Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT Quy chế văn bằng chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân mới nhất

• Số hiệu: 10/2026/TT-BGDĐT
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Giáo dục và Đào tạo
• Người ký: Phạm Ngọc Thưởng
• Ngày ban hành: 26/02/2026

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 10/2026/TT-BGDĐT	Hà Nội, ngày 26 tháng 02 năm 2026

THÔNG TƯ

BAN HÀNH QUY CHẾ VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ CỦA HỆ THỐNG GIÁO DỤC QUỐC DÂN

Căn cứ Luật Giáo dục số 43/2019/QH14 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Giáo dục số 123/2025/QH15;

Căn cứ Luật Giáo dục nghề nghiệp số 124/2025/QH15;

Căn cứ Luật Giáo dục đại học số 125/2025/QH15;

Căn cứ Nghị định số 37/2025/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP, Nghị định số 280/2025/NĐ-CP;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Quản lý chất lượng;

Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Thông tư ban hành Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.

Điều 1. Ban hành kèm theo Thông tư này Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.

Điều 2. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 04 năm 2026.

1. Thông tư này thay thế: Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29 tháng 11 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân; Thông tư số 27/2019/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định nội dung chính ghi trên văn bằng và phụ lục văn bằng giáo dục đại học; Quyết định số 17/2008/QĐ-BGDĐT ngày 17 tháng 4 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành mẫu bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, mẫu bản sao từ sổ gốc bằng tốt nghiệp trung học cơ sở; Quyết định số 25/2008/QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng 5 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành mẫu bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, mẫu bản sao từ sổ gốc bằng tốt nghiệp trung học phổ thông; Thông tư số 16/2020/TT-BGDĐT ngày 05 tháng 6 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định mẫu bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm và mẫu bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm; Quyết định số 34/2008/QĐ-BGDĐT ngày 10 tháng 7 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành mẫu chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.

2. Các quy định về mẫu chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân tại các văn bản đã ban hành trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành hết hiệu lực kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành.

3. Các quy định về văn bằng, chứng chỉ quy định tại Thông tư số 10/2017/TT-BLĐTBXH ngày 13 tháng 3 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định về mẫu bằng tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng; in, quản lý, cấp phát, thu hồi, hủy bỏ bằng tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng và Thông tư số 24/2020/TT-BLĐTBXH ngày 30 tháng 12 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 10/2017/TT-BLĐTBXH ngày 13 tháng 3 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định về mẫu bằng tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng; in, quản lý, cấp phát, thu hồi, hủy bỏ bằng tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng; Thông tư số 15/2022/TT-BLĐTBXH ngày 30 tháng 8 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội ban hành Quy chế quản lý, cấp phát chứng chỉ giáo dục quốc phòng và an ninh cho sinh viên các trường cao đẳng hết hiệu lực thi hành kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Cục trưởng Cục Quản lý chất lượng, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo; Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo; giám đốc đại học, học viện; hiệu trưởng trường đại học; hiệu trưởng trường cao đẳng; hiệu trưởng trường trung cấp; hiệu trưởng trường trung học nghề; thủ trưởng các cơ sở giáo dục; các cá nhân, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này./.

Nơi nhận: - Văn phòng Chính phủ; - UBND các tỉnh, thành phố; - Bộ Tư pháp; - Hội đồng QG Giáo dục và Phát triển nhân lực; - Bộ trưởng (để báo cáo); - Các Thứ trưởng; - Như Điều 3; - Công báo điện tử; Cổng PLQG; Cổng TTĐT Chính phủ; Cổng TTĐT Bộ GDĐT; - Lưu: VT, QLCL(15).

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Phạm Ngọc Thưởng

QUY CHẾ

VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ CỦA HỆ THỐNG GIÁO DỤC QUỐC DÂN
(Kèm theo Thông tư số 10/2026/TT-BGDĐT)

Chương I

 QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về quản lý văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân (sau đây gọi tắt là văn bằng, chứng chỉ), gồm: nguyên tắc quản lý, cấp văn bằng, chứng chỉ; quyền và trách nhiệm của người được cấp văn bằng, chứng chỉ, người có thẩm quyền cấp và cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ; nội dung, ngôn ngữ ghi trên văn bằng, chứng chỉ, phụ lục văn bằng; cấp, cấp lại, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ; cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc; lập và lưu trữ hồ sơ quản lý văn bằng, chứng chỉ.

2. Quy chế này áp dụng đối với Sở Giáo dục và Đào tạo, cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu trực thuộc cấp tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 2. Văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân

1. Văn bằng của hệ thống giáo dục quốc dân là văn bản thể hiện dưới dạng giấy hoặc số được cấp cho người học khi tốt nghiệp trung học phổ thông; người học hoàn thành chương trình giáo dục, chương trình đào tạo và đạt chuẩn đầu ra của trình độ tương ứng trong giáo dục nghề nghiệp, giáo dục đại học theo quy định của Luật Giáo dục số 43/2019/QH14 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Giáo dục số 123/2025/QH15, Luật Giáo dục nghề nghiệp số 124/2025/QH15, Luật Giáo dục đại học số 125/2025/QH15.

Văn bằng của hệ thống giáo dục quốc dân gồm bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng trung học nghề, bằng trung cấp, bằng cao đẳng; bằng cử nhân, bằng thạc sĩ, bằng tiến sĩ và văn bằng chương trình đào tạo chuyên sâu của một số ngành, lĩnh vực đặc thù. Văn bằng chương trình đào tạo chuyên sâu bao gồm: bằng kỹ sư, bằng kiến trúc sư đối với các ngành kỹ thuật; bằng bác sĩ, bằng dược sĩ đối với lĩnh vực sức khỏe; một số văn bằng khác theo quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo cấp cho người tốt nghiệp chương trình đào tạo chuyên sâu của một số ngành, lĩnh vực đặc thù.

2. Chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân là văn bản thể hiện dưới dạng giấy hoặc số được cấp cho người học theo quy định của Luật số 43/2019/QH14 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 123/2025/QH15, Luật số 124/2025/QH15, Luật số 125/2025/QH15 để xác nhận kết quả học tập sau khi được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ học vấn, nghề nghiệp hoặc cấp cho người học dự thi lấy chứng chỉ theo quy định.

3. Văn bằng, chứng chỉ giấy; văn bằng, chứng chỉ số

a) Văn bằng giấy, chứng chỉ giấy (sau đây gọi chung là văn bằng, chứng chỉ giấy) là văn bằng, chứng chỉ được cấp dưới dạng văn bản giấy;

b) Văn bằng số, chứng chỉ số (sau đây gọi chung là văn bằng, chứng chỉ số) là văn bằng, chứng chỉ được cấp dưới dạng kỹ thuật số từ cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ của Bộ Giáo dục và Đào tạo hoặc của cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ nếu được phân cấp (sau đây gọi chung là cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ);

c) Văn bằng, chứng chỉ giấy và văn bằng, chứng chỉ số có giá trị pháp lý như nhau.

4. Việc ký, cấp, sử dụng văn bằng, chứng chỉ số và việc cập nhật, khai thác cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ thực hiện theo lộ trình chuyển đổi số do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định.

5. Việc cấp lại, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ số thực hiện như đối với văn bằng, chứng chỉ giấy.

6. Thông tin trích xuất từ cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ quy định tại điểm b khoản 3 Điều này có giá trị pháp lý như thông tin trong sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ và có giá trị xác minh văn bằng, chứng chỉ.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Văn bằng, chứng chỉ phải có số hiệu để quản lý và có ký hiệu nhận dạng để phục vụ việc bảo mật và chống làm giả. Số hiệu ghi trên văn bằng, chứng chỉ được lập gồm nhóm chữ cái, mã số đơn vị cấp bằng và nhóm chữ số liên tục theo thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn. Số hiệu bảo đảm phân biệt được từng loại văn bằng, chứng chỉ; năm cấp và cơ quan cấp. Mỗi số hiệu chỉ được ghi duy nhất trên một văn bằng, chứng chỉ.

2. Văn bằng, chứng chỉ được cấp một lần, trừ trường hợp cấp lại do lỗi của cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ quy định tại Quy chế này.

3. Bảo đảm công khai, minh bạch trong cấp văn bằng, chứng chỉ.

4. Nghiêm cấm mọi hành vi gian lận trong cấp và sử dụng văn bằng, chứng chỉ.

5. Việc cấp, cấp lại, cấp bản sao, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ phải được cập nhật ngay vào cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ và phải lập hồ sơ để quản lý. Hồ sơ quản lý văn bằng, chứng chỉ gồm:

a) Các quy định, quy chế văn bằng, chứng chỉ của cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ;

b) Quyết định công nhận tốt nghiệp hoặc quyết định cấp văn bằng, chứng chỉ;

c) Sổ gốc và phụ lục sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ;

d) Sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc;

đ) Các mẫu văn bằng, chứng chỉ; mẫu bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc;

e) Các quyết định cấp lại, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ;

g) Các biên bản bàn giao, thu hồi, hủy bỏ các tài liệu;

h) Các văn bản, tài liệu khác trong quản lý việc in, bàn giao, bảo quản, cấp văn bằng, chứng chỉ.

Điều 4. Thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Thẩm quyền cấp văn bằng thực hiện theo quy định của Luật số 43/2019/QH14 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 123/2025/QH15, Luật số 124/2025/QH15, Luật số 125/2025/QH15.

2. Thẩm quyền cấp chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân thực hiện theo quy định của Luật số 43/2019/QH14 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 123/2025/QH15, Luật số 124/2025/QH15, Luật số 125/2025/QH15 và quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đối với chương trình đào tạo, bồi dưỡng hoặc kỳ thi cấp chứng chỉ.

3. Đối với chương trình đào tạo, bồi dưỡng không quy định cấp chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân, Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo, thủ trưởng cơ sở giáo dục, thủ trưởng cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp quyết định việc xác nhận hoàn thành chương trình đào tạo, bồi dưỡng cho người học.

Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm trong công tác quản lý văn bằng, chứng chỉ

1. Bộ Giáo dục và Đào tạo thống nhất quản lý văn bằng, chứng chỉ bao gồm: Quy định nội dung chính ghi trên văn bằng, phụ lục văn bằng giáo dục đại học; quy định nội dung chính ghi trên bằng cao đẳng, bằng trung cấp, bằng trung học nghề, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân; quy định mẫu bằng tốt nghiệp trung học phổ thông; quy định việc quản lý, cấp, cấp lại, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ; quy định việc lập và lưu trữ hồ sơ quản lý văn bằng, chứng chỉ; quy định về cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ.

2. Sở Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm quản lý việc cấp văn bằng, chứng chỉ đối với các cơ sở giáo dục, cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp thuộc phạm vi và địa bàn quản lý.

3. Cơ sở giáo dục đại học, trường cao đẳng, trường trung cấp, trường trung học nghề có trách nhiệm quản lý việc cấp văn bằng, chứng chỉ đối với các cơ sở giáo dục, các trung tâm trực thuộc.

4. Cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ là tổ chức, đơn vị, cơ sở giáo dục, cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp nơi người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ công tác. Cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện việc cấp, cấp lại, cấp bản sao từ sổ gốc, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ; việc lập và lưu trữ hồ sơ quản lý văn bằng, chứng chỉ.

5. Các cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều này có trách nhiệm chuẩn bị sẵn dữ liệu để cấp văn bằng, chứng chỉ số trên cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm cập nhật đầy đủ, chính xác các thông tin về việc cấp văn bằng, chứng chỉ tại sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ quy định tại Điều 13 Quy chế này. Danh mục các trường thông tin chính cần cập nhật trên cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ quy định tại Phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư này.

Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của người được cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Người được cấp văn bằng, chứng chỉ có các quyền sau đây:

a) Được người có thẩm quyền: cấp văn bằng, chứng chỉ đúng thời hạn quy định; ghi chính xác, đầy đủ các thông tin trên văn bằng, chứng chỉ; cấp lại văn bằng, chứng chỉ hoặc chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại Quy chế này;

b) Được cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc;

c) Tra cứu văn bằng, chứng chỉ đã được cấp trên cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ.

2. Người được cấp văn bằng, chứng chỉ có các nghĩa vụ sau đây:

a) Cung cấp chính xác, đầy đủ các thông tin dữ liệu cá nhân cơ bản, cần thiết để cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ ghi nội dung trên văn bằng, chứng chỉ và cập nhật vào cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ;

b) Kiểm tra tính chính xác các thông tin ghi trên văn bằng, chứng chỉ trước khi ký nhận văn bằng, chứng chỉ giấy hoặc khi nhận được văn bằng, chứng chỉ số;

c) Phải có giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật cho người nhận văn bằng, chứng chỉ khi không trực tiếp đến nhận văn bằng, chứng chỉ;

d) Giữ gìn, bảo quản văn bằng, chứng chỉ; không được tẩy xóa, sửa chữa các nội dung trên văn bằng, chứng chỉ; không được cho người khác sử dụng văn bằng, chứng chỉ;

đ) Sử dụng quyết định chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ kèm theo văn bằng, chứng chỉ sau khi được chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ;

e) Trình báo cho cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ và cơ quan công an nơi gần nhất khi bị mất văn bằng, chứng chỉ;

g) Nộp lại văn bằng, chứng chỉ cho cơ quan có thẩm quyền thu hồi văn bằng, chứng chỉ trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được quyết định thu hồi văn bằng, chứng chỉ. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ có quyết định thu hồi nhưng bị mất, phải cam kết bằng văn bản về việc bị mất văn bằng, chứng chỉ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam kết.

3. Quy định tại điểm b khoản 1 và điểm c, điểm e, điểm g khoản 2 Điều này chỉ áp dụng đối với văn bằng, chứng chỉ giấy.

Điều 7. Trách nhiệm của người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ và cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Ban hành quy chế văn bằng, chứng chỉ của cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ. Quy chế phải quy định cụ thể các nội dung sau:

a) Việc lập số hiệu, cách thức quy định ký hiệu nhận dạng văn bằng, chứng chỉ để phục vụ việc bảo mật, nhận dạng và chống làm giả văn bằng, chứng chỉ;

b) Các mẫu văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền, mẫu phụ lục văn bằng đối với văn bằng giáo dục đại học và các mẫu hồ sơ để quản lý văn bằng, chứng chỉ quy định tại điểm c, điểm d, điểm đ, điểm e và điểm g khoản 5 Điều 3 Quy chế này;

c) Cách thức thực hiện, trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân và chế tài xử lý khi để xảy ra sai sót, vi phạm đối với việc in, cấp, cấp lại, cấp bản sao từ sổ gốc, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ và việc lập, lưu trữ hồ sơ quản lý văn bằng, chứng chỉ, cập nhật cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ.

2. Kiểm tra, đối chiếu và ghi chính xác, đầy đủ các thông tin trong văn bằng, chứng chỉ. Yêu cầu người được cấp văn bằng, chứng chỉ xác nhận về việc đã kiểm tra thông tin để ghi trên văn bằng, chứng chỉ; xác nhận các yêu cầu chỉnh sửa thông tin và cung cấp các căn cứ yêu cầu chỉnh sửa thông tin. Căn cứ xác định thông tin người học để ghi lên văn bằng, chứng chỉ hoặc giải quyết các vấn đề liên quan đến văn bằng, chứng chỉ là thông tin trích xuất, chia sẻ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp không có đủ thông tin cần thiết trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc không thể truy cập được Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì căn cứ vào thông tin ghi trên giấy khai sinh, thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước. Trường hợp người học xuất trình nhiều giấy tờ tùy thân có thông tin khác nhau thì căn cứ theo thông tin trích xuất từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ tùy thân mới nhất còn thời hạn sử dụng.

3. Tổ chức in văn bằng, chứng chỉ (trong trường hợp cấp văn bằng, chứng chỉ giấy) sau khi duyệt và báo cáo mẫu văn bằng, chứng chỉ theo quy định.

4. Lập đầy đủ hồ sơ quản lý văn bằng, chứng chỉ và lưu trữ theo quy định tại Quy chế này.

5. Bảo đảm tính chính xác và chịu trách nhiệm về các thông tin trong sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ và trong hồ sơ khác liên quan đến quản lý văn bằng, chứng chỉ.

6. Cấp lại, cấp bản sao từ sổ gốc; chỉnh sửa nội dung; thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ; cấp phụ lục văn bằng kèm theo văn bằng giáo dục đại học và cập nhật, khai thác cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại Quy chế này. Việc cấp lại, cấp bản sao từ sổ gốc; chỉnh sửa nội dung; thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ và cập nhật, khai thác cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ áp dụng đối với cả văn bằng, chứng chỉ đã cấp trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành.

7. Xác minh tính xác thực của văn bằng, chứng chỉ đối với văn bằng, chứng chỉ chưa được cập nhật trên cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ; giải quyết các khiếu nại, phản ánh, kiến nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến văn bằng, chứng chỉ.

8. Phối hợp với cơ quan công an địa phương nơi đặt trụ sở chính trong việc quản lý văn bằng, chứng chỉ.

9. Người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ ký văn bằng, chứng chỉ; quyết định việc phân công cấp phó thực hiện các việc: ký văn bằng, chứng chỉ, cấp lại, cấp bản sao từ sổ gốc, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ. Việc phân công phải bằng văn bản, rõ phạm vi và thời hạn phân công bảo đảm khoa học, dễ quản lý. Khi được phân công, cấp phó ký văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại Điều 12 Quy chế này.

Trường hợp người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ chưa được cơ quan có thẩm quyền bổ nhiệm, công nhận thì cấp phó được cơ quan có thẩm quyền quyết định giao phụ trách cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ là người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ.

10. Người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện, kiểm tra việc in, cấp, phát văn bằng, chứng chỉ và việc quản lý văn bằng, chứng chỉ đối với các đơn vị thuộc quyền quản lý; chịu trách nhiệm cá nhân trước cơ quan quản lý cấp trên và trước pháp luật về việc quản lý và cấp văn bằng, chứng chỉ.

11. Trường hợp cơ quan đã cấp văn bằng, chứng chỉ bị giải thể, sáp nhập, chia tách hoặc thay đổi thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định của pháp luật thì cơ quan được giao quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ hoặc hồ sơ hoặc dữ liệu trên cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ (sau đây gọi chung là cơ quan quản lý sổ gốc) thực hiện các trách nhiệm quy định tại khoản 6 và khoản 7 Điều này.

Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quyết định việc thực hiện trách nhiệm quy định tại khoản 6 và khoản 7 Điều này trong các trường hợp khác.

Điều 8. Cấp văn bằng, chứng chỉ của cơ sở giáo dục có vốn đầu tư nước ngoài và cơ sở giáo dục Việt Nam khi liên kết đào tạo với cơ sở giáo dục nước ngoài

Cơ sở giáo dục có vốn đầu tư nước ngoài và cơ sở giáo dục Việt Nam khi liên kết đào tạo với cơ sở giáo dục nước ngoài có trách nhiệm thực hiện các quy định tại Quy chế này nếu cấp văn bằng, chứng chỉ thuộc hệ thống giáo dục quốc dân quy định tại Điều 2 Quy chế này.

Điều 9. Nội dung, ngôn ngữ ghi trên văn bằng, chứng chỉ và phụ lục văn bằng

1. Nội dung ghi trên văn bằng giáo dục đại học, phụ lục văn bằng giáo dục đại học quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Nội dung ghi trên bằng cao đẳng, bằng trung cấp, bằng trung học nghề quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này.

3. Mẫu bằng tốt nghiệp trung học phổ thông quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.

4. Nội dung ghi trên chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân quy định tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này.

5. Ngôn ngữ ghi trên văn bằng, chứng chỉ là tiếng Việt. Đối với các văn bằng, chứng chỉ có ghi thêm tiếng nước ngoài, thì tiếng nước ngoài phải được ghi chính xác và phù hợp với nội dung tiếng Việt; kích cỡ chữ tiếng nước ngoài không lớn hơn kích cỡ chữ tiếng Việt.

Điều 10. In văn bằng, chứng chỉ

1. Sở Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm hướng dẫn in; quản lý, cấp số hiệu bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, số hiệu chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân cho các cơ sở giáo dục, cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp và các cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ thuộc phạm vi quản lý; quản lý việc thiết kế, phê duyệt mẫu chứng chỉ sơ cấp đối với cơ sở tham gia hoạt động giáo dục nghề nghiệp quy định tại điểm a khoản 3 Điều 7 Luật số 124/2025/QH15 thuộc phạm vi quản lý.

2. Thủ trưởng cơ sở giáo dục đại học, trường cao đẳng, trường trung cấp, trường trung học nghề thiết kế mẫu văn bằng và phụ lục văn bằng (nếu có), mẫu chứng chỉ và gửi mẫu văn bằng, chứng chỉ (có ghi đầy đủ thông tin giả định) về Bộ Giáo dục và Đào tạo, cơ quan quản lý trực tiếp và công an tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở chính 10 ngày trước khi phê duyệt và sử dụng mẫu văn bằng, chứng chỉ để cấp cho người học. Cơ sở giáo dục đại học, trường cao đẳng, trường trung cấp, trường trung học nghề phải công bố công khai mẫu văn bằng, chứng chỉ trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử (sau đây gọi chung là cổng thông tin điện tử) của cơ sở giáo dục và chịu trách nhiệm về mẫu, nội dung in trên văn bằng, chứng chỉ.

Đối với cơ sở giáo dục thuộc ngành công an, quân đội, mẫu văn bằng, phụ lục văn bằng, mẫu chứng chỉ do cơ quan quản lý trực tiếp phê duyệt.

Chương II

 CẤP, CẤP LẠI, CHỈNH SỬA, THU HỒI, HỦY BỎ VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ

Điều 11. Thời hạn cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm cấp văn bằng, chứng chỉ cho người học trong thời hạn sau:

a) 05 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định công nhận tốt nghiệp hoặc cấp chứng chỉ đối với việc cấp văn bằng, chứng chỉ số;

b) 30 ngày kể từ ngày có quyết định công nhận tốt nghiệp trung học phổ thông, trung học nghề, trung cấp, cao đẳng, đại học; quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng thạc sĩ hoặc quyết định công nhận học vị tiến sĩ và cấp bằng tiến sĩ (đối với văn bằng giấy);

c) 15 ngày kể từ ngày kết thúc khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ học vấn, nghề nghiệp hoặc dự thi lấy chứng chỉ (đối với chứng chỉ giấy).

2. Trong thời gian chờ cấp văn bằng đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này, người học đủ điều kiện cấp bằng tốt nghiệp được cơ sở giáo dục nơi đã theo học cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời nếu có nhu cầu.

Mẫu giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời cho người đủ điều kiện cấp bằng tốt nghiệp trung học phổ thông do Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo quy định. Mẫu giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời cho người đủ điều kiện cấp văn bằng giáo dục đại học, bằng cao đẳng, bằng trung cấp, bằng trung học nghề do thủ trưởng cơ sở giáo dục quy định.

Điều 12. Ký, đóng dấu văn bằng, chứng chỉ

1. Việc ký, đóng dấu lên văn bằng, chứng chỉ thực hiện theo quy định pháp luật về công tác văn thư. Việc ký số đối với văn bằng, chứng chỉ số thực hiện theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Trường hợp cấp phó ký văn bằng, chứng chỉ, bản sao từ sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ và các văn bản liên quan thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng.

Điều 13. Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ

1. Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ là tài liệu do cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ lập khi thực hiện việc cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ. Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin sau:

a) Các thông tin chung về khóa học, kỳ thi: số, ngày tháng năm quyết định công nhận tốt nghiệp; năm tốt nghiệp; hình thức học hoặc đào tạo (nếu có); kỳ thi, khóa thi, điểm thi, học sinh trường (đối với bằng tốt nghiệp trung học phổ thông); quyết định thành lập hội đồng đánh giá luận văn hoặc luận án, ngày bảo vệ đối với bằng thạc sĩ và bằng tiến sĩ; tên ngành đào tạo, chuyên ngành đào tạo (nếu có);

b) Các thông tin nhận diện văn bằng, chứng chỉ: Số hiệu, số vào sổ gốc, ngày cấp. Số vào sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ do người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ quy định cụ thể bảo đảm phân biệt được số vào sổ gốc cấp của từng loại văn bằng, chứng chỉ, cơ quan cấp, năm cấp và số thứ tự văn bằng, chứng chỉ đã cấp trong năm; mỗi số vào sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ được ghi duy nhất trên một văn bằng, chứng chỉ;

c) Các thông tin của người được cấp văn bằng, chứng chỉ: số định danh cá nhân, họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, dân tộc; quốc tịch (nếu là người nước ngoài); chữ ký, ghi rõ họ tên của người nhận văn bằng;

d) Xếp loại tốt nghiệp hoặc xếp hạng tốt nghiệp hoặc kết quả điểm của bài thi (nếu có);

đ) Cột ghi chú để ghi thông tin về việc cấp lại, chỉnh sửa hoặc bị thu hồi, hủy bỏ (nếu có);

e) Chữ ký duyệt, ghi rõ họ tên người duyệt và đóng dấu của cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ.

2. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ được chỉnh sửa nội dung hoặc được cấp lại hoặc bị thu hồi, hủy bỏ thì phải lập hoặc cập nhật phụ lục sổ gốc đồng thời ghi chú tình trạng đã được cấp lại, chỉnh sửa hoặc bị thu hồi, hủy bỏ vào cột ghi chú của sổ gốc. Phụ lục sổ gốc là một phần không tách rời của sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ. Phụ lục sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin sau:

a) Các thông tin ghi trên văn bằng, chứng chỉ đã cấp gồm: Số hiệu, số vào sổ gốc, ngày cấp; số định danh cá nhân (nếu có), họ và tên, ngày tháng năm sinh của người đã được cấp văn bằng, chứng chỉ;

b) Các thông tin về nội dung chỉnh sửa; lý do chỉnh sửa hoặc cấp lại, thu hồi, hủy bỏ;

c) Số hiệu, số vào sổ gốc, ngày cấp văn bằng, chứng chỉ mới đối với trường hợp cấp lại;

d) Số, ngày tháng năm ban hành quyết định chỉnh sửa, cấp lại, thu hồi, hủy bỏ;

đ) Chữ ký, ghi rõ họ tên của người nhận văn bằng, chứng chỉ được chỉnh sửa, cấp lại hoặc thu hồi, hủy bỏ (đối với cấp lại, chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ dưới dạng văn bằng, chứng chỉ giấy).

3. Ngoài những thông tin quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này, cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ được ghi thêm các thông tin khác phục vụ cho công tác quản lý nhưng không được trái với các quy định của pháp luật.

4. Sổ gốc và phụ lục sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ phải được đánh số trang, đóng dấu giáp lai, không được tẩy xóa, bảo đảm quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn.

5. Trường hợp sổ gốc hỏng, rách nát hoặc không có sổ gốc, cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ hoặc cơ quan quản lý sổ gốc có trách nhiệm lập danh mục tài liệu có đủ thông tin về cấp văn bằng, chứng chỉ, thông tin tốt nghiệp được sử dụng thay cho sổ gốc để phục vụ cho việc bảo đảm quyền lợi của người được cấp văn bằng, chứng chỉ. Danh mục phải có mô tả rõ số lượng tài liệu, quy cách, tình trạng của từng tài liệu và số người được cấp văn bằng, chứng chỉ của từng tài liệu.

6. Trường hợp cấp văn bằng, chứng chỉ số, cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ phải lập sổ gốc và phụ lục sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ dưới dạng văn bản số đồng thời in 01 bản dưới dạng giấy, ký đóng dấu trực tiếp để lưu trữ. Trường hợp thông tin trên cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ bị mất hoặc có sự cố thì cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ phải tổ chức cập nhật lại dữ liệu từ sổ gốc dưới dạng giấy; trường hợp sổ gốc dạng giấy bị mất hoặc hỏng, cũ nát không sử dụng được thì phải in 01 bản dưới dạng giấy từ cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ, ký đóng dấu trực tiếp để lưu trữ và phải lập biên bản chi tiết về việc cập nhật cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ và sao lưu sổ gốc.

7. Khi cấp văn bằng, chứng chỉ giấy, các thông tin ghi trong sổ gốc và phụ lục sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này phải được cập nhật vào cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ ngay sau khi lập sổ và có biên bản kiểm tra, rà soát bảo đảm việc cập nhật được đầy đủ, chính xác. Biên bản kiểm tra, rà soát việc cập nhật cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ phải được đính kèm với sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ. Thủ trưởng cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ quy định cụ thể việc sao lưu dữ liệu văn bằng, chứng chỉ.

Điều 14. Cấp lại văn bằng, chứng chỉ

1. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ đã cấp nhưng phát hiện bị viết sai do lỗi của cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ thì thủ trưởng cơ quan đã cấp văn bằng, chứng chỉ hoặc cơ quan quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp lại văn bằng, chứng chỉ.

2. Thủ tục cấp lại văn bằng, chứng chỉ như sau:

a) Người có yêu cầu cấp lại văn bằng, chứng chỉ cung cấp thông tin yêu cầu chỉnh sửa trên cổng dịch vụ công trực tuyến. Trường hợp không thể thực hiện theo dịch vụ công trực tuyến thì gửi trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính cho cơ quan có thẩm quyền cấp lại văn bằng, chứng chỉ hồ sơ yêu cầu gồm: Phiếu yêu cầu (theo Mẫu tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư này); giấy tờ chứng minh cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ viết sai văn bằng, chứng chỉ hoặc đường dẫn tới cơ sở dữ liệu trích xuất giấy tờ chứng minh cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ viết sai văn bằng, chứng chỉ;

b) Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan quy định tại khoản 1 Điều này xem xét quyết định việc cấp lại văn bằng, chứng chỉ; nếu không cấp lại thì phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do;

c) Cơ quan cấp lại văn bằng, chứng chỉ sử dụng mẫu văn bằng, chứng chỉ hiện hành để cấp lại văn bằng, chứng chỉ (đối với cấp lại dưới dạng văn bằng, chứng chỉ giấy).

3. Quyết định cấp lại văn bằng, chứng chỉ

Quyết định cấp lại văn bằng, chứng chỉ gồm các nội dung chính sau:

a) Họ, chữ đệm, tên; ngày tháng năm sinh (ghi theo văn bằng, chứng chỉ cấp lại) và số định danh cá nhân của người có văn bằng, chứng chỉ;

b) Lý do cấp lại;

c) Tên, số hiệu, số vào sổ gốc, ngày tháng năm cấp, họ tên người được cấp ghi trên văn bằng, chứng chỉ đã cấp có lỗi phải thu hồi, hủy bỏ;

d) Hiệu lực và trách nhiệm thi hành quyết định;

đ) Thông tin hướng dẫn tra cứu về văn bằng, chứng chỉ được cấp lại.

4. Văn bằng, chứng chỉ cấp lại có in chữ “CẤP LẠI” ngay dưới tên văn bằng, chứng chỉ. Ngày ký trên văn bằng, chứng chỉ là ngày cấp lại văn bằng, chứng chỉ.

5. Cập nhật cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp cấp lại

Khi cấp lại văn bằng, chứng chỉ, cơ quan cấp lại văn bằng, chứng chỉ phải lập hoặc cập nhật phụ lục sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Quy chế này; cập nhật thông tin về văn bằng, chứng chỉ được cấp lại vào cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ, đồng thời cập nhật trạng thái bị thu hồi, hủy bỏ của văn bằng, chứng chỉ đã cấp có lỗi.

Điều 15. Chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ

1. Các trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ

Người được cấp văn bằng, chứng chỉ có quyền yêu cầu chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ trong các trường hợp sau:

a) Được cơ quan có thẩm quyền quyết định thay đổi hoặc cải chính hộ tịch;

b) Được xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính;

c) Được bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch;

d) Được đăng ký khai sinh quá hạn, đăng ký lại khai sinh;

đ) Trường hợp thông tin ghi trên văn bằng, chứng chỉ sai do người học cung cấp và không có lỗi của cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ.

2. Thẩm quyền quyết định chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ

Người có trách nhiệm và thẩm quyền quyết định chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ là thủ trưởng cơ quan quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ.

3. Hồ sơ đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ:

a) Phiếu đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ (theo Mẫu tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư này);

b) Văn bằng, chứng chỉ đề nghị chỉnh sửa;

c) Trích lục hoặc quyết định thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ do thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính;

d) Giấy khai sinh đối với trường hợp chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ do bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, đăng ký lại việc sinh, đăng ký khai sinh quá hạn;

đ) Các tài liệu trong hồ sơ đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ quy định tại các điểm b, c, d khoản này là bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc đường dẫn trích xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu của cơ quan có thẩm quyền. Trường hợp các tài liệu này là bản sao không có chứng thực thì người đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ phải xuất trình bản chính để người tiếp nhận hồ sơ đối chiếu; người tiếp nhận hồ sơ phải ký xác nhận, ghi rõ họ tên vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

4. Trình tự chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ được quy định như sau:

a) Người đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ cung cấp thông tin trên cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc gửi trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính 01 (một) bộ hồ sơ quy định tại khoản 3 Điều này cho cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ;

b) Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ xem xét quyết định việc chỉnh sửa; nếu không chỉnh sửa thì phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do;

c) Việc chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ được thực hiện bằng quyết định chỉnh sửa; không chỉnh sửa trực tiếp trong văn bằng, chứng chỉ. Quyết định chỉnh sửa phải được lưu trong hồ sơ cấp văn bằng, chứng chỉ;

d) Căn cứ quyết định chỉnh sửa, cơ quan chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ phải lập hoặc cập nhật phụ lục sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Quy chế này; cập nhật thông tin về văn bằng, chứng chỉ được chỉnh sửa vào cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ, đồng thời cập nhật trạng thái được chỉnh sửa của văn bằng, chứng chỉ.

5. Quyết định chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ gồm các nội dung chính sau:

a) Họ, chữ đệm, tên; ngày tháng năm sinh của người có văn bằng, chứng chỉ (ghi theo văn bằng, chứng chỉ đã cấp); số định danh cá nhân của người có văn bằng, chứng chỉ;

b) Tên, số hiệu, ngày tháng năm cấp của văn bằng, chứng chỉ;

c) Nội dung chỉnh sửa;

d) Lý do chỉnh sửa;

đ) Hiệu lực và trách nhiệm thi hành quyết định;

e) Thông tin hướng dẫn tra cứu về văn bằng, chứng chỉ đã được chỉnh sửa.

Điều 16. Thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ

1. Văn bằng, chứng chỉ bị thu hồi, hủy bỏ trong các trường hợp sau đây:

a) Có hành vi gian lận trong tuyển sinh, học tập, thi cử, bảo vệ đồ án, khóa luận tốt nghiệp, luận văn, luận án hoặc gian lận trong việc làm hồ sơ để được cấp văn bằng, chứng chỉ;

b) Cấp cho người không đủ điều kiện;

c) Do người không có thẩm quyền cấp;

d) Bị tẩy xóa, sửa chữa;

đ) Để cho người khác sử dụng;

e) Do lỗi của cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ.

2. Thủ trưởng cơ quan quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ có thẩm quyền và trách nhiệm thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ.

3. Người có thẩm quyền thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ ra quyết định thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ. Căn cứ quyết định thu hồi, hủy bỏ, cơ quan quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ phải lập hoặc cập nhật phụ lục sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Quy chế này và cập nhật tình trạng bị thu hồi, hủy bỏ trên cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ. Quyết định thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ gồm các nội dung chính sau:

a) Họ, chữ đệm, tên; ngày tháng năm sinh của người có văn bằng, chứng chỉ (ghi theo văn bằng, chứng chỉ đã cấp); số định danh cá nhân của người có văn bằng, chứng chỉ;

b) Tên, số hiệu, ngày tháng năm cấp của văn bằng, chứng chỉ;

c) Lý do thu hồi, hủy bỏ;

d) Hiệu lực và trách nhiệm thi hành quyết định;

đ) Thông tin hướng dẫn tra cứu về văn bằng, chứng chỉ đã được thu hồi, hủy bỏ.

4. Quyết định thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ phải được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của cơ quan có thẩm quyền thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ; được gửi đến người bị thu hồi văn bằng, chứng chỉ, cơ quan kiểm tra phát hiện sai phạm (nếu có), cơ quan người bị thu hồi văn bằng, chứng chỉ đang công tác (nếu có) và các cơ quan, tổ chức có liên quan.

Điều 17. Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

1. Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

a) Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là việc cơ quan quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ căn cứ vào sổ gốc hoặc dữ liệu văn bằng, chứng chỉ trên cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ để cấp bản sao. Bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc có thể cấp dưới dạng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử;

b) Các nội dung ghi trong bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải chính xác so với sổ gốc hoặc cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ.

2. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

Cơ quan quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.

3. Người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

Những người sau đây có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc:

a) Người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ;

b) Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ;

c) Trong trường hợp người được cấp văn bằng, chứng chỉ đã chết hoặc mất năng lực hành vi dân sự, những người sau đây có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc: cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.

4. Hồ sơ đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gồm:

a) Phiếu đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc (theo Mẫu tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư này);

b) Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là người quy định tại điểm b khoản 3 Điều này thì phải có giấy ủy quyền (đối với người được ủy quyền), là người quy định tại điểm c khoản 3 Điều này thì phải có giấy tờ hoặc đường dẫn trích xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu của cơ quan có thẩm quyền chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.

5. Trình tự cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

a) Người đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ cung cấp thông tin trên cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc nộp trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính 01 (một) bộ hồ sơ quy định tại khoản 4 Điều này cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc;

b) Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 03 (ba) giờ chiều, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải cấp bản sao cho người có yêu cầu. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua dịch vụ bưu chính thì thời hạn được xác định từ thời điểm cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến;

c) Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu cấp bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu số lượng nhiều bản sao, nội dung văn bằng, chứng chỉ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại điểm b khoản này thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu cấp bản sao.

6. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao hoặc lý do khác không cấp bản sao cho người yêu cầu thì cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu và nêu rõ lý do theo thời hạn quy định tại điểm b khoản 5 Điều này.

7. Ngay sau khi cấp bản sao từ sổ gốc, nếu thông tin về văn bằng, chứng chỉ chưa có trong cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ, cơ quan quản lý sổ gốc phải cập nhật ngay thông tin văn bằng, chứng chỉ đó vào cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ.

Điều 18. Sổ cấp bản sao và quản lý việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

1. Sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là tài liệu do cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc lập khi thực hiện việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc trong đó ghi đầy đủ những nội dung của bản sao mà cơ quan đó đã cấp.

Sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải được ghi chép chính xác, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, không được tẩy xóa, bảo đảm quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn.

2. Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc mỗi lần cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc đều phải ghi vào sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc; phải lập số vào sổ cấp bản sao, bảo đảm mỗi số vào sổ cấp bản sao được ghi duy nhất trên một bản sao văn bằng, chứng chỉ đồng thời lập cơ sở dữ liệu về bản sao từ sổ gốc.

Số vào sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được lập liên tục theo thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn theo từng năm từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12; bảo đảm phân biệt được số vào sổ cấp bản sao của từng loại văn bằng, chứng chỉ và năm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.

Điều 19. Cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ

1. Bộ Giáo dục và Đào tạo xây dựng cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ để sử dụng chung trong toàn quốc. Cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ phục vụ cho việc cấp văn bằng, chứng chỉ số; lưu trữ dữ liệu văn bằng, chứng chỉ đã cấp cho người học và công khai thông tin về cấp văn bằng, chứng chỉ. Cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ phải có đầy đủ các trường thông tin quy định tại khoản 5 Điều 5 Quy chế này. Cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ phải có khả năng kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu chuyên ngành để giải quyết các thủ tục hành chính cho người được cấp văn bằng, chứng chỉ.

2. Việc cập nhật cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ và công bố công khai thông tin về cấp, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ trên cổng thông tin điện tử được thực hiện đối với cả văn bằng, chứng chỉ đã được cấp trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành.

Điều 20. Cấp lại, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ trên cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ

1. Việc cấp lại, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ trên cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ được thực hiện trên cổng dịch vụ công trực tuyến. Người có nhu cầu cấp lại, chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ cung cấp thông tin theo biểu mẫu tại cổng dịch vụ công trực tuyến gồm các thông tin (như Mẫu Phiếu đề nghị tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư này).

2. Quy trình cấp lại, chỉnh sửa, thu hồi hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ trên cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ; việc ban hành quyết định cấp lại, chỉnh sửa, thu hồi hủy bỏ; việc lập phụ lục sổ gốc được thực hiện như đối với văn bằng, chứng chỉ giấy.

Điều 21. Công bố công khai thông tin về cấp văn bằng, chứng chỉ trên cổng thông tin điện tử

1. Cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ công khai trên cổng thông tin điện tử về: Các mẫu văn bằng, chứng chỉ; danh sách cấp văn bằng, chứng chỉ cho người học hàng năm bao gồm thông tin: họ và tên người học, ngày tháng năm cấp văn bằng, chứng chỉ; địa chỉ trang thông tin tra cứu, xác minh văn bằng, chứng chỉ.

Việc công khai thông tin về cấp văn bằng, chứng chỉ trên cổng thông tin điện tử không áp dụng đối với chương trình giáo dục, đào tạo của ngành công an, quân đội thuộc danh mục bí mật nhà nước và một số trường hợp khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Việc công bố công khai về cấp văn bằng, chứng chỉ giúp xác minh về văn bằng, chứng chỉ, bảo đảm minh bạch việc cấp văn bằng, chứng chỉ.

3. Thông tin tra cứu từ cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ hoặc hiển thị trên ứng dụng VNeID được sử dụng thay cho bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc và có giá trị xác minh văn bằng, chứng chỉ thay cho việc cơ quan quản lý sổ gốc xác minh văn bằng, chứng chỉ bằng văn bản. Việc sử dụng thông tin văn bằng, chứng chỉ phải bảo đảm đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin; đồng thời phải bảo đảm đúng quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 22. Trách nhiệm thi hành

1. Cơ quan quản lý nhà nước về giáo dục các cấp tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý văn bằng, chứng chỉ theo phân cấp quản lý nhà nước về giáo dục và theo quy định tại Thông tư này.

2. Bộ Giáo dục và Đào tạo kiểm tra việc in, quản lý, cấp, sử dụng văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.

3. Sở Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm quản lý, hướng dẫn, kiểm tra, việc in, cấp, sử dụng văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân đối với cơ sở giáo dục, cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

4. Cơ sở giáo dục đại học, trường cao đẳng, trường trung cấp, trường trung học nghề chịu trách nhiệm quản lý, hướng dẫn, kiểm tra, việc in, cấp, sử dụng văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân đối với đơn vị thuộc và trực thuộc.

5. Bộ Quốc phòng, Bộ Công an chịu trách nhiệm quản lý, hướng dẫn, kiểm tra, việc in, cấp, sử dụng văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân đối với cơ sở giáo dục thuộc phạm vi quản lý.

6. Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu trực thuộc cấp tỉnh bàn giao sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp trung học cơ sở và tài liệu liên quan đến việc cấp bằng về Sở Giáo dục và Đào tạo quản lý trước ngày 31 tháng 5 năm 2026. Sở Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm cấp lại, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ, cấp bản sao từ sổ gốc bằng tốt nghiệp các cấp học phổ thông đã cấp trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành; cấp bằng tốt nghiệp trung học cơ sở đối với các trường hợp chưa được cấp của năm 2025.

7. Cơ quan, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm in, quản lý, cấp hoặc sử dụng văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, thanh tra việc thực hiện quy định của pháp luật về văn bằng, chứng chỉ.

Điều 23. Điều khoản chuyển tiếp

Các mẫu văn bằng, chứng chỉ và bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được ban hành, phê duyệt trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31 tháng 8 năm 2026./.

PHỤ LỤC I

NỘI DUNG GHI TRÊN VĂN BẰNG GIÁO DỤC ĐẠI HỌC, PHỤ LỤC VĂN BẰNG GIÁO DỤC ĐẠI HỌC
(Kèm theo Thông tư số 10/2026/TT-BGDĐT ngày 26 tháng 02 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

I. Nội dung chính ghi trên văn bằng

1. Quốc hiệu, tiêu ngữ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

2. Tên văn bằng theo từng trình độ đào tạo (bằng cử nhân, bằng thạc sĩ, bằng tiến sĩ, tên văn bằng chương trình đào tạo chuyên sâu của một số ngành, lĩnh vực đặc thù).

3. Ngành đào tạo.

4. Tên cơ sở giáo dục đại học cấp văn bằng.

5. Họ, chữ đệm, tên của người được cấp văn bằng.

6. Ngày, tháng, năm sinh của người được cấp văn bằng.

7. Hạng tốt nghiệp (nếu có).

8. Địa danh, ngày tháng năm cấp văn bằng.

9. Chức danh, chữ ký, họ, chữ đệm, tên của người có thẩm quyền cấp văn bằng và đóng dấu theo quy định.

10. Số hiệu, số vào sổ gốc cấp văn bằng.

II. Nội dung chính ghi trên phụ lục văn bằng

1. Thông tin về người được cấp văn bằng: họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh.

2. Thông tin về văn bằng: tên cơ sở giáo dục đại học cấp bằng, chuyên ngành đào tạo, ngày nhập học, ngôn ngữ đào tạo, thời gian đào tạo, trình độ đào tạo theo Khung trình độ quốc gia Việt Nam, hình thức đào tạo.

3. Thông tin về nội dung, kết quả học tập (nếu có): tên học phần hoặc môn học, số tín chỉ của từng học phần hoặc môn học, điểm học phần hoặc môn học, tổng số tín chỉ tích lũy, điểm trung bình, tên và kết quả luận văn, luận án, điểm xếp hạng tốt nghiệp. Trường hợp văn bằng được cấp khi các tín chỉ tích lũy ở những cơ sở đào tạo khác nhau, cần ghi rõ tên môn học, số tín chỉ của từng môn học được công nhận để xét tốt nghiệp và tên cơ sở đào tạo.

4. Thông tin kết nối với văn bằng: mã số sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh; số hiệu văn bằng.

III. Nội dung khác ghi trên văn bằng và phụ lục văn bằng

1. Cơ sở giáo dục đại học được bổ sung các nội dung khác ghi trên văn bằng, phụ lục văn bằng giáo dục đại học phù hợp với quy định của pháp luật.

2. Ngôn ngữ ghi trên phụ lục văn bằng thực hiện như ghi trên văn bằng.

PHỤ LỤC II

NỘI DUNG GHI TRÊN BẰNG CAO ĐẲNG, BẰNG TRUNG CẤP, BẰNG TRUNG HỌC NGHỀ
(Kèm theo Thông tư số 10/2026/TT-BGDĐT ngày 26 tháng 02 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

1. Nội dung ghi trên bằng cao đẳng, bằng trung cấp, bằng trung học nghề gồm:

a) Quốc hiệu, tiêu ngữ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

b) Chức danh của hiệu trưởng trường cấp bằng;

c) Tên trường cấp bằng;

d) Tên bằng theo từng trình độ đào tạo (bằng cao đẳng, bằng trung cấp, bằng trung học nghề);

đ) Ngành, nghề đào tạo;

e) Họ, chữ đệm, tên của người được cấp bằng;

g) Ngày, tháng, năm sinh của người được cấp bằng;

h) Xếp loại tốt nghiệp (nếu có);

i) Địa danh, ngày tháng năm cấp bằng;

k) Chức danh, chữ ký, họ, chữ đệm, tên của người có thẩm quyền ký bằng và đóng dấu theo quy định;

l) Số hiệu bằng, số vào sổ gốc cấp bằng;

m) Đối với các chương trình chất lượng cao được ghi cụm từ "chương trình chất lượng cao" phía dưới tên ngành, nghề đào tạo;

n) Các nội dung khác phù hợp quy định của pháp luật.

2. Hướng dẫn ghi một số nội dung chính trên bằng cao đẳng, bằng trung cấp, bằng trung học nghề:

a) Ngành, nghề đào tạo mà người học đã học được xác định theo giấy chứng nhận đăng ký hoạt động giáo dục nghề nghiệp của trường được cấp theo danh mục ngành, nghề đào tạo cấp IV, bằng tiếng Việt;

b) Họ, chữ đệm, tên của người được cấp bằng;

c) Ghi ngày, tháng, năm sinh của người được cấp bằng;

d) Nếu người được cấp bằng tốt nghiệp là người nước ngoài thì ghi các thông tin tại điểm e, g căn cứ vào hộ chiếu.

PHỤ LỤC III

MẪU BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC PHỔ THÔNG
(Kèm theo Thông tư số 10/2026/TT-BGDĐT ngày 26 tháng 02 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

CÁCH GHI TRÊN BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC PHỔ THÔNG

(1) Đối với người được cấp bằng tốt nghiệp trung học phổ thông là người nước ngoài, việc ghi các thông tin tại điểm (2), (3), (4), (5) căn cứ vào hộ chiếu.

(2) Ghi đầy đủ họ, chữ đệm và tên của người được cấp bằng.

(3) Ghi ngày, tháng, năm sinh của người được cấp bằng.

(4) Ghi “Nam” hoặc “Nữ”.

(5) Ghi tên trường nơi người học đã học năm học cuối cấp trung học phổ thông.

(6) Ghi năm người học thi tốt nghiệp.

(7) Ghi tên Hội đồng thi người học thi tốt nghiệp.

(8) Ghi địa danh tỉnh, thành phố nơi cơ quan cấp bằng tốt nghiệp trung học phổ thông đặt trụ sở chính.

(9) Ghi ngày tháng năm cấp bằng.

(10) Số hiệu: là số hiệu bằng.

(11) Số vào sổ cấp bằng: là số ghi vào sổ gốc cấp bằng.

PHỤ LỤC IV

NỘI DUNG GHI TRÊN CHỨNG CHỈ CỦA HỆ THỐNG GIÁO DỤC QUỐC DÂN
(Kèm theo Thông tư số 10/2026/TT-BGDĐT ngày 26 tháng 02 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

1. Quốc hiệu, tiêu ngữ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------------------

2. Tên chứng chỉ.

3. Tên cơ quan cấp chứng chỉ.

4. Họ, chữ đệm, tên của người được cấp chứng chỉ.

5. Ngày, tháng, năm sinh người được cấp chứng chỉ.

6. Giới tính người được cấp chứng chỉ (“Nam” hoặc “Nữ”).

7. Tên, thời gian chương trình đào tạo/ bồi dưỡng (nếu có).

8. Hội đồng thi (nếu người được cấp chứng chỉ dự thi lấy chứng chỉ).

9. Kết quả thi các môn / phần / kỹ năng (nếu có).

10. Địa danh tỉnh, thành phố nơi cơ quan cấp chứng chỉ đặt trụ sở chính.

11. Ngày tháng năm cấp chứng chỉ.

12. Chức danh người ký chứng chỉ.

13. Họ, chữ đệm, tên người ký chứng chỉ.

14. Số hiệu chứng chỉ.

15. Số vào sổ gốc cấp chứng chỉ.

PHỤ LỤC V

DANH MỤC CÁC TRƯỜNG THÔNG TIN CHÍNH CẦN CẬP NHẬT TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU VỀ VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ
(Kèm theo Thông tư số 10/2026/TT-BGDĐT ngày 26 tháng 02 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

I. Đối với bằng tốt nghiệp các cấp học: tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông

1. Tên bằng (Bằng tốt nghiệp phổ thông trung học, trung học phổ thông, tú tài...).

2. Họ, chữ đệm, tên người được cấp bằng.

3. Số định danh cá nhân người được cấp bằng.

4. Ngày, tháng, năm sinh người được cấp bằng.

5. Giới tính người được cấp bằng.

6. Dân tộc của người được cấp bằng.

7. Tên trường người được cấp bằng đã học (năm cuối cấp học, bậc học).

8. Năm (hoặc niên khóa) tốt nghiệp.

9. Thông tin về điểm của các môn thi, xếp loại tốt nghiệp và hệ, hình thức đào tạo (nếu có).

10. Hội đồng thi người được cấp bằng thi tốt nghiệp (nếu có thi tốt nghiệp).

11. Địa danh tỉnh, thành phố nơi cơ quan cấp bằng đặt trụ sở chính.

12. Ngày tháng năm cấp bằng.

13. Số hiệu bằng.

14. Số vào sổ gốc cấp bằng.

15. Tên cơ quan cấp bằng.

16. Chức danh người ký bằng.

17. Họ, chữ đệm, tên người ký bằng.

18. Tình trạng văn bằng (đã được cấp lại, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ... nếu có).

II. Đối với bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp, trung học nghề

1. Tên bằng theo từng trình độ đào tạo (bằng tốt nghiệp cao đẳng, bằng cao đẳng, bằng trung cấp chuyên nghiệp, bằng trung cấp, bằng trung học nghề...).

2. Ngành, nghề đào tạo.

3. Họ, chữ đệm, tên của người được cấp bằng.

4. Số định danh cá nhân người được cấp bằng.

5. Ngày, tháng, năm sinh của người được cấp bằng.

6. Các thông tin về xếp loại tốt nghiệp, hệ hoặc hình thức đào tạo (nếu có).

7. Địa danh tỉnh, thành phố nơi cơ quan cấp bằng đặt trụ sở chính.

8. Ngày tháng năm cấp bằng.

9. Tên cơ quan cấp bằng.

10. Chức danh của người ký bằng.

11. Họ, chữ đệm, tên của người ký bằng.

12. Số hiệu bằng.

13. Số vào sổ gốc cấp bằng.

14. Tình trạng văn bằng (đã được cấp lại, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ... nếu có).

15. Ghi chú (dùng để ghi chú thêm, ví dụ “chương trình chất lượng cao”, các thông tin khác).

III. Đối với văn bằng giáo dục đại học

1. Tên bằng theo từng trình độ đào tạo (bằng tiến sĩ, bằng thạc sĩ, bằng cử nhân, bằng tốt nghiệp đại học, bằng bác sĩ, bằng kỹ sư...).

2. Ngành đào tạo.

3. Chuyên ngành đào tạo.

4. Họ, chữ đệm, tên của người được cấp bằng.

5. Số định danh cá nhân người được cấp bằng.

6. Ngày, tháng, năm sinh của người được cấp bằng.

7. Xếp loại/ hạng tốt nghiệp (nếu có).

8. Trình độ đào tạo theo Khung trình độ quốc gia Việt Nam (đại học, thạc sĩ, tiến sĩ...).

9. Bậc trình độ (6, 7, 8,... theo Khung trình độ quốc gia Việt Nam).

10. Hình thức đào tạo và/hoặc hệ đào tạo.

11. Ngày nhập học.

12. Thời gian đào tạo.

13. Tổng số tín chỉ tích lũy.

14. Ngôn ngữ đào tạo.

15. Số quyết định thành lập hội đồng đánh giá luận văn hoặc luận án, ngày bảo vệ (đối với bằng thạc sĩ và bằng tiến sĩ).

16. Địa danh tỉnh, thành phố nơi cơ quan cấp bằng đặt trụ sở chính.

17. Ngày tháng năm cấp bằng.

18. Tên cơ quan cấp bằng.

19. Chức danh của người ký bằng.

20. Họ, chữ đệm, tên của người ký bằng.

21. Số hiệu bằng.

22. Số vào sổ gốc cấp bằng.

23. Tình trạng văn bằng (đã được cấp lại, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ... nếu có).

24. Ghi chú (dùng để ghi chú thêm, ví dụ “chương trình chất lượng cao”, các thông tin khác).

IV. Đối với chứng chỉ

1. Tên chứng chỉ.

2. Tên cơ quan cấp chứng chỉ.

3. Họ, chữ đệm, tên của người được cấp chứng chỉ.

4. Số định danh cá nhân người được cấp chứng chỉ.

5. Ngày, tháng, năm sinh người được cấp chứng chỉ.

6. Nơi sinh người được cấp chứng chỉ (đối với chứng chỉ có ghi nơi sinh).

7. Giới tính người được cấp chứng chỉ (“Nam” hoặc “Nữ”).

8. Dân tộc của người được cấp chứng chỉ.

9. Tên chương trình đào tạo, thời gian đào tạo/ bồi dưỡng (nếu có).

10. Hội đồng thi (người được cấp chứng chỉ dự thi).

11. Địa danh tỉnh, thành phố nơi cơ quan cấp chứng chỉ đặt trụ sở chính.

12. Kết quả thi các môn / phần / kỹ năng (nếu có).

13. Ngày, tháng, năm cấp chứng chỉ.

14. Chức danh người ký chứng chỉ.

15. Họ, chữ đệm, tên người ký chứng chỉ.

16. Số hiệu chứng chỉ.

17. Số vào sổ gốc cấp chứng chỉ.

18. Tình trạng chứng chỉ (đã được cấp lại, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ... nếu có).

PHỤ LỤC VI

 MẪU PHIẾU ĐỀ NGHỊ
(Kèm theo Thông tư số 10/2026/TT-BGDĐT ngày 26 tháng 02 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

PHIẾU ĐỀ NGHỊ

Cấp bản sao từ sổ gốc/ cấp lại / chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ

Kính gửi: ................................................^(1)

Tên tôi là: .................................................................................................................................

Sinh ngày: ................................................................................................................................

Số định danh cá nhân: ............................................................................................................

Đã được cấp (tên văn bằng, chứng chỉ)^(2)...............................................................................

Do ................................................................................................................................. cấp^(3).

Số hiệu/hoặc số vào sổ gốc ^(4): ...............................................................................................

Đề nghị: Cấp^(5)…… bản sao từ sổ gốc ☐ Cấp lại ☐ Chỉnh sửa nội dung ☐

Ghi rõ lý do cấp lại / nội dung đề nghị chỉnh sửa ^(6): ……………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………….

Hồ sơ kèm theo hoặc đường dẫn trích xuất thông tin để giải quyết thủ tục hành chính^(7):

………………………………………………………………………………………………………….

Thông tin khác (nếu có): …………………………………………………………………………….

Số điện thoại, E-mail, địa chỉ liên hệ^(8): ……………………………………………………………

……………….., ngày .... tháng .... năm ……… NGƯỜI ĐỀ NGHỊ (chữ ký, họ và tên)

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan giải quyết thủ tục hành chính.

(2) Ghi rõ tên văn bằng. Ví dụ: Bằng tốt nghiệp phổ thông cơ sở

(3) Tên cơ quan đã cấp văn bằng, chứng chỉ. Ví dụ: Phòng Giáo dục huyện Hướng Hóa, tỉnh Quảng Trị.

(4) Ghi đầy đủ số hiệu hoặc số vào sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ: Ví dụ: T036415XX

(5) Ghi số lượng bản sao đề nghị cấp.

(6) Ghi rõ lý do cấp lại /nội dung đề nghị chỉnh sửa. Ví dụ: Họ tên sai so với giấy khai sinh / Sửa ngày tháng năm sinh từ “07/01/1990” thành “01/7/1990”.

(7) Liệt kê hồ sơ kèm theo hoặc gắn đường dẫn trích xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu của cơ quan có thẩm quyền để giải quyết thủ tục hành chính nếu thực hiện dịch vụ công trực tuyến.

(8) Thông tin để cơ quan có thẩm quyền trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính hoặc liên hệ.

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF EDUCATION AND TRAINING OF VIETNAM --------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness ---------------
No. 10/2026/TT-BGDDT	Hanoi, February 26, 2026

CIRCULAR

PROMULGATION OF THE REGULATION ON DIPLOMAS AND CERTIFICATES OF THE NATIONAL EDUCATIONAL SYSTEM

Pursuant to the Law on Education No. 43/2019/QH14 amended by the Law on amendments to some articles of the Law on Education No. 123/2025/QH15;

Pursuant to the Law on Vocational Education No. 124/2025/QH15;

Pursuant to the Law on Higher Education No. 125/2025/QH15;

Pursuant to Decree No. 37/2025/ND-CP dated February 26, 2025 of the Government on functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Education and Training of Vietnam;

Pursuant to Decree No. 23/2015/ND-CP dated February 16, 2015 of the Government on issuance of copies from master registers, certification of true copies from originals, authentication of signatures and contracts amended by Decree No. 07/2025/ND-CP and Decree No. 280/2025/ND-CP;

At the request of the head of Vietnam Education Quality Management Agency;

...

...

...

Article 1. The Regulation on diplomas and certificates of the national educational system is attached to this Circular.

Article 2. This Circular comes into force from April 15, 2026.

1. This Circular replaces the following documents: Circular No. 21/2019/TT-BGDDT dated November 29, 2019 of the Minister of Education and Training on promulgation of the Regulation on management of lower secondary diplomas, upper secondary diplomas, Level 4 of VQF diplomas in teacher training, Level 5 of VQF advanced diplomas in teacher training, higher education degrees and certificates of the national educational system; Circular No. 27/2019/TT-BGDDT dated December 30, 2019 of the Minister of Education and Training on basic information of higher education diplomas and their appendices; Decision No. 17/2008/QD-BGDDT dated April 17, 2008 of the Minister of Education and Training on templates of lower secondary diplomas and templates of copies from master registers of lower secondary diplomas; Decision No. 25/2008/QD-BGDDT dated May 05, 2008 of the Minister of Education and Training on templates of upper secondary diplomas and templates of copies from master registers of upper secondary diplomas; Circular No. 16/2020/TT-BGDDT dated June 05, 2020 of the Minister of Education and Training on templates of Level 4 of VQF diplomas in teacher training and Level 5 of VQF advanced diplomas in teacher training; Decision No. 34/2008/QD-BGDDT dated July 10, 2008 of the Minister of Education and Training on templates of certificates of the national educational system.

2. Regulations on certificates of the national educational system in documents promulgated before the effective date of this Circular cease to be effective from the effective date of this Circular.

3. The following regulations on diplomas and certificates cease to be effective from the effective date of the Circular: Circular No. 10/2017/TT-BLDTBXH dated March 13, 2017 of the Minister of Labor – War Invalids and Social Affairs on templates of Level 4 and Level 5 VQF diplomas; printing, management, grant, revocation and cancellation of Level 4 and Level 5 VQF diplomas; and Circular No. 24/2020/TT-BLDTBXH dated December 30, 2020 of the Minister of Labor – War Invalids and Social Affairs on amendments to some articles of Circular No. 10/2017/TT-BLĐTDXH dated March 13, 2017 of the Minister of Labor – War Invalids and Social Affairs on templates of Level 4 and Level 5 VQF diplomas; printing, management, grant, revocation and cancellation of Level 4 and Level 5 VQF diplomas; Circular No. 15/2022/TT-BLDTBXH dated August 30, 2022 of the Minister of Labor – War Invalids and Social Affairs on promulgation of the Regulation on management and grant of Certificates of national defense and security education to college students.

Article 3. The Chief of Office; head of Vietnam Education Quality Management Agency; heads of relevant units affiliated to the Ministry of Education and Training; Directors of Departments of Education and Training; directors of universities and academies; principals of universities; principals of colleges; principals of vocational secondary schools; heads of educational institutions; relevant individuals and organizations are responsible for implementing this Circular./.

...

...

...

REGULATION

ON DIPLOMAS AND CERTIFICATES OF THE NATIONAL EDUCATIONAL SYSTEM
(Attached to Circular No. 10/2026/TT-BGDDT)

Chapter I

GENERAL REGULATIONS

Article 1. Scope and regulated entities

1. This Regulation regulates the management of diplomas and certificates of the national educational system (hereinafter referred to as “diplomas and certificates”) including principles for management and issuance of diplomas and certificates; rights and responsibilities of holders of diplomas and certificates, competent authorities issuing diplomas and certificates; information and language in diplomas, certificates and appendices of diplomas; issuance, re-issuance, adjustment, revocation and cancellation of diplomas and certificates; issuance of copies from master registers of diplomas and certificates; preparation and archive of dossiers on management of diplomas and certificates.

2. This Regulation applies to Departments of Education and Training; educational institutions in the national educational system; People’s Committees of communes, wards and special zones; relevant organizations and individuals.

Article 2. Diplomas and certificates of the national educational system

...

...

...

Diplomas of the national educational system include lower secondary diplomas, upper secondary diplomas, Level 4 of VQF diplomas, Level 5 of VQF diplomas; Bachelor’s degrees, Master's degrees, Doctoral degrees, and diplomas of specialized training programs in certain fields. Diplomas of specialized training programs include engineering degrees, architecture degrees for technical fields; doctor of medicine degrees, pharmacy degrees for health sector; other diplomas in accordance with regulations of the Minister of Education and Training granted to persons who complete specialized training programs in certain fields.

2. Certificates of the national educational system are documents in paper of digital form granted to learners as prescribed in the Law on Education No. 43/2019/QH14 amended by the Law on amendments to some articles of the Law No. 123/2025/QH15, the Law No. 124/2025/QH15, and the Law Education No. 125/2025/QH15 to confirm learning outcomes of learners after training, or to certify learners who have passed the tests in accordance with the laws.

3. Paper diplomas and certificates; digital diplomas and certificates

a) Paper diplomas and certificates are diplomas and certificates issued in paper form;

b) Digital diplomas and certificates are diplomas and certificates issued in digital form from the database on diplomas and certificates of the Ministry of Education and Training, or diploma/certificate issuing authorities (hereinafter referred to as “database on diplomas and certificates”);

c) Paper diplomas and certificates, and digital diplomas and certificates have the same legal value.

4. The signing, issuance, use of digital diplomas and certificates, and the update and use of the database on diplomas and certificates shall comply with the roadmap for digital transformation in accordance with regulations of the Minister of Education and Training.

5. The re-issuance, adjustment, revocation and cancellation of digital diplomas and certificates shall be conducted similarly to those for paper diplomas and certificates.

6. Information extracted from the database on diplomas and certificates prescribed in point b, clause 3 of this Article has the same legal value equivalent to information in master registers for issuance of diplomas and certificates, and serves as verification of diplomas and certificates.

...

...

...

1. Diplomas and certificates must have identification numbers for management and contain identification marks to ensure security and prevent forgery. Identification numbers of diplomas and certificates include a set of letter, a code of the issuing unit, and a set of numbers arranged in ascending order. Identification numbers shall present each type of diploma or certificate; year of issuance and the issuing unit. Each identification number shall be unique and assigned to only one diploma or certificate.

2. Diplomas and certificates are issued once only, except for cases where there are errors made by issuing authorities as prescribed in this Regulation.

3. The issuance of diplomas and certificates shall be transparent and open.

4. All acts of fraud regarding issuance and use of diplomas and certificates are strictly prohibited.

5. The issuance, re-issuance, adjustment, revocation and cancellation of diplomas and certificates shall be immediately updated to the database on diplomas and certificates, and recorded for management. The dossier on management of diplomas and certificates includes:

a) Regulations on diplomas and certificates of the issuing authority;

b) Decisions on recognition of graduation, or Decisions on issuance of diplomas and certificates;

c) Master registers, and appendices of master registers for issuance of diplomas and certificates;

d) Registers for issuance of copies of diplomas and certificates from master registers;

...

...

...

e) Decisions on re-issuance, adjustment, revocation and cancellation of diplomas and certificates;

g) Records on handover, revocation and cancellation of documents;

h) Other documents regarding management of the printing, handover, safekeeping and issuance of diplomas and certificates.

Article 4. Authority for issuance of diplomas and certificates

1. The authority for issuance of diplomas shall comply with the Law No. 43/2019/QH14 amended by the Law No. 123/2025/QH15, Law No. 124/2025/QH15, and Law No. 125/2025/QH15.

2. The authority for issuance of certificates in the national educational system shall comply with the Law No. 43/2019/QH14 amended by the Law No. 123/2025/QH15, Law No. 124/2025/QH15, Law No. 125/2025/QH15, and regulations regarding training programs and examinations for issuance of certificates of the Minister of Education and Training.

3. For training programs that do not require issuance of certificates in the national education system, Departments of Education and Training, Directors of Departments of Education and Training, heads of educational institutions, heads of vocational education institutions shall decide the confirmation of the completion of training programs for learners.

Article 5. Authority and responsibilities for management of diplomas and certificates

1. The Ministry of Education and Training shall uniformly manage diplomas and certificates including promulgation of regulations on basic information in higher education diplomas and their appendices; regulations on basic information in Level 5 of VQF diplomas, Level 4 of VQF diplomas, vocational secondary-level diplomas, certificates of the national educational system; regulations on templates of upper secondary diplomas; regulations on management, issuance, re-issuance, revocation and cancellation of diplomas and certificates; regulations on preparation and archive of dossiers on management of diplomas and certificates; regulations on the database on diplomas and certificates.

...

...

...

3. Higher education institutions, colleges and vocational secondary schools shall manage the issuance of diplomas and certificates of educational institutions and affiliated centers.

4. Authorities issuing diplomas and certificates are organizations, units, educational institutions and vocational education institutions where persons competent to issue diplomas and certificates work. Authorities issuing diplomas and certificates shall manage and implement the issuance, re-issuance, issuance of copies from master registers, revocation and cancellation of diplomas and certificates; prepare and archive diplomas and certificates.

5. Authorities and organizations prescribed in clauses 2, 3 and 4 of this Article shall prepare data for issuance of diplomas and certificates on the database on diplomas and certificates; fully and accurately update information about the issuance of diplomas and certificates into master registers as prescribed in Article 13 of this Regulation. The List of basic information that must be updated into the database on diplomas and certificates is prescribed in Appendix V attached to this Circular.

Article 6. Rights and obligations of holders of diplomas and certificates

1. Holders of diplomas and certificates have the following rights:

a) Be eligible for issuance of diplomas and certificates within the time limit; be recorded all information in diplomas and certificates; be eligible for re-issuance diplomas and certificates, or adjustment of diplomas and certificates in accordance with this Regulation;

b) Be granted copies of diplomas and certificates from master registers by competent authorities;

c) Search information about diplomas and certificates on the database on diplomas and certificates.

2. Holders of diplomas and certificates have the following obligations:

...

...

...

b) Check the accuracy of information in diplomas and certificates before signing for receipt of paper diplomas or certificates, or upon receipt of digital diplomas or certificates;

c) Have an authorization letter as prescribed by laws in cases of authorizing other persons to receive diplomas and certificates;

d) Preserve diplomas and certificates; not erase or alter any information in diplomas and certificates; not allow others to use diplomas and certificates;

dd) Use decisions on adjustment of diplomas and certificates attached to diplomas and certificates after the adjustment to such diplomas and certificates;

e) Report to competent authorities issuing diplomas and certificates, and nearest police authorities when diplomas and certificates are lost;

g) Return diplomas and certificates to authorities competent to revoke diplomas and certificates within 30 days from the receipt of decisions on revocation of diplomas and certificates. In cases where diplomas and certificates subject to revocation are lost, holders shall submit a written commitment regarding the loss and be accountable to the laws for the commitment.

3. Regulations in point b, clause 1; and points c, e and g, clause 2 of this Article shall only apply to paper diplomas and certificates.

Article 7. Responsibilities of persons competent to issue diplomas and certificates, and authorities issuing diplomas and certificates

1. Promulgate the Regulation on diplomas and certificates of authorities issuing diplomas and certificates. The Regulation shall include the following information:

...

...

...

b) Templates of diplomas and certificates, templates of appendices of diplomas for higher education diplomas, and templates of dossiers on management of diplomas and certificates in accordance with points c, d, dd, e and g, clause 5, Article 3 of this Regulation;

c) Methods for implementation, responsibilities of units and individuals, and penalties for errors and violations regarding printing, issuance, re-issuance, issuance of copies from master registers, adjustment, revocation and cancellation of diplomas and certificates; regarding preparation and archive of dossiers on management of diplomas and certificates, and update of the database on diplomas and certificates.

2. Review, verify and record all information in diplomas and certificates; request holders of diplomas and certificates to confirm that they have reviewed the information in diplomas and certificates; confirm any request for adjustment of information and provide grounds for such request. The grounds for determination of learners’ information to record those information in diplomas and certificates, or handle issues related to diplomas and certificates are information extracted and shared from the National Population Database. In cases where the necessary information is insufficient or the National Population Database is inaccessible, the information in birth certificates, citizen identification cards or ID cards shall be used. In cases where learners present multiple identity documents with different information, the information extracted from the National Population Database or the latest valid identity document shall be used.

3. Print diplomas and certificates (in cases of issuance of paper diplomas and certificates) after approval and report on templates of diplomas and certificates as prescribed by laws.

4. Prepare and archive complete dossiers on management of diplomas and certificates as prescribed in this Regulation.

5. Ensure the accuracy and take responsibility for information in master registers for issuance of diplomas and certificates, and in other dossiers related to management of diplomas and certificates.

6. Re-issue, issue copies from master registers; adjust information; revoke and cancel diplomas and certificates; issue appendices attached to higher education diplomas, update and use database on diplomas and certificates in accordance with this Regulation. The re-issuance, issuance of copies from master registers; adjustment of information; revocation and cancellation of diplomas and certificates; update and use of database on diplomas and certificates shall apply to diplomas and certificates issued before and after the effective date of this Circular.

7. Verify the authenticity of diplomas and certificates that have not yet been updated in the database on diplomas and certificates; handle complaints, reflections and petitions of authorities, organizations and individuals related to diplomas and certificates.

8. Cooperate with local police authorities where the headquarters of competent authorities are located in managing diplomas and certificates.

...

...

...

In cases where persons competent to issue diplomas and certificates have not been appointed or recognized by competent authorities, the deputies assigned by competent authorities to take charge of diploma/certificate issuing authorities are persons competent to issue diplomas and certificates.

10. Persons competent to issue diplomas and certificates shall direct the implementation and inspection of the printing, issuance, grant of diplomas and certificates, and management of diplomas and certificates of units under their management; be accountable to superior authorities and the laws for management and issuance of diplomas and certificates.

11. In cases where diploma/certificate issuing authorities are dissolved, merged, split, or there is a change to authority for issuance of diplomas and certificates in accordance with the laws, authorities assigned to manage master registers for issuance of diplomas and certificates, dossiers or data on the database on diplomas and certificates (hereinafter referred to as "authorities managing master registers”) shall take responsibilities as prescribed in clauses 6 and 7 of this Article.

The Minister of Education and Training shall decide the implementation of responsibilities prescribed in clauses 6 and 7 of this Article in other cases.

Article 18. Issuance of diplomas and certificates of foreign-invested educational institutions and Vietnamese educational institutions that have joint training programs with foreign educational institutions

Foreign-invested educational institutions and Vietnamese educational institutions that have joint training programs with foreign educational institutions shall comply with this Regulation when issuing diplomas and certificates of the national educational system prescribed in Article 2 of this Regulation.

Article 9. Information and language in diplomas, certificates and appendices of diplomas

1. The information in higher education diplomas and appendices of higher education diplomas is prescribed in Appendix I attached to this Circular.

2. The information in Level 5 of VQF diplomas, Level 4 of VQF diplomas, and vocational secondary-level diplomas is prescribed in Appendix II attached to this Circular.

...

...

...

4. The information in certificates of the national educational system is prescribed in Appendix IV attached to this Circular.

5. The language in diplomas and certificates must be in Vietnamese. For diplomas and certificates that include foreign languages, such languages shall be consistent with the Vietnamese information. The font size of foreign languages shall not be larger than that of the Vietnamese.

Article 10. Printing of diplomas and certificates

1. Departments of Education and Training shall provide guidelines on the printing; manage and issue identification numbers of upper secondary diplomas, identification numbers of certificates of the national educational system for educational institutions, vocational education institutions, and authorities issuing diplomas and certificates under their management; manage the designs and approve templates of Level 1, Level 2 and Level 3 of VQF diplomas for vocational education institutions prescribed in point a, clause 3, Article 7 of the Law No. 124/2025/QH15 under their management.

2. Heads of higher education institutions, colleges and vocational secondary schools shall design templates of diplomas, appendices of diplomas (if any), certificates, and send them (with full hypothetical information) to the Ministry of Education and Training, managing authorities, police authorities of provinces and cities where the headquarters of prescribed educational institutions are located at least 10 days prior to the approval and use of templates of diplomas and certificates. Higher education institutions, colleges and vocational secondary schools shall disclose templates of diplomas and certificates on their websites, and take responsibilities for templates and information in diplomas and certificates.

For educational institutions of the public security and military, templates of diplomas, appendices of diplomas and certificates shall be approved by managing authorities.

Chapter II

 ISSUANCE, RE-ISSUANCE, ADJUSTMENT, REVOCATION AND CANCELLATION OF DIPLOMAS AND CERTIFICATES

Article 11. Time limit for issuance of diplomas and certificates

...

...

...

a) 05 working days from the issuance of decisions on recognition of graduation, or issuance of digital diplomas and certificates;

b) 30 days from the issuance of decisions on recognition of graduation from upper secondary schools, vocational secondary schools, colleges and universities; decisions on recognition of graduation and issuance of doctorate degrees; or decisions on recognition and issuance of doctorate degrees (for paper degrees);

c) 15 days from the completion of training programs or examinations for certificates (for paper certificates).

2. While waiting for issuance of diplomas in cases prescribed in point b, clause 1 of this Article, learners who are eligible for issuance of graduation diplomas may be issued temporary graduation certificate by educational institutions where they studied.

Templates of temporary graduation certificates for persons eligible for upper secondary diplomas shall comply with regulations of Directors of Department. Templates of temporary certificates for persons eligible for higher education diplomas, Level 5 of VQF diplomas, Level 4 of VQF diplomas and vocational secondary-level diplomas shall comply with regulations of heads of educational institutions.

Article 12. Signing and seal of diplomas and certificates

1. The signing and seal of diplomas and certificates shall comply with laws on records management. Digital signatures in digital diplomas and certificates shall comply with laws on electronic transaction.

2. In cases where the deputies sign diplomas, certificates, copies from master registers for issuance of diplomas and certificates, and relevant documents, they shall comply with procedures for cases where the deputies sign prescribed documents on the behalf the heads.

Article 13. Master registers for issuance of diplomas and certificates

...

...

...

a) General information about courses and examinations: identification number, date of issuance of decision on graduation recognition; graduation year; form of study or training (if any); name of the course/examination, course/examination batch, score, school name (for upper secondary schools); decision on establishment of thesis evaluation council, date of defense for master's degrees or doctorate degrees; name of training major (if any);

b) Information about identification marks: identification number, entry number in master register, date of issuance. The entry numbers in master registers shall be prescribed by persons competent to issue diplomas and certificates to ensure the distinction of entry number of each type of diploma or certificate, issuing authority, year of issuance, and number of diplomas and certificates issued in the year. Each entry number is recorded uniquely on one diploma or certificate;

c) Information about holders of diplomas and certificates: personal identification number, full name, date of birth, place of birth, gender, ethnicity; nationality (for cases of foreigners); signature and full name of the holder;

d) Graduation classification or ranking, or scores of examinations (if any);

dd) A column for notes regarding information about re-issuance, adjustment, revocation or cancellation (if any);

e) Approval signature, full name of approvers, and seals of authorities issuing diplomas and certificates.

2. In cases where diplomas or certificates are adjusted, re-issued, revoked, or canceled, an appendix to the master register shall be created or updated with notes regarding the re-issuance, adjustment, or cancellation status in the notes column. Appendices are inseparable parts of master registers for issuance of diplomas and certificates. Appendices shall include the following information:

a) Information in diplomas and certificates including identification number, entry number in master register, date of issuance; personal identification number (if any), full name, date of birth of the holder;

b) Adjusted information; reasons for adjustment, re-issuance, revocation or cancellation;

...

...

...

d) Number and date of issuance of the decision on adjustment, re-issuance, revocation and cancellation;

dd) Signature, full name of the holder of adjusted, re-issued, revoked or cancelled diploma/certificate (for cases of re-issuance, adjustment of paper diploma/certificate).

3. In addition to clauses 1 and 2 of this Article, authorities issuing diplomas and certificates may add other information to serve the management in accordance with the laws.

4. Master registers and appendices of master registers for issuance of diplomas and certificates shall be paginated, sealed at the edges of pages, free from erasures, strictly managed and permanently archived.

5. In cases where master registers are damaged, torn or missing, authorities issuing diplomas and certificates, or authorities managing master registers are responsible for compiling a list of documents containing sufficient information about issuance of diplomas, certificates and information about graduation to be used as a substitute for master registers to ensure rights of diploma and certificate holders. The list shall indicate the quantity, specifications, condition of each document, and the number of diploma and certificate holders related to each document.

6. For digital diplomas and certificates, authorities issuing diplomas and certificates shall establish master registers and their appendices in digital form, print one paper copy, sign and seal it for permanent archive. If data in the database on diplomas and certificates is lost or there is a system failure, issuing authorities shall update the data from paper master registers. If paper master registers are lost, damaged or unusable, one paper copy shall be printed from the database on diplomas and certificates, signed and sealed for permanent archive. A detailed record on updating the database and backing up master registers shall be prepared.

7. When issuing paper diplomas and certificates, information in master registers and appendices of master registers for issuance of diplomas and certificates prescribed in clauses 1 and 2 of this Article shall be update into the database on diplomas and certificates immediately after master registers are established. There must be a review record to ensure the completeness and accuracy of the update. The review record on update into the database on diplomas and certificates shall be attached with master registers for issuance of diplomas and certificates. Heads of authorities issuing diplomas and certificates shall provide regulations on backing up data on diplomas and certificates.

Article 14. Re-issuance of diplomas and certificates

1. In cases where issued diplomas and certificates are found to contain errors caused by authorities issuing diplomas and certificates, heads of authorities that issued such diplomas and certificates, or authorities managing master registers have the rights and responsibilities for re-issuance of diplomas and certificates.

...

...

...

a) Applicants shall provide adjusted information via the online public service portal. If the online public service is not available, applicants shall submit the application in person or by post to authorities competent to re-issue diplomas and certificates. The application shall include a written request (in accordance with the Form in Appendix VI attached to this Circular); proofs of errors caused by authorities issuing diplomas and certificates, or links to the database extracting such proofs;

b) Within 03 working days from the receipt of the complete application, authorities prescribed in clause 1 of this Article shall consider and decide the re-issuance of diplomas and certificates. In case of refusal, a written response shall be provided;

c) Authorities re-issuing diplomas and certificates shall apply applicable templates of diplomas and certificates for re-issuance of diplomas and certificates (for cases of re-issuance of paper diplomas and certificates).

3. Decision on re-issuance of diplomas and certificates

The Decision on re-issuance of diplomas and certificates includes the following information:

a) Full name; date of birth (in accordance with information in the re-issued diploma/certificate); and personal identification number of the holder;

b) Reason for re-issuance;

c) Name, identification number, entry number in master register, date of issuance, full name of the holder of issued diploma/certificate that contains errors;

d) Effect and implementation;

...

...

...

4. Re-issued diplomas and certificates have the phrase “CẤP LẠI” (“RE-ISSUED”) printed below the name of diplomas and certificates. The signing date on diplomas and certificates shall be the date of re-issuance.

5. Update into the database on diplomas and certificates for cases of re-issuance

When re-issuing diplomas and certificates, authorities re-issuing diplomas and certificates shall prepare or update appendices of master registers for issuance of diplomas and certificates in accordance with clause 2, Article 13 of this Regulation; update information about re-issued diplomas and certificates into the database on diplomas and certificates, and update the revocation and cancellation status of diplomas and certificates that contain errors.

Article 15. Adjustment of diplomas and certificates

1. Cases of adjustment of diplomas and certificates

Holders of diplomas and certificates may apply for adjustment of information in diplomas and certificates in the following cases:

a) Have their civil status changed or corrected by competent authorities;

b) Have their ethnicity or gender redefined;

c) Have their civil status supplemented or adjusted;

...

...

...

dd) Cases where the information in diplomas or certificates is incorrect due to learners’ fault and not due to an error by competent authorities issuing diplomas and certificates.

2. Authority for decision on adjustment of information in diplomas and certificates

Persons competent to decide the adjustment of information in diplomas and certificates are heads of authorities managing master registers for issuance of diplomas and certificates.

3. The application for adjustment of information of diplomas and certificates:

a) A written request in accordance with the Form in Appendix VI attached to this Circular;

b) The diploma/certificate to be adjusted;

c) Extracts or the decision on changing or correcting civil status, redefining ethnicity, or redefining gender in cases of adjustment of diplomas or certificates due to changes or corrections in civil status, ethnicity, or gender;

d) Birth certificate in cases of adjustment of information inn diplomas or certificates due to supplementation or adjustment of civil status, re-registration of birth, or late birth registration;

dd) Documents in the application for adjustment of information in diplomas or certificates prescribed in points b, c and d of this clause shall be copies from master registers, or certified true copies, or a link to the database of competent authorities. In cases where these documents are uncertified copies, applicants shall present the originals for comparison. Persons receiving applications shall sign to confirm, write their full name on copies, and take responsibility for the accuracy of the copies.

...

...

...

a) Applicants shall provide information via the online public service portal, send one set of application in person or by post as prescribed in clause 3 of this Article to authorities competent to adjust diplomas and certificates;

b) Within 03 working days from the receipt of the complete application, heads of authorities competent to adjust diplomas and certificates shall consider and decide the adjustment. In case of refusal, a written response shall be provided;

c) The adjusted information shall be prescribed in decisions on adjustment. It is not allowed to make changes directly in diplomas and certificates. Decisions on adjustment shall be archived in applications for issuance of diplomas and certificates;

d) Based on decisions on adjustment, authorities competent to adjust diplomas and certificates shall establish or update appendices of master registers in accordance with clause 2, Article 13 of this Regulation; update adjusted information into the database on diplomas and certificates; and update the adjustment status of diplomas or certificates

5. The Decision on adjustment of information in diplomas and certificates includes the following information:

a) Full name; date of birth (in accordance with information in the re-issued diploma/certificate); and personal identification number of the holder;

b) Name, identification number, date of issuance of the diploma/certificate;

c) Adjusted information;

d) Reason for adjustment;

...

...

...

e) Guidelines for searching information about adjusted diploma/certificate.

Article 16. Revocation and cancellation of diplomas and certificates

1. Diplomas and certificates shall be revoked and cancelled in the following cases:

a) Holders had acts of fraud in admission, study, examination, defense of projects, graduation theses, or fraud in preparation of applications for issuance of diplomas or certificates;

b) Diplomas and certificates are issued to persons who do not meet eligibility requirements;

c) Diplomas and certificates are issued by unauthorized persons;

d) Diplomas and certificates have been erased or altered;

dd) Holders let other persons use their diplomas and certificates;

e) Diplomas and certificates contain errors due to faults of authorities issuing diplomas and certificates.

...

...

...

3. Persons competent to revoke and cancel diplomas and certificates shall issue decisions on revocation and cancellation of diplomas and certificates. Based on decisions on revocation and cancellation of diplomas and certificates, authorities managing master registers for issuance of diplomas and certificates shall prepare or update appendices of master registers for issuance of diplomas and certificates in accordance with clause 2, Article 13 of this Regulation, and update the revocation and cancellation status in the database on diplomas and certificates. The Decision on revocation and cancellation of diplomas and certificates includes the following information:

a) Full name; date of birth (in accordance with information in the re-issued diploma/certificate); and personal identification number of the holder;

b) Name, identification number, date of issuance of the diploma/certificate;

c) Reason for revocation/cancellation;

d) Effect and implementation;

dd) Guidelines for searching information about revoked or cancelled diploma/certificate.

4. Decisions on revocation and cancellation of diplomas and certificates shall be disclosed on the website of authorities competent to revoke and cancel diplomas and certificates; sent to persons whose diplomas and certificates are revoked, inspection authorities that detected the violation (if any), authorities where persons whose diplomas and certificates are revoked is currently working (if any), relevant authorities and organizations.

Article 17. Issuance of copies of diplomas and certificates from master registers

1. Issuance of copies of diplomas and certificates from master registers

...

...

...

b) Information in copies of diplomas and certificates from master registers shall be consistent with that in master registers, or the database on diplomas and certificates.

2. Authority and responsibilities for issuance of copies of diplomas and certificates from master registers

Authorities managing master registers for issuance of diplomas and certificates have the authority and responsibilities for issuance of copies of diplomas and certificates from master registers.

3. Persons entitled to apply for copies of diplomas and certificates from master registers

The following persons are entitled to apply for copies of diplomas and certificates from master registers:

a) Holders of originals of diplomas and certificates;

b) Legal representatives or authorized representatives of holders of originals of diplomas and certificates;

c) In cases where holders of diplomas or certificates have deceased or lost civil act capacity, the following persons have the right to apply for copies of diplomas and certificates from master registers: parents; children; spouse; siblings; and other heirs of holders of originals of diplomas and certificates.

4. The application for issuance of copies of diplomas and certificates from master registers includes:

...

...

...

b) In cases where applicants are those prescribed in point b, clause 3 of this Article, an authorization letter is required. In cases where applicants are those prescribed in point c, clause 3 of this Article, proofs or links to the database of competent authorities to prove the relationship with holders of originals of diplomas and certificates are required.

5. Procedures for issuance of copies of diplomas and certificates from master registers

a) Applicants shall provide information via the online public service portal, submit one set of application in person or by post as prescribed in clause 4 of this Article to authorities competent to issue copies of diplomas and certificates from master registers;

b) Competent authorities shall issue copies of diplomas and certificates from master registers to applicants on the same day on which applications are received, or on the next working day if applications are received after 3 pm. In cases where applications are submitted by post, the time limit is determined from the date on which competent authorities receive valid applications as indicated by the postal stamp;

c) In cases where applicants apply for copies from multiple original registers, request for a large quantity of copies, or information that is difficult to verify and compare, and authorities are unable to complete before the time limit prescribed in point b of this clause, the time limit for issuance of copies may be extended by no more than 02 working days or longer as agreed in writing with applicants.

6. In cases where master registers are no longer archived or master registers do not contain requested information for issuance of copies, or copies cannot be issued due to other reasons, competent authorities shall provide a written response stating reasons to applicants within the time limit prescribed in point b, clause 5 of this Article.

7. After issuing copies from master registers, if information about diplomas and certificates is not included in the database on diplomas and certificates, authorities managing master registers shall update such information into the database on diplomas and certificates.

Article 18. Registers for issuance of copies, and management of issuance of copies of diplomas and certificates from master registers

1. Registers for issuance of copies of diplomas and certificates from master registers are established by authorities competent to issue copies from master registers after issuing copies of diplomas and certificates from master registers. They shall include information in issued copies.

...

...

...

2. Competent authorities shall record each issuance of copies of diplomas and certificates in registers for issuance of copies of diplomas and certificates from master registers; assign entry numbers in registers for issuance of copies to ensure that each entry number is assigned to a single copy of a diploma or certificate; and establish a database of copies issued from master registers.

Entry numbers in registers for issuance of copies of diplomas and certificates from master registers shall be assigned in ascending number order each year from January 01 to December 31; ensure distinct identification of entry numbers by type of diploma or certificate and the year of issuance of copies from master registers.

Article 19. Database on diplomas and certificates

1. The Ministry of Education and Training shall develop the database on diplomas and certificates for use nationwide. The database on diplomas and certificates serves the issuance of digital diplomas and certificates; archive of data on diplomas and certificates issued to learners, and disclosure of information about issuance of diplomas and certificates. The database on diplomas and certificates shall include all information prescribed in clause 5, Article 5 of this Regulation. The database on diplomas and certificates shall be connected to the National Population Database and specialized databases for handling of administrative procedures for holders of diplomas and certificates.

2. The update of database on diplomas and certificates, and disclosure of information about the issuance, adjustment, revocation and cancellation of diplomas and certificates on websites shall also apply to diplomas and certificates issued before the effective date of this Circular.

Article 20. Re-issuance, adjustment, revocation and cancellation of diplomas and certificates in the database on diplomas and certificates

1. The re-issuance, adjustment, revocation and cancellation of diplomas and certificates in the database on diplomas and certificates shall only be applied on the national public service portal. Applicants for re-issuance or adjustment of diplomas and certificates shall provide information in accordance with the Form in the national public service portal in Appendix VI attached to this Circular).

2. Procedures for re-issuance, adjustment, revocation and cancellation of diplomas and certificates in the database on diplomas and certificates based on the database on diplomas and certificates; issuance of decisions on re-issuance, adjustment, revocation and cancellation; establishment of appendices of master registers shall comply with procedures as for paper diplomas and certificates.

Article 21. Disclosure of information about issuance of diplomas and certificates on websites

...

...

...

The disclosure of information about issuance of diplomas and certificates on websites does not apply to educational and training programs within the list of state secrets of the public security and military, and other cases as prescribed by competent authorities.

2. The disclosure of information about issuance of diplomas and certificates serves the verification of diplomas and certificates to ensure the transparency of the issuance of diplomas and certificates.

3. Information retrieved from the database on diplomas and certificates, or displayed on VNeID shall replace copies of diplomas or certificates from master registers, and shall have the value of verifying diplomas and certificates in lieu of written verification by authorities managing master registers. The use of information about diplomas and certificates shall ensure proper purposes, and serve operational functions and duties of information users; and comply with laws on personal data protection.

Chapter III

IMPLEMENTATION CLAUSE

Article 22. Implementation

1. State management authorities regarding education at all levels shall provide guidelines and inspect the management of diplomas and certificates in accordance with the decentralization of state management of education and regulations in this Circular.

2. The Minister of Education and Training shall conduct inspection on the printing, management, issuance and use of diplomas and certificates of the national education system.

3. Departments of Education and Training shall manage, provide guidelines and conduct inspection on the printing, issuance and use of diplomas and certificates of the national education system of educational institutions, vocational education institutions under management of People's Committees of provinces and cities.

...

...

...

5. The Ministry of National Defense and Ministry of Public Security shall manage, provide guidelines and conduct inspection on the printing, issuance and use of diplomas and certificates of the national education system of educational institutions under their management.

6. People’s Committees of communes, wards and special zones shall hand over master registers for issuance of lower secondary diplomas and documents related to the issuance to Departments of Education and Training before May 31, 2026. Departments of Education and Training shall re-issue, adjust, revoke, cancel and issue copies form master registers for issuance of graduation diplomas for all levels of general education that are issued before the effective date of this Circular; issue lower secondary diplomas for cases that are not yet re-issued in 2025.

7. Authorities, organizations and individuals responsible for printing, managing, issuing or using diplomas and certificates shall cooperate and facilitate the inspection of the implementation of laws on diplomas and certificates.

Article 23. Transitional provision

Templates of diplomas, certificates, copies of diplomas and certificates from master registers that are issued and approved before the effective date of this Circular shall be valid by August 31, 2026./.