Thông tư 08/2023/TT-BTP hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng

• Số hiệu: 08/2023/TT-BTP
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tư pháp
• Người ký: Mai Lương Khôi
• Ngày ban hành: 02/10/2023

BỘ TƯ PHÁP -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 08/2023/TT-BTP	Hà Nội, ngày 02 tháng 10 năm 2023

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Căn cứ Nghị định số 98/2022/NĐ-CP ngày 29 tháng 11 năm 2022 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp,

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định về tập sự và quản lý tập sự hành nghề công chứng; kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng; xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về tập sự hành nghề công chứng và kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng đối với người tập sự hành nghề công chứng; người tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng; công chứng viên hướng dẫn tập sự; tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên; cơ quan quản lý nhà nước về công chứng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

Chương II

TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 3. Đăng ký tập sự hành nghề công chứng

1. Danh sách tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được Sở Tư pháp công bố trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp. Người đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định của Luật Công chứng tự liên hệ tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng trong danh sách đã được Sở Tư pháp công bố.

2. Hồ sơ đăng ký tập sự gồm các giấy tờ sau đây:

a) Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-01a hoặc Mẫu TP-TSCC-01b);

b) Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu).

3. Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phân công công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự và xác nhận vào Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng của người liên hệ tập sự; trường hợp từ chối nhận tập sự thì trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do hoặc ghi rõ lý do từ chối vào Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng của người liên hệ tập sự.

Người được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính hoặc qua Trung tâm dịch vụ hành chính công 01 bộ hồ sơ đăng ký tập sự theo quy định tại khoản 2 Điều này đến Sở Tư pháp nơi có tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ra quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-02) và gửi quyết định cho người đăng ký tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do.

4. Người đủ điều kiện đăng ký tập sự đã liên hệ với ít nhất 03 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trên địa bàn một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc đã liên hệ với 01 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trong trường hợp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có từ 03 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trở xuống mà bị từ chối nhận tập sự thì nộp hồ sơ quy định tại khoản 2 Điều này để Sở Tư pháp tỉnh, thành phố đó bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp xem xét, chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và ra quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-02) và gửi quyết định cho người đăng ký tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; trường hợp tại tỉnh, thành phố đó không còn tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đề nghị. Người bị từ chối có quyền liên hệ tập sự tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác.

Trong trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp thực hiện việc xác minh để làm rõ điều kiện đăng ký tập sự và nhận tập sự theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư này; thời hạn xác minh tối đa là 10 ngày và không tính vào thời gian xem xét, chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, đăng ký tập sự.

5. Người thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không được đăng ký tập sự:

a) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án về tội phạm do vô ý mà chưa được xóa án tích hoặc về tội phạm do cố ý;

b) Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;

c) Người bị mất, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;

d) Người đang là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân;

đ) Cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm, công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc hoặc sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân, viên chức trong đơn vị thuộc Công an nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu quân nhân, danh hiệu Công an nhân dân hoặc đưa ra khỏi ngành;

e) Người đang làm việc theo hợp đồng lao động cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp làm việc theo hợp đồng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng mà người đó tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

6. Người được Sở Tư pháp đăng ký tập sự được gọi là người tập sự hành nghề công chứng (sau đây viết tắt là người tập sự). Người tập sự có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư này.

Điều 4. Từ chối hướng dẫn tập sự

1. Công chứng viên được phân công hướng dẫn tập sự phải từ chối trong trường hợp không đủ điều kiện hướng dẫn tập sự theo quy định của Luật Công chứng hoặc có lý do chính đáng khác và phải thông báo bằng văn bản cho tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày được phân công.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của công chứng viên về việc từ chối hướng dẫn tập sự, tổ chức hành nghề công chứng xem xét, quyết định việc phân công một công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự hoặc báo cáo Sở Tư pháp bằng văn bản nếu tổ chức mình không còn công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác nhận tập sự; trường hợp không còn tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự thì thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đăng ký tập sự.

Điều 5. Thời gian tập sự hành nghề công chứng

1. Thời gian tập sự hành nghề công chứng (sau đây viết tắt là thời gian tập sự) quy định tại khoản 1 Điều 11 của Luật Công chứng được tính từ ngày quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng có hiệu lực.

2. Trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự theo quy định tại Điều 8 của Thông tư này thì thời gian tập sự được tính bằng tổng thời gian tập sự của người đó tại các tổ chức hành nghề công chứng.

Điều 6. Nội dung tập sự hành nghề công chứng

1. Nội dung tập sự hành nghề công chứng bao gồm:

a) Kỹ năng tiếp nhận, phân loại yêu cầu công chứng; kỹ năng kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của các giấy tờ có trong hồ sơ yêu cầu công chứng; kỹ năng xem xét, nhận dạng chủ thể, năng lực hành vi dân sự của người tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch;

b) Kỹ năng ứng xử với người yêu cầu công chứng, ứng xử theo Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; kỹ năng giải thích cho người yêu cầu công chứng về quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; kỹ năng giải thích lý do khi từ chối yêu cầu công chứng;

c) Kỹ năng nghiên cứu và đề xuất hướng giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng;

d) Kỹ năng soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng; kỹ năng kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của dự thảo hợp đồng, giao dịch do người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn; kỹ năng xác minh;

đ) Kỹ năng công chứng bản dịch; kỹ năng chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản;

e) Kỹ năng soạn thảo lời chứng;

g) Kiểm tra, sắp xếp, phân loại hồ sơ đã được công chứng, chứng thực để đưa vào lưu trữ;

h) Kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng;

i) Kỹ năng quản trị tổ chức hành nghề công chứng;

k) Các kỹ năng và công việc liên quan đến công chứng khác theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự.

2. Công chứng viên hướng dẫn tập sự hướng dẫn người tập sự thực hiện các nội dung tập sự quy định tại khoản 1 Điều này. Đối với người có thời gian tập sự là 06 tháng, công chứng viên hướng dẫn tập sự xem xét, thống nhất với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự về những nội dung tập sự cần tập trung và phân bổ thời gian cho từng nội dung tập sự phù hợp với người tập sự.

Điều 7. Thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự

1. Việc thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự được thực hiện khi công chứng viên thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ quy định tại Điều 14 của Thông tư này;

b) Chết, mất năng lực hành vi dân sự, hạn chế năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức hoặc làm chủ hành vi hoặc vì lý do khách quan khác mà không thể tiếp tục hướng dẫn tập sự;

c) Bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng, bị miễn nhiệm công chứng viên hoặc không còn hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

d) Bị xử lý kỷ luật, bị xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động hành nghề công chứng hoặc bị phát hiện không có đủ điều kiện hướng dẫn tập sự tại thời điểm nhận hướng dẫn tập sự.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày công chứng viên hướng dẫn tập sự thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phân công một công chứng viên khác đủ điều kiện tiếp tục hướng dẫn người tập sự và thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp; trường hợp không còn công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự thì tổ chức hành nghề công chứng thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp có trách nhiệm chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác nhận người tập sự; trường hợp địa phương không còn tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự thì thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người tập sự. Người tập sự có quyền thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác để tiếp tục việc tập sự.

Điều 8. Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng

1. Người tập sự được thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng trong các trường hợp sau đây:

a) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự bị đình chỉ hoạt động có thời hạn, chấm dứt hoạt động hoặc chuyển đổi, giải thể theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan;

b) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự không còn đủ các điều kiện nhận tập sự theo quy định của Luật Công chứng;

c) Công chứng viên hướng dẫn tập sự thuộc trường hợp phải thay đổi theo quy định của Thông tư này và tổ chức hành nghề công chứng không còn công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự;

d) Là viên chức của Phòng công chứng được điều động đến Phòng công chứng khác;

đ) Thay đổi nơi cư trú sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác và có nguyện vọng thay đổi nơi tập sự hoặc thuộc trường hợp phải thay đổi tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự theo quy định tại điểm a, b và c khoản này mà địa phương không còn tổ chức hành nghề công chứng khác đủ điều kiện nhận tập sự.

2. Trong trường hợp thay đổi nơi tập sự trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương theo quy định tại điểm a, b, c và d khoản 1 Điều này, người tập sự tự liên hệ nơi tập sự mới hoặc đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày được nhận tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng mới, người tập sự gửi giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-03) đến Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy đề nghị, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho người tập sự, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và tổ chức hành nghề công chứng mà người tập sự xin chuyển đến về việc thay đổi nơi tập sự; trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đề nghị.

Trường hợp người tập sự không tự liên hệ được nơi tập sự mới và đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới thì trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được giấy đề nghị bố trí nơi tập sự mới, Sở Tư pháp xem xét, chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, thông báo bằng văn bản cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đề nghị.

3. Trường hợp thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều này, người tập sự gửi giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng đến Sở Tư pháp nơi đã đăng ký tập sự. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy đề nghị của người tập sự, Sở Tư pháp ra quyết định xóa đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-04), gửi cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự. Người tập sự tự liên hệ tập sự hoặc đề nghị bố trí tập sự và đăng ký tập sự tại Sở Tư pháp nơi có tổ chức hành nghề công chứng mà mình chuyển đến theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này để tiếp tục việc tập sự; hồ sơ đăng ký tập sự phải kèm theo quyết định xóa đăng ký tập sự theo quy định tại khoản này.

Điều 9. Tạm ngừng tập sự hành nghề công chứng

1. Người tập sự được tạm ngừng tập sự trong các trường hợp sau đây:

a) Người tập sự nghỉ chế độ thai sản, vì lý do sức khỏe hoặc có lý do chính đáng khác;

b) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải tạm ngừng hoạt động do sự kiện bất khả kháng, bị đình chỉ hoạt động có thời hạn mà người tập sự không đề nghị thay đổi nơi tập sự.

2. Trong trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này, người tập sự phải thông báo bằng văn bản cho tổ chức hành nghề công chứng nơi mình đang tập sự chậm nhất là 05 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng tập sự, kèm theo giấy tờ chứng minh lý do cần tạm ngừng tập sự.

Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày người tập sự tạm ngừng tập sự trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, trong đó nêu rõ lý do và thời gian tạm ngừng tập sự.

3. Người có thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng thì được tạm ngừng tập sự tối đa là 02 lần, mỗi lần không quá 06 tháng; người có thời gian tập sự hành nghề công chứng là 06 tháng thì được tạm ngừng tập sự tối đa là 02 lần, mỗi lần không quá 03 tháng.

4. Thời gian tạm ngừng tập sự không được tính vào thời gian tập sự.

Thời gian tập sự trước khi tạm ngừng tập sự được tính vào thời gian tập sự, trừ trường hợp phải đăng ký tập sự lại theo quy định tại khoản 3 Điều 10 của Thông tư này.

Điều 10. Chấm dứt tập sự hành nghề công chứng, đăng ký tập sự lại

1. Việc tập sự chấm dứt khi người tập sự thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Tự chấm dứt tập sự;

b) Được tuyển dụng là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân;

c) Ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp ký hợp đồng lao động với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

d) Không còn thường trú tại Việt Nam;

đ) Bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;

e) Bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án;

g) Bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính;

h) Không thực hiện việc tập sự trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày quyết định đăng ký tập sự của Sở Tư pháp có hiệu lực;

i) Tạm ngừng tập sự không thuộc các trường hợp quy định; tạm ngừng tập sự quá số lần quy định hoặc đã hết thời hạn tạm ngừng tập sự theo quy định mà không tiếp tục tập sự;

k) Bị Sở Tư pháp chấm dứt tập sự theo quy định tại khoản 1 Điều 30 của Thông tư này;

l) Thuộc trường hợp không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng tại thời điểm đăng ký tập sự.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày người tập sự chấm dứt tập sự trong các trường hợp quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, e, g, h, i và l khoản 1 Điều này, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải báo cáo Sở Tư pháp bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do người tập sự chấm dứt tập sự. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp ra quyết định chấm dứt tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-05), gửi quyết định cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

3. Người đã chấm dứt tập sự hành nghề công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều này được xem xét đăng ký tập sự lại khi đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định tại Thông tư này và thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Lý do chấm dứt tập sự quy định tại các điểm a, b, c, d, đ và h khoản 1 Điều này không còn;

b) Đã có quyết định đình chỉ điều tra, đình chỉ vụ án hoặc bản án đã có hiệu lực của Tòa án tuyên không có tội; đã được xóa án tích, trừ trường hợp bị kết án về tội phạm do cố ý;

c) Đã chấp hành xong biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;

d) Sau thời hạn 02 năm kể từ ngày quyết định của Sở Tư pháp về việc chấm dứt tập sự trong các trường hợp quy định tại điểm k, l khoản 1 Điều này có hiệu lực.

4. Người không đạt yêu cầu trong ba kỳ kiểm tra kết quả tập sự trước đó được xem xét đăng ký tập sự lại khi đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định tại Thông tư này.

5. Việc liên hệ tập sự, hồ sơ và thủ tục đăng ký tập sự lại được thực hiện theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này.

6. Thời gian tập sự trước khi chấm dứt tập sự không được tính vào thời gian tập sự.

Điều 11. Sổ nhật ký tập sự, Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng

1. Người tập sự phải lập Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng để ghi lại các công việc hàng ngày thuộc nội dung tập sự mà mình đã thực hiện trong thời gian tập sự (Mẫu TP-TSCC-06). Sổ nhật ký tập sự có xác nhận hàng tuần của công chứng viên hướng dẫn tập sự và được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự xác nhận khi kết thúc quá trình tập sự.

Trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự thì lập Sổ nhật ký tập sự đối với từng tổ chức hành nghề công chứng mà mình tập sự. Việc xác nhận của công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự được thực hiện theo quy định tại khoản này.

2. Người tập sự làm Báo cáo kết quả tập sự để báo cáo quá trình và kết quả tập sự của mình. Báo cáo kết quả tập sự phải có đủ các nội dung và đáp ứng các yêu cầu quy định theo Mẫu TP-TSCC-07, có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn tập sự và xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự khi kết thúc quá trình tập sự.

Trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự thì làm 01 Báo cáo kết quả tập sự để báo cáo về toàn bộ quá trình tập sự tại các tổ chức mà mình đã tập sự. Báo cáo nêu rõ tên các tổ chức hành nghề công chứng người tập sự đã tập sự, thông tin về công chứng viên đã hướng dẫn tập sự tại từng tổ chức và kết quả tập sự tại từng tổ chức. Công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng cuối cùng mà người đó tập sự có trách nhiệm nhận xét, xác nhận Báo cáo kết quả tập sự theo quy định của khoản này và chỉ phải chịu trách nhiệm về việc tập sự của người tập sự tại tổ chức mình.

Điều 12. Hoàn thành tập sự hành nghề công chứng

1. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc thời gian tập sự, người tập sự có văn bản đề nghị công nhận hoàn thành tập sự, kèm theo Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu) gửi Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị, Sở Tư pháp ra quyết định công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-08); trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do.

2. Người tập sự được công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng khi đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Người tập sự có đủ điều kiện tập sự và không thuộc các trường hợp không được đăng ký tập sự;

b) Công chứng viên hướng dẫn tập sự đủ điều kiện hướng dẫn tập sự và không thuộc các trường hợp phải thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự trong quá trình hướng dẫn tập sự;

c) Người tập sự hoàn thành thời gian tập sự; có Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự nộp đúng thời hạn, đáp ứng các yêu cầu quy định tại Thông tư này và biểu mẫu kèm theo; thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ khác của người tập sự.

3. Người đã được công nhận hoàn thành tập sự mà bị phát hiện không đáp ứng các điều kiện để được công nhận hoàn thành tập sự thì Sở Tư pháp ra quyết định hủy bỏ kết quả tập sự đã được công nhận. Người bị hủy bỏ kết quả tập sự được đăng ký tập sự lại nếu đáp ứng các điều kiện tập sự quy định tại Thông tư này.

Điều 13. Quyền và nghĩa vụ của người tập sự

1. Người tập sự có các quyền sau đây:

a) Được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự tạo điều kiện thực hiện các nội dung tập sự theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này;

b) Được công chứng viên hướng dẫn tập sự hướng dẫn các nội dung tập sự, việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người tập sự;

c) Được thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự, thay đổi nơi tập sự theo quy định tại Điều 7 và Điều 8 của Thông tư này;

d) Được công nhận hoàn thành tập sự theo quy định tại Điều 12 của Thông tư này;

đ) Được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 17 của Thông tư này;

e) Các quyền khác theo thoả thuận với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc theo quy định của pháp luật.

2. Người tập sự có các nghĩa vụ sau đây:

a) Tuân thủ nội quy, quy chế của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

b) Thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các công việc thuộc nội dung tập sự quy định tại Điều 6 của Thông tư này theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự;

c) Bảo đảm thời gian tập sự hằng ngày theo ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

d) Chịu trách nhiệm trước công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự về kết quả và tiến độ của các công việc được phân công;

đ) Giữ bí mật thông tin về nội dung công chứng và các thông tin có liên quan mà mình biết được trong quá trình tập sự;

e) Lập Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng, Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 11 của Thông tư này;

g) Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan và theo thoả thuận với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

Điều 14. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên hướng dẫn tập sự

1. Hướng dẫn người tập sự các nội dung tập sự theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này.

2. Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các công việc của người tập sự do mình phân công; chịu trách nhiệm về kết quả và tiến độ của các công việc mà người tập sự thực hiện theo sự phân công, hướng dẫn của mình.

3. Xác nhận vào Sổ nhật ký tập sự; nhận xét, đánh giá về việc tập sự trong Báo cáo kết quả tập sự của người tập sự và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, khách quan trong việc xác nhận, nhận xét, đánh giá của mình.

4. Các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư này.

Điều 15. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự

1. Phân công công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự và chịu trách nhiệm về việc phân công đó; thường xuyên theo dõi để xử lý kịp thời các trường hợp công chứng viên không còn đủ điều kiện hướng dẫn tập sự hoặc người tập sự không còn đủ điều kiện tập sự.

2. Lập, quản lý, sử dụng Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-09) theo từng năm.

Sổ theo dõi tập sự phải ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ và được đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật.

3. Xem xét, quyết định việc công chứng viên từ chối hướng dẫn tập sự, việc thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự.

4. Quản lý người tập sự trong quá trình tập sự tại tổ chức mình; theo dõi, giám sát việc thực hiện trách nhiệm của công chứng viên hướng dẫn tập sự; bảo đảm việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của người tập sự.

5. Báo cáo bằng văn bản cho Sở Tư pháp về việc nhận tập sự và hướng dẫn tập sự tại tổ chức mình theo định kỳ hằng năm. Kỳ báo cáo năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm. Trong thời hạn 15 ngày kể từ thời điểm kết thúc năm, các tổ chức hành nghề công chứng phải gửi báo cáo về Sở Tư pháp.

Báo cáo gồm các nội dung chính sau đây:

a) Số lượng và thông tin cơ bản về người tập sự, việc tạm ngừng tập sự, thay đổi nơi tập sự, thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự, chấm dứt tập sự, xóa đăng ký tập sự;

b) Đánh giá chất lượng tập sự của người tập sự;

c) Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, người tập sự và trách nhiệm của công chứng viên hướng dẫn tập sự theo quy định của Thông tư này;

d) Khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện các quy định pháp luật về tập sự (nếu có) và đề xuất, kiến nghị.

6. Các quyền và nghĩa vụ khác theo thỏa thuận với người tập sự, theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

Chương III

KIỂM TRA KẾT QUẢ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 16. Nội dung và hình thức kiểm tra

1. Nội dung kiểm tra bao gồm:

a) Kiểm tra về pháp luật công chứng, chứng thực, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và quy định pháp luật có liên quan đến hoạt động công chứng;

b) Kết quả thực hiện những nội dung tập sự theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này.

2. Hình thức kiểm tra bao gồm:

a) Bài kiểm tra thứ nhất là kiểm tra viết. Thời gian kiểm tra là 180 phút.

b) Bài kiểm tra thứ hai là kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính; trường hợp chưa có điều kiện tổ chức kiểm tra trên máy vi tính thì kiểm tra trắc nghiệm trên giấy.

Bộ Tư pháp quyết định và thông báo cụ thể về hình thức của bài kiểm tra thứ hai trong dự kiến kế hoạch tổ chức kỳ kiểm tra.

Điều 17. Đăng ký tham dự kiểm tra

1. Những người sau đây được đăng ký tham dự kiểm tra:

a) Đã được công nhận hoàn thành tập sự theo quy định tại Điều 12 của Thông tư này;

b) Đủ điều kiện tham dự kỳ kiểm tra trước nhưng có đơn xin hoãn tham dự và được Hội đồng kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng cho phép hoãn tham dự kỳ kiểm tra đó;

c) Đã tham dự nhưng không đạt yêu cầu trong kỳ kiểm tra trước, trừ trường hợp không đạt yêu cầu trong ba kỳ kiểm tra trước mà chưa tập sự lại.

2. Những người sau đây không được đăng ký tham dự kiểm tra:

a) Chưa được công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng;

b) Đã được công nhận hoàn thành tập sự nhưng bị hủy bỏ kết quả đã công nhận;

c) Sao chép Báo cáo kết quả tập sự của người khác hoặc có hành vi gian dối, không trung thực để được đăng ký tham dự kiểm tra.

3. Người đăng ký tham dự kiểm tra nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính hoặc qua Trung tâm dịch vụ hành chính công 01 bộ hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra đến Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Giấy đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-10);

b) Quyết định công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng;

c) Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng;

d) Giấy tờ chứng minh đã nộp phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng.

Các giấy tờ quy định tại điểm b, c và d khoản 1 Điều này là bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu. Người được hoãn tham dự kỳ kiểm tra trước chỉ cần nộp Giấy đăng ký tham dự kiểm tra, trong đó có ghi rõ việc được hoãn tham dự kỳ kiểm tra trước đó.

4. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho người đăng ký tham dự kiểm tra về việc đủ điều kiện đề nghị Bộ Tư pháp cho tham dự kiểm tra; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

5. Người được Hội đồng kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng thông báo đủ điều kiện tham dự kiểm tra được gọi là thí sinh của kỳ kiểm tra . Người không đủ điều kiện tham dự kiểm tra hoặc người đủ điều kiện tham dự kiểm tra nhưng không tham dự kiểm tra thì không được trả lại hồ sơ và số phí đã nộp; trường hợp đăng ký tham dự kỳ kiểm tra tiếp theo thì người đăng ký phải nộp hồ sơ và phí theo quy định tại khoản 3 Điều này.

Điều 18. Trách nhiệm tổ chức kiểm tra

1. Bộ Tư pháp tổ chức các kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định của Thông tư này và các quy định pháp luật khác có liên quan.

2. Dự kiến kế hoạch tổ chức kỳ kiểm tra được Bộ Tư pháp thông báo cho các Sở Tư pháp, đồng thời đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử Bộ Tư pháp chậm nhất là 02 tháng trước ngày tổ chức kỳ kiểm tra. Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo để người có nguyện vọng nộp hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra theo quy định của Thông tư này và dự kiến kế hoạch của Bộ Tư pháp; lập danh sách và có văn bản đề nghị Bộ Tư pháp cho tham dự kiểm tra đối với những trường hợp đủ điều kiện, kèm theo hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra của người được đề nghị.

Điều 19. Hội đồng kiểm tra

1. Hội đồng kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (sau đây viết tắt là Hội đồng kiểm tra) do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định thành lập. Hội đồng kiểm tra được sử dụng con dấu của Bộ Tư pháp để thực hiện nhiệm vụ theo quy định của Thông tư này. Hội đồng kiểm tra tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

2. Hội đồng kiểm tra gồm từ 07 người đến 09 người, bao gồm các thành phần sau đây:

a) Lãnh đạo Bộ Tư pháp là Chủ tịch Hội đồng;

b) Lãnh đạo Cục Bổ trợ tư pháp là Phó Chủ tịch Hội đồng;

c) Thành viên Hội đồng do Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp đề nghị, gồm đại diện một số đơn vị thuộc Bộ Tư pháp, đại diện Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, đại diện một số Hội công chứng viên.

3. Giúp việc cho Hội đồng kiểm tra có Ban Thư ký, Ban Đề thi, Ban Coi thi, Ban Phách, Ban Chấm thi và Ban Phúc tra (sau đây gọi là các Ban của Hội đồng kiểm tra).

4. Người có vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, cha mẹ đẻ của vợ hoặc chồng, con đẻ, con nuôi, anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng tham dự kỳ kiểm tra thì không được tham gia Hội đồng kiểm tra và các Ban của Hội đồng kiểm tra.

Điều 20. Nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng kiểm tra

1. Ban hành Kế hoạch tổ chức kỳ kiểm tra, quyết định các nội dung điều chỉnh Kế hoạch trong trường hợp cần thiết; ban hành nội quy kỳ kiểm tra và các tài liệu có liên quan đến kỳ kiểm tra.

2. Thành lập các Ban của Hội đồng kiểm tra.

3. Xem xét, quyết định danh sách người đủ điều kiện tham dự kỳ kiểm tra, người không đủ điều kiện tham dự kiểm tra và thông báo cho các Sở Tư pháp có người đăng ký tham dự kiểm tra, đồng thời đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp chậm nhất là 15 ngày trước ngày tổ chức kiểm tra; trường hợp cần thiết có thể tiến hành xác minh hoặc yêu cầu xác minh thông tin trong hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra.

4. Chỉ đạo việc xây dựng đề kiểm tra; tổ chức việc kiểm tra, chấm điểm kiểm tra, phúc tra bài kiểm tra, công bố kết quả kiểm tra.

5. Cấp giấy chứng nhận đạt kết quả kiểm tra cho thí sinh đạt yêu cầu.

6. Hủy bỏ kết quả kiểm tra và thu hồi giấy chứng nhận đạt kết quả kiểm tra khi có căn cứ cho rằng thí sinh thuộc trường hợp không được đăng ký tập sự mà vẫn tập sự, không đủ điều kiện tham dự kỳ kiểm tra mà vẫn đăng ký tham dự kiểm tra hoặc có hành vi gian dối, vi phạm khác làm thay đổi kết quả tập sự, việc tham dự kiểm tra và kết quả kiểm tra tập sự.

Trường hợp phát hiện thí sinh thuộc một trong các trường hợp nêu trên tại thời điểm Hội đồng kiểm tra đã giải thể thì Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định hủy bỏ kết quả kiểm tra và thu hồi giấy chứng nhận đạt kết quả kiểm tra.

7. Báo cáo và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc tổ chức và kết quả của kỳ kiểm tra.

8. Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Thông tư này.

Điều 21. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch Hội đồng kiểm tra và các thành viên Hội đồng kiểm tra

1. Chủ tịch Hội đồng kiểm tra có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng kiểm tra quy định tại Điều 20 của Thông tư này; chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng kiểm tra;

b) Phân công trách nhiệm cho từng thành viên Hội đồng kiểm tra;

c) Quyết định số lượng thành viên, nhiệm vụ, quyền hạn của các Ban của Hội đồng kiểm tra;

d) Quyết định đề kiểm tra chính thức được sử dụng cho từng kỳ kiểm tra;

đ) Quy định, hướng dẫn cách thức và thang điểm kiểm tra; chỉ đạo việc chấm điểm bài kiểm tra viết, lên điểm kiểm tra, phúc tra bài kiểm tra;

e) Chịu trách nhiệm về việc quản lý bài kiểm tra; quản lý kết quả kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan theo đúng quy định;

g) Xử lý các trường hợp vi phạm nội quy kỳ kiểm tra theo thẩm quyền;

h) Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến kỳ kiểm tra theo thẩm quyền.

2. Các thành viên khác trong Hội đồng kiểm tra thực hiện công việc theo sự phân công của Chủ tịch Hội đồng kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hội đồng kiểm tra.

Điều 22. Ban Giám sát

1. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định thành lập Ban Giám sát theo đề nghị của Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp. Ban Giám sát gồm Trưởng Ban và 02 (hai) thành viên.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Giám sát:

a) Giám sát việc tổ chức kiểm tra;

b) Phát hiện và kiến nghị xử lý các trường hợp vi phạm các quy định về kiểm tra;

c) Đề nghị Hội đồng kiểm tra có biện pháp bảo đảm kỳ kiểm tra diễn ra an toàn, nghiêm túc, đúng quy định.

3. Nội dung giám sát:

a) Giám sát việc thực hiện các quy định về kiểm tra, việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của các thành viên Hội đồng kiểm tra và các Ban của Hội đồng kiểm tra;

b) Giám sát việc tổ chức thực hiện kỳ kiểm tra;

c) Giám sát việc thực hiện các quy định của Hội đồng kiểm tra và việc giải quyết khiếu nại, tố cáo về kiểm tra.

4. Ban Giám sát chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tư pháp về hoạt động giám sát của mình và báo cáo Bộ trưởng Bộ Tư pháp về kết quả giám sát sau mỗi kỳ kiểm tra.

Điều 23. Quyền và nghĩa vụ của thí sinh tham dự kiểm tra

1. Tham dự kỳ kiểm tra theo đúng thời gian, địa điểm đã được thông báo.

2. Tuân thủ nội quy kỳ kiểm tra và các quyết định, thông báo của Hội đồng kiểm tra; chịu các hình thức xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật và nội quy kỳ kiểm tra.

3. Được cấp Giấy chứng nhận đạt kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng trong trường hợp đạt yêu cầu kiểm tra.

4. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Điều 24. Chấm điểm kiểm tra

1. Các bài kiểm tra được chấm theo thang điểm 100.

Mỗi bài kiểm tra viết do hai thành viên Ban Chấm thi chấm và cho điểm độc lập theo hướng dẫn, đáp án, thang điểm do Chủ tịch Hội đồng kiểm tra quyết định. Điểm của mỗi bài kiểm tra là trung bình cộng điểm mà hai thành viên chấm thi đã chấm. Trong trường hợp hai thành viên chấm thi cho điểm chênh lệch nhau từ 20 điểm trở lên thì Trưởng Ban Chấm thi phân công hai thành viên khác của Ban Chấm thi chấm lại bài kiểm tra của thí sinh; điểm chấm lần này là điểm chính thức của bài kiểm tra.

Bài kiểm tra trắc nghiệm được chấm theo hướng dẫn, đáp án, thang điểm do Chủ tịch Hội đồng kiểm tra quyết định.

2. Thí sinh đạt yêu cầu của kỳ kiểm tra phải có số điểm của mỗi bài kiểm tra đạt từ 50 điểm trở lên.

3. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày kết thúc việc chấm điểm kiểm tra, Chủ tịch Hội đồng kiểm tra có trách nhiệm thông báo kết quả kiểm tra cho Sở Tư pháp, Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và Hội công chứng viên của địa phương nơi có người tham dự kỳ kiểm tra, đồng thời đăng tải kết quả kiểm tra trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp.

Điều 25. Quản lý bài kiểm tra, kết quả kiểm tra và hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra

1. Bài kiểm tra phải được niêm phong ngay sau khi kết thúc kiểm tra; phách, điểm kiểm tra phải được niêm phong vào cuối mỗi ngày làm việc và ngay sau khi kết thúc việc đánh mã phách, ghi phách, rọc phách, ghép phách, chấm điểm bài kiểm tra viết, lên điểm bài kiểm tra.

2. Bài kiểm tra và kết quả kiểm tra được lưu giữ tại Bộ Tư pháp trong thời hạn 03 năm kể từ ngày tổ chức kiểm tra. Hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra được lưu giữ trong thời hạn 01 năm kể từ ngày tổ chức kiểm tra.

3. Khi hết thời gian quy định tại khoản 2 Điều này, Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định việc tiêu hủy các bài kiểm tra, kết quả kiểm tra, hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra đã được lưu giữ.

Điều 26. Phúc tra bài kiểm tra

1. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết quả kiểm tra được đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, thí sinh không đồng ý với kết quả kiểm tra viết, kiểm tra trắc nghiệm trên giấy của mình có quyền làm đơn phúc tra gửi Chủ tịch Hội đồng kiểm tra; trường hợp tổ chức kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính thì không phúc tra đối với bài kiểm tra này.

2. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn nhận đơn phúc tra, Chủ tịch Hội đồng kiểm tra quyết định thành lập Ban Phúc tra. Ban Phúc tra gồm Trưởng ban và ít nhất 02 (hai) thành viên. Các thành viên trong Ban Phách và Ban Chấm thi không được là thành viên của Ban Phúc tra.

3. Việc chấm điểm phúc tra được thực hiện theo quy định tại Điều 24 của Thông tư này. Kết quả phúc tra phải được Chủ tịch Hội đồng kiểm tra phê duyệt và là kết quả cuối cùng.

Chương IV

QUẢN LÝ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 27. Nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Bổ trợ tư pháp và các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Tư pháp

1. Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Hướng dẫn, giải đáp các vướng mắc liên quan đến việc thực hiện Thông tư này;

b) Giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp xây dựng ngân hàng câu hỏi và đáp án kiểm tra trắc nghiệm và các công việc khác để tổ chức các kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;

c) Kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về tập sự hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật;

d) Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2. Thanh tra Bộ, Học viện Tư pháp, Vụ Tổ chức cán bộ và các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Tư pháp thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình liên quan đến việc tập sự hành nghề công chứng và phối hợp với Cục Bổ trợ tư pháp trong việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 28. Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

1. Chỉ định tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện tại địa phương nhận người tập sự; xem xét việc từ chối nhận tập sự của tổ chức hành nghề công chứng, từ chối hướng dẫn tập sự của công chứng viên theo quy định.

2. Đăng ký tập sự, xóa đăng ký tập sự, thay đổi nơi tập sự, tạm ngừng tập sự, chấm dứt tập sự, công nhận hoàn thành tập sự theo quy định.

3. Lập và công bố danh sách tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự tại địa phương trên Cổng Thông tin điện tử của Sở Tư pháp và thường xuyên rà soát, cập nhật danh sách này.

4. Lập Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp; cập nhật kịp thời thông tin về đăng ký tập sự, thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự, thay đổi nơi tập sự, tạm ngừng tập sự, chấm dứt tập sự, công nhận hoàn thành tập sự vào Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng và phần mềm quản lý tổ chức hành nghề công chứng của Bộ Tư pháp.

5. Theo dõi, quản lý việc nhận tập sự, việc hướng dẫn tập sự và tập sự theo quy định của Thông tư này và quy định pháp luật có liên quan.

6. Kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về tập sự hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.

7. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Điều 29. Nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên

1. Tập hợp, phản ánh tâm tư, nguyện vọng, ý kiến đóng góp, kiến nghị liên quan đến tập sự hành nghề công chứng của người tập sự, công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự với cơ quan quản lý nhà nước về công chứng.

2. Theo dõi, giám sát tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, công chứng viên hướng dẫn tập sự và người tập sự; có giải pháp hỗ trợ người tập sự, công chứng viên hướng dẫn tập sự khi có khó khăn, vướng mắc; đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý vi phạm về tập sự hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.

3. Tham gia tổ chức kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng theo yêu cầu của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp.

4. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Chương V

XỬ LÝ VI PHẠM VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

Điều 30. Xử lý vi phạm đối với việc tập sự hành nghề công chứng

1. Người tập sự vi phạm quy định của Thông tư này, đã được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự nhắc nhở, yêu cầu sửa chữa bằng văn bản ít nhất là 03 lần mà vẫn tiếp tục vi phạm thì tổ chức hành nghề công chứng đề nghị Sở Tư pháp xem xét việc chấm dứt tập sự hành nghề công chứng; trường hợp tổ chức hành nghề công chứng cố ý bao che, không báo cáo Sở Tư pháp thì Sở Tư pháp tiến hành việc thanh tra, kiểm tra và xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Công chứng viên từ chối hướng dẫn tập sự không có lý do chính đáng, vi phạm quy định của Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu một trong các hình thức xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Tổ chức hành nghề công chứng có tên trong danh sách đủ điều kiện nhận tập sự mà từ chối nhận tập sự không có lý do chính đáng, cử công chứng viên không đủ điều kiện hướng dẫn tập sự hoặc vi phạm quy định khác của Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu hình thức xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 31. Xử lý vi phạm đối với thành viên Hội đồng kiểm tra, các Ban của Hội đồng kiểm tra và Ban Giám sát

Thành viên Hội đồng kiểm tra, các Ban của Hội đồng kiểm tra và Ban Giám sát có hành vi vi phạm quy định của Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Điều 32. Khiếu nại về tập sự hành nghề công chứng và kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng

1. Người tập sự, công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có quyền khiếu nại đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính về tập sự của Sở Tư pháp, người có thẩm quyền của Sở Tư pháp khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

Việc giải quyết khiếu nại được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại.

2. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng, người tham dự kiểm tra có quyền khiếu nại đối với quyết định, hành vi của Hội đồng kiểm tra, thành viên Hội đồng kiểm tra, thành viên các Ban của Hội đồng kiểm tra khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

Chủ tịch Hội đồng kiểm tra có trách nhiệm giải quyết khiếu nại trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được khiếu nại.

Trong trường hợp hết thời hạn quy định tại khoản này mà không được giải quyết khiếu nại hoặc không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Hội đồng kiểm tra hoặc Hội đồng kiểm tra đã giải thể thì người tham dự kiểm tra có quyền khiếu nại đến Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Thời hạn giải quyết khiếu nại của Bộ trưởng Bộ Tư pháp là 30 ngày kể từ ngày nhận được khiếu nại. Quyết định giải quyết khiếu nại của Bộ trưởng Bộ Tư pháp là quyết định cuối cùng.

Điều 33. Tố cáo về tập sự hành nghề công chứng

Công dân có quyền tố cáo với cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền về các hành vi vi phạm quy định về tập sự hành nghề công chứng theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Việc giải quyết tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về tố cáo.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 34. Biểu mẫu kèm theo

Ban hành kèm theo Thông tư này các mẫu giấy tờ, sổ sau đây:

1a. Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Áp dụng đối với trường hợp đã liên hệ tập sự và được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự) (Mẫu TP-TSCC-01a);

1b. Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Áp dụng đối với trường hợp đã liên hệ tập sự và các tổ chức hành nghề công chứng từ chối nhận tập sự) (Mẫu TP-TSCC-01b);

2. Quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-02);

3. Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-03);

4. Quyết định xóa đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-04);

5. Quyết định chấm dứt tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-05);

6. Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-06);

7. Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-07);

8. Quyết định công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP- TSCC-08);

9. Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-09);

10. Giấy đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-10);

11. Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp (Mẫu TP- TSCC-11).

Điều 35. Điều khoản chuyển tiếp

1. Người đã hoàn thành tập sự trước ngày 01 tháng 01 năm 2015 mà chưa được bổ nhiệm công chứng viên trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì được công nhận kết quả tập sự và phải tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định của Thông tư này.

2. Người đang tập sự theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 4 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng tại thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì được công nhận thời gian đã tập sự, được tiếp tục tập sự theo quy định của Thông tư này. Người tập sự lập Sổ nhật ký tập sự từ thời điểm tiếp tục tập sự theo quy định của Thông tư này; lập Báo cáo kết quả tập sự theo quy định của Thông tư này.

Người tập sự đã tạm ngừng tập sự đủ số lần theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP thì không được tạm ngừng tập sự theo quy định của Thông tư này.

3. Người đủ điều kiện tập sự và đã nộp hồ sơ đăng ký tập sự trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì việc đăng ký tập sự và tập sự được thực hiện theo quy định của Thông tư này.

4. Người chấm dứt tập sự hành nghề công chứng trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì được xem xét đăng ký tập sự lại khi đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định của Thông tư này.

5. Người đã hoàn thành tập sự theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT- BTP thì được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định của Thông tư này. Hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra gồm các giấy tờ quy định tại điểm a, c và d khoản 3 Điều 17 của Thông tư này.

6. Trường hợp người tham dự kiểm tra không đạt yêu cầu trong các kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP thì số lần không đạt yêu cầu đó được cộng vào tổng số lần không đạt yêu cầu kiểm tra theo quy định của Thông tư này để xác định việc tập sự lại của người đó trước khi đăng ký tham dự kỳ kiểm tra tiếp theo.

7. Trường hợp người tập sự hoàn thành tập sự theo quy định tại Thông tư số 04/2015/TT-BTP nhưng sau khi Thông tư này có hiệu lực thi hành mới phát hiện không đủ điều kiện được coi là hoàn thành tập sự theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP thì Sở Tư pháp ra quyết định hủy bỏ kết quả tập sự.

8. Đối với các bài kiểm tra, kết quả kiểm tra của các kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng được tổ chức theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP mà đã hết thời gian lưu giữ theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP thì việc tiêu hủy các bài kiểm tra, kết quả kiểm tra đó được thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 25 của Thông tư này.

Hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra của các kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng được tổ chức theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP được tiêu huỷ theo quy định tại khoản 3 Điều 25 của Thông tư này.

9. Khi hoàn thành việc kết nối Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cán bộ, công chức, cá nhân được giao trách nhiệm tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trong việc tập sự hành nghề công chứng thực hiện khai thác thông tin về giới tính của người đăng ký tập sự hành nghề công chứng, người tập sự hành nghề công chứng, người tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và không yêu cầu công dân điền thông tin về giới tính trong các Mẫu đơn ban hành kèm theo Thông tư này.

Điều 36. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20 tháng 11 năm 2023.

Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 4 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng hết hiệu lực kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành./.

Nơi nhận: - Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chính phủ; - Tòa án nhân dân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Kiểm toán Nhà nước; - Bộ Tư pháp: Bộ trưởng, các Thứ trưởng, Văn phòng Bộ, Vụ TCCB, Vụ CVĐCVXDPL, Cục KTVBQPPL, Thanh tra Bộ, Học viện Tư pháp; - UBND, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Hiệp hội công chứng viên Việt Nam; - Công báo; Website Chính phủ; - Cổng Thông tin điện tử Bộ Tư pháp; - Lưu: VT, Cục BTTP.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Mai Lương Khôi

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF JUSTICE -------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 08/2023/TT-BTP	Hanoi, October 2, 2023

CIRCULAR

ON NOTARIAL APPRENTICESHIP

Pursuant to the Law on Notarization dated June 20, 2014;

Pursuant to Government’s Decree No. 29/2015/ND-CP dated March 15, 2015 on elaboration of the Law on Notarization;

Pursuant to Government's Decree No. 98/2022/ND-CP dated November 29, 2022 on functions, tasks, powers, and organizational structure of the Ministry of Justice;

At the request of Director of Department of Judicial Assistance,

The Minister of Justice promulgates a Circular on notarial apprenticeship.

Chapter I

...

...

...

Article 1. Scope

This Circular lays down notarial apprenticeship and notarial apprenticeship management; notarial apprenticeship examination; actions against violations, resolution of complaints and whistleblowing reports on notarial apprenticeship and notarial apprenticeship examination.

Article 2. Regulated entities

This Circular applies to notary apprentices; notarial apprenticeship examinees; notary mentors; notarial practice organizations that admit notary apprentices (hereinafter referred to as notarial apprenticeship organizations); socio-professional organizations of notaries; notarial authorities and relevant entities.

Chapter II

NOTARIAL APPRENTICESHIP

Article 3. Registration of notarial apprenticeship

1. A list of qualified notarial apprenticeship organizations in a province or central-affiliated city (hereinafter referred to as province) shall be posted on the website of the Department of Justice of that province. A qualified person under the Law on Notarization shall apply for apprenticeship with a notarial practice organization on the list published by the Department of Justice for registration of notarial apprenticeship.

2. An application for registration of notarial apprenticeship includes:

...

...

...

b) Certificate of completion of notary training course, or certificate of completion of notary re-training course, or a certificate of recognition of equivalence if the applicant has completed an overseas notary training course (a certified copy or a copy with original for comparison).

The admitted applicant shall submit an application for registration of notarial apprenticeship as specified in clause 2 of this Article, in person, by post, or via online public administration center, to the Department of Justice of province where the said notarial apprenticeship organization is located. Within 7 working days of receiving a valid and complete application, the Department of Justice shall issue and send a decision on registration of notarial apprenticeship (Form No. TP-TSCC-02) to the applicant and the notarial apprenticeship organization. If the application is rejected, a written explanation shall be provided.

4. If a qualified person is rejected although he/she has filed the application with at least 3 qualified notarial apprenticeship organizations in a province, or 1 qualified notarial apprenticeship organization in a province (if that province has up to 3 notarial apprenticeship organizations), he/she shall file the application with the Department of Justice for their designation.

Within 10 working days of receiving a valid and complete application, the Department of Justice shall designate the applicant to a specific notarial apprenticeship organization, and then issue and send a decision on registration of notarial apprenticeship (Form No. TP-TSCC-02) to the applicant and the notarial apprenticeship organization. If the application is rejected as that province does not have any qualified notarial apprenticeship organization, the Department of Justice shall provide a written explanation.  The rejected applicant may reapply in another province.

Where necessary, the Department of Justice may verify if an application for registration of notarial apprenticeship was rejected in accordance with the Law on Notarization and this Circular; the verification time limit is 10 days and does not include the time for reviewing and designating a notarial apprenticeship organization to the applicant or registering apprenticeship.

5. Any person mentioned below is not eligible to register for a notary apprenticeship:

a) A person who faces a criminal prosecution, or has been convicted of a crime under a legally effective judgment of the Court for an unintentional crime whose criminal record has not yet been expunged, or for an intentional crime;

b) A person who is subject to an administrative sanction as per law on administrative sanctions;

c) A person who is incapacitated or has limited legal capacity or has limited cognition or behavior control;

...

...

...

dd) An official who is disciplined in the form of dismissal; a public employee who is disciplined in the form of removal; a commissioned officer, professional soldier, or worker in a People’s Army unit or People’s Public Security unit who is disciplined in the form of being stripped of their soldier title, People's Public Security title, or removed from the military or public security;

e) A person who is working under an employment contract for an agency, organization, or enterprise, unless that person is working under an employment contract for a notarial practice organization that he/she is serving the apprenticeship or that person signed an employment contract with an agency, organization, or enterprise with working hours that do not coincide with the working hours of the notarial apprenticeship organization.

6. People who have been registered as apprentices by the Department of Justice are called notary apprentices (hereinafter referred to as apprentices). Apprentices have rights and obligations according to the Law on Notarization and this Circular.

Article 4. Refusal to mentor apprentices

1. Notaries assigned to mentor apprentices must refuse in case they do not meet the requirements for mentoring apprentices according to the Law on Notarization or have other legitimate reasons and must notify the notarial apprenticeship organization in writing within 3 working days from the date of assignment.

2. Within 3 working days of receiving the notary's notice of refusal to mentor the apprentice, the notarial practice organization shall consider assigning another qualified notary to mentor the apprentice or report in writing to the Department of Justice if they do not have any qualified notary.  Within 7 working days of receiving such a notice from the notarial practice organization, the Department of Justice shall designate another notarial apprenticeship organization. In case there is no qualified notarial apprenticeship organization, the Department of Justice shall provide a written notice clearly stating the reason for the applicant.

Article 5. Notarial apprenticeship period

1. The notarial apprenticeship period (hereinafter abbreviated as the apprenticeship period) specified in Clause 1, Article 11 of the Notary Law is calculated from the effective date of the decision on registration of notarial apprenticeship.

2. If the apprentice changes notarial practice organizations under Article 8 of this Circular, the official apprenticeship period is the total time the apprentice was apprenticed at all of the notarial practice organizations.

...

...

...

1. Skills and tasks in notarial apprenticeship include:

a) Skills in receiving and classifying notarization requests; skills in checking the authenticity and legality of documents included in the documentation seeking notarial service; skills in reviewing and identifying entities and active legal capacity of participants signing contracts and transactions;

b) Skills in dealing with notarization petitioners, behaving according to the Code of Ethics for notary practice; skills in explaining to notarization petitioners their legal rights, obligations and interests, the meaning and legal consequences of notarization; skills in explaining reasons for refusing notarization requests;

c) Skills in studying and proposing solutions to documentation seeking notarial service;

d) Skills in drafting contracts and transactions at the request of a notarization petitioner; skills in checking the authenticity and legality of draft contracts and transactions prepared by a notarization petitioner; skills in verification;

dd) Skills in notarizing translations; skills in authenticating copies and authenticating signatures in documents;

e) Skills in drafting testimonies;

g) Checking, arranging, and classifying notarized and authenticated documents for record-keeping;

h) Skills in utilizing and using notary databases and applying information technology in notary activities;

...

...

...

k) Other skills and tasks related to notarization as assigned by the notary mentor.

2. Notary mentors shall instruct apprentices to perform the apprenticeship skills and tasks specified in Clause 1 of this Article.  For an apprentice with a 6-month apprenticeship period, the notary mentor must review and agree with the notarial apprenticeship organization on the required skills and tasks that the apprentice needs to be mentored in, and allocate time for each task/skill that is suitable for the apprentice.

Article 7. Change of notary mentors

1. A notary mentor is changed if he/she falls into one of the following:

a) He/she fails to perform the obligations specified in Article 14 of this Circular;

b) He/she dies, becomes incapacitated, has limited legal capacity, has limited cognition or behavior control, or has another legitimate reason for discontinuing mentorship of the apprentice;

c) He/she is temporarily suspended from practicing notary practice, dismissed as a notary, or no longer practices at a notarial apprenticeship organization;

d) He/she is disciplined, administratively sanctioned in notary practice, or found ineligible to be a mentor at the time of accepting mentorship.

2. Within 5 working days of a notary mentor falling into a case specified in Clause 1 of this Article, the notarial apprenticeship organization must assign another qualified notary to continue the mentorship and notify the Department of Justice in writing. If there are no more notaries qualified to mentor the apprentice, the notarial practice organization must notify the Department of Justice in writing.

...

...

...

Article 8. Change of notarial apprenticeship organizations<0}

1. An apprentice may change their notarial apprenticeship organization in any of the following:

a) The notarial apprenticeship organization is suspended, ceases operation, is dissolved, or is converted into another type of business entity under the Law on Notarization and other relevant laws;

b) The notarial apprenticeship organization is no longer eligible for apprenticeship according to the Law on Notarization;

c) The notary mentor must be changed according to this Circular and the notarial practice organization no longer has other notaries qualified to mentor the apprentice;

d) The apprentice is an officer of a public notary office who is transferred to another public notary office;

dd) The apprentice changes their place of residence to another province and seeks to change the notarial apprenticeship organization, or falls into the cases in Points a and b and c in this clause but there is no more qualified notarial apprenticeship organization in their province.

2. In case of changing the notarial apprenticeship organization within the same province according to Points a, b, c and d, Clause 1 of this Article, the apprentice must contact the new notarial apprenticeship organization or propose the Department of Justice to arrange a new notarial apprenticeship organization according to Article 3 of this Circular.

Within 3 working days of receiving the admission of the new notarial apprenticeship organization, the apprentice shall send an application for change of the notarial apprenticeship organization (Form TP-TSCC-03) to the Department of Justice where the apprentice is registered. Within 5 working days from the date of receipt of the application, the Department of Justice shall send a notice of approval for the change to the apprentice, the old notarial apprenticeship organization, and the new notarial apprenticeship organization. If the application is rejected, the Department of Justice shall provide the applicant with a written explanation.

...

...

...

3. In case of transfer to another notarial apprenticeship organization in another province according to Point dd, Clause 1 of this Article, the apprentice shall send an application for change of notarial apprenticeship organization to the Department of Justice where the apprentice has been registered.  Within 5 working days of receiving the application, the Department of Justice shall deregister the notarial apprenticeship (Form TP-TSCC-04) and then send a notice to the apprentice and the notarial apprenticeship organization. The apprentice shall contact or request the Department of Justice to designate a notarial apprenticeship organization and register apprenticeship at the new notarial apprenticeship as prescribed in Article 3 of this Circular to continue the apprenticeship. The application for registration of apprenticeship must be accompanied by a decision on apprenticeship deregistration as per this clause.

Article 9. Suspension of notarial apprenticeship

1. An apprentice may suspend their apprenticeship in any of the following cases:

a) The apprentice takes maternity leave, medical leave, or other authorized leave;

b) The notarial apprenticeship organization must suspend operations due to force majeure events, or be suspended but the apprentice does not apply for changing the notarial apprenticeship organization.

2. In the case specified in Point a, Clause 1 of this Article, the apprentice must notify the notarial practice organization where he or she is practicing in writing at least 5 working days before the suspension date and provide documentation supporting the reason for suspension.

The notarial apprenticeship organization must notify the Department of Justice in writing within 5 working days from the date of suspension in a case specified in Clause 1 of this Article; the notice must clearly state the reason and duration of suspension.

3. Apprentices with a 12-month apprenticeship period may suspend their apprenticeship up to two times for a maximum of six months each time. Apprentices with a 6-month apprenticeship period may suspend their apprenticeship up to two times for a maximum of three months each time.

4. The apprenticeship suspension period is not included in the apprenticeship period.

...

...

...

Article 10. Termination of notarial apprenticeship, re-registration of apprenticeship

1. The apprenticeship ends when the apprentice falls into one of the following cases:

a) The apprentice terminates their apprenticeship;

b) The apprentice is a/an official or public employee (except an public employee working for a public notary office), any commissioned officer, professional soldier, national defense worker in a People’s Army unit; any commissioned officer, non-commissioned officer, or worker in a People’s Public Security unit;

c) The apprentice is working under an employment contract for an agency, organization, or enterprise, unless that person is working under an employment contract for a notarial practice organization that he/she is serving the apprenticeship or that person signed an employment contract with an agency, organization, or enterprise with working hours that do not coincide with the working hours of the notarial practice organization providing the apprenticeship;

d) The apprentice no longer permanently resides in Vietnam;

dd) The apprentice becomes incapacitated or has limited legal capacity or has limited cognition or behavior control;

e) The apprentice faces a criminal prosecution or is convicted of a crime under a legally effective judgment of the Court;

g) The apprentice is subject to an administrative sanction;

...

...

...

i) The apprentice suspends the apprenticeship not in accordance with regulations; or suspends the apprenticeship more than the prescribed number of times, or fails to resume the apprenticeship after the apprenticeship suspension period expires;

k) The apprenticeship is terminated by the Department of Justice according to Clause 1, Article 30 of this Circular;

l) The apprentice is not eligible for registration of the notarial apprenticeship at the apprenticeship registration time.

2. Within 5 working days from the date the apprentice terminates his/her apprenticeship in the cases specified in Points a, b, c, d, dd, e, g, h, i and l, Clause 1 of this Article, the notarial apprenticeship organization must report in writing to the Department of Justice, clearly stating the reason for the apprentice's termination. Within 5 working days of receiving the report, the Department of Justice shall issue a decision on termination of the notarial apprenticeship (Form TP-TSCC-05) and then send a notice to the apprentice and the notarial apprenticeship organization.

3. The person who has their apprenticeship terminated as prescribed in clause 1 of this Article may re-register apprenticeship when he/she meets the eligibility requirements for apprenticeship as prescribed in this Circular and falls into any of the following:

a) The reason for termination of apprenticeship specified in Points a, b, c, d, dd and h, Clause 1 of this Article no longer exists;

b) A decision on suspension of investigation or suspension of the case is issued, or the legally effective judgment of the Court declares the person not guilty; his/her conviction record has been expunged, except for convictions of intentional crime;

c) He/she has finished abiding by an administrative sanction as per the law on administration sanctions;

d) After 2 years from the effective date the Department of Justice's decision on termination of the apprenticeship in the cases specified in Points k and l, Clause 1 of this Article.

...

...

...

5. Apprenticeship application and procedures are carried out as similarly as those prescribed Article 3 of this Circular.

6. The apprenticeship period before the apprenticeship termination is not included in the apprenticeship period.

Article 11. Apprenticeship journal and Apprenticeship performance report

1. The apprentice must record their daily apprenticeship-related tasks in an apprenticeship journal (Form TP-TSCC-06). The apprenticeship journal is certified weekly by the notary mentor and is certified by notarial apprenticeship organization at the end of the apprenticeship period.

In case the apprentice changes the notarial apprenticeship organization, he or she must keep an apprenticeship journal for each notarial practice organization where he or she is apprenticed. Certification by notary mentor and notarial apprenticeship organization shall comply with the provisions of this Clause.

2. The apprentice shall make an Apprenticeship performance report on their apprenticeship process and performance. The Apprenticeship performance report must have all the contents and meet the requirements specified in Form TP-TSCC-07, with comments from the notary mentor and certification from the notarial apprenticeship organization at the end of the apprenticeship period.

In case the apprentice changes the notarial apprenticeship organization, he/she must make an Apprenticeship performance report to report on entire apprenticeship process at that organization. The report clearly states the names of the notarial apprenticeship organizations, details about the notary mentors and the apprenticeship performance at each organization. The final notary mentor and the final notarial apprenticeship organization is responsible for commenting and certifying the Apprenticeship performance report according to this Clause and is only responsible for the apprenticeship performance at their organization.

Article 12. Notarial apprenticeship completion

1. Within 15 days from the end of the apprenticeship period, the apprentice must submit an application for recognition of completion of the apprenticeship, accompanied by the Apprenticeship performance report and Apprenticeship journal (certified copy or copy attached with the original for comparison) to the Department of Justice where the apprentice is registered. Within 10 days from the date of receipt of the application, the Department of Justice shall issue a decision to recognize the completion of the notarial apprenticeship (Form TP-TSCC-08); in case of refusal, a written response must be provided clearly stating the reason.

...

...

...

a) The apprentice meets the apprenticeship requirements and does not fall into the cases in which apprenticeship registration is not permitted;

b) The notary mentor is qualified to mentor the apprentice and is not subject to change during the mentorship process;

c) The apprentice completes the apprenticeship period; submits an Apprenticeship performance report and an Apprenticeship journal on time; meets the requirements specified in this Circular and the attached forms; and fully performs other obligations of an apprentice.

3. If a person is recognized for completing an apprenticeship and is later found ineligible, the Department of Justice shall cancel the recognition. A person whose apprenticeship performance is canceled may re-register for apprenticeship if they meet the apprenticeship requirements specified in this Circular.

Article 13. Rights and obligations of apprentices

1. An apprentice has the following rights:

a) The apprentice may receive support from the notarial apprenticeship organization to perform the apprenticeship skills and tasks as per Article 6 of this Circular;

b) The apprentice may receive mentorship from the notary mentor as to apprenticeship skills and task, performance of rights and obligations;

c) The apprentice may change the notary mentor or the notarial apprenticeship organization as per Article 7 and Article 8 of this Circular;

...

...

...

dd) The apprentice may register to sit a notarial apprenticeship exam as per Article 17 of this Circular;

e) Other rights as agreed with the notarial apprenticeship organization or as per the law.

2. An apprentice has the following obligations:

a) Comply with the rules and regulations of the notarial apprenticeship organization;

b) Completely and diligently perform the apprenticeship tasks as specified in Article 6 of this Circular as assigned by the notary mentor;

c) Ensure daily apprenticeship time according to the working days and hours of the notarial apprenticeship organization;

d) Be responsible to the notary mentor and the notarial apprenticeship organization for the performance and progress of the assigned tasks;

dd) Maintain confidentiality of notarial wording and related information that he/she knows during the apprenticeship process;

e) Keep an Apprenticeship journal and Apprenticeship performance report according to Article 11 of this Circular;

...

...

...

Article 14. Rights and obligations of notary mentors

1. Mentor apprentices on the apprenticeship skills and tasks as prescribed in Article 6 of this Circular.

2. Monitor and assess the performance of the apprentice they mentor; take responsibility for the performance and progress of the tasks that their apprentice has done according to their assignment and mentorship.

3. Make a certification in the Apprenticeship journal; comment and evaluate the apprenticeship in the Apprenticeship performance report and take responsibility for the accuracy, honesty, and objectivity in their certification and evaluation.

4. The rights and obligations according to the Law on Notarization and this Circular.

Article 15. Rights and obligations of notarial apprenticeship organizations

1. Assign qualified notary mentors to instruct apprentices and take responsibility for that assignment; monitor and promptly address cases where notary mentors or apprentices are no longer qualified.

2. Prepare, manage, and use notarial apprenticeship logbook of notarial practice organizations (Form TP-TSCC-09) each year.

The apprenticeship logbook must record the date of opening the book, the date of closing the book and be stamped as per the law.

...

...

...

4. Manage apprentices during their apprenticeship at their organization; monitor and supervise the performance of notary mentors; ensure the performance of rights and obligations of apprentices

5. Report to the Department of Justice on the admission and mentorship of apprentices at their organization on an annual basis. The annual reporting period is from January 1 to December 31 of each year. Within 15 days from the end of the year, notarial apprenticeship organizations must send reports to the Department of Justice.

The report includes at least:

a) Number and basic information about apprentices, suspension of apprenticeship, change of notarial apprenticeship organizations, change of notary mentors, termination of apprenticeship, apprenticeship de-registration;

b) Evaluate the quality of the apprentice's apprenticeship;

c) The performance of rights and obligations of notarial practice organizations and apprentices and responsibilities of notary mentors according to this Circular;

d) Difficulties and problems in the process of implementing legal regulations on apprenticeship (if any) and suggestions and recommendations.

6. Other rights and obligations as agreed with apprentices, according to the Law on Notarization and relevant legal documents.

Chapter III

...

...

...

Article 16. Contents and formats of examination

1. Examination contents include:

a) Laws on notarization and authentication, Code of ethics of notarial practice and relevant regulations on notarization;

b) Performance of notarial skills and tasks as prescribed in Article 6 of this Circular.

2. Examination formats include:

a) The first part is a written test. The allotted time is 180 minutes.

b) The second part is a computer-based multiple-choice test; or a paper-based multiple-choice test if the computer-based examination is unavailable.

The Ministry of Justice shall decide and announce the format of the second test in the proposed examination plan.

Article 17. Registration for examination

...

...

...

a) He/she has received the recognition of apprenticeship completion as per Article 12 of this Circular;

b) He/she was qualified to take the previous examination but later applied to postpone participation and was approved by the Apprenticeship Examination Council;

c) He/she failed the previous examination, except that he/she failed three previous examinations but he/she has not taken another apprenticeship.

2. An apprentice may not register for an examination if:

a) He/she has not been recognized as completing the notarial apprenticeship;

b) He/she was recognized as completing notarial apprenticeship but the recognition was cancelled later;

c) He/she copied another person's apprenticeship performance report or committed fraudulent or dishonest acts to register for the examination.

3. The registrant for the examination must submit a set of registration documents to the Department of Justice where the apprentice is registered, either directly, by mail, or through the online public administrative center. Required registration documents:

a) A registration form to take the notarial apprenticeship examination (Form TP-TSCC-10);

...

...

...

c) An apprenticeship performance report;

d) Proof of payment of fees for the appraisal of notary standards and requirements.

The documents specified in Points b, c and d, Clause 1 of this Article are certified copies or photocopies accompanied by originals for comparison. People who were postponed from taking the previous examination only need to submit a registration form stating the postponement.

4. Within 15 days of receiving complete and valid documents, the Department of Justice shall notify the registrant of their eligibility to request the Ministry of Justice to take the examination. In case of refusal, the Department of Justice shall provide explanation in writing.

5. The person who is notified by the Apprenticeship Examination Council as eligible to take the examination is called the examinee. A person who is ineligible to take the examination or who is qualified but does not take the examination will not have their documents and paid fees returned. If they re-register for the next examination, they must submit documents and pay fees as prescribed in Clause 3 of this Article.

Article 18. Responsibilities for conducting examinations

1. The Ministry of Justice shall conduct notarial apprenticeship examinations according to this Circular and other relevant legal regulations.

2. The expected plan for conducting the examination will be notified by the Ministry of Justice to the Departments of Justice and posted on the Ministry of Justice's website at least 2 months before the date of the examination. The Department of Justice shall publish the notice of submission of registration documents to take the examination according to this Circular and the proposed plan of the Ministry of Justice; make a list of examinees enclosed with their written requests to the Ministry of Justice to take the examination and their registration documents.

Article 19. Apprenticeship Examination Council

...

...

...

2. The Examination Council is composed of 7 to 9 people:

a) The leader of the Ministry of Justice is the President of the Council;

b) The leader of the Department of Judicial Assistance is the Deputy President of the Council;

c) Council members are proposed by the Director of the Department of Judicial Assistance, including representatives of certain units affiliated to the Ministry of Justice, representatives of the Vietnam Association of Notaries, and representatives of some Notary Associations.

3. The Examination Council is assisted by the Secretariat, Examination Paper Board, Invigilation Board, Answer Sheet Heading Board, Marking Board and Review Board (hereinafter referred to as the Boards of the Examination Council).

4. Members of the Examination Council and Boards of the Examination Council cannot be relatives of examinees: including their spouses; biological parents, adoptive parents, parents-in-law, biological children, adoptive children, biological siblings, and siblings-in-law.

Article 20. Duties and powers of the Examination Council

1. Issue a plan to conduct the examination and decide amendments to the plan where necessary; issue examination regulations and documents related to the examination.

2. Establish Boards of the Examination Council.

...

...

...

4. Direct the setting of exam papers; conduct the examination, mark examination scripts, review examination scripts, and announce test results.

5. Provide passing certificates to successful examinees.

6. Cancel the examination results and revoke the passing certificate when there are grounds to believe that the examinee was not allowed to register as an apprentice but was still on apprenticeship, or was ineligible to take the examination but still registered to take the examination or committed other fraudulent acts or violations that change their apprenticeship performance, the examination taking and the examination results.

In case an examinee is discovered to fall into one of the above cases at the time the Examination Council has been dissolved, the Minister of Justice shall consider cancelling the examination results and revoke their passing certificate.

7. Report and be held accountable to the Minister of Justice for the conduction and results of the examination.

8. Other tasks and powers according to this Circular.

Article 21. Duties and powers of the President of the Examination Council and members of the Examination Council

1. The President of the Examination Council has the following duties and powers:

a) Perform the tasks and powers of the Examination Council specified in Article 20 of this Circular; be accountable to the Minister of Justice for performing the tasks and powers of the Examination Council;

...

...

...

c) Decide on the number of members, tasks, and powers of the Boards of the Examination Council;

d) Decide on the official examination papers to be used for each examination period;

dd) d) Set regulations and instructions on testing methods and marking scales; direct the marking of written tests, recording of examination marks, and review of examination scripts;

e) Take responsibility for management of examination scripts, test results and other relevant documents according to regulations;

g) Take actions against violations of examination regulations within their competence;

h) Resolve complaints and whistleblowing reports related to the examination within their competence.

2. Other members of the Examination Council perform tasks as assigned by the President of the Examination Council and are held accountable to the President of the Examination Council.

Article 22. Supervisory Board

1. The Minister of Justice shall establish a Supervisory Board at the request of the Director of the Department of Judicial Assistance. The Supervisory Board is composed of the Head of the Board and 2 (two) members.

...

...

...

a) Supervise the conduction of examination;

b) Detect and recommend actions to be taken against violations of examination regulations;

c) Request the Examination Council to take measures to ensure that the examination takes place safely, seriously, and in accordance with regulations.

3. Matters to be supervised:

a) Supervise the implementation of regulations on examination, the performance of duties and powers of members of the Examination Council and Boards of the Examination Council;

b) Supervise the conduction of the examination;

c) Supervise the implementation of regulations of the Examination Council and the resolution of complaints and whistleblowing reports related to the examination.

4. The Supervisory Board shall be held accountable to the Minister of Justice for its supervision activities and report to the Minister of Justice on the results of supervision after each examination period.

Article 23. Rights and obligations of examinees

...

...

...

2. Comply with the internal regulations of the examination and the decisions and announcements of the Examination Council; be subject to penalties for violations according to law and examination regulations.

3. Be granted a notarial apprenticeship passing certificate in case they pass the examination.

4. Other rights and obligations according to this Circular and other relevant legal documents.

Article 24. Examination marking

1. Examination scripts are marked on a 100-point scale.

Each written test script is marked independently by two members of the Examination Board according to the given instructions, answers, and marking scale, as decided by the President of the Examination Board. The mark of each test script is the average mark given by two examiners. If two examiners give marks that differ by 20 points or more, two other members of the Examination Board, as designated by the Head of the Examination Board, will re-mark the examinee's script. The mark given by the second group of examiners will be the official mark for the test.

Multiple choice test scripts are marked according to the instructions, answers, and marking scale, as decided by the President of the Examination Council.

2. Successful examinees must have 50 marks or more on each examination test.

3. Within 20 days from the end of the examination marking, the President of the Examination Council shall notify the examination results to the Department of Justice, Vietnam Notary Association and Notary Association of the locality where examinees live, and also post the examination results on the website of the Ministry of Justice.

...

...

...

1. Examination scripts must be sealed immediately after the end of the examination; answer sheet headings and examination marks must be sealed at the end of each working day and immediately after finishing giving codes, cutting off, and matching of answer sheet headings, marking written test scripts, and recording examination marks.

2. Examination scripts and examination results are kept at the Ministry of Justice for a period of 3 years from the examination date.  Examination registration documents are kept for a period of 1 year from the examination date.

3. At the end of the time specified in Clause 2 of this Article, the Minister of Justice shall invalidate the kept examination scripts, examination results, and examination registration documents.

Article 26. Review of examination scripts

1. Examinees who disagree with their written or paper-based multiple-choice test marks may request a review with the President of the Examination Council within 15 days of the results being posted on the Ministry of Justice's website. Computerized-based multiple-choice test scores are not reviewable.

2. Within 15 days from the end of the deadline for receiving the review application, the President of the Examination Council shall decide to establish a Review Board. The Review Board is composed of the Head of the Board and 2 (two) members. Members of the Answer Sheet Heading Board and Marking Board cannot be members of the Review Board.

3. The marking in examination review is carried out according to Article 24 of this Circular. The results of the examination review must be approved by the President of the Examination Council and shall be final and conclusive.

Chapter IV

MANAGEMENT OF NOTARIAL APPRENTICESHIP

...

...

...

1. The Department of Judicial Assistance, Ministry of Justice has the following tasks and powers:

a) Provide guidance and answer questions related to the implementation of this Circular;

b) Help the Minister of Justice build a bank of questions and answers for multiple-choice tests and other tasks to conduct notarial apprenticeship examinations;

c) Inspect, take actions against violations, and resolve complaints and whistleblowing reports regarding notarial apprenticeship as per the law;

d) Perform other rights and obligations according to the Law on Notarization, this Circular and other relevant legal documents.

2. The Ministry Inspectorate, the Judicial Academy, the Personnel Organization Department, and relevant units under the Ministry of Justice perform their duties and powers related to notarial apprenticeship and coordinate with Department of Judicial Assistance in carrying out the tasks and powers specified in Clause 1 of this Article.

Article 28. Duties and powers of the Department of Justice of provinces

1. Appoint a qualified notarial apprenticeship organization in the province; consider approval for notarial practice organization's refusal to apprenticeship, or notary mentor’s refusal to apprenticeship as per the regulations.

2. Register apprenticeship, deregister apprenticeship, change notarial apprenticeship organization, suspend apprenticeship, terminate apprenticeship, recognize completion of apprenticeship as per the regulations.

...

...

...

4. Establish a notarial apprenticeship logbook of the Department of Justice; promptly update information on apprenticeship registration, change of notary mentors, change of notarial apprenticeship organizations, suspension of apprenticeship, termination of apprenticeship, recognition of completion of the apprenticeship in the apprenticeship logbook and the software that monitors notarial apprenticeship organizations of the Ministry of Justice.

5. Monitor and manage the admission of apprentices, the mentorship, and the apprenticeship according to this Circular and relevant legal regulations.

6. Inspect, take actions against violations, and resolve complaints and whistleblowing reports regarding notarial apprenticeship as per the law.

7. Perform other rights and obligations according to the Law on Notarization, this Circular and other relevant legal documents.

Article 29. Duties and powers of socio-professional organizations of notaries

1. Gather and reflect the thoughts, aspirations, constructive feedback, and recommendations related to notarial apprenticeship of apprentices, notary mentors, and notarial apprenticeship organizations to inform the notarization authorities.

2. Monitor and supervise notarial apprenticeship organizations, notary mentors and apprentices; have solutions to support apprentices and notary mentors when they have difficulties and problems; request competent authorities to take actions against violations of notarial apprenticeship as per the law.

3. Join the conduction of the notarial apprenticeship examination  at the request of the Ministry of Justice and Department of Justice.

4. Perform other rights and obligations according to the Law on Notarization, this Circular and other relevant legal documents.

...

...

...

ACTIONS AGAINST VIOLATIONS AND RESOLUTION OF COMPLAINTS AND WHISTLEBLOWING REPORTS

Article 30. Actions against violations in notarial apprenticeship

1. If an apprentice violates the provisions of this Circular and has been warned and requested correction in writing at least 3 times by the notarial apprenticeship organization but still continues to violate the law, then the notarial apprenticeship organization shall request the Department of Justice to consider terminating his/her notarial apprenticeship. In case a notarial practice organization intentionally covers up and does not report to the Department of Justice, the Department of Justice will conduct an inspection and take further actions as per the law.

2. If a notary mentor refuses to instruct an apprentice without a legitimate reason and violates the provisions of this Circular and relevant legal documents, he/she shall be, depending on the nature and severity of the violation, subject to a form of sanctions prescribed by law.

3. If a notarial practice organization whose name is on the list of qualified apprenticeship organizations refuses to admit apprentices without a legitimate reason, or it appoints unqualified notary mentors to instruct apprentices, or it violates other regulations of this Circular and other relevant legal documents, it shall, depending on the nature and severity of the violation, face sanctions as per the law.

Article 31. Actions against violations by members of the Examination Council, Boards of the Examination Council and Supervisory Board

If members of the Examination Council, Boards of the Examination Council and the Supervisory Board violate the provisions of this Circular and other relevant legal documents, they shall, depending on the nature and extent of the violation, be disciplined, administratively fined, or prosecuted for criminal liability as per the law.

Article 32. Complaints about notarial apprenticeship and apprenticeship examinations

1. Apprentices, notaries, and notarial practice organizations have the right to complain about administrative decisions and administrative acts regarding apprenticeship that are issued/performed the Department of Justice and competent persons of the Department of Justice when there are grounds to claim that such decisions or acts violates their legitimate rights and interests.

...

...

...

2. Within 30 days from the end of the notarial apprenticeship examination, examinees have the right to complain about the decisions and acts  of the Examination Council and Council members, members of the Boards of the Examination Council when there are grounds to believe that such decisions or acts violate their legitimate rights and interests.

The President of the Examination Council shall resolve complaints within 30 days of receiving the complaint.

In case the time limit specified in this Clause expires and the complaint is not resolved, or the examinee disagrees with the complaint resolution of the President of the Examination Council or the Examination Council has been dissolved, the examinee shall have the right to lodge a complaint with the Minister of Justice.  The time limit for resolving complaints by the Minister of Justice is 30 days from the date of receipt of the complaint. The complaint-resolution decision of the Minister of Justice is final and conclusive.

Article 33. Whistleblowing reports on notarial apprenticeship

Citizens have the right to file a whistleblowing report with competent agencies, organizations, and individuals about violations of regulations on notarial apprenticeship according to the Law on Notarization, this Circular and other relevant laws.

Settlement of whistleblowing case is carried out in accordance with the law on whistleblowing reports.

Chapter VI

IMPLEMENTATION

Article 34. Attached forms

...

...

...

1a.  Application form for registration of notarial apprenticeship (Applicable to cases in which the apprentice has been admitted by a notarial apprenticeship organization) (Form TP-TSCC-01a);

1b. Application form for registration of notarial apprenticeship (Applicable to cases in which the apprentice has not been admitted by a notarial apprenticeship organization) (Form TP-TSCC-01b);

2. Decision on registration of notarial apprenticeship (Form TP-TSCC-02);

3. Application for change of notarial apprenticeship organization (Form TP-TSCC-03);

4. Decision on deregistration of notarial apprenticeship (Form TP-TSCC-04);

5. Decision on termination of notarial apprenticeship (Form TP-TSCC-05);

6. Apprenticeship journal (Form TP-TSCC-06);

7. Apprenticeship performance report (Form TP-TSCC-07);

8. Decision on recognition of notarial apprenticeship completion (Form TP-TSCC-08);

...

...

...

10. Registration form to take the notarial apprenticeship examination (Form TP-TSCC-10);

11. Notarial apprenticeship logbook of the Department of Justice (Form TP-TSCC-11).

Article 35. Transitional provisions

1. People who have completed their apprenticeship before January 1, 2015 but have not been appointed as a notary before this Circular takes effect will have their apprenticeship performance recognized and must take a notarial apprenticeship examination according to this Circular.

2. People who are on apprenticeship under the provisions of Circular No. 04/2015/TT-BTP dated April 15, 2015 of the Minister of Justice at the time this Circular takes effect will have their finished apprenticeship period recognized and continue their remaining apprenticeship time according to this Circular. The apprentice shall prepare an apprenticeship journal from the time of continuing the apprenticeship according to this Circular; prepare a report on apprenticeship performance according to this Circular.

Apprentices who have suspended their apprenticeship a sufficient number of times according to Circular No. 04/2015/TT-BTP may not suspend their apprenticeship again.

3. People who are qualified for apprenticeship and have submitted an application for apprenticeship registration before the effective date of this Circular will have their apprenticeship and apprenticeship registration carried out in accordance with this Circular.

4. People who terminate their apprenticeship before the effective date of this Circular will be considered for re-registration of apprenticeship when they meet the requirements for apprenticeship registration according to this Circular.

5. People who have completed the apprenticeship according to Circular No. 04/2015/TT-BTP can register to take the notarial apprenticeship examination according to this Circular. The registration documentation to take the examination includes the documents specified in Points a, c and d, Clause 3, Article 17 of this Circular.

...

...

...

7. If an apprentice completes their apprenticeship under Circular No. 04/2015/TT-BTP but is later found not to meet the requirements under Circular No. 04/2015/TT-BTP after the effective date of this Circular, the Department of Justice will issue a decision to cancel the apprenticeship performance.

8. Examination scripts and results of notarial apprenticeship examinations conducted under Circular No. 04/2015/TT-BTP that have expired for record-keeping purposes must be invalidated in accordance with Clause 3, Article 25 of this Circular.

Registration documentation to take notarial apprenticeship examinations conducted according to Circular No. 04/2015/TT-BTP are invalidated according to Clause 3, Article 25 of this Circular.

9. When connecting to the National Population Database, officials, public employees, and individuals assigned to receive and handle administrative procedures in notarial apprenticeship will use the gender information of registrants for notarial apprenticeship, notary apprentices, and apprenticeship examinees stored in that database, without requiring citizens to fill in gender information in the forms issued with this Circular.

Article 36. Entry into force

This Circular comes into force as of November 20, 2023.

Circular No. 04/2015/TT-BTP dated April 15, 2015 of the Minister of Justice on notary apprenticeship expires from the effective date of this Circular./.

...

...

...