Quyết định 2331/QĐ-UBND 2018 quy trình quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban Thừa Thiên Huế

• Số hiệu: 2331/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tỉnh Thừa Thiên Huế
• Người ký: Phan Ngọc Thọ
• Ngày ban hành: 18/10/2018

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 2331/QĐ-UBND	Thừa Thiên Huế, ngày 18 tháng 10 năm 2018

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 40/2018/QĐ-UBND ngày 02 tháng 7 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế về công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Văn phòng UBND tỉnh Thừa Thiên Huế”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh; - Chi cục Văn thư - Lưu trữ; - CVP, các PCVP và các CV; - Cổng TTĐT, các Trung tâm; - Lưu: VT, CCHC.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Phan Ngọc Thọ

QUY TRÌNH

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2331/QĐ-UBND ngày 18/10/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh)

I. MỤC ĐÍCH

Quy định rõ cách thức quản lý các văn bản đến, văn bản đi tại Văn phòng UBND tỉnh Thừa Thiên Huế theo một phương pháp thống nhất, khoa học nhằm đảm bảo giải quyết kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này áp dụng đối với việc quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Văn phòng UBND tỉnh Thừa Thiên Huế

III. NỘI DUNG QUY TRÌNH

1. Quản lý văn bản đến và đi thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh

Bước	Người thực hiện	Trình tự thực hiện	Thời gian
1	Văn thư	- Tiếp nhận văn bản điện tử đến trong hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành. - Đăng ký văn bản điện tử đến. Khi nhận được văn bản điện tử, Văn thư phải xử lý ngay trong vòng 2 giờ (theo giờ hành chính). - Đối với văn bản đến bằng giấy: Văn thư thực hiện kiểm tra địa chỉ, phân loại sơ bộ, đóng dấu “Đến” và đối chiếu văn bản điện tử đến trên hệ thống: + Trường hợp văn bản điện tử đến đã được tiếp nhận và xử lý. Văn thư ghi số đến và ngày đến trên văn bản giấy như số đến và ngày đến của văn bản điện tử đến và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân (chủ trì) đã nhận văn bản chuyển qua mạng. + Trường hợp không có văn bản điện tử đến trên hệ thống: Văn thư ghi số đến, ngày đến, số hóa văn bản đến và thực hiện đăng ký văn bản điện tử đến. - Chuyển văn bản điện tử cho Chánh Văn phòng UBND tỉnh (gọi tắt là Chánh Văn phòng).	Thường xuyên
2	Chánh Văn phòng	- Cho ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản trên phần mềm. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều bộ phận hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ bộ phận hoặc cá nhân chủ trì, bộ phận hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi bộ phận, cá nhân. - Chuyển văn bản cho công chức, viên chức chuyên môn	Sáng: 8h; 10h Chiều: 14h; 16h
3	Công chức, viên chức chuyên môn	- Nghiên cứu, thu thập thông tin để giải quyết văn bản. - Cập nhật ý kiến giải quyết văn bản đề nghị Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét, quyết định; đồng thời gửi Lãnh đạo Văn phòng phụ trách để biết, theo dõi. Trường hợp cần xin ý kiến của lãnh đạo trên Phiếu xử lý văn bản đến: Công chức, viên chức chuyên môn in Phiếu xử lý văn bản đến kèm theo văn bản đến bằng giấy. - Sau khi có ý kiến của Lãnh đạo UBND tỉnh, dự thảo nội dung văn bản, trao đổi, lấy ý kiến đóng góp (nếu cần), tiếp thu và hoàn thành dự thảo văn bản. - Xác thực bằng chữ ký số chịu trách nhiệm về nội dung. - Chuyển Lãnh đạo Văn phòng xem xét về nội dung, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký.	Theo thời gian quy định
4	Lãnh đạo Văn phòng	- Đối với văn bản trình Lãnh đạo UBND tỉnh ký ban hành: Lãnh đạo Văn phòng xem xét về nội dung, kiểm tra lần cuối về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản điện tử (xác thực bằng chữ ký số) và chuyển lại cho công chức, viên chức làm thủ tục trình ký văn bản. - Đối với văn bản ký thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh: Lãnh đạo Văn phòng xác thực bằng chữ ký số ban hành văn bản; chuyển lại cho công chức, viên chức và chuyển cho bộ phận Văn thư.	Hàng ngày
5	Công chức, viên chức chuyên môn	- Sau khi văn bản điện tử đã được xác thực chữ ký số đầy đủ, công chức, viên chức chuyên môn in văn bản giấy. - Thực hiện ký nháy và trình văn bản giấy cho Lãnh đạo UBND tỉnh ký hoặc Lãnh đạo Văn phòng ký thừa lệnh.	Hàng ngày
6	Lãnh đạo UBND tỉnh/Lãnh đạo Văn phòng	- Xem xét ký bản giấy để phát hành; - Đối với Lãnh đạo UBND tỉnh thực hiện xác thực ký số trên văn bản điện tử (trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền).	Hàng ngày
7	Công chức, viên chức chuyên môn	- Chuyển bản giấy văn bản đi cho Văn thư để làm thủ tục phát hành.	Hàng ngày
8	Văn thư	- Tiếp nhận văn bản đi bằng giấy. - Vào sổ văn bản đi: Ghi số, ngày, tháng và xác thực chữ ký số của cơ quan vào văn bản điện tử. - Ghi số và ngày, tháng vào văn bản giấy, nhân bản theo quy định và đóng dấu cơ quan vào văn bản giấy. - Lưu 01 bản gốc văn bản đi bằng giấy theo quy định, chuyển 01 bản chính cho công chức, viên chức lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc. - Phát hành văn bản đi: + Đối với các loại văn bản phát hành hoàn toàn theo hình thức văn bản điện tử: Văn thư phát hành văn bản điện tử. + Đối với các loại văn bản phát hành theo hình thức văn bản điện tử và đồng thời gửi kèm văn bản giấy: Văn thư phát hành văn bản điện tử đồng thời làm thủ tục phát hành, chuyển phát văn bản đi bằng giấy.	Hàng ngày

Ghi chú:

- Đối với văn bản đến tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian nhận là 07 giờ 30 phút ngày hôm sau (ngoại trừ văn bản hỏa tốc).

- Đối với văn bản chuyển phát hành sau 16 giờ hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian nhận là 07 giờ 30 phút của ngày hôm sau và đối với sáng thứ Bảy, chỉ phát hành văn bản hỏa tốc. Văn bản chuyển phát hành bình thường vào ngày thứ Bảy sẽ được tính vào ngày thứ Hai của tuần kế tiếp.

2. Quản lý văn bản đến và đi thuộc thẩm quyền giải quyết của Văn phòng UBND tỉnh

Thực hiện theo Quy trình ban hành kèm theo Quyết định số 2261/QĐ-UBND ngày 12/10/2018 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi tại các sở, ban, ngành trên địa bàn tỉnh./.