|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2672/QĐ-SNV
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 13 tháng 8 năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU
NỘP LƯU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ -
LƯU TRỮ
GIÁM ĐỐC SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Căn cứ Quyết định số
11/2015/QĐ-UBND ngày 26 tháng 02 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí
Minh ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh;
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV
ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ
vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
Căn cứ Quyết định số 7109/QĐ-UBND
ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về
việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh;
Căn cứ Quyết định số 2441/QĐ-SNV
ngày 02 tháng 5 năm 2019 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc ủy quyền cho Chi cục
trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thực hiện một số nhiệm vụ quản
lý nhà nước về lưu trữ;
Xét đề nghị của Chi cục trưởng Chi
cục Văn thư - Lưu trữ và Chánh Văn phòng Sở Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình thẩm
định, phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Thành phố trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Sở Nội vụ, Chi cục trưởng Chi cục
Văn thư - Lưu trữ, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, Thủ trưởng các
cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Thành phố và các cơ quan, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- UBND Thành phố (để b/c);
- Sở Nội vụ: GĐ, các PGĐ;
- Lưu: VT, CCVTLT.
|
GIÁM
ĐỐC
Trương Văn Lắm
|
QUY TRÌNH
THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU VÀO TRUNG TÂM LƯU
TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
(Kèm theo Quyết định số 2672/QĐ-SNV ngày 13 tháng 8 năm 2019 của Giám
đốc Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)
1. Trình tự thực
hiện
a) Bước 1: Tổ Tiếp nhận và trả kết quả
thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ (sau đây gọi tắt là Chi cục)
tiếp nhận hồ sơ từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung
tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố chuyển đến.
b) Bước 2: Thẩm định Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp: Rà soát Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời
hạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành.
c) Bước 3: Phối hợp với Trung tâm Lưu
trữ lịch sử Thành phố tổ chức kiểm tra xác suất thực tế thành phần hồ sơ, tài
liệu nộp lưu tại các cơ quan, tổ chức. Lập Biên bản kiểm tra kết quả thẩm định
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
d) Bước 4: Trình và ban hành Quyết định
phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành
phố hoặc Công văn trả lời từ chối phê duyệt vì cần bổ sung, điều chỉnh, sửa đổi
và hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
2. Cách thức thực
hiện
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Chi cục.
- Hồ sơ gửi đến Chi cục qua hệ thống
bưu điện.
- Hồ sơ gửi qua hộp thư điện tử của
Chi cục.
- Hồ sơ gửi đến Chi cục qua trục liên
thông của Thành phố.
3. Thành phần hồ
sơ
a) Hồ sơ gồm có:
- Công văn đề nghị thẩm định, phê duyệt
(bản chính).
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định
giá trị tài liệu (bản chính).
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu (bản chính).
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu có
ký duyệt của thủ trưởng cơ quan (03 bản chính, gửi file sau khi gửi bản giấy).
- Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao
gồm: Bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông,
hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ
tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật
(nếu có).
Trường hợp gửi hồ sơ điện tử, các cơ
quan, tổ chức phải gửi 01 bộ hồ sơ giấy (bản chính) để Chi cục lập và lưu trữ hồ
sơ theo quy định.
b) Số lượng hồ sơ: 01 (bộ), trong đó
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu có ký duyệt của thủ trưởng cơ quan 03 bản
chính.
4. Thời hạn giải
quyết
Trong vòng 20 ngày làm việc, kể từ
ngày nhận hồ sơ.
5. Đối tượng thực
hiện quy trình hành chính
Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Chi
cục Văn thư - Lưu trữ.
6. Cơ quan thực
hiện Quy trình
Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc
Sở Nội vụ Thành phố.
7. Kết quả thực
hiện quy trình hành chính
Quyết định phê duyệt Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu hoặc Công văn từ chối việc phê duyệt.
8. Lệ phí: Không có.
9. Tên mẫu văn bản
- Công văn đề nghị kiểm tra, thẩm định
(Phụ lục I).
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (Phụ lục II).
- Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ
các mức độ mật (Phụ lục III).
10. Yêu cầu, điều
kiện thực hiện quy trình hành chính
- Đủ thành phần hồ sơ và phải có Bảng
thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành hoặc Bảng thời hạn bảo quản theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV .
- Hồ sơ, tài liệu phải được chỉnh lý kết quả đảm bảo chất lượng theo quy định tại Điều 15 Luật Lưu trữ và
hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW .
11. Căn cứ pháp
lý của quy trình hành chính
- Luật Lưu trữ ngày 01 tháng 11 năm
2011.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03
tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ.
- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20
tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu
trữ lịch sử các cấp.
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03
tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình
thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; các quy định thời hạn bảo
quản tài liệu chuyên ngành; các Thông tư quy định thời hạn bảo quản tài liệu
chuyên ngành.
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19
tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Bản hướng
dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Quyết định số 2153/QĐ-UBND ngày 02
tháng 5 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục nguồn
tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh.
- Quyết định số 5249/QĐ-UBND ngày 23
tháng 10 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục thành
phần hồ sơ, tài liệu quận, huyện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí
Minh.
- Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30
tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc ban hành Danh
mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh.
- Quyết định số 2801/QĐ-UBND ngày 01
tháng 7 năm 2019 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh
về việc ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cơ quan cấp huyện nộp lưu
vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
- Quyết định số 2441/QĐ-SNV ngày 02
tháng 5 năm 2019 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc ủy quyền cho Chi cục trưởng Chi
cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ thực hiện một số nhiệm vụ quản lý
nhà nước về lưu trữ./.
PHỤ LỤC I
MẪU CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ THẨM ĐỊNH MỤC LỤC HỒ
SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Kèm theo Quyết định số 2672/QĐ-SNV ngày 13 tháng 8 năm 2019 của Giám đốc Sở
Nội vụ)
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC NỘP LƯU
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
/..........
V/v
đề nghị kiểm tra, thẩm định và phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
|
……….,
ngày ... tháng ... năm .....
|
Kính gửi:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP. Hồ Chí Minh
Mục lục hồ sơ, tài liệu Phông ....................................
(tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu) từ
năm .......... đến năm .......... có
giá trị lưu trữ vĩnh viễn. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được Hội đồng xác
định giá trị tài liệu của .................................... (tên cơ quan, tổ chức nộp lưu) xem xét, thông qua và đã được ...................................
(chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức) quyết định lập Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh.
Để việc nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố thực hiện đúng theo quy
định pháp luật, ................................... (tên
cơ quan, tổ chức nộp lưu) gửi Mục lục hồ sơ, tài liệu Phông ...................................
(tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu) đề
nghị Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố kiểm tra, thẩm định và phê duyệt./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu: VT.
|
QUYỀN
HẠN VÀ CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
PHỤ LỤC II
MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Kèm theo Quyết định số 2672/QĐ-SNV ngày 13 tháng 8 năm 2019 của Giám đốc Sở
Nội vụ)
1. Mẫu bìa Mục lục hồ sơ
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC
MỤC
LỤC HỒ SƠ
PHÔNG
.................................... (tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu)
Từ
năm ........................ đến năm ............................
........., năm
..........
|
2. Mẫu nhan đề Mục lục
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC
MỤC
LỤC HỒ SƠ
PHÔNG .................................... (tên
phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu)
Từ
hồ sơ ................ đến hồ sơ .................
|
- Phông số: …………..
- Mục lục số (Quyển số):
...............
- Số trang: …………
|
Thời
hạn bảo quản
Vĩnh viễn
|
|
3. Mẫu Bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp
lưu
MỤC
LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
Năm
...........
|
Hộp
số
|
Số, ký hiệu hồ sơ
|
Tiêu
đề hồ sơ
|
Thời
gian tài liệu
|
Số
tờ
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp tài liệu
giao nộp.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ
như trên bìa hồ sơ.
Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa
hồ sơ.
Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn
nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
Cột 5: Ghi tổng số tờ tài liệu có
trong hồ sơ.
Cột 6: Ghi những thông tin cần chú ý
về nội dung, hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.
4. Mẫu Tờ kết thúc (kích thước A4)
|
TỜ
KẾT THÚC
Mục lục hồ sơ gồm:
......................... trang (viết bằng chữ: ....................................)
Trong đó, thống kê gồm:
................... hồ sơ/đơn vị bảo quản (viết bằng chữ ........................................)
Từ số: .......... đến số ...................., trong đó có
........... số trùng .............. số
khuyết.
|
|
………., ngày ...
tháng ... năm .....
Người lập
(Ký và ghi rõ họ tên, chức
vụ/chức danh)
|
|
PHỤ LỤC III
MẪU DANH MỤC TÀI LIỆU CÓ ĐÓNG DẤU CHỈ CÁC
MỨC ĐỘ MẬT
(Kèm theo Quyết định số 2672/QĐ-SNV ngày 13 tháng 8 năm 2019 của Giám đốc Sở
Nội vụ)
TÊN
PHÔNG ...................
|
Số
TT
|
Tên văn bản/tài
liệu
|
Số
lưu trữ
|
Tổng
số trang văn bản
|
Mức
độ mật
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự của văn bản/tài
liệu.
Cột 2: Ghi tên loại văn bản, số ký hiệu,
ngày tháng năm, tác giả và nội dung của văn bản.
Cột 3: Ghi số lưu trữ của văn bản/tài
liệu: tờ số, hồ sơ số, Mục lục số, Phông số.
Cột 4: Ghi tổng số trang của văn bản,
tài liệu.
Cột 5: Ghi mức độ mật của tài liệu:
Tuyệt mật, Tối mật, Mật./.