enterprises as assigned by the Government, excluding state capital invested in enterprises;

d) Property of state-funded projects;

dd) Property under the established all-people ownership;

e) Public property appropriated under decisions issued by competent regulatory authorities or officials;

g) Raw materials and supplies obtained from the disposal of public property.

...

...

...

5. Other invoices, including:

a) Stamps, tickets and cards in the form and containing contents prescribed herein;

b) Air freight receipts; receipts of international transport charges; receipts of banking service charges, except the cases prescribed in Point a of this Clause where a record whose format and contents are made according to international practices and regulations of relevant laws.

6. Records printed, issued, used and managed in the same manner as invoices, including delivery and internal transfer note, and delivery notes for goods sent to sales agents.

7. The Ministry of Finance shall provide specific guidance on templates of invoices used by the entities prescribed in Article 2 hereof for reference purposes.

Article 9. Invoicing time

1. Invoices for sale of goods (including the sale of state-owned property, property confiscated and put into state fund, and the sale of national reserve goods) shall be issued when the right to own or use goods is transferred to buys, whether the payment of the invoiced amount is made or not.

2. Invoices for provision of services shall be issued upon completion of the provision of services, whether the payment of the invoiced amount is made or not. In case a service is provided with payments collected in advanced or during the provision of that service, an invoice shall be issued when each payment is collected (excluding payments of deposited amounts or advance payments which are made to ensure the execution of contracts for provision of accounting, audit, financial consulting or taxation services; valuation services; technical survey and design services; supervision consulting services; investment construction project formulation services).

3. In case where multiple deliveries are required, or each goods item or service phase is accepted, it shall be mandatory to issue an invoice showing quantity, value of goods or service for each respective delivery or acceptance.

...

...

...

a) In cases where a service is provided regularly and in large quantities, and needs time for checking and verifying figures between the service provider and its clients/partners such as air transport support services, supply of aviation fuel to airlines, supply of electricity (except the case prescribed in Point h of this Clause), supply of water, television services, postal and delivery services (including agency services, cash collection and payment services), telecommunications services (including value-added telecommunications services), logistics services, IT services (except the case prescribed in Point b of this Clause) which are periodically provided, invoices shall be issued upon completion of figures checking and verification between the parties but no later than the 07^th of the month following the month in which the service is provided or within 07 days after the end of a cycle. This cycle shall be agreed upon between the service provider and the buyer.

b) With regard to telecommunications services (including value-added telecommunications services) and IT services (including intermediary payment services provided on telecommunications or IT platforms) of which the payments require checking and verification of data connections between the service providers, invoices shall be issued upon completion of service charge data under economic contracts signed between service providers but within 2 months following the month in which connection service charges arise.

In case telecommunications services (including value-added telecommunications services) are provided by selling prepaid cards or collecting interconnection charges when clients register for use of services without requesting the issue of VAT invoices or providing name, address and TIN, at the end of each day or on the periodical basis of each month, the service provider shall issue a VAT invoice recording total revenue from each service provided to the buyer for which the buyer does not request invoice or does not provide name, address and TIN.

c) Invoices for construction and installation shall be issued at the time of commissioning and acceptance of the finished work, work item or construction/installation amounts, whether the payment of the invoiced amount is made or not.

d) For organizations trading real estate or building infrastructure facilities and houses for sale or transfer:

d.1) In case the ownership or use right is not yet transferred: an invoice shall be issued every time an installment is made in accordance with the agreement or contract.

d.2) In case the ownership or use right has been transferred: an invoice shall be issued in accordance with the provisions in Clause 1 of this Article.

dd) An invoice for air tickets issued via websites or e-commerce systems established according to international practices shall be issued within 05 days from the day on which the ticket is issued on the website or e-commerce system.

e) For exploration, extraction and processing of crude oil: Invoices for the sale of crude oil, condensate and products processed from the crude oil (including product offtake as undertaken by the Government) shall be issued when the official selling price is determined agreed upon between the buyer and the seller, whether the payment of invoiced amounts is made or not.

...

...

...

If the invoicing time is provided for in an underwriting agreement or commitment given by the Government, invoices shall be issued according to the provisions of such Government’s underwriting agreement or commitment.

g) For retailers, and foods and drinks trading establishments that sell foods and drinks directly to consumers through their stores but all business operations are recorded at their head offices (the head office directly enters into contracts for sale of goods/provision of services; each store shall issue sales invoices to clients through its POS cash register in the name of the head office), POS cash registers are connected to computers but incapable of transmitting data to tax authorities, bills are printed out and presented to clients who do not request for e-invoices and data thereof is stored on the system, at the end of a business day, the business establishment shall, based on bill data, issue e-invoices for goods or foods and drinks sold during the day, and send them to clients if requested.

h) For the sale of electricity by electricity generators, e-invoices shall be issued according to the time of checking and verifying payment amounts between the electricity grid and market operator, electricity generator and buyer as prescribed by the Ministry of Industry and Trade or the power purchase agreement which has been instructed and approved by the Ministry of Industry and Trade but by the deadline for submission of tax declaration dossier for the month in which tax is incurred in accordance with regulations of the law on taxation. With regard to the retailing of electricity by electricity generators that possess Government guarantees on payments, e-invoices shall be issued according to the provisions of such Government guarantees, guidance and approval given by the Ministry of Industry and Trade, and the power purchase agreement signed by and between the seller and the buyer.

i) In case of retailing of oil and gas, e-invoices shall be issued to buyers upon completion of each sale. The seller shall retain e-invoices for sale of oil and gas to non-business individuals and business individuals, and make sure they can be accessed at the request of competent authorities.

k) In case of provision of air transport services or insurance services through agents, invoices shall be issued upon completion of data checking and verification between the parties but by the 10^th of the month following the month in which the service is provided.

l) In case of provision of banking, securities, insurance or e-wallet money transfer services, electricity supply suspension and resumption services rendered by electricity distributors to non-business individuals (or business individuals) that do not request for invoices, at the end of each day or each month, the service provider shall issue a consolidated invoice based on details on each transaction conducted in the day or month at its data management system. The service provider shall be held responsible for the accuracy of information on transactions and provide lists of services provided at the request of competent authorities. An invoice may be also issued to a client for each transaction at his/her request.

m) In case of provision of passenger transport services by taxis equipped with using taxi fare calculation software as prescribed by law:

- At the end of the trip, the enterprise or cooperative that provides passenger transport services by taxis equipped with using taxi fare calculation software shall send information about the trip to the passenger and to the tax authority according to the format prescribed by the tax authority. Information sent includes the name of transport service provider, number plate and trip distance (measured in km) and total fare payable by the passenger.

- If an e-invoice is requested, the passenger shall update or send his/her particulars (including name, address and TIN) to the software or the relevant service provider. Based on the information provided or updated by the passenger, the enterprise or cooperative that provides passenger transport services by taxis equipped with using taxi fare calculation software shall send an invoice for the trip to the passenger, and transmit the invoice data to the relevant tax authority in accordance with the provisions in Article 22 hereof.

...

...

...

o) In case of non-stop electronic toll collection (ETC), an invoice shall be issued on the day on which the vehicle charged runs through the tollbooth. If a client using the ETC service owns two or more vehicles using the service multiple times in a month, the ETC service provider may issue e-invoices to that client periodically but by the last day of the month in which the ETC service is provided. The invoice must specify each vehicle passing the tollbooth (including the time of passing and toll rate).

Article 10. Contents of invoices

1. Name, reference number and form number of the invoice. To be specific:

a) The invoice name shall comply with the provisions in Article 8 hereof. For instance: VAT invoice, VAT invoice cum tax refund declaration, VAT invoice cum receipt, sales invoice, public property sales invoice, stamp, ticket, card, and sales invoice on national reserve goods.

b) Form number and reference number of the invoice shall comply with regulations of the Ministry of Finance.

2. Names of copies of tax authority-ordered printed invoices shall comply with regulations of the Ministry of Finance.

3. Invoice number

a) Invoice number is an ordinal number written on the invoice when it is issued by the seller. An invoice number consists of 8 digits, from 1 to 99 999 999, written in Arabic numerals, begins on January 01 or the first day on which the invoices are used and ends on December 31. Numbers of invoices of the same reference number and form number shall be issued in ascending order. Buyers of tax authority-ordered printed invoices may use the invoice numbers pre-printed on such invoices.

If a business entity has multiple points of sale or multiple establishments using the same type of e-invoices of the same reference number by adopting the random access method from an e-invoicing system, invoices shall be issued in ascending order from the date on which the digital or electronic signature is added to the invoice.

...

...

...

4. The seller’s name, address and TIN

Invoices shall contain the same seller's name, address and TIN as those written on the certificate of enterprise registration, certificate of branch registration, certificate of household business registration, taxpayer registration certificate, TIN notification, investment registration certificate, or certificate of cooperative registration.

5. The buyer’s name, address and TIN

a) If the buyer is a business establishment that has a TIN, the buyer’s name, address and TIN shall be written on the invoice shall be same as those written on the certificate of enterprise registration, certificate of branch registration, certificate of household business registration, taxpayer registration certificate, TIN notification, investment registration certificate, or certificate of cooperative registration.

If the buyer’s name or address is too long, the seller may shorten some common nouns (such as P instead of “Phường” (ward), Q instead of “Quận” (district), TP instead of “Thành Phố” (city), TNHH instead of “Trách nhiệm Hữu hạn" (limited liability), KCN instead of “khu công nghiệp” (industrial park), SX instead of “sản xuất” (manufacturing/ production), CN instead of “Chi nhánh” (branch), etc.) as long as the house number, names of the street, ward, district, city, name of the company are written and conformable with business registration or tax registration of the company.

b) If the buyer does not have a TIN, the invoice will not have the buyer's TIN. In case of sale of special goods/services to an individual mentioned in Clause 14 of this Article, the buyer’s name and address are not mandatory on the invoice. In case of sale of goods/services to a foreigner in Vietnam, the buyer’s information and address may be replaced with information in his/her passport or travel document and his/her nationality.

6. The name, unit, quantity, unit price, amount payable exclusive of VAT, VAT rate, total VAT amount calculated by each VAT rate, total VAT payable and total amount payable inclusive of VAT:

a) Name, unit, quantity, unit price:

- Name of good/service: written on the invoice in Vietnamese language. If the goods fall into different categories, their names shall contain the categories (e.g. Samsung phone, Nokia phone, etc.). In case the right to use or ownership of the goods has to be registered, the invoice shall bear the number or symbol of the goods that is needed for registration (e.g. chassis number, engine number of a vehicle, address, level, dimensions and number of stories of a house, etc.).

...

...

...

- Unit: determined by the seller according to the nature and characteristics of the goods. It can be a unit of measurement (e.g. tonne, kg, g, mg, tael, once, piece, box, can, pack, tube, m^3, m^2, m...). An invoice for provision of services does not necessarily have the item “Đơn vị tính” (unit). The unit of services is the time of provision of the services and contents of the services.

- Quantity: written by the seller in Arabic numerals according to the unit of goods/services. For special goods/services that are periodically sold/supplied like electricity, water, telecommunications services, IT services, television services, postal and delivery services, banking, securities or insurance, the invoice shall specify the good purchase or service provision cycle. An invoice for a service periodically provided may be accompanied by a list of goods/services supplied. This list shall be retained together with the issued invoice to serve inspections by competent authorities.

The invoice must bear the text “kèm theo bảng kê số…, ngày...tháng...năm” (“This invoice is accompanied by the list No…..date….”). This list shall bear the seller’s name, TIN and address, name, quantity and unit of goods/services, total amount payable, date, name and signature of the person preparing the list. If the seller pays VAT by adopting the credit-invoice method, the list must have the items “thuế suất giá trị gia tăng” (VAT rate) and “tiền thuế giá trị gia tăng” (VAT amount). Total amount payable must be same as that specified on the VAT invoice. Goods/services sold shall be enumerated in chronological order. The list must bear the text “kèm theo hóa đơn số ngày...tháng...năm” (“This list is accompanied with the invoice No…..date….”).

- Unit price: written by the seller according to the unit of goods/services. If the invoice is accompanied by a list of goods/services supplied, this invoice does not necessarily bear the unit price.

b) VAT rate: The VAT rate specified in an invoice varies according to the type of goods/services as prescribed by the Law on VAT.

c) The amount payable exclusive of VAT, VAT amount by VAT rate, total VAT amount payable, and amount payable inclusive of VAT shall be written in Arabic numerals and expressed as VND currency, unless the goods/services are paid for in a foreign currency without having to be converted into VND.

d) Total amount payable on the invoice shall be written in Arabic numerals and Vietnamese language, and expressed as VND currency, unless the goods/services are paid for in a foreign currency without having to be converted into VND.

dd) In case a discount or sales promotion is offered by the seller, the invoice must clearly specify that discount or sales promotion. The price on which VAT is imposed (VAT-exclusive price) in case of discount or sales promotion shall be determined in accordance with the Law on VAT.

e) In case an airline runs a ticketing system established in accordance with international practices, service charges on air tickets (including system administration fees, air ticket change fees, and other fees) and airport service charges (including passenger service fees, X-ray screening fees and other fees) on invoices are inclusive of VAT. Amounts on air tickets may be rounded to the nearest thousandth in accordance with regulations of the International Air Transport Association (IATA).

...

...

...

a) Tax authority-ordered printed invoices must bear the seller’s signature and seal (if any) and the buyer’s signature (if any).

b) With regard to e-invoices:

In case the seller is an enterprise or organization, the seller’s digital signature on the invoice is the digital signature of such enterprise or organization; in case the seller is an individual, it will be the digital signature of the individual or another person authorized by the individual.

In case an electronic invoice does not necessarily have the seller’s and the buyer’s digital signatures, the provisions in Clause 14 of this Article 3 shall apply.

8. The issuance date of the invoice shall comply with the provisions in Article 9 hereof and be written in "ngày, tháng, năm” (day/month/year) format of the calendar year.

9. The date of the digital signature on an e-invoice is the date on which the seller or buyer adds his/her digital signature to that e-invoice and expressed in "ngày, tháng, năm” (day/month/year) format of the calendar year. If the date of a digital signature on an issued e-invoice is different from the issuance date of the e-invoice, the tax declaration date shall be the issuance date of that e-invoice.

10. The tax authority’s authentication codes on authenticated e-invoices shall comply with the provisions in Clause 2 Article 3 hereof.

11. Fees and charges payable to state budget, discounts and sales promotions (if any) shall comply with the provisions in Point e Clause 6 of this Article and relevant contents (if any).

12. Name and TIN of the invoice printing service provider shall be specified in tax authority-ordered printed invoices.

...

...

...

a) The text on an invoice must be written in Vietnamese language. If foreign language text is necessary, it must be placed between parentheses ( ) or next to the Vietnamese text, in which case it must be smaller than the Vietnamese text. If the text has to be written in Vietnamese without diacritics, it must not cause the readers to misunderstand its contents.

b) Numbers on the invoice must be written in Arabic numerals: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. The seller may decide whether to use a period (.) as thousands separator and a comma (,) as a decimal separator, or vice versa.

c) The currency on invoices shall be VND, expressed as “D".

- If a foreign currency is used in an economic/financial transaction in accordance with regulations of the law on foreign exchange, the unit price, amounts, VAT amount by VAT rate, total VAT amount, and total amount payable shall be written in the foreign currency. The currency unit shall be the name of that foreign currency. The seller shall write the exchange rate of the foreign currency to VND on invoices in accordance with the Law on Tax administration and its instructional documents.

- International currency symbols shall be used. (e.g. 13.800,25 USD – Thirteen thousand eight hundred US dollars and twenty five cents, or 5.000,50 EUR - Five thousand euros and fifty cents).
- If the goods/services are paid for in a foreign currency in accordance with the Law on foreign exchange and on which tax is also paid in a foreign currency, the total amount payable shall be written in the foreign currency instead of converted into VND.

14. Exceptions:

a) An electronic invoice does not necessarily have the buyer’s electronic signature, even if goods/services are sold overseas. In case the buyer is a business establishment and both the buyer and the seller agrees to use digital or electronic signatures on the e-invoice issued by the seller, the invoice shall bear the buyer’s and the seller’s digital or electronic signatures as agreed.

b) E-invoices separately issued by tax authorities do not necessarily bear the buyer’s and the seller’s digital signatures.

c) The e-invoice issued by a supermarket or shopping mall to a non-business buyer does not necessarily bear the buyer’s name, address and TIN.

...

...

...

d) E-invoices in the form of stamps, tickets or cards do not necessarily contain the seller’s digital signature (except for those authenticated by tax authorities), the buyer’s information (name, address and TIN), VAT rate and VAT amount. Pre-priced electronic stamps, tickets and cards do not necessarily contain the unit, quantity and unit price.

dd) Electronic air tickets issued via websites and e-commerce systems to buyers that are non-business individuals following international practices do not necessarily bear the reference number, form number and number of the invoice, VAT rate, the buyer’s TIN and address, and the seller’s digital signature.

In case a business or non-business organization buys air tickets, the electronic air tickets issued via websites or e-commerce systems to individuals of that organization following international practices are not considered e-invoices. Airliners shall issue e-invoices with sufficient information and provide them for their buyers.

e) Invoices for construction and installation, or construction of houses for sale under installment plans do not necessarily bear the unit, quantity and unit price.

g) Delivery and internal transfer note shall bear information on the internal transfer order, recipient’s name, deliverer’s name, sending address, receiving address, and vehicle. To be specific: the buyer’s name is the recipient’s name and the buyer’s address is receiving address; the seller’s name is the deliverer’s name and the seller’s address is sending address and vehicle; tax rate, tax amount and total amount payable are not required.

Delivery notes for goods sent to sales agents shall specify information on the economic contract, deliverer, vehicle, sending address, receiving address, name of goods/products, unit, quantity, unit price and amounts. To be specific: number and date of the signed economic contract; deliverer’s full name, delivery contract (if any), and the seller’s address which is the sending address.

h) Invoices for interline payment between airliners issued in accordance with regulations of the International Air Transport Association (IATA) do not necessarily have the reference number and form number of the invoice, the buyer’s name, address, TIN and electronic signature, unit, quantity, unit price.

i) Invoices issued by an airline to its agents according to reports verified by two parties and general statements do not necessarily contain the unit price.

k) Invoices for construction, installation, production or provision of products/services of enterprises servicing national defense and security in accordance with the Government's regulations do not necessarily bear the unit, quantity and unit price, and shall have the goods/services provided under the signed contracts written at the columns of name of goods/services.

...

...

...

In addition to the contents specified in Clause 1 through 13 of this Article, enterprises, organizations, household or individual businesses may add their logos, brands, trademarks or photos to the invoices. Depending on characters or nature of each transaction and management requirements, the invoice may contain information about the sale contract, delivery order, customer code and other information.

16. Public property sales invoices shall be issued according to the Form No. 08/TSC-HD enclosed with the Government’s Decree No. 151/2017/ND-CP dated December 26, 2017.

Article 11. Invoices generated by POS cash registers that are digitally connected to tax authorities

Invoices generated by POS cash registers that are digitally connected to tax authorities must meet the following rules:

1. Invoices printed out from POS cash registers that are digitally connected to tax authorities must be recognizable;

2. Digital signatures on such invoices are optional;

3. The spending on goods or services written in the invoice (or is described in the scanned invoice or the information search result on the e-invoice page in the Web Portal of the General Department of Taxation) which is generated by a POS cash register may be defined as an expense supported by adequate legal invoices and records upon determination of tax obligations.

Section 2. E-INVOICES

Article 12. E-invoice format

...

...

...

2. The data of an electronic invoice consists two components: information about the transaction and the digital signature. Authenticated e-invoices shall also contain the data of the tax authority’s code.

3. The General Department of Taxation shall develop and announce the format of transaction-related information, digital signatures and tools for display of e-invoices prescribed herein.

4. The following requirements must be met when sellers directly transmit data to tax authorities:

a) Connect to the General Department of Taxation via a separate channel or MPLS VPN Layer 3, including 1 main channel and 1 backup channel. Each channel has a minimum bandwidth of 5 Mbps.

b) Use an encrypted Web Service or Message Queue (MQ) for connection.

c) Use Simple Object Access Protocol (SOAP) to compile, transmit and receive data.

5. Contents of e-invoices shall be fully and accurately displayed, ensure readers can read them with electronic devices.

Article 13. Use of e-invoices in sale of goods and provision of services

1. Entities using e-invoices shall comply with the provisions in Article 91 of the Las on Tax Administration No. 38/2019/QH14. Cases of high tax risk shall comply with specific regulations of the Minister of Finance.

...

...

...

a) Types of invoices to be issued provided separately

a.1) Authenticated e-invoices that are sales invoices are provided separately in the following cases:

- Household and individual businesses specified in Clause 4 Article 91 of the Law on Tax Administration No. 38/2019/QH14 that are not qualified to use authenticated e-invoices but need to provide invoices for their clients;

- Non-business organizations that sell goods or services on an occasional basis;

- Any enterprise that liquidates its assets after its dissolution, bankruptcy or TIN invalidation and thus needs to provide invoices for the buyers;

- Any enterprise, business entity, household business or individual business that pays VAT directly and:

+ ceases business operation without completing procedures for TIN invalidation, liquidates assets and thus needs to provide invoices for the buyers;

+ suspends business operation and needs to provide invoices for customers to execute the contracts concluded before the date on which the tax authority notifies the business suspension;

+ is banned from using invoices by the tax authority.

...

...

...

- Any enterprise, business entity or other organization paying VAT following credit-invoice method and:

+ ceases business operation without completing procedures for TIN invalidation, liquidates assets and thus needs to provide invoices for the buyers;

+ suspends business operation and needs to provide invoices for customers to execute the contracts concluded before the date on which the tax authority notifies the business suspension;

+ is banned from using invoices by the tax authority.

- In case a state-owned organization that does not pay VAT following credit-invoice method sells its assets at auction and the selling prices are inclusive of VAT according to the auction documents approved by a competent authority, VAT invoices shall be provided for giving to the buyers.

b) Enterprises, business entities, other organizations, household businesses and individual businesses eligible for separate provision of authenticated e-invoices shall submit the application for provision of authenticated e-invoices (using form No. 06/DN-PSDT in Appendix IA enclosed herewith) to the tax authority and enter the tax authority’s e-invoice system to generate e-invoices.

After the applicant has fully declared and paid VAT, personal income tax, corporate income tax, other taxes and fees (if any), the tax authority shall authenticate the e-invoices generated by the applicant.

The applicant shall be held responsible for the accuracy of information on the e-invoices authenticated separately by the tax authority.

c) Tax authorities providing separate authenticated e-invoices.

...

...

...

c.2) For household businesses and individual businesses:

- A household business or individual business with a fixed business location shall submit the application for provision of authenticated e-invoices to the Sub-department of taxation of the district where the household or individual business is located.

- A household business or individual business without a fixed business location shall submit the application for provision of authenticated e-invoices to the Sub-department of taxation of the district where they register or reside.

3. Application of e-invoices, delivery and internal transfer notes, and delivery notes for goods sent to sales agents in some cases:

a) For import entrustment, if the trustee has paid VAT during the import process, e-invoices shall be used when the goods are delivered to the trustor. If VAT is not paid during the import process, the trustee shall prepare a delivery and internal transfer note, which will be used for circulation of the goods on the market.

b) Export entrustment:

- When delivering the goods to the trustee, the trustor shall use the delivery and internal transfer note.

- After the customs authority confirms that the goods have been exported in reality and the trustor has confirmed the quantity and value of goods exported in reality, the trustor shall issue an electronic VAT invoice, which will be used for declaring VAT and claiming VAT refund, or issue an electronic sales invoice. The trustee shall provide the electronic VAT invoice or electronic sales invoice for the foreign buyer.

c) Use of electronic VAT invoices by exporters declaring and paying VAT by following credit-invoice method (including export processors):

...

...

...

d) Regarding a business entity that declares and pays VAT following credit-invoice method and delivers goods to its dependent units i.e. branches or outlets in other provinces for sale or for circulation among them, or delivers goods to retail agents for sale at fixed prices to earn commissions, depending on its business organization and accounting methods, it may choose to either:

- Use electronic VAT invoices as the basis for the units to make payment, declare and pay VAT;

- Use delivery and internal transfer notes or use delivery notes for goods sent to sales agents.

When selling goods, a dependent unit, branch, store or sales agent shall prepare and send invoices to buyers, make and send the list of goods sold to the entity delivering goods or sending goods for sales (hereinafter referred to as “delivering entity”) that shall issue a VAT invoice for goods sold in reality and send it to the dependent unit, branch, store or sales agent.

In case of large amounts of goods sold and sales, the list of goods sold may be made every 05 or 10 days. If different VAT rates are imposed on goods sold, the list of goods sold shall be made by each VAT rate.

The dependent unit, branch, store or sales agent shall declare and pay VAT on goods sold to buyers, and declare and deduct input VAT according to the VAT invoice issued by the delivering entity.

For dependent units of a trader of agricultural, forestry, and aquaculture products that pays VAT following credit-invoice method, if they buy agricultural, forestry, and aquaculture products for delivery or sale to the trader's headquarters, they shall use delivery and internal transfer notes instead of electronic VAT invoices.

dd) Delivery and internal transfer notes shall be used when goods are delivered to mobile vendors; e-invoices shall be issued when the goods are sold.

e) Invoice shall not be issued when contributing assets of a business entity or individual in Vietnam to establishment of an enterprise. Documents proving the contribution, asset transfer records and asset valuation records shall be enclosed with the documents about origin of the assets.

...

...

...

h) In case of transfer of assets between independent units or subsidiaries that are juridical persons of the same organization, the transferor shall issue e-invoices in the same manner as goods sale.

4. Apart from the cases prescribed in Clause 3 of this Article, the Ministry of Finance shall provide specific guidance on issuance of e-invoices in other cases to serve management tasks, and guidance on use of authenticated e-invoices generated from POS cash registers that are digitally connected to tax authorities.

Article 14. Provision of e-invoice services

1. The following entities are not required to pay service charges for a period of 12 months from the date of commencement of the use of authenticated e-invoices:

a) Small- and medium-sized enterprises, cooperatives, household and individual businesses that operate in disadvantaged areas or extremely disadvantaged areas. Disadvantaged areas or extremely disadvantaged areas are defined in the List of areas eligible for investment incentives enclosed with the Government’s Decree No. 118/2015/ND-CP dated November 12, 2015 and its amending or superseding documents (if any).

b) Other small- and medium-sized enterprises which are defined according to the requests of the provincial People’s Committees submitted to the Ministry of Finance, except enterprises operating in economic zones, industrial parks or hi-tech zones.

The General Department of Taxation shall directly provide or entrust e-invoice service providers to provide free of charge authenticated e-invoices for the abovementioned entities.

2. When using authenticated e-invoices or unauthenticated e-invoices provided by e-invoice service providers, enterprises, business entities, household and individual businesses other than those specified in Clause 1 of this Article shall pay service charges under terms and provisions of the signed contracts.

Article 15. Application for use of e-invoices and modification thereof

...

...

...

Applications for free-of-charge use of authenticated e-invoices may be submitted via the web portal of the General Department of Taxation or an e-invoice service provider entrusted by the General Department of Taxation to provide free of charge authenticated e-invoices.

If enterprises transmit e-invoice data directly to tax authorities, they shall submit application for use of e-invoices via the web portal of the General Department of Taxation.

An application for use of e-invoices shall be made using Form No. 01/DKTD-HDDT in Appendix IA enclosed herewith.

An electronic acknowledgement of receipt of application for use of e-invoices shall be sent from the web portal of the General Department of Taxation to the e-invoice service provider if that application is submitted through the e-invoice service provider.

If an application for use of e-invoices is submitted directly on the web portal of the General Department of Taxation, an electronic acknowledgement of receipt of application for use of e-invoices, made using the form No. 01/TB-TNDT in Appendix IB enclosed herewith, shall be sent from the web portal of the General Department of Taxation directly to the applicant via its email registered with the tax authority.

2. Within 01 working day from receipt of the application for use of e-invoices, the tax authority shall send an electronic notice of approval or refusal of the application, prepared according to the form No. 01/TB-DKDT in Appendix IB enclosed herewith, to the e-invoice service provider or directly to the applicant.

In case an enterprise or business entity that registers for direct transmission of e-invoice data to the tax authority as prescribed in Point b1 Clause 3 Article 22 hereof has received the notice of approval of use of e-invoices according to form No. 01/TB-DKDT provided in Appendix IB enclosed herewith from the tax authority but does not yet cooperate with the General Department of Taxation to complete IT infrastructure configuration and testing for connection, data transmission and receipt, within 05 working days from receipt of form No. 01/TB-DKDT, it shall complete IT infrastructure conditions and request the General Department of Taxation to make connection. The connection must be made within 10 working days after the General Department of Taxation receives the request. If the result of connection, data transmission and receipt testing is satisfactory, the enterprise or business entity shall transmit e-invoice data directly to the tax authority as prescribed in Article 22 hereof. After 05 working days from receipt of form No. 01/TB-DKDT from the tax authority, if the enterprise or business entity fails to request the General Department of Taxation to make connection or the result of connection, data transmission and receipt testing is unsatisfactory, it shall apply for modification of the submitted application for use of e-invoices by using form No. 01/DKTD-HDDT in Appendix IA enclosed herewith, and transmit e-invoice date through the organizations that make connections for receiving, transmitting and storing e-invoice data with tax authorities.

3. From the receipt of the notice of approval of use of e-invoices from the tax authority, the relevant enterprise, business entity, other organization, household or individual business shall terminate the use of e-invoices whose issue has been announced, and destroy any unused physical invoices whose issue has been announced. The destruction of unused physical invoices must follow procedures provided in Article 27 hereof.

4. In case where there is any change in information provided in the application for use of e-invoices as prescribed in Clause 1 of this Article, the relevant enterprise, business entity, other organization, household or individual business shall make such change and submit their application for change to registration information using the Form No. 01/DKTD-HDDT in Appendix IA enclosed herewith to the tax authority through the web portal of the General Department of Taxation or the e-invoice service provider, except cases of suspension of use of e-invoices prescribed in Clause 1 Article 16 hereof. The application for change to registration information shall be received through the web portal of the General Department of Taxation and processed by the tax authority according to the provisions in Clause 2 of this Article.

...

...

...

6. Each tax authority shall periodically check which entities, under its authority, are using unauthenticated e-invoices, and send a notification by using Form No. 01/TB-KTT in Appendix IB enclosed herewith to those bound to change to authenticated e-invoices for following procedures for application for use of authenticated e-invoices in accordance with regulations herein.

Article 16. Suspension of use of e-invoices

1. Enterprises, business entities, other organizations, household or individual businesses shall suspend their use of authenticated and unauthenticated e-invoices in the following cases:

a) An enterprise, business entity, other organization, household business or individual business has its TIN invalidated;

b) An enterprise, business entity, other organization, household business or individual business does not operate at the registered location as verified and announced by the tax authority;

c) An enterprise, business entity, other organization, household business or individual business has sent a notification of business suspension to a competent authority;

d) An enterprise, business entity, other organization, household business or individual business is banned from using e-invoices by the tax authority for the purpose of enforcement of payment of tax debts;

dd) E-invoices are used to sell smuggled goods, banned goods, counterfeits, goods violating intellectual property rights as detected and informed by competent authorities;

e) E-invoices are used for short selling of goods or services for fraudulent purposes as detected and informed by competent authorities;

...

...

...

If the tax authority, through inspection, discovers that the enterprise is established for the purpose of trade and use of illegal e-invoices or illegal use of e-invoices for tax evasion purposes, the enterprise shall face administrative penalties and be suspended from use of e-invoices according to the decision issued by the tax authority.

2. Procedures for suspension of use of e-invoices:

a) The supervisory tax authority shall send a notification requesting the taxpayer in Point dd, e or g Clause 1 of this Article to provide explanation or additional documents about its use of e-invoices.

b) The taxpayer must provide such explanation or additional documents within 02 working days from receipt of the notification from the tax authority. Such explanation or additional documents may be provided directly or in writing for the tax authority.

c) The taxpayer shall continue using e-invoices or provide explanation. To be specific:

c.1) If the taxpayer provides adequate and convincing explanation or additional documents as prescribed, it shall continue using e-invoices.

c.2) If the explanation or additional documents provided by the taxpayer is/are not convincing, the tax authority shall continue requesting the taxpayer to provide additional documents. Additional documents must be submitted within 02 working days from receipt of the tax authority’s request.

dd) If the taxpayer fails to provide explanation or additional documents within the requested period, the tax authority shall request the taxpayer to suspend its use of authenticated e-invoices or unauthenticated e-invoices, and take further actions as prescribed.

3. Enterprises, business entities, other organizations, household or individual businesses mentioned in Clause 1 of this Article are allowed to continue using e-invoices after informing tax authorities of business resumption, having their TIN reactivated by tax authorities, or obtaining decisions on cancellation of suspension of e-invoices from tax authorities, or upon notification by competent authorities.

...

...

...

Article 17. Issuance of authenticated e-invoices

1. Creation of authenticated e-invoices

a) If enterprises, business entities, other organizations, household or individual businesses prescribed in Clause 1 Article 14 hereof wish to access the web portal of the General Department of Taxation to create invoices, they can use their log-in accounts granted after they complete their registration, following the steps below:

- Create sales and service invoices.

- Append digital signatures to created invoices and send such invoices to the tax authority for its issue of authentication codes.

b) In case of use of authenticated e-invoices through e-invoice service providers, enterprises, business entities, other organizations, household or individual businesses shall access the websites of these e-invoice service providers or use their e-invoice software to:

- Create sales and service invoices.

- Append digital signatures to created invoices and send such invoices through e-invoice service providers to the tax authority for its issue of authentication codes.

2. Issuance of authentication codes to e-invoices

...

...

...

- They must bear adequate contents as prescribed in Article 10 hereof.

- They must follow the format prescribed in Article 12 hereof.

- The information shown on the e-invoices are the same as the registration information as prescribed in Article 15 hereof.

- These e-invoice issuers are not suspended from use of authenticated e-invoices according to the provisions of Clause 1 Article 16 hereof.

b) The authentication code issuing system of the General Department of Taxation automatically issues authentication codes and informs them to senders.

3. Enterprises, business entities, other organizations, household or individual businesses that sell goods or provide services shall be responsible for sending authenticated e-invoices to buyers. E-invoice sending and receiving methods shall be subject to the agreement between the buyer and the seller, and in consistent with regulations of the Law on electronic transactions.

Article 18. Issuance of unauthenticated e-invoices

1. Enterprises and business entities shall use unauthenticated e-invoices for their provision of goods or services upon receipt of the notification of acceptance from the tax authority.

2. Enterprises and business entities shall use software to create e-invoices for their provision of goods or services, append their digital signatures to e-invoices and send them to buyers by electronic means according to the agreement between the seller and the buyer, and regulations of the Law on electronic transactions.

...

...

...

1. When a seller discovers that the authenticated e-invoices which have not been sent to buyers contain errors, the seller shall inform the tax authority by using the Form No. 04/SS-HDDT in Appendix IA enclosed herewith of cancellation of such erroneous authenticated e-invoices, and prepare new e-invoices with digital signatures for submission to the tax authority for its issue of new authentication codes in place of the previous ones before sending them out to buyers. The tax authority shall cancel the erroneous authenticated e-invoices on its system.

2. If an authenticated or unauthenticated e-invoice which has been sent to the buyer is detected by either the buyer or seller to contain errors, it shall be handled as follows:

a) If the buyer’s name or address is wrong but the TIN and other information are correct, the seller shall inform the buyer of the errors and is not required to re-issue the invoice. The seller shall inform the tax authority of the erroneous e-invoice by using Form No. 04/SS-HDDT provided in Appendix IA enclosed herewith, unless data about the erroneous unauthenticated e-invoice is not yet sent to the tax authority.

b) If the information about TIN, amount, tax rate, tax amount or goods on the invoice is wrong, the error shall be handled by adopting one of the following methods:

b1) The seller shall create an e-invoice to correct the erroneous one. The seller and the buyer shall prepare a document specifying the errors as agreed upon between them before the seller issues a correction e-invoice.

The correction e-invoice shall bear the text “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” (“This invoice corrects the invoice form No……….., reference No………, No………dated……….”).

b2) The seller issues a new e-invoice to replace the erroneous one. The seller and the buyer shall prepare a document specifying the errors as agreed upon between them before the seller issues a new e-invoice to replace the erroneous one.

The replacing invoice shall bear the text “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” (“This invoice replaces the invoice form No……….., reference No………, No………dated……….”).

The seller shall add the digital signature on the e-invoice which is issued to correct or replace the erroneous one, then send it to the buyer (in case of unauthenticated invoices) or send it to the tax authority for its issue of a new authentication code (in case of authenticated invoices).

...

...

...

3. In case the tax authority discovers the errors on authenticated or unauthenticated e-invoices, it shall send a notice (using Form No. 01/TB-RSDT provided in Appendix IB enclosed herewith) to the seller.

The seller shall a notice specifying result of its examination of erroneous e-invoices (using the Form No. 04/SS-HDDT in Appendix IA enclosed herewith) to the tax authority by the deadline specified in the notice form No. 01/TB-RSDT provided in Appendix IB enclosed herewith.

If the tax authority receives no notice from the seller after the deadline specified in the notice form No. 01/TB-RSDT, it shall give another notice (using Form No. 01/TB-RSDT in Appendix IB) to the seller. After the deadline specified in the second notice (form 01/TB-RSDT), if the seller fails to give a notice to the tax authority, the tax authority shall consider to carry out inspection of the seller’s use of e-invoices.

4. The tax authority shall inform the receipt and the handling result (using form No. 01/TB-HDSS in Appendix IB enclosed herewith) within 01 working day. Though a cancelled electronic invoice has no value, it may be retained for reference.

Article 20. Handling of issues related to authenticated e-invoices

1. If the seller is unable to use authenticated e-invoices because of certain issues, the seller shall inform the tax authority or relevant service provider for assistance. While the issues are being fixed, the seller may use authenticated e-invoices at the tax authority’s premises.

2. In case of issues of the tax authority’s authentication code issuing system, the General Department of Taxation shall use the backup system and make an announcement of such issues on its website. The General Department of Taxation may authorize some qualified e-invoice service providers to grant authentication codes while the issues are being fixed.

While the issues are being fixed, the tax authority may sell tax authority-ordered printed invoices to some organizations and individuals. After the issues are successfully fixed, the tax authority shall give a notice to relevant organizations and individuals to continue their use of authenticated e-invoices and submit reports (using form No. BC26/HDG in Appendix IA enclosed herewith) on their use of physical invoices purchased from the tax authority within 02 working days from the date specified in the tax authority’s notice.

3. In case of issues of the system of e-invoice service provider, the service provider shall inform the sellers and request the General Department of Taxation for assistance. The service provider shall quickly fix the issues and assist sellers in creating e-invoices and sending them to the tax authority for authentication as soon as possible.

...

...

...

Within 2 working days from the day on which the General Department of Taxation posts another notice that its web portal is operational, relevant organizations and e-invoice service providers shall transmit e-invoice data to tax authorities. Transmission of e-invoice data to tax authorities after a notice of technical issues is posted on the web portal of General Department of Taxation will not be considered to be late.

Article 21. Responsibilities of sellers of goods/services using authenticated e-invoices

1. Manage names and passwords of the accounts which have been issued by the tax authority.

2. Create sales or service e-invoices sent to the code-issuing tax authority and bear legal liability for accuracy and legitimacy of these e-invoices.

3. Send authenticated e-invoices to buyers immediately after receipt of them.

Article 22. Responsibilities of sellers of goods/services using authenticated e-invoices

1. Manage names and passwords of the accounts which have been issued by the tax authority.

2. Create sales or service e-invoices sent to buyers, tax authorities and e-invoice service providers, and bear legal liability for accuracy and legitimacy of these e-invoices.

3. Transmit data about issued unauthenticated e-invoices to tax authorities via the web portal of the General Department of Taxation (directly or via an e-invoice service provider).

...

...

...

a.1) E-invoice data shall be transmitted by using the e-invoice datasheet (form No. 01/TH-HDDT in Appendix IA enclosed herewith) by the same deadline for submission of the VAT declaration in the following cases:

- Service provision in the following fields: postal and telecommunications, insurance, finance and banking, air transport and securities.

- Sale of electricity, clean water if customers’ codes or TINs are available.

The seller shall prepare a datasheet of e-invoices issued in the month or quarter (from the first day to the last day of the month or quarter) according to form No. 01/TH-HDDT in Appendix IA enclosed herewith, send it to the tax authority together with the VAT return in accordance with the Law on Tax administration No. 38/2019/QH14 and its instructional documents.

If the quantity of invoices is considerable, the e-invoice datasheet may be divided according to the standard data format prescribed by the tax authority in order to ensure the data transmission.

The seller shall provide information on invoice cancellation/correction directly on the e-invoice datasheet in the following period without sending notice of erroneous e-invoices, using Form No. 04/SS-HDDT in Appendix IA enclosed herewith, to the tax authority.

If an invoice is issued for total revenue to a non-business individual in a day or month according to the list of goods/services sold, the seller shall transmit e-invoice data (without the list of goods/services sold) to the tax authority.

In case of sale of oil and gas, the seller shall include data about every sales invoice issued to buyers in the day in the e-invoice datasheet which shall be sent to the tax authority within the same day.

a.2) Transmission of invoices for sale of goods/services not mentioned in Point a1 of this Clause.

...

...

...

b) Enterprises and business entities shall transmit e-invoice data to the tax authority using the data format prescribed in Article 12 hereof and instructions of the General Department of Taxation, whether directly (if technically capable) or via an e-invoice service provider.

b.1) Direct transmission

- Enterprises and business entities using invoices in large quantities, have IT systems that satisfy the standard data format requirements specified in Clause 4 Article 12 hereof, and wish to transmit e-invoice data directly to tax authorities shall send written request accompanied by evidencing documents to the General Department of Taxation.

- In case a parent company that has an e-invoice data management system wishes to transmit the entire e-invoice data, including those of its subsidiaries, to the tax authority via the web portal of General Department of Taxation, it shall send a list of subsidiaries to General Department of Taxation for technical connection.

b.2) Transmission via e-invoice service providers:

Enterprises and business entities other than those mentioned in Point a of this Clause shall sign contracts with e-invoice service providers, which will transmit their e-invoice data to tax authorities. Based on the signed contracts, enterprises and business entities shall transfer their e-invoice data to e-invoice service providers which will then transmit such e-invoice data to tax authorities.

4. Store and ensure the integrity of all e-invoices; comply with legislative regulations on assurance of safety and security for the electronic data system.

5. Bear the inspection, audit and checking conducted by tax authorities and competent regulatory authorities in accordance with laws.

Section 3. TAX AUTHORITY-ORDERED PRINTED INVOICES

...

...

...

Departments of Taxation in provinces and centrally-affiliated cities (hereinafter referred to as “provincial Departments of Taxation”) may order the printing of invoices resold to the following entities:

1. Enterprises, business entities, and household or individual businesses mentioned in Clause 1 Article 14 hereof if they do not have electronic transactions with tax authorities, IT infrastructure, accounting software systems or e-invoicing software functioning as the tools of using e-invoices and transmitting e-invoice data to buyers and tax authorities.

Enterprises, business entities, and household or individual businesses may buy invoices from tax authorities for a period of up to 12 months while tax authorities must have solutions for gradually converting to the use of e-invoices. Before using e-invoices, business entities, and household or individual businesses must apply for use of authenticated or unauthenticated e-invoices (if eligible) in accordance with the provisions in Article 15 hereof.

2. Enterprises, business entities, and household or individual businesses during the period of failure of the tax authority’s authentication code issuing system as prescribed in Clause 2 Article 20 hereof.

Article 24. Selling tax authority-ordered printed invoices

1. An enterprise, business entity, or household or individual business that is eligible to buy invoices from the tax authority (hereinafter referred to as “buyer”) shall submit an application for invoice purchase (using Form No. 02/DN-HDG in Appendix IA enclosed herewith), accompanied by the following documents, to the tax authority:

a) The buyer (the applicant or person authorized in writing by the enterprise, business entity, or household or individual business as prescribed by law) shall present his/her unexpired ID card or citizen’s identity card;

b) The buyer that buys invoices for the first time shall provide a commitment (using Form No. 02/CK-HDG in Appendix IA enclosed herewith) on its business location which must be same as that specified in the certificate of enterprise registration, certificate of branch registration, certificate of household business registration, taxpayer registration certificate, TIN notification, investment registration certificate, certificate of cooperative registration or establishment decision issued by a competent authority;

c) The buyer shall take responsibility to write or stamp name, address and TIN on copy 2 of every purchased invoice before taking them from the tax authority’s premises.

...

...

...

No more than a book of invoices, including 50 invoice numbers of a type, shall be sold to an buyer for the first time. In case the quantity of invoices sold in the first time is not enough for the buyer to use until the end of month, the tax authority shall decide the quantity of invoices sold to the buyer in the following time based on the time and quantity of used invoices.

With regard to the following purchases of invoices, after checking the use of invoices and tax declaration and payment, and based on the written request for purchase of invoices, the tax authority shall sell invoices to the buyer within a day. The quantity of invoices sold to the buyer shall not exceed that sold to it in the previous month.

If the buyer wants to use e-invoices, it must terminate the use of tax authority-ordered printed invoices from the date of commencement of use of e-invoices in accordance with the provisions in Article 15 hereof.

In case a household or individual business wishes to use separate invoices instead of booked invoices, the tax authority shall separately provide e-invoices in accordance with the provisions in Clause 2 Article 13 hereof.

3. Invoices printed for sale according to orders placed by each Provincial Department of Taxation shall be published on the web portal of the General Department of Taxation; The Provincial Department of Taxation shall post an announcement of invoice issue, using Form No. 02/PH-HDG in Appendix IB enclosed herewith, and the sample invoice on web portal of the General Department of Taxation before its first sale.

An announcement of invoice issue includes the following information: Name of the Provincial Department of Taxation, TIN, address, telephone, types o invoices issued (name, reference number, form number, date of commencement of use, quantity of invoices issued under this announcement (from number…..to number…)), name and TIN of printing service provider (for tax authority-ordered printed invoices), date of the announcement, name and signature of legal representative, and tax authority’s seal.

A sample invoice is a printed invoice that accurately and adequately reflects all items of an invoice given to a buyer, and bears the number which is a series of "0" and the printed or stamped word “Mẫu” (“sample”).

The announcement of invoice issue and the sample invoice must be openly and clearly posted at premises of affiliated units of the Provincial Department of Taxation throughout the use of such invoices.

In case there is any change in the announcement of issue of invoices or the sample invoice, the Provincial Department of Taxation shall repeat the procedures for announcement of invoice issue prescribed in this Article.

...

...

...

Article 25. Handling of unused invoices purchased from tax authorities

1. Any enterprise, business entity, household or individual business whose termination of TIN has been approved by the tax authority shall stop using invoices.

2. The supervisory tax authority shall notify the expiration of unused invoices of enterprises, business entities, household or individual businesses that no longer operate at registered locations or have deliberately suspend their business.

3. Before using e-invoices, enterprises, business entities, or household or individual businesses must destroy physical invoices purchased from tax authorities in accordance with the provisions in Article 27 hereof.

Article 26. Handling of issued invoices purchased from tax authorities

1. In case an issued invoice is found erroneous before it is given to a buyer, the seller shall cross out its copies and keep the erroneous invoice.

2. If the buyer's name and/or address is wrong but its TIN is correct, two parties shall prepare a correcting record without issuing a correction invoice.

3. If the issued invoice has been given to the buyer and is found erroneous but the invoiced goods/services are not yet delivered, or both the buyer and seller do not yet declare tax, the buyer and seller shall make a record of withdrawal of copies of the erroneous invoice. The reasons for withdrawing an invoice must be specified in the record of invoice withdrawal. The seller shall cross out the copies of the erroneous invoice, keep the erroneous invoice and issue a new invoice as prescribed.

4. If an issued invoice has been given to the buyer and is found erroneous and the goods/services have been delivered, or both the buyer and seller have completed tax declaration, the seller shall issue a correction invoice. The correction invoice shall specify the corrections (increase/decrease) to the quantity of goods, price, VAT rate and/or VAT amount specified in the invoice No……..reference No…….. Based on the correction invoice, the seller and buyer shall declare corrections to their revenues, input and output VAT. No negative numbers are written on the correction invoice.

...

...

...

Article 27. Destruction of tax authority-ordered printed invoices

1. Enterprises, business entities, household or individual businesses shall destroy their unused invoices. Invoices must be destroyed within 30 days from the date on which the destruction is notified to the tax authority. If an invoice is expired according to the tax authority’s notice (in case of enforcement of payment of tax debts), the relevant enterprise, business entity, household or individual business shall carry out the destruction of invoice within 10 days from the date of the tax authority’s notice or the date on which the lost invoice is found.

Invoices issued by accounting units shall be destroyed in accordance with regulations of the Law on accounting.

Invoices which are not yet issued but are exhibits of lawsuit cases shall not be destroyed and must be handled in accordance with regulations of laws.

2. Invoices of enterprises, business entities, household or individual businesses shall be destroyed as follows:

a) The enterprise, business entity, household or individual business shall make the list of invoices to be destroyed.

b) The enterprise or business entity shall establish an invoice destruction council. The invoice destruction council is comprised of senior representatives and representatives of accounting department. The household or individual business is not required to establish an invoice destruction council.

c) The invoice destruction record shall bear signatures of members of the invoice destruction council who shall assume legal liability for any mistakes thereof.

d) Invoice destruction dossier includes:

...

...

...

- The list of invoices to be destroyed, including: Name, form number and reference number of the invoice, number of destroyed invoices (from number….to number…., or number of each invoice if the invoice numbers are not continuous);

- The invoice destruction record;

- The notice of invoice destruction result includes: type, reference number and quantity of destroyed invoice, from number…..to number….., reasons, date and time, and method of destruction, using Form No. 02/HUY-HDG in Appendix IA enclosed herewith.

The invoice destruction dossier shall be kept by the enterprise, business entity, household or individual business using invoices. The notice of invoice destruction result is made into 02 copies of which one copy is kept on file, and the other is sent to the supervisory tax authority within 05 working days from the date of invoice destruction.

3. Destruction of invoices by tax authorities

a) Tax authorities shall take charge of destroying invoices which are printed according to orders of a Provincial Department of Taxation, are not sold or issued but are no longer used.

b) The General Department of Taxation shall promulgate procedures for destruction of invoices printed according to orders of Provincial Departments of Taxation.

Article 28. Handling of printed invoices purchased from tax authorities but lost, burnt or damaged

1. Enterprises, business entities, household or individual businesses shall make reports on any lost, burnt or damaged invoices, whether they are issued or not, and notify them to their supervisory tax authorities, using Form No. BC21/HDG in Appendix IA enclosed herewith, within 05 working days from the occurrence of such loss, burning or damage. If the deadline (i.e. 05^th day) falls on the day off as prescribed by law, the deadline shall be the day following that day off.

...

...

...

If the loss, burning or damage to copy 2 of the invoice is related to a third party (e.g. a goods deliverer or invoice deliverer), responsibility shall attributed depending on whether the third party is hired by the buyer or the seller.

Article 29. Reporting on use of printed invoices purchased from tax authorities and list of invoices used during a period

1. Every quarter, enterprises, business entities, household or individual businesses that bought invoices from tax authorities shall submit reports on their use of invoices and lists of invoices used during the period to their supervisory tax authorities.

Reports on use of invoices shall be submitted quarterly by the last day of the first month of the quarter following the reporting quarter, using Form No. BC26/HDG in Appendix IA enclosed herewith.

If no invoices are used during the period, the quantity of used invoices in the report shall be zero (0), and the list of used invoices is not required. If the quantity of unused invoices specified in the report on use of invoices in the previous period is zero (0) and no invoices are purchased and used during this period, submission of report on use of invoices is not required.

2. When an enterprise, business entity, household or individual business is fully or partially divided, merged, dissolved or declared bankrupt or has its ownership transferred, or when a state-owned enterprise is delegated, sold or leased, the report on its use of invoices and list of invoices used during the period shall be submitted by the same deadline with that of the tax statement dossier.

3. If an enterprise, business entity, household or individual business relocates to another province which is not under the management of its current supervisory tax authority, the report on use of invoices and list of invoices used during the period shall be submitted to the tax authority in charge of the province from which it relocates.

Chapter III

REGULATIONS ON RECORDS

...

...

...

Article 30. Types of records

1. Records serving the management of taxes, fees and charges by tax authorities include:

a) Certificate of personal income tax withholding;

b) Receipts, including:

b.1) Tax, fee or charge receipts without pre-printed face values;

b.2) Tax, fee or charge receipts with pre-printed face values;

b.3) Tax, fee or charge receipts.

2. The Minister of Finance shall stipulate and provide guidance on other records which are required to serve the management of taxes, fees and charges in accordance with regulations of the Law on tax administration.

Article 31. Time of preparing records

...

...

...

Article 32. Contents of records

1. A certificate of personal income tax withholding contains the following information:

a) Name, form number, reference number and ordinal number of the certificate of personal income tax withholding;

b) Name, address and TIN of the applicant;

c) Name, address and TIN of the taxpayer (if available);

d) Nationality (if the taxpayer is not a Vietnamese citizen);

dd) Taxable income, time of income payment, total taxable income, PIT amount deducted, income amounts received;

e) Date of the certificate of personal income tax withholding;

g) Full name and signature of income payer.

...

...

...

2. A receipt contains the following information:

a) Name of receipt: Tax, fee or charge receipt without a pre-printed face value; Tax, fee or charge receipt with a pre-printed face value; Tax, fee or charge receipt.

b) Form number and reference number of the receipt.

The receipt form number reflects the receipt type, number of its copies, and ordinal number of the receipt form (if a receipt type consists of different forms).

The receipt reference number is a sign used for identifying a particular receipt and is comprised of Vietnamese alphabet and 02 last numerals of the year.

02 last numerals of the year on an externally-printed receipt are those of the year in which the receipt is printed. 02 last numerals of the year on an internally-printed receipt or electronic receipt are those of the year specified in the announcement of receipt issue or in which the receipt is printed.

c) Receipt number is the ordinal number specified in a tax, fee or charge receipt. The receipt number is written in Arabic numerals and consists of 7 digits. The first number of an internally- or externally-printed receipt is 0000001. The number of an electronic receipt begins from 1, on January 01 or the first day on which the electronic receipts are used, and ends on December 31 every year.

d) Copies of a receipt (internally- or externally-printed receipt) are sheets of the same receipt. Each receipt has at least 02 copies or parts, including:

- Copy (part) 1 is kept by the collector;

...

...

...

The third and subsequent copies of the receipt are named according to their use purposes to serve the performance of management tasks as prescribed.

dd) Name and TIN of the collector.

e) Names of types of taxes, fees or charges, and amounts in figures and in words.

g) Date of making the receipt.

h) Signature of cashier. In case of electronic receipts, digital signature is required.

i) Name and TIN of receipt printing service provider (in case of externally-printed receipts).

k) The receipt is written in Vietnamese language. If a foreign language text is necessary, it must be placed between parentheses ( ) or next to the Vietnamese text, in which case it must be smaller than the Vietnamese text.

Numbers on the receipt must be natural numbers: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

The currency on the receipt shall be VND. If other amounts payable to state budget are collected in foreign currencies as prescribed by law, the currency on receipts may be written in either the foreign currency or VND by exchanging such amounts from the foreign currency to VND according to the exchange rates prescribed in Clause 4 Article 3 of the Government’s Decree No. 120/2016/ND-CP dated August 23, 2016.

...

...

...

If some items of an electronic receipt need to be changed to meet the actual conditions, the collector shall request the Ministry of Finance (via the General Department of Taxation) in writing to give its approval and guidance before making such changes.

In addition to the compulsory contents prescribed in this Clause, the collector may add other information, including its logo/decorative or advertising images, to a receipt in accordance with regulations of laws provided that such additional information shall neither hide nor obscure the compulsory contents. The font size of additional information on a receipt must be smaller than that of the compulsory contents.

3. Forms of electronic records shall comply with the provisions in Clause 10 Article 4 of the Government’s Decree No. 11/2020/ND-CP dated January 20, 2020, and its instructional documents.

Section 2. ELECTRONIC RECORDS

Article 33. Electronic record format

1. Format of an electronic receipt:

The format of receipts prescribed in Point b Clause 1 Article 30 hereof complies with the following provisions:

a) Electronic receipts shall be XML (eXtensible Markup Language) documents, which are meant to share electronic data between IT systems;

b) The data of an electronic record consists two components: information about the transaction and the digital signature;

...

...

...

2. Format of an electronic PIT deduction statement:

When using the document in Point a Clause 1 Article 30 hereof in the electronic form, the organization deducting PIT shall develop a software system serving the use of electronic records which must contain adequate compulsory contents specified in Clause 1 Article 32 hereof.

3. Contents of electronic PIT deduction statements or receipts must be fully and accurately displayed, ensure readers can read them with electronic devices.

Article 34. Application for use of electronic records

1. Before using the electronic receipt as prescribed in Point b Clause 1 Article 30 hereof, the collector shall apply for use of the electronic receipt through the web portal of the General Department of Taxation.

An application for use of electronic receipt shall be made using Form No. 01/DK-BL in Appendix IA enclosed herewith.

The General Department of Taxation shall receive applications for use of electronic receipts and send notices, using form No. 01/TB-TNDK in Appendix IB enclosed herewith, through its web portal to applicants.

2. Within 1 working day from receipt of the application for use of electronic receipt, the tax authority shall send an electronic notice of approval of the application, if it is valid and satisfactory, or refusal of the application, if it is unsatisfactory or has mistakes, prepared according to the form No. 01/TB-DKDT in Appendix IB enclosed herewith, to the applicant specified in Clause 1 of this Article.

3. When starting the use of electronic receipt as prescribed herein, the collector prescribed in Clause 1 of this Article shall destroy any unused physical receipts/records as prescribed.

...

...

...

Section 3. INTERNALLY- AND EXTERNALLY-PRINTED RECEIPTS

Article 35. Rules for creation of receipts

1. Each Provincial Department of Taxation shall place orders for printing of receipts (without pre-printed face value) which shall be then sold to collectors at prices sufficient to cover printing/issue costs.

2. If ordering the printing of receipts, collectors shall select and enter into printing service contracts with qualified printing service providers.

3. In case of internally-printed receipts, a collector is required to meet the following requirements:

a) It must have an equipment system (computers and printers) serving the printing and issuance of receipts when collecting fees/charges.

b) It must be an accounting unit as defined in the Law on accounting and have receipt printing software programs to ensure the transmission of receipt data to accounting software (or database) for declaration as prescribed.

The receipt printing system must comply with the following rules:

b.1) Receipts must be automatically numbered. Each copy of a receipt shall be printed out once. If a copy is printed out two times or more, it must be expressed as a copy.

...

...

...

In case of purchase of receipt printing software, the collector must buy a printing software program from a qualified software supplier as prescribed.

b.3) Internally-printed receipts which are not yet issued shall be stored in the computer system according to regulations on information security.

b.4) Issued internally-printed receipts shall be stored in the computer system according to regulations on information security and in a manner that they may be accessed, extracted and printed out for reference when necessary.

Article 36. Announcement of issue of internally- or externally-printed receipts

1. Before using internally- or externally-printed receipts, each collector shall prepare and send an announcement of issue of receipts to its supervisory tax authority. The announcement of issue of receipts is sent to the tax authority electronically.

2. Issue of receipts by a tax authority

Before the first sale of receipts which are printed for sale according to an order placed by the Provincial Department of Taxation, the announcement of issue of such receipts is required. The announcement of issue of receipts must be sent to all Provincial Departments of Taxation nationwide within 10 working days from the date of the announcement and before the sale of receipts. Numbers of receipts of the same reference number must be different.

If an announcement of issue of receipts has been published on the web portal of the General Department of Taxation, it must not be sent to other Provincial Departments of Taxation.

In case there is any change in the announcement of issue of receipts, the Provincial Department of Taxation shall repeat the abovementioned procedures for announcement of receipt issue.

...

...

...

a) The legislative document defining the functions, duties and powers to perform state management tasks with fee/charge collection;

b) Name, TIN and address of the collector or of the agency authorized to collect fees/charges or issue fee/charge receipts;

c) Types of receipts (enclosed with sample receipts). The sample receipt is a printed receipt that accurately and adequately reflects all items of a receipt given to a payer, and bears the number which is a series of "0" and the printed or stamped word “Mẫu” (“sample”);

d) Date of commencement of use of receipts;

dd) Name, TIN and address of printing service provider (for externally-printed receipts); name and TIN (if any) of printing software supplier (for internally-printed receipts);

e) Date of the announcement of receipt issue; name and signature of legal representative and seal of the collector.

In case the format or contents of a receipt (either compulsory or additional contents) is/are partially or entirely changed, the collector is required to provide a new announcement of receipt issue according to the provisions in this Clause, except the case resulting in Point d Clause 3 of this Article.

An announcement of receipt issue is made using Form No. 02/PH-BLG in Appendix IA enclosed herewith.

4. Procedures for issue of receipts:

...

...

...

b) If the tax authority shall give a notification to the collector within 03 working days from receipt of the announcement if finding that the received announcement of issue of receipts does not contain adequate contents as prescribed. The collector shall make necessary modifications to make its new announcement of receipt issue satisfactory;

c) If the contents and format of the receipt whose issue has been announced are kept unchanged, the collector is not required to provide the sample receipt from the second and subsequent issues of receipts.

d) With regard to receipts whose issue has been announced and which have the collector’s name and address pre-printed but are unused, when the collector’s name and address are changed but its TIN and supervisory tax authority are unchanged, the collector may continue using such receipts by stamping its new name and address next to its name and address pre-printed on such receipts, and send a notification of changes to the announcement of receipt issue to the supervisory tax authority, using Form No. 02/DCPH-BLG in Appendix IA enclosed herewith.

In case of relocation of the collector’s business location resulting in change of its supervisory tax authority, if the collector wants to continue using receipts whose issue has been announced, it shall submit the report on use of receipts to the tax authority in charge of the province from which it relocates, stamp its new address on receipts when they are used, and send the list of unused receipts, using form No. 02/BK-BLG in Appendix IA enclosed herewith, and the notification of changes to the announcement of receipt issue to the tax authority in charge of the province to which it relocates (in which the quantity of unused receipts must be specified). If the collector stops using the receipts whose issue has been announced, it shall destroy unused receipts and notify the receipt destruction result to the tax authority in charge of the province from which it relocates, and send the new announcement of receipt issue to the tax authority in charge of the province to which it relocates.

Article 37. Issuance of and authorization to issue receipts

1. Issuance of receipts

An issued receipt must accurately reflect the conducted economic transaction; numbers of receipts shall be issued in ascending order.

Copies of a receipt number must have the same contents. If a receipt contains errors, the cashier shall not tear the erroneous receipt from its counterfoil. If he/she has done so, the erroneous receipt must be retained. The collector’s seal shall be appended to copy 2 of the receipt (which will be given to the payer) at its upper left corner.

2. Receipts which are made according to the provisions in Clause 1 of this Article are legal records used for payment, accounting and financial statements.

...

...

...

3. Authorization to issue receipts

a) A collector may authorize third party to issue receipts. The authorization to issue receipts must be made in writing and notified to the supervisory tax authorities of the collector and authorized party according to Form No. 02/UN-BLG in Appendix IA enclosed herewith at least 03 working days before receipts are issued by the authorized party;

b) The written authorization must contain adequate information about the receipt to be issued under authorization (format, type, reference number, quantity of receipts (from number…..to number….); purposes and duration of the authorization; method of delivery or installation of receipts (if they are internally printed); method of payment for receipts;

c) The collector shall prepare a notification of authorization which must contain adequate information about the receipt to be issued under authorization, purposes and duration of the authorization as specified in the written authorization, and the name, signature and seal (if any) of the collector’s representative, and send it to the authorized party and send the announcement of issue of receipts to the tax authority; such notification of authorization must be posted at a noticeable place at the premises of the authorized party;

d) Receipts issued under authorization must still bear the collector’s (i.e. the authorizing party’s) name and seal which is appended to each receipt on its upper left corner (if receipts are printed out from the authorized party's printer, the collector's seal is not required);

dd) If a collector distributes externally-printed receipts of the same reference number to its affiliated units or authorized parties which shall directly collect fees/charges, it must keep a log of distribution of receipts to each affiliated unit/authorized party. Affiliated units/ authorized parties shall use receipts distributed by the collector in ascending order;

e) The collector and authorized party shall make periodic reports on receipts issued under authorization. The collector shall submit report on use of receipts to its supervisory tax authority in accordance with regulations herein (including the quantity of receipts issued by its authorized parties). The authorized party is not required to send the announcement of receipt issue and report on use of receipts to the tax authority;

g) When the authorization expires or is terminated before its expiration date, two parties must certify such termination of authorization in writing, notify it to the tax authority and post it at the location of collection of fees/charges.

Article 38. Reporting on use of internally- and externally-printed receipts

...

...

...

The quarterly report on use of receipts must be submitted by the last day of the first month of the quarter following the reporting quarter.

2. A report on use of receipts shall contain the following information: The collector’s name, TIN (if any) and address; type of receipt; form number and reference number of the receipt; the quantity of unused receipts at the beginning of the period, and the quantity of receipts bought in the period; the quantity of receipts used, cancelled, lost and destroyed in the period; the quantity of unused receipts at the end of the period; If no receipts are used during the period, the quantity of receipts used in the period specified in the report shall be zero (0). If the quantity of unused receipts specified in the report on use of receipts in the previous period is zero (0) and no announcement of issue of receipts is made and no receipts are used during this period, the report on use of receipts is not required.

If a third party is authorized to issue receipts, the collector shall still submit report on use of receipts.

The report on use of receipts shall be made using Form No. BC26/BLDT or Form No. BC26/BLG in Appendix IA enclosed herewith.

3. A collector that is dissolved, fully or partially divided, merged or has its ownership transferred, it shall submit the report on use of receipts by the same deadline for submission of fee/charge statements.

Article 39. Destruction of receipts

1. Receipts shall be destructed in the following cases:

- Externally-printed receipts that are incorrect, repeated or redundant must be destroyed before the receipt printing service contract is finalized.

- Receipts issued by accounting units shall be destroyed in accordance with regulations of the Law on accounting.

...

...

...

- Receipts which are not yet issued but are exhibits of lawsuit cases shall not be destroyed and must be handled in accordance with regulations of laws.

2. Receipts certified to be destroyed

- Destruction of externally- or internally-printed receipts means the burning, cutting, shredding or use of another destruction method as long as the destroyed receipts can no longer be read.

- Destruction of electronic receipts means a method adopted to make electronic receipts no longer exist on the information system or make the information contained in such electronic receipts inaccessible and un-referable.

Unless otherwise prescribed by competent authorities, electronic receipts whose retention period has expired as prescribed in the Law on accounting shall be destroyed. The destruction of electronic receipts must avoid causing any impact on the integrity of the electronic receipts that have not been destroyed and the normal operation of the information system.

3. Procedures for destruction of receipts

a) Receipts must be destroyed within 30 days from the date on which the destruction is notified to the supervisory tax authority.

When receipts become invalid as notified by the tax authority, the collector shall destroy receipts and provide the tax authority with the following information: the collector’s name, TIN (if any) and address, destruction method, time and date of destruction, type, form number and reference number of destroyed receipt, number of destroyed receipts (from number…..to number…..), and quantity of destroyed receipts. Receipts must be destroyed within 10 days from the date on which they are invalid as notified by the tax authority.

b) The collector shall make the list of receipts to be destroyed. The list of receipts to be destroyed must specify the name, form number and reference number of the receipt, quantity of receipts to be destroyed (from number….to number…., or number of each receipt to be destroyed if the receipt numbers are not continuous).

...

...

...

d) The receipt destruction record must bear signatures of members of the receipt destruction council who shall assume legal liability for any mistakes thereof.

dd) A receipt destruction dossier includes: The decision on establishment of the receipt destruction council; the list of receipts to be destroyed; the receipt destruction record; and the notice of receipt destruction result.

The receipt destruction dossier must be kept by the collector. The notice of receipt destruction result is made using Form No. 02/HUY-BLG in Appendix IA enclosed herewith into 02 copies of which one copy is kept by the collector, and the other is sent to the collector’s supervisory tax authority within 05 working days from the date of receipt destruction. The notice of receipt destruction result must specify type, reference number of destroyed receipt, quantity of destroyed receipts (from number…..to number….), reasons, date and time, and method of destruction.

e) Tax authorities shall take charge of destroying receipts which are printed according to orders of a Provincial Department of Taxation, are not sold but no longer used. b) The General Department of Taxation shall promulgate procedures for destruction of receipts printed according to orders of Provincial Departments of Taxation.

Article 40. Handling of lost, burnt or damaged externally- or internally-printed receipts

1. The collector shall make a report on any lost, burnt or damaged receipts, whether they are issued or not, and provide its supervisory tax authority with the following information within 05 working days from the occurrence of such loss, burning or damage, including: name, TIN and address of entity causing the receipt loss, burning or damage as specified in the case record, type, form number and reference number of the receipt, quantity of receipts (from number….to number…..) and copies of receipts. If the deadline (i.e. 05^th day) falls on the day off as prescribed by law, the deadline shall be the day following that day off.

The report on loss, burning or damage to receipts is made using Form No. BC21/BLG in Appendix IA enclosed herewith.

2. If the PIT deduction statement or receipt of a taxpayer or fee/charge payer is lost, burnt or damaged, he/she may use the photocopy of the copy of the lost, burnt or damaged PIT deduction statement or receipt kept by the collector, which must bear the collector’s certification and seal (if any), and the record of such loss, burning or damage case as evidencing records for payment/financial statements. The collector and payer are responsible for the accuracy of the loss, burning or damage to the receipt.

Chapter IV

...

...

...

Section 1. DEVELOPMENT OF INVOICE/RECORD INFORMATION

Article 41. General rules

1. Invoice/record information systems shall be uniformly developed and managed by central and local authorities, and conformable with IT technical regulations and standards.

2. The invoice/record database shall facilitate tax administration and other state management tasks; facilitate socio-economic development; ensure safety, security and national security.

3. Invoice/record information and data shall be collected, updated, maintained, accessed and used on a regular basis; be accurate, truthful and objective.

4. The development, management, use and update of the invoice/record database shall be accurate, scientific, objective and in a timely manner.

5. The invoice/record database shall be developed, connected and shared electronically in order to ensure convenient and effective management, provision and use of information and data.

6. Invoice/record information and data shall be used for their intended purposes and in accordance with regulations of law.

7. The invoice/record database shall be connected and exchanged with information systems and databases of relevant ministries, central and local authorities.

...

...

...

1. The IT infrastructure consists of computers (servers), networking equipment, network security hardware or software, database, storage devices, peripheral devices, auxiliary devices and local networks.

2. The software system serving management, operation and use of the electronic invoice/record information system consists of the operation system, database management system and software applications.

Article 43. Development, collection, processing and management of invoice/record information system

1. Development of the invoice/record information system

a) The invoice/record database is a collection of organized invoice/record data that can be accessed, managed and updated via electronic devices.

b) The invoice/record database managed by tax authorities shall be developed by the General Department of Taxation and State Treasury in cooperation with relevant units in conformity with the architecture of Vietnam’s Electronic Government, including the following functions: registration, invoice/record cancellation, information about e-invoices to be sent by sellers to tax authorities, record information sent to tax authorities, and invoice/record-related information about tax declaration.

2. Collection and update of invoice/record information

Invoice/record information shall be collected according to the information sent by the sellers to tax authorities, information related to e-invoices/ electronic records from other authorities, and information collected from the performance of tax administration tasks by tax authorities.

3. Processing of invoice/record information

...

...

...

a) Inspection and assessment of conformity to regulations and procedures during collection of information and data;

b) Inspection and assessment of legal grounds and reliability of information and data;

c) Compilation, arrangement and classification of information and data according to regulations;

d) For information and data updated from specialized databases, their managing authorities shall be responsible for the accuracy of the information and data.

4. Management of the invoice/record information system

The General Department of Taxation shall manage the invoice/record information system as follows:

a) Develop, manage, operate and use the invoice/record information system and provide public e-invoice/electronic record services where necessary;

b) Integrate survey results, relevant data and information about invoices/records provided by relevant Ministries and regulatory authorities;

c) Provide instructions, inspect and supervise the management and operation of the invoice/record information system by local tax authorities;

...

...

...

dd) Take charge and cooperate with relevant units in development of software programs in the invoice/record information system.

Section 2. SEARCHING, PROVISION AND USE OF E-INVOICE INFORMATION

Article 44. Rules for searching, provision and use of e-invoice information

1. E-invoice information shall be searched for, provided and used for completing tax procedures, making payments via banks and other administrative procedures; verifying the legitimacy of goods sold on the market.

2. E-invoice information must be only searched for and provided by authorized persons in an adequate and timely manner.

3. The provided e-invoice information must be used for its intended purposes, serving professional operations within the functions and tasks of the information user, and in a manner that complies with regulations of the Law on protection of state secrets.

Article 45. Searching of e-invoice information for inspection of goods sold on the market

1. When inspecting goods sold on the market, if e-invoices are used, competent authorities and persons may visit the web portal of the General Department of Taxation to search e-invoice information to serve their administrative purposes and shall not be allowed to demand paper invoices. Entities concerned shall be responsible for using equipment for accessing and searching e-invoice data.

2. When any failure to search e-invoice data due to unexpected events, incidents or natural disasters causing impacts on the access to the Internet network occurs, competent authorities and persons performing inspection tasks may search e-invoice information by sending messages.

...

...

...

1. The General Department of Taxation shall provide e-invoice information at the request of central authorities and organizations performing state management tasks. Provincial Departments of Taxation, and Sub-departments of Taxation shall provide e-invoice information at the request of regulatory authorities and organizations performing state management tasks of the same level.

2. E-invoice information users include:

a) Enterprises, business entities, household or individual businesses that are providers of goods or services; buyers of goods or services;

b) Regulatory authorities that use e-invoice information for competing administrative procedures as prescribed by law; verifying the legitimacy of goods sold on the market;

c) Credit institutions that use e-invoice information for their completion of procedures for tax and payments via banks;

d) E-invoice service providers.

dd) Organizations that use electronic record information for deducting PIT.

Article 47. Form of access and use of e-invoice information on web portal

1. Information users, including enterprises, business entities, household or individual businesses that are sellers of goods/services, and buyers of goods/services, shall access the web portal of the General Department of Taxation for searching e-invoice information according to contents of e-invoices.

...

...

...

a) Apply a valid digital signature as prescribed by law;

b) Perform line coding;

c) Ensure information security as prescribed by law;

d) Meet technical requirements laid down by the General Department of Taxation, including: Information items, data format, connection method and information exchange frequency.

Information users prescribed in Clause 2 of this Article shall assign their units or persons in charge of registering the use of e-invoice information (hereinafter referred to as “responsible applicant”) and send written notification thereof to the General Department of Taxation.

Article 48. Publishing and searching of e-invoice information

1. E-invoice information published on the web portal includes contents of e-invoices prescribed in Article 10 hereof, and the e-invoice status.

2. E-invoice information shall be provided in the form of electronic document and electronic data digitally signed by the General Department of Taxation or in the form of messages provided by the General Department of Taxation for information users that are regulatory authorities through their telephone numbers specified in their written requests sent to the General Department of Taxation.

3. E-invoice information must be displayed on the enterprise’s system according to the order of e-invoice contents as prescribed in Article 10 hereof.

...

...

...

1. Registration for use of e-invoice information and modification thereof

a) The responsible applicant of the information user shall send an application, using Form No. 01/CCTT-DK in Appendix II enclosed herewith, to the General Department of Taxation for registration of use of e-invoice information or modification thereof.

b) Within 02 working days from receipt of the application, the General Department of Taxation shall consider approving the registration or modification thereof, and give a notice of application processing result (using Form No. 01/CCTT-NT in Appendix II enclosed herewith) to the responsible applicant of the information user. If an application is refused, reasons for such refusal must be given.

2. Procedures for registration, extension or revocation of accounts to access the web portal for using e-invoice information (hereinafter referred to as “user accounts”):

a) The responsible applicant of the information user shall send an application, using Form No. 01/CCTT-DK in Appendix II enclosed herewith, to the General Department of Taxation for registration, extension or revocation of a user account;

b) Within 02 working days from receipt of the application, the General Department of Taxation shall consider granting a new user account, extending validity period or revoking an existing user account, and give a written notification thereof to the information user. If an application is refused, reasons for such refusal must be given.

Information about new user accounts shall be sent to responsible applicants from email addresses or telephone numbers officially announced by the General Department of Taxation;

c) A new user account or an extended one shall be valid for 24 months or another period as requested by the information user but not exceeding 24 months from the date on which the General Department of Taxation sends its notice of application processing result to the responsible applicant of the information user.

At least 30 days before the validity period expires, the General Department of Taxation shall notify the expiring user account in writing to the responsible applicant of the information user. Such notification shall be sent in the forms of email or messages from email addresses or telephone numbers officially announced by the General Department of Taxation.

...

...

...

a) The responsible applicant of the inspecting authority shall send an application, using Form No. 01/CCTT-NT in Appendix II enclosed herewith, to the General Department of Taxation for registration, extension or cancellation of provision of e-invoice information in the messaging form;

b) Within 02 working days from receipt of the application, the General Department of Taxation shall consider approving the application and give a written notification thereof to the responsible applicant of the information user. If an application is refused, reasons for such refusal must be given;

c) The registration or extension of provision of e-invoice information in the messaging form shall be valid for 24 months or another period as requested by the information user but not exceeding 24 months from the date on which the General Department of Taxation sends its notice of application processing result to the responsible applicant of the information user.

At least 30 days before the validity period of provision of e-invoice information in the messaging form expires, the General Department of Taxation shall give a written notification thereof to the responsible applicant of the information user. Such notification shall be sent in the forms of email or messages from email addresses or telephone numbers officially announced by the General Department of Taxation.

4. Procedures for connection or disconnection between the information user’s system and the web portal for using e-invoice information:

a) The responsible applicant of the information user shall send an application for connection or disconnection to the web portal, using Form No. 01/CCTT-KN in Appendix II enclosed herewith, to the General Department of Taxation;

b) Within 03 working days from receipt of the application, the General Department of Taxation shall send a written notice of approval or refusal to approve the application to the responsible applicant of the information user. If an application is refused, reasons for such refusal must be given;

c) If an application for connection is approved: Within 10 working days from the date of notification, the General Department of Taxation shall appoint a survey team to inspect the information user’s satisfaction of information system location and facilities requirements.

- If the survey team comes to a conclusion that the information user’s system is satisfactory, within 10 working days, the General Department of Taxation shall notify the information user in writing of its eligibility for connection and cooperation in making connection between systems to provide e-invoice/electronic record information.

...

...

...

d) If an application for disconnection is approved, after sending a written notification, the General Department of Taxation shall cooperate with the information user to make the requested disconnection.

Article 50. Termination of provision or use of e-invoice information

1. The General Department of Taxation shall revoke the user account for accessing its web portal or cancel the provision of e-invoice information in the messaging form in the following cases:

a) The revocation or cancellation is made at the request of the responsible applicant of the information user;

b) The validity period of the user account or provision of e-invoice information in the messaging form expires;

c) The user account or telephone number has been not used for searching e-invoice information for a consecutive period of 06 months;

d) The information user is found to have not used e-invoice information for its intended purposes and serving professional operations within its functions and tasks, or have used it inconsistently with regulations of the Law on protection of state secrets.

2. The General Department of Taxation shall make disconnection between the information user’s system and its web portal in the following cases:

a) The disconnection is made at the request of the responsible applicant of the information user;

...

...

...

3. At least 05 working days before the official date of termination of provision or use of e-invoice information (except cases where the termination is made at the request of the responsible applicant of the information user), the General Department of Taxation shall give a written notification of termination of provision or use of e-invoice/electronic record information to the responsible applicant of the information user, in which reasons for such termination must be specified.

Article 51. Time limit for provision of e-invoice information

Within 05 minutes from receipt of the request, a response shall be sent from the web portal to the information user to provide:

1. E-invoice information

Reasons must be provided in case the system fails or no e-invoice information is found.

2. If a large amount of information is requested, the time limit for information provision shall be notified by the General Department of Taxation.

Article 52. Responsibilities of General Department of Taxation

1. Build, develop and manage the operation of its web portal. To be specific:

a) Ensure convenient access by users; provide searching tools which must be easy to use and provide accurate results;

...

...

...

c) Ensure uninterrupted and stable operation of the web portal, and information security;

d) Play the leading role in giving instructions and assistance in operating the web portal.

2. Manage the registration of use of e-invoice/electronic record information by information users.

3. Announce its email addresses and telephone numbers which are used for providing e-invoice/electronic record information.

4. Formulate and announce technical requirements to be satisfied for making connections to the web portal.

5. In case of suspension of provision of e-invoice information, the General Department of Taxation shall notify it to the information user. Such notification must indicate the expected time for resumption of provision of e-invoice information.

Article 53. Responsibilities of information users

1. Use e-invoice information for intended purposes and serving professional operations within functions and tasks of the information user, and in a manner that complies with regulations of the Law on protection of state secrets.

2. Prepare appropriate technical facilities and equipment to ensure searching, connection and use of e-invoice information.

...

...

...

4. Manage and keep confidentiality of information about the user account which is used for accessing the web portal, or the telephone number which is used for receiving e-invoice/electronic record information messaged by the General Department of Taxation.

5. Ensure the development and operation of the system receiving e-invoice information.

Article 54. Funding

Funding for searching, provision and use of e-invoice information by regulatory authorities as referred to in this document shall be derived from state budget based on approved annual expenditure estimates of regulatory authorities as prescribed in regulations and laws in force.

Chapter V

RIGHTS, OBLIGATIONS AND RESPONSIBILITIES OF ORGANIZATIONS AND INDIVIDUALS IN USE AND MANAGEMENT OF INVOICES/RECORDS

Article 55. Rights and obligations of sellers of goods/providers of services

1. A seller of goods or service provider shall have the right to:

a) Generate unauthenticated e-invoices if meeting the requirements laid down in Clause 2 Article 91 of the Law on tax administration No. 38/2019/QH14;

...

...

...

c) Use tax authority-ordered printed invoices as prescribed in Article 24 hereof;

d) Use legal invoices to serve business operations;

dd) File lawsuits against entities infringing upon rights to generate, issue and use legal invoices.

2. A seller of goods or service provider shall be obliged to:

a) Issue and give invoices when selling goods or providing services to customers;

b) Manage the generation of invoices as prescribed herein;

c) Register for use of e-invoices as prescribed in Article 15 hereof if using e-invoice an transmit e-invoice data to tax authorities in case of use of unauthenticated e-invoices as prescribed in Article 22 hereof;

d) Publish the methods for searching and receipt of original files of e-invoices sent from the seller to buyers;

dd) Submit reports on use of invoices, using Form No. BC26/HDG in Appendix IA enclosed herewith, to the supervisory tax authority in case of purchase of invoices from tax authorities;

...

...

...

Article 56. Responsibilities of buyers of goods/services

1. Request sellers to issue and give invoices when buying goods/services.

2. Provide accurate information necessary for sellers to issue invoices.

3. Sign copies of invoices which contain adequate information in case two parties have agreed that the buyer shall sign invoices.

4. Use invoices for prescribed purposes.

5. Provide information on invoices for competent authorities at their request; in case of use of tax authority-ordered printed invoices, provide original invoices; in case of use of e-invoices, comply with regulations on searching, provision and use of e-invoice information.

Article 57. Responsibilities of tax authorities to manage e-invoices/electronic records

1. General Department of Taxation shall:

a) Establish e-invoice, tax authority-ordered printed invoice and electronic record databases used for the purposes of tax management, state management by other regulatory authorities (including public security forces, market surveillance forces, border guard forces and relevant authorities) and checking and verification of invoices by enterprises, organizations and individuals;

...

...

...

2. Each Provincial Department of Taxation shall:

a) Manage the generation and issuance of invoices/records by local organizations and individuals;

b) Place orders for printing and issue invoices which shall be sold to eligible entities as prescribed herein;

c) Inspect generation, issuance and use of invoices/records in the province.

3. Each Sub-department of Taxation shall:

a) Inspect the use of invoices for sale of goods or provision of services; use of electronic records within the assigned scope of tax management;

b) Monitor and inspect the cancellation of invoices/records as prescribed by the Ministry of Finance within the assigned scope of tax management.

Article 58. Responsibilities for data and information sharing and connection

1. Enterprises and business entities doing business in the following sectors: electricity, petroleum, post and telecommunications, air transport, road transport, rail transport, sea transport, inland water transport, clean water, finance and credit, insurance, healthcare, electronic commerce, supermarket business or trading shall use e-invoices and provide e-invoice data according to data formats announced by the General Department of Taxation.

...

...

...

3. Manufacturers and importers of products subject to excise tax that are required to use stamps by laws shall make connections of information about printing and use of stamps and electronic stamps with tax authorities. Information about printing and use of electronic stamps shall serve as a basis for formulation, use and management of the e-invoice database. Entities using electronic stamps shall pay fees for printing and use of electronic stamps in accordance with regulations adopted by the Minister of Finance.

4. Organizations and entities such as Market Surveillance Agency, General Department of Land Administration, General Department of Geology and Minerals of Vietnam, public security, transport and health authorities and other entities concerned shall make connections to share data and information necessary for use within their authority with the General Department of Taxation in order to set up the e-invoice database.

Chapter VI

IMPLEMENTATION

Article 59. Effect

1. This Decree comes into force from July 01, 2022. Authorities, organizations and individuals that meet IT infrastructure requirements are encouraged to apply regulations on e-invoices and electronic records herein before July 01, 2022.

2. The Government’s Decree No. 51/2010/ND-CP dated May 14, 2010, the Government’s Decree No. 04/2014/ND-CP dated July 17, 2014, and the Government’s Decree No. 119/2018/ND-CP dated September 12, 2018 shall continue to be valid until June 30, 2022.

3. Clause 2 and Clause 4 Article 35 of the Government’s Decree No. 119/2018/ND-CP dated September 12, 2018 are abrogated from November 01, 2020.

4. Clause 12 Article 5 of the Government’s Decree No. 12/2015/ND-CP dated January 12, 2015 is abrogated.

...

...

...

6. Management and use of physical invoices for sale of national reserve goods shall continue to comply with the provisions in the Circular No. 16/2012/TT-BTC dated February 08, 2012 of the Ministry of Finance. If there is a notification of application of e-invoices for sale of national reserve goods, sellers of national reserve goods must use e-invoices as prescribed.

Article 60. Transition

1. Enterprises and business entities that have informed the issue of externally-printed invoices or internally-printed invoices, unauthenticated e-invoices or have registered the use of authenticated e-invoices, or have purchased invoices from tax authorities before the date of entry into force of this Decree are allowed to continue using these invoices from the date of promulgation of this Decree to end of June 30, 2022, and following invoice-related procedures as provided for in the Decree No. 51/2010/ND-CP dated May 14, 2010 and the Decree No. 04/2014/ND-CP dated January 17, 2014.

During the period from date of promulgation of this Decree to June 30, 2022, when tax authorities advise business establishments of conversion into e-invoices in accordance with the provisions herein or of the Decree No. 119/2018/ND-CP dated September 12, 2018, if they continue to use the aforesaid invoices because of their failure to meet information technology infrastructure requirements, they must send their invoice data to their supervisory tax authorities by using the Form No. 03/DL-HDDT in the Appendix IA enclosed herewith and submit their VAT declaration forms. Receiving tax authorities must set up the database containing their invoice data and have it posted on the web portal of the General Department of Taxation to enable e-invoice data searches.

2. With respect to businesses established during the period from the date of promulgation of this Decree to June 30, 2022, if tax authorities order them to use e-invoices in accordance with the provisions herein, they must follow the tax authority’s instructions. If they continue to use the invoices prescribed in the Decree No. 51/2010/ND-CP dated May 14, 2010 and the Decree No. 04/2014/ND-CP dated January 17, 2014 because of their failure to meet information technology infrastructure requirements, they shall comply with the provisions in Clause 1 of this Article.

3. The Ministry of Finance shall provide specific guidance on this Article.

Article 61. Responsibility for implementation

1. The Minister of Finance shall play the leading role and cooperate with provincial People's Committees in making information connections from POS cash registers in order to manage retailing revenues of household and individual businesses in accordance with the provisions herein.

2. Ministers, heads of ministerial agencies and heads of Governmental agencies shall, within the ambit of their assigned functions and duties, organize the implementation of this Decree.

...

...

...

ON BEHALF OF THE GOVERNMENT
THE PRIME MINISTER




Nguyen Xuan Phuc