Quyết định 949/QĐ-UBND 2023 quy trình nội bộ giải quyết thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc Khánh Hòa

• Số hiệu: 949/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tỉnh Khánh Hòa
• Người ký: Nguyễn Tấn Tuân
• Ngày ban hành: 26/04/2023

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 949/QĐ-UBND	Khánh Hòa, ngày 26 tháng 4 năm 2023

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 92/2017/NĐ-CP ngày 07/8/2017 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính;

Căn cứ Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31/10/2017 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính;

Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 568/TTr-STP ngày 05/04/2023.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này quy trình nội bộ giải quyết thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp; Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3 (VBĐT); - Cục Kiểm soát TTHC (VPCP); - Ban Pháp chế HĐND tỉnh; - Cổng TTĐT tỉnh, Cổng TTĐT CCHC tỉnh; - Trung tâm CNTT&DVHCCTT tỉnh; - Trung tâm Công báo; - Lưu: VT, PT, HL, ĐL.

CHỦ TỊCH Nguyễn Tấn Tuân

QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC

(Ban hành kèm theo Quyết định số 949/QĐ-UBND ngày 26 tháng 4 năm 2023 của Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa)

1. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc (Mã số TTHC: 2.000908): Có một quy trình thực hiện.

- Mã số quy trình thủ tục hành chính: 2.000908.000.00.H32.01 (Theo mã số TTHC trên cơ sở dữ liệu TTHC dịch vụ công: 2.000908 được ban hành tại Quyết định số 1530/QĐ-UBND ngày 01/06/2018 của Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hoà).

- Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; Trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

Cơ quan, đơn vị	Bước thực hiện	Tên bước thực hiện	Trách nhiệm thực hiện	Nội dung công việc thực hiện	Biểu mẫu/kết quả	Thời gian (ngày)	Ghi chú
Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc	Bước 1	Tiếp nhận hồ sơ	Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp tỉnh; cấp huyện; cấp xã	- Trường hợp người yêu cầu nộp trực tiếp thì xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng. - Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ theo quy định. - Trường hợp người yêu cầu là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính. - Chuyển hồ sơ đến Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018); - Hồ sơ theo thủ tục hành chính đã công bố.	Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.
Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc	Bước 2	Xử lý, kiểm tra sổ gốc
	2.1	Kiểm tra, tham mưu xử lý hồ sơ	Công chức được phân công nhiệm vụ	- Kiểm tra sổ gốc để cấp bản sao theo yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. - Trong trường hợp không tìm thấy sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức đang lưu giữ sổ gốc có trách … - Trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị xem xét, phê duyệt.	- Dự thảo văn bản bản sao được sao từ sổ gốc - Dự thảo văn bản trả lời (nêu rõ cơ sở pháp lý liên quan; kết quả kiểm tra hồ sơ)
	2.2	Ký duyệt kết quả giải quyết và đóng dấu	- Lãnh đạo Cơ quan, đơn vị đang quản lý sổ gốc - Văn thư.	- Lãnh đạo Cơ quan, đơn vị đang quản lý sổ gốc ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, đơn vị thực hiện sao y sổ gốc; - Công văn trả lời không tin thấy sổ gốc hoặc thông tin không có trong sổ gốc - Văn thư đóng dấu và chuyển kết quả cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả	- Bản sao đã được ký và đóng dấu - Công văn trả lời không tìm thấy sổ gốc hoặc thông tin không có trong sổ gốc
Cơ quan, đơn vị đang quản lý sổ gốc	Bước 3	Ghi vào sổ theo dõi và lưu hồ sơ	Công chức được phân công nhiệm vụ	- Công chức ghi vào sổ theo dõi, lưu hồ sơ theo quy định (nếu có) và trả kết quả cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính.	- Sổ theo dõi - Bản sao được ký và đóng dấu - Công văn trả lời không tìm thấy sổ gốc hoặc thông tin không có trong sổ gốc
Cơ quan, đơn vị đang quản lý sổ gốc	Bước 4	Trả kết quả	Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả	Trả kết quả cho công dân	- Bản sao được ký và đóng dấu - Công văn trả lời không tìm thấy sổ gốc hoặc thông tin không có trong sổ gốc
Hồ sơ được lưu trữ tại Cơ quan, đơn vị quản lý sổ gốc theo quy định hiện hành, bao gồm: - Hồ sơ đã tiếp nhận theo TTHC đã công bố; - Bản chụp giấy tờ của người yêu cầu cấp bản sao - Bản sao đã được ký và đóng dấu - Công văn trả lời không tìm thấy sổ gốc hoặc thông tin không có trong sổ gốc.