|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH CÀ MAU
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
24/2018/QĐ-UBND
|
Cà Mau, ngày 03
tháng 10 năm 2018
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA
CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CÀ MAU
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CÀ MAU
Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày
19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng
12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện
tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền
thông tại Tờ trình số 70/TTr-STTTT ngày 26 tháng 9 năm 2018.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng Hệ
thống thư điện tử công vụ trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn
tỉnh Cà Mau.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 10
năm 2018 và thay thế Quyết định số 26/2009/QĐ-UBND ngày 28 tháng 12 năm 2009 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau ban hành Quy chế mẫu về sử dụng thư điện tử trong
hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh Cà Mau.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin
và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân
các huyện, thành phố Cà Mau; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn
và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- Cục kiểm tra văn bản QPPL - Bộ Tư pháp;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Sở Tư pháp (tự kiểm tra);
- LĐVP UBND tỉnh;
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Phòng: KGVX (Đ88), NC, TH (VIC);
- Lưu: VT, Đ88, M.A08/10.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Thân Đức Hưởng
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CÀ MAU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 24/2018/QĐ-UBND ngày 03 tháng 10 năm 2018 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối
tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về quản lý, sử dụng Hệ thống
thư điện tử công vụ của tỉnh Cà Mau.
2. Các sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện,
thành phố Cà Mau; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và cán bộ, công chức,
viên chức, người lao động hoạt động nghiệp vụ tham gia quản lý, sử dụng Hệ thống
thư điện tử công vụ tỉnh có trách nhiệm thực hiện Quy chế này.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. Thư điện tử là dịch vụ chuyển thư dưới dạng số
qua mạng máy tính, Internet thông qua các hộp thư điện tử.
2. Hệ thống thư điện tử là hệ thống thông tin quản
lý các hộp thư điện tử và thực hiện chuyển thư điện tử.
3. Hộp thư điện tử là hộp thư thuộc Hệ thống thư điện
tử được cấp cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân sử dụng.
4. Tài khoản thư điện tử là thông tin bao gồm địa
chỉ thư điện tử và mật khẩu để truy nhập vào hộp thư điện tử thực hiện gửi và
nhận thư điện tử.
5. Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Cà Mau là hệ
thống thư điện tử do tỉnh thiết lập, duy trì, cung cấp cho các cơ quan, đơn vị
và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan, đơn vị nhà nước
với tên miền là ...@camau.gov.vn và địa chỉ truy nhập trên Internet là
http://mail.camau.gov.vn.
Điều 3. Tiêu chuẩn áp dụng
Sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt, dữ liệu âm thanh,
hình ảnh, tệp tải trao đổi qua hệ thống thư điện tử phải tuân thủ các tiêu chuẩn
về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước, được quy định tại Thông
tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền
thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin
trong cơ quan nhà nước.
Chương II
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ
Điều 4. Quản lý, vận hành Hệ thống
thư điện tử công vụ tỉnh Cà Mau
1. Ủy ban nhân dân tỉnh giao Sở Thông tin và Truyền
thông trực tiếp quản lý Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Cà Mau.
2. Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông là
đơn vị trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông, được giao trực tiếp vận hành Hệ
thống thư điện tử công vụ của tỉnh.
Điều 5. Định dạng địa chỉ hộp
thư điện tử
1. Đối với hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị:
a) Hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị là hộp thư
được cấp cho mỗi cơ quan, đơn vị để sử dụng trao đổi thông tin, văn bản công vụ
với các cơ quan, đơn vị, cá nhân khác;
b) Hộp thư cơ quan, đơn vị có định dạng: < tên
viết tắt của cơ quan, đơn vị>@camau.gov.vn.
2. Đối với hộp thư điện tử của cá nhân:
a) Hộp thư điện tử của cá nhân là hộp thư được cấp
cho từng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo đăng ký của cơ quan,
đơn vị;
b) Hộp thư cá nhân có định dạng: <họ và
tên>.<cơ quan, đơn vị>@camau.gov.vn (trong đó, <họ và tên> được
đặt theo nguyên tắc là họ, tên đệm được viết tắt hợp với tên của cá nhân đó;
<cơ quan, đơn vị> được đặt như điểm b khoản 1 Điều này);
c) Đối với trường hợp nhiều cá nhân có họ, tên đệm
và tên trùng nhau trong cùng một cơ quan, đơn vị, khi cấp phát hộp thư sẽ được
hoán chuyển vị trí thứ tự chữ cái giữa họ, tên đệm và tên. Các trường hợp khác
sẽ do đơn vị vận hành Hệ thống thư điện tử quyết định cấp phát tên hộp thư điện
tử.
Điều 6. Kiểm tra hộp thư điện tử
Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có
trách nhiệm kiểm tra thường xuyên hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị và của cá
nhân được giao sử dụng. Kịp thời nắm bắt, trao đổi thông tin và xử lý công việc,
phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao.
Điều 7. Quản lý, sử dụng hộp
thư điện tử cơ quan, đơn vị
1. Hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị do Thủ trưởng
cơ quan, đơn vị quản lý, phân công cán bộ, công chức, viên chức, người lao động
theo dõi, kiểm tra nội dung hộp thư. Người được giao nhiệm vụ quản lý hộp thư
điện tử phải báo cáo nội dung đã nhận cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị biết để kịp
thời giải quyết công việc.
2. Hàng ngày, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách
nhiệm xem xét, xử lý thông tin nhận được qua hộp thư điện tử.
3. Khi thay đổi vị trí công tác, Thủ trưởng cơ
quan, đơn vị cũ có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ
liệu của hộp thư điện tử cơ quan, đơn vị cho Thủ trưởng mới.
Điều 8. Quản lý, sử dụng hộp
thư điện tử cá nhân
Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động khi được
cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm:
1. Tự quản lý, lưu trữ và chịu trách nhiệm về nội
dung thư điện tử của mình gửi lên mạng; giải quyết công việc cụ thể được phân
công trong hộp thư điện tử.
2. Chấp hành nghiêm quy định tại Quy chế này và
theo hướng dẫn của đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống thư điện tử công vụ.
3. Đổi mật khẩu ban đầu do đơn vị quản lý, vận hành
Hệ thống thư điện tử công vụ cung cấp nhằm bảo mật thông tin. Trường hợp quên mật
khẩu phải báo ngay cho cán bộ phụ trách công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị
để thông báo cho đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống thư điện tử công vụ cấp lại
mật khẩu.
4. Bảo vệ mật khẩu hộp thư điện tử của mình không để
người khác sử dụng; không truy nhập vào hộp thư điện tử của người khác; thực hiện
nghiêm túc các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin theo quy định.
5. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử
không đúng mục đích trong Hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh thông qua địa
chỉ thư điện tử của mình. Không đặt chế độ chuyển thư tự động từ hộp thư điện tử
công vụ được cấp tới hộp thư khác không phải do cơ quan nhà nước cấp.
6. Trong trường hợp cán bộ, công chức, viên chức,
người lao động chuyển công tác sang cơ quan, đơn vị khác thuộc tỉnh hoặc thôi
việc, nghỉ hưu thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải thông báo bằng văn bản cho
đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống thư điện tử công vụ biết để thay đổi hoặc
đóng hộp thư điện tử cá nhân.
7. Khi gặp sự cố có liên quan đến Hệ thống thư điện
tử công vụ phải báo ngay cho cán bộ phụ trách công nghệ thông tin của cơ quan,
đơn vị hoặc báo về đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống thư điện tử công vụ để kịp
thời khắc phục, sửa chữa.
Điều 9. Thông tin được trao đổi
qua Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Các thông tin trao đổi qua Hệ thống thư điện tử
công vụ chỉ để giải quyết công việc hành chính của cơ quan, đơn vị, không được
sử dụng vào mục đích khác.
2. Các loại văn bản, tài liệu, dữ liệu được trao đổi
qua Hệ thống thư điện tử công vụ:
a) Lịch công tác của cơ quan, đơn vị, tài liệu, dữ
liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc hội họp, những văn bản
gửi đến các cơ quan, đơn vị để biết, để báo cáo... (trừ văn bản, tài liệu, dữ
liệu có nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước, văn bản tài liệu, dữ liệu
không thuộc bí mật nhà nước nhưng chỉ được phép lưu hành nội bộ);
b) Khuyến khích tận dụng Hệ thống thư điện tử công
vụ để gửi, nhận các loại văn bản: Thư mời, công văn, báo cáo các cấp, những
thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác.
3. Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Cà Mau đã được
tích hợp trên phần mềm Quản lý văn bản điều hành (VIC) dùng chung của Hệ thống
thông tin Chính quyền điện tử tỉnh Cà Mau, các cơ quan, đơn vị, cá nhân có thể
thực hiện trao đổi thông tin qua chức năng “Mail” trên phần mềm VIC.
4. Đối với các cơ quan, đơn vị không sử dụng phần mềm
VIC hoặc khi gặp sự cố kỹ thuật đối với phần mềm VIC thì thực hiện trao đổi
thông tin theo quy định tại khoản 2 Điều này.
5. Những văn bản được chuyển qua Hệ thống thư điện
tử công vụ phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị
pháp lý tương đương với văn bản giấy. Do đó, trong giao dịch giữa các cơ quan,
đơn vị không phải gửi thêm văn bản giấy (trừ trường hợp pháp luật quy định phải
gửi văn bản giấy).
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 10. Trách nhiệm của Sở
Thông tin và Truyền thông
1. Làm đầu mối, chịu trách nhiệm quản lý, xây dựng,
duy trì thông suốt Hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh.
2. Hướng dẫn, theo dõi và đôn đốc quá trình sử dụng
thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
3. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức, triển
khai các quy định của Chính phủ trong việc sử dụng thư điện tử công vụ.
4. Thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá, báo cáo
tình hình sử dụng Hệ thống thư điện tử của tỉnh theo quy định.
5. Chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền
thông thực hiện các nhiệm vụ:
a) Thực hiện cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện
tử theo quy định; quản trị, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật, kịp thời phát hiện,
xử lý, khắc phục các sự cố để Hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh vận hành
thông suốt, liên tục;
b) Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống
thư điện tử theo chế độ mật; quản lý quyền truy nhập của cán bộ, công chức,
viên chức, người lao động ở các cơ quan, đơn vị sử dụng hộp thư điện tử công vụ;
c) Thực hiện chế độ lưu trữ dự phòng dữ liệu, phòng
chống vi rút, mã độc tấn công Hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh;
d) Hỗ trợ kỹ thuật cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân
trong việc sử dụng hộp thư điện tử;
đ) Báo cáo định kỳ 06 tháng một lần hoặc đột xuất về
tình hình hoạt động của Hệ thống thư điện tử công vụ theo yêu cầu của Sở Thông
tin và Truyền thông.
Điều 11. Trách nhiệm của các
cơ quan, đơn vị
1. Tuân thủ các quy định của pháp luật về an ninh,
an toàn, bảo mật thông tin và quy định tại Quy chế này.
2. Tổ chức đăng ký, sử dụng, quản lý hộp thư điện tử
của cơ quan, đơn vị; lập danh sách yêu cầu khởi tạo hộp thư cho cán bộ, công chức,
viên chức, người lao động (hoặc yêu cầu hủy bỏ, thay đổi thông tin liên quan đến
hộp thư điện tử cán bộ, công chức, viên chức, người lao động) gửi về đơn vị quản
lý, vận hành Hệ thống thư điện tử công vụ.
3. Báo cáo định kỳ 06 tháng một lần hoặc đột xuất
tình hình sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị và của cán bộ, công chức,
viên chức, người lao động theo hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.
4. Khi có sự cố về kết nối, an toàn, bảo mật thông
tin liên quan đến Hệ thống thư điện tử công vụ vượt quá khả năng khắc phục của
cơ quan, đơn vị, phải ghi lại thông tin sự cố, lỗi xảy ra, gửi về đơn vị quản
lý, vận hành để kịp thời phối hợp xử lý, khắc phục sự cố.
Điều 12. Điều khoản thi hành
1. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với
các cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai thực hiện Quy chế này.
2. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu phát
sinh vướng mắc, bất cập, các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Sở Thông tin
và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.