Văn bản hợp nhất 4510/VBHN-BTP 2023 Thông tư hướng dẫn Nghị định 87/2020/NĐ-CP

• Số hiệu: 4510/VBHN-BTP
• Loại văn bản: Văn bản hợp nhất
• Nơi ban hành: Bộ Tư pháp
• Người ký: Mai Lương Khôi
• Ngày ban hành: 27/09/2023

BỘ TƯ PHÁP -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 4510/VBHN-BTP	Hà Nội, ngày 27 tháng 09 năm 2023

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH CHI TIẾT MỘT SỐ ĐIỀU VÀ BIỆN PHÁP THI HÀNH NGHỊ ĐỊNH SỐ 87/2020/NĐ-CP NGÀY 28 THÁNG 7 NĂM 2020 CỦA CHÍNH PHỦ QUY ĐỊNH VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ, ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TRỰC TUYẾN

Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04 tháng 01 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến, có hiệu lực kể từ ngày 18 tháng 02 năm 2022, được sửa đổi, bổ sung bởi:

Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02 tháng 8 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04 tháng 01 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến, có hiệu lực kể từ ngày 02 tháng 8 năm 2023.

Căn cứ Luật hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

Căn cứ Nghị định số 96/2017/NĐ-CP ngày 16 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính; Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực;

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến1.

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến (sau đây gọi là Nghị định số 87/2020/NĐ- CP) về việc quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, kết nối, chia sẻ thông tin với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu khác; quy trình đăng ký hộ tịch trực tuyến; xác nhận thông tin hộ tịch; ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý giấy tờ hộ tịch điện tử.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan nhà nước khác thực hiện kết nối, chia sẻ, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

2. Ủy ban nhân dân các cấp, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trong nước và Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).

3. Các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc xây dựng, quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Điều 3. Kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm, các cơ sở dữ liệu khác, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tỉnh

Việc kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm, các cơ sở dữ liệu khác; Cổng Dịch vụ công quốc gia; Cổng Dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tỉnh, các hệ thống thông tin điện tử phục vụ giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện theo quy định tại Điều 10, Điều 11 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP và hướng dẫn sau đây:

1. Việc kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm, các cơ sở dữ liệu khác; Cổng Dịch vụ công quốc gia; Cổng Dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tỉnh, các hệ thống thông tin điện tử phục vụ giải quyết thủ tục hành chính để giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến được thực hiện thông qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia hoặc phương thức kết nối khác trên cơ sở thống nhất bằng văn bản giữa Bộ Tư pháp với các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin điện tử, bảo đảm phù hợp với quy định của Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước, hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông.

2. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử kết nối, chia sẻ, cung cấp các thông tin theo quy định tại Khoản 2 Điều 10 của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư ngay tại thời điểm cơ quan đăng ký hộ tịch đăng ký vào Sổ hộ tịch và lưu chính thức vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Trường hợp vì lý do kỹ thuật mà không kết nối, chia sẻ được tại thời điểm đăng ký thì các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu có trách nhiệm phối hợp, xử lý trong thời hạn 05 ngày làm việc. Thời điểm thiết lập thông tin được tính từ thời điểm đăng ký vào Sổ hộ tịch.

3. Thông tin hộ tịch của cá nhân được điều chỉnh, bổ sung trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được cập nhật, chia sẻ ngay với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thông qua chức năng tiện ích cung cấp trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung; là cơ sở để cập nhật cho các cơ sở dữ liệu khác khi có kết nối, chia sẻ để bảo đảm thông tin được thống nhất, đồng bộ, chính xác.

4. Trường hợp tiếp nhận, giải quyết yêu cầu liên thông trực tuyến các thủ tục: đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi; đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hưởng chế độ tử tuất, hỗ trợ chi phí mai táng, hưởng mai táng phí, sau khi hoàn thành việc đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, cơ quan đăng ký hộ tịch chuyển bản điện tử Giấy khai sinh, Trích lục khai tử kèm hồ sơ điện tử tương ứng thông qua chức năng tiện ích cung cấp trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung đến cơ quan có thẩm quyền đăng ký cư trú, cơ quan có thẩm quyền cấp thẻ bảo hiểm y tế, giải quyết chế độ tử tuất, hỗ trợ chi phí mai táng, hưởng mai táng phí để giải quyết theo quy định.

Điều 4. Nguyên tắc xử lý thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Trường hợp cá nhân đăng ký khai sinh từ sau ngày 01 tháng 01 năm 2016, được cấp số định danh cá nhân khi đăng ký khai sinh, thông tin của người được đăng ký khai sinh trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là thông tin đầu vào của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, thì thông tin cá nhân chỉ được điều chỉnh theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Thông tư này.

Trường hợp sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ giá trị pháp lý đối với thông tin khai sinh mà phải xác lập lại hoặc huỷ bỏ số định danh cá nhân thì cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư phối hợp xử lý; cập nhật, lưu vết kết quả xử lý trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; kết nối, chia sẻ, bảo đảm đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

2. Trường hợp đăng ký hộ tịch, số hoá sổ hộ tịch không thuộc Khoản 1 Điều này mà thông tin của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử khác với thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, thì cơ quan đăng ký hộ tịch nơi đã thực

hiện việc đăng ký hộ tịch có trách nhiệm phối hợp với cơ quan công an cùng cấp kiểm tra, xác minh, xác định thông tin đúng, chính xác; căn cứ kết quả xác minh để điều chỉnh thông tin trong Cơ sở dữ liệu theo quy định, bảo đảm thống nhất giữa hai Cơ sở dữ liệu. Việc điều chỉnh thông tin phải được lưu vết về căn cứ, người quyết định cho phép điều chỉnh, người thực hiện, thời gian, nội dung điều chỉnh.

3. Trường hợp thông tin của công dân trong các cơ sở dữ liệu khác (nếu có) không thống nhất với thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì xác định thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư là căn cứ để điều chỉnh thông tin công dân trong các cơ sở dữ liệu khác.

Trường hợp có giấy tờ, tài liệu chứng minh thông tin trong cơ sở dữ liệu khác có trước, thì cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu có trách nhiệm trao đổi với cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để xác minh, làm rõ. Nếu có cơ sở pháp lý xác định thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có sai sót thì hướng dẫn người có thông tin không thống nhất thực hiện việc cải chính hộ tịch theo quy định pháp luật.

Điều 5. Mức độ đăng ký hộ tịch trực tuyến

1. Cơ quan đăng ký hộ tịch tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến phù hợp với mức độ triển khai dịch vụ công trực tuyến tại địa phương ở trong nước, Cơ quan đại diện.

2. Danh sách các cơ quan đăng ký hộ tịch chưa có điều kiện tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến phải được thông báo công khai trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự của Bộ Ngoại giao và Cổng thông tin điện tử một cửa cấp tỉnh.

Điều 6. Nộp, tiếp nhận, trả kết quả đăng ký hộ tịch trực tuyến

Việc nộp, tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến được thực hiện theo quy định tại Điều 12 của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP và hướng dẫn sau đây:

1. Bản chụp các giấy tờ phải gửi kèm theo hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh,

điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng; đã được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

Trường hợp người yêu cầu không cung cấp đầy đủ bản chụp các giấy tờ cần thiết theo quy định hoặc bản chụp được gửi kèm theo hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến không đáp ứng yêu cầu tại khoản này, thì cơ quan đăng ký hộ tịch thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện.

2. Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm theo trong hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng các bản điện tử này.

Trường hợp người yêu cầu đã cung cấp số định danh cá nhân thì không phải gửi kèm theo bản chụp giấy tờ tuỳ thân, giấy tờ chứng minh nơi cư trú trong hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến. Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm khai thác, sử dụng thông tin từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trên cơ sở số định danh cá nhân do người yêu cầu cung cấp.

3. Sau khi tiếp nhận hồ sơ trên hệ thống, công chức làm công tác hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong hồ sơ và gửi lại biểu mẫu điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số. Trong thời hạn 01 ngày làm việc, người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu điện tử.

Nếu người yêu cầu xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức làm công tác hộ tịch tiến hành giải quyết hồ sơ.

4. Trình tự, thủ tục giải quyết các việc đăng ký hộ tịch sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến được thực hiện theo quy định của Luật hộ tịch, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch, Điều 12, Điều 13 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP và Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP (sau đây gọi là Thông tư số 04/2020/TT-BTP).

5. Việc trả kết quả đăng ký hộ tịch trực tuyến được thực hiện theo quy định tại Khoản 4, Khoản 5 Điều 12 của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP và hướng dẫn sau đây:

a) Đối với các việc hộ tịch pháp luật quy định người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch, khi đến nhận kết quả theo Phiếu hẹn trả kết quả, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải xuất trình giấy tờ tùy thân để chứng minh về nhân thân; nộp hoặc xuất trình giấy tờ đã gửi bản chụp trong hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến để cơ quan đăng ký hộ tịch lưu hồ sơ hoặc kiểm tra, đối chiếu theo quy định pháp luật hộ tịch, trừ các giấy tờ đã nộp bản điện tử (nếu có).

b) Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không cung cấp được giấy tờ quy định tại điểm a khoản này hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch.

Điều 7. Cấp bản sao trích lục hộ tịch

1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết gồm: tên giấy tờ hộ tịch; số, ngày, tháng, năm đăng ký, cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch.

2. Trường hợp không cung cấp được đầy đủ các thông tin nêu tại Khoản 1 Điều này, thì người yêu cầu phải cung cấp được thông tin cơ bản trong giấy tờ hộ tịch đã đăng ký để có cơ sở tra cứu.

Ví dụ: - Đề nghị cấp bản sao Trích lục kết hôn nhưng không cung cấp được số Giấy chứng nhận kết hôn, ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn thì phải cung cấp được các thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của vợ và chồng.

- Đề nghị cấp bản sao Giấy khai sinh nhưng không cung cấp được số Giấy khai sinh, ngày, tháng, năm đăng ký khai sinh thì phải cung cấp được họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của người được khai sinh; họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cha, mẹ người được khai sinh.

3. Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh không cung cấp đầy đủ hoặc cung cấp các thông tin không chính xác, không thể tra cứu được thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết.

Điều 8. Xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân

1. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP căn cứ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch cho cá nhân có yêu cầu trong các trường hợp sau:

a) Xác nhận thông tin về một việc hộ tịch của cá nhân đã đăng ký, nhưng nội dung đăng ký đã có sự thay đổi do được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Ví dụ: - Xác nhận thông tin về việc kết hôn mà cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền đã cho phép thực hiện việc thay đổi họ, chữ đệm, tên, cải chính năm sinh của người vợ hoặc người chồng hoặc hai vợ chồng đã ly hôn.

- Xác nhận thông tin khai sinh của một cá nhân đã được xác định lại dân tộc hoặc được thôi quốc tịch Việt Nam.

Nếu thông tin hộ tịch của cá nhân không có sự thay đổi thì cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch không cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, hướng dẫn người yêu cầu làm thủ tục cấp bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao trích lục hộ tịch tương ứng, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp văn bản xác nhận để giải quyết vụ việc liên quan đến cá nhân.

b) Xác nhận các thông tin hộ tịch khác nhau của cá nhân.

Ví dụ: - Xác nhận toàn bộ các thông tin hộ tịch của một cá nhân, bao gồm: các thông tin về việc đăng ký khai sinh; đăng ký kết hôn; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc; nhận cha, mẹ, con; giám hộ; khai tử...

- Xác nhận thông tin về một số việc hộ tịch đã được đăng ký như: thông tin về đăng ký khai sinh; đăng ký nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nhận nuôi con nuôi; thông tin về việc kết hôn, ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn...

c) Xác nhận thông tin của một cá nhân trong các giấy tờ hộ tịch không thống nhất, chưa thực hiện cải chính hộ tịch, không thuộc trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 4 và chưa được lập bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân theo quy định tại Điều 11 của Thông tư này.

Ví dụ: - Cá nhân có Giấy khai sinh ghi là Trần Văn Q, sinh năm 1963; Giấy chứng nhận kết hôn ghi là Trần Mạnh Q, sinh năm 1963;

- Cá nhân có Giấy khai sinh ghi Lê Mạnh A, sinh năm 1951; Trích lục khai tử ghi Lê Hoàng A, sinh năm 1952.

d) Người yêu cầu phải gửi kèm theo bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu có liên quan để chứng minh thông tin hộ tịch. Trường hợp cần xác minh, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch nhận được yêu cầu có văn bản đề nghị cơ quan công an, các cơ quan khác có liên quan xác minh theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP. Trường hợp kết quả xác minh không có thông tin hoặc thông tin không thống nhất với giấy tờ người yêu cầu cung cấp thì từ chối cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.

đ) Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân phải nêu rõ, đầy đủ nội dung, thời điểm đăng ký ban đầu; nội dung, căn cứ và thời gian thực hiện các việc thay đổi, điều chỉnh thông tin hộ tịch tính đến thời điểm cấp văn bản xác nhận.

2. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch căn cứ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch, chức năng của cơ quan, tổ chức có yêu cầu, cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch cho cơ quan, tổ chức trong các trường hợp sau:

a) Xác nhận thông tin về một việc hộ tịch hoặc một số việc hộ tịch của cá nhân đã được đăng ký.

Ví dụ: - Xác nhận thông tin về việc đăng ký khai sinh của ông Nguyễn Văn A;

- Xác nhận các thông tin: đăng ký khai sinh, ghi vào sổ việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Bản án/Quyết định ly hôn, xác định mối quan hệ cha, mẹ, con, Quyết định cho thôi quốc tịch Việt Nam...);

- Xác nhận toàn bộ thông tin hộ tịch của cá nhân (bao gồm tất cả thông tin về các việc hộ tịch của cá nhân từ khai sinh, kết hôn, đến đăng ký khai tử ... đã đăng ký, lưu vết trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử).

b) Xác nhận thông tin hộ tịch của nhiều cá nhân khác nhau.

Ví dụ: - Xác nhận thông tin đăng ký khai sinh của tất cả các con của một cặp vợ chồng;

- Xác nhận thông tin đăng ký khai sinh của các trường hợp sinh năm 2020, cư trú tại phường A.

c) Căn cứ nội dung yêu cầu, chức năng của cơ quan, tổ chức đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch, văn bản xác nhận thông tin hộ tịch có thể nêu rõ, đầy đủ nội dung, thời điểm đăng ký ban đầu; nội dung, căn cứ và thời gian thực hiện các việc thay đổi, điều chỉnh thông tin cho đến thời điểm cấp văn bản xác nhận hoặc chỉ xác nhận thông tin về việc đăng ký hộ tịch (số, thời gian, cơ quan đăng ký việc hộ tịch) hoặc xác nhận số liệu thống kê việc hộ tịch đã được đăng ký.

Ví dụ: - Trường hợp đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch của một cá nhân phục vụ hoạt động điều tra, xác minh, tố tụng của cơ quan điều tra, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch căn cứ chức năng và đề nghị của cơ quan yêu cầu có thể cấp văn bản xác nhận toàn bộ các thông tin hộ tịch của cá nhân đã được đăng ký, trong đó nêu rõ, đầy đủ nội dung, thời điểm, cơ quan đăng ký ban đầu và các lần thay đổi, điều chỉnh đến thời điểm xác nhận;

- Trường hợp xác nhận thông tin về việc đăng ký kết hôn của ông Nguyễn Văn A phục vụ việc kiểm tra, giải quyết việc ly hôn hoặc việc tranh chấp dân sự khác của cơ quan tố tụng thì văn bản xác nhận thông tin hộ tịch chỉ xác nhận việc ông Nguyễn Văn A đã đăng ký kết hôn, thông tin về số Giấy chứng nhận kết hôn, thời gian, cơ quan đăng ký;

- Trường hợp xác nhận thông tin phục vụ việc kiểm tra, đánh giá tỷ lệ học sinh được đến trường theo yêu cầu của nhà trường, cơ quan quản lý giáo dục thì tuỳ theo đề nghị, văn bản xác nhận thông tin hộ tịch có thể cung cấp số liệu thống kê về số trẻ em theo địa bàn cư trú, năm sinh hoặc cung cấp danh sách trẻ em kèm theo thông tin về việc đăng ký khai sinh (số Giấy khai sinh, thời gian, cơ quan đăng ký khai sinh).

3. Việc xác nhận thông tin hộ tịch theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân phải bảo đảm đúng quy định pháp luật về bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình, danh dự, uy tín của cá nhân.

4. Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân theo quy định tại điểm a, b, c Khoản 1 Điều này có giá trị như giấy tờ hộ tịch, được sử dụng để chứng minh thông tin hộ tịch khi cá nhân thực hiện thủ tục hành chính hoặc tham gia các giao dịch dân sự khác theo quy định pháp luật.

Điều 9. Bản điện tử giấy tờ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch điện tử tương tác

1.2 Ban hành kèm theo Thông tư này:

a) Các mẫu: Xác nhận thông tin hộ tịch; Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch; Giấy báo tử (Phụ lục 1);

b) Nội dung các mẫu hộ tịch điện tử tương tác tích hợp, phục vụ đăng ký hộ tịch trực tuyến (Phụ lục 2);

c) Mẫu Bản điện tử các giấy tờ hộ tịch (Phụ lục 3).

2. Giá trị pháp lý của bản điện tử giấy tờ hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Khoản 6 Điều 12 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP và hướng dẫn sau đây:

a) Bản điện tử giấy tờ hộ tịch có giá trị sử dụng như giấy tờ hộ tịch bản giấy trong các giao dịch, thủ tục hành chính thực hiện trực tuyến; có giá trị thay thế các giấy tờ hộ tịch bản giấy khi làm thủ tục đăng ký hộ tịch trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

b) Mã QRcode trên bản điện tử giấy tờ hộ tịch là địa chỉ Internet dẫn tới dữ liệu, định dạng hình ảnh của giấy tờ hộ tịch tương ứng trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, có giá trị cung cấp thông tin về tính chính xác, hợp lệ, các thông tin chi tiết của giấy tờ hộ tịch trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

c) Cá nhân, cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch do người yêu cầu đăng ký hộ tịch nộp, xuất trình có thể kiểm tra tính chính xác, thời hạn sử dụng, thông tin cập nhật của bản điện tử giấy tờ hộ tịch thông qua mã QRCode trên bản điện tử của giấy tờ đó.

Điều 10. Số hóa Sổ hộ tịch

1. Thông tin hộ tịch cần số hóa là thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các Sổ hộ tịch trước thời điểm cơ quan đăng ký hộ tịch sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

2. Trách nhiệm thực hiện số hóa:

a) Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm số hóa các Sổ hộ tịch đã được đăng ký tại Cơ quan đại diện. Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao chịu trách nhiệm về tính chính xác, giá trị pháp lý của thông tin hộ tịch được số hóa từ các Sổ hộ tịch được đăng ký tại Cơ quan đại diện.

b) Sở Tư pháp chịu trách nhiệm trong việc xây dựng Kế hoạch số hóa đối với các Sổ hộ tịch đã được đăng ký, lưu trữ tại địa phương, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt và triển khai thực hiện; chịu trách nhiệm về tính chính xác, giá trị pháp lý của thông tin hộ tịch được số hóa từ các Sổ hộ tịch được đăng ký, lưu trữ thuộc địa bàn quản lý.

c) Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là cấp huyện); Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là cấp xã) có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp trong việc số hoá và bảo đảm tính chính xác, giá trị pháp lý của thông tin hộ tịch được số hóa từ các Sổ hộ tịch được đăng ký, lưu trữ thuộc địa bàn quản lý.

3. Quy trình số hóa dữ liệu hộ tịch thực hiện theo tài liệu kỹ thuật do Bộ Tư pháp hướng dẫn. Cơ quan chịu trách nhiệm số hóa Sổ hộ tịch phải bảo đảm tính chính xác, đầy đủ trước khi phê duyệt, chính thức cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

4. Việc số hóa Sổ hộ tịch phải tuân thủ các quy định về bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và các quy định pháp luật có liên quan, bảo đảm bảo mật, an toàn thông tin.

Điều 11. Tạo lập, cập nhật bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân

1. Mỗi cá nhân có một bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử thống nhất và duy nhất trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, tương ứng với số định danh cá nhân; tất cả thông tin hộ tịch của cá nhân được đăng ký hoặc có sự thay đổi, điều chỉnh đều được cập nhật, lưu vết vào bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử.

2. Trường hợp bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân được thiết lập thông qua việc đăng ký khai sinh mới trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung thì bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân được cập nhật tự động.

Trường hợp thiết lập bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân thông qua đăng ký các việc hộ tịch khác không phải đăng ký khai sinh hoặc thông qua việc số hóa Sổ hộ tịch theo quy định tại Điều 10 của Thông tư này, thì công chức làm công tác hộ tịch có trách nhiệm sử dụng các chức năng tiện ích trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thông qua số định danh cá nhân, cập nhật thông tin của công dân vào bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân. Trường hợp chưa có số định danh cá nhân thì căn cứ vào các thông tin cơ bản của cá nhân như số chứng minh nhân dân, họ, chữ đệm, tên, giới tính, ngày, tháng, năm sinh, họ, chữ đệm, tên, năm sinh của cha, mẹ để xác định số định danh cá nhân, bảo đảm bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân không bị trùng lặp.

3. Sau khi cập nhật bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân theo quy định tại Khoản 2 Điều này và nhận được số định danh cá nhân, cơ quan đăng ký hộ tịch căn cứ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thực hiện ghi bổ sung số định danh cá nhân vào mục số định danh cá nhân trong Sổ đăng ký khai sinh. Trường hợp Sổ đăng ký khai sinh trước đây không có mục số định danh cá nhân thì ghi vào cột Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh, ghi rõ căn cứ: “bổ sung số định danh cá nhân từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử” và thực hiện ký, đóng dấu; đính kèm bản chụp trang Sổ đăng ký khai sinh tương ứng đã có nội dung ghi bổ sung vào bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử của cá nhân trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

4. Trường hợp Giấy khai sinh bản chính của công dân được cấp từ sau ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng chưa có số định danh cá nhân, công dân có yêu cầu bổ sung thì cơ quan đăng ký hộ tịch căn cứ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc Căn cước công dân hoặc văn bản thông báo số định danh cá nhân được cấp hợp lệ để bổ sung thông tin hộ tịch theo quy định.

Điều 12. Điều chỉnh thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Thông tin hộ tịch của cá nhân đã được đăng ký, lưu chính thức trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thuộc bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử của cá nhân chỉ được điều chỉnh trong các trường hợp sau đây:

a) Cá nhân được cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

b) Trường hợp phát hiện thông tin của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có sai lệch với hồ sơ đăng ký hộ tịch, thì cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm báo cáo cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cấp trên thông qua chức năng tiện ích trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung và chỉ được điều chỉnh khi cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cấp trên cho phép.

2. Thủ trưởng cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc cá nhân được phân quyền có trách nhiệm kiểm tra thông tin, hồ sơ trước khi quyết định và chịu trách nhiệm về việc cho phép điều chỉnh thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Điều 13. Xóa dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Trường hợp nhận được bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc thu hồi, hủy bỏ giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch, nội dung đăng ký trong Sổ hộ tịch, cơ quan đăng ký hộ tịch đã thực hiện việc đăng ký hộ tịch có trách nhiệm lập đề nghị xóa dữ liệu hộ tịch điện tử tương ứng trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thông qua các chức năng, tiện ích được cung cấp trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

2. Đề nghị xóa dữ liệu hộ tịch điện tử gồm các thông tin sau đây:

a) Thông tin về loại việc hộ tịch đã đăng ký, cơ quan đăng ký, số, ngày, tháng, năm đăng ký, thông tin cụ thể cần xóa;

b) Lý do, căn cứ đề nghị xóa;

c) Bản sao điện tử của bản án, quyết định về việc thu hồi, hủy bỏ giấy tờ hộ tịch của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

3. Cơ quan được giao trực tiếp quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thuộc Bộ Tư pháp có trách nhiệm xem xét, phê duyệt các đề nghị xóa dữ liệu hộ tịch điện tử hợp lệ trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung. Dữ liệu hộ tịch bị xóa không còn giá trị pháp lý nhưng vẫn được lưu vết trên bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử của cá nhân, được khai thác, sử dụng khi cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.

Cơ quan được giao trực tiếp quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thuộc Bộ Tư pháp có thẩm quyền cho phép khôi phục lại dữ liệu hộ tịch điện tử trước khi điều chỉnh, xóa bỏ nếu có văn bản, quyết định có hiệu lực pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép khôi phục lại.

Điều 14. Trách nhiệm thi hành

1. Cơ quan đăng ký hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch có trách nhiệm cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin hộ tịch đã được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; tạo lập, cập nhật bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử của cá nhân thông qua các chức năng, tiện ích được cung cấp bởi Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

2. Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, dự trù ngân sách, bảo đảm trang thiết bị, cơ sở hạ tầng cho việc số hóa Sổ hộ tịch, xây dựng, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến phù hợp với mức độ triển khai dịch vụ công trực tuyến tại địa phương.

3. Trong thời gian chưa thực hiện xong việc số hóa Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử chưa vận hành thống nhất, chưa kết nối, khai thác được dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; cơ quan có thẩm quyền giải quyết các thủ tục hành chính liên thông theo quy định tại Khoản 4 Điều 3 Thông tư này chưa kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, nếu người yêu cầu không cung cấp được bản sao điện tử, bản điện tử giấy tờ hộ tịch đối với các việc hộ tịch không yêu cầu phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch khi nhận kết quả, thì cơ quan đăng ký hộ tịch tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch theo quy định tại Khoản 5 Điều 12 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP , cấp giấy tờ hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh, bản sao trích lục hộ tịch theo biểu mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 04/2020/TT-BTP , thực hiện ký số theo quy định của Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

Điều 15. Hiệu lực thi hành3

1. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 18 tháng 02 năm 2022.

2. Ủy ban nhân dân các cấp và các cơ quan có liên quan chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này.

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị Ủy ban nhân dân, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan, tổ chức, cá nhân kịp thời phản ánh về Bộ Tư pháp để có hướng dẫn./.

Nơi nhận: - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Văn phòng Chính phủ (để đăng Công báo); - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Bộ trưởng (để báo cáo); - Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp; - Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (để đăng tải); - Cục Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật - Bộ Tư pháp; - Lưu: VT, HTQTCT (02b).

XÁC THỰC VĂN BẢN HỢP NHẤT KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Mai Lương Khôi

---

1 Thông tư số 03/2023/TT-BTP sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04 tháng 01 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến có căn cứ ban hành như sau:

“Căn cứ Luật Hộ tịch ngày 20 tháng 11 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 98/2022/NĐ-CP ngày 29 tháng 11 năm 2022 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

Căn cứ Nghị định số 42/2022/NĐ-CP ngày 24 tháng 6 năm 2022 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính; Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2023 của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân; Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực;

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư số 01/2022/TT- BTP ngày 04 tháng 01 năm 2022 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ- CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến.”

2 Khoản này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 1 Điều 1 của Thông tư số 03/2023/TT-BTP sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04 tháng 01 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến, có hiệu lực kể từ ngày 02 tháng 8 năm 2023.

3 Điều 2 của Thông tư số 03/2023/TT-BTP sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư số 01/2022/TT- BTP ngày 04 tháng 01 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến, có hiệu lực kể từ ngày 02 tháng 8 năm 2023 quy định như sau:

“Điều 2. Trách nhiệm tổ chức thực hiện và hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 02 tháng 8 năm 2023.

2. Hồ sơ đăng ký hộ tịch đã tiếp nhận trước ngày Thông tư này có hiệu lực mà chưa giải quyết xong thì tiếp tục được giải quyết theo quy định của Thông tư số 01/2022/TT-BTP .

3. Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp, Giám đốc Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị Ủy ban nhân dân, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan, tổ chức, cá nhân kịp thời phản ánh về Bộ Tư pháp để nghiên cứu, hướng dẫn. ”

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF JUSTICE -------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 4510/VBHN-BTP	Hanoi, September 27, 2023

CIRCULAR

ON ELABORATION OF DECREE NO. 87/2020/ND-CP DATED JULY 28, 2020 ON ELECTRONIC CIVIL STATUS DATABASE, ONLINE CIVIL REGISTRATION

Circular No. 01/2022/TT-BTP dated January 4, 2022 of the Minister of Justice on elaboration of Decree No. 87/2020/ND-CP dated July 28, 2020 of the Government on electronic civil status database and online civil registration, effective from February 18, 2022, amended by:

Circular No. 03/2023/TT-BTP dated August 2, 2022 of the Minister of Justice on amendments to Circular No. 01/2022/TT-BTP dated January 4, 2022 of the Ministry The Minister of Justice on elaboration of Decree No. 87/2020/ND-CP dated July 28, 2020 of the Government regulating the electronic civil status database and online civil registration, coming into force as of August 2, 2023.

Pursuant to the Law on Civil Status No. 60/2014/QH13 dated November 20, 2014;

Pursuant to Decree No. 87/2020/ND-CP dated July 28, 2020 on electronic civil status database, online civil registration;

Pursuant to Government's Decree No. 96/2017/ND-CP dated August 16, 2017 on functions, tasks, powers, and organizational structure of the Ministry of Justice;

Pursuant to Decree No. 30/2020/ND-CP dated March 5, 2020 of the Government on clerical work;

...

...

...

Pursuant to Decree No. 47/2020/ND-CP dated April 9, 2020 of the Government on management, connection and sharing of digital data of regulatory agencies;

Pursuant to Decree No. 61/2018/ND-CP dated April 23, 2018 of the Government on single window and interlinked single window in handling administrative procedures; Decree No. 107/2021/ND-CP dated December 6, 2021 of the Government on amendments to Decree No. 61/2018/ND-CP dated April 23, 2018 of the Government on single window and interlinked single window in handling administrative procedures;

At the request of the Director of the Department of Civil Status, Nationality and Authentication;

The Minister of Justice promulgates a Circular on elaboration of Decree No. 87/2020/ND-CP dated July 28, 2020 of the Government regulating the electronic civil status database, online civil registration.

Article 1. Scope

This Circular elaborates Decree No. 87/2020/ND-CP dated July 28, 2020 of the Government on electronic civil status database and online civil registration (hereinafter referred to as Decree No. 87/2020/ND-CP) on the management, utilization, and use of the electronic civil status database, connection and sharing of information with the National Population Database and other databases; online civil registration process; civil status confirmation; issuance, instructions for use, and management of electronic civil status documents.

Article 2. Regulated entities

1. Ministries, ministerial-level agencies, Governmental agencies, and other regulatory agencies that connect, share, utilize, and use the electronic civil status database.

2. People's Committees at all levels, domestic civil registries and diplomatic missions and consular agents of the Socialist Republic of Vietnam (hereinafter referred to as overseas missions).

...

...

...

Article 3. Connection and sharing of information between the Electronic Civil Status Database and the National Population Database, National Insurance Database, other databases, and National Public Service Portal, Public Service Portal, and Provincial Single-Window E-system

Connection and sharing of information between the Electronic Civil Status Database and the National Population Database, National Insurance Database, other databases, and National Public Service Portal, Public Service Portal, and Provincial Single-Window E-system, electronic information systems serving administrative procedures are set out in Article 10, Article 11 of Decree No. 87/2020/ ND-CP, and the following instructions:

1. The connection and sharing of information between the Electronic Civil Status Database and the National Population Database, National Insurance Database, and other databases; National Public Service Portal; Public Service Portal, Provincial Single Window E-system, and electronic information systems to handle online civil registration procedures are implemented through an national integrated and sharing platform or other connection methods on the basis of written agreements between the Ministry of Justice and agencies that manage databases and electronic information systems, in compliance with Decree No. 47/2020/ND-CP dated April 9, 2020 of the Government on management, connection, and sharing of digital data of regulatory agencies, guidance from the Ministry of Information Technology and Communications.

2. Electronic Civil Status Database connects, shares, and provides information as prescribed in Clause 2, Article 10 of Decree No. 87/2020/ND-CP for the National Population Database as soon as the civil registry registers it in the Civil Status Register and officially saves it in the Electronic Civil Status Database. If technical difficulties prevent the database from connecting or sharing information at the time of registration, the database management agency will coordinate and take corrective action within five business days. The record date for information is calculated from the time of registration in the Civil Status Register.

3. When personal civil status information is adjusted or supplemented in the Electronic Civil Status Database, it is immediately updated and shared with the National Population Database using the utility functions provided in the shared civil registration software. It is the authoritative source for updating other databases when connected and shared, ensuring that information is consistent, synchronized, and accurate.

4. Upon receiving and processing requests for online connection of the following procedures: Upon receiving and processing requests for online connection of the following civil registration procedures: birth registration, permanent residence registration, issuance of health insurance cards to children under 6 years old, death registration, and deletion of permanent residence registration, the civil registry shall electronically transfer copies of birth certificates and death declaration extracts with corresponding electronic records to the competent authority, through the shared civil registration software, for residence registration, issuance of health insurance cards, and settlement of claims for survivor benefits, funeral expense support, and funeral support, in accordance with the law.

Article 4. Principles for processing information in the Electronic Civil Status Database

1. If an individual is registered as born after January 1, 2016, his/her personal identification number is issued at the time of registration, and his/her information registered in the Electronic Civil Status Database is then entered into the National Population Database, then his/her information can only be adjusted in accordance with Clause 1, Article 12 of this Circular.

If it is necessary to amend or cancel the legal value of birth information, resulting in the need to reissue or cancel the personal identification number, the agencies responsible for the Electronic Civil Status Database and the National Population Database shall coordinate and take corrective action. Once complete, the processing results shall be updated and saved in the Electronic Civil Status Database, and synchronized with the National Population Database.

...

...

...

All adjustments to information must be recorded with the legal basis, the decision-maker, the implementer, the date and time, and the content of the adjustment.

3. If any citizen information in other databases differs from the information in the Electronic Civil Status Database or National Population Database, the information in the Electronic Civil Status Database and National Population Database shall be the authoritative source for adjusting the citizen information in other databases.

If certain documents prove that information in another database predates the information in the Electronic Civil Status Database, the management agencies of the two databases shall discuss and resolve the discrepancy. If evidence exists to establish that information in the Electronic Civil Status Database is inaccurate, the person with the inconsistent information shall be assisted in correcting their civil status in accordance with the law.

Article 5. Level of online civil registration

1. Civil registries shall receive and process requests for online civil registration in accordance with the level of implementation of online public services in provinces of Vietnam and overseas missions.

2. A list of civil registries that cannot receive and process online civil registration requests shall be officially announced on the National Public Service Portal, the Ministry of Justice's website, the Ministry of Foreign Affairs' website on consular work, and provincial single window websites.

Article 6. Submitting, receiving, and giving processing results of online civil registration

The submission, receipt, and processing of online civil registration applications are carried out in accordance with Article 12 of Decree No. 87/2020/ND-CP and the following instructions:

1. Copies of documents attached to online civil registration applications must be clear, complete, and accurate, and must be captured using a camera, phone, or other electronic device from legally issued, valid documents. Documents issued by a foreign competent authority must be consularized and translated into Vietnamese in accordance with regulations, unless exempt from consularization.

...

...

...

2. Applicants may use electronic copies of documents required to be attached to online civil registration applications, or electronic copies of civil status documents that are already available.

Applicants with a personal identification number are not required to attach a copy of identification documents or proof of residence to their online civil registration application. The civil registry shall use information from the Electronic Civil Status Database and the National Population Database based on the applicant's personal identification number.

3. Upon receiving the online application, the civil registrar shall verify the information in the application and return the completed electronic form to the applicant by email or digital device. The applicant must review the electronic form for accuracy and completeness within one working day.

If the applicant confirms the accuracy and completeness of the electronic form or does not respond by the deadline, the civil registrar shall process the application.

4. Civil registration procedures after receiving online civil registration applications are conducted in accordance with the Law on Civil Status, Decree No. 123/2015/ND-CP dated December 15. November 2015 of the Government on elaboration of the Law on Civil Status, Article 12, Article 13 of Decree No. 87/2020/ND-CP and Circular No. 04/2020/TT-BTP dated May 28, 2020 of the Minister of Justice on elaboration of the Law on Civil Status and Decree No. 123/2015/ND-CP (hereinafter referred to as Circular No. 04/2020/TT-BTP).

5. Online civil registration results are returned in accordance with Clauses 4 and 5 of Article 12 of Decree No. 87/2020/ND-CP and the following instructions:

a) For civil status events requiring the applicant's presence at the civil registry, applicants must present identification documents to receive the results on the appointment date; they also have to submit or present original documents that have been sent as copies in the online civil registration application so that the civil registry will retain the records or compare the documents in accordance with the civil status law, except for electronic copies (if any).

b) If a civil registration applicant fails to provide the documents required in subsection (a), or if the submitted documents are erased, modified, or falsified, the competent civil registry shall cancel the civil registration results.

Article 7. Issuance of civil status extracts

...

...

...

2. If the information in Clause 1 of this Article is insufficient, the applicant must provide basic information in the civil status document to facilitate the search.

For example:

- If an applicant requests a marriage extract but cannot provide the marriage certificate number or date of marriage registration, the applicant must provide the surnames, middle names, first names, and dates of birth of the spouses.

- If an applicant requests a copy of a birth certificate but cannot provide the certificate number or date of birth registration, the applicant must provide the surnames, middle names, first names, and dates of birth of the child and the child’s parents.

3. The civil registry shall refuse an application for a copy of a civil status extract or birth certificate if the applicant provides incomplete or inaccurate information, and the information cannot be retrieved.

Article 8. Confirmation of personal civil status information

1. Competent civil registries as prescribed in Clause 2, Article 13 of Decree No. 87/2020/ND-CP shall, based on the Electronic Civil Status Database, Civil Status Registers, and civil registration records, issue civil status confirmation documents to individual applicants in the following cases:

a) Confirm the civil status event of an individual, including changes to the registration content authorized by a competent state agency, changes to the civil status or ethnicity re-determination of Vietnamese citizens, or documentation to the Civil Status Register resolved by a competent foreign agency, and changes to the individual's civil status according to judgments and decisions of competent regulatory agencies.

For example:

...

...

...

- Confirm the birth information of an individual whose ethnicity has been redetermined or whose Vietnamese nationality has been relinquished.

If an individual's civil status has not changed, the civil registry will not issue a civil status confirmation document. Instead, the civil registry will direct the applicant to apply for a copy of their birth certificate or civil status extract, unless a competent agency requests a written confirmation to resolve a case related to that applicant.

b) Confirm various civil status information of the individual.

For example:

- Confirm all civil status information of an individual, including birth registration; marriage registration; change to or correction of civil status, ethnicity re-determination; paternity and maternity establishment; guardianship; death registration, etc.

- Confirm information about a number of registered civil status events such as: birth registration; paternity and maternity establishment; adoption; marriage, documentation of marriage in the Civil Status Register, etc.

c) Confirm that an individual's civil status information is inconsistent, remains uncorrected, and not covered by Clause 1, Article 4, and their electronic civil status records are not available as prescribed in Article 11 of this Circular.

For example:

- A person’s birth certificate states their name as Tran Van Q, born 1963, while their marriage certificate states their name as Tran Manh Q, born 1963;

...

...

...

d) Applicants must attach photocopies or electronic copies of required documents to prove their civil status information. In case verification is needed, the civil registry shall request police and other relevant agencies for verification according to Clause 3, Article 13 of Decree No. 87/2020/ND-CP. If the verification result does not contain any information or is inconsistent with the applicant's documentation, the civil registry will refuse to issue a civil status confirmation document.

dd) A civil status confirmation document issued at an individual's request must clearly and fully state the content and date of initial registration, as well as the content, basis, and date of any changes or corrections to civil status information up to the date of issuance of the confirmation document.

2. The civil registry shall, based on the Electronic Civil Status Database, Civil Status Register, a civil registration application, and authority of a corporate applicant, issue a civil status confirmation document to the corporate applicant in the following cases:

a) Confirm a civil status event or several civil status events of an individual that has/have been registered.

For example:

- Confirm the birth registration of Mr. Nguyen Van A;

- Confirm birth registration, documentation of civil status changes according to judgments or decisions of competent regulatory agencies (divorce judgment/decision, paternity or maternity establishment, decision on renunciation Vietnamese nationality, etc.);

- Confirm all civil status information of a person (including all civil status events of that person from birth, marriage, to death registration, etc. that have been... registered and kept in the Electronic Civil Status Database).

b) Confirm civil status information of multiple individuals.

...

...

...

- Confirm birth registration of all children of a couple;

- Confirm birth registration for those who were born in 2020, residing in Ward A.

c) At the request of the corporate applicant and based on their authority, a civil status confirmation document may clearly and fully state the content and date of initial registration, as well as the content, basis, and date of any changes or corrections to the information up to the date of issuance of the confirmation document, or it may only confirm the civil registration information (number, date, registry), or it may only confirm the registered civil status statistics.

For example:

- Upon request of an investigation agency to verify the civil status information of an individual for investigation, verification, or proceedings, the civil registry shall issue a document confirming all civil status information of the registered individual, clearly stating the full content, date, initial civil registration, and subsequent changes or corrections up to the date of confirmation.

- To confirm Mr. Nguyen Van A's marriage registration for the prosecution agency's inspection and settlement of a divorce or other civil dispute, the civil status confirmation document only needs to confirm that Mr. Nguyen Van A is married and provide the marriage certificate number, date, and registry.

- To confirm information for the school or education authority's inspection and assessment of school attendance rates, the civil status confirmation document may provide statistics on the number of children by area of residence and year of birth, or a list of children with birth registration information (birth certificate number, date, and registry), as requested.

3. When issuing a civil status confirmation document at the request of an organization or individual, the civil registry must comply with legal regulations on protecting privacy, family secrets, and the honor and reputation of individuals.

4. A civil status confirmation document issued under Article 1(a), (b), or (c) has the same legal value as civil status documents and can be used to prove civil status information when an individual conducts administrative procedure or participates in other civil transactions in accordance with the law.

...

...

...

1. Issued together with this Circular:

a) Forms: Civil status confirmation; application for civil status confirmation; death notice (Appendix 1);

b) Content of integrated interactive electronic civil status forms, for online civil registration (Appendix 2);

c) Samples of electronic copies of civil status documents (Appendix 3).

2. The legal value of electronic copies of civil status documents is set out in Clause 6, Article 12 of Decree No. 87/2020/ND-CP, and the following instructions:

a) Electronic copies of civil status documents are as valid as paper civil status documents in online transactions and administrative procedures, and can replace paper civil status documents when carrying out civil registration procedures in person at civil registries.

b) The QR code on an electronic copy of a civil status document links to the data and image format of the corresponding civil status document in the Electronic Civil Status Database. This QR code can be used to verify the accuracy, validity, and detailed information of the civil status document in the Electronic Civil Status Database.

c) Individuals, agencies, and organizations can verify the accuracy, expiration date, and updated information of electronic copies of civil status documents by scanning the QR codes.

Article 10. Digitization of Civil Status Registers

...

...

...

2. Responsibilities for implementing digitalization:

a) The Consular Department, Ministry of Foreign Affairs, and overseas missions are responsible for digitizing Civil Status Registers registered at the overseas missions. The Consular Department, Ministry of Foreign Affairs is responsible for the accuracy and legal validity of civil status information digitized from Civil Status Registers registered at overseas missions.

b) The Department of Justice is responsible for developing a digitalization plan for locally registered and stored civil status registers, submitting it to the Provincial People's Committee for approval and implementation, and ensuring the accuracy and legal validity of civil status information digitized from locally registered and archived civil status registers.

c) Committee Divisions of Justice of districts, towns, provincial cities, cities affiliated to centrally affiliated cities (hereinafter referred to as districts); People's Committees of communes, wards, and towns (hereinafter referred to as communes) are responsible for coordinating with the Department of Justice in digitizing and ensuring the accuracy and legal validity of civil status information digitized from locally registered and archived civil status registers.

3. The process of digitizing civil status data is carried out according to technical documents guided by the Ministry of Justice. The agency responsible for digitizing the Civil Status Register must ensure accuracy and completeness before approving and officially updating data into the Electronic Civil Status Database.

4. The digitization of Civil Status Registers must comply with regulations on protecting privacy, family secrets, and relevant legal regulations, ensuring confidentiality and information security.

Article 11. Creating and updating e-civil status records

1. Each individual has a unified and unique e-civil status record in the Electronic Civil Status Database, linked to their personal identification number. All civil status information for registered individuals, as well as any subsequent changes or corrections, is updated and recorded in this record.

2. In case an e-civil status record is established through new birth registration on the shared civil registration software, this record is updated automatically.

...

...

...

3. Once the electronic civil status record is updated as prescribed in Clause 2 of this Article and the personal identification number is received, the civil registry will add the personal identification number to the personal identification number section in the birth registration book based on the Electronic Civil Status Database. If the previous birth registration book does not contain a personal identification number, write it in the "Notes" column of the birth registration book, clearly stating the basis as "addition of personal identification number from the Electronic Civil Status Database" and bear corresponding signatures and seals. Attach a photocopy of the corresponding birth registration page, with the additional information recorded in the individual's e-civil status record in the Electronic Civil Status Database.

4. The civil registry will, based on the Electronic Civil Status Database or citizen identification card or validly issued written notification of personal identification number, supplement civil status information in accordance with regulations.

Article 12. Amendments to the Electronic Civil Status Database

1. Civil status information of an individual that has been officially registered and kept in the Electronic Civil Status Database in the e-civil status record can only be amended in the following cases:

a) The civil registry authorizes that individual to make changes or corrections to their civil status information, redetermine their nationality, record in the Civil Matter Register that a Vietnamese citizen's civil status has been resolved by a competent foreign agency, and change their civil status according to a judgment or decision of a competent regulatory agency.

b) If an individual's information in the Electronic Civil Status Database is inconsistent with the civil registration application, the civil registry must report the discrepancy to the superior management agency of the Electronic Civil Status Database through the shared civil registration software. The discrepancy can only be corrected with the permission of the superior management agency.

2. The head of the Electronic Civil Status Database management agency or authorized individual must review information and records before making a decision on whether to allow changes to information in the Electronic Civil Status Database.

Article 13. Deletion of e-civil status data

1. If the civil registry receives a legally binding judgment or decision from a competent state agency revoking or canceling the legal validity of a civil status document or content registered in the Civil Status Register, the civil registry that previously performed civil registration must request that the corresponding electronic civil status data in the Electronic Civil Status Database be deleted through the shared civil registration software.

...

...

...

a) Types of civil status event, registry, registration number, date of registration, and specific information to be deleted;

b) Reasons and grounds for requesting deletion;

c) Electronic copy of the judgment or decision on revocation or cancellation of civil status document of the competent state agency.

3. The Electronic Civil Status Database management agency under the Ministry of Justice must review and approve requests to delete valid electronic civil status data from the shared civil registration software. Deleted civil status data no longer has legal validity, but it remains recorded in the individual's electronic civil status record and can be used to issue corresponding civil status confirmation documents.

The Electronic Civil Status Database management agency under the Ministry of Justice may restore deleted electronic civil status data if there is a legally binding document or decision from a competent state agency authorizing restoration.

Article 14. Implementation

1. Civil registries and civil registrars shall promptly, fully, and accurately update registered civil status information in the Electronic Civil Status Database, and create and update e-civil status records of individuals using the shared civil registration software.

2. The Departments of Justice, the Divisions of Justice, and the Commune People's Committees shall develop plans and budget estimates, and ensure the availability of equipment and infrastructure, for the digitization of civil status registers, the creation and maintenance of the Electronic Civil Status Database, and the provision of online civil registration services, in accordance with the level of implementation of online public services in the locality.

3. Despite the incomplete digitization of civil status registers, the inconsistent operation and linkage of the Electronic Civil Status Database to the National Population Database, and the failure of competent authorities responsible for interconnected administrative procedures (as specified in Clause 4, Article 3 of this Circular) to connect or share data with the Electronic Civil Status Database, if applicants fail to provide electronic copies or electronic copies of the civil status documents for civil status events that do not require in-person registration, civil registries shall may issue civil status documents, copies of birth certificates, civil status extracts to corresponding applications under Clause 5 Article 12 of Decree No. 87/2022/ND-CP, using forms in Circular No. 04/2020/TT-BTP, and even use digital signatures to validate the authenticity of documents as prescribed in Circular No. 41/2017/TT-BTTTT dated December 19, 2017 of the Minister of Informational Technology and Communications.

...

...

...

1. This Circular comes into force as of February 18, 2022.

2. People's Committees at all levels and relevant agencies shall implement this Circular.

Difficulties which may arise in connection with this Circular should be reported to the Ministry of Justice for further guidance./.

AUTHENTICATION OF CONSOLIDATED DOCUMENT

PP. MINISTER
DEPUTY MINISTER




Mai Luong Khoi