Nghị định 29/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Công chứng

• Số hiệu: 29/2015/NĐ-CP
• Loại văn bản: Nghị định
• Nơi ban hành: Chính phủ
• Người ký: Nguyễn Tấn Dũng
• Ngày ban hành: 15/03/2015

CHÍNH PHỦ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 29/2015/NĐ-CP	Hà Nội, ngày 15 tháng 03 năm 2015

NGHỊ ĐỊNH

QUY ĐỊNH CHI TIẾT VÀ HƯỚNG DẪN THI HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA LUẬT CÔNG CHỨNG

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp,

Chính phủ ban hành Nghị định quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Nghị định này quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng về chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng; hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng Văn phòng công chứng; chính sách ưu đãi đối với Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn; điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng; niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản; bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên và tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Nghị định này áp dụng đối với công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên, người yêu cầu công chứng và cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan.

Chương II

TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Mục 1. CHUYỂN ĐỔI PHÒNG CÔNG CHỨNG THÀNH VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 3. Mục tiêu, yêu cầu của việc chuyển đổi Phòng công chứng

1. Tiếp tục thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng.

2. Bảo đảm hài hòa lợi ích của Nhà nước và công chứng viên, viên chức, người lao động làm việc tại Phòng công chứng được chuyển đổi.

3. Thực hiện công khai, minh bạch, dân chủ, khách quan, theo đúng quy định của Luật Công chứng, Nghị định này và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, bảo đảm tiếp tục duy trì, kế thừa hoạt động của Phòng công chứng được chuyển đổi.

4. Thực hiện theo lộ trình, phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

Điều 4. Nguyên tắc chuyển đổi Phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng được thành lập từ việc chuyển đổi Phòng công chứng phải kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và tiếp nhận toàn bộ hồ sơ công chứng của Phòng công chứng đó.

2. Bảo đảm chế độ, chính sách đối với công chứng viên, viên chức, người lao động sau khi Phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật về viên chức và pháp luật về lao động.

3. Văn phòng công chứng được thành lập từ việc chuyển đổi Phòng công chứng phải ký hợp đồng lao động với công chứng viên, viên chức, người lao động của Phòng công chứng đó, trừ trường hợp những người này không có nhu cầu tiếp tục làm việc tại Văn phòng công chứng. Nội dung, thời hạn, điều kiện hợp đồng được thực hiện theo quy định của Nghị định này và các quy định pháp luật khác có liên quan.

4. Bảo đảm tài sản thuộc sở hữu của Nhà nước đang do Phòng công chứng quản lý, sử dụng được xử lý theo đúng quy định của pháp luật, không bị thất thoát trong quá trình chuyển đổi.

Điều 5. Các trường hợp chuyển đổi Phòng công chứng

1. Các địa bàn cấp huyện đã thành lập đủ số tổ chức hành nghề công chứng theo Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và số lượng Văn phòng công chứng nhiều hơn số lượng Phòng công chứng.

2. Các địa bàn cấp huyện chưa thành lập đủ số tổ chức hành nghề công chứng theo Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, nhưng có ít nhất 02 Văn phòng công chứng đã hoạt động ổn định từ 02 năm trở lên, kể từ ngày đăng ký hoạt động.

Điều 6. Kế hoạch chuyển đổi Phòng công chứng

1. Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có từ 05 Phòng công chứng trở lên thì Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính, Sở Nội vụ, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội xây dựng Kế hoạch chuyển đổi các Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) phê duyệt.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định phê duyệt Kế hoạch chuyển đổi các Phòng công chứng. Trong trường hợp cần thiết thì lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Tư pháp trước khi quyết định.

2. Kế hoạch chuyển đổi các Phòng công chứng bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Sự cần thiết chuyển đổi các Phòng công chứng;

b) Số lượng các Phòng công chứng thuộc trường hợp chuyển đổi theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này;

c) Lộ trình chuyển đổi các Phòng công chứng;

d) Trách nhiệm tổ chức thực hiện Kế hoạch.

3. Căn cứ vào Kế hoạch chuyển đổi các Phòng công chứng đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt, Sở Tư pháp phối hợp với Sở Tài chính, Sở Nội vụ, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội xây dựng Đề án chuyển đổi đối với từng Phòng công chứng theo trình tự, thủ tục quy định tại Điều 7 của Nghị định này.

Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có dưới 05 Phòng công chứng thì không cần thiết phải xây dựng Kế hoạch chuyển đổi mà xây dựng ngay Đề án chuyển đổi từng Phòng công chứng theo quy định tại Điều 7 của Nghị định này.

Điều 7. Đề án chuyển đổi Phòng công chứng

1. Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính, Sở Nội vụ, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập) tổ chức họp với công chứng viên, viên chức, người lao động đang làm việc tại Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi, có sự tham gia của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội của Phòng công chứng để đánh giá tình hình tổ chức, hoạt động của Phòng công chứng; xem xét nguyện vọng và đề xuất chế độ, chính sách đối với các công chứng viên, viên chức, người lao động đang làm việc tại Phòng công chứng; phương án xử lý tài sản của Phòng công chứng và các vấn đề khác có liên quan đến việc chuyển đổi Phòng công chứng.

Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản.

2. Trên cơ sở kết quả cuộc họp với Phòng công chứng được dự kiến chuyển đổi, Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội xây dựng Đề án chuyển đổi Phòng công chứng, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Đề án bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Sự cần thiết chuyển đổi Phòng công chứng;

b) Kết quả khảo sát, đánh giá về tổ chức, hoạt động trong 03 năm gần nhất của Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi;

c) Giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng.

Giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng được xác định trên cơ sở đánh giá về tổ chức và hoạt động, uy tín của Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi, số lượng hợp đồng, giao dịch đã công chứng của Phòng công chứng trong 03 năm gần nhất. Giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng không bao gồm giá trị trụ sở, trang thiết bị và tài sản khác thuộc sở hữu của Nhà nước mà Phòng công chứng đó đang quản lý, sử dụng;

d) Phương thức chuyển đổi Phòng công chứng theo quy định tại Điều 8 của Nghị định này;

đ) Dự kiến phương án giải quyết chế độ, chính sách đối với công chứng viên, viên chức, người lao động; phương án xử lý tài sản và các vấn đề khác của Phòng công chứng sau khi chuyển đổi;

e) Trách nhiệm tổ chức thực hiện Đề án của Sở Tư pháp, Sở Nội vụ, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và các cơ quan, tổ chức có liên quan.

3. Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày nhận được Đề án chuyển đổi Phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra Quyết định phê duyệt Đề án. Trong trường hợp cần thiết thì lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Tư pháp trước khi quyết định.

4. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra Quyết định phê duyệt Đề án chuyển đổi Phòng công chứng, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập) về Đề án chuyển đổi đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; trường hợp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt phương thức đấu giá quyền nhận chuyển đổi thì Đề án được thông báo đến cả các tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động tại địa phương.

Điều 8. Phương thức chuyển đổi Phòng công chứng

1. Quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng được chuyển giao cho chính các công chứng viên đang làm việc tại Phòng công chứng theo giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt. Các công chứng viên của Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi đều có quyền tham gia nhận chuyển đổi Phòng công chứng. Trưởng Phòng công chứng có trách nhiệm tập hợp danh sách công chứng viên của Phòng công chứng có nhu cầu nhận chuyển đổi Phòng công chứng gửi Sở Tư pháp để báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

2. Quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng được tổ chức đấu giá trong trường hợp có giá trị lớn và có nhiều công chứng viên khác đang hành nghề trên địa bàn đủ điều kiện tham gia đấu giá quyền nhận chuyển đổi theo quy định tại Điều 9 của Nghị định này có văn bản đề nghị được tham gia đấu giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng. Trong trường hợp này, Sở Tư pháp phối hợp với Sở Tài chính có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định thành lập Hội đồng đấu giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng.

Trường hợp các công chứng viên tham gia đấu giá trả giá ngang nhau thì các công chứng viên đang làm việc tại Phòng công chứng được chuyển đổi được ưu tiên trúng đấu giá; trường hợp có nhiều hồ sơ của các công chứng viên đang làm việc tại Phòng công chứng được chuyển đổi cùng trả giá cao nhất hoặc các công chứng viên không làm việc tại Phòng công chứng được chuyển đổi cùng trả giá cao nhất thì Hội đồng đấu giá tổ chức bốc thăm để chọn ra người trúng đấu giá.

Điều 9. Điều kiện của người tham gia đấu giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng

1. Người tham gia đấu giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng phải là công chứng viên đang hành nghề trên địa bàn cấp tỉnh có Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi, trong đó người dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng phải hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

Công chứng viên đang là Trưởng Văn phòng công chứng hoặc đang là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng không được tham gia đấu giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng.

2. Hồ sơ đăng ký tham gia đấu giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng phải có sự tham gia của 02 công chứng viên trở lên và cam kết bằng văn bản của các công chứng viên tham gia đấu giá quyền nhận chuyển đổi về việc tiếp nhận và ký hợp đồng lao động với các công chứng viên, viên chức, người lao động của Phòng công chứng được chuyển đổi, bảo đảm cho những người này được tiếp tục làm công việc chuyên môn của mình như tại Phòng công chứng được chuyển đổi.

Điều 10. Quyết định chuyển đổi Phòng công chứng

1. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra Quyết định chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng theo đề nghị của Sở Tư pháp.

2. Văn phòng công chứng thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động theo quy định của Luật Công chứng. Phòng công chứng được chuyển đổi tiếp tục hoạt động cho đến ngày Văn phòng công chứng được cấp giấy đăng ký hoạt động.

3. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải ký hợp đồng lao động với công chứng viên, viên chức, người lao động của Phòng công chứng được chuyển đổi.

Hợp đồng lao động giữa Văn phòng công chứng với công chứng viên hoặc viên chức của Phòng công chứng được chuyển đổi là hợp đồng không xác định thời hạn, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Hợp đồng lao động giữa Văn phòng công chứng với người lao động của Phòng công chứng được chuyển đổi là loại hợp đồng mà người lao động đã giao kết trước đó với Phòng công chứng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Điều 11. Chế độ, chính sách đối với công chứng viên, viên chức, người lao động của Phòng công chứng được chuyển đổi

1. Việc giải quyết chế độ, chính sách đối với công chứng viên, viên chức, người lao động của Phòng công chứng được chuyển đổi thực hiện theo quy định của pháp luật đối với đơn vị sự nghiệp chấm dứt hoạt động.

2. Trường hợp công chứng viên của Phòng công chứng được chuyển đổi chuyển sang hành nghề tại Văn phòng công chứng thì chấm dứt hợp đồng làm việc với Phòng công chứng và được giải quyết chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật.

Công chứng viên, viên chức khác đủ điều kiện nghỉ hưu hoặc thôi việc thì được giải quyết chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật.

3. Trường hợp người lao động của Phòng công chứng được chuyển đổi chuyển sang làm việc tại Văn phòng công chứng thì chấm dứt hợp đồng lao động với Phòng công chứng và được giải quyết chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật.

Người lao động đủ điều kiện nghỉ hưu hoặc thôi việc thì được giải quyết chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật.

4. Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp, Sở Tài chính, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định chế độ, chính sách đối với công chứng viên, viên chức, người lao động của Phòng công chứng được chuyển đổi quy định tại Khoản 1,2 và Khoản 3 Điều này.

Điều 12. Xử lý tài sản của Phòng công chứng được chuyển đổi

1. Việc xử lý tài sản thuộc sở hữu của Nhà nước đang do Phòng công chứng quản lý, sử dụng được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản nhà nước.

2. Sở Tài chính chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định việc xử lý tài sản quy định tại Khoản 1 Điều này.

Mục 2. HỢP NHẤT, SÁP NHẬP, CHUYỂN NHƯỢNG VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 13. Hợp nhất Văn phòng công chứng

1. Các Văn phòng công chứng hợp nhất theo quy định tại Khoản 1 Điều 28 của Luật Công chứng nộp 01 (một) bộ hồ sơ hợp nhất tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Hồ sơ bao gồm:

a) Hợp đồng hợp nhất Văn phòng công chứng, trong đó có các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của các Văn phòng công chứng được hợp nhất; tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng hợp nhất; thời gian thực hiện hợp nhất; phương án chuyển tài sản của các Văn phòng công chứng được hợp nhất sang Văn phòng công chứng hợp nhất; phương án sử dụng lao động của Văn phòng công chứng hợp nhất; việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các Văn phòng công chứng được hợp nhất và các nội dung khác có liên quan.

Mỗi Văn phòng công chứng hợp nhất cử một công chứng viên hợp danh làm đại diện để ký kết hợp đồng hợp nhất;

b) Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng được hợp nhất tính đến ngày đề nghị hợp nhất;

c) Biên bản kiểm kê các hồ sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của các Văn phòng công chứng được hợp nhất;

d) Danh sách các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng tại các Văn phòng công chứng được hợp nhất;

đ) Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của các Văn phòng công chứng được hợp nhất.

2. Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng.

3. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

4. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được Quyết định cho phép hợp nhất, Văn phòng công chứng hợp nhất phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp. Khi đăng ký hoạt động phải có đơn đăng ký hoạt động, Quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng và giấy đăng ký hành nghề của các công chứng viên.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng hợp nhất, đồng thời thực hiện việc xóa tên các Văn phòng công chứng được hợp nhất khỏi danh sách đăng ký hoạt động; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

5. Trong thời gian làm thủ tục hợp nhất, các Văn phòng công chứng được hợp nhất tiếp tục hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng hợp nhất được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động. Văn phòng công chứng hợp nhất kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, yêu cầu công chứng đang thực hiện tại các Văn phòng công chứng được hợp nhất và có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ công chứng của các Văn phòng công chứng được hợp nhất.

6. Việc cung cấp thông tin, đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng hợp nhất thực hiện theo quy định tại Điều 25, 26 của Luật Công chứng.

Điều 14. Sáp nhập Văn phòng công chứng

1. Các Văn phòng công chứng sáp nhập theo quy định tại Khoản 2 Điều 28 của Luật Công chứng nộp 01 (một) bộ hồ sơ sáp nhập tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Hồ sơ bao gồm:

a) Hợp đồng sáp nhập Văn phòng công chứng, trong đó có các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập; tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập; thời gian thực hiện sáp nhập; phương án chuyển tài sản của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập sang Văn phòng công chứng nhận sáp nhập; phương án sử dụng lao động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập; việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập và các nội dung khác có liên quan.

Mỗi Văn phòng công chứng sáp nhập cử một công chứng viên hợp danh làm đại diện để ký kết hợp đồng sáp nhập.

b) Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng tính đến ngày đề nghị sáp nhập;

c) Biên bản kiểm kê hồ sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của các Văn phòng công chứng;

d) Danh sách các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng tại các Văn phòng công chứng;

đ) Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của các Văn phòng công chứng.

2. Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng.

3. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

4. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được Quyết định cho phép sáp nhập, Văn phòng công chứng nhận sáp nhập phải thực hiện thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo quy định tại Điều 24 của Luật Công chứng. Hồ sơ đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động bao gồm: Đơn đề nghị, Quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập và giấy đăng ký hành nghề của các công chứng viên đang hành nghề tại các Văn phòng công chứng bị sáp nhập.

5. Trong thời gian làm thủ tục sáp nhập, các Văn phòng công chứng bị sáp nhập tiếp tục hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng nhận sáp nhập được thay đổi nội dung đăng ký hoạt động. Văn phòng công chứng nhận sáp nhập kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, yêu cầu công chứng đang thực hiện tại các Văn phòng công chứng bị sáp nhập và có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ công chứng của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập.

6. Việc cung cấp thông tin, đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập thực hiện theo quy định tại Điều 25, 26 của Luật Công chứng.

Điều 15. Chuyển nhượng Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng có nhu cầu chuyển nhượng theo quy định tại Điều 29 của Luật Công chứng nộp 01 (một) bộ hồ sơ chuyển nhượng tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Hồ sơ bao gồm:

a) Hợp đồng chuyển nhượng Văn phòng công chứng, trong đó có nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng; tên, số Quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các công chứng viên nhận chuyển nhượng; giá chuyển nhượng, việc thanh toán tiền và bàn giao Văn phòng công chứng được chuyển nhượng; quyền, nghĩa vụ của các bên và các nội dung khác có liên quan.

Hợp đồng chuyển nhượng Văn phòng công chứng phải có chữ ký của công chứng viên hợp danh đại diện cho các công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng, các công chứng viên nhận chuyển nhượng và phải được công chứng;

b) Văn bản cam kết của các công chứng viên nhận chuyển nhượng về việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, tiếp nhận toàn bộ yêu cầu công chứng đang thực hiện và hồ sơ đang được lưu trữ tại Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;

c) Biên bản kiểm kê hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;

d) Bản sao Quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các công chứng viên nhận chuyển nhượng; giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên đối với công chứng viên nhận chuyển nhượng dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng;

đ) Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;

e) Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gần nhất đã được kiểm toán của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.

2. Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng.

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

3. Các công chứng viên nhận chuyển nhượng đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng theo quy định tại Điều 24 của Luật Công chứng.

Hồ sơ đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động bao gồm: Đơn đề nghị, Quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng và giấy đăng ký hành nghề của các công chứng viên.

4. Trong thời gian làm thủ tục chuyển nhượng, Văn phòng công chứng được chuyển nhượng tiếp tục được hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng của các công chứng viên nhận chuyển nhượng được cấp lại giấy đăng ký hoạt động.

5. Việc cung cấp thông tin, đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng sau khi được chuyển nhượng thực hiện theo quy định tại Điều 25, 26 của Luật công chứng.

Mục 3. MỘT SỐ QUY ĐỊNH VỀ CHÍNH SÁCH ƯU ĐÃI ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG THÀNH LẬP TẠI CÁC ĐỊA BÀN CÓ ĐIỀU KIỆN KINH TẾ - XÃ HỘI KHÓ KHĂN, ĐẶC BIỆT KHÓ KHĂN, ĐIỀU KIỆN VỀ TRỤ SỞ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG, NIÊM YẾT VIỆC THỤ LÝ CÔNG CHỨNG VĂN BẢN THỎA THUẬN PHÂN CHIA DI SẢN, VĂN BẢN KHAI NHẬN DI SẢN

Điều 16. Chính sách ưu đãi đối với Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn

1. Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi sau đây:

a) Được hưởng các ưu đãi về thuế theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp;

b) Được thuê trụ sở với giá ưu đãi, được cho mượn trụ sở, hỗ trợ về trang thiết bị, phương tiện làm việc trong 03 (ba) năm đầu hoạt động.

2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cụ thể các biện pháp hỗ trợ quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này và các biện pháp hỗ trợ khác đối với Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn.

Điều 17. Điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng

1. Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.

2. Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.

3. Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.

Điều 18. Niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản

1. Việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản phải được niêm yết trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày niêm yết. Việc niêm yết do tổ chức hành nghề công chứng thực hiện tại trụ sở của Ủy ban nhân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản; trường hợp không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó.

Trường hợp di sản gồm cả bất động sản và động sản hoặc di sản chỉ gồm có bất động sản thì việc niêm yết được thực hiện theo quy định tại Khoản này và tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có bất động sản.

Trường hợp di sản chỉ gồm có động sản, nếu trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng và nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản thực hiện việc niêm yết.

2. Nội dung niêm yết phải nêu rõ họ, tên của người để lại di sản; họ, tên của những người thỏa thuận phân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế; quan hệ của những người thỏa thuận phân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế với người để lại di sản thừa kế; danh mục di sản thừa kế. Bản niêm yết phải ghi rõ nếu có khiếu nại, tố cáo về việc bỏ sót, giấu giếm người được hưởng di sản thừa kế; bỏ sót người thừa kế; di sản thừa kế không thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng của người để lại di sản thì khiếu nại, tố cáo đó được gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc niêm yết.

3. Ủy ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết có trách nhiệm xác nhận việc niêm yết và bảo quản việc niêm yết trong thời hạn niêm yết.

Chương III

BẢO HIỂM TRÁCH NHIỆM NGHỀ NGHIỆP CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 19. Nguyên tắc tham gia bảo hiểm

1. Tổ chức hành nghề công chứng trực tiếp mua hoặc có thể ủy quyền cho tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình.

2. Thời điểm mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên được thực hiện chậm nhất là 60 ngày, kể từ ngày công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng được đăng ký hành nghề.

3. Kinh phí mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của Phòng công chứng được trích từ quỹ phát triển sự nghiệp hoặc từ nguồn kinh phí hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.

Điều 20. Phạm vi bảo hiểm

1. Phạm vi bảo hiểm bao gồm thiệt hại về vật chất của người tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch hoặc của cá nhân, tổ chức khác có liên quan trực tiếp đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng mà những thiệt hại gây ra do lỗi của công chứng viên trong thời hạn bảo hiểm.

2. Tổ chức hành nghề công chứng hoặc tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên trong trường hợp được tổ chức hành nghề công chứng ủy quyền có thể thỏa thuận với doanh nghiệp bảo hiểm về phạm vi bảo hiểm rộng hơn phạm vi bảo hiểm quy định tại Khoản 1 Điều này.

Điều 21. Điều kiện bảo hiểm

Doanh nghiệp bảo hiểm chi trả bảo hiểm và bồi thường thiệt hại khi có đủ các điều kiện sau:

1. Thiệt hại thuộc phạm vi bảo hiểm quy định tại Điều 20 của Nghị định này.

2. Không thuộc các trường hợp sau đây:

a) Công chứng viên thực hiện công chứng trong trường hợp mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; xúi giục, tạo điều kiện cho người tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện giao dịch giả tạo hoặc hành vi gian dối khác;

b) Công chứng viên công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi;

c) Công chứng viên cấu kết, thông đồng với người yêu cầu công chứng và những người có liên quan làm sai lệch nội dung của văn bản công chứng, hồ sơ công chứng;

d) Trường hợp khác theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp bảo hiểm và tổ chức hành nghề công chứng hoặc tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên trong trường hợp được tổ chức hành nghề công chứng ủy quyền.

Điều 22. Phí bảo hiểm

1. Phí bảo hiểm là khoản tiền mà tổ chức hành nghề công chứng phải đóng cho doanh nghiệp bảo hiểm khi mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên thuộc tổ chức mình.

2. Doanh nghiệp bảo hiểm và tổ chức hành nghề công chứng hoặc tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên trong trường hợp được tổ chức hành nghề công chứng ủy quyền thỏa thuận mức phí bảo hiểm, nhưng không được thấp hơn 03 (ba) triệu đồng một năm cho một công chứng viên.

Chương IV

TỔ CHỨC XÃ HỘI - NGHỀ NGHIỆP CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN

Mục 1. TỔ CHỨC XÃ HỘI - NGHỀ NGHIỆP CẤP TỈNH CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 23. Hội công chứng viên

1. Ở mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được thành lập một Hội công chứng viên là tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh của các công chứng viên hành nghề trên địa bàn theo quy định tại Khoản 1 Điều 39 của Luật Công chứng.

Hội công chứng viên được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tự quản, công khai, minh bạch, phi lợi nhuận, tự chịu trách nhiệm về kinh phí hoạt động phù hợp với quy định của Luật Công chứng, Nghị định này và Điều lệ Tổ chức xã hội - nghề nghiệp toàn quốc của công chứng viên.

Hội công chứng viên có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.

2. Tổ chức và hoạt động của Hội công chứng viên chịu sự quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và hướng dẫn của Tổ chức xã hội - nghề nghiệp toàn quốc của công chứng viên. Hội công chứng viên không được ban hành nghị quyết, quyết định, nội quy, quy định về phí, khoản thu và các quy định khác trái với quy định của pháp luật và Điều lệ Tổ chức xã hội - nghề nghiệp toàn quốc của công chứng viên.

Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của Hội công chứng viên tại địa phương.

3. Hội viên của Hội công chứng viên là các công chứng viên hành nghề trên địa bàn. Các công chứng viên phải tham gia Hội công chứng viên trước khi đăng ký hành nghề công chứng ở những nơi đã có Hội công chứng viên.

Quyền và nghĩa vụ của hội viên Hội công chứng viên do Điều lệ Tổ chức xã hội - nghề nghiệp toàn quốc của công chứng viên quy định.

Điều 24. Thành lập Hội công chứng viên

1. Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn các công chứng viên tại địa phương thành lập Ban vận động thành lập Hội công chứng viên. Ban vận động gồm 03 đến 05 công chứng viên, có nhiệm vụ xây dựng Đề án thành lập Hội công chứng viên. Đề án nêu rõ về sự cần thiết thành lập, số lượng công chứng viên hành nghề tại địa phương, dự kiến về tổ chức, nhân sự và hoạt động của Hội công chứng viên.

2. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được Đề án thành lập Hội công chứng viên, Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định Đề án, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hồ sơ đề nghị thành lập Hội công chứng viên.

Hồ sơ đề nghị thành lập Hội công chứng viên bao gồm Đề án thành lập Hội công chứng viên, Tờ trình Đề án và Báo cáo thẩm định Đề án.

3. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra Quyết định cho phép thành lập Hội công chứng viên; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày có Quyết định cho phép thành lập, Ban vận động thành lập Hội công chứng viên phải tiến hành Đại hội. Trường hợp không tiến hành Đại hội trong thời hạn quy định tại Khoản này thì Quyết định cho phép thành lập Hội công chứng viên hết hiệu lực thi hành.

Điều 25. Các cơ quan của Hội công chứng viên

1. Đại hội toàn thể công chứng viên là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Hội công chứng viên.

2. Ban chấp hành Hội công chứng viên là cơ quan chấp hành của Đại hội toàn thể công chứng viên, do Đại hội toàn thể công chứng viên bầu ra.

3. Hội đồng khen thưởng, kỷ luật của Hội công chứng viên do Đại hội toàn thể công chứng viên bầu ra theo nhiệm kỳ của Ban chấp hành Hội công chứng viên.

4. Các cơ quan khác theo quy định của Điều lệ Tổ chức xã hội - nghề nghiệp toàn quốc của công chứng viên.

Điều 26. Nhiệm vụ và quyền hạn của Hội công chứng viên

1. Đại diện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của hội viên trong hành nghề theo quy định của Điều lệ Tổ chức xã hội - nghề nghiệp toàn quốc của công chứng viên và theo quy định của pháp luật.

2. Kết nạp, khai trừ hội viên; khen thưởng, xử lý kỷ luật hội viên; giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của Điều lệ Tổ chức xã hội - nghề nghiệp toàn quốc của công chứng viên.

3. Giám sát hội viên trong việc tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và Điều lệ Tổ chức xã hội - nghề nghiệp toàn quốc của công chứng viên.

4. Phối hợp với Sở Tư pháp địa phương trong việc bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm cho hội viên; tham gia ý kiến với Sở Tư pháp trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên, thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của Luật Công chứng, Nghị định này và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

5. Thực hiện nghị quyết, quyết định, quy định của Tổ chức xã hội - nghề nghiệp toàn quốc của công chứng viên và các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

6. Chấp hành sự kiểm tra, thanh tra của các cơ quan quản lý nhà nước, sự kiểm tra của Tổ chức xã hội - nghề nghiệp toàn quốc của công chứng viên.

7. Tham gia hoạt động hợp tác về công chứng ở trong nước và quốc tế theo quy định của pháp luật.

8. Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ Tổ chức xã hội - nghề nghiệp toàn quốc của công chứng viên.

Mục 2. TỔ CHỨC XÃ HỘI - NGHỀ NGHIỆP TOÀN QUỐC CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 27. Hiệp hội công chứng viên Việt Nam

1. Hiệp hội công chứng viên Việt Nam là Tổ chức xã hội - nghề nghiệp toàn quốc của các công chứng viên Việt Nam theo quy định tại Khoản 1 Điều 39 của Luật Công chứng.

Hiệp hội công chứng viên Việt Nam được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tự quản, công khai, minh bạch, phi lợi nhuận, tự chịu trách nhiệm về kinh phí hoạt động phù hợp với quy định của Luật Công chứng và Nghị định này.

Hiệp hội công chứng viên Việt Nam có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.

2. Hoạt động của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam chịu sự quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp, Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

3. Hội viên của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam là các Hội công chứng viên của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các công chứng viên.

Quyền và nghĩa vụ của hội viên Hiệp hội công chứng viên Việt Nam do Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam quy định.

Điều 28. Thành lập Hiệp hội công chứng viên Việt Nam

Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với Bộ Nội vụ và các Bộ, ngành liên quan xây dựng, trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án thành lập Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và tổ chức thực hiện Đề án sau khi được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

Điều 29. Các cơ quan của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam

1. Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

2. Hội đồng công chứng viên toàn quốc là cơ quan lãnh đạo của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam giữa hai kỳ Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc.

3. Ban Thường vụ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam là cơ quan điều hành công việc của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam giữa hai kỳ họp của Hội đồng công chứng viên toàn quốc.

4. Các cơ quan khác do Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam quy định.

5. Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của các cơ quan quy định tại Khoản 1, 2, 3 và Khoản 4 Điều này do Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam quy định.

Điều 30. Nhiệm vụ và quyền hạn của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam

1. Đại diện, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của hội viên theo quy định của Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và theo quy định của pháp luật.

2. Kết nạp, khai trừ hội viên; khen thưởng, kỷ luật hội viên; giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

3. Ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; giám sát hội viên trong việc tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và quy định của pháp luật về công chứng.

4. Phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập sự hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật; tham gia xây dựng, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật.

5. Thành lập Quỹ bồi thường thiệt hại trong phạm vi tổ chức mình để hỗ trợ việc bồi thường thiệt hại do lỗi của hội viên khi hành nghề công chứng trong trường hợp bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của hội viên không đủ bồi thường; quản lý Quỹ bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật.

6. Thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế về công chứng theo quy định của pháp luật.

7. Kiểm tra việc thực hiện Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam; đình chỉ thi hành và yêu cầu sửa đổi, hủy bỏ nghị quyết, quyết định, quy định của Hội công chứng viên trái với Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam; kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền đình chỉ thi hành và yêu cầu sửa đổi, hủy bỏ nghị quyết, quyết định, quy định của Hội công chứng viên trái với quy định của pháp luật.

8. Báo cáo Bộ Tư pháp về Đề án tổ chức Đại hội nhiệm kỳ, phương án nhân sự, kết quả Đại hội; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc báo cáo khác theo yêu cầu của Bộ Tư pháp.

9. Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

Điều 31. Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam

1. Căn cứ quy định của Luật Công chứng và Nghị định này, Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc thông qua Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam được áp dụng thống nhất đối với Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và các Hội công chứng viên.

2. Điều lệ của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tôn chỉ, mục đích và biểu tượng của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam;

b) Quyền, nghĩa vụ của hội viên Hiệp hội công chứng viên Việt Nam;

c) Mối quan hệ giữa Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và Hội công chứng viên;

d) Thủ tục gia nhập, rút tên khỏi danh sách hội viên của Hội công chứng viên, khai trừ tư cách hội viên;

đ) Nhiệm kỳ, cơ cấu tổ chức, thể thức bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, Hội công chứng viên;

e) Mối quan hệ phối hợp giữa các Hội công chứng viên trong việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định;

g) Cơ cấu, nhiệm vụ, quyền hạn của Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc, Đại hội toàn thể công chứng viên của Hội công chứng viên; trình tự, thủ tục tiến hành Đại hội của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, Hội công chứng viên;

h) Việc ban hành nội quy của Hội công chứng viên;

i) Tài chính của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, Hội công chứng viên;

k) Khen thưởng, kỷ luật hội viên và giải quyết khiếu nại, tố cáo;

l) Nghĩa vụ báo cáo của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, Hội công chứng viên;

m) Quan hệ với cơ quan, tổ chức khác.

3. Trong thời hạn 07 (bảy) ngày làm việc, kể từ ngày được thông qua, Hội đồng công chứng viên toàn quốc gửi Bộ Tư pháp Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam để xem xét phê duyệt. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt Điều lệ sau khi thống nhất ý kiến với Bộ trưởng Bộ Nội vụ; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

4. Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam bị từ chối phê duyệt trong các trường hợp sau đây:

a) Có nội dung trái với quy định của Hiến pháp và pháp luật;

b) Quy trình, thủ tục thông qua Điều lệ không đảm bảo tính hợp lệ, dân chủ, công khai, minh bạch theo quy định của pháp luật.

5. Trong trường hợp Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam bị từ chối phê duyệt thì Hội đồng công chứng viên toàn quốc phải sửa đổi nội dung Điều lệ hoặc tổ chức lại Đại hội để thông qua Điều lệ theo đúng quy định của pháp luật.

Trong thời hạn 07 (bảy) ngày làm việc, kể từ ngày Điều lệ sửa đổi, bổ sung được thông qua, Hội đồng công chứng viên toàn quốc gửi Bộ Tư pháp Điều lệ sửa đổi, bổ sung để xem xét, phê duyệt. Việc phê duyệt Điều lệ sửa đổi, bổ sung được thực hiện theo quy định của Điều này.

6. Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam có hiệu lực kể từ ngày được phê duyệt.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 32. Điều khoản chuyển tiếp

1. Hội công chứng của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã được thành lập và hoạt động trước ngày Luật Công chứng năm 2014 có hiệu lực thi hành được tiếp tục hoạt động và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Khoản 1 Điều 39 của Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định này.

2. Trong thời gian chưa có Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, Điều lệ của Hội công chứng được tiếp tục áp dụng cho đến khi Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam được phê duyệt.

3. Người đang tham gia chương trình đào tạo nghề công chứng 06 tháng theo quy định của Luật Công chứng năm 2006 tại thời điểm Luật Công chứng năm 2014 có hiệu lực thi hành thì tiếp tục thực hiện việc đào tạo theo chương trình đó và được công nhận hoàn thành việc tham gia đào tạo nghề công chứng. Việc tập sự hành nghề công chứng được thực hiện theo quy định tại Điều 11 của Luật Công chứng năm 2014.

4. Điều kiện về Trưởng Văn phòng công chứng quy định tại Khoản 2 Điều 22 của Luật Công chứng năm 2014 không áp dụng đối với người đang là Trưởng Văn phòng của Văn phòng công chứng được thành lập trước ngày Luật Công chứng năm 2014 có hiệu lực thi hành.

Điều 33. Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 5 năm 2015.

2. Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng số 82/2006/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2006 hết hiệu lực kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

Điều 34. Trách nhiệm thi hành

1. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.

2. Bộ Tài chính chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp quy định chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản; phí sát hạch bổ nhiệm công chứng viên; lệ phí cấp Thẻ công chứng viên, cấp giấy đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng và hướng dẫn việc thực hiện quy định về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm và Nghị định này.

3. Hết thời hạn quy định tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 79 của Luật Công chứng năm 2014 về việc chuyển đổi Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập và việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm rà soát, báo cáo Bộ Tư pháp tổng hợp để báo cáo Chính phủ.

4. Bộ trưởng Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm hướng dẫn thi hành Nghị định này./

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia; - Ngân hàng Chính sách xã hội; - Ngân hàng Phát triển Việt Nam; - Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - VPCP: BTCN, các PCN, Trợ lý TTg, TGĐ Cổng TTĐT, các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo; - Lưu: Văn thư, PL (3b).

TM. CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG Nguyễn Tấn Dũng

Tiếng Anh (English)

THE GOVERNMENT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 29/2015/NĐ-CP	Hanoi, March 15, 2015

DECREE

ELABORATION OF AND GUIDELINES FOR THE LAW ON NOTARIZATION

Pursuant to the Law on Government organization dated December 25, 2001;

Pursuant to the Law on Notarization dated June 20, 2014;

At the request of the Minister of Justice,

The Government promulgates a Decree to elaborate and provide guidelines for the Law on Notarization.

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

...

...

...

This Decree elaborates and provide guidelines for some Articles on conversion of public notary offices into private notary offices; consolidation, acquisition, transfer of private notary offices; incentives for private notary offices in disadvantaged areas and extremely disadvantaged areas; facilities of private notary offices; posting of reception of orders for notarization of agreements on division of inheritance, declaration of inheritance; professional liability insurance of notaries, and socio-professional organizations of notaries.

Article 2. Regulated entities

This Decree applies to notaries, notary organizations, socio-professional organizations of notaries, people who need notarization, relevant organizations and individuals.

Chapter II

NOTARY ORGANIZATIONS

Section 1. CONVERSION OF PUBLIC NOTARY OFFICE INTO PRIVATE NOTARY OFFICE

Article 3. Targets, requirements of conversion

1. Keep implementing policies on private sector involvement in notarization.

2. Ensure the balance of state interest, notaries, civil servants, and employees of converted public notary offices.

...

...

...

4. Adhere to the roadmap and Master plan for development of notary organizations approved by the Prime Minister.

Article 4. Rules for converting public notary offices

1. A private notary office converted from a public notary office shall inherit every right, obligation, and notary documents of the old public notary office.

2. Benefits of notaries, civil servants, employees of the old public notary office must be ensured in accordance with regulations of law on civil servants and labour.

3. A private notary office converted from a public notary office must sign employment contracts with notaries, civil servants, employees of the old public notary office, unless they do not wish to keep working at the private notary office. Contents, duration, and terms of the contracts must comply with this Decree and relevant regulations of law.

4. State-owned property under the management of the public notary office shall be handled in accordance with law to avoid loss during the conversion.

Article 5. Cases of converting public notary offices

1. The district has enough notary organizations according to the Master Plan for development of notary organizations approved by the Prime Minister and there are more private notary offices than public notary offices.

2. The district has not have enough notary organizations according to the Master Plan for development of notary organizations approved by the Prime Minister but at least 02 private notary offices have stably operated for 02 years or longer from their registration dates.

...

...

...

1. If there is at least 05 public notary offices in a province, the Department of Justice of such province shall cooperate with the Department of Natural Resources and Environment, Department of Internal Affairs, and the provincial of Labor, War Invalids and Social Affairs in formulating the plan for converting public notary offices, which is then submitted to the People’s Committee of the province for approval.

The People’s Committee of the province shall consider approving the plan for converting public notary offices. Opinions of the Ministry of Justice may be sought where necessary.

2. The plan for converting public notary offices include:

a) The necessity of conversion;

b) The number of public notary offices to be converted as prescribed in Article 5 of this Decree;

c) The road map for conversion;

d) Responsibility for plan implementation.

3. Pursuant to the Plan for converting public notary offices approved by the People’s Committee of the province, the provincial Department of Justice shall cooperate with the provincial Department of Finance, Department of Internal Affairs, and Department of Labor, War Invalids and Social Affairs in formulating a conversion project for each public notary office following the procedures in Article 7 of this Decree.

If there is fewer than 05 public notary offices in the province, the plan for converting public notary offices is not required. Instead, the conversion project for each public notary office shall be made in accordance with Article 7 of this Decree.

...

...

...

1. The provincial Department of Justice shall cooperate with the Department of Finance, Department of Internal Affair, the Department of Labor, War Invalids and Social Affairs, socio-professional organizations of notaries (if any) in holding meetings with notaries, civil servants, and employees of the public notary offices to be converted. The meetings shall be participated by political organizations, socio-political organizations of public notary offices to assess the organization and operation of the public notary office; consider the expectation and propose benefits of notaries, civil servants, and employees of the public notary office; the plan for settlement of property of the public notary office, and other issues related to the conversion of the public notary office.

Minutes of meeting must be made.

2. On the basis of the meeting with the public notary office to be converted, the Department of Justice shall cooperate with the Department of Internal Affairs, and Department of Labor, War Invalids and Social Affairs in formulating a public notary office conversion project, which is then submitted to the People’s Committee of the province.

The project shall specify:

a) The necessity of conversion;

b) Results of survey, assessment of the organization and operation of the public notary office to be converted over the last 03 years;

c) The conversion price;

The conversion price is determined according to the evaluation of the organization, operation, and reputation of the public notary office to be converted, the number of contracts and transactions notarized at the public notary office over the last 03 years. The conversion price does not include the value of the office building, equipment, and other state-owned property being used by or under the management of the public notary office;

d) The conversion method is specified in Article 8 of this Decree;

...

...

...

e) Responsibility of the Department of Justice, Department of Internal Affairs, the Department of Labor, War Invalids and Social Affairs, and relevant organizations to implement the project.

3. The People’s Committee of the province shall issue a decision to approve the project within 15 days from the day on which the project is received. Opinions of the Ministry of Justice may be sought where necessary.

4. Within 07 working days from the day on which the People’s Committee of the province issues the decision to approve the conversion project, the Department of Justice shall send a written notification to the public notary office to be converted, the socio-professional organization of notaries of the approved conversion project. If the plan for calling bids for the right to conversion, the project shall be notified to all local notary organizations.

Article 8. Method for converting public notary offices

1. The right to conversion of the public notary office shall be transferred to the notaries working at the public notary office at the price approved by the People’s Committee of the province. Notaries of the public notary office to be converted are entitled to participate in the conversion of the public notary office. The head of the public notary office shall compile a list of notaries of the public notary office and send it to the Department of Justice, then the provincial Department of Justice shall send a report to the People’s Committee of the province for consideration.

2. The right to conversion of the public notary office shall be put up for auction if its value is high and other local notaries eligible for making bids as prescribed in Article 9 of this Decree file written requests for participate in the auction of right to conversion of the public notary office. In this case, the Department of Justice shall cooperate with the Department of Finance in requesting the People’s Committee of the province to consider establishing an Auction Council.

If equal bids are made by notaries, the notaries of the public notary office to be converted shall be given the preemptive right. If equal highest bids are made by notaries of the public notary office or by notaries who do not work at the public notary office, the Auction Council shall draw lots to select the successful bidder.

Article 9. Conditions for making bids for the right to conversion

1. The bidder for the right to conversion of the public notary office must be a notary practicing in the province in which the public notary office is located; the intended head of the private notary office must have worked as a notary for at least 02 years.

...

...

...

2. An application for participation in the auction must be participated by at least 02 notaries. The application must contain their written commitments to employ and sign employment contracts with notaries, civil servants, and employees of the converted public notary office in order to ensure that such people keep doing the same job as before the conversion.

Article 10. Plan for converting public notary offices

1. The People’s Committee of the province shall issue a decision to convert the public notary office into a private notary office at the request of the Department of Justice.

2. The private notary office shall follow procedures for registration prescribed by the Law on Notarization. The converted public notary office may operate until the private notary office is issued with the certificate of registration.

3. Within 15 days from the issuance date of the certificate of registration, the private notary office must sign employment contracts with notaries, civil servants, and employees of the converted public notary office.

Employment contracts between the private notary office and notaries or civil servants of the converted public notary office shall be indefinite contracts, unless otherwise agreed by both parties.

Employment contracts between the private notary office and employees of the converted public notary office shall be the same types of contracts with the public notary office, unless otherwise agreed by both parties.

Article 11. Benefits for notaries, civil servants, employees of converted public notary office

1. Benefits of notaries, civil servants, employees of the converted public notary office must be provided in accordance with regulations of law on shut down of public service agencies.

...

...

...

Notaries and civil servants that resign or are eligible for retirement shall receive corresponding benefits as prescribed by law.

3. Any employee of the public notary office who switches over to working for the private notary office shall terminates his/her employment contract with the public notary office and receive corresponding benefits as prescribed by law.

Employees that resign or eligible for retirement shall receive corresponding benefits as prescribed by law.

4. The Department of Internal Affairs shall take charge and cooperate with the Department of Justice, Department of Finance, Department of Labor, War Invalids and Social Affairs in requesting the People’s Committee of the province to consider benefits of notaries, civil servants, employees of converted public notary offices as prescribed in Clause 1, Clause 2, and Clause 3 of this Article.

Article 12. Settlement of property of converted public notary office

1. State-owned property that are being used or under the management of the public notary office shall be handled in accordance with regulations of law on management and use of state-owned property.

2. The Department of Finance shall take charge and cooperate with the Department of Justice in requesting the People’s Committee of the province to decide settlement of property as prescribed in Clause 1 of this Article.

Section 2. AMALGAMATION, ACQUISITION, TRANSFER OF PRIVATE NOTARY OFFICES

Article 13. Amalgamation of private notary office

...

...

...

a) A private notary office consolidation contract, specifying the names, addresses of consolidating private notary offices; name, address of the consolidated private notary office; time of consolidation; plan for transferring property of consolidating private notary offices to the consolidated private notary office; employment plan of the consolidated private notary office; inheritance of every lawful right, obligation, and interest of consolidating private notary offices, and relevant information.

Each consolidating private notary office shall appoint a general partner as the representative to sign the consolidation contract;

b) Tax declarations and audited financial statements of the last 03 years of consolidating private notary offices prior to the application date;

c) Statistics of notarized documents and existing property of consolidating private notary offices

d) List of notaries being general partners and notaries working under contracts at consolidating private notary offices;

dd) The permissions for establishment and certificates of registration of consolidating private notary offices.

2. Within 20 days from the day on which sufficient and valid documents prescribed in Clause 1 of this Article are received, the Department of Justice shall seek opinions from socio-professional organizations of notaries and request the People’s Committee of the province to consider permitting the consolidation of private notary offices.

3. Within 15 days from the day on which the request of the Department of Justice is received, the People’s Committee of the province shall consider permitting the consolidation. If consolidation is rejected, explanation must be provided in writing.

4. Within 15 days from the receipt of the Permission for consolidation, the consolidated private notary office must register its operation at the Department of Justice. When applying for registration, the following documents must be submitted: the registration form, the Permission for consolidation of private notary offices, documents proving the facilities of the private notary office, and certificates of practice registration of notaries.

...

...

...

5. While following procedures for consolidation, consolidating private notary offices may keep operating until the consolidated private notary office is issued with the certificate of registration by the Department of Justice. The consolidated private notary office shall inherit every the right, obligation, and notarization orders of the consolidating private notary offices, and is responsible for retaining all notarization documents of the consolidating private notary offices.

6. The provision, publishing of information about registration of the consolidated private notary office shall comply with Article 25 and Article 26 of the Law on Notarization.

Article 14. Acquisition of private notary offices

1. The acquired private notary offices prescribed in Clause 2 Article 28 of the Law on Notarization shall submit 01 application for acquisition to the Department of Justice where the private notary office is registered. The application consists of:

a) A private notary office acquisition contract, specifying the names, addresses of acquired private notary offices; name, address of the acquirer; time of acquisition; plan for transferring property of acquired private notary offices to the acquirer; employment plan of the acquirer; inheritance of every the lawful right, obligation, and interest of the acquired private notary offices, and relevant information.

Each of the acquired private notary offices shall appoint a partner notary as the representative to sign the acquisition contract.

b) Tax declarations and audited financial statements of the last 03 years of private notary offices prior to the application date;

c) Statistics of notarized documents and existing property of private notary offices;

d) List of notaries being partner notaries and notaries working under contracts of private notary offices;

...

...

...

2. Within 20 days from the day on which sufficient and valid documents prescribed in Clause 1 of this Article are received, the Department of Justice shall seek opinions from socio-professional organizations of notaries and request the People’s Committee of the province to consider permitting the acquisition of private notary offices.

3. Within 15 days from the day on which the request of the Department of Justice is received, the People’s Committee of the province shall consider permitting the acquisition. If acquisition is rejected, explanation must provided in writing.

4. Within 15 days from the receipt of the Permission for acquisition, the acquirer must apply for changes of registration information as prescribed in Article 24 of the Law on Notarization. When applying for changes of information, the following documents must be submitted: the registration form, the Permission for acquisition of private notary offices, documents proving the facilities of the acquirer, and certificates of practice registration of notaries of acquired private notary offices.

5. While following procedures for acquisition, the acquired private notary offices may keep operating until the acquirer’s registration information is changed. The acquirer shall inherit every the right, obligation, and notarization orders of the acquired private notary offices, and is responsible for retaining all notarization documents of the acquired private notary offices.

6. The provision, publishing of information about registration of the acquirer shall comply with Article 25 and Article 26 of the Law on Notarization.

Article 15. Transfer of private notary offices

1. Any entity that wishes to transfer a private notary office as prescribed in Article 29 of the Law on Notarization shall submit 01 application for transfer to the Department of Justice where the private notary office is registered. The application consists of:

a) The transfer contract, specifying the name, address, list of partner notaries of the private notary office; names, numbers of decisions of designation for the transferee notaries; transfer price, payment and procedures for transfer of the private notary office; rights and obligations of both parties, and relevant information.

The transfer contract must bear the signatures of partner notaries of the private notary office being transferred, the transferee notaries, and must be notarized;

...

...

...

c) Statistics of notarized documents of the private notary office being transferred;

d) Copies of Decision of designation of transferee notaries; documents proving that the intended head of the private notary office has worked as a notary for 02 years or longer;

dd) The permissions for establishment and Certificate of registration of the private notary office being transferred;

e) Tax declarations and audited financial statements of the last 03 years of the private notary office being transferred.

2. Within 20 days from the day on which sufficient and valid documents prescribed in Clause 1 of this Article are received, the Department of Justice shall seek opinions from socio-professional organizations of notaries and request the People’s Committee of the province to consider permitting the transfer.

Within 15 days from the day on which the request of the Department of Justice is received, the People’s Committee of the province shall consider permitting the transfer. If the transfer is rejected, explanation must be provided in writing.

3. Transferee notaries shall apply for changes to regulations information of private notary office being transferred as prescribed in Article 24 of the Law on Notarization.

The application for changes of registration information include: the registration form, the Permission for transfer of the private notary office, documents proving the facilities of the private notary office being transferred, and certificates of practice registration of notaries.

4. While following procedures for transfer, the private notary office may keep operating until the private notary office of the transferee notaries is reissued with the certificate of registration.

...

...

...

Section 3. Regulations on incentive policies for private notary offices in disadvantaged areas and extremely disadvantaged areas; conditions of private notary offices; posting of reception of orders for notarization for agreement on division of inheritance, declaration of inheritance reception

Article 16. Incentive policies for private notary offices in disadvantaged areas or disadvantaged areas

1. Incentive policies for private notary offices in disadvantaged areas or disadvantaged areas shall have the following incentives:

a) Tax incentives prescribed by regulations of law on corporate income tax;

b) The right to lease office building at concessional rates, borrow office building, be provided with support for working equipment for the first 03 years of operation.

2. The People’s Committees of provinces shall consider deciding the incentives mentioned in Point b Clause 1 of this Article and other supports for private notary offices in disadvantaged areas or disadvantaged areas.

Article 17. Facilities of private notary offices

1. The private notary office must have a specific address, working places for notaries and employees that have sufficient area according to regulations of law on standards and norms of office buildings of public service agencies, places for receiving clients and storing notarization documents.

2. The notary that establishes the private notary office shall documents proving the satisfactoriness of the facilities of the private notary office at the time of registration.

...

...

...

Article 18. Posting orders for notarization of agreements on division of inheritance, declaration of inheritance reception.

1. The reception of orders for notarization of agreements on division of inheritance, declaration of inheritance reception must be posted for 15 days. The document shall be posted by the notary organization at the People’s Committee of the commune where the last permanent residence of the inheritance leaver; if such residence is not identifiable, the document shall be posted where the last temporary residence of such person is located.

If the inheritance comprises both real estate and movable estate or the inheritance is only real estate, the document shall be posted in accordance with this Clause at the People’s Committee of the commune where the real estate is located.

If the inheritance comprises only movable estate, the notary office and the deceased’s last permanent or temporary residence are not in the same province, then the notary office may request the People’s Committee of the commune where the deceased’s residence is located to impose the deadline for posting.

2. The document must specify the full name of the deceased; full names of beneficiaries; relationships of beneficiaries and the deceased, the list of inheritance. The posted document must specify that any complaint or denunciation against unintentional or deliberate omission of inheritance beneficiaries or inheritors; the inheritance is not under the ownership of the deceased has been sent to the notary office which posts the document.

3. The People’s Committee of the commune where the document is posted shall confirm the receipt of the posted document and protect the document throughout the posting period.

Chapter III

PROFESSIONAL LIABILITY INSURANCE FOR NOTARIES

Article 19. Rules for obtaining insurance

...

...

...

2. Professional liability insurance for notaries must be bought within 60 days from the day on which such notaries are registered for practice.

3. The funding for buying professional liability insurance for notaries of the public notary office is provided by the professional development fund or other funding sources prescribed by law.

Article 20. Insurance coverage

1. The insurance shall cover financial damage incurred by the persons who sign contracts or make transactions, or other individuals and organizations involved in the notarized contracts or transactions which is on account of the notary during the insurance period.

2. The notary office or the socio-professional organization of notaries authorized by the notary office may reach an agreement with the insurer on a broader coverage than that prescribed in Clause 1 of this Article.

Article 21. Insurance conditions

The insurer shall pay insurance money and indemnity when all of the following conditions are satisfied:

1. The damage is covered by insurance as prescribed in Article 20 of this Decree.

2. It is not any of the following cases:

...

...

...

b) The notary notarizes a contract, transaction, or translation related to the notary’s own property or interest or his/her spouse, birth parent, adoptive parent, his/her wife’s birth parent or adoptive parent, his/her birth child or adoptive child, daughter-in-law, son-in-law, grandparent, sibling, his/her spouse’s sibling, his/her birth grandchild or adoptive grandchild.

c) The notary collaborates with his/her client and relevant persons to falsify the documents being notarized;

d) Other cases agreed between the insurer and the notary office of socio-professional organization of notaries authorized by the notary office.

Article 22. Insurance premium

1. Insurance premium is the amount payable by the notary office to the insurer when buying professional liability insurance for its notaries.

2. The insurer and notary office or socio-professional organization of notaries authorized by the notary office shall reach an agreement on the insurance premium, which must not fall below VND 03 million per year for a notary.

Chapter IV

SOCIO-PROFESSIONAL ORGANIZATIONS OF NOTARIES

Section 1. PROVINCIAL SOCIO-PROFESSIONAL ORGANIZATIONS OF NOTARIES

...

...

...

1. One notary association, which is the provincial socio-professional organization of notaries, may be established in each province as prescribed in Clause 1 Article 39 of the Law on Notarization.

The organization and operation of notary associations are autonomous, transparent, non-profit, and financially independent in accordance with the Law on Notarization, this Decree, and the charter of national socio-professional organization of notaries.

Each notary association has a separate legal status, seal, and account.

2. The organization and operation of notary associations are under the management of the People’s Committees of provinces and national socio-professional organization of notaries. Notary associations must not impose resolutions, decisions, rules and regulations on fees, receivables, and regulations against regulations of law and the Charter of national socio-professional organization of notaries.

Departments of Justice shall cooperate with Departments of Internal Affairs in managing local notary associations.

3. Members of a notary association are notaries practicing in the province. Every notary must join the notary association before registering for practice if one is available in the province.

Rights and obligations of members of notary associations are specified by the Charter of National socio-professional organization of notaries.

Article 24. Establishment of notary associations

1. The Department of Justice shall cooperate with the Department of Internal Affairs in instructing notaries in the province to establish a Campaign Council for establishment of the notary association. The Campaign Council consists of 3 – 5 notaries whose are responsible for formulating the notary association establishment project. The project must specify the necessary of the notary association, the number of notaries practicing in the province, planned personnel management and operation of the notary association.

...

...

...

The application consists of the notary association establishment project, summary of the project, and the appraisal report.

3. Within 15 days from the day on which sufficient and valid documents are received, the People’s Committee of the province shall consider permitting the establishment of the notary association. If the application is rejected, explanation must be provided in writing.

Within 06 months from the day on which the permission is granted, the Campaign Council must hold a general meeting. If the general meeting is not held by the said deadline, the permission for establishment of the notary association shall expire.

Article 25. Regulatory bodies of a notary association

1. The general meeting of notaries is the supreme regulatory body of a notary association.

2. Executive board is the presiding body of the general meeting of notaries, which is elected by the general meeting.

3. Commendation and Discipline Council is elected by the general meeting of notaries, the tenure of which is the same as that of the Executive board of the notary association.

4. Other regulatory bodies prescribed by the Charter of National socio-professional organization of notaries.

Article 26. Tasks and entitlements of notary associations

...

...

...

2. Admit, dismiss members; provide rewards, take disciplinary actions against members, settle complaints and denunciations in accordance with the Charter of National socio-professional organization of notaries.

3. Supervise members complying with regulations of law on notarization, code of ethics of notaries, and the Charter of National socio-professional organization of notaries.

4. Cooperate with the Department of Justice of the province in providing annual training for members; offers opinions about designation, dismissal of notaries, establishment, amalgamation, acquisition, transfer, shut down of notary offices to the Department of Justice in accordance with the Law on Notarization, this Decree, and relevant legislative documents.

5. Implement resolutions, decisions, and regulations issued by National socio-professional organization of notaries and competent authorities.

6. Facilitate inspections by competent authorities and National socio-professional organization of notaries.

7. Cooperate in domestic and international notarial activities as prescribed by law.

8. Fulfill other tasks and entitlements prescribed by law and the Charter of National socio-professional organization of notaries.

Section 2. NATIONAL SOCIO-PROFESSIONAL ORGANIZATIONS OF NOTARIES

Article 27. Vietnam Notary Association

...

...

...

The organization and operation of Vietnam Notary Association is autonomous, transparent, non-profit, and financially independent in accordance with the Law on Notarization and this Decree.

Vietnam Notary Association has a separate legal status, seal, and account.

2. The operation of Vietnam Notary Association is under the management of the Ministry of Justice, the Ministry of Home Affairs, and other competent authorities prescribed by law.

3. Members of Vietnam Notary Association are provincial notary associations and notaries.

Rights and obligations of members of Vietnam Notary Association are prescribed by its Charter.

Article 28. Establishment of Vietnam Notary Association

The Ministry of Justice shall take charge and cooperate with relevant Ministries and regulatory bodies in formulating a project on establishment of Vietnam Notary Association, submit it to the Prime Minister for approval, and implement it after it is approved by the Prime Minister.

Article 29. Regulatory bodies of Vietnam Notary Association

1. The national general meeting of notaries is the supreme regulatory body of Vietnam Notary Association.

...

...

...

3. The Standing Committee of Vietnam Notary Association is in charge of operating Vietnam Notary Association between two national general meetings of notaries.

4. Regulatory bodies are prescribed by Charter of Vietnam Notary Association.

5. Specific tasks and entitlements of the regulatory bodies prescribed in Clauses 1, 2, 3, 5 of this Article are prescribed by Charter of Vietnam Notary Association.

Article 30. Tasks and entitlements of Vietnam Notary Association

1. Represent and protect the lawful rights and interests of its members in accordance with law and the Charter of Vietnam Notary.

2. Admit, dismiss members; provide rewards, take disciplinary actions against members, settle complaints and denunciations in accordance with the Charter of Vietnam Notary Association.

3. Issue code of ethics of notaries; supervise members complying with code of ethics of notaries and regulations of law on notarization.

4. Cooperate with the Ministry of Justice in providing training and apprenticeship as prescribed by law; participate in formulation, dissemination of law.

5. Establish the compensation fund to support compensation for damage caused by its members during their practice in case the professional liability insurance is not sufficient to cover the compensation; manage the compensation fund in accordance with law.

...

...

...

7. Inspect the implementation of Vietnam Notary Association’s Charter; suspend and request amendments to or cancellation of the resolutions, decisions, regulations imposed by notary associations against the Vietnam Notary Association’s Charter; request competent authorities to suspend and request amendments to or cancellation of resolutions, decisions, regulations imposed by notary associations against the Law.

8. Submit regular and extraordinary reports to the Ministry of Justice on the plan for organization of general meetings, personnel plan, and result of general meetings.

9. Perform other tasks and entitlements are prescribed by law and Charter of Vietnam Notary Association.

Article 31. Charter of Vietnam Notary Association

1. Pursuant to the Law on Notarization and this Decree, national general meetings of notaries shall ratify the Charter of Vietnam Notary Association.

The Charter of Vietnam Notary Association shall uniformly apply to Vietnam Notary Association and other notary associations.

2. Contents of the Charter of Vietnam Notary Association:

a) Principles, purposes, and symbol of Vietnam Notary Association;

b) Rights and obligations of members of Vietnam Notary Association;

...

...

...

d) Procedures for joining, withdrawing from notary associations, dismissal of members;

d) Tenure, organizational structure, formalities for election and dismissal; tasks and entitlements of regulatory bodies of Vietnam Notary Association and other notary associations;

e) The relationship among notary associations in performance of their tasks and entitlements;

g) Organizational structure, tasks, and entitlements of national general meetings of notaries, general meetings of notaries of other notary associations; procedures for conducting general meetings of Vietnam Notary Association and other notary associations;

h) Promulgation of rules and regulations of notary associations;

i) Finance of Vietnam Notary Association and other notary associations;

k) Commendation and disciplinary actions; settlement of complaints and denunciations;

l) Obligations to report of Vietnam Notary Association and other notary associations;

m) Relationships with other organizations.

...

...

...

4. The Charter of Vietnam Notary Association shall be rejected in the following cases:

a) Its contents contravene the Constitution and law;

b) The procedures for ratification of the Charter do not ensure the legitimacy, democracy, openness, and transparency as prescribed by law.

5. If the Charter of Vietnam Notary Association is not approved, the National Notary Council must revise it or hold another general meeting to ratify the Charter as prescribed by law.

Within 07 working days from the day on which the revised Charter is ratified, the National Notary Council shall submit it to the Ministry of Justice for consideration and approval. The revised Charter shall be approved in accordance with this Article.

6. The Charter of Vietnam Notary Association comes into force from the day on which it is approved.

Chapter V

IMPLEMENTATION

Article 32. Transition

...

...

...

2. While Vietnam Notary Association and its Charter is not available, charters of notary associations may be applied until the Charter of Vietnam Notary Association is approved.

3. Participants in 6-month notary training courses under in the Law on Notarization 2006 at the time the Law on Notarization 2014 comes into force may keep doing such courses and receive certificates of completion of notary training courses. Apprenticeship of notaries shall comply with Article 11 of the Law on Notarization 2014.

4. Requirements applied to heads of private notary offices prescribed in Clause 2 Article 22 of the Law on Notarization 2014 shall not apply to heads of private notary offices established before the effective date of the Law on Notarization 2014.

Article 33. Effect

1. This Decree takes effect on May 01, 2015.

2. The Government's Decree No. 04/2013/NĐ-CP dated January 07, 2013 on guidelines for the Law on Notarization No. 82/2006/QH11 dated November 29, 2006 is abolished from the effective date of this Decree.

Article 34. Responsibility for implementation

1. Ministers, Heads of ministerial agencies, Heads of Governmental agencies, Presidents of the People’s Committees of provinces are responsible for the implementation of this Decree.

2. The Ministry of Finance shall take charge and cooperate with the Ministry of Justice in promulgating regulations on collection, payment, management, and use of notarization fees; fees for authentication of copies, signatures; fees for notary testing; fees for issuance of notary's cards, fees for issuance of notary organization registration certificates, and provide instructions on regulations on professional liability insurance of notaries as prescribed by regulations of law on insurance business and this Decree.

...

...

...

4. The Minister of Justice shall provide guidelines for this Decree./.

FOR THE GOVERNMENT
THE PRIME MINISTER




Nguyen Tan Dung