|
UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH KON TUM
------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------
|
|
Số:
22/2009/QĐ-UBND
|
Kon Tum, ngày 18 tháng 03 năm 2009
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUI ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ
DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN
TỈNH.
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON
TUM
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban
nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng
dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06 tháng 10 năm 2005 của Thủ tướng Chính
phủ về việc phê duyệt chiến lược phát triển Công nghệ thông tin và Truyền thông
Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020;
Căn cứ Quyết định số 43/2008/QĐ-TTg ngày 24 tháng 3 năm 2008 của Thủ tướng Chính
phủ về việc phê duyệt kế hoạch ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của
cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ
về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà
nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 82/TTr-STTTT
ngày 05 tháng 3 năm 2009 về việc Phê duyệt Quyết định ban hành Qui định về quản
lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Qui định
về việc quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong các cơ quan hành chính Nhà
nước trên địa bàn tỉnh.
Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định số 25/2005/QĐ-UBND ngày 17/6/2005 của Uỷ
ban nhân dân tỉnh Kon Tum và có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký ban hành.
Điều 3. Các ông (bà): Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở,
Ban, Ngành; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã và các tổ chức, cá nhân
có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Bùi Đức Lợi
|
QUY ĐỊNH
VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN
TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH.
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 22/2009/QĐ-UBND, ngày 18 tháng 3 năm 2009
của UBND tỉnh Kon Tum)
Chương I.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum:
Hệ thống thư điện tử tỉnh Kon Tum là thành phần của hệ thống thông tin điện
tử tỉnh Kon Tum; là thành phần cơ bản của Trung tâm Tích hợp dữ liệu tỉnh được
xây dựng từ Chương trình Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn
2001-2005 (Đề án 112) của tỉnh Kon Tum, là công cụ để cán bộ, công chức, viên
chức (CBCC) thuộc các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh sử dụng để trao đổi
thông tin dưới dạng thư điện tử thông qua mạng internet nhằm phục vụ công tác
chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ được phân công.
Điều 2. Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách
nhiệm:
Tổ chức quản lý khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum;
chịu trách nhiệm về quản lý kỹ thuật hệ thống thư điện tử và các dịch vụ cơ bản
của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh Kon Tum.
Điều 3. Phạm vi áp dụng:
Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị và CBCC tham gia sử
dụng và khai thác hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum.
Chương II.
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN
TỬ
Điều 4. Hệ thống thư điện tử của tỉnh được thiết
lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của tỉnh, gồm:
Trung tâm Tích hợp dữ liệu tỉnh, hệ thống mạng internet của các Sở, Ban,
Ngành; của UBND các huyện, thị xã thuộc tỉnh.
Hệ thống thư điện tử được đặt tên duy nhất trong tỉnh có dạng:
- Hòm thư của đơn vị: Tendonvi@kontum.gov.vn (trong đó: Tendonvi là tên của
đơn vị được viết tắt).
- Hòm thư của CBCC: hovaten.tendonvi@kontum.gov.vn (trong đó: họ và chữ lót
viết tắt, tên đơn vị viết tắt).
Mọi CBCC, cơ quan, đơn vị khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được
lưu trữ trong cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh - gọi
là Danh bạ điện tử của tỉnh.
Chương III.
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ
ĐIỆN TỬ
Điều 5. Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản
lý hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum.
1. Sở Thông tin và Truyền thông:
- Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý kỹ thuật hệ thống thư điện tử của tỉnh
Kon Tum và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, CBCC khai thác, sử dụng đúng quy
trình, đúng mục đích.
- Chịu trách nhiệm quản lý Danh bạ điện tử của tỉnh, tạo lập, sửa đổi, loại
bỏ, cho phép đăng nhập các địa chỉ thư thuộc hệ thống thư điện tử của tỉnh; cập
nhật các thông tin thay đổi vào Danh bạ điện tử của tỉnh. Cụ thể:
+ Cấp cho CBCC của các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh địa chỉ thư
điện tử và mật khẩu sử dụng để khai thác thư điện tử.
+ Quản trị hệ thống thư điện tử của tỉnh, bảo đảm cho hệ thống hoạt động
thông suốt, liên tục.
+ Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với hệ thống thư điện tử của tỉnh
theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn vị, của mỗi CBCC
trong các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh.
+ Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học đối với hệ thống thư điện tử
của tỉnh, xoá bỏ các thư rác.
+ Tạo lập chế độ lưu trữ dự phòng thông tin.
- Căn cứ kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây
dựng, phát triển và bảo trì hệ thống thư điện tử của tỉnh để trình UBND tỉnh
Kon Tum xem xét, phê duyệt.
2. Các Sở, Ban, Ngành, UBND các huyện, thị xã:
- Địa chỉ thư của đơn vị (địa chỉ thư công vụ): Dành cho đơn vị để sử dụng
trao đổi, gửi nhận văn bản thay cho gửi nhận theo đường truyền thống. Đơn vị tự
quản lý, sử dụng để trao đổi thông tin với các tổ chức, CBCC. Thủ trưởng của
đơn vị chịu mọi trách nhiệm về nội dung thông tin, bảo đảm sự bí mật của thư
điện tử.
- Địa chỉ thư CBCC: Dành cho CBCC của tỉnh để trao đổi thông tin phục vụ
công tác chuyên môn.
- Khi có thay đổi thông tin về CBCC, tổ chức tham gia hệ thống thư điện tử
của tỉnh phải có văn bản đề nghị Sở thông tin và Truyền thông cập nhật kịp thời
vào Danh bạ điện tử của tỉnh.
Điều 6. Cấp mới và quản lý địa chỉ thư điện tử:
1. Đối với trường hợp CBCC tuyển mới: Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc
tiếp nhận cán bộ mới, Thủ trưởng cơ quan chủ quản phải có văn bản đề xuất cấp
mới địa chỉ thư điện tử cho CBCC; sau khi nhận được văn bản đề xuất, Sở Thông
tin và Truyền thông tổ chức tạo lập địa chỉ thư mới cho cán bộ đó để tham gia
hệ thống thư điện tử.
2. Đối với trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác: Sau khi có quyết
định thay đổi vị trí của CBCC, Thủ trưởng cơ quan tiếp nhận phải có văn bản đề
xuất Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức cập nhật thông tin vào danh bạ điện
tử của tỉnh để đảm bảo tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống
thông tin của tỉnh.
3. Đối với trường hợp công chức chuyển công tác ra ngoài tỉnh Kon Tum hoặc
nghỉ hưu: Sau khi có quyết định cho công chức nghỉ hưu hoặc chuyển công tác ra
ngoài tỉnh Kon Tum, Thủ trưởng cơ quan quản lý công chức đó phải có văn bản
thông báo với Sở Thông tin và Truyền thông để loại địa chỉ thư điện tử của công
chức này ra khỏi hệ thống thư điện tử của tỉnh.
Điều 7. Trách nhiệm của người sử dụng địa chỉ thư
CBCC:
CBCC thuộc các cơ quan, đơn vị Nhà nước trong tỉnh khi tham gia sử dụng và
khai thác hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum có trách nhiệm:
1. Sau khi tiếp nhận địa chỉ thư điện tử và mật khẩu (password) phải đổi
ngay mật khẩu để bảo an toàn, bảo mật của hòm thư.
2.Quản lý và lưu trữ các thư điện tử.
3. Sử dụng đúng quy trình và mục đích của hệ thống thư điện tử tỉnh Kon
Tum. Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bí mật thư điện tử, chịu trách nhiệm về
thông tin của mình gửi lên mạng.
4. Không truy nhập vào địa chỉ thư của người khác và không để người khác sử
dụng địa chỉ thư điện tử của mình.
5. Nghiêm cấm việc cung cấp, để lộ mật khẩu sử dụng
thư điện tử cho người không thuộc trách nhiệm và phạm vi sử dụng thư điện tử
trên hệ thống thư điện tử của tỉnh. Tự bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho
hòm thư đã đăng ký. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cáo Thủ trưởng
cơ quan và Sở Thông tin và Truyền thông để được đổi lại mật khẩu mới.
6. Nghiêm cấm sử dụng hệ thống thư điện tử để gửi, nhận các nội dung thông
tin trái với các qui định tại Điều 1 của Qui định này. Không được sử dụng các
kỹ thuật tin học để phát tán virus tin học thông qua địa chỉ sử dụng của mình
trên hệ thống thư điện tử tỉnh Kon Tum.
7. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, thư điện tử có
Virus, thư rác phải xóa bỏ và báo cáo Thủ
trưởng cơ quan, Sở Thông tin và Truyền thông để phối hợp xử lý.
8. Khi phát hiện có lỗi hoặc gặp sự cố về hệ thống thư điện tử phải báo cho
Quản trị mạng Sở Thông tin và Truyền thông để khắc phục, sửa chữa.
Điều 8. Trách nhiệm của người sử dụng địa chỉ thư
đơn vị:
- Địa chỉ thư của đơn vị là địa chỉ thư đặc biệt (địa chỉ thư công vụ) để
đơn vị trao đổi công tác của cơ quan.
- Địa chỉ thư của đơn vị do Thủ trưởng đơn vị (Giám đốc, Thủ trưởng các
ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã) quản lý hoặc uỷ quyền bằng văn bản cho
người có trách nhiện trong đơn vị quản lý.
- Khi thay đổi Thủ trưởng đơn vị, phải bàn giao địa chỉ thư, mật khẩu và
toàn bộ nội dung dữ liệu có trong hộp thư của đơn vị cho người có trách nhiệm
tiếp nhận.
- Khi nhận được thư điện tử gửi vào địa chỉ thư của đơn vị thì Thủ trưởng
đơn vị (hoặc người được Thủ trưởng đơn vị uỷ quyền) phải có trách nhiệm xử lý
và tổ chức thực hiện.
- Thủ trưởng đơn vị ban hành qui chế sử dụng thư điện tử tại đơn vị và chấp
hành thông tin được truyền qua địa chỉ thư của đơn vị và phải coi đó như là
phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị.
Điều 9. Các đơn vị hành chính cấp sở, huyện không
tự tổ chức hệ thống thư điện tử riêng. Cụ thể:
- Không sử dụng các địa chỉ thư có nhận dạng khác (như yahoo, hotmail,…) để
trao đổi công việc qua hệ thống thư điện tử của tỉnh.
- Không tự tổ chức mạng riêng với địa chỉ IP riêng và tên miền (Domain)
riêng.
Điều 10. Tính hợp pháp nội dung thông tin và những
loại văn bản phải trao đổi qua hệ thống thư điện tử:
- Sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện
các nội dung trao đổi trong hệ thống thư điện tử;
- Gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử các loại văn bản: Lịch công tác của cơ
quan, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp,
những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo (trừ những văn bản mật
và những nơi đã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ). Khuyến
khích tận dụng hệ thống thư điện tử để gửi, nhận các loại văn bản: thư mời,
công văn, báo cáo các cấp, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và
các văn bản khác. Những văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp
với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương
với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không
phải gửi thêm văn bản giấy;
- Tận dụng triệt để hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản, tài
liệu với người dân và doanh nghiệp khi cung cấp các dịch vụ công;
- Khi phát hành văn bản giấy, trừ những văn bản mật, ngoài việc gửi văn bản
tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội
dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ
quan có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ để có thể liên lạc,
nhận văn bản điện tử.
Điều 11. Thời gian kiểm tra thư và phản hồi thư:
Thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của cơ quan để hồi đáp kịp thời thư
điện tử của các cơ quan, người dân và doanh nghiệp.
- Đối với thư của đơn vị (thư công vụ): Một ngày kiểm tra thư ít nhất 02
lần vào đầu giờ buổi sáng và vào đầu giờ buổi chiều theo giờ hành chính.
- Đối với thư CBCC: Một ngày kiểm tra thư ít nhất 01 lần theo ngày làm việc
hành chính.
Điều 12. Công tác kiểm tra, đánh giá, báo cáo tình
hình sử dụng hệ thống thư điện tử:
- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của cán bộ, công
chức, viên chức trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ,
công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết
kiệm. Xem xét đưa hoạt động này vào các phong trào thi đua, bình xét khen
thưởng;
- Báo cáo kết quả thực hiện Quyết định này định kỳ 06 tháng một lần và khi
có yêu cầu đột xuất về UBND tỉnh (qua Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp).
Chương IV.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 13. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, Chủ tịch UBND
các huyện, thị xã và tổ chức, cá nhân tham gia vào hệ thống thư điện tử tỉnh
Kon Tum có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy định trên trong đơn vị mình
quản lý. Tổ chức, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm theo
quy định của Pháp luật hiện hành.
Điều 14. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần điều chỉnh,
bổ sung yêu cầu các đơn vị gửi văn bản về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp
trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.