|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
THÀNH
PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ
NỘI
VỤ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 418/QĐ-SNV
|
Thành phố Hồ
Chí Minh, ngày
29
tháng 8
năm
2023
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU VÀ GIAO, NHẬN
HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ
GIÁM ĐỐC SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HỒ
CHÍ MINH
Căn cứ Quyết định số 31/2022/QĐ-UBND
ngày 20 tháng 9 năm 2022 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí
Minh ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở
Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11
năm 2011;
Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày
20 tháng 11 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu
trữ vào Lưu trữ lịch sử
các cấp;
Căn cứ Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày
19 tháng 12 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu;
Căn cứ Quyết định số 414/QĐ-UBND ngày
13 tháng 02 năm 2023 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc
ban hành Danh mục và mã phông các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ
lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh;
Căn cứ Quyết định số 3412/QĐ-UBND ngày
15 tháng 8 năm 2023 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về ban
hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố;
Theo đề nghị của Chi cục trưởng Chi cục
Văn thư - Lưu trữ và Chánh Văn phòng Sở Nội vụ.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy trình thẩm định, phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu và giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành
phố (Quy trình kèm theo).
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế
Quyết định số 2672/QĐ-SNV ngày 13 tháng 8 năm 2019 của Giám đốc Sở Nội vụ Thành
phố về việc ban hành Quy trình thẩm định, phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
Quyết định số 2765/QĐ-SNV ngày 11 tháng 9 năm 2019 của Giám đốc Sở Nội vụ Thành
phố về việc ban hành Quy trình giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ
lịch sử Thành phố trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
Điều 3. Chánh Văn phòng Sở Nội vụ, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư -
Lưu trữ, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, Thủ trưởng các cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành
phố và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch
sử Thành phố;
- Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước (để b/c);
- UBND Thành phố
(để b/c);
- Sở Nội vụ: Giám đốc, các Phó Giám đốc;
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố;
- Lưu: VT.
|
GIÁM ĐỐC
Huỳnh Thanh Nhân
|
QUY
TRÌNH
THẨM
ĐỊNH, PHÊ DUYỆT MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU VÀ GIAO, NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ
(Kèm
theo Quyết định số 418/QĐ-SNV ngày 29 tháng 8 năm 2023 của
Giám đốc Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)
1. Trình tự
thực hiện
a) Bước 1: Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Thành phố (sau đây viết tắt là Trung tâm) tiếp nhận hồ sơ từ các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm.
b) Bước 2: thẩm định Mục lục
hồ sơ, tài liệu
Trung tâm thẩm định Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp: rà soát Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn
bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành.
c) Bước 3: Trung tâm tổ chức kiểm tra
xác suất thực tế hồ sơ, tài liệu nộp lưu tại các cơ quan, tổ chức; lập Biên bản
kiểm tra kết quả thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
d) Bước 4: Trung tâm tham mưu cho Chi
cục Văn thư - Lưu trữ trình Giám đốc Sở Nội vụ quyết định phê duyệt Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu (Hồ sơ trình gồm có: văn bản đề nghị phê duyệt, báo cáo kết
quả thẩm định của Trung tâm, văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức kèm theo Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu); hoặc Công văn trả lời từ chối phê duyệt vì cần bổ
sung, điều chỉnh, sửa đổi và hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
đ) Bước 5:
- Sau khi Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu được phê duyệt, Trung tâm gửi văn bản thông báo cho cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt.
- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu có văn bản đề nghị giao nộp hồ sơ, tài liệu gửi đến Trung tâm.
- Trung tâm tiếp nhận văn bản đề nghị
giao nộp hồ sơ, tài liệu và phát hành thông báo thời gian (ngày, tháng, năm) tiếp
nhận hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.
e) Bước 6: tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
- Cơ quan, tổ chức vận chuyển tài liệu
đến Trung tâm để giao nộp.
- Trung tâm thực hiện kiểm tra, đối
chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp.
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản
hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
- Lập Biên bản giao, nhận hồ sơ, tài
liệu:
Biên bản được lập thành 03 bản: cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Trung tâm giữ 02 bản.
2. Cách thức
thực hiện
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm.
- Hồ sơ gửi đến Trung tâm qua hệ thống
bưu điện.
- Hồ sơ gửi qua hộp thư điện tử của
Trung tâm.
Trường hợp gửi qua hộp thư điện tử của
Trung tâm, các cơ quan, tổ chức phải gửi 01 bộ hồ sơ giấy (bản chính) để lập hồ
sơ và lưu trữ theo quy định.
3. Thành phần
hồ sơ
a) Về thẩm định, phê duyệt Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu
Hồ sơ gồm có:
- Công văn đề nghị kiểm tra, thẩm định,
phê duyệt (bản chính).
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định
giá trị tài liệu (bản chính).
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu (bản chính).
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu có
ký duyệt của thủ trưởng cơ quan (04 bản chính, gửi file sau khi gửi bản giấy).
b) Về giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Trung
tâm
Hồ sơ gồm có:
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được
phê duyệt của Giám đốc Sở Nội vụ.
- Công văn đề nghị giao nộp hồ sơ, tài
liệu (bản chính).
- Hồ sơ, tài liệu giao, nhận gồm có:
+ Hồ sơ, tài liệu sắp xếp thứ tự theo
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
+ Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm:
bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ
sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu;
Mục lục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).
c) Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).
4. Thời hạn giải quyết
Trong vòng 45 ngày làm việc, kể từ
ngày nhận hồ sơ.
5. Đối tượng thực hiện
Quy trình hành chính
Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Trung tâm.
6. Cơ quan thực hiện
Quy trình
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
7. Kết quả thực hiện
Quy trình hành chính
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được
phê duyệt hoặc Công văn từ chối việc phê duyệt.
- Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu
(03 bản).
8. Lệ phí: không có.
9. Tên mẫu văn bản
- Mẫu Công văn đề nghị kiểm tra, thẩm định và phê
duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (Phụ lục I).
- Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (Phụ lục
II).
- Mẫu Mục lục tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật (Phụ
lục III).
- Mẫu nhãn hộp (Phụ lục IV).
- Mẫu Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu (Phụ lục
V).
10. Yêu cầu, điều kiện
thực hiện quy trình hành chính
- Đủ thành phần hồ sơ.
- Hồ sơ, tài liệu phải được chỉnh lý kết
quả đảm bảo chất lượng theo quy định tại Điều 15 Luật Lưu trữ và hướng dẫn tại
Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
11. Căn cứ pháp lý của
quy trình hành chính
- Luật Lưu trữ ngày 01 tháng 11 năm
2011.
- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20
tháng 11 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ
vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
- Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19
tháng 12 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu;
các quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành; các Thông tư quy định thời
hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành.
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19
tháng 5 năm 2004 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban
hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Quyết định số 414/QĐ-UBND ngày 13
tháng 02 năm 2023 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc
ban hành Danh mục và mã phông các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung
tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh;
- Quyết định số 3412/QĐ-UBND ngày 15
tháng 8 năm 2023 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về ban hành
Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố./.
PHỤ
LỤC I
MẪU
CÔNG VĂN
ĐỀ NGHỊ KIỂM TRA, THẨM ĐỊNH VÀ PHÊ DUYỆT MỤC LỤC
HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Kèm
theo Quy trình kèm
theo Quyết định số 418/QĐ-SNV ngày 29 tháng 8 năm 2023 của
Giám đốc Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)
|
TÊN CƠ
QUAN, TỔ CHỨC CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC NỘP LƯU
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /…………
V/v
đề nghị kiểm tra, thẩm định và
phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
|
…………, ngày...
tháng ...năm...
|
Kính gửi:
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố
Mục lục hồ sơ, tài liệu Phông…………………………………… (tên
phông/sưu
tập,
khối tài liệu nộp lưu) từ năm………..đến năm……………..có giá trị lưu trữ vĩnh viễn. Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của…………………….(tên cơ quan,
tổ chức nộp lưu) xem xét, thông qua và đã được………………………..(chức vụ người đứng đầu
cơ quan, tổ
chức)
quyết định lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Thành phố.
Để việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố thực hiện đúng theo quy định pháp luật,……………………………….. (tên cơ quan, tổ chức nộp
lưu) gửi Mục lục hồ sơ, tài liệu Phông…………………………………… (tên phông/sưu tập,
khối tài liệu nộp
lưu), đề nghị Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố kiểm tra, thẩm định và trình
cơ quan có thẩm quyền phê duyệt./.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
-
Lưu: VT.
|
THỦ TRƯỞNG
CƠ QUAN
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
PHỤ
LỤC II
MẪU
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Kèm
theo Quy trình kèm theo Quyết
định số 418/QĐ-SNV ngày 29 tháng 8 năm 2023 của
Giám đốc Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)
1. Mẫu bìa Mục lục hồ sơ
|
TÊN CƠ
QUAN, TỔ CHỨC
MỤC LỤC HỒ SƠ
PHÔNG……………………. (tên
phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu)
Từ năm…………..đến năm……………….
……., năm……
(Kèm theo
Quyết định số ……../QĐ-SNV
ngày….tháng….năm……… của Giám đốc
Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)(*)
|
2. Mẫu nhan đề Mục lục
|
TÊN CƠ
QUAN, TỔ CHỨC
MỤC LỤC HỒ SƠ
PHÔNG……………………. (tên
phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu)
Từ hồ sơ…………..đến hồ sơ……………….
|
- Phông số: ………….
- Mục lục số (Quyển số): ……….
- Số trang: …………..
|
Thời hạn
bảo quản
Vĩnh viễn
|
|
3. Mẫu Bảng kê hồ
sơ, tài liệu nộp lưu
MỤC LỤC HỒ
SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
Năm…….
|
Hộp số
|
Số, ký hiệu
hồ sơ
|
Tiêu đề hồ
sơ
|
Thời gian
tài liệu
|
Số tờ/số trang
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng: …………………….. hồ sơ (viết bằng
chữ:…………………..)
|
NGƯỜI LẬP MỤC
LỤC
(ký
tên)
Họ và tên
|
THỦ TRƯỞNG
CƠ QUAN
(Chữ
ký, dấu)
Họ và tên
|
4. Mẫu Tờ kết thúc
(kích thước A4)
|
TỜ KẾT THÚC
Mục lục hồ sơ gồm:………………………trang (viết
bằng chữ:………………………..)
Trong đó, thống kê gồm:……………… hồ sơ/đơn vị
bảo quản (viết bằng chữ
………………….)
Từ số:……..đến số……., trong đó
có……….. số trùng………….. số khuyết.
|
|
……., ngày……tháng….năm …..
Người
lập
(Ký và ghi
rõ họ tên, chức vụ/chức danh)
|
|
(*) Dòng này do
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố ghi, sau khi Giám đốc Sở Nội vụ quyết định
phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột (1): Ghi số thứ tự của hộp tài liệu
giao nộp.
Cột (2): Ghi số và ký hiệu của hồ sơ
như trên bìa hồ sơ.
Cột (3): Ghi tiêu đề hồ sơ như trên
bìa hồ sơ.
Cột (4): Ghi thời gian sớm nhất và muộn
nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
Cột (5): Ghi tổng số tờ tài liệu có
trong hồ sơ.
Cột (6): Ghi những thông tin cần chú ý
về nội dung, hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.
PHỤ
LỤC III
MẪU
MỤC LỤC TÀI LIỆU CÓ ĐÓNG DẤU CHỈ ĐỘ MẬT
(Kèm theo Quy trình kèm theo Quyết
định số 418/QĐ-SNV ngày
29 tháng 8 năm 2023 của Giám
đốc Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)
TÊN PHÔNG…….
|
Số TT
|
Tên văn bản/tài
liệu
|
Số lưu trữ
|
Tổng số tờ/số
trang văn bản
|
Độ mật
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng: ……………… hồ sơ (viết bằng chữ:……………………….)
|
NGƯỜI LẬP MỤC
LỤC
(ký
tên)
Họ và tên
|
THỦ TRƯỞNG
CƠ QUAN
(Chữ
ký, dấu)
Họ và tên
|
|
(Kèm theo
Quyết định số ……/QĐ-SNV
ngày….. tháng……năm của Giám đốc
Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)(*)
|
_______________________
(*) Dòng này do
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố ghi, sau khi Giám đốc Sở Nội vụ quyết định
phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột (1): Ghi số thứ tự của văn bản/tài
liệu.
Cột (2): Ghi tên loại văn bản, số ký
hiệu, ngày tháng năm, tác giả và nội dung của văn bản.
Cột (3): Ghi số lưu trữ của văn bản/tài
liệu: tờ số, hồ sơ số, Mục lục số, Phông số.
Cột (4): Ghi tổng số tờ/trang của văn
bản, tài liệu.
Cột (5): Ghi độ mật của tài liệu: Tuyệt
mật, Tối mật, Mật./.
PHỤ
LỤC IV
MẪU
NHÃN HỘP
(Kèm
theo Quy trình kèm theo Quyết định số 418/QĐ-SNV ngày 29 tháng 8 năm 2023 của Giám đốc
Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)
- Hình dạng: hình chữ nhật.
- Kích thước: dài 120mm, rộng 90mm.
- Các thông tin trên nhãn và kỹ thuật
trình bày theo mẫu:
Hướng dẫn cách ghi nhãn hộp:
- (1): Ghi tên cơ quan, tổ chức (thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố) hình thành tài
liệu. Ví dụ: Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân Quận 1...
- (2): Ghi mã phông cơ quan, tổ chức
được quy định tại Quyết định số 414/QĐ-UBND ngày 13 tháng 02 năm 2023 của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc ban hành Danh mục và mã phông các
cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ
Chí Minh.
- (3): Ghi số thứ tự hộp liên tục
trong các lần giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. Ví dụ:
lần thứ 1, cơ quan, tổ chức giao nộp 07 hộp, từ hộp số 01 đến hộp số 07; lần thứ
2 cơ quan, tổ chức giao nộp 08 hộp, từ hộp số 08 đến hộp số 15.
PHỤ
LỤC V
MẪU
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
(Kèm
theo Quy trình kèm theo Quyết
định số 418/QĐ-SNV ngày 29 tháng 8 năm 2023 của Giám đốc Sở Nội
vụ Thành phố Hồ Chí Minh)
|
CHI CỤC VĂN THƯ -
LƯU TRỮ
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRUNG
TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: ……../BB-TTLTLS
|
…….., ngày...
tháng... năm ...
|
BIÊN BẢN
Giao nhận hồ
sơ, tài liệu
Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày
20 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu
trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
Căn cứ.... (kế hoạch công tác, kế hoạch
thu thập tài liệu),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên cơ quan, tổ chức
nộp lưu tài liệu)
Đại diện là:
1. Ông (bà): ……………………………………………………………………………………….
Chức vụ: …………………………………………………………………………………………..
2. Ông (bà): ……………………………………………………………………………………….
Chức vụ: …………………………………………………………………………………………..
BÊN NHẬN: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH
SỬ
Đại diện là:
1. Ông (bà): ……………………………………………………………………………………….
Chức vụ: …………………………………………………………………………………………..
2. Ông (bà): ……………………………………………………………………………………….
Chức vụ: …………………………………………………………………………………………..
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài
liệu với những nội dung như sau:
1. Tên phông (khối) tài liệu giao nộp:
………………………………………………………….
2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu: ………………………………………………………………...
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp: …………………………………………………………………………………….
- Tổng số hồ sơ, tài liệu:……………………… Quy ra mét
giá: ………………………………
4. Số lượng Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu: ……………………………………………………
5. Cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp
lưu ………………………………………………………..
6. Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (liệt
kê cụ thể…………………………………………..).
7. Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ
các mức độ mật (nếu có) ……………………………..
8. Tình trạng vật lý của tài liệu giao
nộp: ………………………………………………………..
Biên bản này được lập thành 03 bản;
bên giao (cơ quan, tổ chức) giữ 01 bản; bên nhận (Trung tâm Lưu trữ lịch sử) giữ
02 bản./.
|
ĐẠI DIỆN
BÊN GIAO
(ký tên và ghi
rõ họ tên)
|
ĐẠI DIỆN
BÊN NHẬN
(ký tên và ghi
rõ họ tên)
|
|
|
|
|
|
|
|
XÁC NHẬN
CỦA
CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(chức
vụ, chữ kí, họ tên,
đóng dấu)
|
XÁC NHẬN
CỦA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
(chức
vụ, chữ kí, họ tên,
đóng dấu)
|