|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
2588/QĐ-SNV
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 7 năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH “THẨM ĐỊNH DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ” CỦA
CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ
GIÁM ĐỐC SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Căn cứ Quyết định số
11/2015/QĐ-UBND ngày 26 tháng 02 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố ban
hành Quy chế tổ chức hoạt động của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh;
Căn cứ Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP
ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn
tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
Căn cứ Quyết định số 2441/QĐ-SNV
ngày 02 tháng 5 năm 2019 của Sở Nội vụ về việc ủy quyền cho Chi cục trưởng Chi
cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thực hiện một số nhiệm vụ quản lý nhà nước
về lưu trữ;
Xét đề nghị của Chi cục trưởng Chi
cục Văn thư - Lưu trữ và Chánh Văn phòng Sở Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Nay ban hành quy trình “Thẩm định Danh mục tài
liệu hết giá trị” của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ
lịch sử Thành phố.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay
thế Quyết định số 3730/QĐ-SNV ngày 27 tháng 3 năm 2017 của Sở Nội vụ về công bố
thủ tục hành chính thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức
thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ Thành phố.
Điều 3. Chánh Văn phòng Sở Nội vụ, Chi cục trưởng Chi cục
Văn thư - Lưu trữ, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Lưu: VT, CCVTLT.
|
GIÁM
ĐỐC
Trương Văn Lắm
|
QUY TRÌNH
“THẨM ĐỊNH DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ” CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC
NGUỒN NỘP LƯU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2588/QĐ-SNV ngày 08 tháng 7 năm 2019 của Giám đốc Sở Nội vụ)
QUY TRÌNH “THẨM ĐỊNH
DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ”
1. Trình tự thực hiện:
- Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ từ các cơ
quan, tổ chức chuyển đến.
- Bước 2: Thẩm định hồ sơ, tài liệu cần
hủy của cơ quan, tổ chức; trường hợp hồ sơ đầy đủ thì thực hiện tiếp bước 3 (đủ
thành phần, đúng biểu mẫu).
- Bước 3: Kiểm tra thực tế tài liệu hết
giá trị cần hủy.
- Bước 4: Lập biên bản thẩm định tài
liệu.
- Bước 5: Trình kết quả thẩm định kèm
theo dự thảo công văn trả lời kết quả thẩm định.
2. Cách thức thực hiện
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Chi cục Văn
thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ.
- Hồ sơ gửi qua trục liên thông của
Thành phố.
- Hồ sơ gửi qua Hộp thư điện tử của
Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ.
- Hồ sơ gửi qua hệ thống bưu điện.
3. Thành phần hồ sơ
a) Hồ sơ gồm có:
- Công văn đề nghị thẩm định tài liệu
hết giá trị (bản chính).
- Danh mục tài liệu hết giá trị (bản
chính gửi file sau khi gửi bản giấy).
- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
(bản chính).
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định
giá trị tài liệu (bản chính).
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu (bản chính).
Trường hợp gửi hồ sơ điện tử, các cơ
quan, tổ chức cần gửi 01 bộ hồ sơ giấy (bản chính) đến Chi cục lập và lưu trữ hồ
sơ theo quy định.
b) Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).
4. Thời hạn giải quyết
Chậm nhất là 17 ngày làm việc, kể từ
ngày nhận đủ hồ sơ.
5. Đối tượng thực hiện quy trình
hành chính: Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
6. Cơ quan thực hiện quy trình
hành chính: Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội
vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
7. Kết quả thực hiện quy trình
hành chính
Công văn thẩm định tài liệu hết giá
trị.
8. Lệ phí: Không có
9. Tên mẫu đơn, tờ khai
- Công văn về việc đề nghị thẩm định
tài liệu hết giá trị (Phụ lục I).
- Danh mục tài liệu hết giá trị (Phụ
lục II).
- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
(Phụ lục III).
- Quyết định về việc thành lập Hội đồng
xác định giá trị tài liệu (Phụ lục IV).
- Biên bản Họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu (Phụ lục V).
10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện
quy trình hành chính
Đầy đủ thành phần hồ sơ và phải có Bảng
thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành hoặc Bảng thời hạn bảo quản theo Thông
tư số 09/2011/TT-BNV .
11. Căn cứ pháp lý của quy trình
hành chính
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày
11 tháng 11 năm 2011.
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03
tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Các văn bản quy định về thời hạn bảo
quản của các ngành có liên quan.
- Quyết định số 11/2015/QĐ-UBND ngày
26 tháng 02 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quy chế tổ chức hoạt
động của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19
tháng 12 năm 2006 của Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước - Bộ Nội vụ về việc hướng
dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị./.
PHỤ LỤC I
CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ THẨM ĐỊNH DANH MỤC TÀI LIỆU
HẾT GIÁ TRỊ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2588/QĐ-SNV ngày 08 tháng 7 năm 2019 của
Giám đốc Sở Nội vụ)
|
TÊN
CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số
……/……
V/v
đề nghị thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị
|
……….,
ngày ... tháng ... năm .....
|
Kính gửi:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ
Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối)....được lập ra
trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu (hoặc trong quá trình xác định giá
trị tài liệu). Danh mục đã được Hội đồng xác định giá trị
tài liệu (cơ quan, tổ chức) xem xét, kiểm tra và nhất trí cho phép hủy.
Để việc hủy tài liệu được thực hiện
đúng theo quy định pháp luật, (cơ quan, tổ chức) gửi hồ sơ xét hủy tài
liệu hết giá trị của Phông (khối) ............................ đề nghị Chi cục Văn thư - Lưu trữ thẩm định và cho ý kiến bằng văn bản
để (cơ quan, tổ chức) có cơ sở ra quyết định hủy số tài liệu hết giá trị
trên./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu: VT, ...
|
QUYỀN
HẠN VÀ CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
PHỤ LỤC II
DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2588/QĐ-SNV ngày 08 tháng 7 năm 2019 của
Giám đốc Sở Nội vụ)
DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ
TRỊ
Phông (khối) ...................
..........................................
|
Bó
số
|
Tập
số
|
Tiêu
đề hồ sơ hoặc tập tài liệu
|
Lý
do hủy
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi
Phông (khối): Ghi tên phông hoặc khối
tài liệu.
(1): Ghi thứ tự các bó (cặp) tài liệu. Số thứ tự được ghi liên tục cho một phông (hoặc
khối) tài liệu.
(2): Ghi số thứ tự hồ sơ hoặc tập tài
liệu hết giá trị trong từng bó (cặp).
(3): Ghi tiêu đề của hồ sơ hoặc tài
liệu hết giá trị. Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phản ánh hết nội dung tài
liệu bên trong.
(4): Ghi lý do hủy tài liệu như: hết thời hạn bảo quản; bị bao hàm (đối với kế hoạch,
báo cáo tháng, quý mà đã giữ báo cáo 6 tháng hoặc năm); trùng; tài liệu bị rách
nát không còn khả năng phục hồi; bản nháp; tư liệu tham khảo; bản chụp... Đối với
những hồ sơ hoặc tập tài liệu bị bao hàm, trùng thừa phải
ghi rõ bị bao hàm hoặc trùng với hồ sơ nào trong mục lục hồ sơ giữ lại.
(5): Ghi ý kiến của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu hoặc các ghi chú khác.
PHỤ LỤC III
BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Quyết định số 2588/QĐ-UBND ngày 8 tháng 7 năm 2019 của Giám đốc Sở
Nội vụ)
BẢN
THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Phông
(khối)…………………………….
Thời
gian của Phông (khối) tài liệu……………………
I. TÓM TẮT TÌNH HÌNH KHỐI TÀI LIỆU
HẾT GIÁ TRỊ
1. Sự hình thành khối tài liệu hết
giá trị: Tài liệu được loại ra khi nào? (Trong quá trình chỉnh lý hay khi
tiến hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ).
2. Số lượng: Tổng số tài liệu khi đưa
ra chỉnh lý (hoặc trong quá trình xác định giá trị tài liệu) là …… mét; hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản là ..... mét; số lượng tài liệu
loại ra ….. mét (bó, gói); tỷ lệ loại ra so với tài liệu
giữ lại là ……%.
3. Thời gian: Thời gian bắt đầu và thời
gian kết thúc của khối tài liệu hết giá trị.
II. TÓM TẮT THÀNH PHẦN VÀ NỘI DUNG
CHỦ YẾU CỦA TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Tài liệu hết giá trị bao gồm các
nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng, tài
liệu bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, bản chụp,...
1. Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản:
Gồm những tài liệu gì? Nội dung về vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý do hủy?
...
2. Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm những
tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý do hủy?...
3. Nhóm tài liệu trùng: Gồm những tài
liệu gì.
4. Nhóm tư liệu: Gồm những loại nào?
Nội dung vấn đề gì?
|
|
………., ngày ... tháng ...
năm .....
NGƯỜI VIẾT THUYẾT MINH
(Họ và tên, chữ ký)
|
PHỤ LỤC IV
QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC THÀNH LẬP HỘI ĐỒNG XÁC
ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Quyết định số 2588/QĐ-SNV ngày 8 tháng 7 năm 2019 của Giám đốc Sở
Nội vụ)
|
TÊN
CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
...../QĐ-...........
|
……….,
ngày ... tháng ... năm ....
|
QUYẾT
ĐỊNH
Về
việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
THẨM
QUYỀN BAN HÀNH………….
Căn cứ ..............(văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức...........);
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ ............... (văn bản quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành hoặc ngành có liên quan) ......................;
Theo đề nghị của ....................................;
QUYẾT
ĐỊNH
Điều 1.
Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của (cơ quan, tổ chức) .................., gồm các thành viên sau đây:
a) Chủ tịch Hội
đồng;
b) Người làm lưu trữ cơ quan, tổ chức
là thư ký Hội đồng;
c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu
là ủy viên;
d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài
liệu cần xác định giá trị là ủy viên;
Điều 2: Hội
đồng xác định giá trị có trách nhiệm xem xét, đối chiếu Danh mục tài liệu hết
giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế (nếu cần). Hoàn
chỉnh Danh mục tài liệu hết giá trị và trình hồ sơ đề nghị cơ quan có thẩm quyền
thẩm định tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy.
Điều 3: Quyết định này có
hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Các ông (bà) có tên tại điều 1, .... có trách
nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Lưu: VT, VP (HC).
|
QUYỀN HẠN VÀ CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
PHỤ LỤC V
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ
TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 2588/QĐ-SNV ngày 8 tháng 7 năm 2019 của Giám đốc Sở
Nội vụ)
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC
HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH
GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
……….,
ngày ... tháng ... năm ....
|
BIÊN
BẢN
Họp
Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Quyết định số .... ngày
....tháng ....năm .... của .... về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài
liệu;
Hôm nay, vào lúc .... ngày .... tháng
.... năm .... Tại ..........................................
Hội đồng xác định giá trị của ………… (cơ quan, tổ chức) gồm có …………… (ghi rõ họ
tên các thành viên trong Hội đồng) ………………………………………..
Chủ tọa: ............................................................................................................
Thư ký: ............................................................................................................
Nội dung họp: Xét hủy tài liệu hết
giá trị Phông (khối) tài liệu ………………………
Sau khi nghiên cứu, xem xét Danh mục
tài liệu hết giá trị của Phông (khối) ....................................
và kiểm tra thực tế, các thành viên trong Hội đồng có ý kiến sau:
1.
........................................................................
2.
........................................................................
3.
........................................................................
Chủ tọa cuộc họp thống nhất kết luận:
1. Đề nghị giữ lại những tập (hồ sơ)
tài liệu số: ...................................., nêu lý
do (nếu có).
2. Đề nghị ...... (người có thẩm quyền) ..... xem xét, quyết định cho phép hủy
tài liệu theo Danh mục đính kèm.
Hội đồng thông qua biên bản cuộc họp, với ý kiến nhất trí ........./..........
(ghi rõ số lượng).
Cuộc họp kết thúc vào lúc ……… giờ cùng ngày .............../.
|
THƯ KÝ
(họ, tên, chữ ký)
|
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
(họ, tên, chữ ký)
|