|
VĂN PHÒNG CHÍNH
PHỦ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 703/QĐ-VPCP
|
Hà Nội, ngày 15
tháng 9 năm 2020
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ MẪU VỀ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ
VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG
BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
Căn cứ Nghị định số
150/2016/NĐ-CP ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ;
Căn cứ Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ
Hành chính.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành Quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành
và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương.
Điều 2.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố
trực thuộc trung ương căn cứ văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ cấu tổ chức của cơ quan và Quy chế mẫu ban hành kèm theo Quyết định này để
nghiên cứu xây dựng hoặc sửa đổi Quy chế của cơ quan cho phù hợp, bảo đảm đồng
bộ, thống nhất triển khai các công việc được giao.
Điều 3.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký,
thay thế Quyết định số 1467/QĐ-VPCP ngày 21 tháng 9 năm 2010 của Bộ trưởng, Chủ
nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành
và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương.
Điều 4.
Vụ trưởng Vụ Hành chính chủ trì, phối hợp với các đơn
vị liên quan thuộc Văn phòng Chính phủ giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm hướng dẫn Văn
phòng Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoàn thiện các
văn bản cho phù hợp./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Ủy ban nhân dân các tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương;
- BTCN, các PCN;
- Vụ QHĐP, Cục KSTT;
- Lưu: VT, HC (02).
|
BỘ TRƯỞNG, CHỦ
NHIỆM
Mai Tiến Dũng
|
QUY CHẾ MẪU
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG
(Kèm theo Quyết định số 703/QĐ-VPCP ngày 15 tháng 9 năm 2020 của Bộ trưởng,
Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
1. Quy chế này áp dụng đối với
công tác tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản (bao gồm văn bản giấy
và văn bản điện tử) tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương (sau đây gọi chung là Văn phòng Ủy ban nhân dân).
2. Quy chế này không áp dụng đối
với1:
a) Việc gửi, nhận, xử lý văn bản
giữa các đơn vị thuộc nội bộ của Văn phòng Ủy ban nhân dân;
b) Việc soạn thảo các đề án hoặc
văn bản, tài liệu phục vụ công việc nội bộ của Văn phòng Ủy ban nhân dân.
Điều 2.
Văn bản đến, văn bản đi, giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản đến là tất cả văn bản,
hồ sơ của cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi, trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân (sau đây gọi chung là lãnh đạo Ủy
ban nhân dân), Văn phòng Ủy ban nhân dân và đơn vị, tổ chức, cá nhân trực thuộc
theo đường bưu điện, fax, trực tiếp hoặc mạng tin học.
2. Văn bản đi là tất cả văn bản,
hồ sơ của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân
gửi các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo đường bưu điện, fax, trực tiếp hoặc mạng
tin học.
3. Văn bản điện tử của Ủy ban
nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân được ký số bởi người
có thẩm quyền hoặc văn bản giấy được ký trực tiếp, thực hiện số hóa và ký số cơ
quan theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
Điều 3.
Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản2
1. Tập trung đầu mối tiếp nhận
văn bản, trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân giải quyết công việc và phát hành
văn bản3.
2. Trách nhiệm của các cấp tham
gia xử lý văn bản theo chức trách, nhiệm vụ và chịu trách nhiệm về ý kiến tham
mưu, đề xuất4.
3. Lãnh đạo các cấp ký số các
văn bản phát hành theo thẩm quyền được giao, trừ các văn bản có độ mật.
4. Văn bản không có độ mật phải
được xử lý trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (sau đây gọi chung là Hệ thống)5.
5. Bảo đảm yêu cầu bí mật đối với
thông tin, tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước. Văn bản có độ mật không xử
lý trên Hệ thống.
Điều 4.
Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản
lý văn bản
1. Trách nhiệm của Phòng Hành
chính - Tổ chức6
a) Tiếp nhận văn bản đến; trình
lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân phân văn bản7; chuyển
giao văn bản đến tới các đơn vị, cá nhân được lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân
dân phân, giao xử lý.
b) Phát hành văn bản và theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi.
c) Quản lý, sử dụng con dấu và
thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan.
d) Theo dõi, đôn đốc việc xử lý
văn bản; thống kê, báo cáo về tình hình xử lý văn bản tại cuộc họp giao ban hoặc
theo chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân.
đ) Lưu trữ văn bản, hồ sơ của Ủy
ban nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân.
e) Hướng dẫn nghiệp vụ công tác
văn thư, lưu trữ trong nội bộ Văn phòng Ủy ban nhân dân.
g) Định kỳ báo cáo lãnh đạo Văn
phòng Ủy ban nhân dân kết quả thực hiện nhiệm vụ.
2. Trách nhiệm của các đơn vị
thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân
a) Trưởng đơn vị có trách nhiệm:
- Tổ chức xử lý văn bản; đôn đốc,
kiểm tra kết quả xử lý văn bản và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng Ủy
ban nhân dân về kết quả xử lý văn bản của đơn vị;
- Quyết định đối với đề xuất của
chuyên viên về việc không phải xử lý văn bản do cơ quan, tổ chức gửi để biết và
chịu trách nhiệm về quyết định của mình;
- Quản lý văn bản và hồ sơ công
việc tại đơn vị;
- Định kỳ hoặc theo chỉ đạo của
lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân, báo cáo kết quả tiếp nhận, xử lý và quản lý
văn bản tại đơn vị; kịp thời đề xuất phương án giải quyết những khó khăn, vướng
mắc.
b) Phó Trưởng đơn vị có trách
nhiệm giúp Trưởng đơn vị xử lý văn bản và chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị
về kết quả xử lý văn bản thuộc lĩnh vực được phân công.
c) Chuyên viên có trách nhiệm:
- Xử lý và phối hợp xử lý văn bản
theo phân công của lãnh đạo đơn vị; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về ý kiến
tham mưu của mình; báo cáo kết quả xử lý văn bản với lãnh đạo đơn vị;
- Quản lý văn bản; lập, nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định;
- Cập nhật nhiệm vụ do Ủy ban
nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân giao cho cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và Ủy
ban nhân dân cấp huyện vào Phần mềm theo dõi chỉ đạo, điều hành (trừ văn bản mật);
tổng hợp các nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân giao tại các
văn bản để phục vụ công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra;
- Thực hiện sự chỉ đạo của lãnh
đạo Ủy ban nhân dân, lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân, lãnh đạo đơn vị.
3. Thư ký8
lãnh đạo Ủy ban nhân dân có trách nhiệm:
- Giao, nhận và lập Sổ theo dõi
văn bản, hồ sơ trình;
- Kiểm tra hồ sơ, phiếu trình
và nội dung dự thảo văn bản; trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân.
Chương II
TIẾP NHẬN, ĐĂNG KÝ VÀ
CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
Điều 5. Tiếp
nhận văn bản đến
1. Văn bản đến được tập trung
tiếp nhận tại Phòng Hành chính - Tổ chức.
2. Đối với văn bản giấy
Phòng Hành chính - Tổ chức kiểm
tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; phân loại bì
theo độ mật, độ khẩn và bì được bóc hoặc không bóc.
a) Không bóc đối với những bì9.
b) Bóc bì đối với bì không thuộc
điểm a khoản này10.
3. Đối với văn bản điện tử
Phòng Hành chính - Tổ chức kiểm
tra tính xác thực, tính toàn vẹn của văn bản điện tử bằng chức năng của Hệ thống
và thực hiện:
a) Tiếp nhận và thông báo ngay
cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống;
b) Trả lại nơi gửi đối với văn
bản không đáp ứng các yêu cầu theo quy định hoặc gửi sai nơi nhận; thông báo
ngay cho nơi gửi văn bản khi phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường.
Điều 6.
Đăng ký văn bản đến
1. Văn bản đến được đăng ký tại
Phòng Hành chính - Tổ chức. Việc đăng ký văn bản đến bảo đảm đầy đủ, rõ ràng,
chính xác các thông tin theo quy định.
2. Đăng ký văn bản giấy
a) Đối với điện mật, văn bản có
độ mật và bì có dấu mật: Đăng ký theo quy định của pháp luật về cơ yếu và bảo vệ
bí mật nhà nước.
b) Đối với văn bản không có độ
mật: Đóng dấu ''ĐẾN''; ghi số văn bản đến; cập nhật thông tin văn bản đến lên Hệ
thống; số hóa văn bản đến phải xử lý nếu chưa có văn bản điện tử. Đối với những
bì văn bản không bóc, cập nhật các thông tin trên bì lên Hệ thống.
Văn bản cần trả lại nơi gửi, gồm:
Văn bản gửi không đúng cơ quan, không có chữ ký, không đóng dấu, ký và đóng dấu
không đúng thẩm quyền, không số, không ghi ngày, tháng hoặc dấu đen (trừ bản
fax), bản rách, mờ không đọc được.
3. Đăng ký văn bản điện tử
a) Cập nhật vào Hệ thống các
trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định.
b) Hủy bỏ văn bản điện tử khi
nhận được văn bản thông báo thu hồi của bên gửi; thông báo để bên gửi biết.
Điều 7.
Chuyển giao văn bản tại Phòng Hành chính - Tổ chức
1. Đối với điện mật, chuyển
ngay đến lãnh đạo Ủy ban nhân dân hoặc lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân; khi
lãnh đạo trả lại, lưu theo quy định (đối với điện mật đã được giải quyết) hoặc
chuyển ngay đến Trưởng đơn vị liên quan xử lý (đối với điện mật có chỉ đạo xử
lý).
2. Đối với các bì không thuộc
diện bóc, chuyển đến đúng nơi nhận.
3. Đối với các bì đơn, thư khiếu
nại, tố cáo11.
4. Đối với văn bản có bút phê của
lãnh đạo Ủy ban nhân dân12.
5. Đối với các văn bản không
thuộc các khoản 1, 2, 3, 4 Điều này, cập nhật các thông tin vào Hệ thống; trình
lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân để phân xử lý; chuyển giao đến các đơn vị
sau khi có ý kiến phân xử lý của lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân.
6. Chuyển giao văn bản có đóng
dấu độ khẩn được gửi đến ngoài giờ hành chính
a) Đối với văn bản có độ mật,
báo cáo lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân hoặc báo cho Trưởng đơn vị chủ trì
và chuyển ngay văn bản đến người nhận để xử lý.
b) Đối với văn bản không có độ
mật, báo cáo lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân hoặc báo cho Trưởng đơn vị chủ
trì; cập nhật thông tin và chuyển văn bản điện tử đến người có trách nhiệm xử
lý; trường hợp có bản giấy kèm theo chuyển ngay văn bản giấy đến người nhận.
7. Thời gian chuyển giao văn bản
tại Phòng Hành chính - Tổ chức
a) Chuyển ngay đối với bì, văn
bản có đóng dấu độ khẩn và văn bản điện tử. b) Đối với bì, văn bản không có độ
khẩn13.
Điều 8.
Chuyển giao văn bản tại các đơn vị
1. Nhiệm vụ của Trưởng đơn vị:
- Giao cho chuyên viên xử lý đối
với văn bản thuộc trách nhiệm xử lý của đơn vị;
- Trả lại Phòng Hành chính - Tổ
chức ngay trong ngày nếu văn bản không thuộc trách nhiệm xử lý của đơn vị.
2. Nhiệm vụ của chuyên viên: Tiếp
nhận văn bản được giao để xử lý; nếu không thuộc trách nhiệm, báo cáo Trưởng
đơn vị.
Điều 9. Giải
quyết vướng mắc trong quá trình phân xử lý văn bản
1. Giải quyết vướng mắc trong
đơn vị: Trưởng đơn vị quyết định việc phân xử lý văn bản giữa các chuyên viên
trong đơn vị.
2. Giải quyết vướng mắc giữa
các đơn vị: Trưởng các đơn vị trao đổi để thống nhất; trường hợp không thống nhất,
báo cáo Chánh Văn phòng quyết định.
Chương
III
XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 10. Xử
lý văn bản ở cấp chuyên viên
1. Trách nhiệm của chuyên viên
chủ trì xử lý văn bản
a) Rà soát văn bản, hồ sơ;
nghiên cứu nội dung và thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Đối với văn bản đúng thẩm quyền,
đúng thủ tục, đầy đủ hồ sơ
+ Trường hợp cần lấy ý kiến cơ
quan liên quan, chuyên viên báo cáo lãnh đạo đơn vị để trình lãnh đạo Văn phòng
Ủy ban nhân dân ký văn bản lấy ý kiến. Trường hợp cần làm rõ nội dung trước khi
trình hoặc trường hợp dự thảo văn bản quy phạm pháp luật còn ý kiến khác nhau về
những vấn đề lớn, báo cáo lãnh đạo đơn vị trình lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân
dân tổ chức cuộc họp xử lý trước khi trình.
+ Trường hợp không cần lấy thêm
ý kiến hoặc không còn ý kiến khác nhau, chuyên viên thực hiện: Nghiên cứu kỹ nội
dung, trao đổi để làm rõ nội dung văn bản trình khi cần thiết, xác định chuyên
viên hoặc đơn vị phối hợp, trình lãnh đạo đơn vị ký văn bản lấy ý kiến phối hợp,
xây dựng văn bản tổng hợp, giải trình tiếp thu ý kiến phối hợp; soạn thảo Phiếu
trình giải quyết công việc14; dự thảo văn bản hoặc hoàn
thiện dự thảo văn bản, xác định hình thức, độ mật, độ khẩn của dự thảo văn bản
(nếu có); chỉnh sửa, hoàn thiện Phiếu trình và dự thảo văn bản theo chỉ đạo của
lãnh đạo đơn vị và lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân; đọc soát, kiểm tra nội
dung, thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản; ký Phiếu trình, trình lãnh
đạo đơn vị.
- Đối với văn bản, hồ sơ chưa đầy
đủ, không đúng thủ tục hoặc không đúng thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân
dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân15.
b) Báo cáo kết quả xử lý hàng
tuần hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị.
c) Tham gia chuẩn bị nội dung
các cuộc họp, xây dựng Phiếu lấy ý kiến thành viên Ủy ban nhân dân, chỉnh lý dự
thảo.
d) Thực hiện phương án xử lý
văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo các cấp.
2. Trách nhiệm của chuyên viên
phối hợp xử lý văn bản
a) Nghiên cứu, có ý kiến phối hợp
đầy đủ rõ ràng, bảo đảm thời hạn quy định.
b) Tham gia các cuộc họp để xử
lý những vấn đề còn ý kiến khác nhau hoặc làm rõ nội dung trước khi trình theo
yêu cầu của đơn vị chủ trì và sự phân công của lãnh đạo đơn vị.
Điều 11. Xử
lý văn bản ở cấp lãnh đạo đơn vị
1. Trưởng đơn vị chủ trì xử lý
văn bản
a) Đối với văn bản đúng thẩm
quyền, đúng thủ tục, đầy đủ hồ sơ:
- Trường hợp cần lấy thêm ý kiến,
trình lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân ký văn bản lấy ý kiến;
- Trường hợp cần làm rõ nội
dung hoặc còn có ý kiến khác nhau, trình lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân chỉ
đạo phương án xử lý hoặc tổ chức cuộc họp với các cơ quan liên quan;
- Trường hợp văn bản không cần
lấy thêm ý kiến và không còn ý kiến khác nhau, xem xét, kiểm tra Phiếu trình và
dự thảo văn bản;
- Trường hợp đồng ý với ý kiến
đề xuất của chuyên viên, ký Phiếu trình trình lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân
dân;
- Trường hợp không đồng ý với ý
kiến đề xuất của chuyên viên, trao đổi lại; nếu không thống nhất, ghi ý kiến,
trình lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân.
b) Đối với văn bản trình không
đúng thủ tục, không đầy đủ hồ sơ, không thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân: Dự thảo văn bản trình lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân
dân ký để thông báo cơ quan trình biết hoặc trả lại hồ sơ trình.
c) Chỉ đạo chuyên viên trong
quá trình xử lý văn bản.
d) Xin ý kiến lãnh đạo Văn
phòng Ủy ban nhân dân khi có khó khăn, vướng mắc trong xử lý văn bản.
đ) Báo cáo lãnh đạo Văn phòng Ủy
ban nhân dân tiến độ xử lý, kết quả giải quyết văn bản (định kỳ16 hoặc theo chỉ đạo).
2. Trưởng đơn vị phối hợp xử lý
văn bản
a) Xem xét, quyết định nội dung
phối hợp xử lý văn bản.
b) Cử đại diện tham gia các hoạt
động trong quá trình phối hợp xử lý văn bản (tham gia cuộc họp, phối hợp chỉnh
lý dự thảo văn bản,...).
3. Lãnh đạo đơn vị chấp hành ý
kiến chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân trong quá trình xử lý, phối
hợp xử lý văn bản.
Điều 12. Xử
lý văn bản ở cấp lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân
1. Xử lý hồ sơ trình
a) Đối với văn bản cần lấy ý kiến,
ký văn bản gửi các cơ quan.
b) Đối với dự thảo văn bản còn
ý kiến khác nhau, chủ trì cuộc họp với các cơ quan để giải quyết, thống nhất.
c) Đối với văn bản không cần lấy
ý kiến hoặc không còn ý kiến khác nhau:
- Nếu đồng ý với ý kiến đề xuất
trong Phiếu trình, ký Phiếu trình;
- Nếu không đồng ý với ý kiến đề
xuất trong Phiếu trình, có ý kiến chỉ đạo để chỉnh sửa.
d) Cho ý kiến đối với đơn vị chủ
trì để xử lý vướng mắc trong quá trình phối hợp với các cơ quan liên quan chỉnh
lý, hoàn thiện dự thảo văn bản bảo đảm đúng chỉ đạo của Ủy ban nhân dân và lãnh
đạo Ủy ban nhân dân17.
2. Ký văn bản thuộc thẩm quyền
giải quyết của Văn phòng Ủy ban nhân dân và văn bản được Chủ tịch Ủy ban nhân
dân ủy quyền.
Điều 13.
Trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân giải quyết văn bản
1. Hồ sơ trình gồm: Phiếu
trình, các văn bản liên quan, dự thảo văn bản theo quy định.
Hồ sơ trình có độ mật là hồ sơ
giấy.
2. Thủ tục trình
a) Chuyên viên kiểm tra, sắp xếp
lại toàn bộ hồ sơ; rà soát nội dung, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày dự
thảo văn bản; chuyển Phòng Hành chính - Tổ chức để đăng ký trình.
b) Phòng Hành chính - Tổ chức
tiếp nhận; kiểm tra hồ sơ, thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản; đăng
ký số Phiếu trình và thực hiện trình hồ sơ đến lãnh đạo Ủy ban nhân dân trên Hệ
thống; chuyển Thư ký của lãnh đạo Ủy ban nhân dân nếu hồ sơ trình là hồ sơ giấy.
c) Thư ký lãnh đạo Ủy ban nhân
dân tiếp nhận và vào Sổ theo dõi hồ sơ trình; kiểm tra hồ sơ, nội dung Phiếu
trình, dự thảo văn bản trước khi trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân. Trường hợp có
ý kiến tham mưu đối với hồ sơ trình, phải trao đổi với chuyên viên chủ trì xử
lý hoặc có ý kiến bằng văn bản gửi đơn vị chủ trì xử lý.
3. Nguyên tắc trình18.
4. Chuyển văn bản, hồ sơ đã được
lãnh đạo Ủy ban nhân dân giải quyết
a) Thư ký lãnh đạo Ủy ban nhân
dân rà soát dự thảo văn bản đã được lãnh đạo Ủy ban nhân dân ký, chuyển hồ sơ đến
Phòng Hành chính - Tổ chức làm thủ tục phát hành. Trường hợp phát hiện văn bản
đã ký cần chỉnh sửa, phải báo cáo lãnh đạo Ủy ban nhân dân xin ý kiến trước khi
chuyển văn bản để phát hành.
b) Phòng Hành chính - Tổ chức
thực hiện thủ tục phát hành đối với văn bản đã được ký.
Điều 14.
Thời hạn xử lý văn bản19
1. Thời hạn xử lý văn bản tại cấp
chuyên viên.
2. Thời hạn xử lý văn bản tại cấp
lãnh đạo đơn vị.
3. Thời hạn giải quyết văn bản
tại cấp lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân.
Điều 15. Xử
lý đơn, thư phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo20
1. Đối với đơn, thư phản ánh,
kiến nghị.
2. Đối với đơn, thư khiếu nại,
tố cáo.
Chương IV
PHÁT HÀNH VĂN BẢN
Điều 16.
Thủ tục phát hành văn bản
1. Văn bản tập trung đầu mối
phát hành tại Phòng Hành chính - Tổ chức.
2. Phòng Hành chính - Tổ chức
thực hiện:
a) Tiếp nhận văn bản, phụ lục
và văn bản kèm theo (nếu có) đã được người có thẩm quyền ký; rà soát, kiểm tra
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót, trả chuyên viên
để xử lý.
b) Cấp số và thời gian ban hành
văn bản trên Hệ thống21. Số và thời gian ban hành văn bản
được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản trong năm (bắt đầu
liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng
năm). Số và ký hiệu văn bản là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản
giấy và văn bản điện tử. Đối với văn bản có độ mật cấp hệ thống số riêng.
c) Đăng ký văn bản phát hành bảo
đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. Văn bản không có
độ mật đăng ký trên Hệ thống; văn bản có độ mật được đăng ký theo quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
d) Nhân bản văn bản giấy: Nhân
bản từ bản gốc (đối với văn bản được ký trực tiếp), từ bản in trên Hệ thống (đối
với văn bản được ký số) theo đúng số lượng để lưu và gửi các cơ quan, tổ chức,
cá nhân chỉ nhận văn bản giấy.
đ) Đóng dấu văn bản
- Đóng dấu cơ quan, dấu chỉ độ
mật, độ khẩn (nếu có).
- Đóng dấu treo22.
- Đóng dấu giáp lai23.
e) Ký số cơ quan
- Đối với văn bản giấy được ký
trực tiếp, thực hiện số hóa và ký số cơ quan để phát hành.
- Đối với văn bản điện tử được
ký số trên Hệ thống, ký số cơ quan để phát hành.
Điều 17.
Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Phòng Hành chính - Tổ chức
phát hành văn bản trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo. Văn bản có độ khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký.
2. Phòng Hành chính - Tổ chức
theo dõi quá trình phát hành và chuyển phát văn bản đi; kịp thời phối hợp với
các cơ quan, tổ chức xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình gửi, nhận văn
bản.
Điều 18.
Lưu văn bản phát hành
1. Lưu văn bản giấy
a) Phòng Hành chính - Tổ chức
lưu bản gốc văn bản giấy (đối với văn bản ký trực tiếp); bản chính văn bản giấy
(đối với văn bản ký số).
b) Chuyên viên giữ 01 bản chính
văn bản giấy để lưu hồ sơ công việc.
2. Lưu văn bản điện tử
Phòng Hành chính - Tổ chức lưu
bản gốc văn bản điện tử hoặc bản được số hóa từ văn bản giấy trên Hệ thống.
Điều 19.
Thu hồi và đính chính văn bản24
1. Thu hồi văn bản25
a) Văn bản của Ủy ban nhân dân,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân. b) Văn bản của Văn phòng Ủy ban nhân dân.
2. Đính chính văn bản
a) Văn bản của Ủy ban nhân dân,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân.
b) Văn bản của Văn phòng Ủy ban
nhân dân.
Chương V
QUẢN LÝ VĂN BẢN, HỒ SƠ26
Điều 20.
Quản lý văn bản, hồ sơ giấy
1. Quản lý văn bản tại các đơn
vị
a) Trưởng đơn vị thực hiện:
- Tổ chức khai thác văn bản tại
đơn vị;
- Kiểm tra thực hiện quy định về
quản lý văn bản, hồ sơ công việc;
- Bảo vệ bí mật nhà nước và an
toàn hồ sơ, tài liệu;
- Tổ chức rà soát văn bản hết
thời hạn lưu giữ để nộp.
b) Chuyên viên thực hiện lập, nộp
lưu hồ sơ công việc; hàng năm rà soát những văn bản đã hết thời hạn, báo cáo
lãnh đạo đơn vị để nộp về Phòng Hành chính - Tổ chức để thực hiện tiêu hủy.
2. Quản lý văn bản tại Phòng
Hành chính - Tổ chức:
- Quản lý bản gốc văn bản;
- Thu, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu;
- Tổ chức khai thác, cung cấp hồ
sơ, tài liệu.
Điều 21.
Quản lý văn bản, hồ sơ điện tử
1. Chuyên viên có trách nhiệm lập,
nộp hồ sơ điện tử theo các quy định hiện hành.
2. Đơn vị được giao nhiệm vụ
tin học có trách nhiệm quản lý, nộp lưu văn bản, hồ sơ, dữ liệu điện tử về
Phòng Hành chính - Tổ chức.
3. Phòng Hành chính - Tổ chức
có trách nhiệm tiếp nhận dữ liệu điện tử; thực hiện lưu trữ và tổ chức khai
thác văn bản, hồ sơ điện tử.
Điều 22.
Kiểm tra tình hình quản lý văn bản, hồ sơ27
1. Kiểm tra tình hình quản lý
văn bản, hồ sơ.
2. Báo cáo tình hình quản lý
văn bản, hồ sơ.
Chương VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 23.
Thực hiện Quy chế
1. Trưởng các đơn vị có trách
nhiệm phổ biến, quán triệt thực hiện Quy chế tại đơn vị.
2. Trưởng phòng Hành chính - Tổ
chức có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc thực
hiện Quy chế; kịp thời báo cáo những bất cập để sửa đổi, bổ sung Quy chế cho
phù hợp.
Điều 24.
Xây dựng, hoàn thiện, quản lý, vận hành Hệ thống28
1. Xây dựng, hoàn thiện Hệ thống.
2. Quản lý, vận hành Hệ thống./.
1 Tùy điều kiện cụ thể
có thể quy định hoặc không quy định nội dung này.
2 Ngoài những nguyên tắc
trên, nên có nguyên tắc “Thực hiện các yêu cầu khác theo chỉ đạo của lãnh đạo Ủy
ban nhân dân, lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân”.
3 Quy định tập trung đầu
mối tại bộ phận văn thư thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức của Văn phòng Ủy ban
nhân dân.
4 Bao gồm trách nhiệm của
lãnh đạo Ủy ban nhân dân, lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân, lãnh đạo các
đơn vị và chuyên viên trong quá trình xử lý văn bản.
5 Quy định này để thực
hiện tăng cường sử dụng văn bản điện tử, giảm văn bản giấy.
6 Quy chế mẫu đang lấy
tên theo Thông tư liên tịch số 01/2015/TTLT-VPCP-BNV ngày 23 tháng 10 năm 2015
của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Mục này xác định
trách nhiệm của bộ phận trực tiếp thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của Văn
phòng Ủy ban nhân dân nên tên gọi cụ thể là tùy theo cơ cấu tổ chức ở từng địa
phương để xác định cho phù hợp.
7 Có thể ghi rõ trình
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân hoặc Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân được
giao nhiệm vụ này. Trường hợp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân ủy quyền cho Trưởng
phòng Hành chính - Tổ chức trực tiếp phân văn bản, nội dung này sẽ quy định
theo sự phân công ủy quyền.
8 Hoặc chuyên viên được
giao nhiệm vụ giúp việc lãnh đạo Ủy ban nhân dân.
9 Căn cứ vào các quy định
về bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định liên quan để xác định rõ những loại
bì không được bóc và ghi cụ thể trong Quy chế này.
10 Có thể quy định thêm
trường hợp được bóc bì đối với những bì thuộc điểm a khoản này nhưng theo chỉ đạo
của lãnh đạo Ủy ban nhân dân giao Văn phòng Ủy ban nhân dân bóc.
11 Căn cứ vào Quy chế
làm việc của Ủy ban nhân dân để quy định nội dung này.
12 Căn cứ vào Quy chế làm
việc của Ủy ban nhân dân để quy định nội dung này.
13 Tùy tính chất, số lượng
văn bản đến và giờ làm việc ở địa phương để quy định thời gian chuyển giao văn
bản cho phù hợp.
14 Quy định Phiếu trình
phải liệt kê đầy đủ các văn bản kèm theo và làm rõ các nội dung: Thẩm quyền,
trình tự, thủ tục, hồ sơ trình; tính hợp hiến, hợp pháp hoặc cơ sở pháp lý giải
quyết văn bản; ý kiến chỉ đạo trước đó có liên quan và đề xuất xử lý cụ thể, rõ
ràng; dự kiến phân công cơ quan thực hiện, thời hạn phải hoàn thành, đơn vị
theo dõi thực hiện nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân giao.
15 Căn cứ Quy chế làm
việc của Ủy ban nhân dân để quy định rõ nhiệm vụ chuyên viên cần làm trong trường
hợp này.
16 Nên quy định việc
báo cáo là hàng tuần.
17 Đối với văn bản thuộc
thẩm quyền giải quyết của Văn phòng Ủy ban nhân dân, căn cứ vào Quy chế làm việc,
quy định điểm này cho phù hợp.
18 Phần này quy định cụ
thể trong Quy chế theo phân công công việc của lãnh đạo Ủy ban nhân dân.
19 Căn cứ các quy định
của pháp luật, quy chế của Ủy ban nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân và tính
chất văn bản, quy định cụ thể thời hạn xử lý văn bản, đáp ứng yêu cầu công việc.
Việc quy định thời hạn nên theo từng cấp, ở mỗi cấp quy định thời hạn cụ thể
các tình huống khi: (i) Hồ sơ không đúng thẩm quyền, không đáp ứng yêu cầu, phải
trả lại; (ii) Hồ sơ có yêu cầu phải bổ sung; (iii) Hồ sơ cần lấy ý kiến; (iv) Hồ
sơ đầy đủ, đúng thẩm quyền, không cần lấy ý kiến.
20 Văn phòng Ủy ban
nhân dân quy định cụ thể về quy trình, trách nhiệm xử lý, trình giải quyết, tổng
hợp, báo cáo tình hình, kết quả giải quyết đối với những nội dung này theo đúng
quy định của pháp luật.
21 Văn bản phát hành giấy
hoặc điện tử đều phải thực hiện cấp số trên Hệ thống.
22 Quy định rõ các trường
hợp được đóng dấu treo (trường hợp nào đóng dấu Ủy ban nhân dân; trường hợp nào
đóng dấu Văn phòng Ủy ban nhân dân).
23 Quy định rõ các trường
hợp phải đóng dấu giáp lai và cách thức đóng dấu giáp lai theo Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
24 Căn cứ quy định về
phân công, giao, ủy quyền ký văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân để quy định cho phù hợp.
25 Nên quy định rõ loại
văn bản sai sót phải thu hồi; trách nhiệm của chuyên viên, đơn vị chủ trì xử lý
văn bản trong việc báo cáo về sai sót; xin ý kiến về việc ủy quyền, giao ký văn
bản thu hồi; việc phối hợp xử lý văn bản thu hồi.
26 Quy định việc quản
lý văn bản, hồ sơ trước khi nộp về lưu trữ cơ quan.
27 Điều này quy định
trách nhiệm của Phòng Hành chính - Tổ chức.
28 Điều này quy định
nhiệm vụ của đơn vị được giao nhiệm vụ tin học của Văn phòng Ủy ban nhân dân.
Nên quy định hai nhóm nhiệm vụ: (i) xây dựng, hoàn thiện Hệ thống và (ii) quản
lý, vận hành Hệ thống để thực hiện Quy chế.