|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH CÀ MAU
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
27/2018/QĐ-UBND
|
Cà Mau, ngày 10
tháng 10 năm 2018
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TỈNH CÀ MAU
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CÀ MAU
Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày
19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng
7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng
11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng
4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình
số 261/TTr-SNV ngày 19 tháng 9 năm 2018.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ của tỉnh Cà Mau.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 25 tháng 10
năm 2018 và thay thế Quyết định số 09/2014/QĐ-UBND ngày 09 tháng 5 năm 2014 của
Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh
Cà Mau.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ
trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố
Cà Mau và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Nội vụ;
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp);
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- TT: Tỉnh ủy, HĐND tỉnh;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Sở Tư pháp (tự kiểm tra);
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- NC (Ng02), TH;
- Lưu: VT, M.A46/10.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trần Hồng Quân
|
QUY CHẾ
CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TỈNH CÀ MAU
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 27/2018/QĐ-UBND ngày 27/10/2018 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Cà Mau)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng
áp dụng
1. Quy chế này quy định về hoạt động văn thư, lưu
trữ và quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Cà Mau (đối với
cơ quan, tổ chức ngoài việc thực hiện quy định này còn phải thực hiện theo quy
định chuyên ngành); được áp dụng đối với các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân
dân các huyện, thành phố Cà Mau, các doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ
quan, tổ chức) và tổ chức, cá nhân có liên quan.
2. Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn
thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
3. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập,
chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm
văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản
fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ
chức.
2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm
văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản
sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
3. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy,
hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung,
thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người
có thẩm quyền.
5. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung,
thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.
6. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác
nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản
chính phải được thực hiện từ bản chính.
7. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của
văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực
hiện từ bản chính.
8. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội
dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể
thức quy định.
9. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau
về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
10. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài
liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ
chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
11. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn
tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử.
12. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định
giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
13. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá
trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của
cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo
quản và tài liệu hết giá trị.
Điều 3. Trách nhiệm đối với
công tác văn thư, lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản lý nhà nước
về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cà Mau; Giám đốc Sở Nội vụ tham
mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư,
lưu trữ của tỉnh Cà Mau.
2. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ:
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện
các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật
hiện hành;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về
công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại,
tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
3. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng
Hành chính - Tổ chức)
Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức)
hoặc người phụ trách công tác hành chính giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực
tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại
cơ quan, tổ chức, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư,
lưu trữ cho cơ quan tổ chức và đơn vị trực thuộc.
4. Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị trực thuộc
Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển
khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức và pháp luật về văn
thư, lưu trữ.
5. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến
công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm
các quy định của cơ quan, tổ chức và quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước
trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan, tổ chức có liên quan đến bí mật nhà nước phải thực hiện theo các quy định
của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN
BẢN
Điều 5. Hình thức văn bản
Gồm các loại hình văn bản sau:
1. Văn bản quy phạm pháp luật;
2. Văn bản hành chính;
3. Văn bản chuyên ngành;
4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá
nhân nước ngoài.
Điều 6. Thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định
tại Chương V, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ
quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật.
2. Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo quy định của
cơ quan, tổ chức quản lý ngành.
4. Văn bản trao đổi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
nước ngoài: Thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc
tế.
Điều 7. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực
hiện các quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6
năm 2015 và Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ
quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như
sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo, lãnh đạo cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị hoặc công chức, viên chức
soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản;
b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn
thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc: Xác định hình thức, nội
dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; thu thập và xử lý thông tin có liên
quan; soạn thảo văn bản; trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan, tổ
chức tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu ý kiến
tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo; trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo các tài
liệu có liên quan, ý kiến đề xuất của đơn vị hoặc công chức, viên chức soạn thảo
và ý kiến của thủ trưởng cơ quan, tổ chức.
Điều 8. Duyệt dự thảo văn bản,
sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký
duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo cơ
quan, tổ chức phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa đổi, bổ sung thêm vào dự
thảo thì đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao nhiệm vụ soạn thảo phải
trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung.
Điều 9. Kiểm tra văn bản trước
khi ký ban hành
1. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân chủ trì
soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm độ chính xác của nội dung, hình
thức văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình
lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn, mức độ mật; xác định
đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức)
giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về
thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản đúng theo quy định và ký
nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Điều 10. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của
pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người
có thẩm quyền:
a) Văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành;
b) Văn bản hành chính thực hiện theo Điều 12 Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (sau đây gọi tắt là Thông tư
số 01/2011/TT-BNV).
3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các loại mực
dễ phai để ký văn bản.
Điều 11. Bản sao văn bản
1. Các hình thức sao văn bản gồm: Sao y bản chính,
sao lục và trích sao.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản
do lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ
chức) cơ quan, tổ chức quyết định.
4. Bản sao y bản chính, sao lục và trích sao được
thực hiện đúng theo quy định của pháp luật và có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ
quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp những ý kiến của lãnh
đạo cơ quan, tổ chức ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi
công tác phải được cụ thể hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 12. Nguyên tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ
chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt
là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng
ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đi, văn bản đến không được
đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được
đăng ký, phát hành, chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc hẹn giờ”),
“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký,
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn
thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước
(sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo pháp luật hiện hành
về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại Quy chế này.
Điều 13. Trình tự quản lý văn
bản đến
Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản
lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến.
Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký
văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến:
a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ
hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản
đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối
chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận;
b) Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng
bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi
trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc hẹn giờ”), văn thư hoặc người
được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm;
trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản;
c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua fax hoặc
qua mạng, văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản;
nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người
có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
a) Loại phải bóc bì: Các bì văn bản đến gửi cho cơ
quan, tổ chức;
b) Loại không bóc bì: Các bì văn bản gửi đích danh
cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức. Những văn bản gửi đích
danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức
thi công chức, viên chức nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để
đăng ký;
c) Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy
định tại Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ
Công an về hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ
bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là
Thông tư số 33/2015/TT-BCA);
d) Khi bóc bì phải đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài
bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi
thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào
phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót,
thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
đ) Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn
bản cần phải kiểm tra, xác minh hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa
ngày, tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
3. Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến:
a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn
thư phải được đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày, tháng, năm đến. Riêng đối với
văn bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản được chuyển
qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.
Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu “Đến” vào bản chính và làm thủ tục
đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát
qua mạng);
b) Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại bộ
phận Văn thư thì Văn thư chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng dấu “Đến”;
c) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng
trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu
nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng trống dưới ngày, tháng, năm ban
hành văn bản.
Mau dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến”
thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng
11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (sau đây gọi tắt là Thông tư số
07/2012/TT-BNV).
4. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ,
ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và
báo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng (Trưởng phòng
Hành chính - Tổ chức) để xử lý.
5. Văn bản đến phải được đăng ký vào số đăng ký văn
bản đến hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính. Trong trường hợp
đăng ký trên cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính, định kỳ phải
in, tập hợp, đóng thành Sổ đăng ký văn bản đến và lưu trữ theo quy định hiện
hành để tra cứu khi cần thiết.
6. Văn bản mật đến được đăng ký vào sổ riêng; nếu sử
dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng
Internet.
Mẫu “Sổ đăng ký văn bản đến”; “Sổ đăng ký văn bản mật
đến”; “Sổ đăng ký đơn, thư” và cách ghi thông tin trong sổ thực hiện theo hướng
dẫn tại Phụ lục II và Phụ lục III Thông tư số 07/2012/TT-BNV .
Điều 15. Trình, chuyển giao
văn bản đến
1. Trình, phân phối văn bản đến:
a) Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình
kịp thời cho người có thẩm quyền xem xét cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau
khi nhận được. Văn bản đến được trình trực tiếp hoặc trình trên mạng cho người
có thẩm quyền;
b) Người có thẩm quyền phân phối văn bản đến cho ý
kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết và thời gian giải quyết văn bản (nếu cần) trực
tiếp trên văn bản đến, trên phiếu giải quyết văn bản đến hoặc trên mạng nội bộ.
Trường hợp người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối trực tiếp trên văn bản đến
thì ý kiến phân phối được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Đối với văn bản
đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân xử lý thì người có thẩm quyền
sử dụng Phiếu giải quyết văn bản đến, ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối
hợp thực hiện;
Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến quy định tại Phụ lục
IV Thông tư số 07/2012/TT-BNV ;
c) Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của
người có thẩm quyền, bản chính văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng
ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
trên máy vi tính.
2. Chuyển giao văn bản đến:
a) Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết của người
có thẩm quyền, Văn thư thực hiện chuyển giao bản chính văn bản đến cho đơn vị
hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính
xác, đúng đối tượng, chặt chẽ, giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Khi chuyển giao
bản chính văn bản đến, Văn thư phải lập sổ chuyển giao văn bản đến theo quy định;
b) Đơn vị hoặc cá nhân nhận bản chính văn bản đến
phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đến hoặc sổ đăng ký văn bản đến;
Mẫu “Sổ chuyển giao văn bản đến” và cách ghi thông
tin trong sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V Thông tư số 07/2012/TT-BNV .
c) Đối với văn bản đến có đóng dấu “Hỏa tốc”, “Thượng
khẩn”, Văn thư phải ghi rõ thời gian chuyển cho người có trách nhiệm xử lý.
Điều 16. Giải quyết và theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Giải quyết văn bản đến:
a) Sau khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá
nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định
hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ
khẩn phải giải quyết trước;
b) Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem
xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải
quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và
cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản
sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải
quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình
lãnh đạo cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải
trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
a) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết
phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết;
b) Lãnh đạo cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn
phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức) hoặc người được giao trách nhiệm thực
hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
c) Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo
người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường
hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần
lập sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến;
d) Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”,
văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời
hạn quy định.
Mẫu “Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến” và cách
ghi thông tin trong sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI Thông tư số
07/2012/TT-BNV .
Điều 17. Trình tự giải quyết
văn bản đi
Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Kiểm tra, đối chiếu chữ ký của người có thẩm quyền
ký văn bản.
3. Đăng ký văn bản đi.
4. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn
(nếu có).
5. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi.
6. Lưu văn bản đi.
Điều 18. Kiểm tra thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người
có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
a) Ghi số văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số
theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác.
Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định
tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp
luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được
thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
3. Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ
thống số riêng.
Điều 19. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi
hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ:
a) Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hằng
năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho
phù hợp.
b) Văn bản mật đi được đăng ký riêng và lập sổ đăng
ký theo Khoản 1, Điều 19 của Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm
2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của các cơ quan, tổ chức.
Mẫu “Sổ đăng ký văn bản đi” và cách ghi thông tin
trong sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII Thông tư số 07/2012/TT-BNV .
2. Đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đi trên máy vi tính:
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về lĩnh
vực này;
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần
mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp, phải đáp ứng các tiêu chuẩn
kỹ thuật về lưu trữ và truy cập;
c) Thông tin về văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy, tập hợp lại, đóng thành sổ đăng
ký văn bản đi và lưu trữ theo quy định hiện hành để tra cứu khi cần thiết.
Điều 20. Nhân bản, đóng dấu cơ
quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản:
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được
xác định trên cơ sở số lượng tại phần nơi nhận của văn bản; nếu gửi đến nhiều
nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ
lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản
trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm
quyền giải quyết, tổ chức phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên
quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều văn bản cho đối
tượng, không gửi đến các đối tượng khác để tham khảo;
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện
nhân bản theo đúng thời gian quy định;
d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của
lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan:
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo
văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên trái;
b) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nối trên văn bản,
tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Thủ
trưởng cơ quan quản lý ngành;
c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải
của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối
đa 05 trang văn bản.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật:
a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa
tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản hành chính được thực hiện
theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ;
b) Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”,
“Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện
theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ;
c) Việc đóng dấu các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
(“Trả lại sau khi họp”, “Xem xong trả lại”, “Lưu hành nội bộ”) trên văn bản được
thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số
01/2011/TT-BNV .
Điều 21. Thủ tục phát hành,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc
sau đây khi phát hành văn bản đi:
a) Lựa chọn bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác
lên bì (nếu có).
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của
văn bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua
được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện
theo quy định tại Điểm c, Khoản 3, Điều 7 Thông tư số 33/2015/TT-BCA .
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện
theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII Thông tư số 07/2012/TT-BNV .
2. Chuyển phát văn bản đi:
a) Những văn bản đã làm đầy đủ thủ tục văn thư theo
quy định phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất
là ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành
sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản;
b) Đối với những văn bản “Hẹn giờ”, “Hỏa tốc”, “Khẩn”,
“Thượng khẩn” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục văn thư;
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được
đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân
viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X Thông tư số 07/2012/TT-BNV .
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị,
cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài phải
được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đi;
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX Thông tư số 07/2012/TT-BNV .
đ) Chuyển phát hành văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi
có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng
sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
e) Chuyển phát hành văn bản mật thực hiện theo quy
định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Điều 7
Thông tư số 33/2015/TT-BCA .
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi, cụ thể như sau:
a) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập
Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn
bản quyết định;
b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu
thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối
chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
c) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không
có người nhận phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Điều 22. Lưu văn bản đi
1. Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: Bản gốc lưu tại
Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc;
b) Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp
xếp theo thứ tự đăng ký.
2. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước
ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải lưu kèm
theo bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu
số.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản
đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo
vệ bí mật Nhà nước.
4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ
kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy
định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ thực hiện
theo hướng dẫn tại Phụ lục XI Thông tư số 07/2012/TT-BNV .
Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ
SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 23. Nội dung việc lập hồ
sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc:
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức và
thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ
sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ, trong quá trình giải quyết công việc của
mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
b) Thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ
Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ
sơ, thu thập, cập nhật đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan
đến sự việc vào hồ sơ.
Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một
trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp
xếp cho phù hợp.
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết
thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem
xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản
nháp, các tư liệu, sách báo không cần thiết trong hồ sơ. Đối với các hồ sơ có
thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy
đủ; hoàn chỉnh bìa hồ sơ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ;
b) Văn bản, tài liệu thu thập vào mỗi hồ sơ phải có
liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay
trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản
tương đối đồng đều.
Mẫu sổ “Danh mục hồ sơ cơ quan, tổ chức” thực hiện
theo hướng dẫn tại Phụ lục XII Thông tư số 07/2012/TT-BNV .
Điều 24. Giao nhận hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức:
a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại Khoản
2, Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ
công việc thì phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục
giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của
đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu;
b) Cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác,
thôi việc, nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc cho
người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu
riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được
thống kê và lập biên bản giao nhận.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu:
a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết
thúc;
b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết
toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản.
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công
chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên
bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức và bên giao nhận tài liệu mỗi
bên giữ mỗi loại một bản.
Mẫu “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và Mẫu “Biên
bản giao nhận tài liệu” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XIV và Phụ lục XV
Thông tư số 07/2012/TT-BNV .
Điều 25. Trách nhiệm đối với
việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
Hàng năm Lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản
lý của mình.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng
Hành chính - Tổ chức):
a) Tham mưu giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trong
việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ đối với
các đơn vị trực thuộc;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức:
a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập
hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng
thủ tục quy định.
4. Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư,
lưu trữ
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm
hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của Nhà nước.
Định kỳ hàng năm các cơ quan, tổ chức phải báo cáo
thống kê về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Số liệu thống kê văn
thư, lưu trữ định kỳ hàng năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12. Việc
báo cáo thống kê được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV
ngày 06 tháng 3 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống
kê ngành Nội vụ.
Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 26. Quản lý con dấu
1. Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức)
chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu
của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ
quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con
dấu riêng).
2. Con dấu của cơ quan, tổ chức được giao cho Văn
thư quản lý và sử dụng. Văn thư được giao quản lý và sử dụng con dấu chịu trách
nhiệm trước lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong việc quản lý và sử dụng con dấu; có
trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của
công chức, viên chức Văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức
phải được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về
việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ
cũng như ngoài giờ làm việc;
b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, Văn thư phải
báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp bị mất dấu,
người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải kịp thời thông báo cơ quan Công an nơi xảy
ra mất con dấu, lập biên bản và làm thủ tục cấp lại con dấu.
4. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định chia, tách hoặc
sáp nhập thì lãnh đạo cơ quan, tổ chức chỉ đạo thực hiện nộp con dấu cũ và làm
thủ tục xin khắc con dấu mới.
Điều 27. Sử dụng con dấu
1. Văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của
cơ quan, tổ chức.
2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản
đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau:
Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên
giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ
SUNG TÀI LIỆU
Điều 28. Giao nhận hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm, Lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ
tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ
thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị phòng, ban và cá nhân
trong cơ quan, tổ chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu
trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức và
cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp
nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối
chiếu giữa “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” với thực tế và lập “Biên bản giao
nhận hồ sơ, tài liệu” theo quy định.
Điều 29. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được chỉnh
lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý:
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại và lập hồ sơ chỉnh sửa hoàn thiện,
phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự
theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã được lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được các hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu
(bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn);
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu
tra cứu, các công cụ tra cứu khắc phục vụ cho việc quản lý và tra cứu, sử dụng
tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 30. Xác định giá trị tài
liệu
1. Bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm
vụ căn cứ vào các quy định hiện hành về thời hạn bảo quản tài liệu của cấp
trên, ý kiến Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức và ý kiến
tham gia của cơ quan có thẩm quyền (nếu cần); giúp Chánh Văn phòng (Trưởng
phòng Hành chính - Tổ chức) xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình lãnh
đạo cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm
quyền.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt các yêu
cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài
liệu bảo quản có thời hạn tính bằng số năm cụ thể;
b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để
tiêu hủy.
Điều 31. Hội đồng xác định giá
trị tài liệu
Thực hiện theo quy định tại Điều 18 Luật lưu trữ
năm 2011.
Điều 32. Hủy tài liệu hết giá
trị
Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm đúng thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, lập hồ sơ và phải có văn bản thẩm định của cơ quan có
thẩm quyền theo quy định tại Điều 28 Luật lưu trữ năm 2011.
Điều 33. Thời hạn nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
của cơ quan, tổ chức thực hiện theo Khoản 1, Điều 21 Luật lưu trữ năm 2011.
2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
của ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao và các ngành khác được thực hiện theo
quy định tại Điều 14, Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm
2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ năm
2011.
Mục 2. BẢO QUẢN, THỐNG KÊ, TỔ
CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu
trữ
1. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng,
bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp
kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc
sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước
chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại Khoản 1 Điều
này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của
pháp luật.
2. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ
cơ quan, tổ chức do công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho
các hồ sơ, tài liệu.
3. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được
nộp vào lưu trữ cơ quan, tổ chức và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ của cơ
quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương
tiện cần thiết theo quy định.
4. Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức)
có trách nhiệm tham mưu, chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu
lưu trữ:
a) Tham mưu lãnh đạo bố trí kho lưu trữ theo đúng
tiêu chuẩn quy định; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản
tài liệu lưu trữ;
b) Thực hiện các biện pháp phòng cháy, chữa cháy,
phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu
trữ;
c) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng,
nấm mốc, khử a-xít; tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ
bị hư hỏng; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ;
d) Duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại
tài liệu lưu trữ.
5. Cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của
cơ quan, tổ chức có trách nhiệm:
a) Bố trí, sắp xếp khoa học hồ sơ, tài liệu trong
kho để dễ thống kê, kiểm tra và tra cứu;
b) Hồ sơ, tài liệu trong kho phải để trong hộp (cặp),
dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra
cứu;
c) Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có
trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu trên cơ sở đó có kế hoạch bảo
quản và tu bổ phục chế.
Điều 35. Đối tượng, thủ tục và
thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
1. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan, tổ
chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục
đích nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn
phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức) đồng ý.
2. Cá nhân khai thác sử dụng vì mục đích riêng phải
có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được
lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức)
đồng ý.
Điều 36. Các hình thức tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo quy định tại Điều 32 Luật lưu trữ
năm 2011.
Điều 37. Thẩm quyền cho phép
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo quy định tại Điều 31 và Điều 34 Luật
lưu trữ năm 2011.
Điều 38. Quản lý việc sử dụng
tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải có Nội quy phòng đọc.
2. Nội quy phòng đọc bao gồm các nội dung quy định
như sau:
a) Thời gian phục vụ độc giả;
b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai
thác, sử dụng tài liệu;
c) Những vật dụng được và không được mang vào phòng
đọc;
d) Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục
nghiên cứu và khai thác sử dụng tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc,
kho lưu trữ;
đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu,
dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép của
người có thẩm quyền;
e) Ngoài các quy định trên, độc giả phải thực hiện
nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định
sử dụng tài liệu; Quy định về công tác phòng cháy, chữa cháy.
3. Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức phải
lập các sổ nhập, xuất tài liệu; sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả
để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu. Ngoài ra có thể dùng
phần mềm quản lý hồ sơ, lưu trữ.
Chương IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 39. Trách nhiệm của Thủ
trưởng cơ quan, tổ chức
Căn cứ vào Quy chế này và các quy định của pháp luật
có liên quan, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, Thủ trưởng các cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm triển khai thực hiện Quy chế này. Đồng thời, chỉ đạo
xây dựng Quy chế chi tiết về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với phạm vi
cơ quan, đơn vị, địa phương quản lý.
Điều 40. Trách nhiệm của Giám
đốc Sở Nội vụ
Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm
tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Cà Mau trong quá trình triển
khai thực hiện Quy chế này; định kỳ báo cáo kết quả thực hiện đến Bộ Nội vụ và Ủy
ban nhân dân tỉnh.
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc,
yêu cầu các cơ quan, tổ chức kịp thời phản ánh đến Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở
Nội vụ) để nghiên cứu giải quyết hoặc tổng hợp, báo cáo, đề xuất Ủy ban nhân
dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế này cho phù hợp với tình hình thực tế và quy
định của pháp luật hiện hành./.