Quyết định 535/QĐ-UBND năm 2014 công tác văn thư lưu trữ Phú Thọ 2014

• Số hiệu: 535/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tỉnh Phú Thọ
• Người ký: Nguyễn Đình Cúc
• Ngày ban hành: 07/03/2014

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH PHÚ THỌ --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 535/QĐ-UBND	Phú Thọ, ngày 07 tháng 3 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH KẾ HOẠCH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TỈNH PHÚ THỌ NĂM 2014

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH PHÚ THỌ

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND&UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011;

Căn cứ Văn bản số 60/VTLTNN-NVĐP ngày 24/01/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 214/TTr-SNV ngày 26 tháng 02 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Phú Thọ năm 2014.

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ đôn đốc, kiểm tra, đánh giá, báo cáo UBND tỉnh kết quả thực hiện Kế hoạch này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị căn cứ Quyết định thi hành./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - CT, PCT (Ô.Cúc); - Báo Phú Thọ, Đài PTTH tỉnh; - CVP, PVPTH ; - L­ưu: VT, VX2.

KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Đình Cúc

KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TỈNH PHÚ THỌ NĂM 2014
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 535/QĐ-UBND ngày 07 tháng 3 năm 2014 của Chủ tịch UBND tỉnh Phú Thọ)

Căn cứ Công văn số 60/VTLTNN-NVĐP ngày 24/01/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; đồng thời căn cứ tình hình thực tế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Phú Thọ năm 2014 bao gồm những nhiệm vụ chính sau đây:

Phần I

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

STT	Nội dung công việc	Cơ quan chủ trì thực hiện	Cơ quan phối hợp	Thời gian hoàn thành	Kết quả
I	Nhiệm vụ trọng tâm
1	Hoàn thiện các thủ tục sửa chữa Kho Lưu trữ của tỉnh	Sở Nội vụ	Sở Kế hoạch và Đầu tư; Sở Tài chính		Hoàn thành sửa chữa Kho Lưu trữ của tỉnh
2	Sắp xếp, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, chuyển giao tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
a)	Sắp xếp, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu để chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; lập danh mục hồ sơ thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành, thị	Lưu trữ lịch sử tỉnh	Quý II/2014	Lập được Danh mục hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và tách riêng được khối hồ sơ nộp lưu
b)	Chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành, thị	Lưu trữ lịch sử tỉnh	Quý III/2014	Số mét giá tài liệu chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh
3	Xây dựng và thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng trên địa bàn tỉnh	Sở Nội vụ	Các sở,ban, ngành; UBND các huyện, thành, thị	Quý III/2014	Chấm dứt tình trạng tài liệu bó gói, tích đống tại các cơ quan, đơn vị
II	Nhiệm vụ thường xuyên
1	Công tác tổ chức, cán bộ
	Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành, thị; UBND các xã, phường, thị trấn.	Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ các huyện, thành, thị.	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành, thị; UBND các xã, phường, thị trấn.	Quý III/2014	Nâng cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc
2	Công tác xây dựng, ban hành và thực hiện văn bản
	- Xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật (Danh mục nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; hướng dẫn việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp huyện về Lưu trữ lịch sử tỉnh)	Sở Nội vụ	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành, thị	Quý II/2014	Các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ được ban hành và hoàn thiện
	- Rà soát, sửa đổi, bổ sung, thay thế, ban hành mới các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ theo các văn bản quy định mới về công tác văn thư, lưu trữ của Trung ương (Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; Hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan)	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành, thị (điều chỉnh Quy chế văn thư, lưu trữ theo Quy định tại Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ)	Sở Nội vụ	Quý II/2014	Các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ được ban hành và hoàn thiện
	- Ban hành Danh mục hồ sơ chính thức năm 2013; ban hành danh mục hồ sơ dự kiến năm 2014	Tất cả các cơ quan, đơn vị		Quý I/2014	Danh mục hồ sơ năm 2013; Danh mục hồ sơ dự kiến năm 2014
	- Chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành, thị		Quý I/2014	Các đơn vị trực thuộc ban hành các văn bản về văn thư, lưu trữ
3	Thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ
a	Kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ
	- Tăng cường đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ; bố trí và đầu tư trang thiết bị cho kho lưu trữ	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành, thị; UBND xã, phường, thị trấn		Trong năm 2014	Số kinh phí và trang thiết bị được đầu tư
	- Xây dựng kế hoạch hỗ trợ kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng cho các cơ quan, đơn vị	Sở Nội vụ	Sở Tài chính, các cơ quan, đơn vị có tài liệu tồn đọng	Quý I/2014	Kinh phí chỉnh lý tài liệu
b	Thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ
	- Chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành, thị; UBND xã, phường, thị trấn		Trong năm 2014	Tất cả các công việc giải quyết đều được lập hồ sơ
	- Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu từ năm 2012 trở về trước vào Lưu trữ cơ quan	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành, thị; UBND xã, phường, thị trấn		Quý II/2014	Thực hiện đúng kế hoạch thu thập tài liệu, báo cáo số mét tài liệu thu thập được
	- Thực hiện việc hệ thống hóa tài liệu trong kho lưu trữ	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành, thị; UBND xã, phường, thị trấn		Trong năm 2014	Tài liệu trong kho lưu trữ được hệ thống hóa theo đúng quy định
	- Triển khai thực hiện việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng	Các cơ quan, đơn vị có tài liệu tồn đọng	Lưu trữ lịch sử tỉnh	Trong năm 2014	Tài liệu được chỉnh lý đúng quy định
	- Tổ chức xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành, thị; UBND xã, phường, thị trấn	Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ các huyện, thành, thị	Trong năm 2014	Tài liệu tiêu hủy đúng trình tự, thủ tục quy định
4	Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ
	- Kiểm tra theo kế hoạch tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và một số phòng Nội vụ	Sở Nội vụ	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành, thị; UBND xã, phường, thị trấn	Trong năm 2014	Có báo cáo kết quả kèm theo biên bản kiểm tra
5	Lưu trữ lịch sử
	- Thực hiện bảo quản an toàn và phục vụ tra cứu, sử dụng hồ sơ, tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh	Lưu trữ lịch sử tỉnh		Trong năm 2014	Tài liệu được bảo quản an toàn
	- Lập kế hoạch và chuẩn bị tổ chức thu tài liệu đã đến hạn nộp lưu của các cơ quan thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (theo Quyết định số 3247/QĐ-UBND ngày 17/12/2013 của Chủ tịch UBND tỉnh)	Lưu trữ lịch sử tỉnh	Các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu theo Quyết định chỉ định của Chủ tịch UBND tỉnh	Quý II/2014	Số mét tài liệu thu thập được

Phần II

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị có trách nhiệm:

a. Triển khai, tổ chức thực hiện những nội dung, nhiệm vụ thuộc trách nhiệm, quyền hạn được giao và định kỳ 6 tháng, 01 năm báo cáo kết quả thực hiện với UBND tỉnh (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổng hợp).

Thời gian báo cáo như sau:

- Báo cáo 6 tháng đầu năm gửi trước ngày 20/6/2013;

- Báo cáo năm gửi trước ngày 30/11/2013;

(cấp huyện tổng hợp báo cáo của cả cấp xã);

b. Bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ để thực hiện một số nội dung công việc như: Chỉnh lý tài liệu tồn đọng; sửa chữa, cải tạo, nâng cấp phòng kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu….

c. UBND các huyện, thành, thị ngoài các nhiệm vụ nêu trên còn có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra UBND xã, phường, thị trấn trên địa bàn thực hiện quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn.

2. Các đơn vị được giao nhiệm vụ chủ trì, chủ động triển khai thực hiện Kế hoạch, đảm bảo tiến độ và thời gian hoàn thành kế hoạch. Các đơn vị được giao nhiệm vụ phối hợp tăng cường trách nhiệm, tích cực thực hiện các nhiệm vụ được phân công phối hợp, góp phần hoàn thành các nội dung công việc.

3. Sở Nội vụ

Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị thực hiện và hoàn thành tốt các nhiệm vụ đã được giao; định kỳ tổng hợp kết quả thực hiện, báo cáo UBND tỉnh.

Trong quá trình thực hiện nếu có v­ướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, giải quyết kịp thời./.