|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BẮC GIANG
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: 446/2013/QĐ-UBND
|
Bắc Giang, ngày 04 tháng 09 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC GIANG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC GIANG
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của HĐND, UBND ngày 03/12/2004;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày
11/11/2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số
31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 58/2001/NĐ-CP ;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 12/2002/TT-BCA
(A11) ngày 13/9/2012 của Bộ Công an hướng dẫn thực
hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ;
Căn cứ Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Thông tư số 14/2011/TT-BNV
ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong
hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV
ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày
16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
các cơ quan tổ chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 40/TTr-SNV ngày 14/8/2013,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định công tác văn thư, lưu trữ
trên địa bàn tỉnh Bắc Giang.
Điều 2. Quyết định có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành và
thay thế Quyết định số 08/2001/QĐ-UB ngày 06/02/2001 của UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quy định về công tác lưu trữ ở địa phương.
Điều 3. Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các cơ quan thuộc UBND
tỉnh; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; Chủ
tịch UBND các huyện, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3 (SNV 03 bản);
- Cục kiểm tra văn bản QPPL,
Bộ Tư pháp;
- TT Tỉnh ủy, TT HĐND tỉnh;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- VP.UBND tỉnh: LĐVP, NC, TH-CB.
- VKSND, TAND, Cục THADS tỉnh;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Lưu: VT, NC.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Linh
|
QUY ĐỊNH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 446/2013/QĐ-UBND ngày 04 tháng 9 năm 2013 của UBND tỉnh Bắc Giang)
Chương 1.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy định này quy định về công tác
văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Giang.
2. Quy định này áp dụng đối với Ủy ban nhân dân các cấp; các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân
dân các cấp; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Điều 2. Nguyên
tắc quản lý văn bản
1. Tất cả văn bản đến, văn bản đi của
cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản
lý tập trung, thống nhất tại Văn thư của cơ quan, tổ chức
(sau đây gọi tắt là Văn thư).
2. Văn bản đến, văn bản đi thuộc ngày
nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong
ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu mức
độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây
gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi
nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát
ngay sau khi văn bản được ký ban hành.
3. Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà
nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của
pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 3. Nguyên
tắc quản lý văn thư, lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản
lý tài liệu Lưu trữ hiện hành và tài liệu Lưu trữ lịch sử
tỉnh.
2. Hoạt động văn thư, lưu trữ được thực
hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
3. Tài liệu Phông Lưu trữ cơ quan (Lưu trữ hiện hành) và Phông Lưu trữ lịch sử, định kỳ thực
hiện chế độ thống kê lưu trữ theo quy định tại Điều 27 Luật lưu trữ.
Điều 4. Chế độ bảo
vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong phạm vi công tác
văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải tuân theo các quy định của pháp luật
hiện hành về chế độ bảo vệ bí mật nhà nước; quy định tại Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
Bảo vệ bí mật nhà nước (sau đây viết tắt là Nghị định 33/2002/NĐ-CP).
Chương 2.
NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ
THỂ
MỤC 1. CÔNG TÁC
VĂN THƯ
Điều 5. Hình thức
văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật thực hiện
theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004.
2. Văn bản hành chính do các cơ quan,
tổ chức ban hành: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt),
thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch,
phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp
đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng
nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường,
giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.
3. Văn bản chuyên ngành, văn bản của
các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thực hiện
theo quy định hiện hành.
Điều 6. Thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính do các cơ quan, tổ chức ban hành được thực hiện theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính (sau đây viết tắt là Thông tư 01/2011/TT-BNV).
3. Thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản chuyên ngành, văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thực hiện theo quy định hiện hành.
4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài thực hiện theo các quy định
hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều 7. Soạn thảo
văn bản
Soạn thảo văn bản hành chính và các
văn bản khác được thực hiện như sau:
1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn
bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc công chức,
viên chức (gọi chung là cá nhân) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản; Cá
nhân căn cứ vào tình hình thực tiễn của công việc được giao đề xuất soạn thảo
văn bản.
2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm
vụ soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
a) Xác định hình thức, nội dung và độ
mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
b) Thu thập, xử lý thông tin có liên
quan;
c) Soạn thảo văn bản;
d) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất
với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ
chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn
thành bản thảo;
đ) Trình duyệt bản thảo văn bản kèm
theo tài liệu có liên quan.
3. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ
sung bản thảo đã duyệt thực hiện như sau:
a) Bản thảo văn bản phải do người có
thẩm quyền ký văn bản duyệt.
b) Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản
thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
4. Đánh máy, nhân bản thực hiện như
sau:
a) Văn bản do đơn vị hoặc cá nhân soạn
thảo phải được đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong
bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người
duyệt bản thảo đó.
b) Nhân bản đúng số lượng, thời gian
quy định.
c) Giữ bí mật nội dung dự thảo văn bản.
5. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban
hành thực hiện như sau:
a) Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ
trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội
dung văn bản, phải ký nháy/tắt vào vị trí kết thúc nội
dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành.
b) Chánh Văn
phòng UBND tỉnh, Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện, thành phố và công chức Văn phòng UBND
xã, phường, thị trấn hoặc người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ
quan, tổ chức quản lý công tác văn thư, phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về
hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và thủ tục ban hành văn bản
đúng theo quy định hiện hành, ký nháy/tắt vào vị trí cuối sau chữ “Nơi nhận”,
trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức ban hành.
Điều 8. Ký văn bản
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh
vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng
đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và
trước pháp luật.
2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế
độ tập thể theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, trước khi
ban hành văn bản phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được thực hiện như sau:
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức.
b) Cấp phó của người đứng đầu và các
thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng
đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những
văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản thuộc
thẩm quyền. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới
hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy
quyền cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của
cơ quan, tổ chức ủy quyền.
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ
chức hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại
văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan, tổ chức.
5. Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc
bút có mực dễ phai để ký văn bản.
Điều 9. Bản sao
văn bản
1. Hình thức bản sao gồm:
a) Bản sao y bản chính;
b) Bản trích sao và bản sao lục.
2. Các thành phần thể thức bản sao văn
bản thực hiện theo quy định tại Điều 16 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
3. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của
văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại
khoản 2 Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
4. Không được sao, chụp, chuyển phát
ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến
ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản
cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn
bản hành chính.
Điều 10. Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến
1. Tiếp nhận văn
bản đến thực hiện như sau:
a) Văn bản đến cơ quan, tổ chức bất kỳ
nguồn nào đều phải qua văn thư làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
b) Văn bản đến ngoài giờ hành chính,
vào các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày tết, nhân viên thường trực - bảo vệ của cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn và
bàn giao đầy đủ cho văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo. Đối với
văn bản khẩn, văn bản đến phát hiện bị thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không
còn nguyên vẹn, văn bản chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo
ngay Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức
để xử lý kịp thời.
c) Đối với văn bản đến được chuyển
phát qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số
trang của mỗi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải
quyết.
2. Bóc bì văn bản, gửi văn bản đến thực
hiện như sau:
a) Văn thư không bóc bì văn bản đến
có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (bì văn bản mật) và dấu
“Chỉ người có tên mới được bóc bì”; văn bản gửi cho tổ chức Đảng và các Đoàn thể,
các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp đến nơi nhận.
Đối với những văn bản gửi đích danh
người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của
cơ quan, tổ chức, người nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để
đăng ký.
b) Văn thư bóc bì tất cả các loại văn
bản đến không thuộc quy định tại điểm a khoản này. Không làm hư hại hoặc để sót
văn bản trong bì, kiểm tra đối chiếu văn bản với số, ký hiệu
ghi trên bì; nếu phát hiện có sai sót, nhầm lẫn hoặc văn bản gửi đến không đúng địa chỉ phải báo cáo lại hoặc gửi trả lại cơ quan gửi văn
bản. Trong trường hợp cần thiết, văn thư lập biên bản, đồng thời báo cáo Chánh
Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức xử lý;
c) Văn bản đến có kèm theo Phiếu gửi,
phải đối chiếu văn bản với Phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi và gửi
trả cho nơi gửi;
d) Đối với văn bản có dấu hỏa tốc hẹn
giờ, đơn thư khiếu nại, những văn bản cần được kiểm tra, xác minh; văn bản có ngày phát hành gửi cách quá xa ngày nhận
(trên 30 ngày), trên bì và văn bản có độ mật, độ khẩn hoặc số ký hiệu không thống
nhất giữa ngoài bì và trong văn bản, văn thư phải giữ lại bì và đính kèm văn bản
để theo dõi.
3. Đóng dấu “ĐẾN”, ghi số, ngày đến
thực hiện như sau:
a) Văn bản đến của cơ quan, tổ chức
phải được tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại
văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến thuộc
diện đăng ký tại văn thư không được đăng ký đóng dấu đến của cơ quan, đơn vị,
cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
b) Văn bản đến thuộc diện đăng ký tại
văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến
(kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax phải chụp lại
trước khi đóng dấu '‘Đến”; đối với văn bản đến được chuyển
phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu
“Đến”.
c) Đối với những văn bản đến không
thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải
quyết.
d) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay
ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại),
dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới
ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
4. Văn bản đến được đăng ký vào sổ
đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính thực hiện
như sau:
a) Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại
sổ đăng ký cho phù hợp.
Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và việc
đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I kèm theo Quy định này.
Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và việc đăng
ký đơn, thư thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II
kèm theo Quy định này.
Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ
ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ,
cụm từ không thông dụng.
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến
vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương
trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
Văn bản mật đến được đăng ký bằng máy
vi tính thì máy vi tính không được nối mạng LAN hoặc
Internet.
Điều 11. Trình,
chuyển giao văn bản đến
1. Sau khi đăng ký, văn bản đến phải
kịp thời trình Thủ trưởng cơ quan, tổ chức xem xét, phân phối và cho ý kiến giải
quyết. Việc chuyển giao văn bản đến phải bảo đảm chính xác và đúng đối tượng.
Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. Đối với văn bản đến có đóng dấu
"Khẩn" “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ) phải ghi
rõ thời gian chuyển.
2. Trường hợp phát hiện văn bản đến
được chuyển không chính xác (sai nơi nhận, không đúng chức năng,
nhiệm vụ...), các đơn vị hoặc cá nhân nhận được văn bản có trách nhiệm trả lại
văn thư trong thời gian sớm nhất để kịp thời xử lý.
3. Thủ trưởng các đơn vị, cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến
của đơn vị và phối hợp với các đơn vị khác giải quyết các văn bản đến có liên quan.
Điều 12. Trình tự
quản lý văn bản đi
Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành
(gọi chung là văn bản đi); trước khi thực hiện thủ tục để phát hành, văn thư kiểm
tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày,
tháng, năm ban hành văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu khẩn, mật (nếu có); đăng
ký văn bản đi; làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
lưu văn bản đi.
Điều 13. Ghi số
và ngày, tháng của văn bản, đăng ký văn bản đi
1. Văn bản đi của cơ quan, tổ chức đều
được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do
văn thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Việc ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ.
3. Việc ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV
của Bộ Nội vụ.
4. Văn bản đi được
đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi
tính theo hệ thống chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Mẫu
sổ đăng ký văn bản đi và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn
bản mật thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục III
kèm theo Quy định này.
Điều 14. Đóng dấu,
chuyển phát văn bản đi
1. Đóng dấu thực hiện theo quy định tại
Điều 19 Quy định này.
2. Thủ tục chuyển phát hành văn bản
thực hiện như sau:
a) Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không
nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật
được thực hiện theo quy định tại Điều 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2012 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định
số 33/2002/NĐ-CP (sau đây viết tắt là Thông tư
12/2002/TT-BCA(A11). Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết
bì thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục IV kèm theo Quy định này.
b) Tùy theo số
lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn
bản gấp mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, không làm nhàu văn bản. Khi dán bì hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín, không bị
nhăn, không để hồ dán dính vào văn bản; hồ dùng để dán bì
phải có độ kết dính cao, khó bóc.
c) Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu
độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người
có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên
bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại các Điểm 2, 3 Thông tư số
12/2002/TT-BCA (A11).
3. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ
tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày ký văn bản đó, chậm nhất trong ngày
làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể
phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản. Việc chuyển phát văn bản đi thực
hiện như sau:
a) Cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được
thực hiện tập trung tại văn thư phải lập sổ chuyển giao riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi và việc đăng ký thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V kèm theo Quy định
này.
Cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản
đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư cơ quan trực tiếp
thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao
văn bản. Khi lập Sổ đăng ký văn bản đi cần bổ sung cột “Ký
nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”.
Chuyển giao văn bản cho các đơn vị,
cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
b) Văn bản đi do văn thư cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi. Khi
chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.
c) Văn bản đi được chuyển phát qua hệ
thống bưu điện phải được đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân
viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có). Mẫu Sổ gửi văn bản
đi bưu điện và việc vào sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục VI kèm theo Quy định này.
d) Trong trường hợp cần chuyển phát
nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy
Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính.
đ) Chuyển phát văn bản mật được thực
hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và Điểm 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
4. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
a) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc
xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu
“Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm
tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì
lý do nào đó mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn
thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi
bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất
lạc, không có người nhận phải kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng
phòng Hành chính - Tổ chức xử lý.
Điều 15. Lưu văn
bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: Bản
gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu
trong hồ sơ của đơn vị soạn thảo văn bản (hồ sơ công việc). Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải có chữ ký trực tiếp của người
có thẩm quyền, được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
2. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và
sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo
quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ.
3. Văn thư cơ quan có trách nhiệm lập
sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định
của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Mẫu Sổ sử dụng bản lưu
và việc ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII
kèm theo Quy định này.
Điều 16. Lập
Danh mục hồ sơ
1. Căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ
sơ, bao gồm:
a) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị;
b) Quy chế làm việc của cơ quan;
c) Kế hoạch, nhiệm
vụ công tác hàng năm của cơ quan, đơn vị và mỗi cán bộ, công chức, viên chức;
d) Danh mục hồ sơ, Bảng thời hạn bảo
quản tài liệu và Mục lục hồ sơ cơ quan của những năm trước.
2. Xây dựng khung đề mục của Danh mục
hồ sơ thực hiện như sau:
a) Khung đề mục của Danh mục hồ sơ
xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Tùy theo tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để quyết định chọn khung đề
mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác
và thuận tiện. Các cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị
được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ
chức. Các cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định,
không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục danh mục hồ
sơ theo lĩnh vực hoạt động.
b) Danh mục hồ sơ xây dựng theo cơ cấu
tổ chức, lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo
lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan tổ chức
làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ.
c) Trong từng đề mục lớn bao gồm các
đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị đối với khung đề mục
theo cơ cấu tổ chức hoặc các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động. Các hồ sơ trong mỗi đề
mục nhỏ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ
tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng
của từng vụ việc được giải quyết trong hồ sơ. Mẫu Danh mục
hồ sơ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII kèm
theo Quy định này.
3. Xây dựng Danh mục hồ sơ thực hiện
như sau:
a) Văn thư cơ quan chủ trì xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; tổ chức lấy ý kiến
đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan cho dự thảo Danh mục hồ sơ; tổng hợp
trình người đứng đầu ký ban hành.
b) Danh mục hồ sơ do người đứng đầu
cơ quan phê duyệt, ký ban hành vào đầu năm.
c) Căn cứ vào Danh mục hồ sơ đã được
duyệt, Văn thư cơ quan sao chụp danh mục hồ sơ gửi các đơn
vị, cá nhân liên quan để tổ chức thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu có hồ
sơ được dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc
trách nhiệm lập hồ sơ của cá nhân nào thì cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ
sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư cơ quan tổng hợp vào Danh mục
hồ sơ chung của cơ quan, tổ chức.
Điều 17. Mở hồ
sơ, cập nhật văn bản vào hồ sơ, hoàn thiện hồ sơ
1. Mở hồ sơ ghi những thông tin ban đầu
về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.
Bìa hồ sơ được thực hiện theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 “Bìa hồ sơ”
ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ.
Cán bộ, công chức, viên chức được
giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm mở hồ
sơ. Cán bộ, công chức, viên chức dựa vào Danh mục hồ sơ và bìa hồ sơ đã có để mở
hồ sơ, bổ sung và hoàn thiện hồ sơ.
Tiêu đề hồ sơ ngắn gọn, rõ ràng, khái
quát nội dung của các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc. Việc viết tiêu đề hồ sơ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX kèm theo Quy định này.
2. Trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật tất cả văn bản,
tài liệu phát sinh vào hồ sơ tương ứng, kể cả tài liệu
phim, ảnh, ghi âm. Cần thu thập kịp thời những văn bản,
tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị,
hội thảo không để bị thất lạc tài liệu.
3. Hoàn thiện hồ sơ thực hiện như
sau:
a) Khi công việc giải quyết xong, hồ
sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra
mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ; xem xét
loại ra khỏi hồ sơ những văn bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính
(trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan
hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo
xét thấy không cần phải lưu giữ.
b) Sắp xếp các văn bản, tài liệu
trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại,
tác giả của văn bản; xem xét thời hạn bảo quản của hồ sơ (thực hiện theo Bảng
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức).
c) Nếu hết năm
mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc, hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau theo dõi
giải quyết và đưa vào Danh mục hồ sơ năm sau.
Điều 18. Quản lý
và sử dụng con dấu
1. Quản lý con dấu
a) Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành
chính - Tổ chức có trách nhiệm quản lý con dấu của cơ quan, tổ chức.
b) Con dấu của cơ quan, tổ chức được
giao cho công chức, viên chức văn thư của cơ quan giữ và đóng dấu tại cơ quan.
Công chức, viên chức văn thư được giao nhiệm vụ giữ con dấu có trách nhiệm: Con
dấu phải được bảo quản an toàn tại phòng làm việc của công
chức, viên chức văn thư trong giờ và ngoài giờ làm việc. Trường hợp cần đưa con
dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người
đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng
con dấu; không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
c) Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng,
công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm
thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức
phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
d) Khi cơ quan, đơn vị có quyết định
chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
2. Sử dụng con dấu
a) Công chức, viên chức văn thư phải
tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
b) Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi
các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
c) Không được đóng dấu trong các trường
hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn
bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
Điều 19. Đóng dấu
1. Đóng dấu cơ quan thực hiện như
sau:
a) Đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ
ký về phía bên trái. Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều; dùng mực dấu
màu đỏ tươi theo quy định.
b) Đối với các phụ lục kèm theo văn bản
thì dấu được đóng lên trang đầu trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên
của phụ lục.
c) Đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi
trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của thủ trưởng
cơ quan quản lý ngành.
Dấu giáp lai được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần
các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
2. Đóng dấu độ khẩn, mật thực hiện
như sau:
a) Đóng dấu các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”,
“Hỏa tốc hẹn giờ”, “Khẩn” “Thượng khẩn”) trên văn bản dùng con dấu được khắc sẵn
hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG
KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ
in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Mực để đóng dấu
độ khẩn là mực màu đỏ tươi; được thực hiện theo quy định tại
Điều 15, Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
b) Đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”,
“Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản thực hiện theo quy định
tại Điểm 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11). Mực để đóng dấu
độ mật là mực màu đỏ tươi.
MỤC 2. CÔNG TÁC
LƯU TRỮ
Điều 20. Trách
nhiệm của Lưu trữ cơ quan
1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức
hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá
trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ
chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Điều 21. Lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải
quyết. Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn
chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng
trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải
quyết công việc.
2. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan thực hiện như sau:
a) Cán bộ, công chức, viên chức được
giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ
sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước
khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ
sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
c) Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành
chính - Tổ chức có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức.
d) Người đứng đầu đơn vị thuộc các cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Điều 22. Thời hạn
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày
công việc kết thúc người được giao giải quyết công việc của
cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản
trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu
cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ
công việc thì phải được Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ
quan; thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể
từ ngày đến hạn nộp lưu.
Điều 23. Thu thập
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu
có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp
nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn
vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan
giữ 01 bản.
Điều 24. Thu thập,
tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Lưu trữ lịch sử tỉnh thu thập, tiếp
nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức ở cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh và đơn vị khác theo quy định của pháp luật.
2. Lưu trữ lịch sử tỉnh sưu tầm tài
liệu lưu trữ của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận.
3. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm
công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có
giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử. Thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử đối với ngành công an, quốc phòng và của ngành khác thực hiện theo quy định
của pháp luật.
Điều 25. Quản lý
tài liệu lưu trữ điện tử
Thực hiện theo quy định tại Điều 13
Luật Lưu trữ và Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ (sau đây viết tắt là Nghị định số 01/2013/NĐ-CP).
Điều 26. Quản lý
tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn
1. Tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của HĐND, UBND, các tổ chức chính trị - xã
hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu
trữ tại UBND xã, phường, thị trấn.
2. Người làm công tác văn thư, lưu trữ
tại UBND xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập
hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng
tài liệu lưu trữ theo quy định tại Thông tư số
14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu
hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị
trấn và các văn bản pháp luật khác có liên quan.
Điều 27. Chỉnh
lý tài liệu
Thực hiện theo quy định tại Điều 15
Luật Lưu trữ.
Điều 28. Xác định
giá trị tài liệu
Thực hiện theo quy định tại Điều 16
Luật Lưu trữ.
Điều 29. Hội đồng
xác định giá trị tài liệu
Thực hiện theo quy định tại Điều 18
Luật Lưu trữ.
Điều 30. Bảo quản
tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ quý, hiếm
Thực hiện theo quy định tại Điều 25
và Điều 26 Luật Lưu trữ.
Điều 31. Thống
kê nhà nước về lưu trữ
1. Tài liệu Phông lưu trữ lịch sử phải
được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý.
2. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu
trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê
hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12.
3. Thống kê lưu trữ được thực hiện
như sau:
a) Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp
xã tổng hợp số liệu và báo cáo thống kê cơ sở về UBND các
huyện, thành phố thông qua Phòng Nội vụ trước ngày
15/01/năm sau. Phòng Nội vụ các huyện, thành phố giúp UBND huyện, thành phố tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã và báo cáo thống kê tổng hợp về Sở Nội vụ trước ngày 31/01/năm
sau.
b) Các sở, ban, ngành, cơ quan thuộc
nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tổng hợp số liệu của các
đơn vị trực thuộc và báo cáo thống kê cơ sở về Sở Nội vụ trước ngày 15/01/năm
sau. Sở Nội vụ tổng hợp số liệu của các sở, ban, ngành, cơ
quan thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, UBND các huyện,
thành phố báo cáo thống kê tổng hợp với Chủ tịch UBND tỉnh,
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ trước ngày 15/02/năm sau.
Điều 32. Hủy tài
liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài
liệu:
a) Chủ tịch UBND
tỉnh quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đề nghị
của Giám đốc Sở Nội vụ.
b) Giám đốc các sở, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức, Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã quyết định hủy tài liệu hết giá
trị tại Lưu trữ cơ quan.
2. Thẩm tra xác định giá trị tài liệu
thực hiện như sau:
a) Giám đốc Sở Nội vụ Quyết định thành
lập “Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu” để thẩm
tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử; thẩm định tài liệu hết giá trị cần
hủy của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử và tài liệu hết giá trị tại lưu trữ UBND các huyện,
thành phố.
Thành phần của Hội đồng thẩm tra xác
định giá trị tài liệu gồm:
- Phó Giám đốc Sở Nội vụ, Chủ tịch Hội
đồng;
- Chi cục trưởng Chi cục Văn thư -
Lưu trữ, Phó Chủ tịch Hội đồng;
- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Chi cục
Văn thư - Lưu trữ, Ủy viên;
- Trưởng phòng Nghiệp vụ Chi cục Văn
thư - Lưu trữ, Ủy viên;
- Chuyên viên (Lưu trữ viên), Thư ký
Hội đồng.
b) Chủ tịch UBND
các huyện, thành phố Quyết định thành lập “Hội đồng thẩm tra xác định giá trị
tài liệu” để thẩm tra tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy của các phòng, ban
chuyên môn trực thuộc UBND cấp huyện và UBND cấp xã.
Thành phần của Hội đồng thẩm tra xác
định giá trị tài liệu gồm:
- Phó Chủ tịch UBND
huyện, thành phố, Chủ tịch Hội đồng;
- Trưởng Phòng Nội vụ, Phó Chủ tịch Hội
đồng;
- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu,
Ủy viên;
- Công chức làm
công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ, Ủy viên kiêm
Thư ký Hội đồng.
c) Căn cứ vào ý kiến thẩm định của “Hội
đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu” hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực
tiếp, người có thẩm quyền quy định tại Khoản 1, Điều 32 Quy định này; quyết định
tiêu hủy tài liệu.
3. Theo đề nghị của “Hội đồng xác định
giá trị tài liệu” người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đề nghị Sở Nội vụ thẩm định tài
liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc cấp huyện,
thành phố và UBND cấp xã đề nghị UBND huyện, thành phố thẩm
định tài liệu trước khi tiêu hủy.
4. Hủy tài liệu hết giá trị phải bảo
đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị, gồm
có:
a) Quyết định thành lập các Hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ
trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý
kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của
cơ quan có thẩm quyền;
e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
6. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải
được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ
ngày hủy tài liệu.
Điều 33. Sử dụng
tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu
trữ cơ quan thực hiện như sau:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định
việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình.
2. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu
trữ lịch sử tỉnh thực hiện như sau:
a) Chi cục trưởng Chi cục Văn thư -
Lưu trữ quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đối với
những loại tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được phép sử dụng rộng
rãi.
b) Giám đốc Sở Nội vụ quyết định việc
sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
c) Chủ tịch UBND tỉnh quyết định việc
sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật
của tỉnh.
d) Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc
Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật của các Bộ, Ngành và đơn vị
khác được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ
bí mật nhà nước.
đ) Tài liệu liên quan đến cá nhân được
sử dụng theo quy định tại Chương IV Nghị định số 01/2013/NĐ-CP .
e) Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phải có Giấy chứng minh nhân dân
hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để
phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị
của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
3. Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu
trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân được
mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ
công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ
quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.
b) Giám đốc Sở Nội vụ quyết định việc
mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử tỉnh để sử dụng trong nước, trên
cơ sở đề xuất của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
c) Chủ tịch UBND
tỉnh quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài
trên cơ sở đề xuất của Giám đốc Sở Nội vụ.
d) Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch
sử trước khi mang ra khỏi Lưu trữ lịch sử tỉnh để sử dụng trong nước hay mang
tài liệu lưu trữ ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Điều 34. Các
hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo quy định tại Điều 32
Luật Lưu trữ.
Điều 35. Sao tài
liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ
1. Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng
thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử tỉnh
thực hiện.
2. Người có thẩm quyền cho phép sử dụng
tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.
3. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của
Chi cục Văn thư - Lưu trữ về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ
do Chi cục Văn thư - Lưu trữ đang quản lý, bảo quản tại Kho Lưu trữ Lịch sử.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về
bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
4. Người được cấp bản sao tài liệu
lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí theo quy định của pháp luật hiện
hành.
5. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng
thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.
MỤC 3. THANH TRA,
KIỂM TRA, XỬ LÝ VI PHẠM
Điều 36. Thanh
tra, kiểm tra, khiếu nại, tố cáo
1. Sở Nội vụ tiến hành thanh tra
chuyên ngành theo kế hoạch hàng năm hoặc kiểm tra đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ đối với các sở, ban, ngành, cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu
trữ lịch sử và UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh; chủ
trì phối hợp cùng với các cơ quan có liên quan tham mưu giúp Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định.
2. Giám đốc các sở, thủ trưởng các cơ
quan, ban, ngành tỉnh tổ chức kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại,
tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
3. Tổ chức, cá
nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về
công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 37. Xử lý
vi phạm
Mọi hành vi vi phạm các quy định của
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý kỷ luật hoặc
truy cứu trách nhiệm hình sự.
Chương 3.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 38. Trách
nhiệm thi hành
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn,
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy định này. Tổng hợp kết quả đề
nghị khen thưởng, kỷ luật về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các
cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểm
tra, tổ chức thực hiện Quy định này; ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của cơ quan, tổ chức mình.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có
vướng mắc hoặc vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức phản
ánh về Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) tổng hợp, báo
cáo trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.