Nghị định 58/2001/NĐ-CP quản lý và sử dụng con dấu

• Số hiệu: 58/2001/ND-CP
• Loại văn bản: Nghị định
• Nơi ban hành: Chính phủ
• Người ký: Phan Văn Khải
• Ngày ban hành: 24/08/2001

CHÍNH PHỦ ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 58/2001/NĐ-CP	Hà Nội, ngày 24 tháng 8 năm 2001

 

NGHỊ ĐỊNH

CỦA CHÍNH PHỦ SỐ 58/2001/NĐ-CP NGÀY 24 THÁNG 8 NĂM 2001 VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 

CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 9 năm 1992;
Xét đề nghị của Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ và Bộ trưởng Bộ Công an,

NGHỊ ĐỊNH :

Chương 1:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của Nghị định này.

Điều 2. Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong Nghị định này áp dụng đối với con dấu có hình Quốc huy và con dấu không có hình Quốc huy được sử dụng dưới dạng con dấu ướt, con dấu nổi, dấu xi.

Dấu tiêu đề, dấu ngày tháng, dấu tiếp nhận công văn, dấu chữ ký, không thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định này.

Điều 3. Các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước dưới đây được dùng con dấu có hình quốc huy.

1. Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, đoàn đại biểu Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

2. Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ;

3. Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ;

4. Văn phòng Chủ tịch nước;

5. Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân địa phương, các Viện Kiểm sát quân sự;

6. Toà án nhân dân tối cao, các Toà án nhân dân địa phương, các Toà án quân sự và các Toà án khác do luật định;

7. Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân các cấp;

8. Cơ quan thi hành án dân sự;

9. Phòng Công chứng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

10. Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài, gồm Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực tổ chức quốc tế liên chính phủ và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh dự), Cơ quan đại diện thực hiện chức năng đại diện cho Nhà nước Việt Nam trong quan hệ với nước, tổ chức quốc tế tiếp nhận trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn do luật pháp quy định;

11. Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao : Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, ủy ban người Việt Nam ở nước ngoài và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh;

12. Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép.

Điều 4. Các cơ quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy:

1. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

2. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Viện Kiểm sát nhân dân, Viện Kiểm sát quân sự, Toà án nhân dân, Toà án quân sự các cấp;

3. Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện;

4. Tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các hội hữu nghị, các tổ chức hoạt động nhân đạo, hội bảo trợ xã hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện; các tổ chức phi chính phủ khác được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt động;

5. Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạt động;

6. Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; Luật Khuyến khích đầu tư trong nước; Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các đơn vị trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tế này;

7. Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho phép.

8. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

Chương 2:

QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐƯỢC DÙNG CON DẤU

Điều 5. Các chức danh nhà nước, Thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 3, Điều 4 của Nghị định này có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy định.

Điều 6. Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo các quy định sau đây :

1. Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước quy định tại Điều 3, Điều 4 của Nghị định này chỉ được sử dụng một con dấu. Trong trường hợp cần có thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền thành lập và phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất;

Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ chứng minh nhân dân, thị thực visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ nhưng phải được cấp có thẩm quyền cho phép và nội dung con dấu phải giống như con dấu ướt mà cơ quan, tổ chức đó được phép sử dụng.

2. Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an, phải nộp lệ phí do Bộ Tài chính quy định và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp "Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu". Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới.

3. Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.

4. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.

Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.

5. Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ.

6. Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất.

7. Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ.

8. Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

Điều 7. Cơ quan, tổ chức nói tại Điều 3, Điều 4 Nghị định này, khi có quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu và nộp lại con dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Trong trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải thu hồi con dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các cơ quan liên quan biết.

Chương 3:

THẨM QUYỀN QUY ĐỊNH MẪU DẤU, THỦ TỤC KHẮC DẤU, CẤP PHÉP KHẮC DẤU VÀ ĐĂNG KÝ MẪU DẤU

Điều 8. Bộ Công an quy định thống nhất mẫu các loại con dấu và việc khắc biểu tượng trong con dấu hoặc chữ nước ngoài trong con dấu; cấp giấy phép khắc dấu, lưu chiểu mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; quản lý hoạt động khắc dấu; kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu và thực hiện các công việc khác theo quy định của Nghị định này.

Điều 9. Thẩm quyền cấp giấy phép khắc dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và đăng ký lưu chiểu mẫu dấu quy định như sau :

1. Tổng cục Cảnh sát Bộ Công an cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu con dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các chức danh nhà nước, các cơ quan, tổ chức thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương; cấp giấy phép khắc dấu cho các cơ quan đại diện ngoại giao, các cơ quan đại diện bên cạnh các tổ chức Quốc tế liên Chính phủ của nước ngoài tại Việt Nam; cấp giấy phép mang con dấu vào Việt Nam sử dụng cho các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

2. Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức địa phương, một số cơ quan, tổ chức Trung ương đóng tại địa phương theo phân cấp của Bộ Công an; đăng ký mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác không phải là đại diện ngoại giao đã được phép mang vào Việt Nam để sử dụng.

Điều 10. Thủ tục và hồ sơ xin khắc dấu gồm có :

1. Các chức danh nhà nước, các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu có hình Quốc huy, các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức phi chính phủ :

a) Đối với các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước, các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp:

Phải có quyết định về thành lập tổ chức theo quy định đối với từng loại cơ quan, tổ chức. Trong trường hợp quyết định chưa quy định cho phép cơ quan, tổ chức được dùng con dấu thì cơ quan, tổ chức đó phải có văn bản riêng cho phép dùng con dấu của cơ quan thẩm quyền thành lập ra tổ chức đó.

b) Các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, hội quần chúng, hội nghề nghiệp :

Phải có "Điều lệ về tổ chức và hoạt động" đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; các tổ chức khoa học phải có "Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động".

2. Các tổ chức kinh tế :

a) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, giấy phép đầu tư, giấy phép đặt chi nhánh; giấy phép thầu, giấy phép đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam (đối với tổ chức kinh tế liên doanh, đầu tư nước ngoài).

b) Các tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, ngoài các giấy tờ quy định tại điểm a khoản 2 Điều này còn phải có quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền.

3. Trường hợp các cơ quan, tổ chức hay các chức danh nhà nước muốn khắc lại con dấu bị mất hoặc dấu bị mòn, hỏng thì phải có văn bản nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan công an khắc lại con dấu mới mà không cần phải có thêm các loại văn bản nào khác.

4. Trong thời gian không qúa 7 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ của cơ quan, tổ chức theo quy định, cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và giới thiệu đến cơ sở khắc dấu theo quy định.

Điều 11.

1. Các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự và Cơ quan đại diện của các tổ chức quốc tế liên chính phủ tại Việt Nam; các bộ phận lãnh sự, bộ phận tuỳ viên quân sự và các bộ phận khác trực thuộc Cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam trước khi sử dụng con dấu của cơ quan mình phải thông báo và đăng ký mẫu con dấu tại Bộ Ngoại giao Việt Nam.

2. Các cơ quan nước ngoài khác và các tổ chức quốc tế phi chính phủ có đại diện tại Việt Nam muốn mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng phải làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại Bộ Công an Việt Nam.

3. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài không phải là Cơ quan đại diện ngoại giao mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng cần có văn bản gửi Bộ Công an Việt Nam nói rõ lý do, phạm vi sử dụng con dấu, kèm theo mẫu con dấu, giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam, đồng thời phải đăng ký mẫu dấu trước khi sử dụng.

Chương 4:

KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 12. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tích trong việc thực hiện các quy định về quản lý và sử dụng con dấu thì được khen thưởng theo quy định chung của nhà nước.

Điều 13. Người nào có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu, thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Chương 5:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 14.

1. Căn cứ vào các quy định của Nghị định này, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an quy định cụ thể mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng các loại con dấu dùng trong lực lượng Quân đội nhân dân và Công an nhân dân.

2. Bộ Công an phối hợp với Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định thống nhất mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu trong các hệ thống tổ chức đó.

3. Bộ Công an phối hợp với Ban Tôn giáo của Chính phủ, cơ quan Trung ương của các tổ chức tôn giáo tại Việt Nam quy định thống nhất mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu trong các tôn giáo.

4. Việc quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức dùng trong công tác đối ngoại thực hiện theo quy định của Nghị định này và các quy định cụ thể của Bộ Công an sau khi trao đổi với Bộ Ngoại giao.

Điều 15. Nghị định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày ký và thay thế Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng 9 năm 1993 của Chính phủ.

Điều 16.

1. Bộ trưởng Bộ Công an và Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nghị định này.

2. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có sử dụng con dấu chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.

Phan Văn Khải (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE GOVERNMENT ----	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness -----------
No: 58/2001/ND-CP	Hanoi, August 24, 2001

DECREE

ON THE MANAGEMENT AND USE OF SEALS

THE GOVERNMENT

Pursuant to the Law on Organization of the Government of September 30, 1992;
At the proposals of the Minister-Head of the Government Commission for Organization and Personnel and the Minister of Public Security,

DECREES:

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1.- Seals are used in the State agencies, political organizations, socio-political organizations, socio-professional organizations, mass organizations, economic organizations, armed force units, foreign agencies and organizations operating in Vietnam (hereinafter called agencies and organizations for short) and by a number of State titles. Seals represent legal status of agencies, organizations and State titles and affirm the legal validity of their documents and papers. Seals shall be managed according to the provisions of this Decree.

...

...

...

Title seals, date seals, official dispatch receipt seals and signature certification seals shall not be subject to this Decree.

Article 3.- The following agencies, organizations and State titles shall be entitled to use seals bearing the national emblem:

1. The National Assembly Standing Committee, the National Assembly’s Council of Nationalities and Commissions, the National Assembly Office, the National Assembly delegations of the provinces and centrally-run cities;

2. The State President, the National Assembly’s Chairman, the Prime Minister;

3. The Government, the ministries, the ministerial-level agencies and the agencies attached to the Government;

4. The Office of the State President;

5. The Supreme People’s Procuracy, the local People’s Procuracies, the Military Procuracies;

6. The Supreme People’s Court, the local People’s Courts, the Military Courts and other courts prescribed by law;

7. The People’s Councils and People’s Committees of all levels;

...

...

...

9. The notary public offices of the provinces and centrally-run cities;

10. The representations of the Socialist Republic of Vietnam abroad, including the diplomatic missions, permanent representative missions at the inter-governmental international organizations and consular offices (including honorable consulates), representative offices performing the function of representing the Vietnamese State in relations with host countries or international organizations within the ambit of their respective tasks and powers prescribed by law;

11. The bodies under the Ministry for Foreign Affairs: the Consular Department, the Protocol Department, the Committee for Overseas Vietnamese and the municipal Foreign Affair Service of Ho Chi Minh City;

12. A number of other organizations permitted by the Prime Minister.

Article 4.- The following agencies and organizations shall be entitled to use seals without the national emblem thereon:

1. Agencies and organizations that have the legal person status and belong to organizational structure of the ministries, ministerial-level agencies and agencies attached to the Government;

2. Agencies and organizations that have the legal person status and belong to organizational structure of the People’s Procuracy, Military Procuracy, People’s Court and Military Court of all levels;

3. Professional bodies and public-service organizations attached to the People’s Committees of the provincial or district levels;

4. Political organizations, socio-political organizations, socio-professional organizations, friendship associations, charity organizations, social relief societies, social funds, charity funds; and other non-governmental organizations, which are established under the competent State agencies’ permission or granted operation licenses;

...

...

...

6. Economic organizations defined by the Law on State Enterprises, the Law on Enterprises, the Law on Foreign Investment in Vietnam, the Law on Domestic Investment Promotion, the Law on Cooperatives; and other economic organizations prescribed by law; as well as attached units, branches and representative offices of these economic organizations;

7. A number of other organizations, which are permitted by the State agencies competent to establish them;

8. Foreign agencies and organizations lawfully operating in Vietnam.

Chapter II

PROVISIONS ON MANAGEMENT AND USE OF SEALS BY AGENCIES AND ORGANIZATIONS ENTITLED TO USE SEALS

Article 5.- The State titles, the chiefs or heads of the agencies and organizations defined in Articles 3 and 4 of this Decree shall have to manage and inspect the preservation and use of seals of their respective agencies and organizations strictly according to the functions and powers provided for by law.

Article 6.- The management and use of seals must comply with the following regulations:

1. Each agency, organization or State title defined in Articles 3 and 4 of this Decree shall be entitled to use only one seal. In cases where it needs another seal with a content identical to the first seal, it must obtain a written consent of the agency competent to establish it and such second seal must bear specific marks to distinguish it from the first one;

The agencies and organizations with function of issuing diplomas, certificates, people�s identity cards or visas stuck with photos may additionally make embossed seals and/or small seals in service of their professional operations, provided that it is permitted by competent authorities and the contents inscribed on such seals must be the same as those on the wet seals they are entitled to use.

...

...

...

3. The affixture of seals on documents and papers of all kinds must strictly comply with the provisions of law.

4. Heads of agencies and organizations shall have to manage and use the seals of their respective agencies and organizations.

Seals must be kept at the head offices of agencies and organizations and strictly managed. In cases where it is really necessary to settle working affairs fair away from their agencies’ or organizations’ head offices, the heads of such agencies or organizations may carry along the seals and shall be responsible for the carrying of seals out of their agencies or organizations.

5. Ink for all seals shall be red one.

6. In cases where its seal is lost, an agency or organization shall have to promptly report the loss to the nearest police office and the police office that has already granted seal specimen registration certificate, and at the same time announce the cancellation of the lost seal.

7. For seals in use, which are worn or damaged or in cases where the organizations that have such seals are reorganized or renamed, such organizations shall have to carry out the procedures for engraving new seals and returning the old ones.

8. Agencies and organizations using seals must create conditions for the competent agencies to inspect the observance of regulations on management and use of seals.

Article 7.- When agencies and organizations defined in Articles 3 and 4 of this Decree are subject to effective decisions on separation, split-up, merger, dissolution or discontinuation of assigned tasks, the heads of such agencies and organizations shall have to recover and submit the seals to the police offices that have granted seal specimen registration certificates.

In case of temporary suspension of the use of seals, the agencies or organizations competent to issue establishment decisions and permit the use of seals shall have to recover such seals and notify the police offices that have permitted the seal engraving and the concerned agencies thereof.

...

...

...

COMPETENCE TO PRESCRIBE SEAL SPECIMENS, PROCEDURES FOR SEAL ENGRAVING, GRANTING OF SEAL ENGRAVING PERMITS AND REGISTRATION OF SEAL SPECIMENS

Article 8.- The Ministry of Public Security shall uniformly prescribe the specimens of seals of all types and the engraving of symbols or foreign languages on seals; grant seal engraving permits, keep seal specimens and grant seal specimen registration certificates; manage the seal engraving activities; inspect the management and use of seals and carry out other works according to the provisions of this Decree.

Article 9.- The competence to grant seal engraving permits, seal specimen registration certificates and seal specimen deposit registration certificates is provided for as follows:

1. The General Police Department under the Ministry of Public Security shall grant seal engraving permits, carry out the seal specimen registration and grant seal specimen registration certificates to the State titles, agencies and organizations attached to the ministries, ministerial-level agencies, agencies attached to the Government, political organizations and socio-political organizations at the central level; grant seal engraving permits to the diplomatic missions and representative missions to Vietnam-based foreign inter-governmental organizations; grant permits for bringing seals into Vietnam for use by other foreign agencies and organizations without the diplomatic function, which are lawfully operating in Vietnam.

2. The police offices of the provinces and centrally-run cities shall grant seal engraving permits, carry out the seal specimen registration and grant seal specimen registration certificates to local agencies and organizations, a number of the central agencies and organizations located in their localities according to the responsibility assignment by the Ministry of Public Security; carry out the seal specimen registration and grant seal specimen registration certificates to other foreign agencies and organizations which are not diplomatic missions but have already been permitted to bring their seals into Vietnam for use.

Article 10.- Procedures and dossiers of application for seal engraving permits:

1. For the State titles, agencies and organizations, which are entitled to use seals bearing the national emblem, professional bodies, public-service organizations, political organizations, socio-political organizations, non-governmental organizations:

a/ For agencies, organizations and State titles, professional bodies and public-service organizations:

There must be decisions on their establishment according to regulations on each type of agency or organization. In cases where decisions do not contain provisions permitting the concerned agencies and organizations to use seals, such agencies and organizations must obtain written permission for use of seals from the agencies competent to establish them.

...

...

...

They must have "Charter on organization and operation" already approved by the competent authorities; particularly, scientific organizations must have "Operation registration certificate".

2. For economic organizations:

a/ They must have business registration certificates or operation registration certificates, investment licenses, branch setting up licenses; contracting licenses, licenses for setting up representative offices in Vietnam (for joint venture economic organizations, foreign-invested enterprises).

b/ Economic organizations being State enterprises or enterprises of political organizations and socio-political organizations, apart from the papers prescribed at Point a, Clause 2 of this Article, must obtain establishment decisions from the competent agencies.

3. In cases where agencies, organizations or State titles wish to engrave new seals in replacement of their own ones, which have been lost, worn or damaged, they shall have to send their written dossiers justifying reasons for and requesting the engraving of new seals to the police offices, without having to make any other papers.

4. Within 7 days after the prescribed dossiers of agencies and organizations are received, the police offices shall grant seal engraving permits and recommend seal engraving establishments to them according to regulations.

Article 11.-

1. The diplomatic missions, consular offices and representative offices of inter-governmental international organizations in Vietnam; consular sections, military attachÐ sections, other sections under foreign diplomatic missions in Vietnam shall, before using their own seals, have to announce and register seal specimens at Vietnam’s Ministry for Foreign Affairs.

2. Other foreign agencies and non-governmental international organizations having their representatives in Vietnam that wish to bring seals from abroad into Vietnam for use, shall have to carry out the procedures for registering seal specimens at Vietnam’s Ministry of Public Security.

...

...

...

Chapter IV

COMMENDATION, REWARD AND HANDLING OF VIOLATIONS

Article 12.- Agencies, organizations and individuals that record achievements in the implementation of regulations on management and use of seals, shall be commended and/or rewarded according to the State’s common regulations.

Article 13.- Persons who commit acts of violating the regulations on management and use of seals shall, depending on the nature and seriousness of their violations, be disciplined, administratively sanctioned or examined for penal liability.

Chapter V

IMPLEMENTATION PROVISIONS

Article 14.-

1. Basing themselves on the provisions of this Decree, the Minister of Defense and the Minister of Public Security shall specify the seal specimens, the management and use of seals of all kinds in the People’s Army and the People’s Police Forces.

2. The Ministry of Public Security shall coordinate with the Government Commission for Organization and Personnel, political organizations and socio-political organizations in uniformly prescribing the seal specimens and the management and use of seals in the systems of such organizations.

...

...

...

4. The management and use of seals by agencies and organizations for their external affair activities shall comply with the provisions of this Decree and the specific regulations promulgated by the Ministry of Public Security after consulting the Ministry for Foreign Affairs.

Article 15.- This Decree takes effect 15 days after its signing and replaces the Government’s Decree No.62/CP of September 22, 1993.

Article 16.-

1. The Minister of Public Security and the Minister-Head of the Government Commission for Organization and Personnel shall have to guide and inspect the management and use of seals according to the provisions of this Decree.

2. The ministers, the heads of the ministerial-level agencies, the heads of the agencies attached to the Government, the presidents of the People’s Committees of the provinces and centrally-run cities and the heads of the agencies and organizations that use seals shall have to implement this Decree.

ON BEHALF OF THE GOVERNMENT
PRIME MINISTER




Phan Van Khai