|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH VĨNH PHÚC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
1942/QĐ-UBND
|
Vĩnh
Phúc, ngày 31 tháng 10 năm 2022
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC
GIAI ĐOẠN 2023 - 2025
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH PHÚC
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày
29/11/2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin số
67/2006/QH11 ngày 29/6/2006;
Căn cứ Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày
01/7/2014 của Bộ Chính trị (Khóa XI) về đẩy mạnh ứng
dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội
nhập quốc tế;
Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg
ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu
điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025;
Căn cứ Quyết định số 749/QĐ-TTg
ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt “Chương trình chuyển đổi
số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”;
Căn cứ Quyết định số 765/QĐ-TTg
ngày 23/6/2022 của Thủ tướng Chính phủ ban hành danh mục dịch vụ sự nghiệp công
cơ bản, thiết yếu sử dụng ngân sách Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực Nội vụ;
Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV
ngày 27/6/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư - Lưu
trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;
Căn cứ Thông tư số 04/2014/TT-BNV của
Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV
ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và
yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Căn cứ Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN
ngày 21/12/2012 của Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình
tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 477/TTr-SNV ngày 27/9/2022.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử
tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023 - 2025 (Có Đề án kèm theo).
Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ chỉ đạo tổ chức triển
khai thực hiện đảm bảo hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ của Đề án, phát huy có hiệu
quả giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc
các sở: Nội vụ Tài chính, Thông tin và Truyền thông, Thủ trưởng các cơ quan có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- CT, các PCT UBND tỉnh
(b/c);
- Như Điều 3;
- CPVP UBND tỉnh;
- Các sở: Tài chính, Thông tin và Truyền thông;
- CV: TH4;
- Lưu: VT.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Vũ Chí Giang
|
ĐỀ ÁN
SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC GIAI ĐOẠN 2023-2025
(Kèm theo Quyết định số: 1942/QĐ-UBND ngày 31 tháng 10 năm 2022 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc)
Phần thứ nhất
CƠ SỞ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
I. CƠ SỞ PHÁP LÝ
VÀ CƠ SỞ THỰC TIỄN
1. Cơ sở pháp lý
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
ngày 11/11/2011;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày
29/11/2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin số
67/2006/QH11 ngày 29/6/2006;
Căn cứ Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014
của Bộ Chính trị (Khoá XI) về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin
đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế;
Căn cứ Chỉ thị số 35/2017/CT-TTg ngày
07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ tài liệu lưu trữ vào cơ quan, lưu trữ lịch sử;
Căn cứ Chỉ thị số 15/2012/CT-TTg ngày
22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong
hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày
07/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển
Chính phủ điện tử giai đoạn 2020 - 2025, định hướng đến năm 2030;
Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày
03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện
tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025;
Căn cứ Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày
03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc Phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số
quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”;
Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày
27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ đến năm
2020, tầm nhìn đến năm 2030;
Căn cứ Thông tư số 04/2014/TT-BNV của
Bộ Nội vụ về Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày
24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu
bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Căn cứ Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN
ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình tạo lập
CSDL tài liệu lưu trữ;
Căn cứ Kế hoạch số 225/KH-UBND ngày
27/8/2021 của UBND tỉnh triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày
03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử
của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2022 -2025”.
2. Cơ sở thực tiễn
Trong những năm gần đây việc ứng dụng
công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động của cơ quan nhà nước đã trở thành xu
thế tất yếu, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước,
tăng cường công khai, minh bạch thông tin và tiết kiệm chi phí. Ứng dụng phát
triển CNTT là nhiệm vụ bắt buộc đã được Đảng và Nhà nước rất quan tâm và tạo điều
kiện để thực hiện mục tiêu thiên niên kỷ, hình thành xã hội thông tin, rút ngắn
quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Số hóa tài liệu lưu trữ là việc thực
hiện số hóa các loại hình tài liệu lưu trữ từ các vật mang tin khác như: tài liệu
nền giấy, ảnh, phim ảnh, tài liệu âm thanh... (trong đó phần lớn là tài liệu
lưu trữ nền giấy) để lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng một cách hiệu quả
nhất. Đảng và Nhà nước ta đã và đang thực hiện mạnh mẽ chủ trương ứng dụng CNTT
nhằm cải cách nền hành chính, hiện đại hóa cơ quan chính phủ, xây dựng một
Chính phủ hiệu lực, hiệu quả hơn, thực sự của dân, do dân và vì dân, nâng cao
năng lực cạnh tranh, tạo môi trường thuận lợi phát triển kinh tế - xã hội. Điều
này đã được thể hiện rõ trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội và các
chương trình về cải cách hành chính của đất nước. Hiện nay CNTT đã được ứng dụng
trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có lĩnh vực văn thư -
lưu trữ. Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư - lưu trữ là nhu cầu mang tính
khách quan, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động của cơ quan nhà nước, góp phần giải
quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, thể hiện được
tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc.
Đặc biệt với việc hình thành mô hình
Chính phủ điện tử dẫn tới sự ra đời của tài liệu điện tử (một loại hình tài liệu
lưu trữ mới) đã tác động đến công tác lưu trữ và yêu cầu về số hóa tài liệu, chuyển
tài liệu từ dạng truyền thống (analog) sang tài liệu dạng số (digital) nhằm
nâng cao tuổi thọ tài liệu gốc và phục vụ nhanh chóng, kịp thời yêu cầu tra cứu
tài liệu lưu trữ mọi lúc, mọi nơi. Trong thời điểm giao thời khi “văn thư - lưu
trữ truyền thống” vẫn còn hiện diện như một hình thức hoạt động chưa hoặc không
thể thay thế, còn “văn thư - lưu trữ điện tử” chưa hoàn thiện khung pháp lý mặc
dù đã hiện diện với khá đầy đủ hình thái thì việc số hóa văn bản, tài liệu lưu
trữ là cầu nối, phương tiện rất quan trọng để chuyển hóa, kết nối sản phẩm của
“văn thư - lưu trữ truyền thống” trên môi trường mạng.
Từ cơ sở pháp lý và thực tiễn trên,
việc xây dựng Đề án “Số hoá tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn
2023-2025” là nhiệm vụ quan trọng và cần thiết hiện nay.
II. QUAN ĐIỂM, MỤC
TIÊU
1. Quan điểm
- Việc xây dựng Đề án “Số hoá tài liệu
lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023 - 2025” là nội dung quan trọng nhằm tổ chức
thực hiện có hiệu quả Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng
Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước
giai đoạn 2023 - 2025”. Việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện Đề án phải bảo đảm thiết
thực, phù hợp, khả thi, bám sát sự chỉ đạo theo Kế hoạch số 225/KH-UBND ngày
27/8/2021 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc triển khai thực hiện Quyết định số
458/QĐ-TTg .
- Thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ gắn
liền với thực hiện cải cách hành chính, tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu
được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. Số hoá tài liệu lưu trữ sẽ tạo tiền đề
cho việc hiện đại hóa công tác lưu trữ, đồng thời giảm được không gian lưu trữ,
tăng cường khả năng bảo mật thông tin và đưa chi phí vận hành và quản lý hệ thống
lưu trữ xuống thấp hơn so với cách làm truyền thống.
- Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức,
viên chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và quản lý đáp ứng yêu cầu công tác
lưu trữ trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước.
2. Mục tiêu
a) Mục tiêu chung
- Ứng dụng Công nghệ thông tin để
chuyển từ phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử,
tạo điều kiện phục vụ dịch vụ công một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo
chất lượng. Thực hiện cung cấp thông tin một cách hiệu quả, đầy đủ, kịp thời phục
vụ cho công tác quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.
- Đưa dữ liệu tài liệu lưu trữ vào hệ
thống phần mềm nhằm phục vụ quản lý, điều hành, tác nghiệp và cung cấp thông
tin phục vụ tra cứu của các cá nhân và cơ quan, tổ chức.
b) Mục tiêu cụ thể
- Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ lịch
sử tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023 - 2025” được xây dựng nhằm mục tiêu cơ bản là
quét, nhập liệu các trường thông tin tài liệu đã được chỉnh lý, từng bước chuyển
từ phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, giúp
cho việc quản lý, khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, dễ dàng và hiệu
quả. Đồng thời đảm bảo có các bản sao dự phòng và có thể kéo dài tuổi thọ của
tài liệu lưu trữ gốc.
- Xây dựng kho dữ liệu số phục vụ cho
nhu cầu khai thác thông tin, quản lý tập trung tài liệu trên một cơ sở dữ liệu
chung. Đảm bảo tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện
tử Phông Lưu trữ nhà nước.
- Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg
ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ và Kế hoạch số 225/KH-UBND ngày 27/8/2021
của UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg của
Thủ tướng Chính phủ, Đề án thực hiện số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử đối
với 34.339 hồ sơ tương ứng với 4.841.799 trang tài liệu (chiếm tỷ lệ khoảng 61%
tổng số tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hiện đang bảo quản tại
Lưu trữ lịch sử tỉnh).
III. YÊU CẦU, ĐỐI
TƯỢNG, PHẠM VI CỦA ĐỀ ÁN
1. Yêu cầu
- Tài liệu được số hóa phải là các
tài liệu đã được chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch sử (thời hạn bảo
quản vĩnh viễn) đang được lưu giữ lại kho Lưu trữ lịch sử thuộc Trung tâm Lưu
trữ lịch sử - Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc.
- Tài liệu lưu trữ của mỗi hồ sơ sau
khi quét (scan) xong được lưu dưới dạng các file điện tử và tích hợp vào cơ sở
dữ liệu.
- Quá trình số hóa tài liệu lưu trữ
phải đảm bảo tính pháp lý và tính trung thực của hồ sơ, tuân thủ các quy trình
kỹ thuật do phần mềm cung cấp.
2. Đối tượng, phạm vi của Đề án
Đối tượng: Tài liệu lưu trữ có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc. Trong đó, tập trung
vào các nhóm tài liệu cần ưu tiên số hoá như: tài liệu đang có dấu hiệu xuống cấp,
tài liệu có tần suất sử dụng cao...
Phạm vi: Tài liệu lưu trữ lịch sử của
tỉnh đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc.
Phần thứ hai
THỰC TRẠNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP
I. THỰC TRẠNG
1. Thực trạng về
tài liệu lưu trữ tại kho Lưu trữ lịch sử
Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Sở Nội vụ
tỉnh Vĩnh Phúc đang trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ 47 cơ quan, tổ chức là nguồn
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, với tổng số 3.288 mét giá tài liệu, tương ứng
140.877 hồ sơ, trong đó hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn là 56.260 hồ sơ. Số
tài liệu lưu trữ này được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,
tổ chức trên từ thời kỳ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 1950 - 1968 và từ khi tái lập
tỉnh năm 1997 đến nay. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản chính, bản gốc, bản sao, nếu
chúng bị hủy hoại do các thảm họa thiên nhiên hoặc do các tác nhân khác sẽ vĩnh
viễn bị mất, không thể phục hồi được.
Hiện nay tài liệu lưu trữ đã trải qua
thời gian tồn tại khá dài cùng với những nguyên nhân như môi trường khí hậu, điều
kiện bảo quản chưa đáp ứng yêu cầu nên một phần tài liệu đã bị xuống cấp, có dấu
hiệu bị hư hỏng. Một số nguyên nhân gây ra tình trạng này như sau:
- Do sự lão hóa tự thân của tài liệu
lưu trữ: Điều kiện khí hậu khô nóng, mưa ẩm, trong khi kho tàng và trang thiết
bị dùng để bảo quản tài liệu còn nhiều hạn chế. Các tài liệu được hình thành từ
nhiều năm về trước do chất liệu giấy không tốt nên đã bị lão hóa, những tài liệu
này sẽ bị hư hỏng hoàn toàn nếu không có những biện pháp bảo quản phù hợp.
- Do các loài sinh vật: Nấm mốc, côn
trùng... đã để lại các vết bẩn và làm giảm độ bền của tài liệu, sẽ làm hư hỏng
vĩnh viễn tài liệu.
- Do các điều kiện tự nhiên và tác động
của con người gây nên bằng nhiều hình thức khác nhau như: Thời tiết, khí hậu,
cách thức con người khai thác, sử dụng tài liệu.
2. Thực trạng
kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Sở Nội vụ
đang quản lý và sử dụng kho lưu trữ chuyên dụng nằm trong khuôn viên trụ sở Ủy
ban nhân dân tỉnh, được xây dựng từ năm 2008 với tổng diện tích sàn là 2.637m2.
Hiện nay Kho Lưu trữ hiện đang thiếu diện tích để bảo quản tài liệu, khả năng
tiếp nhận tài liệu từ các nguồn nộp lưu của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh
ngày càng hạn chế. Đối chiếu với quy định hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên dụng
tại Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ, kho Lưu trữ lịch sử
tỉnh hiện còn một số tồn tại, hạn chế như sau:
- Khu vực kho chưa được bố trí thành
khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với đường đi, có lối ra vào độc lập.
- Khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ,
khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công chúng
chưa đảm bảo diện tích tối thiểu theo quy định.
- Bố trí giá để tài liệu (khoảng cách
hàng, lối đi giữa các hàng, lối đi giữa hai đầu giá) chưa đảm bảo khoảng cách
theo quy định.
- Trang thiết bị bảo quản tài liệu hiện
còn thiếu và chưa đồng bộ (hệ thống điều hòa, máy hút ẩm đã cũ, thường xuyên xảy
ra hỏng hóc)
3. Tình hình tổ
chức khai thác và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trong những năm qua nhìn chung đảm bảo phục vụ
kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân trong và ngoài tỉnh. Tuy
nhiên, việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn chưa được chủ động vì tình
trạng quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ chủ yếu bằng phương pháp thủ công
truyền thống.
Tài liệu lưu trữ được hình thành ngày
càng nhiều dẫn đến nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng lớn.
Tuy nhiên, với phương thức như hiện nay chưa có sự gắn kết giữa tài liệu trên
giấy và tài liệu trên file, khiến việc khai thác gặp nhiều khó khăn. Mặt khác,
việc thường xuyên khai thác tài liệu gốc như hiện nay sẽ dẫn đến những tài liệu
cần bảo quản vĩnh viễn sẽ dễ nhàu nát, không đảm bảo lưu trữ được lâu dài. Trước
tình hình đó, đòi hỏi cần xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ để quản lý, sử dụng
khai thác tài liệu lưu trữ của tỉnh một cách hiệu quả. Vì vậy, ngoài việc lưu
trữ tài liệu bằng phương pháp truyền thống (tài liệu giấy) bảo quản trong kho
còn cần phải lưu trữ tài liệu dưới dạng file ảnh. Với lưu trữ dạng file ảnh nhằm
tăng tính an toàn cho tài liệu lưu trữ và hạn chế khai thác trên tài liệu gốc,
sẽ tăng cường bảo vệ tài liệu, tránh gây rách nát và thất thoát tài liệu ngoài
ý muốn. Đồng thời giảm rủi ro mất thông tin, dữ liệu do các sự cố ngoài ý muốn
như hỏa hoạn, thiên tai...
4. Thực trạng cơ
sở hạ tầng và ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Trung tâm Lưu trữ lịch sử đang quản
lý tài liệu lưu trữ bằng các hình thức truyền thống là các giá tài liệu, với các
phông lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
trên địa bàn tỉnh. Đa phần tài liệu được hình thành dạng giấy, có độ chính xác
và tin cậy cao được bảo đảm bằng yếu tố thể thức, không cần thiết bị hỗ trợ vẫn
đọc được.
Trang thiết bị công nghệ thông tin được
đầu tư tại Dự án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc, số trang thiết
bị này chỉ đáp ứng được 50% nhu cầu sử dụng tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử, số
trang thiết bị còn lại có cấu hình thấp, thời gian sử dụng đã khá lâu, nhiều
trang thiết bị chưa được đầu tư, thiếu đồng bộ nên còn gặp nhiều khó khăn và bất
cập. Qua kết quả khảo sát về hạ tầng ứng dụng Công nghệ thông tin cho thấy hạ tầng
ứng dụng công nghệ thông tin chung của đơn vị đã được thiết lập, tuy nhiên việc
đầu tư trang bị cho công tác quản lý lưu trữ còn hạn chế.
Hiện tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã
có phần mềm quản lý tài liệu số hóa chuyên dùng, số lượng hồ sơ đã được số hóa
là 1.764 hồ sơ, đạt 1,17% so với lượng hồ sơ hiện đang lưu trữ. Kết quả này còn
rất hạn chế nên việc quản lý và khai thác tài liệu phục vụ nhu cầu của các cơ
quan, tổ chức và cá nhân còn gặp nhiều khó khăn.
5. Đánh giá thực
trạng
Qua những nguyên nhân nêu trên làm
cho tài liệu lưu trữ của tỉnh có dấu hiệu xuống cấp và có nguy cơ bị hủy hoại
đáng kể. Do đó để bảo vệ, bảo quản được an toàn bản gốc, bản chính tài liệu lưu
trữ trong mọi tình huống và giữ được thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ để
phục vụ cho nhu cầu hiện tại cũng như trong tương lai, cần phải thực hiện các
giải pháp khoa học, nghiệp vụ do lưu trữ học đề ra. Trong các giải pháp đó, giải
pháp số hóa tài liệu lưu trữ là giải pháp cần được đặc biệt quan tâm hàng đầu.
Như vậy, xác định số hóa tài liệu là
bảo vệ tài liệu lưu trữ gốc khỏi bị hủy hoại do tác động từ các yếu tố lý hóa,
đồng thời phục vụ sử dụng tài liệu đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân một
cách hiệu quả nhất, do đó việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
là rất cần thiết.
II. CÁC GIẢI
PHÁP THỰC HIỆN
1. Giải pháp tổ chức, điều hành thực
hiện Đề án
Tổ chức quán triệt, nâng cao tinh thần
trách nhiệm, nhận thức, ý thức trong việc ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ dữ
liệu lịch sử của tỉnh Vĩnh Phúc, tổ chức tập huấn, chuyển giao, hướng dẫn sử dụng
các phần mềm ứng dụng và kỹ năng về công nghệ thông tin cho các cán bộ, viên chức
có liên quan trực tiếp đến việc triển khai nội dung, nhiệm vụ Đề án.
2. Giải pháp kỹ thuật
Sử dụng phần mềm thuộc Dự án số hóa
tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc đã được UBND tỉnh phê duyệt báo cáo đầu
tư tại Quyết định số 2568/QĐ-UBND ngày 29/10/2018 và được phê duyệt Quyết toán
dự án hoàn thành tại Quyết định số 2896/QĐ-CT ngày 24/11/2020 của UBND tỉnh để
thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn
2023-2025.
Sở Nội vụ tiếp tục rà soát, hoàn thiện
phần mềm “Số hóa hồ sơ lịch sử Vĩnh Phúc” đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật về an
toàn thông tin, kết nối, chia sẻ dữ liệu và ký số đối với tài liệu lưu trữ điện
tử; phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm số hóa thực hiện nâng cấp đáp ứng yêu
cầu số hóa theo Đề án được phê duyệt đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định, cung cấp
đầy đủ dữ liệu theo mục tiêu xây dựng Đề án.
3. Giải pháp về tài chính
Đảm bảo kinh phí thực hiện Đề án từ
các nguồn theo hướng: Đầu tư, nâng cấp Hệ thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ
thông tin và các hạ tầng thông tin. Phân chia lộ trình, giai đoạn triển khai, đảm
bảo phù hợp với nguồn lực của tỉnh cụ thể như sau:
- Năm 2023: Thực hiện số hóa tài liệu
phông lưu trữ của UBND tỉnh; Sở Tài chính; Sở Y tế; Ban Dân tộc; UBND thành phố
Vĩnh Yên. Số lượng 1.886.580 trang văn bản.
- Năm 2024: Thực hiện số hóa tài liệu
phông lưu trữ của UBND huyện Tan Dương; UBND huyện Vĩnh Tường; Sở Kế hoạch và Đầu
tư; Sở Xây dựng; Sở Lao động, Thương binh và Xã hội; Sở Giao thông vận tải; Sở
Tư pháp; Sở Công thương; Sở Giáo dục và Đào tạo. Số lượng 1.541.835 trang văn bản.
- Năm 2025: Thực hiện số hóa tài liệu
phông lưu trữ của Văn phòng Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh; Sở Nội vụ; Sở Văn hóa, Thể
thao và Du lịch; Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Thanh tra tỉnh; Sở Tài
chính (thực hiện tiếp); Sở Thông tin và Truyền thông; Ban Thi đua - Khen thưởng;
Chi cục Văn thư - Lưu trữ; UBND thành phố Phúc Yên; UBND huyện Lập Thạch; UBND
huyện Mê Linh. Số lượng 1.413.384 trang văn bản.
4. Giải pháp đảm bảo các nguồn lực
Hàng năm, Sở Nội vụ tổ chức bồi dưỡng
chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức, viên chức làm nhiệm vụ quản lý, lưu trữ
và khai thác tài liệu; phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm số hóa thực hiện
chuyển giao, hướng dẫn quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả phần mềm số
hóa; trích xuất dữ liệu về tài liệu lưu trữ lịch sử theo yêu cầu phục vụ nhiệm
vụ chính trị của tỉnh, phục vụ độc giả trong và ngoài tỉnh để khai thác phát
huy giá trị tài liệu.
5. Giải pháp kiểm tra, giám sát thực
hiện Đề án
Xây dựng và tổ chức thực hiện cơ chế
việc kiểm tra, giám sát, đánh giá về tình hình triển khai, thực hiện các nội
dung của Đề án.
Thường xuyên có báo cáo về tình hình
và kết quả thực hiện các công việc của Đề án đối với UBND tỉnh.
Phần thứ ba
NHIỆM VỤ VÀ KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN
I. NHIỆM VỤ THỰC
HIỆN ĐỀ ÁN
Tài liệu thuộc các phông trong Đề án
là khối tài liệu đã được biên mục phiếu tin và chưa số hóa, vì vậy căn cứ Quyết
định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban
hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, Thông tư số
04/2014/TT-BNV ban hành ngày 23/6/2014 của Bộ nội vụ về việc quy định mức kinh
tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, quy trình thực hiện các
công việc của Đề án được thực hiện như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch thu thập cơ sở
dữ liệu
- Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu,
xây dựng, trình duyệt kế hoạch tạo lập cơ sở dữ liệu.
Bước 2: Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ
liệu
- Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn
hóa và chuyển đổi dữ liệu;
- Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu;
- Thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết
quả kiểm tra;
- Bàn giao dữ liệu đặc tả cho bộ phận
thực hiện số hóa.
Bước 3: Số hóa tài liệu
- Lấy hồ sơ từ trên giá xuống chuyển
đến nơi bàn giao tài liệu;
- Bàn giao tài liệu cho bộ phận thực
hiện số hóa;
- Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản
đến nơi số hóa tài liệu;
- Vệ sinh tài liệu;
- Bóc tách, làm phẳng tài liệu;
- Thực hiện số hóa;
- Kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu
số hóa và kiểm tra kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số hóa;
- Bàn giao tài liệu cho đơn vị bảo quản;
- Vận chuyển tài liệu về kho bảo quản
và sắp xếp lên giá.
Bước 4: Kiểm tra sản phẩm
- Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm
tra sản phẩm;
- Thực hiện kiểm tra sản phẩm theo hướng
dẫn; Lập báo cáo kiểm tra; Thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.
Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao sản
phẩm
- Sao chép sản phẩm vào các thiết bị
lưu trữ, bàn giao sản phẩm;
- Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.
II. KINH PHÍ THỰC
HIỆN ĐỀ ÁN
1. Căn cứ lập kinh phí:
- Căn cứ Nghị định số 73/2019/NĐ-CP
ngày 05/9/2019 của Chính phủ quy định quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông
tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;
- Căn cứ Nghị định số 63/2014/NĐ-CP
ngày 26/6/2014 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa
chọn nhà thầu;
- Căn cứ Nghị định số 44/2017/NĐ-CP
ngày 14/04/2017 của Chính phủ quy định mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc vào Quỹ
bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
- Căn cứ Nghị định số 38/2019/NĐ-CP
ngày 09/05/2019 của Chính phủ quy định về mức lương cơ bản;
- Căn cứ Thông tư số 04/2014/TT-BNV của
Bộ Nội vụ về Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ;
- Căn cứ Kế hoạch số 225/KH-UBND ngày
27/8/2021 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg
ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện
tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2022 -2025”.
2. Tổng số kinh phí đề án và phân
kỳ thực hiện:
Tống kinh phí dự kiến thực hiện Đề án
số hóa tài liệu giai đoạn 2023 - 2025 tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử - Sở Nội vụ,
cụ thể như sau:
|
TT
|
Nội
dung thực hiện
|
Diễn
giải
|
Số
tiền (đồng)
|
Ghi
chú
|
|
I
|
NĂM 2023
|
|
7,760,938,734
|
|
|
1
|
Chi phí số hóa
|
G1
|
7,737,725,557
|
Phụ
lục
|
|
2
|
Chi phí tư vấn
|
|
23,213,177
|
|
|
2.1
|
Chi phí lập E-HSMT, đánh giá
E-HSDT
|
G1
x 0.20%
|
15,475,451
|
Điều
9 - Nghị định số 63/2014
|
|
2.1
|
Chi phí thẩm định E-HSMT, thẩm
tra kết quả đấu thầu
|
G1
x 0.10%
|
7,737,726
|
|
II
|
NĂM 2024
|
|
6,393,087,001
|
|
|
1
|
Chi phí số hóa
|
G2
|
6,373,965,105
|
Phụ
lục
|
|
2
|
Chi phí tư vấn
|
|
19,121,895
|
|
|
2.1
|
Chi phí lập E-HSMT, đánh giá
E-HSDT
|
G2
x 0.2%
|
12,747,930
|
Điều
9 - Nghị định số 63/2014
|
|
2.1
|
Chi phí thẩm định E-HSMT, thẩm
tra kết quả đấu thầu
|
G2
x 0.1%
|
6,373,965
|
|
III
|
NĂM 2025
|
|
5,898,897,202
|
|
|
1
|
Chi phí số hóa
|
G3
|
5,881,253,441
|
Phụ
lục
|
|
2
|
Chi phí tư vấn
|
|
17,643,760
|
|
|
2.1
|
Chi phí lập E-HSMT, đánh giá
E-HSDT
|
G3
x 0.2%
|
11,762,507
|
Điều
9 - Nghị định số 63/2014
|
|
2.1
|
Chi phí thẩm định E-HSMT, tham
tra kết quả đấu thầu
|
G3
x 0.1%
|
5,881,253
|
|
Kinh phí dự kiến thực hiện Đề án
số hóa giai đoạn 2023 - 2025
|
TM
|
20,052,922,936
|
|
(Có
các Phụ lục, Biểu 1, Biểu 2, Biểu 3, Biểu 4, Biểu 5 kèm theo).
Phần thứ tư
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Hình thức quản
lý Đề án
Căn cứ phạm vi, mục đích của Đề án cũng
như công tác đầu tư, lựa chọn hình thức Chủ đầu tư trực tiếp quản lý Đề án.
2. Mối quan hệ
và trách nhiệm của các cơ quan liên quan
2.1. Sở Nội vụ
- Tổ chức triển khai thực hiện các nội
dung của Đề án theo quy định hiện hành. Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, giám sát
và đề ra các giải pháp triển khai thực hiện Đề án đạt hiệu quả.
- Quản lý, duy trì, vận hành hệ thống
máy chủ, phần mềm số hoá hồ sơ lịch sử Vĩnh Phúc; phối hợp với Sở Thông tin và
Truyền thông bảo đảm an toàn thông tin cho hệ thống này theo quy định tại Nghị
định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống
thông tin theo cấp độ.
- Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử
xây dựng kế hoạch thực hiện, tổ chức quản lý và điều hành triển khai cụ thể các
nội dung của Đề án.
- Sau khi số hóa xong tài liệu lưu trữ
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Sở Nội vụ tiếp nhận
và tổ chức quản lý dữ liệu lưu trữ; báo cáo UBND tỉnh về tiến độ và kết quả thực
hiện Đề án.
- Rà soát, báo cáo UBND tỉnh quyết định
hoặc phân cấp đơn vị sự nghiệp trực thuộc sở để cung ứng Danh mục dịch vụ sự
nghiệp công về số hóa tài liệu lưu trữ theo hình thức giao nhiệm vụ, đặt hàng
hoặc đấu thầu.
2.2. Sở Tài chính
- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ thẩm
định kinh phí, trình UBND tỉnh phê duyệt kinh phí hàng năm để triển khai thực
hiện Đề án.
- Hướng dẫn Sở Nội vụ thực hiện đúng
quy định về thanh, quyết toán kinh phí liên quan Đề án.
2.3. Sở Thông tin và Truyền thông
Chủ trì bảo đảm cơ sở hạ tầng Trung tâm
dữ liệu (bao gồm: điện, điều hòa, báo cháy, báo khói, rò rỉ chất lỏng, mạng, bảo
mật) cho hoạt động của hệ thống máy chủ của Sở Nội vụ để triển khai phần mềm số
hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc./.
|
Nơi nhận:
- CT, các PCT UBND tỉnh
(b/c);
- Như Điều 3;
- CPVP UBND tỉnh;
- Các sở: Tài chính, TT&TT;
- CV: TH4;
- Lưu: VT.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Vũ Chí Giang
|
Phụ
lục 01
BẢNG TỔNG HỢP DỰ TOÁN
(Kèm
theo Đề án số hoá tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023-2025)
|
TT
|
Nội
dung thực hiện
|
Diễn
giải
|
Số
tiền (đồng)
|
Ghi
chú
|
|
I
|
NĂM 2023
|
|
7.760.938.734
|
|
|
1
|
Chi phí số hóa
|
G1
|
7.737.725.557
|
PL05
|
|
2
|
Chi phí tư vấn
|
|
23.213.177
|
|
|
2.1
|
Chi phí lập E-HSMT, đánh giá
E-HSDT
|
G1
x 0,20%
|
15.475.451
|
Điều
9 - Nghị định số 63/2014
|
|
2.1
|
Chi phí thẩm định E-HSMT, thẩm
tra kết quả đấu thầu
|
G1
x 0,10%
|
7.737.726
|
|
II
|
NĂM 2024
|
|
6.393.087.001
|
|
|
1
|
Chi phí số hóa
|
G2
|
6.373.965.105
|
PL05
|
|
2
|
Chi phí tư vấn
|
|
19.121.895
|
|
|
2.1
|
Chi phí lập E-HSMT, đánh giá
E-HSDT
|
G2
x 0,2%
|
12.747.930
|
Điều
9 - Nghị định số 63/2014
|
|
2.1
|
Chi phí thẩm định E-HSMT, thẩm
tra kết quả đấu thầu
|
G2
x 0,1%
|
6.373.965
|
|
III
|
NĂM 2025
|
|
5.898.897.202
|
|
|
1
|
Chi phí số hóa
|
G3
|
5.881.253.441
|
PL05
|
|
2
|
Chi phí tư vấn
|
|
17.643.760
|
|
|
2.1
|
Chi phí lập E-HSMT, đánh giá
E-HSDT
|
G3
x 0,2%
|
11.762.507
|
Điều
9 - Nghị định số 63/2014
|
|
2.1
|
Chi phí thẩm định E-HSMT, thẩm
tra kết quả đấu thầu
|
G3
x 0,1%
|
5.881.253
|
|
Kinh phí dự kiến thực hiện Đề án
số hóa giai đoạn 2023 - 2025
|
TM
|
20.052.922.936
|
|
Biểu 1
CHI PHÍ NHÂN CÔNG ĐỐI VỚI 1 TRANG SỐ
HÓA TÀI LIỆU
(Kèm
theo Đề án số hoá tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023-2025)
|
TT
|
Nội
dung công việc
|
Ngạch
CC và chức danh nghề nghiệp VC và tương đương
|
Lương
theo thời gian - Vi (đồng /phút)
|
Định
mức lao động - Tsp (phút/ trang A4)
|
Đơn
giá tiền lương ((đồng/ trang A4)
|
|
A
|
B
|
C
|
(1)
|
(2)
|
(3)=(1)x(2)
|
|
1
|
Bước 1: Lập kế hoạch thu thập
CSDL
|
|
|
-
|
0
|
|
|
Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu
xây dựng, trình duyệt kế hoạch thu thập CSDL
|
LTV
bậc 3/9
|
522,77
|
-
|
0
|
|
2
|
Bước 2: Chuẩn hóa và chuyển đổi
dữ liệu
|
|
|
|
|
|
a
|
Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn
hóa và chuyển đổi dữ liệu
|
KS
tin học bậc 3/9
|
522,77
|
-
|
-
|
|
b
|
Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu
|
|
|
|
|
|
-
|
Chuẩn hóa dữ liệu (file tài liệu)
|
KS
tin học bậc 1/9
|
407,76
|
0,234
|
95,416
|
|
-
|
Chuyển đổi dữ liệu
|
|
|
|
|
|
+
|
Chuyển đổi mã ký tự
|
KS
tin học bậc 1/9
|
407,76
|
0,187
|
76,251
|
|
+
|
Chuyển đổi cấu trúc dữ liệu
|
KS
tin học bậc 2/9
|
465,27
|
0,033
|
15,354
|
|
c
|
Thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết
quả kiểm tra
|
KS
tin học bậc 2/9
|
465,27
|
0,046
|
21,402
|
|
d
|
Bàn giao dữ liệu đặc tả cho bộ phận
thực hiện số hóa
|
LTVTC
bậc 1/12
|
324,12
|
0,02
|
6,482
|
|
3
|
Bước 3: Số hóa tài liệu
|
|
|
|
|
|
a
|
Lấy hồ sơ từ trên giá xuống chuyển
đến nơi bàn giao tài liệu
|
LTVTC
bậc 1/12
|
324,12
|
0,004
|
1,296
|
|
b
|
Bàn giao tài liệu cho bộ phận thực
hiện số hóa
|
324,12
|
0,084
|
27,226
|
|
c
|
Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản
đến nơi số hóa
|
324,12
|
0,004
|
1,296
|
|
d
|
Làm vệ sinh tài liệu
|
324,12
|
0,127
|
41,163
|
|
đ
|
Bóc tách, làm phẳng tài liệu
|
LTV
bậc 1/9
|
407,76
|
0,201
|
81,960
|
|
e
|
Thực hiện số hóa
|
|
|
|
|
|
|
Thực hiện số hóa theo yêu cầu
|
KS
tin học bậc 1/9
|
407,76
|
3,426
|
1.396,988
|
|
|
Kiểm tra chất lượng tài liệu số
hóa, số hóa lại tài liệu không đạt yêu cầu
|
KS
tin học bậc 2/9
|
465,27
|
0,685
|
318,707
|
|
g
|
Kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu
số hóa và kiểm tra kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số hóa
|
KS
tin học bậc 2/9
|
465,27
|
0,466
|
216,814
|
|
h
|
Bàn giao tài liệu cho đơn vị bảo quản
|
LTVTC
bậc 1/12
|
324,12
|
0,084
|
27,226
|
|
i
|
Vận chuyển tài liệu về kho bảo quản
và sắp xếp lên giá
|
LTVTC
bậc 1/12
|
324,12
|
0,008
|
2,593
|
|
4
|
Bước 4: Kiểm tra sản phẩm
|
|
|
|
|
|
a
|
Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm
tra sản phẩm
|
KS
tin học bậc 3/9
|
522,77
|
|
-
|
|
b
|
Thực hiện kiểm tra sản phẩm theo hướng
dẫn; Lập báo cáo kiểm tra; Thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra
|
KS tin
học bậc 3/9
|
522,77
|
0,342
|
178,787
|
|
5
|
Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao
|
|
|
|
|
|
a
|
Sao chép sản phẩm vào các thiết bị
lưu trữ, bàn giao sản phẩm
|
|
|
|
|
|
|
Xây dựng tài liệu hướng dẫn sao
chép
|
KS
tin học bậc 3/9
|
522,77
|
|
-
|
|
|
Thực hiện sao chép
|
KS
tin học bậc 1/9
|
407,76
|
0,008
|
3,262
|
|
b
|
Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm; Lập
và nộp lưu hồ sơ CSDL
|
KS
tin học bậc 3/9
|
522,77
|
0,479
|
250,407
|
|
I
|
Đơn giá lao động công nghệ - Tcn
(Tổng các bước từ 2-5)
|
|
|
6,438
|
2.762,63
|
|
II
|
Đơn giá lao động phục vụ - Tpv (2%x
Tcn)
|
|
|
0,1288
|
55,25
|
|
III
|
Định mức lao động quản lý - Tql
5% x (Tcn+Tpv))
|
|
|
0,3283
|
140,89
|
|
IV
|
Định mức lao động tổng hợp - Tsp
(Tcn+Tpv+Tql)
|
|
|
6,8951
|
2.958,78
|
|
Định mức lao động tổng hợp -
(Tsp +10% VAT)
|
|
|
|
3.254,65
|
|
Định mức lao động tổng hợp sau
khi làm tròn (Tsp+10%VAT)
|
|
|
|
3.254,00
|
Biểu 2
ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG CÁC CÔNG VIỆC LẬP KẾ
HOẠCH, XÂY DỰNG CÁC VĂN BẢN, TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN PHỤC VỤ VIỆC TẠO LẬP CSDL TÀI
LIỆU LƯU TRỮ CỦA MỘT PHÔNG LƯU TRỮ (THEO PHỤ LỤC IV THÔNG TƯ SỐ 04/2014/TT-BNV
NGÀY 23/6/2014)
(Kèm
theo Đề án số hoá tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023-2025)
|
TT
|
Nội
dung công việc
|
Ngạch
công chức, chức danh nghề nghiệp
|
Tiền
lương thời gian của ngạch (ngày công)
|
Định
mức số công (Phông <50 m)
|
Thành
tiền
|
|
1
|
Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu
xây dựng, trình duyệt kế hoạch thu thập CSDL
|
LTV
bậc 3/9
|
250.930
|
2,7
|
677.510
|
|
2
|
Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn
hóa và chuyển đổi dữ liệu
|
KS
tin học bậc 3/9
|
250.930
|
11,25
|
2.822.957
|
|
3
|
Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm
tra sản phẩm
|
KS
tin học bậc 3/9
|
250.930
|
11,81
|
2.963.478
|
|
4
|
Xây dựng tài liệu hướng dẫn sao
chép
|
KS
tin học bậc 3/9
|
250.930
|
11,25
|
2.822.957
|
|
|
Cộng
|
|
|
|
9.286.902
|
|
|
Thuế GTGT 10%
|
|
|
|
928.690
|
|
|
Tổng
|
|
|
|
10.215.593
|
Biểu 3
CHI PHÍ KHẤU HAO THIẾT BỊ, VĂN PHÒNG
PHẨM, BẢO HỘ LAO ĐỘNG
(Kèm
theo Đề án số hoá tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023-2025)
|
TT
|
Thiết
bị
|
Đơn
vị
|
Giá
trị tạm tính (đồng)
|
Thời
gian khấu hao (năm)
|
Chi
phí khấu hao
(Căn cứ theo Thông tư 45/2018/TT-BTC ngày 07/5/2018)
|
Định
mức số ca cho 1000 trang A4
|
Chi
phí tính định mức cho 1000 trang A4 (đồng)
|
|
1
năm (đồng)
|
1
tháng (đồng)
|
1
ca (đồng)
|
|
I
|
Thiết bị
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1
|
Máy tính để bàn công suất 0,4kW/h:
Sing PC i383.6E371T0
|
Bộ
|
12.690.000
|
5
|
2.538.000
|
211.500
|
9.614
|
14,58
|
140.167
|
|
2
|
Máy scan: Máy scan chuyên dụng
Panasonic KV-S2087
|
Chiếc
|
70.800.000
|
5
|
14.160.000
|
1.180.000
|
53.636
|
8,56
|
459.127
|
|
II
|
Văn phòng phẩm
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1
|
Giấy A4
|
Tờ
|
120
|
|
|
|
|
216
|
25.920
|
|
2
|
Mực in
|
Hộp
|
600.000
|
|
|
|
|
0,2
|
120.000
|
|
3
|
Bút bi
|
Chiếc
|
5.500
|
|
|
|
|
2
|
11.000
|
|
4
|
Vật liệu khác (dao, kéo cắt giấy,
ghim kẹp, dây buộc..)
|
%
|
605.620
|
|
|
|
|
3
|
18.169
|
|
III
|
Bảo hộ lao động
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1
|
Quần áo bảo hộ lao động
|
Bộ
|
250.000
|
|
|
|
|
0,05
|
12.500
|
|
2
|
Găng tay
|
Đôi
|
25.000
|
|
|
|
|
0,59
|
14.750
|
|
3
|
Khẩu trang
|
Cái
|
15.000
|
|
|
|
|
0,59
|
8.850
|
|
4
|
Xà phòng giặt, rửa tay...
|
kg
|
55.000
|
|
|
|
|
0,18
|
9.900
|
|
Tổng
cộng (I + II + III)
|
|
|
|
|
|
|
|
820.382
|
Biểu 4
BIỂU THỐNG KÊ HỒ SƠ CÓ THỜI HẠN BẢO QUẢN
VĨNH VIỄN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ, SỞ NỘI VỤ TỈNH VĨNH PHÚC
(Kèm
theo Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023-2025)
|
TT
|
Tên
phông
|
Thời
gian
|
Số
lượng hồ sơ vĩnh viễn
|
Số
trang A4
|
Ghi
chú
|
|
1
|
Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc
|
1997-2012
|
7.916
|
1.116.156
|
|
|
2
|
Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội
|
1997-2007
|
54
|
7.614
|
|
|
3
|
Sở Nội vụ
|
1991-2016
|
120
|
16.920
|
|
|
4
|
Ban Thi đua - Khen thưởng
|
1945-2018
|
1.115
|
157.215
|
|
|
5
|
Chi cục Văn thư - Lưu trữ
|
1995-2019
|
116
|
16.356
|
|
|
6
|
Sở Tư pháp
|
1997-2008
|
28
|
3.948
|
|
|
7
|
Sở Lao động, Thương binh và Xã hội
|
2002-2008
|
137
|
19.317
|
|
|
8
|
Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch
|
1997-2010
|
179
|
25.239
|
|
|
9
|
Sở Y tế
|
1997-2011
|
1.330
|
187.530
|
|
|
10
|
Sở Kế hoạch và Đầu tư
|
1997-2012
|
4.765
|
671.865
|
|
|
11
|
Sở Tài chính
|
1993-2018
|
23.649
|
3.334.509
|
|
|
12
|
Sở Công thương
|
2007-2012
|
20
|
2.820
|
|
|
13
|
Ban quản lý dự án Nông nghiệp REII
|
2004-2017
|
1.786
|
251.826
|
|
|
14
|
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn
|
1996-2011
|
767
|
108.147
|
|
|
15
|
Ban quản lý dự án NN&PTNT
|
1997-2009
|
18
|
2.538
|
|
|
16
|
Chi cục Đê điều và Phòng chống lụt
bão
|
2000-2013
|
2.881
|
406.221
|
|
|
17
|
Sở Giao thông Vận tải
|
1981-2006
|
314
|
44.274
|
|
|
18
|
Sở Xây dựng
|
1997-2017
|
2.420
|
341.220
|
|
|
19
|
Sở Thông tin và Truyền thông
|
2002-2012
|
145
|
20.445
|
|
|
20
|
Sở Giáo dục và Đào tạo
|
1997-2009
|
64
|
9.024
|
|
|
21
|
Thanh tra tỉnh
|
1998-2009
|
152
|
21.432
|
|
|
22
|
Ban Dân tộc
|
2004-2010
|
171
|
24.111
|
|
|
23
|
Ban quản lý dự án sử dụng vốn vay
nước ngoài
|
2006-2017
|
175
|
24.675
|
|
|
24
|
UBND thành phố Vĩnh Yên
|
1963-2007
|
441
|
62.181
|
|
|
25
|
UBND huyện Tam Dương
|
1964-2013
|
2.547
|
359.127
|
|
|
26
|
UBND huyện Vĩnh Tường
|
1977-2008
|
676
|
95.316
|
|
|
27
|
Liên minh Hợp tác xã
|
2004-2010
|
83
|
11.703
|
|
|
28
|
Cục Thuế tỉnh
|
1997-2007
|
28
|
3.948
|
|
|
29
|
UBND huyện Mê Linh
|
1993-2003
|
152
|
21.432
|
|
|
30
|
UBND huyện Lập Thạch
|
1982-2009
|
99
|
13.959
|
|
|
31
|
UBND thành phố Phúc Yên
|
2004-2007
|
102
|
14.382
|
|
|
32
|
Ủy ban hành chính tỉnh Vĩnh Phúc
|
1948
-1974
|
1464
|
206.424
|
|
|
33
|
Ủy ban nhân dân huyện Tam Đảo
|
2004-2012
|
316
|
44.556
|
|
|
34
|
Tài liệu lão thành cách mạng
|
1997-2007
|
24
|
3.384
|
|
|
35
|
UBND huyện Yên Lạc
|
1996-2010
|
2006
|
282.846
|
|
|
Tổng
|
|
56.260
|
7.932.660
|
|
Biểu 5
BẢNG TÍNH LƯƠNG NHÂN CÔNG
(Kèm
theo Đề án số hoá tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023-2025)
|
TT
|
Hạng
mục
|
Hệ
số
|
KS
bậc 1/9
|
KS
bậc 2/9
|
KS
bậc 3/9
|
LTVTC
bậc 1/12
|
LTVTC
bậc 2/12
|
LTVTC
3/12
|
LTVTC
4/12
|
Ghi
chú
|
|
1
|
Hệ số (HS)
|
|
2,34
|
2,67
|
3
|
1,86
|
2,06
|
2,26
|
2,46
|
NĐ 204/2004/NĐ-CP
|
|
2
|
Lương tối thiểu chung
|
|
1.490.000
|
1.490.000
|
1.490.000
|
1.490.000
|
1.490.000
|
1.490.000
|
1.490.000
|
38/2019/NĐ-CP ngày 09/05/2019
|
|
|
Lương cơ bản DN (LCBDN)
|
|
3.486.600
|
3.978.300
|
4.470.000
|
2.771.400
|
3.069.400
|
3.367.400
|
3.665.400
|
|
|
3
|
Chi phí công đoàn
|
2%
|
69.732
|
79.566
|
89.400
|
55.428
|
61.388
|
67.348
|
73.308
|
NĐ 191/2013/NĐ-CP
|
|
4
|
Bảo hiểm xã hội
|
17,5%
|
610.155
|
696.203
|
782.250
|
484.995
|
537.145
|
589.295
|
641.445
|
Quyết định 595/QĐ-BHXH
|
|
5
|
Bảo hiểm y tế
|
3%
|
104.598
|
119.349
|
134.100
|
83.142
|
92.082
|
101.022
|
109.962
|
|
6
|
Trợ cấp thất nghiệp
|
1%
|
34.866
|
39.783
|
44.700
|
27.714
|
30.694
|
33.674
|
36.654
|
|
|
Tổng lương tháng
|
|
4.305.951
|
4.913.201
|
5.520.450
|
3.422.679
|
3.790.709
|
4.158.739
|
4.526.769
|
|
|
|
Đơn giá ngày công
|
22
|
195.725
|
223.327
|
250.930
|
155.576
|
172.305
|
189.034
|
205.762
|
|
|
|
Đơn giá giờ công
|
8
|
24.466
|
27.916
|
31.366
|
19.447
|
21.538
|
23.629
|
25.720
|
|
|
|
Đơn giá theo phút
|
60
|
407,76
|
465,27
|
522,77
|
324,12
|
358,97
|
393,82
|
428,67
|
|
Phụ lục
PHÂN KỲ THỰC HIỆN
(Kèm
theo Đề án Số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023-2025)
|
TT
|
Nội
dung thực hiện
|
Tổng
số trang A4
|
Chi
phí nhân công
|
Chi
phí nhân công xây dựng các tài liệu hướng dẫn
|
Chi
phí vật tư, văn phòng phẩm
|
Tổng
tiền
(đã có VAT 10%)
|
|
A
|
B
|
(1)
|
(2)
= (1) x 3.254
|
(3)
|
(4)
= (1) x 820,38
|
(5)=(2)+(3)+(4)
|
|
I
|
Năm 2023
|
1.886.580
|
6.138.931.320
|
51.077.964
|
1.547.716.274
|
7.737.725.557
|
|
1
|
UBND tỉnh Vĩnh Phúc
|
669.045
|
2.177.072.430
|
10.215.593
|
548.872.475
|
2.736.160.498
|
|
2
|
Sở Tài chính (ML02,03,05,06,07,11 -
Phòng Đầu tư)
|
943.713
|
3.070.842.102
|
10.215.593
|
774.205.158
|
3.855.262.853
|
|
3
|
Sở Y tế
|
187.530
|
610.222.620
|
10.215.593
|
153.846.236
|
774.284.449
|
|
4
|
Ban Dân tộc
|
24.111
|
78.457.194
|
10.215.593
|
19.780.230
|
108.453.017
|
|
5
|
UBND thành phố Vĩnh Yên
|
62.181
|
202.336.974
|
10.215.593
|
51.012.173
|
263.564.740
|
|
II
|
Năm 2024
|
1.541.835
|
5.017.131.090
|
91.940.335
|
1.264.893.681
|
6.373.965.105
|
|
1
|
UBND huyện Tam Dương
|
359.127
|
1.168.599.258
|
10.215.593
|
294.621.327
|
1.473.436.177
|
|
2
|
Sở Kế hoạch và Đầu tư
|
666.789
|
2.169.731.406
|
10.215.593
|
547.021.693
|
2.726.968.692
|
|
3
|
Sở Xây dựng
|
341.220
|
1.110.329.880
|
10.215.593
|
279.930.746
|
1.400.476.219
|
|
4
|
Sở Lao động, Thương binh và Xã hội
|
19.317
|
62.857.518
|
10.215.593
|
15.847.319
|
88.920.430
|
|
5
|
Sở Giao thông Vận tải
|
44.274
|
144.067.596
|
10.215.593
|
36.321.593
|
190.604.781
|
|
6
|
Sở Tư pháp
|
3.948
|
12.846.792
|
10.215.593
|
3.238.868
|
26.301.253
|
|
7
|
Sở Công thương
|
2.820
|
9.176.280
|
10.215.593
|
2.313.477
|
21.705.350
|
|
8
|
Sở Giáo dục và Đào tạo
|
9.024
|
29.364.096
|
10.215.593
|
7.403.127
|
46.982.816
|
|
9
|
UBND huyện Vĩnh Tường
|
95.316
|
310.158.264
|
10.215.593
|
78.195.531
|
398.569.387
|
|
III
|
Năm 2025
|
1.413.384
|
4.599.151.536
|
122.587.113
|
1.159.514.793
|
5.881.253.441
|
|
1
|
Đoàn Đại biểu Quốc hội
|
7.614
|
24.775.956
|
10.215.593
|
6.246.389
|
41.237.937
|
|
2
|
Sở Nội vụ
|
16.920
|
55.057.680
|
10.215.593
|
13.880.863
|
79.154.136
|
|
3
|
Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch
|
25.239
|
82.127.706
|
10.215.593
|
20.705.621
|
113.048.920
|
|
4
|
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn
|
108.147
|
351.910.338
|
10.215.593
|
88.721.852
|
450.847.783
|
|
5
|
Thanh tra tỉnh
|
21.432
|
69.739.728
|
10.215.593
|
17.582.427
|
97.537.748
|
|
6
|
Sở Tài chính (ML12,14,15 - Phòng Đầu
tư)
|
990.243
|
3.222.250.722
|
10.215.593
|
812.377.533
|
4.044.843.848
|
|
7
|
Sở Thông tin và Truyền thông
|
20.445
|
66.528.030
|
10.215.593
|
16.772.710
|
93.516.333
|
|
8
|
Ban Thi đua - Khen thưởng
|
157.215
|
511.577.610
|
10.215.593
|
128.976.356
|
650.769.559
|
|
9
|
Chi cục Văn thư - Lưu trữ
|
16.356
|
53.222.424
|
10.215.593
|
13.418.168
|
76.856.185
|
|
10
|
UBND thành phố Phúc Yên
|
14.382
|
46.799.028
|
10.215.593
|
11.798.734
|
68.813.355
|
|
11
|
UBND huyện Lập Thạch
|
13.959
|
45.422.586
|
10.215.593
|
11.451.712
|
67.089.891
|
|
12
|
UBND huyện Mê Linh
|
21.432
|
69.739.728
|
10.215.593
|
17.582.427
|
97.537.748
|
|
Tổng
cộng (I+II+III)
|
4.841.799
|
15.755.213.946
|
265.605.411
|
3.972.124.747
|
19.992.944.104
|