ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
Số:
7117/QĐ-UBND
|
Hà
Nội, ngày 22 tháng 11 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ MẪU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC
CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Căn cứ Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số
04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội
vụ thành phố Hà Nội tại Tờ trình số 2425/TT- SNV ngày 28 tháng 10 năm 2013,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế mẫu về công tác
văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn
vị sự nghiệp, các Tổng công ty thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân các quận, huyện, thị xã căn cứ vào Quy chế mẫu ban hành kèm theo quyết
định này để xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
mình đảm bảo đúng pháp luật và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc xây dựng Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố, Giám đốc Sở
Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, các Tổng công ty thuộc
Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện, thị xã và
các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Thị Bích Ngọc
|
QUY CHẾ MẪU
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC THÀNH
PHỐ HÀ NỘI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013
của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội)
Chương 1.
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này được áp dụng cho công
tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ
quan, tổ chức: Sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp; Tổng công ty; Ủy ban nhân dân
các quận, huyện, thị xã);
Công tác văn thư bao gồm các công
việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ
chức); lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử
dụng con dấu trong công tác văn thư;
Công tác lưu trữ bao gồm các công
việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài
liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức (nêu
rõ tên cơ quan, tổ chức).
2. Đối tượng áp dụng
Cán bộ, công chức, viên chức và
những người được giao thực hiện nhiệm vụ (gọi chung là cán bộ, công chức, viên
chức) (tên cơ quan, tổ chức).
Điều 2. Trách
nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Trách nhiệm của Thủ trưởng
(người đứng đầu) cơ quan, tổ chức (tên cơ quan, tổ chức)
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ
đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy
định của pháp luật;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế
độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm
quyền;
c) Xây dựng kinh phí cho hoạt động
văn thư, lưu trữ.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng,
Trưởng phòng Hành chính (gọi chung là Chánh Văn phòng), Trưởng phòng Nội vụ,
Trưởng phòng Tư pháp (quận, huyện, thị xã), Trưởng phòng Pháp chế (sở, ban,
ngành) (nếu có)
a) Chánh Văn phòng hoặc người phụ
trách công tác hành chính giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý,
kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan đồng
thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan và đơn
vị trực thuộc;
b) Trưởng phòng Nội vụ có trách
nhiệm tham mưu giúp người đứng đầu Ủy ban nhân dân các quận, huyện, thị xã quản
lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn;
c) Trưởng phòng Pháp chế (nếu có)
đối với các cơ quan, tổ chức; Trưởng phòng Tư pháp đối với các quận, huyện, thị
xã có trách nhiệm thẩm định các văn bản quy phạm pháp luật và một số loại văn
bản khác do Ủy ban nhân dân huyện giao trước khi cơ quan ban hành.
3. Trách nhiệm của Trưởng các
phòng, ban, người đứng đầu các đơn vị trực thuộc
Trưởng các phòng, ban, người đứng
đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các
quy định của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ.
4. Trách nhiệm của cán bộ, công
chức, viên chức
Cán bộ, công chức, viên chức phải
thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu
trữ.
Điều 3. Bảo
vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải thực hiện
theo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương 2.
CÔNG TÁC VĂN THƯ
MỤC 1. SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 4. Soạn
thảo văn bản
1. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp
luật
Soạn thảo văn bản được thực hiện
theo quy định của Luật số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật Ban hành
văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. Thể thức
văn bản thực hiện tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng
5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản. Quyết định số 04/2012/QĐ-UBND ngày 01/3/2012 của Ủy
ban nhân dân thành phố Hà Nội ban hành quy định về Quy trình soạn thảo, thẩm
định, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân Thành phố và dự
thảo Nghị quyết của Hội đồng nhân dân Thành phố do Ủy ban nhân dân Thành phố
trình.
2. Soạn thảo văn bản hành chính
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng
01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính;
Phòng, ban, đơn vị hoặc công chức,
viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc
như xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản; thu thập,
xử lý thông tin có liên quan; trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định hiện
hành.
Điều 5. Duyệt
dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
Dự thảo văn bản do người có thẩm
quyền (cấp Trưởng hoặc Phó) ký duyệt. Trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải
sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo
văn bản trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ
sung.
Điều 6. Kiểm
tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Người đứng đầu phòng, ban hoặc
cá nhân đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính
xác của nội dung, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi
trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy
định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối
tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng giúp người đứng
đầu cơ quan, tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ
thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan (nêu rõ tên cơ quan, tổ
chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Điều 7. Ký văn
bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện
theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan (nêu rõ tên cơ quan,
tổ chức).
2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên,
chữ ký của người có thẩm quyền
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (nêu rõ
tên cơ quan, tổ chức) ký các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Các trường
hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải
ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.).
3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ
để ký văn bản.
Điều 8. Bản sao
văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y
bản chính, sao lục và trích sao.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo
Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
3. Việc sao y bản chính, sao lục,
trích sao văn bản do Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức),
Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) quyết định.
4. Bản sao y bản chính, sao lục,
trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu
và chữ ký của văn bản chính) thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển
phát ra ngoài cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) những ý kiến ghi
bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên
cơ quan, tổ chức) ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công
tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
MỤC 2. QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐẾN
Điều 9. Tiếp
nhận, đăng ký văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi
nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong
(nếu có) kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận;
b) Trường hợp phát hiện thiếu, mất
bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn
thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn
thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người
có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản có chữ ký xác nhận của
người chuyển văn bản;
c) Đối với văn bản đến được chuyển
phát qua máy Fax hoặc qua mạng Internet, Văn thư phải kiểm tra văn bản, số
lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo
cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản
đến
a) Các bì văn bản đến được phân
loại và xử lý như sau
Loại phải bóc bì: Các bì văn bản
đến gửi cho cơ quan, tổ chức;
Loại không bóc bì: Các bì văn bản
đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức
đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn
bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ
quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để
đăng ký;
Việc bóc bì văn bản mật được thực
hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002
của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3
năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà
nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
b) Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo
các yêu cầu
Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ
khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;
Không gây hư hại đối với văn bản,
không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ
quan gửi và dấu bưu điện;
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì
với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì
phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu
gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông
báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo
và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản
đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm
với văn bản để làm bằng chứng.
3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày
đến
a) Tất cả văn bản đến thuộc diện
đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ
đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax
và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng
dấu “Đến”;
b) Những văn bản đến không thuộc
diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị
hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”;
c) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng,
ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên
loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy
trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
d) Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các
thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục I (kèm theo văn bản này).
4. Đăng ký văn bản đến bằng sổ,
bằng phần mềm quản lý văn bản đến trên máy vi tính
a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Lập Sổ đăng ký văn bản đến:
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng
năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Trường hợp dưới 2.000 văn bản đến,
nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản
(trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến;
Từ 2.000 đến dưới 5.000 văn bản
đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan
Trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký
văn bản mật đến;
Trên 5.000 văn bản đến, nên lập các
sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Sổ đăng ký văn bản
mật đến;
Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp
nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;
Đối với những cơ quan, tổ chức hàng
năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các
yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lập thêm các Sổ đăng
ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Đăng ký văn bản đến:
Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính
xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ;
không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách
đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II (kèm theo văn bản này);
Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách
đăng ký đơn, thư thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục
III (kèm theo văn bản này);
b) Đăng ký văn bản đến bằng phần
mềm quản lý văn bản đến trên máy vi tính
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng
phần mềm quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp
luật về lĩnh vực này;
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến
vào phần mềm quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương
trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần
mềm đó;
Văn bản đến được đăng ký vào phần
mềm quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để
quản lý.
5. Đăng ký đối với văn bản khẩn,
mật
Văn bản khẩn, mật đến được đăng ký
riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng nội bộ
và mạng Internet.
Điều 10.
Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn
thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, lập phiếu xử lý và trình người đứng đầu đơn vị
xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào
ý kiến của người đứng đầu đơn vị, Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân
trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến
thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IV (kèm theo
văn bản này).
2. Khi nhận được bản chính của bản
Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày
đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký
trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua
mạng.
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng
năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp.
4. Việc chuyển giao văn bản phải
đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người
nhận văn bản phải ký nhận vào Sổ chuyển giao văn bản
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và
cách ghi thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V
(kèm theo văn bản này).
Điều 11. Giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Giải quyết văn bản đến
a) Khi nhận được văn bản đến, các đơn
vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy
định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các
mức độ khẩn phải giải quyết trước;
b) Khi trình người đứng đầu cơ
quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết; đơn vị, cá nhân phải
đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân;
Đối với văn bản đến có liên quan
đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi
văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý
kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị,
cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá
nhân có liên quan.
2. Theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến
a) Tất cả văn bản đến có ấn định
thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết;
b) Sau khi nhận được văn bản đến, đơn
vị, cá nhân có trách nhiệm, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh
đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); theo thời hạn yêu cầu của
văn bản hoặc theo quy định của pháp luật;
c) Trường hợp văn bản đến không có
yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế
làm việc của cơ quan, tổ chức;
d) Văn thư có trách nhiệm tổng hợp
số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được
giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu
hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo
đúng thời hạn quy định;
e) Chánh Văn phòng có trách nhiệm
đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) về
tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo
cho các đơn vị liên quan.
Mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản
đến và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục
VI (kèm theo văn bản này).
MỤC 3. QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐI
Điều 12. Kiểm
tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản đi
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản
a) Chánh Văn phòng giúp người đứng
đầu cơ quan kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình
bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan và ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở
“Nơi nhận”;
b) Trưởng phòng Tư pháp quận,
huyện, thị xã; Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Pháp chế sở, ban, ngành kiểm tra
lần cuối và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản của cơ quan và ký nháy/tắt vào
vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản
a) Ghi số văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan được
ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản
lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
Những nơi có phần mềm quản lý văn
thư, văn bản soạn thảo sau khi được Lãnh đạo cơ quan phê duyệt các phòng, ban, đơn
vị có trách nhiệm đăng ký văn bản vào phần mềm quản lý;
Việc ghi số văn bản quy phạm pháp
luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng một
sổ;
Việc ghi số văn bản hành chính thực
hiện theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ được đăng ký như sau:
Các loại văn bản: Chỉ thị (cá
biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một
sổ và một hệ thống số;
Các loại văn bản hành chính khác
được đăng ký vào sổ và hệ thống số riêng;
Văn bản mật đi được đăng ký vào một
sổ và một hệ thống số riêng.
b) Ghi địa danh ngày, tháng, năm
ban hành văn bản
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn
bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành;
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn
bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 9 Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ.
Điều 13. Đăng
ký văn bản đi
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
Lập sổ văn bản đi: Căn cứ phương
pháp ghi sổ và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a Khoản 2 Điều 5 của
Quy chế này; các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi theo hướng dẫn
Thông tư số 07/2012/TT -BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ;
Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách
đăng ký văn bản đi (kể cả bản sao văn bản và văn bản mật) thực hiện theo hướng
dẫn tại Phụ lục VII (kèm theo văn bản này).
2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
a) Yêu cầu chung đối với việc xây
dựng phần mềm quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định của pháp luật về
lĩnh vực này;
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản
đi vào phần mềm được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm
quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó;
c) Văn bản đi được đăng ký vào cơ
sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính phải đảm bảo an toàn, được in ra
giấy hàng ngày và đóng sổ để quản lý.
Điều 14. Nhân
bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Văn bản đi được nhân bản theo
đúng số lượng được xác định ở phần “Nơi nhận” của văn bản và đúng thời gian quy
định;
b) Việc nhân bản văn bản mật đi
được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28 tháng 03 năm 2002 của Chính phủ.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ
lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực
dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ
ký về phía bên trái;
b) Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi
trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy
định của Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành;
c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng
giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy;
mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
3. Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ
khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được
thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ;
b) Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật
(“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được
thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng
09 năm 2002 của Bộ Công an;
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ
mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH
NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều 15
Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
Điều 15. Thủ
tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Làm thủ tục phát hành văn bản
a) Lựa chọn bì
Bì văn bản được làm bằng loại giấy
dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được. Bì văn bản mật được thực
hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư 12/2002/TT-BCA (A11);
b) Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì văn bản và cách
viết bì thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII
(kèm theo văn bản này);
c) Vào và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn
bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản, mặt có chữ vào
trong và không làm nhàu văn bản;
Hồ dán bì phải có độ dính cao, mép
bì được dán kín và không để hồ dán dính vào văn bản;
d) Đóng dấu độ khẩn, mật và dấu
khác trên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu
độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ
người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu mật trên bì văn bản mật
được thực hiện theo quy định tại Khoản và Khoản 3 Thông tư 12/2002/TT-BCA
(A11).
2. Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ
tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản được ký, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát
hành sau 03 ngày kể từ ngày ký văn bản
a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn
vị, cá nhân trong cơ quan
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số
lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được
thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng;
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và
cách đăng ký thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX
(kèm theo văn bản này);
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số
lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư
trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và
sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn
bản phải ký nhận vào sổ;
b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ
quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc
người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức
khác đều phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi. Khi chuyển giao văn bản,
người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu
điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát
qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ;
Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và
cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X
(kèm theo văn bản này);
Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu
nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có);
d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy
Fax, qua mạng
Trường hợp cần chuyển phát nhanh
văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi
bản chính;
e) Việc chuyển văn bản mật được
thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và
quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
3. Theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi:
Lập Phiếu gửi để theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản;
Đối với những văn bản đi có đóng
dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại,
phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì
lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn
thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra,
xác minh khi cần thiết;
Trường hợp phát hiện văn bản bị
thất lạc, kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Điều 16. Lưu
văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai
bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và
01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan,
tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.
3. Trường hợp văn bản đi được dịch
ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt
phải kèm theo bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân
tộc thiểu số.
4. Việc lưu giữ, bảo quản và sử
dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy
định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
5. Văn thư có trách nhiệm lập sổ
theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định
của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và cách ghi
sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI (kèm
theo văn bản này).
MỤC 4. LẬP HỒ SƠ
VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 17. Nội
dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công
việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), và thực tế công việc được giao,
cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa
hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của
mình sẽ tiếp tục cập nhật các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ;
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ
Cán bộ, công chức, viên chức có
trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu
có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
Các văn bản trong hồ sơ phải được
sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để
lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn
biến công việc);
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì
hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải
kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản
trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;
Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được
lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh
đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn
vị hình thành hồ sơ;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập
vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn
biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá
trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 18. Giao
nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
1. Trách nhiệm của cán bộ, công
chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức
phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn được
quy định tại Khoản 2 Điều 18 của Quy chế này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài
liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức
biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ
lại không quá 02 năm;
b) Cán bộ, công chức, viên chức khi
chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ
sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ
sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ
chức khác.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày
công việc kết thúc;
b) Sau 03 tháng kể từ ngày công
trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản.
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn
vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên
cơ quan, tổ chức) và cán bộ, công chức, viên chức mỗi bên giữ một bản.
Điều 19. Trách
nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
1. Trách nhiệm của người đứng đầu
cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
Hàng năm Lãnh đạo cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ
của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
Mẫu Danh mục hồ sơ thực hiện theo
hướng dẫn tại Phụ lục XII (kèm theo văn bản này).
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ
quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn công chức, viên chức các
phòng, ban, các đơn vị trực thuộc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan;
b) Trưởng các phòng, ban thuộc Ủy
ban nhân dân quận, huyện, thị xã kiểm tra, hướng dẫn công chức, viên chức các
phòng, ban, các đơn vị trực thuộc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan.
3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn
vị trực thuộc
Người đứng đầu các đơn vị trực
thuộc có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
4. Trách nhiệm của Văn thư, Lưu trữ
cơ quan
Công chức, viên chức Văn thư, Lưu
trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ
sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo đúng
quy định của Nhà nước.
5. Trách nhiệm của cán bộ, công
chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức có
trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng
thời hạn và đúng thủ tục quy định.
MỤC 5. QUẢN LÝ
VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 20. Quản
lý con dấu
1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm
trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan,
tổ chức. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức
việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
2. Các con dấu của cơ quan, tổ
chức, con dấu đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử
dụng. Công chức, viên chức Văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu
trách nhiệm trước Lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách
nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản tại
phòng làm việc của công chức, viên chức Văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra
khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được
bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;
b) Không giao con dấu cho người
khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến
dạng, cán bộ, công chức, viên chức Văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan,
tổ chức làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên
bản.
4. Khi đơn vị có quyết định chia,
tách, sáp nhập hoặc giải thể phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con
dấu mới.
Điều 21. Sử
dụng con dấu
1. Cán bộ, công chức, viên chức Văn
thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi
các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu trong các
trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký,
đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người
không có thẩm quyền.
Chương 3.
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
MỤC 1. CÔNG
TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 22. Giao
nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm công chức, viên chức Lưu
trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) có nhiệm vụ tổ chức thu thập
hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài
liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ,
công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu
trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ,
công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện
bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài
liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài
liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 23. Chỉnh
lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ
chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản
trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý:
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh
sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài
liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải
phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức).
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải
đạt yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn
chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho
hồ sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ
sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra
cứu sử dụng tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá
trị.
Điều 24. Xác
định giá trị tài liệu
1. Phòng/Bộ phận Văn thư, Lưu trữ
cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng
xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu
rõ tên cơ quan, tổ chức) ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có
thẩm quyền.
2. Việc xác định giá trị tài liệu
phải đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;
b) Xác định tài liệu hết giá trị để
tiêu hủy.
Điều 25. Hủy
tài liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy
tài liệu hết giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức quy định như sau:
a) Thành lập Hội đồng xác định giá
trị tài liệu
Thành phần của Hội đồng gồm:
Chủ tịch Hội đồng;
Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ
chức là Thư ký Hội đồng;
Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài
liệu là ủy viên;
Người am hiểu về lĩnh vực có tài
liệu cần xác định giá trị là ủy viên;
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan;
c) Người đứng đầu cơ quan có thẩm
quyền về lưu trữ các cấp quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch
sử cùng cấp.
2. Thủ tục quyết định tiêu hủy tài
liệu hết giá trị
a) Theo đề nghị của Hội đồng xác
định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực
hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá
trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan
của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị
cần hủy;
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội
đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp,
người có thẩm quyền quy định tại Khoản 1 Điều 25 quyết định việc hủy tài liệu
hết giá trị;
b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm
tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản
lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu
trữ lịch sử;
Hội đồng thẩm tra xác định giá trị
tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu
trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử;
Việc hủy tài liệu hết giá trị phải
bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
3. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá
trị
Quyết định thành lập Hội đồng;
Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ
trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý
kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
Văn bản thẩm định, cho ý kiến của
cơ quan có thẩm quyền;
Quyết định hủy tài liệu hết giá
trị;
Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải
được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ
ngày hủy tài liệu.
Điều 26. Thời
hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử:
Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm
công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh
viễn vào Lưu trữ lịch sử;
Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo
quản vĩnh viễn của các ngành công an, quốc phòng và các ngành khác phải nộp lưu
vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ
tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt
động nghiệp vụ hàng ngày.
MỤC 2. BẢO
QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 27. Thống
kê tài liệu lưu trữ
Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu
trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê
hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 và gửi báo cáo
thống kê tới cơ quan quản lý nhà nước là: Sở Nội vụ thành phố Hà Nội (qua Chi
cục Văn thư - Lưu trữ) vào ngày 15 tháng 01 năm sau.
Điều 28. Bảo
quản tài liệu lưu trữ
1. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức
a) Chánh Văn phòng có trách nhiệm
tổ chức thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ
theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ,
thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang
bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì
các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ;
b) Cán bộ, công chức, viên chức Văn
thư, Lưu trữ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) có trách nhiệm:
Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong
hộp (cặp), dán nhãn và ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê,
kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để
nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.
2. Trách nhiệm của Lưu trữ Ủy ban
nhân dân quận, huyện, thị xã
Phòng Nội vụ tham mưu giúp Ủy ban
nhân dân quận, huyện, thị xã chỉ đạo bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn
quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, thiên tai; phòng gian,
bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị
kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản
phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
Điều 29. Đối
tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu
1. Đối tượng được khai thác, sử
dụng tài liệu
Tất cả cán bộ, công chức, viên chức
trong cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức).
2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài
liệu
Cán bộ, công chức, viên chức cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) nghiên cứu tài liệu vì mục đích
công vụ phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc
Chánh Văn phòng đồng ý.
Điều 30. Các
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Có các hình thức sau:
Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
Xuất bản ấn phẩm lưu trữ;
Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên
phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử;
Triển lãm trưng bày tài liệu lưu
trữ;
Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản
chứng thực lưu trữ.
Điều 31. Thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Thẩm quyền đối với Lưu trữ cơ
quan
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
căn cứ quy định này và các quy định khác của pháp luật có liên quan đến quy
định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức
mình;
b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân có
quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch
sử và các nhu cầu chính đáng khác. Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền
và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
2. Thẩm quyền đối với Lưu trữ lịch
sử
Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử
quyết định việc cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài
liệu hạn chế sử dụng, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước và tài liệu
lưu trữ đặc biệt quý hiếm.
3. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
và Lưu trữ lịch sử
a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu
trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp
quản lý;
b) Hàng năm rà soát, thông báo tài
liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được
giải mật.
Điều 32. Quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử
1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ
quan, tổ chức
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy
định của pháp luật.
2. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
Người làm lưu trữ có trách nhiệm
tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện đúng quy định
của pháp luật về lưu trữ tài liệu điện tử.
3. Trách nhiệm của bộ phận chuyên
trách về công nghệ thông tin
Đơn vị, bộ phận chuyên trách về
công nghệ thông tin của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho
người đứng đầu cơ quan, tổ chức về ứng dụng công nghệ thông tin đối với việc
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và thực hiện các biện pháp kỹ thuật để duy trì
hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức.
4. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử
Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm thực
hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của
pháp luật về lưu trữ.
5. Xác định giá trị tài liệu lưu
trữ điện tử
a) Tài liệu lưu trữ điện tử được
xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị
nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải đáp ứng các
yêu cầu sau:
Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn
và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện
tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;
Thông tin chứa trong tài liệu lưu
trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh;
b) Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng
các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03
tháng 01 năm 2013 có giá trị như bản gốc.
6. Thu thập tài liệu lưu trữ điện
tử
a) Trường hợp tài liệu lưu trữ điện
tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại;
b) Khi giao nhận tài liệu lưu trữ
điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính
toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc
và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa
chữa hay bị mất dữ liệu;
c) Việc thu thập tài liệu lưu trữ
điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau:
Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn
vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu;
Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp
tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;
Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và
dữ liệu đặc tả kèm theo;
Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm
hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên
kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút;
Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ
thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp
sao lưu dự phòng;
Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu
lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan;
d) Việc thu thập tài liệu lưu trữ
điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy trình sau:
Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan
thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng
chuyển;
Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và
dữ liệu đặc tả kèm theo;
Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm
hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên
kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút;
Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ
thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử và thực hiện các
biện pháp sao lưu dự phòng;
Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu
lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử;
e) Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá
trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu
trữ lịch sử phải được thực hiện theo tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệu theo quy
định của pháp luật.
7. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện
tử
a) Tài liệu lưu trữ điện tử phải
được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp;
b) Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng
truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc
phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung
tài liệu;
c) Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu
trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.
8. Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử
a) Thẩm quyền cho phép đọc, sao,
chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với
tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác;
b) Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài
liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức;
c) Khuyến khích việc thực hiện dịch
vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến;
d) Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu
trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử
dụng trên mạng diện rộng.
9. Hủy tài liệu lưu trữ điện tử
a) Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá
trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang
tin khác hết giá trị;
b) Việc hủy tài liệu lưu trữ điện
tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá
trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục
lại được.
Chương 4.
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI
PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO
Điều 33. Khen
thưởng và xử lý vi phạm
1. Tập thể, cá nhân trong các cơ
quan, tổ chức thực hiện tốt các quy định tại Quy chế này được khen thưởng theo
quy định của Luật Thi đua khen thưởng và Nghị định số 42/2010/NĐ-CP ngày 15
tháng 4 năm 2010 của Chính phủ.
2. Công chức, viên chức vi phạm các
quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu các
hình thức kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
3. Trường hợp công chức, viên chức
vi phạm các quy định tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất của Nhà nước thì
phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 34. Khiếu
nại, tố cáo
1. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu
nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
2. Việc giải quyết khiếu nại, tố
cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật
về khiếu nại, tố cáo.
Chương 5.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 35. Tổ
chức thực hiện
1. Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào
Quy chế mẫu này, xây dựng Quy chế của cơ quan, tổ chức cho phù hợp với tình
hình thực tế.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu
phát sinh vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung, Chánh Văn phòng hoặc người được
phân công đề nghị Lãnh đạo cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định./.
PHỤ LỤC I
DẤU“ĐẾN”
(Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân thành phố Hà Nội)
1. Mẫu dấu “Đến”
35mm
|
50mm
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC
|
ĐẾN
|
Số: ………………..
|
Ngày: …………….
|
Chuyển: ……………………………
Lưu hồ sơ số: ………………………
|
a) Hình dạng và kích thước
Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình
chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm;
b) Mẫu trình bày
Mẫu dấu “Đến” được trình bày như
minh hoạ tại hình vẽ ở trên.
2. Hướng dẫn ghi các nội dung thông
tin trên dấu “Đến”
a) Số đến
Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản
đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc
vào ngày 31 tháng 12 hàng năm;
b) Ngày đến
Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ
quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối
với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi
bằng hai chữ số cuối của năm, ví dụ: 01/01/2013, 31/12/2013.
Giờ đến: Đối với văn bản đến có
đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ”), cán bộ văn thư
phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví
dụ: 14.30);
c) Chuyển
Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có
trách nhiệm giải quyết;
d) Lưu hồ sơ số
Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản
được lập theo Danh mục hồ sơ cơ quan./.
PHỤ LỤC II
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân thành phố Hà Nội)
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in
sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn
bản đến (loại thường) được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây.
………….(1)…………..
……………(2)……………
SỔ
ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:
20…(3)….
Từ
ngày …… đến ngày ….(4)……….
Từ
số…….. đến số ………..(5)………..
Quyển
số: ……..(6)………
|
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản
cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn
vị (đối với sổ của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết
thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến
đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ phải
có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và
đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ số ... đến số ... và Quyển
số.
b) Phần đăng ký văn bản đến
Phần đăng ký văn bản đến được trình
bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:
Ngày
đến
|
Số
đến
|
Tác
giả
|
Số,
ký hiệu
|
Ngày
tháng
|
Tên
loại và trích yếu nội dung
|
Đơn
vị hoặc người nhận
|
Ký
nhận
|
Ghi
chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được
ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 01/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên
dấu “Đến”.
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn
bản đến.
Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn
bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm
số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 01/01/2013,
31/12/2013.
Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến
(trừ công văn tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường
hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt
nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân
nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người
có thẩm quyền.
Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp
nhận văn bản.
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về
văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao
v.v...).
Sổ đăng ký văn bản mật đến
Ngày
đến
|
Số
đến
|
Tác
giả
|
Số,
ký hiệu
|
Ngày
tháng
|
Tên
loại và trích yếu nội dung
|
Mức
độ mật
|
Đơn
vị hoặc người nhận
|
Ký
nhận
|
Ghi
chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mẫu
sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại thường),
nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại
và trích yếu nội dung” (cột 6).
Việc đăng ký văn bản mật đến được
thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại Khoản
2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối
mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì
chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm
quyền./.
PHỤ LỤC III
SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ
(Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân thành phố Hà Nội)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký đơn, thư phải được in
sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình
bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi
là “Sổ đăng ký đơn, thư”;
b) Phần đăng ký đơn, thư
Phần đăng ký đơn, thư được trình
bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Ngày
đến
|
Số
đến
|
Họ
tên, địa chỉ người gửi
|
Ngày
tháng
|
Trích
yếu nội dung
|
Đơn
vị hoặc người nhận
|
Ký
nhận
|
Ghi
chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được
ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 01/01,27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên
dấu “Đến”. Số đến là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận
được (nếu đơn, thư được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của
văn bản đến nói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các
loại văn bản đến khác).
Cột 3: Ghi đầy đủ, chính xác họ và
tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ghi theo ngày, tháng, năm
được ghi trên đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm
số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 01/01/2013,
31/12/2013. Trường hợp trên đơn, thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày,
tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể.
Cột 5: Ghi theo trích yếu nội dung
được ghi trên đơn, thư. Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng
ký phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân
nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người
có thẩm quyền.
Cột 7: Chữ ký của người trực tiếp
nhận đơn, thư.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết về đơn,
thư như đơn, thư lần thứ ...; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v...)./.
PHỤ LỤC IV
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân thành phố Hà Nội)
1. Mẫu phiếu
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
…………….,
ngày … tháng …. năm 20…
|
PHIẾU
GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
…………………..(1)………………………..
……………………………………
Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ
chức: (2)
Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3)
Ý kiến đề xuất của người giải
quyết: (4)
2. Hướng dẫn ghi
(1): Ghi tên loại; số, ký hiệu;
ngày, tháng, năm; cơ quan (tổ chức) ban hành và trích yếu nội dung của văn bản
đến.
(2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải
quyết của lãnh đạo cơ quan, tổ chức (hoặc của người có thẩm quyền) giao đơn vị,
cá nhân chủ trì, các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến
(nếu có); thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có) và ngày
tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết.
(3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải
quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân
(nếu có) và ngày tháng năm cho ý kiến.
(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn
bản đến của cá nhân và ngày tháng năm đề xuất ý kiến./.
PHỤ LỤC V
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân thành phố Hà Nội)
I. Sổ chuyển giao văn bản đến
(loại thường)
1. Mẫu sổ
Sổ chuyển giao văn bản đến nên được
in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình
bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi
là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và không có dòng chữ “Từ số ... đến số ...”;
b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản
đến
Phần đăng ký chuyển giao văn bản
đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x
297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau:
Ngày
chuyển
|
Số
đến
|
Đơn
vị hoặc người nhận
|
Ký
nhận
|
Ghi
chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn ghi
Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng
1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 01/02, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên
dấu “Đến”.
Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân
nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người
có thẩm quyền.
Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp
nhận văn bản.
Cột 5: Ghi những điểm cần thiết
(bản sao, số lượng bản...).
II. Sổ chuyển giao văn bản mật
đến
Ngày
chuyển
|
Số
đến
|
Mức
độ mật
|
Đơn
vị hoặc người nhận
|
Ký
nhận
|
Ghi
chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
Trong trường hợp cần thiết, các cơ
quan, tổ chức có thể lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng. Mẫu sổ chuyển
giao văn bản mật đến tương tự như sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường),
nhưng phần đăng ký chuyển giao văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột
“Số đến” (cột 2).
Việc đăng ký chuyển giao văn bản
mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo
hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này, riêng ở cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ
độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến../.
PHỤ LỤC VI
SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân thành phố Hà Nội)
1. Mẫu sổ
Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến
được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình
bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên
gọi là “Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến”.
b) Phần theo dõi giải quyết văn bản
đến
Phần theo dõi giải quyết văn bản
đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu
sau:
Số
đến
|
Tên
loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản
|
Đơn
vị hoặc người nhận
|
Thời
hạn giải quyết
|
Tiến
độ giải quyết
|
Số,
ký hiệu văn bản trả lời
|
Ghi
chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn ghi
Cột 1: Ghi theo số đến được ghi
trên dấu “Đến” và trong sổ đăng ký văn bản đến.
Cột 2: Ghi tên loại đối với văn bản
do các cơ quan, tổ chức gửi đến, đơn hoặc thư khiếu nại, tố cáo đối với đơn,
thư; các nội dung khác ghi theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục II của Thông
tư này.
Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân
nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền.
Cột 4: Ghi thời hạn giải quyết văn
bản đến theo quy định của pháp luật, quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý
kiến của người có thẩm quyền.
Cột 5: Ghi tiến độ giải quyết văn
bản đến của các đơn vị, cá nhân so với thời hạn đã được quy định, ví dụ: đã
giải quyết, chưa giải quyết v.v....
Cột 6: Ghi số và ký hiệu của văn
bản trả lời văn bản đến (nếu có).
Cột 7: Ghi những điểm cần thiết
khác./.
PHỤ LỤC VII
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
(Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân thành phố Hà Nội)
I. Sổ đăng ký văn bản đi (loại
thường)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản đi phải được in
sẵn, kích thước: 210mm x 297mm;
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình
bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi
là “Sổ đăng ký văn bản đi”.
b) Phần đăng ký văn bản đi
Phần đăng ký văn bản đi được trình
bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Số,
ký hiệu văn bản
|
Ngày
tháng văn bản
|
Tên
loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Người
ký
|
Nơi
nhận văn bản
|
Đơn
vị, người nhận bản lưu
|
Số
lượng bản
|
Ghi
chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn
bản.
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn
bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví
dụ: 01/02, 31/12.
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu
nội dung của văn bản.
Cột 4: Ghi tên của người ký văn
bản.
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức
hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân
nhận bản lưu.
Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết
khác.
II. Sổ đăng ký văn bản mật đi
Số,
ký hiệu văn bản
|
Ngày
tháng văn bản
|
Tên
loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Người
ký
|
Nơi
nhận văn bản
|
Đơn
vị, người nhận bản lưu
|
Số
lượng bản
|
Ghi
chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống
như sổ đăng ký văn bản đi (loại thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có
bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản”
(cột 3).
Việc đăng ký văn bản mật đi được
thực hiện tương tự như đối với văn bản đi (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản
2 của Phụ lục này; riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”,
“Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì
chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm
quyền./.
PHỤ LỤC VIII
BÌ VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân thành phố Hà Nội)
1. Mẫu bì văn bản
a) Hình dạng và kích thước
Bì văn bản phải được in sẵn, có
hình chữ nhật. Kích thước tối thiểu đối với các loại bì thông dụng cụ thể như
sau:
- Loại 307mm x 220mm: Dùng cho văn
bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy;
- Loại 220mm x 158mm: Dùng cho văn
bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 2 phần bằng
nhau;
- Loại 220mm x 109mm: Dùng cho văn
bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng
nhau;
- Loại 158mm x 1 15mm: Dùng cho văn
bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 4 phần bằng
nhau.
b) Mẫu trình bày.
Mẫu trình bày bì văn bản được minh
hoạ theo hình vẽ.
2. Hướng dẫn trình bày và viết
bì
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn
bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức
(nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu
cần).
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ
quan, tổ chức (nếu có).
(5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có
trong phong bì.
(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn
vị, cá nhân nhận văn bản.
(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn
vị, cá nhân nhận văn bản.
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ
chức (nếu có)./.
PHỤ LỤC IX
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
(Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân thành phố Hà Nội)
1. Mẫu sổ
Sổ chuyển giao văn bản đi cho các
cơ quan khác hoặc cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được in
sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình
bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên
gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi”;
b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản
đi
Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi
được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo
chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau:
Ngày
chuyển
|
Số,
ký hiệu văn bản
|
Nơi
nhận văn bản
|
Ký
nhận
|
Ghi
chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao
văn bản đi; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở
trước, ví dụ: 01/01, 26/10, 31/12.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn
bản.
Cột 3: Nơi nhận văn bản
- Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận
văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức;
- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc
đơn vị, cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan,
tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác.
Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp
nhận văn bản.
Cột 5: Ghi những điểm cần thiết
khác như số lượng bản, số lượng bì./.
PHỤ LỤC X
SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
(Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân thành phố Hà Nội)
1. Mẫu sổ
Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải
được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình
bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên
gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”;
b) Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu
điện
Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu
điện được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc
theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:
Ngày
chuyển
|
Số,
ký hiệu văn bản
|
Nơi
nhận văn bản
|
Số
lượng bì
|
Ký
nhận và dấu bưu điện
|
Ghi
chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn ghi
Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn
bản đi bưu điện; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở
trước, ví dụ: 01/01, 27/8, 31/12.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn
bản.
Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức
hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản
gửi đi.
Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu
điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưu điện (nếu có).
Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác./.
PHỤ LỤC XI
SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU
(Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân thành phố Hà Nội)
1. Mẫu sổ
Sổ sử dụng bản lưu nên được in sẵn,
kích thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình
bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên
gọi là “Sổ sử dụng bản lưu”.
b) Phần đăng ký sử dụng bản lưu
Phần đăng ký sử dụng bản lưu được
trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu sau:
Ngày
tháng
|
Họ
và tên của người sử dụng
|
Số,
ký hiệu, ngày tháng văn bản
|
Tên
loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Hồ
sơ số
|
Ký
nhận
|
Ngày
trả
|
Người
cho phép sử dụng
|
Ghi
chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn ghi
Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm phục vụ
yêu cầu sử dụng bản lưu; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm
số 0 ở trước, ví dụ: 01/02/2013, 21/8/2013, 31/12/2012.
Cột 2: Ghi họ và tên, đơn vị công
tác của người sử dụng bản lưu.
Cột 3: Ghi số và ký hiệu; ngày, tháng,
năm của văn bản.
Cột 4: Ghi tên loại và trích yếu
nội dung của văn bản.
Cột 5: Ghi số, ký hiệu của tập lưu
văn bản đi được sắp xếp theo thứ tự đăng ký tại văn thư.
Cột 6: Chữ ký của người sử dụng bản
lưu.
Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà
người sử dụng (người mượn) phải trả lại bản lưu.
Cột 8: Ghi họ tên của người duyệt
cho phép sử dụng bản lưu.
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết như
đã trả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn hơn thời hạn cho phép)./.
PHỤ LỤC XII
MẪU DANH MỤC HỒ SƠ
(Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy
ban nhân dân thành phố Hà Nội)
TÊN
CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
DANH
MỤC HỒ SƠ CỦA ... (tên cơ quan, tổ chức)
Năm
...
(Ban
hành kèm theo Quyết định số... ngày... tháng... năm của...)
Sô
và ký hiệu HS
|
Tên
đề mục và tiêu đề hồ sơ
|
Thời
hạn bảo quản
|
Đơn
vị/ người lập hồ sơ
|
Ghi
chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
I.
TÊN ĐỀ MỤC LỚN
|
|
|
|
|
1.
Tên đê mục nhỏ
|
|
|
|
|
Tiêu
đề hồ sơ
|
|
|
|
Bản Danh mục hồ sơ này có ………. (1)
hồ sơ, bao gồm:
…………………………(2) hồ sơ bảo
quản vĩnh viễn;
…………….…………..(2) hồ sơ
bảo quản có thời hạn.
|
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Hướng dẫn sử dụng:
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ.
Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục
lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ.
Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ
sơ: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.
Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân
chịu trách nhiệm lập hồ sơ.
Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt
về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ
loại mật v.v...
(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh
mục;
(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản
vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục./.