|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH QUẢNG NGÃI
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
57/2014/QĐ-UBND
|
Quảng Ngãi,
ngày 10 tháng 11 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ TRAO ĐỔI, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRÊN MÔI TRƯỜNG
MẠNG TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NGÃI
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ
ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29
tháng 6 năm 2006; Căn cứ Luật giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10
tháng 4 năm 2007 của Chính phủ Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của
cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và
Truyền thông tại Tờ trình số 730/TTr- STTTT ngày 08 tháng 10 năm 2014 về việc
ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về trao đổi, quản lý văn bản điện tử
trên môi trường mạng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi
và Báo cáo thẩm định số 134/BC-STP ngày 22 tháng 8 năm 2014 của Giám đốc Sở Tư
pháp,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy định về trao đổi, quản lý văn bản điện tử trên môi trường mạng
trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi.
Điều 2. Quyết định này có hiệu
lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các
huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành
Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Lê Viết Chữ
|
VỀ TRAO ĐỔI, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRÊN MÔI TRƯỜNG
MẠNG TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 57/2014/QĐ-UBND ngày 10 tháng 11 năm 2014
của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi)
QUY ĐỊNH CHUNG
1. Quy định này quy định chi tiết
nội dung, quy trình xử lý, trao đổi, lưu trữ văn bản điện tử trên môi trường mạng
trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi.
2. Các văn bản thuộc dạng mật hoặc
không được phép phát hành, trao đổi trên môi trường mạng không thuộc phạm vi điều
chỉnh của Quy định này.
1. Quy định này áp dụng đối với
các cơ quan, đơn vị quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh, bao gồm: Các cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và
các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc tỉnh Quảng Ngãi (sau đây gọi tắt là cơ
quan, đơn vị).
2. Công chức, viên chức đang làm
việc tại các cơ quan, đơn vị quy định tại Khoản 1 Điều này; khuyến khích các tổ
chức đoàn thể tham gia và áp dụng Quy định này trong việc trao đổi, quản lý văn
bản điện tử.
Trong Quy định này, các từ ngữ dưới
đây được hiểu như sau:
1. Hồ sơ điện tử là tập hợp các
văn bản điện tử có nội dung liên quan đến một công việc, sự vụ.
2. Phần mềm quản lý văn bản và điều
hành (QLVBĐH): Một ứng dụng công nghệ thông tin được sử dụng để quản lý văn bản,
tạo lập hồ sơ công việc và tạo ra cơ sở dữ liệu điện tử về trao đổi và xử lý
văn bản qua môi trường mạng bao gồm: tiếp nhận, quản lý văn bản đến, tiến trình
xử lý, phát hành văn bản đi, quản lý, lưu trữ hồ sơ công việc và báo cáo thống
kê.
NỘI DUNG TRAO ĐỔI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
1. Giá trị pháp lý văn bản điện tử:
Thực hiện theo quy định tại Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4
năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan nhà nước.
2. Hình thức trình bày văn bản:
a) Thể thức kỹ thuật trình bày
văn bản theo quy định của pháp luật hiện hành.
b) Sử dụng bộ mã ký tự và mã hóa
tiếng Việt theo tiêu chuẩn Unicode TCVN 6909:2001 để thể hiện nội dung trong
văn bản điện tử.
c) Định dạng văn bản điện tử được
thực hiện theo quy định tại các điểm 3.4, 3.5 và 3.7 Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật
về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước ban hành kèm theo Thông
tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và
Truyền thông, cụ thể:
- Các tài liệu văn bản có định dạng:
*.txt, *.rtf, *.doc; *.docx, *.odt.
- Các tài liệu bảng tính có định
dạng: *.csv, *.xls, *.xlsx, *.ods.
- Các tài liệu chỉ đọc có định dạng
*.pdf.
- Các tài liệu đồ họa, đồ thị, đồ
họa phục vụ quản lý chuyên ngành.
3. Từng bước triển khai ứng dụng
chữ ký số nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi tài liệu, văn bản hành chính dạng
bản giấy (có chữ ký và đóng dấu) bằng hình thức gửi văn bản điện tử được xác thực
bằng chữ ký số qua mạng.
4. Văn bản điện tử được xác thực
bằng chữ ký số phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về giao dịch
điện tử. Các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số
và gửi qua môi trường mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy (ngoại trừ các
tài liệu, văn bản theo quy định phải lưu trữ bản giấy tại cơ quan nhận văn bản).
Việc gửi và nhận văn bản điện tử
tuân thủ theo các Điều 16, 17, 18, 19, 20 Luật Giao dịch điện tử và thỏa mãn
theo quy định cụ thể của mỗi giao dịch trao đổi văn bản điện tử trên môi trường
mạng.
1. Trao đổi văn bản điện tử trong
nội bộ cơ quan nhà nước:
a) Các cơ quan, đơn vị đã được
trang bị Hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải sử dụng đầy đủ các tính
năng, chức năng để trao đổi, luân chuyển văn bản nội bộ và công tác chỉ đạo, điều
hành của lãnh đạo cơ quan, đơn vị qua hệ thống. Các cơ quan, đơn vị chưa được
trang bị phải tăng cường công tác trao đổi văn bản điện tử qua các hệ thống
khác, hệ thống “Một cửa điện tử” hoặc hệ thống Thư điện tử công vụ.
b) Các cơ quan, đơn vị xây dựng
quy định, quy trình chi tiết để việc trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ
quan, đơn vị đảm bảo hiệu quả, an toàn, thực thi một cách toàn diện và đúng với
mục đích sử dụng của từng hệ thống thông tin.
2. Trao đổi văn bản điện tử trên
môi trường mạng giữa các cơ quan nhà nước:
a) Các hệ thống thông tin phục vụ
trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước bao gồm: Hệ thống Quản lý
văn bản và điều hành, hệ thống “Một cửa điện tử”, hệ thống Thư điện tử công vụ,
hệ thống Cổng thông tin điện tử hoặc Trang Thông tin điện tử của các cơ quan
nhà nước.
b) Các cơ quan, đơn vị đã được
trang bị Hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải sử dụng tính năng liên
thông để gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị.
c) Đối với các văn bản cần phổ biến
rộng rãi phải được đăng tải, cập nhật trên Cổng Thông tin điện tử hoặc Trang
Thông tin điện tử của các cơ quan, đơn vị.
d) Việc trao đổi văn bản điện tử
giữa các cơ quan, đơn vị phải thực hiện đúng quy trình và phù hợp với chức năng
sử dụng của mỗi hệ thống thông tin, đảm bảo an toàn và thuận tiện trong liên
thông giữa các hệ thống phần mềm.
3. Trao đổi văn bản điện tử giữa
cơ quan nhà nước với các tổ chức, doanh nghiệp và người dân:
a) Các hệ thống thông tin phục vụ
trao đổi văn bản giữa cơ quan, đơn vị với các tổ chức, doanh nghiệp và người
dân bao gồm: Hệ thống “Một cửa điện tử”, hệ thống Thư điện tử công vụ, hệ thống
Cổng Thông tin điện tử hoặc Trang Thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước.
b) Mỗi cơ quan, đơn vị phải có
quy định, quy trình chi tiết về việc trao đổi văn bản điện tử với tổ chức,
doanh nghiệp và người dân để đảm bảo thông tin trao đổi được quản lý chặt chẽ
theo quy định của Nhà nước và phù hợp với chức năng, tính năng sử dụng của từng
hệ thống thông tin. Các quy định, quy trình phải được phổ biến rộng rãi, dễ hiểu,
giúp tổ chức, doanh nghiệp và người dân có thể tiếp cận và khai thác sử dụng có
hiệu quả trên các hệ thống thông tin.
Các văn bản điện tử trao đổi hoàn
toàn trên môi trường mạng không kèm văn bản giấy gồm: Lịch công tác; Giấy mời;
Thông báo; Tài liệu phục vụ các cuộc họp, hội thảo; Báo cáo định kỳ; Chương
trình, kế hoạch của cơ quan, đơn vị; Các tài liệu cần trao đổi trong quá trình
xử lý công việc; Văn bản dự thảo xin ý kiến; Hồ sơ điện tử thủ tục hành chính
liên thông giữa các cơ quan, đơn vị; Văn bản để biết.
1. Các văn bản trao đổi qua môi
trường mạng, đồng thời gửi văn bản giấy qua đường công văn truyền thống gồm:
Văn bản chỉ đạo điều hành; Văn bản quy phạm
pháp luật, Quyết định, Tờ trình,
các loại hồ sơ hành chính, tài chính, hồ sơ thủ tục hành chính, dự án; các văn
bản khác ngoài quy định tại Điều 7 Quy định này.
2. Các văn bản quy định tại Khoản
1 Điều này gửi qua môi trường mạng đã được xác thực bằng chữ ký số do Ban Cơ yếu
Chính phủ cấp thì không phải gửi kèm theo văn bản giấy (ngoại trừ các tài liệu,
văn bản theo quy định phải lưu trữ bản giấy tại cơ quan nhận văn bản như: tài
liệu thực hiện thủ tục hành chính, các quyết định cá biệt, văn bản giải quyết
các công việc cá biệt (kê khai tài sản, kết luận thanh tra, hồ sơ chứng từ tài
chính,...).
3. Các văn bản trình Ủy ban nhân
dân tỉnh xử lý để trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phải gửi kèm hồ sơ điện
tử về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh qua hộp thư điện tử:
[email protected].
QUY TRÌNH TRAO ĐỔI, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
1. Tiếp nhận văn bản qua phần mềm
QLVBĐH
Nhân viên văn thư (sau đây gọi tắt
là Văn thư) của cơ quan, đơn vị, trong giờ làm việc phải thường xuyên truy cập
vào hệ thống phần mềm QLVBĐH để luôn sẵn sàng tiếp nhận văn bản đến qua mạng
máy tính.
a) Trường hợp tiếp nhận văn bản đến
trên hệ thống QLVBĐH từ các cơ quan, đơn vị khác gửi đến qua hệ thống phần mềm:
Văn thư tiến hành kiểm tra chữ ký số, cập nhật thông tin văn bản đến tiếp nhận
vào phần mềm, vào số văn bản đến và chuyển lãnh đạo cơ quan, đơn vị xử lý theo
quy trình xử lý văn bản nội bộ của cơ quan, đơn vị.
b) Cập nhật thông tin văn bản đến
gồm: Số thứ tự (số đến); ngày đến; tác giả (tên cơ quan, tổ chức ban hành); số
và ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành; lĩnh vực; tên loại văn bản và
trích yếu nội dung văn bản; đơn vị hoặc người nhận; mức độ khẩn; số tờ; thời hạn
giải quyết; tệp văn bản đính kèm; họ tên người ký và chức vụ; nơi lưu; ghi chú.
2. Tiếp nhận văn bản đến qua Thư
điện tử công vụ
a) Văn thư trong giờ làm việc phải
thường xuyên truy cập vào Hộp Thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị đã được cấp
để luôn sẵn sàng tiếp nhận văn bản đến trên Hộp Thư điện tử công vụ.
b) Khi nhận văn bản điện tử đến,
Văn thư tiến hành kiểm tra chữ ký số, vào số văn bản, cập nhật thông tin văn bản
đến vào phần mềm QLVBĐH và chuyển lãnh đạo xử lý trên phần mềm hoặc chuyển trực
tiếp đến hộp thư điện tử cá nhân của lãnh đạo theo quy trình xử lý văn bản nội
bộ của cơ quan, đơn vị.
3. Tiếp nhận văn bản, hồ sơ điện
tử qua hệ thống “Một cửa điện tử”
a) Trao đổi văn bản điện tử giữa
cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp, người dân (sau đây gọi chung là
khách hàng): Cơ quan, đơn vị tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính tiến hành tạo lập
hồ sơ điện tử thủ tục hành chính phục vụ cho lưu trữ, xử lý, trao đổi thủ tục
hành chính trên môi trường mạng. Cán bộ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực
hiện việc lập hồ sơ điện tử theo các trường hợp sau đây:
- Trường hợp tiếp nhận hồ sơ được
gửi trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả: Kiểm tra, cập nhật thông
tin hồ sơ thủ tục hành chính lên phần mềm một cửa; chụp (Scan) toàn bộ hoặc một
phần hồ sơ giấy đính kèm vào hồ sơ điện tử (đối với tài liệu không số hóa sẽ được
tổng hợp và gán nhãn theo mã số thủ tục hành chính).
- Trường hợp tiếp nhận hồ sơ điện
tử qua Internet: Xác thực thông tin đăng ký để cập nhật thông tin hồ sơ thủ tục
của khách hàng; cập nhật các văn bản điện tử mà khách hàng đã gửi kèm theo qua
mạng.
b) Trao đổi văn bản điện tử, hồ
sơ điện tử qua hệ thống “Một cửa điện tử” giữa các cơ quan nhà nước tham gia thực
hiện thủ tục hành chính: Đối với cơ quan nhà nước tiếp nhận và xử lý văn bản điện
tử, hồ sơ điện tử giữa các cơ quan, đơn vị được thực hiện theo quy định về giải
quyết thủ tục hành chính điện tử liên thông.
1. Qua hệ thống phần mềm QLVBĐH
a) Văn bản được khởi tạo, xây dựng
tại cá nhân, bộ phận xử lý văn bản điện tử chuyển qua hệ thống phần mềm QLVBĐH
đến lãnh đạo cơ quan, đơn vị để xem xét, phê duyệt.
b) Sau khi văn bản phát hành được
phê duyệt, lãnh đạo cơ quan, đơn vị chuyển Văn thư thực hiện in ấn, trình ký
văn bản giấy, đăng ký số theo quy định của để ban hành.
c) Khi văn bản được ban hành, Văn
thư cập nhật thông tin đầu vào văn bản điện tử, lưu trữ văn bản vào hệ thống phần
mềm và phát hành văn bản qua môi trường mạng; đồng thời gửi văn bản giấy (đã ký
và đóng dấu) kèm theo văn bản điện tử đối với những văn bản theo quy định tại
Điều 8 Quy định này. Việc lưu trữ hồ sơ văn bản giấy tại cơ quan đối với văn bản
phát hành (văn bản đi) thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.
d) Cập nhật thông tin văn bản đi
gồm: Số thứ tự (số đi); ngày đi; tác giả (tên cơ quan, tổ chức ban hành); số và
ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành; lĩnh vực; tên loại văn bản và trích
yếu nội dung văn bản; cơ quan, đơn vị hoặc người nhận; mức độ khẩn; số tờ; thời
hạn giải quyết; tệp văn bản đính kèm; họ tên người ký và chức vụ; nơi lưu; ghi
chú.
2. Qua hệ thống thư điện tử công
vụ
Văn thư tiến hành cập nhật thông
tin văn bản đi được quy định tại điểm d Khoản 1 Điều này; sau đó số hóa (Scan)
văn bản (bản chính được ký, đóng dấu) thành văn bản điện tử định dạng tệp
*.pdf; Văn thư mở Hộp Thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị để phát hành văn
bản đi.
1. Thời điểm gửi một văn bản điện
tử tới cơ quan nhà nước là thời điểm mà văn bản điện tử này nhập vào hệ thống
thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo.
2. Thời điểm nhận một văn bản điện
tử được xác định là thời điểm văn bản điện tử đó được nhập (tự động) vào hệ thống
thông tin của cơ quan, đơn vị tiếp nhận; nếu thời điểm văn bản nhập vào hệ thống
ngoài giờ hành chính thì thời điểm tiếp nhận văn bản điện tử đến, được tính là
thời điểm bắt đầu giờ hành chính kế tiếp.
Các cơ quan, đơn vị nhận văn bản
có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã
nhận được văn bản điện tử sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó.
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
1. Việc lưu trữ văn bản điện tử
phải thực hiện theo quy định tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của pháp luật hiện
hành để bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, dễ dàng quản lý, truy nhập, tìm kiếm
thông tin.
2. Bảo quản văn bản điện tử được
thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ văn bản điện tử.
1. Mỗi cơ quan, đơn vị phải thực
hiện xây dựng danh mục hồ sơ điện tử cơ quan.
2. Căn cứ vào danh mục hồ sơ điện
tử của cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ,
thu thập và cập nhật tất cả văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng.
3. Cần thu thập và cập nhật kịp
thời những nội dung thông tin trong các bài phát biểu, kết luận của lãnh đạo,
tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo... liên quan đến hoạt động của
cơ quan, đơn vị để đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ trong việc tạo lập hồ sơ điện tử
của cơ quan, đơn vị.
4. Các thông tin, dữ liệu phát
sinh trong quá trình trao đổi, xử lý văn bản điện tử phải được cập nhật thống
nhất và phù hợp với quy định sử dụng của mỗi hệ thống thông tin nhằm đảm bảo việc
lưu trữ được thuận lợi.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Các cơ quan, đơn vị khai thác,
sử dụng hiệu quả hệ thống phần mềm QLVBĐH đang triển khai tại cơ quan, đơn vị
trong hoạt động trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng; sử dụng hệ thống
Thư điện tử công vụ của tỉnh vào trao đổi thông tin, văn bản điện tử trong cơ
quan, đơn vị và giữa các cơ quan, đơn vị. Tăng cường sử dụng văn bản điện tử
thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin.
2. Đảm bảo về nội dung, độ chính
xác và bảo mật các thông tin trao đổi trên các hệ thống thông tin đang triển
khai sử dụng tại cơ quan, đơn vị.
3. Đảm bảo các điều kiện hạ tầng
kỹ thuật phục vụ cho việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ cơ
quan, đơn vị; triển khai các biện pháp tổ chức, quản lý và xử lý kỹ thuật để đảm
bảo an ninh, an toàn và bảo mật thông tin trong cơ quan, đơn vị.
4. Ban hành quy định về trao đổi,
xử lý, lưu trữ văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị (chi tiết theo từng
hệ thống thông tin đang sử dụng).
5. Tổ chức triển khai quy định
trao đổi văn bản điện tử đến các đơn vị trực thuộc đối với sở, ban ngành tỉnh, Ủy
ban nhân dân huyện, thành phố.
6. Hướng dẫn, tập huấn về cách thức
trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên các hệ thống thông tin cho các
cán bộ, công chức, viên chức sử dụng chưa thành thạo các phần mềm đang triển
khai. Bố trí công chức, viên chức có trình độ tin học đáp ứng yêu cầu công việc
để duy trì hoạt động trao đổi, quản lý, xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng.
7. Từng bước triển khai số hóa
các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc trao đổi, tra cứu, tìm kiếm và xử
lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng.
8. Ưu tiên bố trí kinh phí để
trang bị hạ tầng kỹ thuật mạng, kinh phí triển khai và duy trì phần mềm QLVBĐH
để thực hiện trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị và liên
thông giữa các cơ quan, đơn vị.
9. Báo cáo tình hình thực hiện định
kỳ 06 tháng, hàng năm hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu, gửi Sở Thông tin và
Truyền thông tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi, chỉ đạo.
1. Kiểm tra, giám sát và đôn đốc
việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị.
2. Tiên phong triển khai sử dụng
trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan, đơn
vị; làm đầu mối trung tâm trong việc sử dụng thư điện tử công vụ phục vụ cho việc
gửi, nhận văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước.
1. Chủ trì, phối hợp với các cơ
quan liên quan tổ chức, hướng dẫn triển khai thực hiện Quy định này.
2. Chủ trì, phối hợp Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc thực hiện Chỉ thị số
34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng
cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Chỉ thị
số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường
sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước và Quy định này
trên phạm vi toàn tỉnh.
3. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, duy
trì, hướng dẫn, giải pháp kỹ thuật vận hành hệ thống QLVBĐH chung của tỉnh; Cổng
Thông tin điện tử tỉnh Quảng Ngãi; lập phương án, biện pháp kỹ thuật khắc phục
sự cố hệ thống, đảm bảo hoạt động ổn định, liên thông, thông suốt, an toàn và bảo
mật thông tin.
4. Đề xuất giải pháp, xây dựng và
tham mưu ban hành các chính sách, quy định nhằm đảm bảo an toàn, an ninh thông
tin trong việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử; tổ chức tập huấn công
tác đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.
5. Chủ trì, phối hợp với các sở,
ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, Ủy ban nhân dân cấp xã, phường,
thị trấn triển khai sử dụng chữ ký số để phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử giữa
cơ quan nhà nước các cấp trên địa bàn tỉnh.
6. Theo dõi, tổng hợp, báo cáo định
kỳ 06 tháng, hàng năm hoặc báo cáo đột xuất Ủy ban nhân dân tỉnh về kết quả thực
hiện Quy định này.
7. Tổ chức tuyên truyền nâng cao
nhận thức về trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà
nước trên Cổng Thông tin điện tử tỉnh Quảng Ngãi, trên các phương tiện truyền
thông.
8. Chủ trì, phối hợp với các cơ
quan, đơn vị sử dụng phần mềm QLVBĐH để triển khai công tác tập huấn, hướng dẫn
sử dụng phần mềm QLVBĐH.
9. Triển khai, hướng dẫn giải
pháp kỹ thuật liên thông giữa các hệ thống QLVBĐH để đảm bảo trao đổi văn bản
điện tử liên thông giữa các cơ quan, đơn vị.
10. Hàng năm, phối hợp với Sở Tài
chính đề xuất, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh phí cho công tác trao
đổi, quản lý văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh.
11. Hàng năm, phối hợp với Sở Nội
vụ đề xuất việc xét thi đua khen thưởng đối với các cơ quan nhà nước triển khai
có hiệu quả và đạt kết quả tốt Quy định này.
1. Phối hợp với Sở Thông tin và
Truyền thông triển khai đào tạo, tập huấn cho Văn thư, cán bộ công chức, viên
chức các cơ quan nhà nước về trao đổi, sử dụng văn bản điện tử.
2. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh
ban hành quy định và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, giao nộp và bảo quản
văn bản điện tử, hồ sơ điện tử.
3. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông
tin và Truyền thông nghiên cứu và tham mưu ban hành tiêu chí đánh giá trong việc
xét thi đua, khen thưởng hàng năm cho các cơ quan nhà nước triển khai thực hiện
tốt Quy định này.
1. Phối hợp với Sở Thông tin và
Truyền thông tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh phí cho công tác quản
lý, sử dụng văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh.
2. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông
tin và Truyền thông và các cơ quan liên quan tham mưu bố trí đủ, kịp thời ngân
sách nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác cho các cơ quan nhà nước để
triển khai và duy trì hoạt động ổn định các hệ thống thông tin.
1. Các cơ quan nhà nước; các cán
bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan, đơn vị có thành tích xuất sắc trong
việc thực hiện Quy định này được xét khen thưởng theo quy định hiện hành của
Nhà nước.
2. Mọi hành vi vi phạm Quy định
này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị kỷ luật, xử lý vi phạm theo quy định
của pháp luật hiện hành.
1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành;
Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan
chịu trách nhiệm thực hiện theo đúng Quy định này.
2. Trong quá trình thực hiện nếu
có vấn đề vướng mắc phát sinh; đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh gửi về Sở
Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết
định./.